REGLAMENTO PARA LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN, TRASLADO O ELIMINACIÓN DE UNIDADES EN EL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

Artículo 1 Tipo de Reglamento 

Se trata de un reglamento de tipo general.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 2 Objetivo General

Establecer los requisitos y los mecanismos para crear, modificar, eliminar, trasladar o categorizar unidades en la Institución como subdependencias del Consejo Institucional, la Rectoría, las Vicerrectorías, la Dirección de Campus Tecnológicos Locales, la Dirección de Centros Académicos o Departamentos o la Auditoría Interna, en lo que no esté regulado en el “Reglamento de Centros de Investigación y Unidades Productivas en el Instituto Tecnológico de Costa Rica” o en el “Reglamento de Programas de Producción de Departamentos Académicos del ITCR” y establecer el porcentaje de remuneración que corresponda a quien ejerza la coordinación, según el tipo de Unidad. 

Artículo 3 Potestad para la aprobación, creación, modificación, traslado o eliminación de una unidad

La creación, modificación, traslado, eliminación o categorización de unidades es potestad exclusiva del Consejo Institucional. El acuerdo correspondiente se tomará a partir de una propuesta elaborada por una comisión permanente de ese órgano, que tome como insumo un estudio técnico elaborado por la Oficina de Planificación Institucional y la consulta previa al Consejo de Vicerrectoría, cuando corresponda.

Artículo 4 De las etapas para la creación, modificación, traslado o eliminación de una unidad

La creación, modificación, traslado o eliminación de una unidad se decidirá aplicando, secuencialmente, las etapas establecidas por el Consejo Institucional.

CAPÍTULO II DE LAS DEFINICIONES 

Artículo 5 Definiciones 

Para efectos de este reglamento se tendrán las siguientes definiciones:

Ámbito de Control: Se refiere a la cantidad de personal a cargo que tiene un Director de Departamento, Escuela o Coordinador de una unidad específica.

Categoría de la Unidad: Clasificación de las unidades, en profesional, técnica o auxiliar, a partir de sus características de grado de autoridad, complejidad de funciones, especialización del personal e importancia dentro de la estructura organizacional.

Escisión: Es la separación de una dependencia por poca afinidad o diferencia en sus funciones o actividades.

Especialización funcional: Característica que debe tener una unidad al especializarse en la realización de cierta(s) función(es) con el fin de agilizar, ampliar o mejorar la realización de algún servicio u objetivo de la misma.

Evaluación: Proceso de análisis sistemático de un conjunto de criterios o indicadores que permitan de manera objetiva, ser usados como insumos en la toma de decisiones en la creación, modificación o eliminación de unidades. 

Fusión: Reducir o unificar a una sola unidad dos o más áreas o dependencias por afinidad, intereses o agrupaciones.

Gestor: Es el proponente de la iniciativa de creación, modificación y eliminación de una unidad o dependencia. Hace referencia al Rector, Vicerrector, Director de Campus Tecnológico Local o Centro Académico, Director de Escuela o Departamento, Oficina Asesora o la Dirección dependiente de las Vicerrectorías.

Así reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3214, Artículo 12 del 28 de abril del 2021. Publicado en fecha 30 de abril del 2021 mediante Gaceta Número 764-2021 de fecha 29 de abril del 2021. 

Modificación: Corresponde a la fusión, escisión o cambios en la categorización de la Unidad. 

Nivel de autoridad: Se refiere el alcance para delegar y supervisar funciones y la toma de decisiones. 

Nivel de autoridad alto: Grado de autoridad necesario de una unidad específica para la toma de decisiones en las funciones de planeación, organización, dirección y control de las actividades de la Unidad de manera independiente.

Nivel de autoridad bajo: las decisiones dependen directamente de la Dirección de la dependencia a la que pertenece la unidad, quien decide y ejecuta el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar. Hace referencia a funciones auxiliares. 

Nivel de autoridad intermedio: las decisiones dependen de la Dirección de la dependencia a la que pertenece la unidad, de características asistenciales y técnicas, quien decide y ejecuta el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar, por recomendación del encargado de la unidad quien ejecuta.

Proceso de evaluación de unidades: Se refiere al conjunto de elementos (actividades, objetivo, indicadores, naturaleza, otros), a medir, con base a la metodología definida por la Oficina de Planificación Institucional, para determinar si las condiciones que permitieron crear una unidad se mantienen.

Unidad: Forma de la estructura organizativa que concentra las funciones especializadas de: planeación, organización, dirección y control de las diversas actividades relacionados con la docencia, investigación y extensión y de apoyo a la academia.

CAPÍTULO III SOBRE LOS TIPOS DE UNIDADES Y SU CLASIFICACIÓN 

Artículo 6 De los tipos de unidades 

En los departamentos académicos solo se podrán crear unidades según los tipos indicados en el Estatuto Orgánico. En las otras dependencias institucionales se podrán crear unidades profesionales, técnicas o auxiliares, de acuerdo con las necesidades de la dependencia solicitante y la conveniencia institucional. 

Artículo 7 De la adscripción

Una unidad podrá estar adscrita al Consejo Institucional, a la Rectoría, a una Vicerrectoría, a la Dirección de un Campus Tecnológico Local, a la Dirección de un Centro Académico, a una Oficina Asesora o Asistencial de la Rectoría, a las Direcciones de la Vicerrectoría de Investigación o Extensión, a una Escuela, a un Departamento de apoyo académico o a la Auditoría Interna. 

Artículo 8 Clasificación de las unidades

Las unidades serán clasificadas en cuatro categorías, atendiendo principalmente a su ámbito de acción, el nivel de complejidad de sus funciones y el grado de autoridad e importancia dentro de la estructura organizativa. Las categorías son las siguientes:

a. Unidad de categoría 1: es una unidad con un nivel de autoridad bajo, con funciones auxiliares y de complejidad laboral baja, muy dependiente de la Dirección, quien decide y ejecuta.  La persona que coordinará tendrá funciones únicamente de supervisión. Se considera que más de la mitad del personal es de las categorías 1 a la 5. 

b. Unidad de categoría 2: es una unidad con un nivel de autoridad intermedia, con funciones asistenciales y técnicas, cuyo poder de decisión sobre sus propias actividades está muy relacionado con la Dirección.  Se considera que más de la mitad del personal se ubica en las categorías 6 a la 16. En esta categoría se ubicarán las Unidades Productivas y Programas Productivos de las Escuelas y otros Departamentos Académicos. 

c. Unidad de categoría 3: Es aquella unidad con un nivel complejo cuyo ámbito de control profesional permite la toma de decisiones por parte de la persona que coordina. Se considera que más de la mitad del personal se ubica en la categoría 23, 28 y 29. En esta categoría se ubican las unidades que desarrollan programas de Bachillerato, Licenciatura, Cursos de Servicio y los Centros de Investigación que no tengan la condición de Centros Consolidados. 

d. Unidad de categoría 4: es una unidad con un alto nivel de complejidad y acción estratégica hacia la academia. Esta categoría incluye a las unidades que desarrollan programas de Maestría, Doctorado y a los Centros de Investigación consolidados. 

Artículo 9 Sobre la categorización de las unidades 

La categoría de las unidades, en los casos que no estén directamente indicadas en el artículo anterior, será establecida por el Consejo Institucional a partir de una recomendación técnica realizada por la Oficina de Planificación Institucional. 

La categoría de una unidad podrá ser modificada cuando se presente alguna de las siguientes circunstancias:

a. Cambio en la naturaleza de las funciones realizadas por la unidad.

b. Cambio en el nivel de formación o especialización de los puestos de la unidad para el cumplimiento de los objetivos de ésta.

El estudio técnico para fundamentar el cambio de categoría de una unidad se realizará por solicitud del Consejo de Departamento o del Superior Jerárquico, cuando no exista el Consejo, o del Rector, en cualquier caso. 

Articulo 10 Homologación de unidades académicas

En el caso de las unidades de departamentos académicos mencionadas en las categorías tres o cuatro, la categorización se entiende establecida con la creación de la unidad. De igual manera, en caso de que exista alguna unidad en un Departamento académico creada con el mismo propósito que la unidad que se pretende categorizar, no será necesario el estudio técnico para categorizarla, sino que se asignará la categoría de la unidad existente por un procedimiento denominado de homologación.

Artículo 11 Del Informe de creación o modificación de una unidad en una dependencia diferente a un Departamento Académico

Para la creación o modificación de una unidad en dependencias que no sean Departamentos Académicos, el gestor deberá aportar la siguiente información:

a. Justificación académica o administrativa, según corresponda, de la creación o modificación de la unidad que sustente la necesidad de una especialización funcional de las actividades de la dependencia.

b. Las variaciones presentadas en los servicios prestados durante un período de tres años.

c. Tipo de usuario, sus demandas (especialización del servicio: trámite, asesoramiento técnico o de estudios e investigación) y cobertura (población interna o externa).

d. Cantidad de plazas adscritas a la unidad y sus características, jornada y categoría del personal

e. Tendencia del presupuesto (operación, equipamiento, infraestructura y personal) según plazo definido. 

f. Descripción de las actividades de la Unidad, de la coordinación y de la dirección. En ningún caso se aceptará la total distribución de funciones del Departamento entre diferentes coordinadores o unidades.

Artículo 12 Creación de unidades académicas

Para la creación de unidades en Departamentos Académicos será necesario, pero no suficiente, que se cumpla con alguna de las siguientes condiciones:
 
a. Imparta más de una carrera, una de las cuales está a cargo del Director. 

b. Tenga a su cargo programas de posgrado.

c. Existan diferentes énfasis o grados en la carrera, desconcentración geográfica (se impartan en Campus o Centros Académicos diferentes) u horarios completamente diferenciados entre los énfasis o grados impartidos.

d. Haya al menos 40 estudiantes haciendo su Práctica de Especialidad al año y un promedio semestral de al menos 10 grupos en cursos de servicio. 

e. Haya al menos 20 estudiantes al año haciendo su Práctica de Especialidad y un promedio semestral de al menos 40 grupos de servicio.

f. El Departamento o Escuela imparta cursos de Servicio y que imparta una carrera en la que, para impartir sus cursos, requiere al menos de cuatro tiempos completos.

g. El Departamento o Escuela realice algunas de sus actividades separadamente, obedeciendo a un principio de especialización funcional según categorización.

h. Cumpla con los requisitos establecidos en el “Reglamento de centros de investigación y unidades productivas en el ITCR o Reglamento de programas de producción de departamentos académicos del ITCR” cuando se trate de este tipo de unidades.

Artículo 13 De la eliminación de una unidad 

La eliminación de unidades procederá cuando se dejen de cumplir las condiciones que justificaron su creación, según conveniencia institucional y recomendación técnica por parte de la Oficina de Planificación Institucional. La iniciativa para la eliminación podrá ser del Consejo Institucional, del Rector o del superior jerárquico del coordinador de la Unidad. 

CAPÍTULO IV SOBRE LOS RESPONSABLES DE LAS UNIDADES

Artículo 14: Sobre la elección del coordinador de unidad 

Las unidades tendrán una coordinación. La elección de la coordinación de unidad se realizará de acuerdo con los mecanismos establecidos en el Estatuto Orgánico y según la reglamentación que apruebe el Consejo Institucional.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3316, artículo 13, del 28 de junio de 2023.
Por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3321, Artículo 12, del 04 de agosto de 2023, se corrige error material de la reforma. 
Publicado en fecha 10 de agosto del 2023 mediante la Gaceta Número 1128-2023 de fecha 10 de agosto del 2023

Artículo 15: Requisitos para la coordinación de unidad 

La persona electa para ejercer la coordinación de una unidad deberá reunir, de manera previa a su elección los siguientes requisitos:

a. Tener nombramiento a tiempo indefinido.

b. Laborar para la Institución con jornada de al menos medio tiempo.

c. Haber laborado, a medio tiempo o más, por lo menos dos años para el Instituto.

d. Contar con al menos dos años de experiencia comprobada, en labores relacionadas con la actividad de la unidad o con labores administrativas.

e. Contar con una formación académica de acuerdo con la categoría de la unidad, según se indica a continuación:

i. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 1: Haber obtenido el título de “Técnico Medio” reconocido por el Ministerio de Educación Pública, o de 40 a 60 créditos universitarios.

ii. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 2 (administrativa): Haber obtenido el Grado asociado (Título de diplomado), o bien de 60 a 90 créditos, en una carrera universitaria, debidamente aprobada por el CONARE o por el CONESUP o reconocido por una universidad pública.

iii. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 2 (académica): Haber obtenido título universitario, con el grado mínimo de bachiller, en una carrera universitaria, debidamente aprobada por el CONARE o por el CONESUP o reconocido por una universidad pública

iv. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 3 (administrativa): Haber obtenido título universitario, con el grado mínimo de bachiller, en una carrera universitaria, debidamente aprobada por el CONARE o por el CONESUP o reconocido por una universidad pública. 

v. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 3 (académica): Haber obtenido título universitario, con el grado mínimo de Licenciatura, en una carrera universitaria, debidamente aprobada por el CONARE o por el CONESUP o reconocido por una universidad pública.

vi. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 4: Haber obtenido título universitario, con al menos el grado máximo que se ofrece en el programa académico correspondiente, en una carrera universitaria, debidamente aprobada por el CONARE o por el CONESUP o reconocido por una universidad pública, en el caso de las Unidades que imparten programas de posgrado y de doctorado en el caso de los Centros de Investigación consolidados.

f.  No presentar sanciones en el expediente personal en los últimos 2 años.

g. Haber obtenido una evaluación del desempeño anual mayor o igual a la parte entera del promedio del departamento en que se realiza la elección menos 5 unidades, en escala de 0 a 100, según la información correspondiente a los últimos dos años, que oficialmente se tenga disponible.

El Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 3246, Artículo 8, del 08 de diciembre de 2021, realizó la Interpretación auténtica del inciso g del artículo 15 del Reglamento para la Creación, Modificación, Traslado o Eliminación de Unidades en el Instituto Tecnológico de Costa Rica (Atención del oficio CIM-076-2021), en los siguientes términos:        

SE ACUERDA:

a) Interpretar auténticamente el inciso g del Artículo 15 del Reglamento para la creación, modificación, traslado o eliminación de unidades en el Instituto Tecnológico de Costa Rica de la siguiente forma, en cuanto al cálculo de la evaluación del desempeño, que será sometida a verificación de cumplimiento de los parámetros establecidos:

En cuanto al cálculo de la evaluación del desempeño que será sometida a verificación como cumplimiento de los parámetros establecidos:

i. En la determinación de la calificación del desempeño individual se ponderarán las actividades realizadas durante los periodos evaluados conforme las funciones realizadas en esos periodos. La calificación en las labores docentes, de investigación y extensión se estimarán conforme lo establecen las Normas y Procedimientos establecidas en forma específica para cada una de estas labores. En caso de que la persona no haya sido evaluada en determinada función, se le otorgará a esa función específicamente el promedio de las calificaciones obtenidas en otras funciones; o en su defecto la calificación promedio del departamento en que se realiza la elección, la que más beneficie a la persona evaluada. 

ii. En la determinación de la parte entera del promedio del departamento se considerarán los resultados de las evaluaciones de todas las personas destacadas en el Departamento durante los periodos respectivos.

Publicado en fecha 10 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 862-2021 del 9 de diciembre del 2021 

h. Además debe cumplir con los requisitos específicos definidos mediante resolución de la Rectoría, debidamente fundamentada en un estudio técnico desarrollado por el Departamento de Gestión del Talento Humano y publicada en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Así reformado este inciso por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3271, Artículo 8, del 29 de junio de 2022.
Publicado en fecha 20 de julio del 2022 mediante la Gaceta Número 939-2022 de fecha 19 de julio del 2022.

Artículo 16: Compromiso del coordinador electo

La persona que resulte electa como coordinador de unidad deberá aprobar, durante el primer año de su primera gestión, el plan de capacitación para coordinadores establecido por el Departamento de Gestión del Talento Humano.

Artículo 17

La coordinación de unidades es un recargo que no implica necesariamente la creación de una plaza exclusiva para esas funciones.  En caso de que se requiera de la creación de una plaza para la coordinación, se presentará la solicitud, debidamente justificada, al Consejo Institucional para su aprobación.

Artículo 18

El responsable de una unidad tendrá una remuneración por el desempeño de ese cargo de un 15% a un 30%, calculado sobre la base de dirección, según el tipo de unidad que corresponda, de acuerdo con lo indicado en la siguiente tabla:  

TIPO DE UNIDAD             PORCENTAJE SOBRE EL SALARIO BASE 

1                                                                  15 

2                                                                  20 

3                                                                  25 

4                                                                  30 

Los coordinadores generales de los Programas Productivos tendrán un reconocimiento salarial del 30% calculado sobre la base de dirección.

Artículo reformado por el Consejo Institucional. Sesión Ordinaria Número 3196, artículo 7 del 16 de diciembre del 2020. Publicado en fecha 18 de enero del 2021 mediante la Gaceta Número 708-2020 del 17 de diciembre del 2020.

CAPÍTULO V EVALUACIÓN DE TODAS LAS UNIDADES EXISTENTES

Artículo 19: Del responsable de la evaluación

La Oficina de Planificación Institucional podrá realizar una evaluación de la unidad para determinar si las condiciones que permitieron su creación se mantienen, según los procesos de planificación y de control interno.

Se excluye de esta evaluación los Centros de Investigación que serán evaluados de acuerdo al mecanismo que defina el Reglamento de Creación de Centros de Investigación y Programas Productivos. 

Reglamento así reformado integralmente incluso su nombre, por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3188, Artículo 11, del 02 de setiembre de 2020. Publicado en fecha 4 de setiembre del 2020 mediante La Gaceta Número 680-2020 de fecha 3 de setiembre del 2020.

Modificado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 2920, del 3 de junio de 2015. Publicado en la Gaceta del Tecnológico No. 410.

a. En caso de que el Consejo de Departamento no elija director porque no se presenten candidatos o porque, aún presentándose, ninguno alcance el número de votos suficiente según lo establecido en el Artículo 52 (antes 50) del Estatuto Orgánico se podrá convocar a una segunda elección en un plazo no mayor a 8 días naturales. La segunda elección se hará con el mismo padrón utilizado para la primera y con los candidatos que se inscriban. Para esta nueva elección podrán participar también como candidatos, aquellos funcionarios del Instituto que el Consejo de Departamento, por votación afirmativa y secreta, de al menos dos terceras partes de sus miembros, acuerde el levantamiento del requisito de tiempo servido.

Luego de la segunda elección si no se concretara el nombramiento, el Rector, a propuesta del Vicerrector correspondiente, nombrará a un director en forma interina por un período de un año, para lo cual podrá obviar a funcionarios de la Institución el requisito de tiempo de servicio.

(Modificado en Sesión No. 1749/13, celebrada el 17 de marzo de 1994)

b. En casos de fuerza mayor, el Rector podrá designar en forma interina a un director, hasta tanto no sea elegido el titular.

c. Encargar a los Vicerrectores correspondientes para que informen a la Comunidad Institucional, con al menos dos meses de antelación, del vencimiento del período de nombramiento de los directores de departamento a su cargo, y de los períodos de inscripción de candidatos.

En caso de producirse vacantes por motivos diferentes al de vencimiento del período de nombramiento de los directores, corresponderá al Vicerrector respectivo comunicar a la Comunidad Institucional, con la debida antelación, acerca de los períodos de inscripción de candidatos.

(Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión No. 1249/7, del 17 de mayo de 1984). Gac. 25

Título así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 15 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 969-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.

Capítulo 1 OBJETIVOS Y DEFINICIONES

Artículo 1 De los objetivos

Los objetivos de esta normativa son:

1. Reducir al mínimo la generación de desechos peligrosos en los Laboratorios y Centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
2. Contar con un sistema de manejo integral de los desechos peligrosos del ITCR, con el fin de disminuir el impacto negativo a la salud de los funcionarios, estudiantes, la comunidad vecina y al ambiente.
3. Servir de modelo a la comunidad nacional.

Artículo 2 Definiciones

Para establecer los alcances de las disposiciones establecidas por esta normativa, se utilizarán las siguientes definiciones:

• Desechos peligrosos: Desechos sólidos, líquidos, pastosos o gaseosos, que por su reactividad química y sus características tóxicas, explosivas, corrosivas reactivas biológicas, inflamables volátiles, combustibles u otras, por su cantidad y tiempo de exposición, pueden causar daño a la salud de los seres humanos y del ambiente, incluyendo la muerte de los seres vivos.
• Desechos ordinarios: Desechos sólidos, líquidos, gaseosos y pastosos que no requieren un tratamiento especial antes de ser dispuestos.
• Guía de manejo de desechos peligrosos en los laboratorios del ITCR: Manual que pretende ser una guía para la minimización y el manejo seguro y apropiado de los desechos peligrosos que se generan en los laboratorios del ITCR, con el fin de reducir el impacto negativo en el ambiente y la salud de las personas, cumplir con la Ley Orgánica del Ambiente, el Reglamento para el manejo de los desechos peligrosos Industriales” y el “Reglamento sobre las características y el listado de los desechos peligrosos industriales”.
• Boleta de registro: Información de identificación de los desechos en la fuente de generación.
• Boleta de acumulación: Información acerca de donde se lleva el control de la cantidad, tiempo, condiciones del recipiente y de la persona responsable de la acumulación de los desechos conforme se van generando.
• Datos técnicos de Seguridad “Material Safety data sheet” (MSDS): Información técnica sobre los materiales de seguridad que se comercializan en el mundo.

Capítulo 2 DE LAS RESPONSABILIDADES

Artículo 3 De los/as coordinadores/as de laboratorios y Centros de Investigación 

Son responsabilidades de los/as coordinadores/as de laboratorios y Centros de Investigación, así como de los/as coordinadores/as de unidad y directores de departamentos: 

Artículo reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3211, Artículo 14, del 07 de abril de 2021. Publicado en fecha 9 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 752-2021 de fecha 8 de abril del 2021.

1. Realizar acciones conducentes a prevenir y reducir la generación de desechos peligrosos en los laboratorios o lugares a su cargo.
2. Controlar que los investigadores y docentes realicen acciones de prevención y reducción de los desechos peligrosos en los laboratorios, centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del ITCR.
3. Velar porque cada funcionario a su cargo reciba y conozca la Guía de Manejo de los Desechos Peligrosos en los laboratorios del ITCR y la normativa relacionada en esta materia.
4. Asegurarse de que los/as funcionarios/as y estudiantes que utilizan laboratorios, Centros de Investigación y bodegas cumplan con los lineamientos y procedimientos del laboratorio para el manejo de los desechos peligrosos.
5. Coordinar y garantizar que se imparta una inducción sobre el manejo adecuado de los desechos peligrosos en laboratorios, Centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del ITCR, a los estudiantes y funcionarios/as que inicien labores en el laboratorio.
6. Garantizar que los desechos peligrosos en laboratorios, Centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del ITCR se clasifiquen, recolecta, acumulen y almacenen por separado, según los lineamientos de la Guía de Manejo de los Desechos Peligrosos en los laboratorios del ITCR.
7. Controlar que el inventario de sustancias químicas y desechos peligrosos esté actualizado.
8. Evitar que los desechos peligrosos se almacenen por más de un año o en cantidades mayores de un kilogramo o un litro.
9. Controlar que los/as funcionarios/as y estudiantes que generan desechos peligrosos en laboratorios, Centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del ITCR, realicen el tratamiento y disposición final adecuada de los desechos generados.
10. Velar para que los investigadores, docentes y estudiantes que utilizan los laboratorios y generan desechos peligrosos, llenen las boletas de registros de información y de acumulación en forma adecuada, indicando toda la información que se le solicita.
11. Mantener actualizadas las boletas de registro de información y de acumulación de los desechos peligrosos.
12. Llevar el control de la boleta de registro y la boleta de acumulación de los desechos peligrosos que se generan en laboratorios, Centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del ITCR.
13. Enviar copia de las boletas de registro de desechos peligrosos cada semestre al encargado/a de la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial.
14. Informar a la Clínica de Atención Integral en Salud, la lista de funcionario/as y estudiantes que permanecen por periodos de ocho horas durante seis a doce meses calendario en contacto con sustancias y desechos peligrosos, con el fin de que se les realicen los exámenes médicos correspondientes.

Inciso reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3211, Artículo 14, del 07 de abril de 2021. Publicado en fecha 9 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 752-2021 de fecha 8 de abril del 2021.

15. Incluir dentro de su informe semestral de labores un apartado sobre el estado y disposición de los desechos peligrosos.

Artículo 4 Responsabilidades de la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial

Son funciones específicas de la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial, las siguientes:

1. Realizar inspecciones al menos una vez al año en los laboratorios y Centros de Investigación y bodegas, para evaluar que se estén manejando adecuadamente los desechos peligrosos y dar recomendaciones si fuera necesario.
2. Establecer y mantener un sistema seguro y confiable de registro de los desechos peligrosos generados o manejados cada semestre en los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR.
3. Comunicar al Departamento de Gestión del Talento Humano y a la VIESA los incumplimientos de las disposiciones establecidas por esta normativa por parte de los funcionarios/as o estudiantes, según corresponda, para que procedan a aplicar las medidas disciplinarias correspondientes.

Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 15 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 969-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.

4. Evaluar el estado de las sustancias químicas ofrecidas en calidad de donación a los laboratorios, Centros de Investigación o bodegas del ITCR, conjuntamente con el coordinador respectivo y recibir únicamente las que estén en buenas condiciones y sean útiles.
5. Realizar las acciones de prevención, reducción y/o denuncia ante las autoridades institucionales, según corresponda, cada vez que tenga conocimiento, por observación o comunicación, pública o confidencial, de derrame o manejo irresponsable de sustancias o desechos peligrosos dentro las instalaciones físicas del Instituto.

Artículo 5 Responsabilidades de la Clínica de Atención Integral en Salud

Es función específica de la Clínica de Atención Integral en Salud:

Realizar anualmente los exámenes médicos de los/as funcionarios/as y estudiantes que están en contacto con sustancias y desechos peligrosos y llevar el control médico correspondiente.

Artículo reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3211, Artículo 14, del 07 de abril de 2021. Publicado en fecha 9 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 752-2021 de fecha 8 de abril del 2021.

Artículo 6 De los/as funcionarios/as y estudiantes

Son responsabilidades de los/as funcionarios/as y estudiantes:

• Los/as funcionarios/as y estudiantes que trabajen en el laboratorio deben realizar acciones para prevenir y reducir la generación de desechos peligrosos.
• Los investigadores, docentes o estudiantes, según corresponda, que coordinen o participen en proyectos y actividades de investigación y docencia que generan desechos peligrosos, deben incluir dentro del presupuesto una partida para el tratamiento de los desechos peligrosos.
• Conocer y aplicar los lineamientos de la Guía de Manejo de los Desechos Peligrosos en los laboratorios del ITCR.
• Clasificar, recolectar, acumular y almacenar separadamente los desechos según los lineamientos de la Guía de Manejo de los Desechos Peligrosos en los laboratorios del ITCR.
• Tratar los desechos peligrosos que generen en sus actividades docentes, de investigación y extensión, antes de que se cumpla un año de almacenamiento o antes de que las cantidades sean mayores de un kilogramo o un litro.
• Asegurarse de que los tratamientos y la disposición final de los desechos peligrosos sea adecuada.
• Llenar las boletas de registro y de acumulación de desechos peligrosos, la cual debe ser firmada por el o la estudiante, el coordinador/a o encargado/a del laboratorio o Centro de Investigación.
• Los asistentes de los laboratorios deberán apoyar al coordinador/a de este en la supervisión, a los usuarios para que cumplan con la normativa y reglas de seguridad en el laboratorio y procedimientos en el manejo de los reactivos y desechos químicos

Capítulo 3 PROCEDIMIENTOS

Artículo 7

Los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR que generan o manejan desechos peligrosos, deben contar con al menos un ejemplar de la Guía de Manejo de Desechos Peligrosos en el ITCR, disponible a los/as funcionarios/as y estudiantes que utilizan los laboratorios.

Artículo 8

Los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR que generan o manejan desechos peligrosos, deben tener por escrito las reglas de trabajo y seguridad propias de cada laboratorio, procedimientos de los tratamientos ya establecidos para algunos de los desechos peligrosos que comúnmente se generan en el laboratorio y algunos otros asuntos que no se contemplen en la Guía de Manejo de Desechos Peligrosos en el ITCR y que son importantes para cada laboratorio definirlos. Este documento al igual que el citado anteriormente, debe estar disponible para los/as funcionarios/as y estudiantes que utilizan el laboratorio.

Artículo 9

Los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR que generan o manejan desechos peligrosos, deben cumplir con los lineamientos y procedimientos descritos en la Guía de Manejo de los Desechos Peligrosos del ITCR, para el manejo adecuado (prevención, minimización, generación, acumulación, almacenaje, tratamiento y disposición final) de los desechos peligrosos.

Artículo 10

Los responsables de los Laboratorios de Docencia y Centros de Investigación, deben solicitar a los proveedores como requisito indispensable, los datos técnicos de Seguridad (MSDS) de las sustancias químicas que compran.

Artículo 11

El Departamento de Aprovisionamiento deberá exigir como requisito de compra, los datos técnicos de Seguridad (MSDS) de las sustancias químicas y no podrá recibir ninguna sustancia química si no lo acompaña dicha información.

Artículo 12

Los usuarios de los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR, que generan o manejan desechos peligrosos, deben cumplir con las normativas de trabajo y reglas de seguridad dispuestas.

Artículo 13

Los/as coordinadores/as de cada laboratorio o Centro de Investigación, proyectos de investigación y programas docentes, deben planificar la compra de reactivos para evitar el almacenamiento excesivo de reactivos que puedan potencialmente convertirse en desechos peligrosos.

Artículo 14

En cada laboratorio, Centro de Investigación y bodega del ITCR, que genere o maneje desechos peligrosos, se debe contar con los inventarios de sustancias químicas y desechos peligrosos actualizados, el cual estará bajo la responsabilidad del/a coordinador/a.

Artículo 15

Para efectos de recibir donaciones de sustancias químicas, la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial, en conjunto con el/a coordinador/a del laboratorio o Centro de Investigación, debe evaluar el estado de las sustancias y recibir solamente los que están en buenas condiciones y son útiles.

Artículo 16

Cualquier sustancia química que exista en un laboratorio que no tenga uso y que potencialmente puede convertirse en un desecho, deberá ser trasladado a otro laboratorio del ITCR donde se necesite a través de un traslado interno o podrá donarse a otra institución siguiendo los mecanismos correspondientes.

Artículo 17

Cualquier funcionario/a o estudiante que observe un derrame de sustancias o desechos peligrosos dentro de la Institución, debe informarlo al coordinador/a de la unidad correspondiente y a la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial.

Artículo 18

Es prohibido disponer los desechos peligrosos sin previo tratamiento con los desechos ordinarios o la disposición de estos en zonas no aptas para tal fin, que ponga en riesgo la salud de personas, ecosistemas y dañe la imagen de la Institución.

Artículo 19

Es prohibido la acumulación de sustancias y desechos peligrosos en una zona abierta y sin ninguna contención dentro de la Institución.

Capítulo 4 SANCIONES

Artículo 20

El funcionario/a o estudiante del laboratorio, Centro de Investigación o bodega del ITCR, que genere o maneje desechos peligrosos que no cumpla con las disposiciones establecidas por esta normativa, no podrá hacer uso de tales instalaciones hasta que corrijan las anomalías.

Artículo 21

El funcionario/a o estudiante de laboratorio o Centro de Investigación o bodega del ITCR, que genere o maneje desechos peligrosos que incumpla con las disposiciones de esta Normativa será sujeto, según corresponda, a las sanciones establecidas por la normativa institucional aplicable.

Capítulo 5 DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Artículos Transitorios

Transitorio 1

Cada laboratorio, Centro de Investigación o bodega del ITCR que genere o maneje desechos peligrosos, tendrá un período de doce meses a partir de la entrada en vigencia de esta normativa para implementar y adaptar el sistema de manejo de los desechos peligrosos.

Transitorio 2

En un plazo no mayor a seis meses después de la entrada en vigencia de esta normativa, la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial, deberá haber establecido el sistema seguro de registro de los desechos peligrosos, generados o manejados cada semestre en los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR, sobre los desechos peligrosos.

Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión No. 2516, Artículo 11, del 14 de junio del 2007. Gaceta 227

Mecanismo para la Remuneración de funcionarios que participan en actividades de vinculación externa a través de la FUNDATEC

“La Estructura de Honorarios Profesionales para las actividades de vinculación externa del ITCR a través de la FUNDATEC, utilizará como la unidad base la “hora profesional”, definida esta como la hora que un profesional de un área específica dedica para la atención de una labor determinada. El monto promedio de referencia para remunerar la hora será el establecido por cada Colegio Profesional, según el área de especialidad[2]. Esto permitirá una diferenciación del monto por campo de especialidad. De acuerdo con esto, la estructura de honorarios profesionales operará de la siguiente forma:

1. Actividades académicas formales y de formación:

1.1 Actividades Académica Formales

Para los programas académicos formales del Instituto Tecnológico de Costa Rica (entiéndase Maestría y Doctorado), cada Unidad Operativa establecerá el monto por cancelar por cada actividad en el programa respectivo y lo presentará a la Vicerrectoría respectiva de acuerdo al siguiente cuadro:

[2] Actualmente la hora profesional en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos está valorada en ¢ 15.567, en el Colegio de Licenciados y Profesores oscilan entre ¢ 7.800 y ¢5.000 y la del Colegio de Contadores en ¢ 13.596.

Para la asignación del monto por cancelar por hora, la Unidad Operativa dispondrá de un rango que varía desde el monto de la hora profesional +, - un 30%. Para determinar el punto del rango en cual ubicarse se debe considerar:

a. Tipo de curso: Especialidad, Maestría o Doctorado

b. Formación y experiencia del profesor que desarrolla la actividad

c. Fondos disponibles para su pago

d. Posibilidades de acceso al programa de la población meta

e. Importancia nacional del programa

En casos calificados, en los cuales por razones de interés nacional o institucional, o limitación en la disponibilidad de recursos de la población meta, el monto a cancelar por concepto de honorarios puede ser menor al rango aquí estipulado, para lo cual se requiere la aprobación previa de la Vicerrectoría de Docencia.

1.2 Actividades Académicas de Formación

Los programas de formación (entiéndase los de formación de técnicos) y los programas de Educación Continua cada Unidad Operativa establecerá el monto por cancelar por cada actividad en el programa respectivo y lo presentará a la Vicerrectoría respectiva de acuerdo al siguiente cuadro:

Para la asignación del monto por cancelar por hora, la Unidad Operativa dispondrá de un rango que varía desde el monto de la hora profesional +, - un 20%. Para determinar el punto del rango en cual ubicarse se debe considerar:

a. Tipo de curso: Educación continúa o Técnicos

b. Formación y experiencia del profesor que desarrolla la actividad

c. Fondos disponibles para su pago

d. Posibilidades de acceso al programa de la población meta

e. Importancia nacional del programa

En casos calificados, en los cuales por razones de interés nacional o institucional, o limitación en la disponibilidad de recursos de la población meta, el monto a cancelar por concepto de honorarios puede ser menor al rango aquí estipulado, para lo cual se requiere la aprobación previa de la Vicerrectoría de Docencia.

2. Actividades de asesorías y consultoría

Para las actividades de asesoría, consultoría o capacitación asociadas a actividades de asesoría o consultoría, que no sean parte de un programa permanente, se utilizará la siguiente tabla, la cual contempla un rango de pago, por día, con base en el mercado, el grado de especialización y el riesgo de la actividad.

2.1. Asesorías o consultorías

La remuneración no podrá exceder lo estipulado en el presupuesto de la Unidad Operativa.

2.2. Capacitación (asociada a una asesoría o consultoría)

La remuneración no podrá exceder lo estipulado en el presupuesto de la Unidad Operativa.

3.Servicios repetitivos

Para los servicios repetitivos de laboratorio, cada unidad operativa debe definir un costo por prueba, el cual se hará con base en los costos asociados a su realización, las tarifas establecidas por los colegios profesionales para cada prueba, el comportamiento del mercado y la importancia social. Dentro de la estructura de costo por prueba, se indicará el monto correspondiente a honorarios del profesional responsable, de acuerdo con la tarifa por horas del Colegio Profesional respectivo +, - un 20%.

En términos generales ningún pago puede superar lo establecido en las normas de remuneración máxima aprobadas por el ITCR dentro de los Lineamientos para la remuneración de funcionarios que participan en actividades de vinculación externa a través de la FUNDATEC.” Tanto para Actividades académicas formales y de formación, Actividades de asesorías y consultoría y Servicios repetitivos.

Publicar. ACUERDO FIRME.

Sesión Ordinaria del Consejo Institucional Nº 2555, Artículo 12, del 24 de abril del 2008 - Publicado en Gaceta 250-08 del 20 de junio-08

REGLAMENTO DE LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN PROFESIONAL DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 14 del 11 de mayo del 2022.

Artículo 1

Este Reglamento regulará el funcionamiento de la Comisión de Evaluación Profesional, en adelante denominada Comisión de Evaluación.

Artículo 2

Se establece la Comisión de Evaluación Profesional encargada de la aplicación del Reglamento del ingreso, promoción y retribución del personal profesional para dictaminar el paso de categoría en el Instituto a quienes norme este Reglamento; según se describe en el citado Reglamento.

Artículo 3

La Comisión de Evaluación Profesional, estará integrada por un representante de cada división y uno por todas las unidades que no pertenezcan a alguna División.

Los representantes de cada División, y el representante de las unidades que no pertenezcan a alguna División, serán elegidos siguiendo el procedimiento establecido en los Artículos 4 y 5, del Estatuto Orgánico del Instituto, que se refieren a la elección del profesor en el Consejo Director.

Los profesionales regidos por este Reglamento, escogerán su representante de entre sus profesionales que hayan alcanzado las dos categorías más altas, en esa dependencia.

Artículo 4

Los miembros de la Comisión de Evaluación serán nombrados por un período de dos años a partir del día de la juramentación, pudiendo ser reelectos, y servirán en sus cargos ad-honoren.

En la sesión inicial, los miembros de la Comisión designarán de entre ellos a un presidente y a un vicepresidente quien sustituirá al presidente en ausencia de este.

La Comisión de Evaluación se reunirá por solicitud del presidente o a petición de tres miembros de la propia Comisión. Formarán quórum la mayoría absoluta de sus miembros.

Los acuerdos se tomarán por simple mayoría de los presentes.

En caso de empate, la votación se repetirá una vez, y si persiste el empate, se definirá con un doble voto del presidente.

Cuando las decisiones se refieran a algún miembro de la Comisión, éste no podrá participar en el análisis y resolución de su caso.

Artículo 5 

Se establece la Oficina de Evaluación Profesional que dependerá administrativamente del Departamento de Gestión del Talento Humano y técnicamente de la Comisión de Evaluación Profesional.
Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 14 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 917-2022 de fecha 16 de mayo del 2022. 

Artículo 6

Son funciones de la Oficina de Evaluación Profesional:

• Controlar los procedimientos referentes al proceso de Evaluación Profesional.
• Archivar la información correspondiente al proceso de evaluación.
• Recibir solicitudes y pasarlas a la Comisión de Evaluación Profesional para su conocimiento.
• Mantener informados a los profesionales del Instituto sobre calendario, normas y procedimientos de evaluación.
• Comunicar a los miembros de la Comisión la orden del día.
• Levantar acta de cada sesión y distribuir las copia.
• Comunicar los dictámenes de la Comisión a quien corresponda.
• Distribuir, controlar y procesar datos y documentos concernientes al proceso de evaluación.

Artículo 7

De cada sesión de la Comisión se levantará un acta. Las copias serán distribuidas así: Un ejemplar para cada miembro de la Comisión, otra para el archivo de la Comisión y otra para la Rectoría.

Artículo 8

Las convocatorias a reuniones se harán con una semana de anticipación excepto en casos de emergencia a criterio del presidente. Cuando a la hora fijada no se haya formado el quórum se dará media hora de espera y en caso de que no se haya formado el quórum de nuevo, se fijará una nueva hora de reunión.

Artículo 9

Los miembros de la Comisión de Evaluación tienen la obligación de concurrir a las sesiones que se celebren. Cuando dejen de asistir a tres sesiones consecutivas o a cinco no consecutivas, en el lapso de un año, serán sustituidos siguiendo el procedimiento de designación fijado en el Reglamento del Ingreso, Promoción y Retribución del Personal Profesional.

Artículo 10

En ausencia definitiva de algún miembro de la Comisión, el presidente de ésta lo hará saber a quien hizo la designación, con el fin de que se nombre el sustituto en un plazo de quince días hábiles. El nuevo representante terminará el período para el que fue nombrado el anterior.

Artículo 11

Funciones del Presidente:

• Convocar y presidir las reuniones.
• Enviar un informe de labores anual al Rector.
• Solicitar el nombramiento de sustitutos.
• Coordinar y velar por el buen funcionamiento de la Oficina de Evaluación Profesional y de la Comisión de Evaluación Profesional.

Artículos Transitorios

Transitorio 1

Con el fin de que se inicie un ciclo de sustituciones parciales cada año, al azar la mitad de los miembros que conforman la primera Comisión de Evaluación Profesional durarán tres años.

Transitorio 2

La Comisión de Evaluación diseñará un proceso de evaluación, el cual deberá pasar a consulta a los departamentos para luego ser estudiado y aprobado por el Consejo Director.

(Aprobado por el Consejo Institucional, Sesión No. 1029/6, del 21 de octubre de 1981). Gac. 14

Capítulo 1: Disposiciones Generales

Artículo 1: Objeto del reglamento

El presente reglamento tiene el objetivo de normar la función archivística en la Institución.

Capítulo 2: Definiciones

Artículo 2: Definiciones 

Para la aplicación del presente reglamento, los procedimientos o directrices que de él se derivarán, los términos siguientes tienen el significado que a continuación se detalla:

1. Acervo Documental: Es el conjunto de documentos que se conservan en un Archivo.
2. Acta de eliminación de documentos: Documento en el que constan todos los tipos documentales que se eliminan.
3. Archivo: Entidades o secciones de entidades donde se reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por las instancias institucionales.
4. Archivo Central: es un área que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por los Archivos de Gestión de las diferentes oficinas del ITCR.
5. Archivo de Gestión: es el archivo que se genera y organiza en cada una de las instancias contempladas en la estructura organizacional de la Institución.
6. Archivo Histórico: Es el archivo que conserva permanentemente la documentación con valor histórico cultural para fines de investigación, la ciencia y la cultura.
7. Archivo Institucional: es el conjunto compuesto por el Archivo Central y los diferentes Archivos de Gestión, que, relacionados entre sí, contribuyen a la organización del fondo documental del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
8. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
   Existen tres fases en el ciclo vital: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.
9. Clasificación: Técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido.
10. Clasificación Orgánica: Consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos.
11. Clasificación por funciones: Consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la institución.
12. Clasificación por asuntos o materias: Consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a que se refieren.
13. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: es el órgano encargado de dictar las directrices archivísticas y normas sobre la selección, valoración y eliminación de los documentos del Instituto.
14. Depósito del archivo. Espacio que reúne las condiciones óptimas para la conservación de los documentos.
15. Derecho Subjetivo: Es el derecho que tiene todo individuo al acceso a la información.
16. Documento: Son los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.
17. Documentos de archivo: Son aquellos que se producen y reciben en los diferentes departamentos en función de sus actividades, con la característica de ser documentos únicos.
    Con excepción de libros, revistas, periódicos, y otras publicaciones múltiples, los cuales se consideran material de biblioteca o centros documentales.
18. Documento Digitalizado: Es la información consignada en forma analógica en una secuencia de valores numéricos, es decir, en una representación electrónica que se puede almacenar y acceder por medio de una computadora. Fotografiar electrónicamente una información, dividiéndola en miles de elementos llamados píxeles, representados por ceros y unos.
19. Documento Electrónico: Soporte magnético, óptico, etc. Símbolos binarios que deben descifrarse. El contenido puede separarse del soporte. La estructura física no es evidente. Se requiere de una estructura lógica (un software y hardware). Los megadatos administrativos, funcionales y técnicos de los documentos producidos por medios automáticos deben ser conservados para su posterior identificación.
20. Documentos Oficiales: Son los que se producen y reciben en las oficinas de la Administración Pública, identificados cada uno con la fecha, el nombre impreso del remitente, la firma y el sello.
21. Documentos de uso restringido: Son los que tienen información de carácter confidencial o restringido, este carácter se lo da el ente emisor.
22. Eliminación: Es la destrucción física de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico, permanente o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
23. Expediente: Conjunto de documentos relacionados entre sí por un mismo asunto, que constituyen una unidad documental.
24. Fechas extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente de los documentos que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
25. Foliación: Es la operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar consecutivamente cada pieza documental.
26. Fondo Documental: Es la totalidad de los documentos que se producen, reciben y custodian en una oficina, institución o familia.
27. Informe de valoración de documentos: Es un informe emitido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional donde se especifican los tipos documentales, las fechas extremas, la caducidad administrativa, el cual sirve para saber el valor asignado a cada tipo documental.
28. Listas de remisión: Instrumento descriptivo que se utiliza para anotar los documentos que se trasladan de un archivo de gestión al archivo central.
29. Ordenación: Es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.
30. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor científico cultural.
31. Principio de orden original: Establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que esta sea.
32. Principio de procedencia: Es la custodia y conservación de los documentos en el Archivo Central en la unidad a la cual pertenecen.
33. Selección de documentos: Procedimiento intelectual en el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas y se determina su eliminación o su conservación.
34. Serie documental: Conjunto de unidades documentales (carpetas) que forman parte de los grupos o subgrupos de un fondo y se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí.
35. Signatura: Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito.
36. Tabla de plazos de conservación de documentos: Es un instrumento en el que constan todos los tipos de documentos producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.
37. Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta regulada por una norma de procedimiento cuyo formato contenido informativo y soporte son homogéneos. Es el nombre que se le da a los documentos.
38. Transferencia de documentos: Es transferir los documentos de los Archivos de Gestión al Central de conformidad con el informe de valoración de documentos (Tablas de Plazos).
39. Unidad Documental: Elemento básico de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente.
40. Unidad Ejecutora Entiéndase unidad académica (escuelas), unidad administrativa (departamentos, unidades, etc ).
41. Valor Administrativo: Es aquel valor que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
42. Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos, egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
43. Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.
44. Valor Legal: Son aquellos documentos que sirven de testimonio ante la ley.
45. Valoración parcial de documentos: Es la valoración que se hace de un documento cuando no están hechas las Tablas de Conservación de documentos.
46. Valoración de documentos: Proceso por el cual se determina el valor de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

Capítulo 3: Del archivo central

Artículo 3: Del archivo central

El Archivo Central estará a cargo del Centro de Archivo y Comunicaciones, el cual depende del Departamento de Servicios Generales.

Artículo 4: Objetivo del archivo central

El objetivo del Archivo Central es garantizar la custodia, conservación, clasificación, ordenación, descripción y administración de la documentación con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que se produce en las diferentes instancias del ITCR.

Artículo 5: Funciones en materia archivística del centro de archivo y comunicaciones

El Centro de Archivo y comunicaciones tendrá las siguientes funciones en materia archivística

1. Reunir, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar, conservar y facilitar, dentro de su área de competencia, los documentos producidos y recibidos en cualquier soporte, de conformidad con este reglamento y la normativa institucional.
2. Asesorar y colaborar en materia archivística, tanto física como digital con todas las dependencias del Instituto Tecnológico de Costa Rica en la búsqueda y aplicación de soluciones para el buen funcionamiento de la Institución.
3. Elaborar, actualizar y aprobar los manuales de procedimientos para la ejecución de la normativa.
4. Proteger la documentación de factores que puedan afectar su conservación.
5. Permitir la consulta de la documentación que custodia, salvo que se trate de documentación confidencial, en cuyo caso se tendrá que demostrar interés legítimo o derecho subjetivo.
6. Centralizar el fondo documental del Instituto Tecnológico de Costa Rica, de acuerdo con los valores asignados en la tabla de plazos de conservación de documentos y en los informes de valoración.
7. Mantener actualizado el sistema de clasificación institucional de documentos.
8. Asesorar y capacitar en materia archivística a los responsables de los Archivos de Gestión, así como a la comunidad institucional en general.
9. Trasladar la documentación con valor científico cultural al Archivo Nacional y los instrumentos descriptivos correspondientes, a su solicitud.
10. Cooperar con las diferentes instancias, en la confección y actualización de tablas de plazos de conservación de documentos.
11. Cooperar con las diferentes instancias en la confección de solicitudes de valoración parcial de documentos.
12. Rendir un informe anual al superior jerárquico sobre las labores realizadas en materia archivística en la Institución.
13. Realizar diagnósticos en diferentes instancias a su solicitud o cuando sea necesario, para identificar problemas en materia archivística.
14. Solicitar el criterio de Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando se considere necesario.
15. Elaborar el Acta para eliminar un documento.
16. Garantizar que los documentos eliminados sean transformados en material no legible.
17. Mantener un control de las siglas oficiales de codificación de la correspondencia de las diferentes instancias de la Institución.
18. Otras que se deriven de la normativa vigente.

Artículo 6: Acceso al depósito del archivo central

El acceso al depósito del Archivo Central es restringido, excepto para el personal que autorice la coordinación del Centro de Archivo y Comunicaciones.

Artículo 7: Consulta de documentos custodiados y conservados en el archivo central

La documentación custodiada en el depósito del Archivo Central podrá ser consultada por funcionarios de la institución, estudiantes y particulares, salvo que se trate de documentación confidencial. Para este último caso los funcionarios y estudiantes del ITCR, deberán aportar una certificación escrita, emitida por el vicerrector respectivo de la vicerrectoría a la cual pertenece la instancia que generó la documentación, o por un juez en caso de personas externas a la institución.

La documentación solicitada al Archivo Central se facilitará a los funcionarios de la institución por el plazo que autorice la coordinación del Centro de Archivo y Comunicaciones. A los estudiantes y particulares se les prestarán los documentos únicamente para consultarlos en las instalaciones del Archivo Central. Los documentos de uso restringido solo podrán facilitarse al interesado (a) en cumplimiento del ordenamiento jurídico pertinente, con la solicitud por escrito del rector o vicerrector respectivo de la vicerrectoría a la cual pertenece la instancia de donde provienen los documentos.

Capítulo 4: Archivos de gestión

Artículo 8: Objetivo del archivo de gestión

El objetivo del Archivo de gestión es garantizar la custodia, conservación, clasificación, orden, descripción y administración de la documentación con valor administrativo, legal, permanente e histórico que se produce en una instancia particular del ITCR.

Artículo 9: Funciones en materia archivística de instancias que manejan archivos de gestión

Son funciones de las instancias institucionales que manejan archivos de gestión las siguientes:

1. Administrar los documentos con base en la normativa institucional y las directrices emanadas por el Centro de Archivo y Comunicaciones del Instituto Tecnológico de Costa Rica, de manera que sirvan para la toma de decisiones, transparencia administrativa, rendición de cuentas, control interno, apoyo legal, administrativo y para la memoria institucional.
2. Organizar la documentación producida.
3. Trasladar la documentación al Archivo Central según lo establecido en la normativa institucional.
4. Designar a un funcionario de la instancia como encargado del Archivo de Gestión.

Artículo 10: Funciones de los encargados de los archivos de gestión

Para el desempeño de la función del encargado del Archivo de gestión se requiere que la persona se encargue de:

1. Elaborar cada tipo documental en el formato correspondiente, de acuerdo con la normativa institucional vigente.
2. Llevar un control estricto del número consecutivo que le corresponde a cada tipo documental.
3. Aplicar el sistema de clasificación dado por el Archivo Central para la organización de los documentos.
4. Ordenar y archivar la documentación por tipología documental, asuntos o materias en forma cronológica y consecutiva.
5. Conformar expedientes en forma cronológica y consecutiva, debidamente identificados con el nombre o asunto.
6. Coordinar con el superior jerárquico la selección y valoración de los documentos producidos y recibidos de acuerdo con las funciones realizadas en cada oficina.
7. Coordinar con el Archivo Central la confección y actualización de tablas de plazos de conservación de documentos.
8. Comunicar al Archivo Central cuando se desee confeccionar solicitudes de valoración parcial de documentos.
9. Dejar constancia de los documentos eliminados mediante la confección de un acta de eliminación de documentos que deberá conservarse permanentemente en el Archivo Central.
10. Trasladar la documentación, mediante listas de remisión debidamente organizada, en los casos que se requiera.
11. Proteger la documentación de factores químicos, biológicos, físicos, materiales y ambientales, que puedan afectar su conservación.
12. Solicitar asesoría técnica al Centro de Archivo y Comunicaciones para la restauración de cualquier documento con valor administrativo, legal, permanente e histórico.
13. Controlar el préstamo de documentos si se da en la oficina.
14. Solicitar al Centro de Archivo y Comunicaciones las siglas para la codificación de la correspondencia de las diferentes instancias de la Institución.
15. Otras que se deriven de la normativa vigente.

Artículo 11: Uso del correo electrónico

La información enviada y recibida por correo electrónico se utilizará para agilizar los trámites administrativos o académicos. Para ser válida, llevará la firma digital.

Artículo 12: Información automatizada y digitalizada

La documentación declarada con valor permanente e histórico en el informe de valoración emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, podrá automatizarse o digitalizarse solamente como respaldo de la información y no como medio sustitutivo del soporte en papel.

Capítulo 5: Organización y funcionamiento del comité institucional de selección y eliminación de documentos

Artículo 13: El comité institucional de selección y eliminación de documentos

El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos formará parte del Sistema Institucional de Archivos.

Artículo 14: Integración del comité institucional de selección y eliminación de documentos.

El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) estará integrado por:

1. El Vicerrector de Administración o el que éste delegue.
2. El Encargado del Archivo Central.
3. El Asesor Legal de la Institución.

Entre sus miembros se nombrará un presidente y un secretario, quienes deberán ser electos por mayoría absoluta; durarán en el cargo un año pudiendo ser reelectos.

Para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos se deberá invitar al superior jerárquico de la instancia que solicita la gestión a conocer, para garantizar la idoneidad y conocimiento respecto de los documentos. Este participará con voz pero sin voto dentro del Comité.

Artículo 15: Funciones del comité institucional de selección y eliminación de documentos

Son funciones del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos las siguientes:

1. Elaborar las directrices institucionales en materia archivística para la estandarización de los diferentes tipos documentales que utiliza el Instituto Tecnológico.
2. Promover la elaboración de tablas de plazos de conservación y solicitudes de valoración parcial de documentos en los archivos que conforman el sistema.
3. Aprobar las tablas de plazos de conservación y solicitudes parciales de valoración de documentos que elaboren las diferentes instancias y emitir el criterio correspondiente.
4. Determinar y evaluar la vigencia administrativa y legal de los documentos del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
5. Solicitar la asesoría a la Comisión de Selección y Eliminación de Documentos sobre las tablas de plazos de conservación, así como, las solicitudes de valoración parcial de documentos que presenten las diferentes instancias.
6. Sesionar ordinariamente, con la frecuencia que el propio Comité establezca, y de forma extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten, previa convocatoria del presidente. De cada sesión se elaborará un acta.
7. Aprobar el acta para eliminar un documento.
8. Otras que sean atinentes a la naturaleza del Comité y que procuren el manejo eficiente y eficaz de los documentos, según lo dispuesto en la presente normativa.

Artículo 16: Conservación del informe de valoración de documentos y del acta de eliminación de documentos

Los informes de valoración, así como las actas de eliminación de documentos, deberán conservarse de manera permanente en el Archivo Central.

Artículo 17: Eliminación de documentos

El Centro de Archivo será el único responsable de la eliminación de documentos.

Capítulo 6: Transferencia de documentos

Artículo 18: Transferencia, custodia y conservación de documentos

Todos los documentos con valor permanente e histórico son bienes muebles del Instituto Tecnológico de Costa Rica y deberán ser trasladados de los Archivos de Gestión al Archivo Central para su custodia y conservación.

Artículo 19: Transferencia de documentos considerados de uso restringuido o confidencial

El superior jerárquico de cada instancia deberá indicar en la lista de remisión, si la documentación transferida es considerada de uso restringido o confidencial. El Centro de Archivo deberá velar porque no se violente el carácter de la misma.

Artículo 20: Organización de los documentos que se van a transferir

Los documentos que se transfieran al Archivo Central deberán ir clasificados por tipos documentales, asuntos y ordenados en forma cronológica y consecutiva y los expedientes serán debidamente identificados de acuerdo con el asunto, según el instructivo de la lista de remisión.

Artículo 21: Transferencia de documentos con valor científico, cultural del archivo central al archivo nacional

El archivista del Archivo Central enviará por escrito a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos los documentos con valor científico cultural, siempre y cuando así lo solicite esa entidad.

Capítulo 7: De las sanciones, normas supletorias y vigencia

Artículo 22: Sanciones

El incumplimiento de los procedimientos generados a raíz de la presente normativa puede generar responsabilidad administrativa para el o los funcionarios que hubieren cometido la falta, de conformidad con los lineamientos que disponga el Instituto Tecnológico de Costa Rica, según corresponda, todo sin detrimento de aplicar las sanciones civiles o penales que sean pertinentes.

Artículo 23: De la vigencia

Este Reglamento rige a partir de su publicación en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica y deroga cualquier disposición que se le oponga.

Artículos Transitorios

Transitorio 1

El Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos emitirá las directrices que regulan la codificación de la correspondencia institucional en un plazo de dos meses a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento.

Transitorio 2

El Centro de Archivo y Comunicaciones deberá elaborar en un plazo de tres meses, a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, el listado de todas las siglas para codificación de la correspondencia utilizada en las distintas instancias del ITCR, revisarlas, uniformarlas y darlas a conocer a la comunidad institucional

Todas las instancias deberán enviar las siglas para codificar la correspondencia que tienen en uso al Centro de Archivo y Comunicaciones para que sean revisadas y uniformadas, para lo cual tendrán un plazo de 15 días a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento.

S.O. 2819, Art 8, del 22 de mayo de 2013. GACETA No. 253

ORIGEN DE LA PROPUESTA

La Ley General de Control Interno No. 8292 establece, en su artículo 18, que “todo ente u órgano deberá contar con un Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo”. La valoración de los riesgos permite la identificación y el análisis de los riesgos que enfrenta la institución para la consecución de los objetivos, tanto de fuentes internas como externas relevantes.

Por su parte, el Artículo 19 de ese cuerpo legal indica en lo que interesa que “el jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley,(…) adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable”.

Consecuentemente, el ITCR tiene el imperativo legal, bajo los parámetros establecidos por la Autonomía Universitaria de la cual goza de establecer, mantener y perfeccionar un “Sistema Específico de Valoración de Riesgos” (SEVRI).

En atención a esta obligación, el ITCR ha venido realizando esfuerzos por establecer un SEVRI adaptado a las necesidades institucionales. Así se han emitido diversos acuerdos en el seno del Consejo Institucional relativos al establecimiento de un sistema específico de valoración del riesgo institucional.

En la sesión ordinaria de ese órgano, Nº 2492, artículo 8, del 30 de Noviembre del 2006, se formularon las bases del sistema. La primera propuesta formal de unas Orientaciones para el establecimiento del sistema específico de valoración del riesgo institucional en el ITCR, elaborada por la Comisión Institucional de Control Interno (CICI) en forma coordinada con la Oficina de Planificación Institucional en su condición de “ente” técnico (hoy UECI), fue aprobada en sesión ordinaria del Consejo, No. 2548, Artículo 14, del 06 de marzo del 2008.

Conforme se fue avanzando en el desarrollo de la estrategia de establecimiento e implementación del SEVRI-TEC, se detectaron puntos de mejora, algunos de ellos de vital importancia para el buen desempeño del sistema.

La base de los cambios radica en los resultados de dos talleres sobre la temática del SEVRI, organizados por la Comisión Institucional de Control Interno (CICI), en conjunto con la Unidad Especializada de Control Interno (UECI-OPI), efectuados en la Sede Central y en la Sede San Carlos del ITCR, en el mes de Julio del 2008.

En estos talleres se posibilitó la validación de los distintos elementos que componían el Marco Orientador aprobado por el Consejo Institucional. Del análisis de los resultados de la validación, se concluyó que era prioritario, para brindar mayor certidumbre al proceso, reforzar aspectos como: los objetivos a gestionar (definición de actores, cronograma de actividades, áreas de análisis) entre otras, definición de límites de categorías y eventos por gestionar, la creación de un Modelo Tridimensional de riesgos (que integrara probabilidad, magnitud y medidas existentes, definición de criterios de aceptación (delimitando los sujetos que deben valorar, los que aprueban las respuestas al riesgo y los que darán seguimiento), establecimiento de propuestas de Administración de riesgo, así como definir la dinámica interna que guiara el proceso de valoración de riesgo (estrategias, seguimiento y cronogramas).

Para lograr en el menor plazo posible la incorporación de esos elementos al Marco Orientador, se contrataron los servicios profesionales del Lic. Manuel Arauz, a través de la empresa consultora T I AUDISEG, para que asesora a la CICI y a la UECI, en el proceso de ampliación, etapa en la cual se logró la total colaboración de la Dirección de la Oficina de Planificación Institucional, brindando nuevos aspectos de valoración y de integración al análisis.

El trabajo conjunto de la CICI-UECI-OPI, con un componente de asesoría externa, dieron como resultado una propuesta de reformulación de aquéllas Orientaciones originalmente aprobadas, la cual fue presentada ante el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 2587 del día 20 de noviembre de 2008, y cuyo objetivo primordial es el de brindar a las dependencias del ITCR, un instrumento de gestión de riesgos más funcional y acorde con la naturaleza y necesidades del quehacer de una universidad pública.

Considerando las observaciones efectuadas con motivo de esta presentación, y la retroalimentación surgida de este proceso, se genera esta nueva propuesta integral de Marco Orientador, bajo el título de Lineamientos Institucionales para la gestión del riesgo en el ITCR (SEVRI-TEC), la cual fusiona en lo pertinente, los puntos rescatables de las orientaciones originales y los aportes de la reformulación/ampliación presentados ante el Consejo Institucional en fecha 20 de noviembre de 2008.

INTRODUCCIÓN A LA PROPUESTA

Con la entrada en vigencia de la Ley General de Control Interno, No. 8292, se estableció la obligatoriedad para la Contraloría General de la República y todos los entes u órganos sujetos a su fiscalización, de contar con un sistema de control interno que proporcione seguridad en el cumplimiento de sus atribuciones y competencias, a través del cumplimiento de criterios mínimos para el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y seguimiento de dicho sistema.

Esta normativa estableció, además, como parte integral del Sistema de Control Interno, entre otros, un componente funcional de valoración de riesgos.

La Valoración de Riesgos, o más propiamente la Gestión de Riesgos, se constituye en un tema primordial en el quehacer institucional, al permitir de una forma sistemática, objetiva y mensurable la identificación, análisis, evaluación, administración y revisión de la probabilidad de que ocurran eventos, que tendrían consecuencias (negativas primordialmente) sobre el debido cumplimiento de los objetivos institucionales.

Para regular la forma en que cada ente u órgano debe desarrollar tal valoración, la Contraloría General de la República emitió la Resolución R-CO-64-2005 del 01 de julio del 2005, mejor conocida como las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI).

Dichas Directrices se convierten en una guía general al sugerir el proceso que ha de seguir cada Institución. Tal proceso, además de amplio se denota complejo, de ahí que la misma Resolución señale como punto angular de su establecimiento y funcionamiento, la gradualidad.

En atención a lo anterior, los presentes Lineamientos pretenden constituirse en el primer esfuerzo integral y consolidado a nivel institucional, diseñado especialmente para definir los cimientos sobre los cuales el Instituto Tecnológico de Costa Rica materialice su Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI-TEC)

En este sentido, debe quedar claro que será arduo el trabajo para lograr integrar al Sistema todas las metas propuestas por la Institución, de ahí que resulte absolutamente necesario el apoyo y compromiso de cada dependencia y funcionario del Instituto, con el fin de establecer y poner en funcionamiento el SEVRI, incluyendo como parte fundamental de tal planteamiento, las acciones de revisión y mejoramiento de la totalidad del sistema.

La Comisión Institucional de Control Interno (CICI) y la Oficina de Planificación Institucional (OPI, a través de la UECI), concretan estas Orientaciones con la esperanza de estar brindando al Instituto Tecnológico de Costa Rica, una herramienta valiosa para propiciar el mejoramiento continuo de cada servicio ofrecido a la comunidad, tanto interna como externa, así como para detectar oportunamente las desviaciones respecto de los objetivos institucionales planteados.

Aunado a ello, se espera estar permeando positivamente la cultura institucional hacia la gestión de riesgos, actitud fundamental para la confianza en el trabajo diario institucional.

Al ser las presentes orientaciones un primer esfuerzo consolidado, requerirán muy probablemente, ajustes y un proceso de retroalimentación permanente, con la finalidad de perfeccionar y consolidar el SEVRI en el ITCR.

Es significativo que la aplicación de estas orientaciones, dará a la Institución, la experiencia necesaria para desarrollar en el corto plazo, una herramienta informática que integre la documentación y procesamiento de la información de cada dependencia institucional en el área de valoración de riesgos, incluyendo la generación de reportes automáticos de forma continua, oportuna y confiable.

MARCO LEGAL

El ITCR, por ser una universidad estatal, se encuentra sujeto a las disposiciones legales que, sin detrimento de la autonomía universitaria constitucionalmente garantizada, le son de aplicación. En este sentido, las disposiciones generales que en materia de gestión del riesgo rigen para la Administración Pública costarricense son de acatamiento para el ITCR.

Este conjunto normativo encuentra su fundamento primario en las disposiciones de la Constitución Política, que en el artículo 11 establece los principios de legalidad y de rendición de cuentas de los funcionarios públicos y de la Administración Pública, al disponer:

“Artículo 11. Los funcionarios públicos son simples depositarios de la autoridad. Están obligados a cumplir con los deberes que la ley les impone y no pueden arrogarse facultades no concedidas en ella. Deben prestar juramento de observar y cumplir esta Constitución y las leyes. La acción para exigirles la responsabilidad penal por sus actos es pública.

La Administración Pública en sentido amplio, estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los funcionarios en el cumplimiento de sus deberes.

La ley señalará los medios para que este control de resultados y rendición de cuentas opere como un sistema que cubra todas las instituciones públicas.”

Integran, además, este marco jurídico, la Convención Interamericana contra la Corrupción aprobada por Ley No. 007670 y la aprobación de la Ley General de Control Interno No. 8292 de setiembre de 2002, que en su artículo 14 dispone:

“Artículo 14. Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazo.

b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones necesarias que se tomarán para administrarlos.

c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable.

d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.”

Esta normativa, por mandato legal, es regulada por la Contraloría General de la República mediante las Directrices Generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, D-3-2005-CO-DFOE, que definen a dicho sistema como el instrumento primordial en la gestión institucional del riesgo, al generar la información pertinente en relación al riesgo asociado al cumplimiento de objetivos y metas institucionales, facilitando la administración del mismo y evaluando el impacto de las medidas adoptadas por la Institución en la administración del riesgo.

El Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización M-1-2002-CO-DDI, la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos No. 8131 y la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública No. 8422, vienen a complementar el marco legal externo dentro del cual se enmarca el deber del ITCR de gestionar y ejecutar la autoevaluación de los planes institucionales y la implementación de la valoración y administración del riesgo institucional.

Institucionalmente, los Acuerdos del Consejo Institucional de Sesiones No. 2492 artículo 8 del 30 de noviembre de 2006 y No. 2548, artículo 14, del 06 de marzo de 2008, reconocen el compromiso del ITCR en materia de control interno y gestión del riesgo.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS EN VALORACIÓN DE RIESGOS

Con el propósito de orientar el proceso de valoración de riesgo institucional se establecen las siguientes Políticas Específicas:

1. La valoración del riesgo institucional será considerada un elemento fundamental en la gestión institucional y se orientará a producir información que apoye la toma de decisiones con el propósito de ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable y así promover, de manera razonable, el logro de los objetivos institucionales.
2. La valoración del riesgo se realizará considerando como base las metas incluidas en el Plan Anual Operativo de cada año.
3. La Comisión Institucional de Control Interno y/o la Oficina de Planificación Institucional (UECI), en el marco de la competencia otorgada por los Lineamientos Generales para el Funcionamiento de la CICI, podrá establecer disposiciones particulares como complemento a estas políticas específicas y en general a los Lineamientos Institucionales de Gestión del Riesgo en el ITCR, con el fin de adecuar el sistema a las necesidades institucionales.

MARCO ORIENTADOR PARA EL ESTABLECIMIENTO DEL SEVRI-TEC

Bajo el criterio de que la Comisión Institucional de Control Interno puede establecer disposiciones particulares como complemento a las políticas específicas y los lineamientos institucionales para la gestión del riesgo en el ITCR, y siendo que esta última es concebida como un método que le permite a la Institución identificar, valorar y administrar los riesgos asociados con las metas institucionales, para posicionarla en un nivel de riesgo aceptable, se presenta a continuación el Marco Orientador para mejorar la calidad del funcionamiento del SEVRI-TEC.

Participantes en la gestión de riesgo

La gestión de riesgos en el ITCR estará integrado por tres etapas: la valoración, la definición de respuestas al riesgo y la implementación de acciones de respuesta.

La etapa de valoración estará a cargo de grupos consultivos que serán conformados o designados por el Rector, Vicerrector, Director de Campus Tecnológico Local o Centro Académico según corresponda.
Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 11 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 914-2022 de fecha 16 de mayo del 2022. 

En la etapa de definición de respuestas al riesgo participarán los grupos consultivos, el titular de cada una de las Vicerrectorías,  Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, Consejo de Rectoría y en última instancia el Consejo Institucional.
Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 11 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 914-2022 de fecha 16 de mayo del 2022. 

La etapa de implementación de acciones de respuesta estará a cargo de los responsables de cada dependencia Institucional.

El seguimiento o supervisión de las acciones de respuesta será responsabilidad de los superiores jerárquicos de cualquier dependencia, según corresponda.

La UECI-OPI será la encargada de coordinar y brindar asesoría técnica en la operación del SEVRI-TEC, así como de preparar los informes del estado de riesgo institucional.

La CICI coadyuvará con las dependencias institucionales para propiciar el funcionamiento eficaz del SEVRI-TEC.

Objetivos a gestionar

La gestión del riesgo se realizará tomando en cuenta las metas reflejadas en el Plan Anual Operativo (PAO) de cada año.

La selección de las metas será realizada en forma escalonada, según se muestra en la tabla No. 1.

Tabla 1: Distribución porcentual de metas a seleccionar por año. ITCR.

La selección de la meta en cada Programa o Subprograma, para lograr el porcentaje establecido para cada año, será efectuada por el grupo consultivo utilizando los siguientes criterios.

Peso relativo del presupuesto de egresos asignado a cada una de las metas Juicio experto del grupo consultivo, respecto de la prioridad institucional en el desarrollo de la meta.

Se excluyen de la gestión de riesgo, las metas rutinarias del PAO, del año correspondiente. Lo anterior por cuanto los procesos de autoevaluación de control interno, procurarán medir la eficacia, eficiencia y economicidad, de los controles implementados en las dependencias para alcanzar dichas metas.

La cantidad de metas por año se calculará multiplicando el porcentaje establecido (Tabla No. 1) por el número de metas del Programa o Subprograma correspondiente, redondeado al entero siguiente superior.

Portafolio de Riesgos

El Portafolio de Riesgos define una serie de categorías de riesgo para posibilitar la creación de un lenguaje común entre los actores del sistema, en la identificación de riesgos que asume la Institución en su afán de alcanzar unos objetivos determinados (metas). Facilita además, la identificación del evento que podría provocar la materialización de un riesgo.

Estas categorías se utilizarán para identificar los tipos de riesgos a los cuales pueden enfrentarse los ejecutores de las metas que serán evaluadas por el SEVRI-TEC.

Tabla 2: Portafolio de Riesgos, SEVRI-TEC.

CONSIDERANDO QUE:

1. La regulación propuesta se aplica a funcionarios que han mostrado un amplio interés por superarse bajo circunstancias difíciles, combinando actividades laborales, familiares y de estudio.

2. Ha sido interés institucional durante varios años el pretender una profesionalización paulatina del sector administrativo.

3. Cuando se está en presencia de normas que regulan la relación laboral, se deben tener presentes siempre, para su análisis e interpretación, los principios básicos en los que se fundamenta e inspira el aspecto laboral.

4. Resulta necesario resaltar la importancia extraordinaria que reviste el salario para la clase trabajadora, no sólo por el carácter de contraprestación que tiene en la relación laboral, sino porque constituye comúnmente el único ingreso de los asalariados, y sobre el cual descansa toda la vida económica y social de ellos y sus familias.

5. La Junta de Relaciones Laborales en el Artículo 2 de la Sesión JRL 09-93, del 13 de agosto de 1993, acordó recomendar a la administración lo siguiente:

a. Que la Vicerrectoría de Administración presente al Consejo Institucional una propuesta de normas que regulen lo que sucederá con los rubros propios del Sector No Profesional, si los funcionarios pasan a ocupar puestos profesionales.

b. Que el Departamento de Recursos Humanos no ordene reintegros de sumas pagadas hasta tanto el Consejo Institucional dictamine.

c. Que los casos pendientes sean resueltos una vez que se cuente con la normativa.

ch. Suspender, sin perjuicio de lo que decida el Consejo Institucional en definitiva, los beneficios que actualmente se pagan y que según criterio del Asesor Legal Externo no proceden.

ACUERDA:

a. Cuando el funcionario ingrese a un puesto profesional, se le aplicará la reglamentación correspondiente. La suma absoluta que se le ha venido pagando por concepto de escalafón no profesional y otros beneficios propios de los servidores no profesionales, se le mantendrá como una suma fija hasta tanto no ingrese al Régimen de Carrera Profesional.

b. El porcentaje salarial por antigüedad se ajustará al que corresponde en el sector profesional.

c. Este acuerdo tendrá vigencia a partir de su aprobación.

Sesión No. 1750/11, celebrada el 24 de marzo de 1994.

NOTA: Se toma nota para hacer la solicitud planteada por el máster Jofré al Departamento de Recursos Humanos e incluir en próxima agenda de este Consejo como punto la aprobación de el o los transitorios necesarios a este acuerdo.

Aprobar los siguientes transitorios al acuerdo del Consejo Institucional de Sesión No. 1750, Artículo 11, del 24 de marzo de 1994.

(Normas para aplicar cuando un funcionario no profesional pasa a ocupar un puesto profesional):

Artículos Transitorios

Transitorio 1

A aquellos funcionarios profesionales que a partir del 15 de mayo de 1993 se les suspendió o no se les otorgó todos o algunos de los beneficios propios de los servidores no profesionales, se les restituirá o retribuirá lo dejado de pagar por esos conceptos. En lo sucesivo se remuneran conforme se dispone en el Artículo 11 de la Sesión 1750 del Consejo Institucional.

Transitorio 2

Para aquellos servidores ubicados en la segunda categoría o superior del Régimen de Carrera Profesional, que aún mantienen beneficios salariales propios del sector no profesional, estos les serán absorbidos en dos tantos iguales en los próximos reajustes salariales por el incremento en el costo de vida.

Sesión 1759/9, del 19 de mayo de 1994. Gac. 65

Capítulo 1 CREACION Y FINALIDAD

Artículo 1

La Editorial Tecnológica de Costa Rica es una unidad dedicada a la edición de obras con el fin de difundir, bajo el concepto de extensión universitaria, el conocimiento científico, tecnológico y cultural necesario para el desarrollo de Costa Rica.

Artículo 2

Son fines generales de la Editorial:

a. Publicar obras de alta calidad sobre el campo científico y tecnológico.

b. Difundir ampliamente los resultados de alta calidad de la labor académica del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

c. Participar en la normalización de las labores de edición y publicación del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Artículo 3

Son funciones de la Editorial:

a. Estimular la localización y producción de obras relativas al campo de la ciencia y de la tecnología.

b. Editar, de acuerdo con las normas más aceptadas en la materia, obras relativas al campo de la ciencia y de la tecnología.

c. Apoyar en materia editorial a las dependencias del Instituto que lo requieran.

ch. Promover la distribución y uso de sus publicaciones en los ámbitos que corresponda.

Capítulo 2 ORGANIZACIÓN

Artículo 4

Para su funcionamiento la Editorial Tecnológica cuenta con:

a. El Consejo Editorial

b. La Administración Editorial

Artículo 5

El Consejo Editorial será independiente en el desempeño de sus funciones y sus resoluciones serán apelables ante el Consejo de Investigación y Extensión, de acuerdo con los Artículos 115 y 116 del Estatuto Orgánico.

Artículo 6

El Director de la Editorial Tecnológica será nombrado y removido por el Rector, a propuesta del Vicerrector de Investigación y Extensión del cual dependerá administrativamente en forma directa.

Artículo 7

“El Consejo Editorial estará integrado por los siguientes miembros:

a. Un funcionario de cada una de las Vicerrectorías del Instituto, nombrado por la comisión ad hoc, de entre los candidatos incluidos en ternas que le propongan los Consejos de Vicerrectoría respectivos, conformadas con base en los nombres de funcionarios que presenten los departamentos.

b. Una representación estudiantil del Instituto Tecnológico de Costa Rica, equivalente al 25% del total del órgano, nombrado por el mecanismo y para el período que defina el Estatuto de la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

c. Una persona de la Comunidad Nacional que no sea funcionario ni estudiante del Instituto, nombrada por la Comisión ad hoc, de entre los candidatos que se postulen, en un concurso externo. El Instituto reconocerá la dieta de ley por la participación de este miembro en las sesiones ordinarias del Consejo.

d. El Director de la Editorial fungirá como secretario del órgano

La Comisión ad hoc a que hace mención en los incisos a) y c) estará integrada por un miembro del Consejo Institucional, el Vicerrector de Investigación y Extensión y el Director de la Editorial.

Los miembros del Consejo elegirán de entre ellos mismos al Presidente.”

Sesión Ordinaria 3024, Artículo 8, del 31 de mayo de 2017.  Gaceta # 470, del 07 de junio de 2017

Artículo 8

Con excepción del Director de la Editorial y el representante estudiantil, los miembros del Consejo Editorial serán nombrados para períodos de dos años y podrán ser reelectos.

Artículo 9

Los miembros del Consejo Editorial que se vean imposibilitados de participar en este órgano, podrán ser sustituidos mediante el mismo mecanismo por el que fueron electos para completar el período.

Artículo 10

Los miembros funcionarios dispondrán por lo menos de dos hora por semana para cumplir con sus funciones en el Consejo Editorial.

Artículo 11

Los integrantes del Consejo Editorial tendrán los siguientes deberes:

a. Asistir a todas las sesiones que realice el Consejo Editorial, sean éstas ordinarias o extraordinarias.

b. Cumplir eficientemente con las tareas que le sean asignadas por el Consejo Editorial.

Artículo 12

La evaluación, en cuanto a sus funciones específicas, de los miembros funcionarios del Consejo Editorial estará a cargo del Presidente del órgano. La evaluación del Presidente corresponderá al Vicerrector de Investigación y Extensión.

Artículo 13

Serán funciones del Consejo Editorial:

a.Proponer al Consejo Institucional:

• la política en materia editorial en cuanto a producción, aprobación, distribución, promoción y precio de las publicaciones.
• la política sobre los beneficios que deben ser otorgados a los autores como reconocimiento a sus derechos.
• la política con respecto a la aprobación de series de publicaciones y a la autorización o la suspensión de ellas en forma temporal o definitiva.

Inciso modificado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3256, Artículo 11 del 23 de marzo del 2022.
Publicado en fecha 25 de marzo del 2022 mediante la Gaceta Número 891-2022 de fecha 24 de marzo del 2022. 

b.Proponer a los especialistas, de entre los cuales el Director de la Editorial designará a los que actuarán como lectores de los obras por publicar.

c. ch. Designar a los especialistas que actúen como traductores y editores de las obras por publicar.

d.Velar porque el nombre de la Institución no se comprometa en publicaciones no reglamentadas por la Editorial.

e.Analizar y aprobar el Plan de Trabajo de la Editorial.

f.Aprobar en primera instancia el anteproyecto de presupuesto anual de la Editorial.

g.Dirigir, orientar y fiscalizar la ejecución de la políticas en materia editorial.

h.Aprobar en primera instancia los contratos de edición, impresión y distribución de obras.

i.Autorizar el uso del sello de la Editorial.

j.Asesorar a los demás órganos del Instituto Tecnológico de Costa Rica en lo relacionado con materia editorial.

          k) Elaborar, aprobar y modificar sus normas internas de funcionamiento”
Inciso adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3250, Artículo 14, del 09 de febrero de 2022.  
Publicado en fecha 10 de febrero del 2022 mediante la Gaceta Número 878-2022 de fecha 10 de febrero del 2022.

         l) Aprobar la edición de las obras cuya publicación haya sido solicitada y que cumplan el procedimiento y los requisitos establecidos.

Inciso adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3256, Artículo 11 del 23 de marzo del 2022.
Publicado en fecha 25 de marzo del 2022 mediante la Gaceta Número 891-2022 de fecha 24 de marzo del 2022. 

Artículo 14

La Editorial, como unidad administrativa, depende directamente del Vicerrector de Investigación y Extensión. Para su funcionamiento cuenta con la Dirección Editorial y las áreas funcionales de Mercadeo y de Producción Editorial.

Artículo 15

Serán funciones de la Dirección Editorial:

a. Preparar y someter al Consejo Editorial el Plan Anual de Trabajo de la Editorial y el Anteproyecto de Presupuesto de Operación Anual. Asimismo presentar los informes que le sean solicitados por el Vicerrector de Investigación y Extensión.

b. Administrar el presupuesto asignado a la Editorial.

c. Administrar y supervisar el personal de la Editorial.

ch. Supervisar el proceso técnico de edición así como la demás labores propias de la Editorial.

d. Realizar los trámites y proponer al Consejo Editorial los términos de adjudicación de las licitaciones o contrataciones que le competen.

e. Determinar el costo y calcular el precio de venta de las obras con la asesoría del Departamento de Contabilidad.

f. Seguir lo lineamientos establecidos por el Consejo en materia editorial en cuanto a producción, distribución, promoción y precio de las publicaciones, así como los beneficios que por reconocimiento de los derechos de autor deban ser otorgados.

g. Ejecutar lo acordado por el Consejo Editorial en relación con la autorización y suspensión temporal o definitiva de publicaciones periódicas del Instituto.

h. Actuar como Secretario ejecutivo del Consejo Editorial.

i. Definir conjuntamente con el autor y los editores la estructura y condiciones formales de las obras por publicar.

Artículo 16

Serán funciones de la Sección de Producción Editorial:

a. Ejecutar las actividades y tareas enmarcadas dentro del diseño gráfico relacionadas con libros, revistas, afiches y otro tipo de material impreso requerido

b. Supervisar la correcta realización de los procesos técnicos: revisión y composición del texto, fotomecánica, impresión y encuadernación de las publicaciones autorizadas.

c. Cumplir otras funciones que les sean asignadas por la Dirección Editorial.

Artículo 17

Serán funciones de la Sección de Mercadeo:

a. Ejecutar todas las actividades y tareas correspondientes a la comercialización de las obras en sus aspectos de promoción, venta y distribución.

b. Ejecutar los trámites de cobro y liquidación de las ventas.

c. Llevar control, en coordinación con los Departamentos de Contabilidad y Financiero, de las ventas realizadas.

d. Mantener almacenadas y controladas la existencias de las publicaciones.

e. Cumplir otras funciones que le sean asignadas por la Dirección Editorial.

Capítulo 3 DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Artículos Transitorios

Transitorio 1 TRANSITORIO I

En un período no mayor de seis meses después de su instalación, el Consejo Editorial someterá al Consejo Institucional un proyecto de reglamento que norme lo relativo a las revistas especializadas del Instituto.

Transitorio 2 TRANSITORIO II

Para efectos de garantizar la transición gradual de los funcionarios internos que integren los Consejos Editoriales, por esta primera vez, dos de estos miembros seleccionados al azar, durarán en sus funciones un año.

Transitorio 3 TRANSITORIO III

El nuevo Consejo Editorial deberá instalarse dentro de los dos meses siguientes a la aprobación de ese Reglamento.

Transitorio 4 TRANSITORIO IV

El actual Consejo Editorial llevará a cabo los trámites necesarios para la instalación del nuevo Consejo para lo cual cada Vicerrectoría designará su representante.

(Aprobado por el Consejo Institucional, en Sesión No. 1218/1, celebrada el 8 de noviembre de 1983). Gac. 24

Capítulo 1: Funciones del director del centro academico

Artículo 1

Son funciones del Director del Centro Académico:

a. Coordinar las actividades del Centro Académico con el Vicerrector correspondiente.

b. Asumir, por delegación, funciones propias de los vicerrectores, directores de departamento o coordinadores de carrera.

c. Promover, en conjunto con la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, la realización de actividades de extensión.

ch. Coordinar con las instancias correspondientes, la selección, evaluación y promoción del personal a su cargo.

d. Evaluar con los directores o coordinadores de las carreras que se ofrecen en el Centro Académico, el apoyo logístico que se les ha brindado para el logro de sus objetivos.

e. Coordinar con los directores o coordinadores de las carreras que se ofrecen en el Centro Académico, el apoyo logístico que requieran.

f. Servir de medio de comunicación entre el Centro Académico y las demás dependencias institucionales.

g. Ejercer acción disciplinaria sobre los funcionarios a su cargo.

h. Propiciar, mediante el adecuado aprovechamiento de los recursos institucionales, la creación y mantenimiento de las facilidades necesarias para la correcta ejecución de las labores del Centro Académico.

i. Velar porque se cumplan todos los servicios de asistencia a los estudiantes del Centro Académico.

j. Favorecer el desarrollo de programas en las áreas cultural, social y deportiva, dirigidos tanto a la formación y recreación de estudiantes y funcionarios del Centro Académico como a la integración con la comunidad.

k. Facilitar la comunicación para la solución de los problemas estudiantiles del Centro Académico.

l. Planear, dirigir y evaluar otras actividades de las unidades a su cargo.

m. Cumplir las disposiciones del Rector, del Consejo Institucional y de la Asamblea Institucional que le competan.

n. Representar al Rector, cuando este lo solicite.

ñ. Asistir al Rector en el área de su competencia.

o. Formar parte del Consejo de Rectoría.

p. Proponer al Consejo Institucional, por medio del Rector y de acuerdo con la experiencia generada en el Centro Académico, las reformas que estime convenientes al Estatuto Orgánico y a los Reglamentos.

q. Nombrar y remover por causas graves o cuando incurran en acciones u omisiones inconvenientes o perjudiciales para los intereses institucionales, o del órgano que dirigen, a los coordinadores de las unidades que, de acuerdo con la estructura organizacional, dependen en forma directa del Director del Centro Académico y cuyo nombramiento no sea realizado por Asamblea Plebiscitaria.

Inciso agregado en Sesión Ordinaria No. 3090, Artículo 10, del 04 de octubre de 2018.  Gaceta No. 527, del 05 de octubre de 2018.

Capítulo 2: Funciones del consejo de centro

Artículo 2

Son funciones del Consejo de Centro:

a. Asesorar al Director en el área de su competencia.

b. Servir como medio de coordinación de las actividades del Centro Académico.

c. Colaborar con el Director en la planeación de las actividades y requerimientos del Centro.

ch. Evaluar el logro de las metas anuales del Centro Académico.

Aprobado por el Consejo Institucional en Sesión NO. 1426, Artículo 12, del 25 de febrero de 1988.

Capítulo 3: Misión del centro académico

La misión del Centro Académico de San José es la de facilitar al Instituto Tecnológico de Costa Rica el desarrollo de actividades de docencia, investigación y extensión. Debe promover actividades de extensión que contribuyan al acercamiento con el sector productivo nacional y con instituciones nacionales e internacionales.

Aprobado por el Consejo Institucional en Sesión No. 1424, Artículo 7 del 11 de febrero de 1988