Reglamento de Proyectos de Graduación de la Maestría en Administración de la Ingeniería Electromecánica

El presente reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los involucrados en el proceso del curso en donde se desarrollará el Trabajo Final de Graduación del Programa de Maestría en Administración de la Ingeniería Electromecánica, con sus dos énfasis, carrera perteneciente a la Escuela de Ingeniería Electromecánica.

CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Tipo de reglamento

Este es un reglamento de carácter específico.

Artículo 2. Alcance

Rige para los docentes y estudiantes que participan en la guía y desarrollo de los trabajos finales de graduación (TFG), como condición para obtener el grado de Maestría en Administración de la Ingeniería Electromecánica (MAIE) en adelante el Programa, en sus dos énfasis, de la Escuela de Ingeniería Electromecánica del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Artículo 3. Objetivo

Regular los procesos de planeación, ejecución, control y evaluación del Proyecto de Graduación del Programa de Maestría en Administración de la Ingeniería Electromecánica (MAIE), de la Escuela de Ingeniería Electromecánica del Instituto Tecnológico de Costa Rica. 

Artículo 4. Marco Jurídico

1. Estatuto Orgánico del ITCR.

2. Reglamento de Trabajos Finales de Graduación del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR).

3. Reglamento del Régimen de Enseñanza Aprendizaje.

CAPITULO II. MARCO CONCEPTUAL

Artículo 5. Definiciones

Comisión de Maestría: es el órgano transitorio encargado de aprobar o rechazar el anteproyecto previo análisis detallado del documento.

Coordinador Unidad de Posgrado: es la persona electa a través de una Asamblea Plebiscitaria del Departamento, responsable del programa de posgrado cuyas funciones se estipulan en el Estatuto Orgánico.

Estudiante: Son los miembros de la comunidad institucional que reciben formación mediante su participación en programas académicos, culturales y deportivos que desarrolla el Instituto. 

El estudiante de Proyecto Final Graduación: es un estudiante del Programa que cuenta con los requisitos para el desarrollo del proyecto final de graduación y que cuenta con el aval de la Comisión de Maestría.

Profesor Asesor: es un profesor del Programa al cual se le ha asignado la orientación, supervisión, evaluación y asesoría académica del estudiante que ha matriculado el Proyecto.

Profesor Lector: es un profesor del Programa al cual se le ha asignado la lectura, evaluación y asesoría académica del estudiante que ha matriculado el Proyecto.

Tribunal Examinador: grupo de tres profesores del Programa en el cual se incluyen a los profesores lectores, al cual se le asigna la responsabilidad de la evaluación de la presentación del TFG, del estudiante que ha matriculado el Proyecto. 

Proyecto de Graduación: es una actividad teórica-práctica dirigida al análisis e investigación un problema, su evaluación y propuesta de solución y/o la ejecución de éste, mediante el uso de modelos u otros medios adecuados aprendidos en el Programa. 

Capítulo III. Objetivos y Administración de los Trabajos Finales de Graduación (TFG)

Artículo 6. Objetivo del TFG

El objetivo del Proyecto del TFG es desarrollar una investigación en la que el estudiante pueda aplicar su capacidad creativa y de aplicación de conocimientos para plantear soluciones integrales (ingeniería y gestión) a problemas que limitan el desarrollo productivo directa e indirectamente en una empresa, buscando nuevo conocimiento o nuevas formas de solución al problema dado.

Artículo 7: Conformación de la Comisión Evaluadora del Anteproyecto

La Comisión estará integrada por:

• El Coordinador de la Unidad del Posgrado quien la preside.

• Los profesores nombrados por el Consejo de Escuela y que forman parte del Consejo de Unidad.

• La Comisión podrá apoyarse, en profesionales expertos en temas de diversas disciplinas, que asesoren en este proceso, cuando las condiciones lo ameriten.

Artículo 8: Conformación de la Comisión evaluadora del Proyecto (TFG)

La comisión evaluadora estará conformada de la siguiente manera:

1. Los funcionarios del sector docente designado por el Consejo de Unidad de Posgrado de la Escuela como Asesores.

2. Los funcionarios del sector docente designado por el Consejo de Unidad de Posgrado de la Escuela como Lectores.

3. Los funcionarios del sector docente designado por el Consejo de Unidad de Posgrado de la Escuela como Tribunal Examinador.

4. El Coordinador de la Unidad interna de Posgrado, quien está encargado de la entrega final del Acta.

Artículo 9: De las responsabilidades de Coordinación del Programa

La Coordinación del Programa, tiene como responsabilidad:

• La aplicación y establecimiento de procedimientos relacionados con los procesos de empadronamiento, matrícula, actas de notas, títulos, asignación de profesores.

• Seleccionar al Asesor considerando el perfil profesional del Profesor y del proyecto.

• Nombrar los lectores de los TFG.

• Realizar la programación de las actividades relacionadas con los TFG y velar por su cumplimiento.

• Realizar la programación de las actividades relacionadas con los TFG y velar por su cumplimiento.

• Procesar todas las rúbricas de evaluación para conformar la nota final del proyecto de graduación, de todos los estudiantes de Proyecto Final Graduación matriculados en el periodo.

• Reportar y Firmar el Acta de calificación final.

• Velar porque todos los TFG se desarrollen de acuerdo a la normativa vigente.

• Elaborar y firmar las notas de agradecimiento a las empresas o instituciones participantes en los TFG.

• Cuando sea posible; generar opciones de vinculación con empresas o instituciones para desarrollar los TFG.

• Cualquier otro punto que se considere necesarios para el buen desarrollo del proyecto TFG.

Artículo 10. Evaluación y aprobación del Tema del Proyecto TFG

El estudiante deberá presentar la solicitud de evaluación y aprobación de Tema de Proyecto, en el ante-proyecto, para iniciar con el proceso de Proyecto de Graduación. Si este documento no está completo según los lineamientos establecidos, no será recibido.

Artículo 11. Del Tribunal Examinador para la presentación del proyecto TFG

El Tribunal Examinador para la presentación del proyecto estará integrado por dos docentes lectores y un profesor adicional del Programa. Dentro de la conformación de esta terna deberá estar incluido el Coordinador de la Unidad y/o un profesor miembro del Consejo de Unidad. El Director de la Escuela puede participar como invitado. 

CAPITULO IV. DE LOS REQUISITOS DE MATRÍCULA DEL TFG

Artículo 12. Requisito Trabajo Final de Graduación

Los requisitos que debe cumplir el estudiante es haber cursado y ganado todas las materias del plan de estudios del Programa, y que haya sido aceptada su propuesta de anteproyecto por la Comisión Evaluadora del Anteproyecto.

Artículo 13: Número de estudiantes por TFG

• El Proyecto debe ser realizado en forma individual. 

• La Comisión podrá autorizar la realización de un Proyecto en grupo cuando claramente se justifique la necesidad de una participación multidisciplinaria con clara delimitación de las labores de cada estudiante.  

Artículo 14.  Solicitud de anteproyecto

• El estudiante deberá presentar por escrito a la Comisión, a través de la Asistente Administrativa del Programa, la “Solicitud de anteproyecto” en el formato respectivo aprobado por el Consejo de Unidad de Posgrado de Electromecánica para tal fin.

El documento deberá contener:

a. Nombre del proyecto y datos del estudiante. 

b. Antecedentes: Definición detallada del problema

c. El problema y la propuesta de solución.

d. Objetivos del Proyecto (general y específicos).

e. Metodología.

f. Cuadro resumen que indica el objetivo específico, las actividades asociadas a cada objetivo y el producto esperado de cada objetivo.

• La solicitud del anteproyecto deberá entregarse en la fecha dispuesta en el Cronograma del Proyecto de Graduación correspondiente al siguiente periodo en el cual será realizado el proyecto por parte del estudiante. 

• Este Cronograma debe ser realizado y revisado por la Coordinación y aprobado posteriormente por el Consejo de Unidad de Posgrado de la Escuela de Ingeniería Electromecánica, antes de difundir su información al estudiante que aspira a realizar proyecto de graduación en el siguiente proceso. 

• La ofertar en matrícula del proyecto de graduación se limita a dos posibilidades por año, siempre y cuando se tengan candidatos. 

• La Comisión contará con 10 días hábiles como máximo, para avalar o rechazar la propuesta de anteproyecto. Si el tema es avalado por la Comisión, se le otorgará al estudiante fecha y hora para una entrevista de presentación el anteproyecto. Por el contrario, si el tema de anteproyecto es rechazado por la Comisión, el estudiante deberá replantearlo y presentarlo de nuevo como si fuese la primera vez.

Artículo 15. De las modificaciones en la presentación del anteproyecto

Si la Comisión solicita modificaciones a la presentación del anteproyecto, el estudiante contará con 6 días naturales como máximo para mostrar las mejoras. Las decisiones de la Comisión en lo referente a Proyectos de Graduación se tomarán por mayoría simple. 

Artículo 16. Cronograma TFG

El Asesor y el estudiante en conjunto deberán presentar al Coordinador, un cronograma detallado de la forma en que se llevará a cabo el proceso de orientación y asesoría, 15 días hábiles contados a partir de la confirmación del profesor asesor. Este debe incluir las fechas de las reuniones, entrega de los avances y los capítulos que se contemplan en cada uno. El Coordinador deberá supervisar el acatamiento o cumplimiento de estas disposiciones.

Artículo 17. Entrega del documento final del proyecto

El estudiante contará con tres periodos para entregar su proyecto de graduación. 

Contará con 8 días naturales para entregar al profesor asesor el borrador con las observaciones emanadas por los lectores y el tribunal examinador.

Deberá enviar el documento de proyecto para ser evaluado por un(a) filólogo(a) y adjuntar la carta del filólogo(a) que certifica la revisión.

Entregará al Coordinador el documento final de su proyecto de graduación, incluyendo la nota de aval del Profesor Asesor, que autoriza la conclusión del proyecto.  La fecha de entrega del documento final, debe coincidir con la fecha aprobada en el Cronograma Proyecto de Graduación, correspondiente del periodo en curso. 

Artículo 18. De la prórroga del proyecto TFG

Si el proyecto no ha sido terminado en el tiempo indicado, el estudiante podrá presentar ante el Coordinador, una solicitud de prórroga con el visto bueno del profesor asesor, donde se justifique el atraso. 

La Comisión valorará y determina el grado de avance del Proyecto y con el criterio del profesor asesor podrá dar una única prórroga, de tres periodos adicionales, si procede la justificación. El estudiante deberá cancelar un recargo adicional de un 50% del pago del proyecto de graduación sí se le aprueba la prórroga. 

Si la prórroga es rechazada por la Comisión, el estudiante debe volver a presentar otro tema de Proyecto, o si se otorga y el estudiante al terminar ésta aún no ha concluido, deberá inscribir un nuevo tema y reiniciar el proceso, lo que implica un nuevo pago de los créditos correspondientes.

Artículo 19. Reporte de notas de actas 

Al concluir el primer periodo, en la realización del proyecto, el profesor asignado de reportar las notas en el sistema de actas, deberá reportar un IN, a todos los estudiantes matriculados con el Proyecto de Graduación y justificar por el mismo sistema la fecha de finalización de cada estudiante. Una vez alcanzada la fecha de finalización (tres periodos efectivos sin prorroga o seis periodos efectivos con prórroga) es obligación del profesor asignado al curso reportar la nota definitiva, de cada estudiante matriculado en el Proyecto de Graduación, en el sistema de actas de la Institución.

CAPITULO V. DE LA EVALUACION

Artículo 20.  Del asesor del TFG

Una vez aprobado el tema de Proyecto, el Coordinador seleccionará al Asesor considerando el perfil profesional del Profesor y del proyecto.

Artículo 21. Contenido del TFG

El contenido del proyecto final, debe ser enfocado al área de gestión de proyectos, el cual debe oscilar entre un 50% y 70%. Los demás aspectos del proyecto corresponderán a un componente de ingeniería aplicada.  El Profesor asesor orientará al estudiante en el cumplimiento del mismo.

Artículo 22.  De los avances del TFG

El estudiante enviará a los profesores lectores asignados, dos avances de lectura, según la fecha programada en el Cronograma Proyecto de Graduación, correspondiente del periodo en curso.  

Artículo 23.  Evaluación de los lectores

Los lectores deberán notificar por escrito, al profesor asesor las observaciones del documento revisado. Los lectores y profesor asesor, deberán estar de acuerdo con las observaciones, y contarán con 8 días naturales para notificar al estudiante de las mismas.

Artículo 24. Del Tribunal Evaluador de la presentación del proyecto TFG

El Tribunal Evaluador estará integrado por: 

• El Coordinador del Programa o Profesor del Consejo de Unidad de Posgrado de la Escuela (quien lo presidirá), 

• Los dos profesores lectores del proyecto.  

• De ser necesario se podrá contar con la participación de un cuarto miembro como jurado, si la comisión de posgrado lo considera necesario.

• El Director de Escuela puede ser invitado como parte del tribunal evaluador.

Artículo 25. Le corresponde al Tribunal Evaluador de la presentación del TFG

Corresponderá al Tribunal: 

• El presidente del Tribunal Evaluador hará la presentación correspondiente y le indicará al candidato que dispone de un máximo de 20 minutos para su presentación y le comunicará al público cuando pueden plantear sus preguntas o comentarios.

• Plantear las preguntas u observaciones al candidato, transcurrida la presentación.

• Una vez finalizado el período de preguntas, el tribunal se retirará a deliberar por un espacio máximo de 30 minutos con el fin decidir la nota del proyecto final de graduación. 

• Entregar al estudiante la nota final de la presentación del proyector de TFG que se registrará en la rúbrica “Evaluación de la exposición del Proyecto”. 

 Artículo 26. De la presentación del proyecto TFG

La presentación del Proyecto Final de Graduación:

• Se realizará según la fecha programada en el Cronograma Proyecto de Graduación, correspondiente del periodo en curso.

• La presentación del Proyecto Final de Graduación el estudiante debe hacerlo de forma presencial en la Institución ante el tribunal evaluador asignado. 

• Se permitirá hacer la presentación utilizando tecnologías de información de una manera virtual sincrónica si existe razones que lo ameriten y el Consejo de Unidad lo aprueba. La programación de la presentación con tecnologías de información deberá ser seleccionada y programada por el presidente del tribunal evaluador.

• Las observaciones expuestas en la presentación del proyecto, deberán ser aplicadas por el estudiante en el documento final, y será su responsabilidad aplicarlas.

• El estudiante debe entregar en un archivo digital el documento en su versión aprobada de su Proyecto Final de Graduación (firmado por el profesor asesor y lectores) a más tardar el último día de entrega de actas del Periodo en cuestión donde se reportará la nota, dicha fecha está debidamente identificada en el Cronograma Proyecto de Graduación, correspondiente del periodo en curso.

Artículo 27. Redacción del artículo del proyecto TFG 

El estudiante deberá redactar un Artículo como producto de su Trabajo Final de Graduación, según los lineamientos aprobados por el Consejo de Unidad de Posgrado. Este documento debe ser enviado a su Profesor Asesor y el mismo es requisito para realizar la exposición.

Artículo 28. De la Calificación

La calificación se asignará de la siguiente manera:

El estudiante que no alcance la nota mínima de aprobación en el proyecto de graduación y que contará con un promedio ponderado del periodo inferior a 80, quedará separado del programa tal como lo estipula el Reglamento Académico de Programas de Maestría del Instituto Tecnológico de Costa Rica, en el Capítulo 6 “Promoción, Tesis y Reconocimientos”.

CAPÍTULO VI. DE LAS DISPOSICIONES FINALES

Artículo 29. Vigencia del reglamento

Este reglamento será revisado al menos cada 2 años o cuando así se requiera. Rige a partir de su aprobación por parte del Consejo de Unidad de Posgrado de la Escuela de Ingeniería Electromecánica.

Artículo 30. Aspectos no contemplados en este reglamento

Cualquier situación no contemplada en este reglamento será resuelta por el Consejo de Unidad.  

CAPÍTULO VII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Transitorio I

Los lineamientos para la presentación del Artículo 27, redacción del artículo del proyecto TFG deberá estar actualizado a la situación actual y aprobado por el Consejo de Unidad de Posgrado.

Aprobado por el Consejo de Unidad de Posgrado de la Escuela de Ingeniería Electromecánica, Sesión Ordinaria Número 09-2021 del 17 de setiembre del 2021.

Publicado en fecha 16 de noviembre del 2021 mediante la Gaceta Número 847-2021 del 16 de noviembre del 2021. 

REGLAMENTO INTERNO DE FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DE ESCUELA DE AGRONEGOCIOS

Contenido

Capitulo I. Disposiciones generales 4

Artículo 1. Del tipo de Reglamento 4

Artículo 2. Del alcance del reglamento 4

Artículo 3. Objetivo 4

Artículo 4. De las definiciones 4

Capítulo II. Integración del Consejo de Escuela y sus funciones 6

Artículo 5. Integración del Consejo de Escuela 6

Artículo 6. Sustitución de la Presidencia 7

Artículo 7. De las funciones del Consejo de Escuela 7

Capítulo III. Responsabilidades 7

Artículo 8. Responsabilidad de la persona que ocupe la Dirección de Escuela 7

Artículo 9. Responsabilidades de la Presidencia del Consejo. 8

Artículo 10. Responsabilidades de la Secretaría de Consejo de Escuela 8

Artículo 11. Responsabilidades de los Integrantes del Consejo 9

Artículo 12. Derechos de los integrantes del Consejo de Escuela 9

Capítulo IV. Las sesiones en forma plenaria y consulta formal, las convocatorias, el cuórum y la agenda. 10

Artículo 13. Prioridad de las sesiones del Consejo de Escuela 10

Artículo 14. Modalidad de las sesiones del Consejo de Escuela 10

Artículo 15. Sesiones plenarias presenciales o con telepresencia 10

Artículo 16. Modalidad de las sesiones plenarias 10

Artículo 17. Cuórum 10

Artículo 18. Convocatoria a las sesiones ordinarias 10

Artículo 19. Orden del día en las sesiones ordinarias 11

Artículo 20. Orden del día en las sesiones extraordinarias 11

Artículo 21. Cronograma de las sesiones ordinarias 11

Artículo 22. Solicitudes de punto para dictamen. 11

Artículo 23. Rechazo de puntos de dictamen propuesto por personas miembros del Consejo de Docencia. 12

Artículo 24. Privacidad de las sesiones. 12

Artículo 25. Solicitudes de convocatoria 12

Artículo 26. Actas de las sesiones. 12

Artículo 27. Numeración de las sesiones. 13

Artículo 28. Registro de ingreso y salida de las sesiones. 13

Artículo 29. Ausencia a las sesiones 13

Artículo 30. Control de asistencia. 13

Capítulo V. Debates, mociones, votaciones y acuerdos 13

Artículo 31. Solicitud del uso de la palabra. 13

Artículo 32. Uso de la palabra 13

Artículo 33. Tipos de moción en el transcurso de la sesión. 14

Artículo 34. Moción de fondo 14

Artículo 35. Procedimientos para presentar moción de fondo. 14

Artículo 36. Moción de orden. 14

Artículo 37. Propósitos de una moción de orden 14

Artículo 38. Tipos de votaciones. 15

Artículo 39. Votaciones públicas 15

Artículo 40. Votaciones secretas en sesiones mediante telepresencia. 15

Artículo 41. Votaciones secretas en sesiones plenarias presenciales. 15

Artículo 42. Disposiciones para las votaciones en sesiones mediante telepresencia. 16

Artículo 43. Empates en votaciones públicas 16

Artículo 44. Empates en votaciones secretas 16

Artículo  45 . Mecanismo de votación para nombramientos en concursos de antecedentes internos y externos 17

Artículo 46. Conteo de votos. 17

Artículo 47. Acuerdos 17

Artículo 48. Firmeza de acuerdo 18

Artículo 49. Firmeza de un acuerdo en procesos de elección, nombramiento, resolución de apelación o personas 18

Artículo 50. Comunicación de acuerdos. 18

Artículo 51. Obligatoriedad de permanencia durante las votaciones 18

Capítulo VI. Las sesiones en consulta formal, las convocatorias, el cuórum y la agenda. 18

Artículo 52. Sesiones por consulta formal. 18

Artículo 53. Plazos para la convocatoria a Consejos Escuela formales. 18

Artículo 54. Convocatoria a consejo por consulta formal. 19

Artículo 55. Votaciones públicas mediante consulta formal 19

Artículo 56. Votaciones secretas mediante consulta formal 19

Artículo 57. Solicitud de convocatoria a consejo por consulta formal. 19

Artículo 58. Respuesta a solicitudes de convocatoria a consulta formal. 20

Artículo 59. Firmeza de los acuerdos. 20

Artículo 60. Documentación para la sesión 20

Artículo 61. Sobre los acuerdos a tomar 20

Artículo 62. Mecanismos de votación en las consultas formales 21

Artículo 63. Sobre las votaciones secretas en consultas formales 21

Artículo 64. Firmeza de los acuerdos durante consultas formales 21

Artículo 65. Actas de las sesiones 22

Artículo 66. Comunicación de los resultados obtenidos en la consulta formal 22

Capítulo  VII. Organización 22

Artículo 67. Tipo de Comisiones 22

Artículo 68. Tipos de Comisiones permanentes 22

Artículo 69. Tipo de Comisiones Temporales 23

Artículo 70. Conformación de las comisiones temporales 23

Artículo 71. Integración de las comisiones y presentación de informes 23

Artículo 72. Presentación de informes 23

Artículo 73. Nombramiento de coordinador 23

Artículo 74. Funciones del coordinador de comisiones. 23

Capítulo VIII. Disposiciones Finales 24

Artículo 75. Recursos ante acuerdos. 24

Artículo 76. Revisión del Reglamento 24

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

REGLAMENTO INTERNO DE FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DE ESCUELA DE AGRONEGOCIOS

Capitulo I. Disposiciones generales

Artículo 1. Del tipo de Reglamento

El reglamento es de tipo específico del Consejo de la Escuela de Agronegocios. 

Artículo 2. Del alcance del reglamento

Este Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los miembros del Consejo de Escuela.  

Artículo 3. Objetivo

Normar el funcionamiento del Consejo de Escuela, tanto de las sesiones plenarias como las realizadas por consulta formal. Regula la participación de sus integrantes durante las sesiones del mismo y en las labores especiales que les sean encomendadas. Además, establece la figura de comisiones para que coadyuven en la toma de decisiones por parte del Consejo, procurando el buen desempeño en el cumplimiento de sus obligaciones.

Artículo 4. De las definiciones

Asuntos día: Sección de la agenda del Consejo de Escuela asignado para discutir asuntos de interés sobre los cuales el Consejo de Escuela debe adoptar acuerdos concretos.

Asuntos de investigación, extensión y vinculación en general: Sección de la agenda del Consejo de Escuela asignado para presentar informes sobre actividades de investigación, extensión, representación en órganos externos, participación en eventos como congresos, simposios, pasantías, actividades de venta de servicios y otros mecanismos de vinculación que por su importancia y razones de seguimiento que ameriten un espacio diferente al de asuntos varios

Quórum: Sección de la agenda del Consejo de Escuela dedicado para verificar la       cantidad mínima de miembros del consejo para poder sesionar según lo establecido en el Estatuto Orgánico.

Aprobación de agenda: Consentimiento acerca de los temas y el orden en que se discutirán durante la sesión del Consejo.

Aprobación de actas anteriores: Acta(s) de sesión(es) anterior(es) serán revisadas y aprobadas en este espacio del Consejo.

Correspondencia: Sección de la agenda del Consejo de Escuela asignado para hacer revisión de comunicados emitidos a nivel institucional y que están relacionadas con aspectos administrativos o académicos vinculados con el quehacer de la Escuela. También, documentación emitida por la Escuela sobre asuntos institucionales.

Comisiones Permanentes: Están conformadas por miembros del Consejo con el objetivo de revisar, supervisar y apoyar temas específicos de la Escuela. Son comisiones nombradas que por la naturaleza periódicamente de los temas que abordan, se requieren constantemente.

Las comisiones temporales; son comisiones conformadas por los miembros del consejo con un objetivo específico de la Escuela que el consejo le asigne 

Informes:  Sección de la agenda del Consejo de Escuela asignado para informar sobre aspectos vinculados con el quehacer académico de la Escuela. En este espacio se da seguimiento de acuerdos, planificación y administración de programas de la Escuela, equipamiento, asuntos de presupuesto, entre otros.

Propuesta base: propuesta formulada originalmente con miras a tomar un acuerdo sobre un punto que se va a conocer, discutir y votar en la sesión

Moción de fondo: es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.

Moción de forma: Una moción de forma es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.

Moción de orden:  La moción de orden será aquella cuyo propósito modificar el orden de la agenda 

Moción de revisión: Serán mociones de revisión aquellas mociones tendientes a modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.

Debate: Espacio de la sesión del Consejo de Escuela para discutir los asuntos de interés sobre los cuales, este debe adoptar acuerdos concretos. 

Sesión con telepresencia: se refiere a toda sesión que este mediada a través de alguna plataforma tecnológica, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del Consejo de Escuela se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar donde se encuentra el anfitrión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado. Durante el desarrollo de la sesión por telepresencia se deben respetar los principios de simultaneidad, integridad y deliberación. Deberá permitir la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, además, deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado, y la grabación se considerará como parte del acta y su custodia se regirá por las disposiciones institucionales de archivo.

Simultaneidad. este principio implica que las personas que integran el Consejo de Escuela deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a este. Lo anterior implica que todas las personas integrantes de dicho Consejo sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a la toma de decisiones. Es decir, las personas integrantes del Consejo de Escuela deben concurrir en tiempo y lugar (para el caso de las sesiones virtuales, la sala virtual).

Deliberación: Principio que implica la toma de decisiones, Es el intercambio de opiniones y en el debate que ayuda a la toma de decisiones 

Intervención: Principio que implica que las personas participantes puedan participar en la deliberación tomándose los controles adecuados para la asignación y uso de la palabra.  

Integridad: Principio que implica que la plataforma tecnológica permita la plena identificación de todos integrantes que intervienen, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.

Plataforma Tecnológica: Herramienta o medio de comunicación tecnológico que habilita la realización de sesiones remotas a nivel Institucional y que se encuentra debidamente aprobado por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información (DATIC) para tal fin. 

Recurso de revisión: proceso impugnativo de carácter excepcional, cuyo objetivo primordial es que se declare la nulidad del procedimiento.

Sesión presencial: Se refiere a la asistencia o participación de los miembros en las sesiones del Consejo de la Escuela mediante presencia física. 

TFG: Trabajo Final de Graduación 

Varios: es aquel espacio que tienen los miembros del Consejo de Escuela  para dar a conocer asuntos de su interés. Por tener un propósito informativo, no se toman acuerdos en este punto de la agenda.

Voto: Manifestación directa y no delegada de la opinión, del parecer o de la voluntad de cada una de las personas que conforman el Consejo de Escuela  para aprobar o rechazar una propuesta, otorgar un aval o para elegir a una persona. Esta manifestación puede realizarse según las siguientes formas: a favor, en contra, abstención, nulo y en blanco.

Voto público: Votación en la que es posible asociar a la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.

Voto Secreto: Votación en la que se imposibilita la asociación de la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.

Votación calificada: Una votación calificada es aquella en la que se necesita de al menos las dos terceras partes del total de los miembros del Consejo de Escuela para tomar un acuerdo.

Capítulo II. Integración del Consejo de Escuela y sus funciones 

Artículo 5. Integración del Consejo de Escuela

El Consejo de Escuela estará integrado de la siguiente manera:

a. El Director de Escuela, quien lo preside. 

b. Los profesores de la Escuela nombrados por una jornada laboral de  medio tiempo o más (igual o mayor a 20 horas semanales). 

c. Una representación estudiantil correspondiente al 25% del total de miembros del Consejo de Escuela, nombrada por el mecanismo establecido en el Estatuto de la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica 

d. Un representante de los funcionarios administrativos de la escuela siempre que su número sea igual o superior a tres funcionarios administrativos. Los funcionarios administrativos definirán quien los representa en el Consejo de Escuela y el período de ese nombramiento y así lo comunicarán al Consejo de escuela.

e. Un representante de los egresados de la carrera respectiva, quien participará con voz y voto. Este egresado no podrá ser funcionario del Instituto y será elegido por períodos de dos años con posibilidad de una única reelección consecutiva, por la asociación de egresados de su carrera o por la Federación de Egresados del Instituto Tecnológico de Costa Rica, en caso de que aquella no esté constituida. 

Artículo 6. Sustitución de la Presidencia 

En caso de ausencia de la presidencia del Consejo de Escuela, puede ser sustituida por una persona miembro de consejo que designe. 

Cuando se presente una situación imprevista, que inhabilite temporalmente al Director de la Escuela  a presidir el consejo y no pueda nombrar una persona sustituta, el Consejo de Escuela elegirá a una persona en la presidencia interina de entre los integrantes del Consejo de Escuela , para lo cual será convocado y presidido por la persona de mayor edad.

Artículo 7. De las funciones del Consejo de Escuela 

El Consejo de Escuela de Agronegocios tendrá las funciones establecidas en el Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Capítulo III. Responsabilidades 

Artículo 8. Responsabilidad de la persona que ocupe la Dirección de Escuela

Son responsabilidades de la Dirección de Escuela, además de las establecidas en el Estatuto Orgánico del ITCR y sus reformas , las siguientes:

a. Convocar a sesiones del Consejo de Escuela, ordinarias y extraordinarias, en forma plenaria o por consulta formal, por iniciativa propia o cuando, al amparo del artículo 55 del Estatuto Orgánico, reciba la solicitud del 25% de sus miembros, siempre y cuando al menos el 50% de los solicitantes sean profesores.

b. Para sesiones ordinarias, se deberá convocar y además dar a conocer, con al menos dos días hábiles de anticipación, la agenda y los documentos por discutirse en la sesión y con, al menos, 24 horas de anticipación, en caso de sesiones extraordinarias, sean en forma plenaria o por consulta formal. La convocatoria, en todos los casos, se hará por medios electrónicos. Los demás documentos serán distribuidos utilizando los medios electrónicos institucionales.

c. Comunicar y ejecutar los acuerdos del Consejo, según lo establece este reglamento.

Artículo 9. Responsabilidades de la Presidencia del Consejo.      

Corresponde a quien preside el Consejo de Escuela:

a. Velar por la veracidad de las actas.

b. Velar por el cumplimiento del presente reglamento.

c. Someter a votación la agenda en el caso de sesiones ordinarias. 

d. Dirigir la sesión de acuerdo con la agenda aprobada.

e. Conceder la palabra en el orden solicitado.

f. Someter a votación los asuntos y anunciar, en la misma sesión, las decisiones adoptadas.

g. Abrir y levantar la sesión, así como decretar recesos cuando lo estime necesario.

h. Dar por agotada la discusión

i. Recibir mociones, ordenarlas y presentarlas al Consejo.

j. Firmar las actas de las sesiones de Consejo que haya presidido, una vez que han sido aprobadas.

k. Comunicar y ejecutar los acuerdos del Consejo, según lo establece este reglamento.

Artículo 10. Responsabilidades de la Secretaría de Consejo de Escuela 

Son funciones de quien ejerce las labores de secretaría:

a. Asistir presencial o mediante telepresencia a las sesiones de Consejo.

b. Redactar un borrador del acta de cada sesión.

c. Llevar el control de las votaciones.

d. Tomar el acta de la sesión.

e. Llevar el control de la asistencia.

f. Controlar el uso de la palabra, solicitud y tiempo.

g. Llevar el control del cuórum.

h. Recibir las mociones y tramitarlas ante la presidencia del consejo 

i. Llevar un control de acuerdos tomados por el Consejo de Escuela.

j. Custodiar los documentos de las sesiones.

k. Grabar las sesiones del Consejo 

l. Conservar en orden, custodiar y proteger las actas, grabaciones y demás documentos de las sesiones.

m. Firmar junto con la presidencia el acta una vez aprobada 

n. Cualquier otra función que el Consejo de Escuela le asigne y que esté dentro de sus competencias

Las labores de secretaría serán ejercidas por el o la secretaria de la Escuela. En su ausencia sus funciones serán asumidas por la persona que el presidente del consejo lo designe en el acto.

Artículo 11. Responsabilidades de los Integrantes del Consejo 

Es responsabilidad de cada integrante del Consejo de Escuela:

a. Asistir puntualmente ya sea de forma presencial o mediante telepresencia y permanecer durante toda la sesión del Consejo.

La asistencia presencial y la participación mediante la telepresencia tienen la misma validez, siempre que se utilicen los medios tecnológicos apropiados para garantizar la simultaneidad, que permitan la intervención, la integridad, la deliberación y la participación en la toma de decisiones del órgano en tiempo real y cuente con el permiso u autorización de quien preside el órgano colegiado.

En caso que una persona integrante del Consejo (docente o estudiante), incurra en ausencia total o parcial a la sesión del Consejo por motivo de fuerza mayor sin previo aviso, deberá justificar su ausencia formalmente ante director de la Escuela , por escrito, en un plazo máximo de tres días hábiles, contados a partir del día en que cese la causa.

Solo se justificarán ausencias o retiros de las sesiones de Consejo por motivos médicos o de naturaleza absolutamente excepcional. En caso de no presentarse la justificación o de no ser aceptada, corresponde al director de la Escuela o a las instancias correspondientes tomar las medidas disciplinarias del caso, ajustado a lo que establece el artículo 59 del Estatuto Orgánico, y según el capítulo VIII de la Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas. 

b. Analizar la documentación que sea distribuida con ocasión de una convocatoria a sesión de Consejo.

c. Ejecutar las funciones que el Consejo le encomiende

d. Conocer y analizar los temas a tratar antes de la sesión. 

Artículo 12. Derechos de los integrantes del Consejo de Escuela

Las personas integrantes del Consejo de Escuela tienen derecho a: 

a. Presentar propuestas de temas de interés ante la Dirección de la Escuela, a través de una comunicación por escrito (física o digital) remitida a la Dirección de Escuela con copia a la Secretaría

b. Solicitar la inclusión de puntos de agenda mediante los tipos de moción descritos en este reglamento.

c. Ejercer el derecho al voto, sea a favor, en contra o abstención 

d. Opinar, discutir y  solicitar explicaciones de puntos de interés del consejo de la Escuela . 

Capítulo IV. Las sesiones en forma plenaria y consulta formal, las convocatorias, el quórum y la agenda.

Artículo 13. Prioridad de las sesiones del Consejo de Escuela 

Las sesiones de Consejo se consideran actividades prioritarias para la Escuela, por lo cual tienen prioridad sobre cualquier otra actividad.

Artículo 14. Modalidad de las sesiones del Consejo de Escuela 

El Consejo de Escuela puede sesionar en dos modalidades: forma plenaria y consulta formal, como lo establece el Estatuto Orgánico

Artículo 15. Sesiones plenarias presenciales o con telepresencia

Las sesiones plenarias podrán ser presenciales o con telepresencia. Para las sesiones con telepresencia, los medios tecnológicos utilizados deben garantizar las condiciones de simultaneidad, deliberación, integridad e intervención. En las sesiones presenciales podrán participar mediante la telepresencia las personas integrantes del Consejo autorizadas de manera previa a la sesión por la Dirección de la Escuela

Artículo 16. Modalidad de las sesiones plenarias 

El Consejo sesionará en forma ordinaria al menos una vez cada mes y, extraordinaria, toda vez que sea formalmente convocado por el Director ya sea por iniciativa propia o por solicitud de al menos el 50% de los miembros, según se indica en el Estatuto Orgánico.

Artículo 17. Quórum           

El quórum, será mayor al 50% de sus integrantes del consejo de Escuela, según lo dicta el Estatuto Orgánico. En las sesiones plenarias, si no hubiera quórum al inicio programado de la sesión, se dará un plazo máximo de espera de 20 minutos.

Si después de ese lapso todavía no hay quórum, se levantará una lista con los presentes, se suspenderá la sesión y los integrantes del Consejo que no se hayan presentado ni aporten justificación valedera, como se indica en el artículo 11 inciso a, de este reglamento, quedarán sujetos a las acciones disciplinarias que correspondan.

Artículo 18. Convocatoria a las sesiones ordinarias

Las sesiones ordinarias, con su respectiva agenda y la documentación correspondiente, serán convocadas con al menos dos días hábiles, lo cual incluye el envío de asuntos varios en el formato del anexo 1 a la presidencia o la secretaria . La convocatoria podrá realizarse mediante documentos impresos o el correo electrónico. En caso de no contarse con el quórum, podrá reprogramarse la sesión con al menos 24 horas de diferencia con respecto a la convocatoria original.

Artículo 19. Orden del día en las sesiones ordinarias

Las sesiones ordinarias tendrán un orden del día compuesto por, al menos, seis secciones fijas, que conformarán la agenda base de la sesión del Consejo de Escuela. Estas son:

1. Aprobación del orden de la agenda

2. Aprobación de las actas anteriores

3. Seguimiento de acuerdos 

4. Correspondencia

5. Informes de:

a. Del Director (a).

b. De los Coordinadores.

c. Otros informes 

6. Puntos de dictamen 

7. Asuntos de Investigación, Extensión y Vinculación en General

8. Puntos de foro 

9. Asuntos Varios

Artículo 20. Orden del día en las sesiones extraordinarias

Las sesiones extraordinarias no tendrán un orden del día preestablecido.

En las sesiones extraordinarias solamente se conocerán los puntos para los cuales fue convocada.

Artículo 21. Cronograma de las sesiones ordinarias.      

Al menos al inicio de cada semestre, el Director (a) de la  Escuela  brindará un cronograma tentativo de las posibles fechas en que se realizarán las sesiones ordinarias del Consejo de Escuela  y se apegará, en lo posible, a dicho cronograma

Artículo 22. Solicitudes de punto para dictamen.    

Los miembros del Consejo pueden presentar puntos para dictamen, para lo cual deberán enviar a la Direccion  la siguiente información, con al menos cuatro días hábiles de anticipación a la fecha prevista para la realización de la sesión de Consejo.

1. Proponente(s), nombre y firma de cada uno

2. Fecha

3. Asunto

4. Lista de considerandos

5. Propuesta de acuerdo(s)

6. Anexos, de ser necesarios

Artículo 23. Rechazo de puntos de dictamen propuesto por personas miembros del Consejo de Docencia.

En caso de que la Presidencia de Consejo rechace algún punto de dictamen propuesto por algún miembro o miembros del Consejo, deberá comunicarlo a los proponentes, hasta dos días hábiles después de su presentación, con la respectiva justificación, la cual deberá ser debidamente fundamentada y razonada. 

Si la sesión no es extraordinaria, los proponentes podrán presentar revocatoria ante el mismo Director (a)  y apelación ante el Consejo, el cual decidirá de modo definitivo si el punto es incluido o no.

Artículo 24. Privacidad de las sesiones.      

Las sesiones serán privadas, pero a criterio de la Dirección  o por acuerdo del Consejo, se podrá disponer que tengan acceso a ella personas externas, concediéndoles o no el derecho de participar en las deliberaciones con voz, pero sin voto.

Artículo 25. Solicitudes de convocatoria 

Las solicitudes de convocatoria a sesiones planteadas por miembros del Consejo deberán ser presentadas por escrito ante el Director (a) y contendrán la agenda solicitada, la modalidad, la fecha, el lugar de la sesión, las firmas de los solicitantes y, si aplica, los demás requisitos de la convocatoria por consulta formal. 

La Direccion verificará que se cumpla los requisitos establecidos en éste reglamento y procederá a convocar en la fecha, con la agenda y con las demás condiciones que determine el grupo solicitante. La Direccion puede negociar estos tres últimos aspectos y, en caso de no llegarse a un consenso, la sesión tendrá que ser convocada según las condiciones del grupo solicitante.

En lo posible, se respetará la disposición de habilitar los días Lunes,  preferiblemente en la tarde,  para la celebración de las sesiones plenarias de manera que no se interrumpan las actividades académicas previamente programadas por los miembros del consejo de Escuela.

Artículo 26. Actas de las sesiones.     

De toda sesión se levantará un acta ejecutiva con los puntos más relevantes de la discusión, los considerandos y los acuerdos tomados en ella, así como la circunstancia del lugar o plataforma tecnológica y tiempo en que se celebró. Si alguna de las personas que integra el Consejo considera importante que quede registrada su posición, debe manifestar, durante la sesión, su deseo de que su criterio sea incorporado al documento. Si además desea que su intervención se registre de forma literal, debe entregarla por escrito, fiel a lo dicho, a quien preside la sesión de Consejo.

Artículo 27. Numeración de las sesiones.      

Las sesiones se numerarán consecutivamente según el año calendario. En las convocatorias y las actas se indicará, además, si se trata de sesiones ordinarias o extraordinarias.

Artículo 28. Registro de ingreso y salida de las sesiones.      

La hora de ingreso o retiro de cada miembro del Consejo, en el caso de las sesiones plenarias, se hará constar en el acta, así como el control de la asistencia.

Artículo 29. Ausencia a las sesiones.      

Se considerará ausencia el hecho de presentarse a la sesión plenaria treinta minutos después de su hora de inicio, salvo justificación conforme a este mismo Reglamento.

Artículo 30. Control de asistencia.      

Para efectos de control de asistencia, se considerará que un miembro ha estado presente en la sesión cuando su permanencia activa haya abarcado al menos el 80% de la misma. Sin embargo, en el acta correspondiente se anotará también el momento de ingreso y salida de cada miembro, con el fin de conocer su participación en el consejo y sus responsabilidades en el mismo.

Capítulo V. Debates, mociones, votaciones y acuerdos

Artículo 31. Solicitud del uso de la palabra.    

En las sesiones plenarias, el uso de la palabra se solicita ya sea levantando la mano o mediante la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin, en el caso de participación mediante telepresencia. La presidencia la concede en el orden en que haya sido solicitada y velará porque el uso de la palabra se mantenga dentro del tema de discusión. De ser necesario, podrá llamar al orden.

Artículo 32. Uso de la palabra              

En las sesiones plenarias, la presidencia concede la palabra hasta un máximo de 50% de los miembros presentes al iniciar el debate, por tema de discusión y por un lapso de no más de tres minutos por persona. 

Por acuerdo de mayoría simple, el Consejo puede extender el número de participantes y los tiempos de participación de cada uno, ante una moción de orden presentada.

El presidente velará porque el tiempo establecido para los debates se mantenga razonablemente dentro del límite establecido, con el fin de agilizar la sesión.

Artículo 33. Tipos de moción en el transcurso de la sesión.          

En el transcurso de la discusión de un punto de debate, se puede presentar cualquiera de los siguientes tipos de moción: de orden y de fondo.

En los puntos de aprobación, toda moción se conocerá tan pronto termine la intervención de la persona que está en uso de la palabra.

Artículo 34. Moción de fondo              

Las mociones de fondo deberán ser presentadas por escrito a la presidencia, de forma física o digital y deberán ir debidamente firmadas y justificadas, por uno o varios miembros del Consejo. Si son varios, estos tienen que definir una persona defensora.

Artículo 35. Procedimientos para presentar moción de fondo.          

El procedimiento por seguir cuando se presenta una moción de fondo, es el siguiente:

a. Se remite la moción de fondo a la presidencia con copia  la secretaria. 

b. Una vez discutida la propuesta base, se dará lectura a las mociones de fondo presentadas.

c. Los proponentes de la propuesta base pueden, por voluntad propia, incorporar modificaciones a la propuesta.

Artículo 36. Moción de orden.

La moción de orden podrá ser presentada por escrito o de forma oral

Una moción de orden se antepone a todas las demás dado que su intención es ordenar el debate y, por lo tanto, se conocerán tan pronto termine la intervención del miembro del Consejo que esté haciendo uso de la palabra. 

Se dará tres minutos a una intervención de apoyo y el mismo tiempo para una intervención en contra de la moción presentada. Si la moción es rechazada, se regresará a la discusión anterior con la misma lista de oradores que se llevaba antes de la moción

Artículo 37. Propósitos de una moción de orden.                 

Una moción de orden puede tener distintos propósitos:

a. Suspender o prolongar la sesión

b. Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda

c. Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente 

d. Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor u otras, a criterio del Consejo de Escuela , que impidan o dificulten la realización de la votación secreta

e. Modificar el orden de la agenda propuesta por el presiente.

f. Variar el orden de los puntos aprobados al inicio de la sesión, esto por razones justificadas.

Artículo 38. Tipos de votaciones.           

En general, las votaciones serán públicas, excepto en aquellos casos en que un reglamento general de la Institución establezca que el asunto a resolver requiere de una votación secreta, se trate de asuntos relacionados directamente con personas o así sea decidido por el Consejo de Escuela  por moción de orden aprobada.

Artículo 39. Votaciones públicas.   

En las votaciones públicas en sesiones plenarias, los miembros del Consejo de Escuela  manifestarán su criterio levantando la mano. Cada miembro deberá escoger una de las opciones siguientes: a favor, en contra o abstención; además, podrán justificar el voto.

Tienen derecho a voto los miembros del Consejo de Escuela  que se encuentren presentes en el momento de la votación.

En aquellos casos en que se autorice a los órganos colegiados de la institución a realizar sesiones plenarias mediante telepresencia y si el Consejo de Escuela decide sesionar mediante esta modalidad, se podrá manifestar el criterio oralmente o mediante la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin. 

Artículo 40. Votaciones secretas en sesiones mediante telepresencia.

Las votaciones secretas se realizarán preferiblemente a través de la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin. Durante el uso de la herramienta escogida por el Consejo de Escuela , quien preside la sesión debe garantizar:

La verificación de la persona votante para que no se den votos delegados.

La imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad. 

Tanto en la discusión del tema como la realización de la votación, es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto y el trato justo e igualitario para todas las personas participantes.

Artículo 41. Votaciones secretas en sesiones plenarias presenciales.

En el caso de las votaciones secretas en sesiones presenciales, podrá utilizarse una plataforma tecnológica que cumpla con lo indicado, o bien, papeletas físicas confeccionadas para tal fin.

Las votaciones secretas quedan en firme una vez concluido el acto.

Artículo 42. Disposiciones para las votaciones en sesiones mediante telepresencia.

En el caso de las votaciones secretas, tanto presenciales como con telepresencia, se utilizará una plataforma tecnológica que no permita la asociación de un votante con su voluntad expresada mediante el voto. 

En aquellas sesiones del Consejo bajo la modalidad plenaria, en las que participen miembros con telepresencia y deban realizarse votaciones mediante una plataforma tecnológica, se tendrán las siguientes consideraciones:

a. Deben permanecer en la sala donde se realiza la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo.

b. Una vez abierta la votación, las personas contarán con un máximo de 90 segundos para emitir su voto.

c. Finalizados los 90 segundos, quien preside verificará que la cantidad de votos emitidos coincida con la de las personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto abstención.

d. La persona que preside efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos.

e. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma tecnológica utilizada durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 90 segundos señalados, a fin de verificar si el cuórum se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que este haya sido nuevamente conformado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda indicando en el acta las personas que perdieron la conexión en el momento de la votación.

f. En caso de que la presidencia del Consejo de Escuela  pierda la conexión, se deberá esperar 10 minutos a que se reincorpore para retomar la votación o repetirla, si pasado el tiempo la presidencia no puede conectarse, se puede nombrar una presidencia interina según lo establecido en este reglamento.

Artículo 43. Empates en votaciones públicas      

En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación pública, se dará un espacio para una intervención a favor y una en contra de la propuesta y se votará de nuevo. De persistir el empate, la persona que preside la sesión podrá ejercer el doble voto.

Artículo 44. Empates en votaciones secretas

En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación secreta, el Consejo puede decidir prolongar el debate y realizar una nueva votación. Si el empate persiste, se traslada el punto a la siguiente sesión. 

Artículo  45 . Mecanismo de votación para nombramientos en concursos de antecedentes internos y externos 

Para la resolución de los concursos de antecedentes internos y externos de la Escuela de Agronegocios, se procederá de acuerdo con el siguiente mecanismo contemplado en el artículo 22 del “Reglamento para Concursos de Antecedentes Internos y Externos del Personal del Instituto Tecnológico de Costa Rica

En casos en los que exista una terna y en una primera votación ninguno de los oferentes alcance más de la mitad de los votos emitidos a favor, se procederá a realizar una segunda votación en la misma sesión, con los dos oferentes que obtengan la mayor cantidad de votos de la  primera votación.

De no alcanzarse la cantidad de votos necesarios para ninguno de los dos oferentes en esta segunda votación, se seleccionará al oferente:

1. Que haya obtenido el mayor puntaje o calificación en el proceso de reclutamiento realizado por la Comisión de Selección y consignado así en el acta de selección. 

2. En caso de que ambos oferentes hayan obtenido exactamente la misma calificación en el  proceso de reclutamiento, se procederá con la selección y nombramiento del oferente que tenga mayor grado académico superior. 

3. Si ambos cuentan con el mismo  grado académico se procederá a realizar con la selección mediante el uso de la moneda. 

Cuando la propuesta de nombramiento está conformada por un solo oferente y en una primera votación no alcanza más de la mitad de los votos emitidos a favor, se procederá a realizar una segunda votación en la siguiente sesión de Consejo de Escuela. De no alcanzarse la cantidad de votos necesarios para el oferente en la segunda votación, se procederá con la selección y nombramiento solamente si obtuvo una nota igual o mayor a 80 en el proceso de reclutamiento realizado por la Comisión de Selección y consignado así en el acta de selección. De lo contrario, el concurso se declarará desierto.

Artículo 46. Conteo de votos.  

Durante el conteo de votos, los miembros del Consejo no podrán salir o entrar al recinto o de la sala virtual donde se realiza la sesión de Consejo.

Artículo 47. Acuerdos     

Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría de los miembros presentes al momento de la votación, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica disponga algo diferente.

En caso de las votaciones públicas, si la cantidad de votos a favor no es suficiente para tomar el acuerdo, las abstenciones se sumarán a la opción de la mayoría, sea a favor o en contra.

Artículo 48. Firmeza de acuerdo     

El Consejo podrá acordar dar firmeza a los acuerdos tomados en una sesión o a una parte de ellos, para lo cual se requerirá mayoría calificada para su aprobación. En caso de no hacerlo, quedarán en firme en la sesión en que se apruebe el acta correspondiente.

Artículo 49. Firmeza de un acuerdo en procesos de elección, nombramiento, resolución de apelación o personas 

Los acuerdos relacionados con procesos de elección, nombramiento, resolución de apelación o personas, serán firmes desde el momento en que se tomen.

Artículo 50. Comunicación de acuerdos.     

Los acuerdos del Consejo deberán ser comunicados, por la Presidencia del Consejo, por escrito a las personas interesadas durante los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo.

Artículo 51. Obligatoriedad de permanencia durante las votaciones

En el momento de la votación y durante el conteo de votos, los integrantes del Consejo de Escuela no podrán salir o entrar al recinto donde se realiza el Consejo.

Capítulo VI. Las sesiones en consulta formal, las convocatorias, el quórum y la agenda.

Artículo 52. Sesiones por consulta formal.               

El Consejo de Escuela  podrá sesionar en la modalidad de consulta formal podrá hasta un máximo de una vez por semana y cada sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles. En esta modalidad, la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido, según lo dispuesto por de Estatuto Orgánico.

Artículo 53. Plazos para la convocatoria a Consejos Escuela formales.                    

La convocatoria a una sesión del Consejo por Consulta formal de Escuela deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación al inicio de la votación, mediante documentos impresos o utilizando el correo electrónico.

Artículo 54. Convocatoria a consejo por consulta formal.   

La convocatoria deberá incluir la siguiente información:

a.    Nombre del Consejo.

b.    Número de la sesión indicando la modalidad de consulta formal. 

c.     Fecha y hora en que se realiza la convocatoria.

d.    Nombre y cargo de quien convoca.

e.     Listado de personas convocadas.

f.      Fecha y hora de inicio de la consulta formal.

g.    Fecha y hora de cierre de la consulta formal.

h.    Asunto(s) consultado(s).

i.      Lista de documentos adjuntos relacionados con la consulta. 

j.      Tipo de votación: pública, pública con acuerdo firme.

k.     Persona(s) designada(s) para recibir los votos.

l.      Forma o lugar de votación. 

La presidencia deberá poner a disposición de los miembros del Consejo de Escuela, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión, de preferencia en forma electrónica o mediante documentos impresos de no estar disponibles en formato electrónico.

Artículo 55. Votaciones públicas mediante consulta formal

En las consultas formales se podrá emitir el voto en forma directa marcando en una papeleta expresamente diseñada al efecto y depositándola en una urna, o por medios electrónicos, según defina la Dirección al momento de la convocatoria. 

La boleta para emitir el voto en consulta formal debe contener una descripción breve del asunto por votar y espacios para consignar el voto a favor, en contra o abstención. Si se requiere que el acuerdo sea en firme, debe contener las casillas respectivas para que el votante indique si está a favor, en contra o se abstiene sobre la firmeza del acuerdo.

Artículo 56. Votaciones secretas mediante consulta formal

Cuando se requiera que la votación sea secreta, esta no se podrá ejercer por medios electrónicos. La votación solo podrá realizarse mediante las boletas impresas elaboradas para tal fin y custodiadas por la secretaría o la persona designada por el Consejo para tal efecto.

La Dirección debe facilitar las condiciones que garanticen la privacidad del voto, en caso de que la resolución del asunto deba realizarse por votación secreta.

Artículo 57. Solicitud de convocatoria a consejo por consulta formal.

Los miembros del Consejo de Escuela  podrán solicitar por escrito a la Dirección, cumpliendo con lo dispuesto en el Estatuto Orgánico para la convocatoria de un Consejo de Escuela, por algún medio convencional o electrónico, la realización de una consulta formal para obtener el pronunciamiento del mismo, de algún asunto que pueda ser tramitado por esa vía, al menos tres días hábiles antes de la fecha propuesta para el inicio de la consulta.

Artículo 58. Respuesta a solicitudes de convocatoria a consulta formal.

Si existe una solicitud de algunos miembros del Consejo de Escuela  para que un asunto se tramite por la vía de la consulta formal, el Director (a)  deberá dar a conocer su decisión a los solicitantes, sobre el tipo de sesión a realizar para resolver el asunto, a más tardar el segundo día hábil siguiente a la fecha de presentación de la solicitud.

Si la Presidencia tiene razones fundadas para no atender alguna solicitud de trámite de algún asunto por la vía de la consulta formal, deberá comunicarlo a los interesados por escrito indicando las razones en que basa su negativa.

Artículo 59. Firmeza de los acuerdos.

De acuerdo con la urgencia que se tenga para tomar el acuerdo, el Director  por iniciativa propia o los miembros solicitantes del Consejo, decidirán si el asunto se somete a aprobación en firme, lo cual debe indicarse claramente en la convocatoria y los documentos usados en la votación.

Artículo 60. Documentación para la sesión

La presidencia deberá poner a disposición de los miembros del Consejo de Escuela, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión, de preferencia en forma electrónica o mediante documentos impresos de no estar disponibles en formato electrónico.

Artículo 61. Sobre los acuerdos a tomar

Bajo esta modalidad se podrán tomar acuerdos sobre:

1. Aprobación del presupuesto, Plan Anual Operativo y temas relacionados

2. Aprobación de propuestas de investigación y extensión   y aprobación de informes finales de proyecto de investigación y extensión.

3. Apoyo ante el Comité de Becas para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares.

4. Apoyo para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares que no requieran recursos del Comité de Becas.

5. Integración de comisiones internas de la Escuela.

6. Nombramiento de   representante de la Escuela ante comisiones., tanto institucionales como extrainstitucionales.

7. Pronunciamientos de la Escuela ante consultas recibidas o por iniciativa propia.

8. Aprobación de actividades especiales de la Escuela como la organización de eventos académicos o la autorización de participación con otras instituciones y similares.

9. Casos de declaración en acta de nota denominadas “incompletas y apertura de cursos por tutoría.

10. Solicitud de prórrogas de nombramientos interinos

11. Solicitud de concursos internos o externos para nombramiento de personal.

12. Otros en los que medie un acuerdo del Consejo de la Escuela que lo autorice.

Artículo 62. Mecanismos de votación en las consultas formales   

Los mecanismos de votaciones para las sesiones bajo la modalidad de consulta formal

• Si la votación es pública, se podrá realizar en forma presencial y en forma remota. Si la votación es presencial, se realizará en horario laboral y se usará un documento que contenga una descripción del asunto por votar, una columna con la lista de los nombres de todos los miembros del Consejo, una columna con espacio para la firma de cada uno a la par de su nombre, una columna con casillas para señalar si se vota a favor, en contra y, si se requiere que el acuerdo sea en firme, se debe adjuntar una columna para que cada persona indique si está a favor, en contra o vota en blanco sobre la firmeza del acuerdo.

• La Escuela elaborará boletas impresas y digitales que permitan a los miembros justificar el voto en contra de algún proyecto o dictamen sometido a votación por parte del Consejo, cuando así lo deseen. Estas estarán disponibles para todas las personas que conforman el Consejo durante el plazo en que se desarrolla la consulta.

• En la votación remota, cada miembro debe enviar la boleta usada por un medio electrónico a la dirección definida para ello. La secretaría de la Escuela, o en su defecto su suplente, deberá imprimir la boleta recibida, sellarla, firmarla y adjuntarla al registro de la votación.

Artículo 63. Sobre las votaciones secretas en consultas formales

Cuando se trate de votación secretas se ejecutará de la siguiente manera:

• La secretaría o su suplente designado por el Consejo, acondicionará apropiadamente el recinto de votación

• La secretaría o su suplente designado por el Consejo, entregará la boleta al miembro del Consejo.

• El miembro del Consejo se dirige a un recinto privado y emite su voto.

• La persona deposita la boleta en una caja sellada.

• La persona firma el registro de participación en la consulta formal.

• Si la votación es remota, se sigue el mecanismo de votación y respaldo indicado en el artículo 42

Artículo 64. Firmeza de los acuerdos durante consultas formales

De acuerdo con la urgencia que se tenga para tomar el acuerdo, el Director(a) por iniciativa propia o los miembros solicitantes del Consejo decidirán si el asunto se somete a aprobación en firme, lo cual debe indicarse claramente en la convocatoria y los documentos usados en la votación. Para acordar la firmeza, se requiere un total de votos a favor igual o superior a 3/5 partes del total de integrantes del Consejo. El acuerdo al que no se otorgue la firmeza en la consulta formal adquirirá la condición de firmeza al aprobarse el acta correspondiente.

Artículo 65. Actas de las sesiones

El resultado de la consulta se consignará en un acta en la que se debe indicar el asunto consultado, la forma de convocatoria y el resultado de la votación. A este documento se deberá adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo de Escuela  que tomaron parte en la consulta.

La secretaría de la Escuela es la encargada de elaborar el acta de la sesión realizada por consulta formal y de acuerdo con el formato establecido para las sesiones plenarias. Deberá indicar el tipo de sesión realizada, adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo que tomaron parte en la consulta, la justificación de votos y las ausencias o si las hay.

Artículo 66. Comunicación de los resultados obtenidos en la consulta formal  

Al finalizar el plazo de la consulta formal, la secretaría o su suplente, haciéndose acompañar de un testigo, contabilizará el resultado de la consulta y elaborará un documento escrito en el que deben consignarse los resultados obtenidos. El resultado de la votación deberá ser comunicado, de manera inmediata, a todos los miembros del Consejo, y por el mismo mecanismo utilizado para realizar la convocatoria.

Capítulo  VII. Organización

Artículo 67. Tipo de Comisiones 

El Consejo contará con dos tipos de comisiones formales: permanentes y temporales, las cuales tendrán objetivos y funciones para cumplir con un propósito específico.

Artículo 68. Tipos de Comisiones permanentes 

Serán comisiones permanentes del Consejo las siguientes:

a. Comisión de acreditación o reacreditación 

b. Comisiones por áreas temáticas: Gestión Agroempresarial, Producción Agropecuaria, Producción Agroindustrial, Gestión Ambiental.

c. Comisión o Comité Técnico de Investigación y Extensión.

d. Comisión de atracción de estudiantes.

e. Comisión de TFG  

f. Comisión de asuntos académicos 

g. Cualquier otra que defina el Consejo.

Artículo 69. Tipo de Comisiones Temporales  

Serán comisiones temporales del Consejo las siguientes

a. Comisión de reconocimiento de cursos y títulos

b. Comisión de concurso de antecedentes internos y externos

c. Cualquier otra que defina el Consejo

Artículo 70. Conformación de las comisiones temporales 

Las comisiones temporales estarán conformadas por tres personas, todas integrantes del Consejo, quienes serán electas por el tiempo definido para lo cual fueron  creadas  

Artículo 71. Integración de las comisiones y presentación de informes 

Cuando no exista norma institucional expresa, la definición e integración de las comisiones permanentes o temporales, así como el establecimiento de la frecuencia en la presentación de informes y su formato, corresponderá al Consejo. El Director (a) de la Escuela será miembro de oficio y las comisiones tendrán un coordinador (a) , y dos  miembros de la comisión  tendrá un nombramiento de dos año y podrán ser reelectos 

Artículo 72. Presentación de informes

Las comisiones deberán presentar al Consejo un informe escrito de los aspectos relacionados con el asunto de su competencia, así como las conclusiones y recomendaciones correspondientes.

Artículo 73. Nombramiento de coordinador

Cada comisión nombrará un coordinador de entre sus integrantes, excepto en aquellos casos en que este reglamento define la persona que coordinará o cuando el Consejo de Escuela lo designe al conformar e integrar la comisión.

Artículo 74. Funciones del coordinador de comisiones.

Son funciones del Coordinador de una Comisión:

a. Convocar, organizar y presidir las reuniones de la Comisión.

b. Ser medio de comunicación entre la Comisión y el Consejo.

c. Velar por el cumplimiento de los objetivos y la consecución de las funciones de la comisión.

Capítulo VIII. Disposiciones Finales 

Artículo 75. Recursos ante acuerdos.

Sobre los acuerdos tomados por el Consejo de Escuela se pueden presentar recursos según lo establecen los artículos 136 y 137 del Estatuto Orgánico del ITCR. 

En los casos de la presentación de un recurso de revisión contra un acuerdo que haya tomado el Consejo y que no tenga firmeza deberá ser planteado, a más tardar, al discutirse el acta correspondiente y será resuelto en esa misma sesión. Sin embargo, si se tratara de un asunto que el Director (a) juzgue urgente, el recurso podrá ser resuelto en una sesión extraordinaria.

Artículo 76. Revisión del Reglamento

Este reglamento será revisado al menos una vez cada dos años. ||||| En la primera sólo se presentará la propuesta sin llegar a votarla. En la segunda sesión, estas modificaciones serán válidas si obtienen el voto afirmativo de la mayoría de los miembros presentes. 

Este reglamento entra en vigencia una vez aprobado por el Consejo de Escuela  en la sesión xx del xx del 2021 y publicado en la gaceta institucional. 

Aprobado en Sesión Extraordinaria del Consejo de Escuela de Agronegocios, número 14-2021, Artículo 2 inciso 1) del 8 de noviembre del 2021.

Publicado en fecha 12 de noviembre del 2021 mediante la Gaceta Número 844-2021 de fecha 12 de noviembre del 2021.    

ANEXO 1

FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN DE ASUNTOS VARIOS

Sesión No. XX-XXXX

Fecha: XX de X de XXXX

Nombre del Proponente:

Título del Vario:

Síntesis del Vario:

Conclusión

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

VICERRECTORÍA DE VIDA ESTUDIANTIL Y SERVICIOS ACADÉMICOS

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

Reglamento Específico de Funcionamiento del Consejo del Departamento de Servicios Bibliotecarios

Cartago, 27 de octubre de 2021

Tabla de contenido

Reglamento Específico de Funcionamiento del Consejo del Departamento de Servicios Bibliotecarios 4

Capítulo I: Disposiciones Generales 4

Artículo 1. Tipo de reglamento 4

Artículo 2. Del alcance del reglamento 4

Artículo 3. Objetivo general 4

Artículo 4. Definiciones 4

Capítulo II: Del Consejo de Departamento 6

Artículo 5. Integración del Consejo de Departamento 6

Artículo 6. Requisitos para ser miembros del Consejo de Departamento 7

Artículo 7. Funciones del Consejo de Departamento 7

Capítulo III: Elección de los miembros titulares y los suplentes al Consejo de Departamento 8

Artículo 8. Elección de miembros 8

Artículo 9. Mecanismo de votación 8

Artículo 10. Miembros suplentes 8

Artículo 11. Sobre la destitución 8

Capítulo IV: Deberes y derechos de los miembros del Consejo de Departamento 9

Artículo 12. De la Presidencia 9

Artículo 13. De los deberes de los miembros del Consejo 10

Artículo 14. De los derechos de los miembros del Consejo 11

Artículo 15. Funciones de la Secretaría 11

Capítulo V: Convocatorias del Consejo de Departamento 12

Artículo 16. De las sesiones 12

Artículo 17. De las convocatorias 12

Artículo 18. De las sesiones telepresenciales 12

Artículo 19. Sobre la participación bimodal 12

Artículo 20. De las sesiones extraordinarias 12

Artículo 21. De los acuerdos 13

Artículo 22. Sobre el acta 13

Capítulo VI: Sesiones del Consejo de Departamento 13

Artículo 23. De la Presidencia 13

Artículo 24. Sobre la justificación de ausencia o retiro 13

Artículo 25. De la suspensión 13

Artículo 26. Sobre la conformación del cuórum 13

Artículo 27. Sobre la duración de las sesiones 13

Capítulo VII: Sesiones por consulta formal 14

Artículo 28. De la convocatoria en consulta formal 14

Artículo 29. Sobre la convocatoria de consulta formal 14

Artículo 30. De la consulta formal 14

Artículo 31. Sobre la convocatoria de la consulta formal 14

Artículo 32. Sobre las sesiones en la consulta formal 15

Artículo 33. De la documentación en la consulta formal 15

Artículo 34. Deberes de la secretaría en las votaciones de la consulta formal 15

Artículo 35. De la no participación en la consulta formal 15

Artículo 36. De la participación bimodal en la consulta formal 16

Artículo 37. Sobre el procedimiento de la votación en la consulta formal 16

Artículo 38. De la votación por consulta formal 16

Artículo 39. De los resultados por consulta formal 17

Artículo 40. Del acta por consulta formal 17

Capítulo VIII: Votaciones del Consejo de Departamento 17

Artículo 41. De las votaciones 17

Artículo 42. Del responsable en el proceso de votación 17

Artículo 43. De las votaciones por medios tecnológicos 18

Artículo 44. De las votaciones de propuestas 18

Artículo 45. De los mecanismos de votación 18

Artículo 46. Confidencialidad del voto secreto 18

Artículo 47. De la votación en caso de empate 18

Artículo 48. De las votaciones por medio de telepresencia 19

Artículo 49. Consideraciones durante la realización de las votaciones secretas 19

Artículo 50. Reporte de votaciones realizadas 20

Capítulo IX. Disposiciones especiales para el nombramiento de concursos internos y externos 20

Artículo 51. De la recomendación de la Comisión de Selección de Personal 20

Artículo 52. Del empate en la votación para la elección de personal 20

Artículo 53. De la elección para la selección de personal 20

Artículo 54. Del procedimiento interno para la selección de personal 21

Capítulo X. Modificaciones al Reglamento 21

Artículo 55. De las modificaciones 21

Artículo 56. Vigencia 21

Reglamento Específico de Funcionamiento del Consejo del Departamento de Servicios Bibliotecarios

Capítulo I: Disposiciones Generales

Artículo 1. Tipo de reglamento 

El presente Reglamento es de tipo específico del Consejo de Departamento de Servicios Bibliotecarios.

Artículo 2. Del alcance del reglamento

Este Reglamento es de acatamiento obligatorio para las personas integrantes del Consejo de Departamento de Servicios Bibliotecarios.

Artículo 3. Objetivo general

Normar el funcionamiento del Consejo de Departamento de Servicios Bibliotecarios, en las sesiones plenarias, así como por consulta formal, de la modalidad presencial o telepresencial.

Artículo 4. Definiciones

Para este Reglamento se considerarán las siguientes definiciones:

a) Consulta Formal: es la modalidad de sesionar, de manera asincrónica en un período establecido, en la que se somete a votación una propuesta que requiere un pronunciamiento urgente por parte del Consejo de Departamento de Servicios Bibliotecarios.

b) Cuórum: Es el número de miembros que se requiere para que el órgano colegiado pueda sesionar y tomar sus acuerdos.

c) Deliberación: principio que implica la toma de decisiones, permite el intercambio de ideas y de opiniones sobre las propuestas y temas en análisis y discusión.

d) Formulario: documento impreso o digital que permite recolectar información necesaria para llevar a cabo una actividad.

e) Medios tecnológicos: son aquellos que hacen posible la participación en la sesión del Consejo por telepresencia.

f) Moción de orden: es aquella proposición que permite suspender, establecer recesos, levantar o prolongar la sesión, agotar la discusión, modificar la secuencia de los puntos de agenda, variar los procedimientos seguidos, siempre que no sea contraria a lo establecido en este reglamento. 

g) Plataforma Tecnológica: Herramienta o medio de comunicación tecnológico que habilita la realización de sesiones virtuales a nivel Institucional y que se encuentra debidamente aprobado por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información (DATIC) para tal fin.

h) Plenaria: Es la sesión en donde participan los miembros del Consejo de Departamento. 

i) Plenaria Ordinaria: es la Sesión Plenaria que realiza el Consejo de Departamento al menos una vez al mes de forma presencial, telepresencial o bimodal. 

j) Plenaria Extraordinaria: es la Sesión Plenaria que realiza el Consejo de Departamento para atender asuntos de urgencia de forma presencial, telepresencial o bimodal. 

k) Presencial: es la modalidad de asistencia, participación o presencia física que permitan la intervención, la integridad, la deliberación y la participación en la toma de decisiones.

l) Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.

m) Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

n) Simultaneidad: principio que implica que las personas que integran el Consejo de Departamento deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a éste. Lo anterior implica que todas las personas integrantes sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a tomar a cabo las distintas decisiones. Todos los integrantes del Consejo deben concurrir en tiempo y lugar (para el caso de las sesiones virtuales, la sala virtual).

o) Suplente: persona elegida al mismo tiempo que los miembros titulares,  quien debe reemplazar en ciertos casos de vacancia del cargo por incapacidad, ausencia, renuncia, fallecimiento o nombramiento en otro departamento a los miembros titulares. El reemplazo se hará de acuerdo al orden establecido al momento de su elección como suplente.

p) Telepresencia: es la modalidad de asistencia o participación de las sesiones de Consejo de Departamento mediante el uso de medios tecnológicos. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física y está sujeta a los controles que aplican a las sesiones presenciales, que garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado. No se podrán realizar o participar en las sesiones de Consejo en modalidad plenaria por telepresencia, a través de correo electrónico, fax, llamadas telefónicas u otras formas de teleconferencia que no posibiliten una comunicación integral y simultánea.

q) Votación telepresencial: será la que se realice de forma telepresencial, el voto se emitirá utilizando el medio establecido para tal fin; se puede realizar de dos modalidades: pública y secreta. 

r) Votación por correo electrónico: son aquellas votaciones a través del correo electrónico. Estas son exclusivas para las sesiones por consulta formal.

s) Voto: manifestación directa y no delegada de la opinión, del parecer o de la voluntad de cada una de las personas que conforman el Consejo de Departamento para aprobar o rechazar una propuesta, otorgar un aval o para elegir a una persona. 

t) Voto público: votación en la que es posible asociar a la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.

u) Voto razonado: voto analizado y/o justificado usando los parámetros lógicos de la razón y de las ideas principalmente, por parte de un miembro del Consejo de Departamento, donde solicita que su manifestación se emita en el acta.

v) Voto secreto: votación en la que se imposibilita la asociación de la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de este.

Capítulo II: Del Consejo de Departamento

Artículo 5. Integración del Consejo de Departamento

El Consejo del Departamento de Servicios Bibliotecarios, está integrado según lo establece el Estatuto Orgánico, de la siguiente manera:

a) La Dirección del Departamento, quien lo preside.

b) Los (las) Coordinadores/as de Unidades.

c) Los (las) Encargados/as de las Unidades.

d) Los funcionarios del Departamento de Servicios Bibliotecarios, hasta completar un máximo de 10 miembros.

e) Una representación estudiantil correspondiente al 25% del total de los miembros del Consejo de Departamento de Servicios Bibliotecarios (3 estudiantes), según lo establezca el Estatuto de la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica.  En todo caso deberá participar al menos un estudiante.

Además, los funcionarios (as) que no son miembros del Consejo de Departamento, podrán participar como invitados, con voz, pero sin voto; previa coordinación y autorización de la Presidencia del Consejo y no serán considerados para el cálculo del cuórum.  La asistencia de los funcionarios que no conforman el Consejo no es obligatoria pero los que asistan voluntariamente deberán permanecer durante toda la sesión, en caso de ser necesario retirarse deben justificarlo.

Artículo 6. Requisitos para ser miembros del Consejo de Departamento

Tendrán posibilidad de ser electos (as) como miembros (as) del Consejo, los (as) funcionarios (as) que laboren en el Departamento de Servicios Bibliotecarios, que cuenten con nombramiento por tiempo indefinido, con una jornada de medio tiempo o más y dos años mínimo de laborar en él.

Artículo 7. Funciones del Consejo de Departamento 

Son funciones del Consejo de Departamento de apoyo académico:

a) Participar en la elaboración y análisis de los planes de trabajo del Departamento de Servicios Bibliotecarios.

b) Analizar temas de interés departamental e institucional.

c) Asesorar a la Dirección para la toma de decisiones.

d) Pronunciarse sobre los planes de superación del personal del departamento.

e) Dictar y modificar sus normas internas de funcionamiento.

f) Proponer proyectos para evaluar y mejorar los servicios que presta el departamento.  

g) Solicitar al Tribunal Institucional Electoral, convocar a la Asamblea Plebiscitaria de Departamento, con el fin de resolver respecto a la remoción del cargo del director/a de Departamento o de Coordinador/a de unidad.

h) Participar en comisiones y equipos de trabajo para ofrecer un criterio o recomendar acciones específicas sobre el análisis de asuntos asignados por el Consejo.

i) Asesorar a la dirección en la elección y nombramiento del personal del Departamento de Servicios Bibliotecarios.

j) Aprobar pedimentos de personal y criterios de selección. 

k) Decidir sobre cualquier otro asunto necesario para el buen desempeño del Departamento. 

l) Aprobar cualquier tema de proyección interna o externa del Departamento. 

m) Aprobar las solicitudes de participación a cursos, simposios, talleres o programas de estudio y capacitación solicitados en temas del quehacer departamental por los miembros del Departamento de Servicios Bibliotecarios.

n) Dar seguimiento a los acuerdos tomados por el Consejo. 

o) Aprobar el Cronograma de sesiones del Consejo en el mes de enero de cada año. 

Capítulo III: Elección de los miembros titulares y los suplentes al Consejo de Departamento

Artículo 8. Elección de miembros

La elección de los (as) funcionarios (as) representantes del resto del personal ante el Consejo, se efectuará en Asamblea Plebiscitaria de Departamento, coordinada por la Dirección del Departamento de Servicios Bibliotecarios.  

Deben participar en la votación para la conformación del Consejo:

a) Todos los funcionarios(as) que laboren en el Departamento de Servicios Bibliotecarios y que mantengan nombramiento indefinido en la institución. 

b) Todos los interesados que cumplan con el inciso a) y presenten su postulación a la Dirección del Departamento de Servicios Bibliotecarios para ser miembro titular o suplente, en el periodo establecido o postulándose de forma directa en la Asamblea Plebiscitaria convocada para este fin. 

c) Si un funcionario desea participar como candidato al puesto y no puede estar presente en la votación, es necesario que deje por escrito, su deseo de participar y de aceptación al puesto, si quedase electo.

Se elegirá una persona dentro de los convocados para que funja como fiscal en el conteo de votos, cuya responsabilidad es certificar y dar fe de que se siguió el debido proceso en el conteo. 

Artículo 9. Mecanismo de votación

La votación se realizará en forma secreta y serán electos los (as) funcionarios (as) que obtengan la mayor cantidad de votos afirmativos. La elección será individual para cada puesto. 

En caso de empate para la elección de uno o varios miembros se hará una nueva elección, en la que participarán los candidatos que hayan obtenido igual cantidad de votos; de persistir el empate el presidente elegirá por medio de voto de calidad.

Los (as) representantes elegidos (as) por votación durarán en sus funciones 2 años y podrán ser reelectos (as).

En el momento de presentarse una vacante, se nombrará por el mismo mecanismo.

Artículo 10. Miembros suplentes

Se nombrarán tres miembros suplentes, por un período de dos años, quienes sustituirán con carácter obligatorio las ausencias temporales de los titulares.

Artículo 11. Sobre la destitución

Un funcionario dejará de formar parte del Consejo cuando:

a) Solicite permiso por un período determinado o reduzca su jornada de trabajo a menos de 1/2 tiempo.

b) Su actuación en el seno del Consejo no responda a un comportamiento adecuado.

c) Cuando se interrumpa la relación laboral.

Capítulo IV: Deberes y derechos de los miembros del Consejo de Departamento

Artículo 12. De la Presidencia

Son deberes de la Presidencia del Consejo:

a) Elaborar en conjunto con la Secretaría la agenda para las sesiones.

b) Presentar el Plan Anual Operativo en la última sesión del año anterior en el que entra en vigencia el Plan. 

c) Coordinar con la (el) secretaria/o la convocatoria por correo electrónico, a los miembros del Consejo a sesiones ordinarias y extraordinarias.

d) Abrir, presidir y levantar las sesiones.

e) Conceder la palabra a los miembros (as) en el orden en que la hayan solicitado, salvo cuando se trate de una moción de orden.

f) Someter a votación los asuntos cuando considere que han sido suficientemente discutidos.

g) Recibir las votaciones y declarar si hay aprobación o rechazo del asunto sometido a votación.

h) Someter a aprobación las actas del Consejo de Departamento.

i) Decidir con el voto de calidad los casos de empate, según el Artículo 147, inciso c del Estatuto Orgánico.

j) Firmar conjuntamente con el responsable de la Secretaría las actas una vez que estas sean aprobadas en firme por el Consejo de Departamento.

k) Tomar en consideración las recomendaciones del Consejo.

l) Ejecutar y dar seguimiento a los acuerdos del Consejo.

m) Velar porque el Consejo cumpla con las leyes y reglamentos que regulan su función. 

n) Designar un suplente en caso de ausencia de la (el) secretaria/o, o cuando se analice un asunto relacionado con su persona.

o) Elaborar y presentar al Consejo el Cronograma de sesiones en el mes de enero de cada año. 

p) Presentar a la Asamblea Plebiscitaria en diciembre de cada año el informe de labores correspondiente a la Dirección.

q) Brindar el espacio a las Coordinaciones, Encargados y Comisiones del Departamento de Servicios Bibliotecarios, para presentar sus informes a la Asamblea Plebiscitaria.

Artículo 13. De los deberes de los miembros del Consejo

Son deberes de los miembros del Consejo de Departamento: 

a) Ser puntuales y asistir a todas las sesiones que se programen.

b) Comunicar al (la) director/a por escrito con copia a la (el) secretaria/o, cuando tenga que ausentarse a la sesión.

c) Cuando requiera ausentarse durante 2 o más sesiones, debe comunicarlo en forma escrita al (la) director/a, para someterlo a conocimiento del Consejo. 

d) El miembro titular en caso que deba ausentarse a la Sesión del Consejo, deberá coordinar con alguno de los suplentes para su respectiva representación, de no ser así, el (la) director/a tendrá la potestad de asignarlo.

e) Participar activamente en las discusiones de los temas que se tratarán en el Consejo.

f) Comunicar a los compañeros que no forman parte del Consejo los asuntos perentorios antes de la aprobación del acta.

g) Respetar la conducción y discusiones.

h) Presentar, preferiblemente por escrito los proyectos, proposiciones y mociones que crean oportunas.

i) Participar activamente en la votación que se haga dentro de la sesión. 

j) Dar lectura a la transcripción del acta enviada por la (el) secretaria/o y enviarle las modificaciones que consideren pertinentes a lo suscitado en la sesión.

k) Permanecer hasta el final de la sesión.

l) Realizar los informes o trabajos especiales que considere o que solicita el Consejo. 

m) Cumplir, en las condiciones y el periodo fijado, los encargos que le asigne el Consejo de Departamento según sus atribuciones.

n) Abstenerse de participar en la discusión y/o votación de aquellos asuntos donde exista evidente conflicto de intereses o tenga una prohibición según la ley. 

o) Desempeñar cargos de dirección cuando se les asigne y de acuerdo con la reglamentación vigente.

p) Cualesquiera otros asuntos que sean necesarios para el desempeño de su cargo según lo que establezcan este Reglamento y el Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Artículo 14. De los derechos de los miembros del Consejo

Son derechos de los miembros del Consejo de Departamento: 

a) Proponer puntos de agenda.

b) Solicitar al Consejo la postergación hasta por dos sesiones de un asunto que se vaya a votar.  Cuando se trate de asuntos urgentes, el Consejo de Departamento o la Dirección podrá acordar la votación en forma inmediata, por medio de una moción de orden.

c) Presentar por escrito, los proyectos, propuestas y mociones que crean oportunas.

d) Solicitar a cualquier departamento, sección, oficina o funcionario, la información que considere necesaria para el mejor conocimiento y resolución de los asuntos.

e) Expresar libre y respetuosamente sus convicciones filosóficas, científicas, políticas y religiosas, cuando corresponda.

f) Solicitar, por una sola vez, antes de que sea aprobada el acta respectiva, revisión de cualquier acuerdo por ratificar.

g) Solicitar la discusión de propuestas en las sesiones plenarias del Consejo de Departamento mediante el sistema de debates o de foro.

h) Llamar al orden al (la) director/a cuando se separe de las atribuciones que le confiere este reglamento.

i) Justificar su voto, en ese caso de que este sea contrario al acuerdo adoptado o en caso de encontrarse imposibilitado de poder votar, sea por abstención o prohibición.

Artículo 15. Funciones de la Secretaría

Son funciones de la Secretaría del Consejo:

a) Preparar, en conjunto con la Dirección y/o Presidencia del Consejo, la agenda de las sesiones ordinarias o extraordinarias y distribuirla a los miembros del Consejo, por lo menos con 1 día hábil previo a la fecha de cada sesión. 

b) Participar en la verificación del cuórum. 

c) Levantar las actas de las sesiones del Consejo y canalizar las copias correspondientes a las dependencias involucradas en cada uno de los acuerdos firmes, respaldados con la firma de la Dirección. 

d) Enviar a los miembros del Consejo durante un período no mayor a 10 días la transcripción del acta para su revisión.

e) Llevar un archivo de la correspondencia recibida y despachada por el Consejo.

f) Realizar los informes o trabajos especiales que considere o que solicita el Consejo.

g) Disponer del lugar, equipo y de las comodidades necesarias para la realización de la sesión.

h) Llevar el control de asistencia de los miembros a las sesiones.

i) Llevar un seguimiento de los asuntos tratados por el Consejo. 

j) Será la responsable de preparar las boletas de votación, las cuales deberán contemplar: la fecha, el número de sesión, aspecto a votar, nombre de los participantes y su respectiva casilla de marcar con x. Las cuales deben estar hechas antes de iniciar la Sesión del Consejo.

k) En el proceso de votación debe verificar que todos los miembros del Consejo participantes la hagan efectiva, custodiar el material usado y hacer en conjunto con la dirección el conteo respectivo una vez finalizada.   

l) Cualesquiera otros asuntos que sean necesarios para el desempeño de su cargo según lo que establezcan estas Normas y el Estatuto Orgánico.

Capítulo V: Convocatorias del Consejo de Departamento

Artículo 16. De las sesiones

El Consejo de Departamento de Servicios Bibliotecarios podrá sesionar en dos modalidades en forma plenaria y en consulta formal y podrán ser presenciales o con telepresencia.

Artículo 17. De las convocatorias 

En forma plenaria, el Consejo de Departamento de Servicios Bibliotecarios sesionará ordinariamente al menos una vez cada mes, preferiblemente el segundo miércoles de cada mes y extraordinariamente, toda vez que sea formalmente convocado por la Presidencia o por al menos 25% de los Miembros del Consejo.

Artículo 18. De las sesiones telepresenciales

Para las sesiones telepresenciales, los medios tecnológicos utilizados deben garantizar las condiciones de simultaneidad, deliberación, integridad e intervención.

Artículo 19. Sobre la participación bimodal

En las sesiones presenciales podrán participar mediante la telepresencia las personas integrantes del Consejo autorizadas de manera previa a la sesión por la Dirección del Departamento de Servicios Bibliotecarios.

Artículo 20. De las sesiones extraordinarias

Las sesiones extraordinarias podrán convocarse con al menos veinticuatro horas de anticipación, salvo en los casos de extrema urgencia que podrá convocarse de forma inmediata y en la convocatoria se incluirá la agenda de la sesión.

Artículo 21. De los acuerdos

En ambas modalidades de sesión, los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo y unánime, de la mayoría de los miembros participantes, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico disponga algo diferente y/o el cuórum o cantidad de participantes necesaria para que el Consejo de Departamento pueda tomar acuerdos válidos, no sea menor que el 50% de sus integrantes.

En la consulta formal los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo, de la mayoría de los miembros participantes, la votación es irrevocable.  Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido.

Artículo 22. Sobre el acta 

En cada sesión sea plenaria o de consulta formal se levantará un acta, que registrará los acuerdos tomados por el Consejo.  La aprobación del acta anterior será el segundo punto de agenda de cada sesión excepto en las sesiones extraordinarias.

Capítulo VI: Sesiones del Consejo de Departamento

Artículo 23. De la Presidencia

Las sesiones del Consejo serán presididas por el (la) director/a del Departamento de Servicios Bibliotecarios y en su ausencia por el miembro que el Consejo designe por votación en el acto.   

Artículo 24. Sobre la justificación de ausencia o retiro

Solo podrán ausentarse o retirarse del Consejo aquellos (as) quienes cuenten con la autorización previa de la Presidencia, lo cual constará en el acta.

Artículo 25. De la suspensión

Una vez convocado el Consejo no podrá ser suspendido, excepto que sea por motivos de cuórum o fuerza mayor así calificada por el Consejo o la Presidencia.

Artículo 26. Sobre la conformación del cuórum

Las sesiones darán inicio a la hora indicada.  Se dará un máximo de 10 minutos para la conformación del cuórum, el cual lo constituirá el 50% más 1 de sus integrantes.

Artículo 27. Sobre la duración de las sesiones 

Las sesiones tendrán una duración máxima de cinco horas, prorrogable por una hora máximo, a solicitud de los miembros o de la Presidencia del Consejo.  En el caso de no completar la agenda aprobada en el tiempo definido se convocará a Consejo Extraordinario.

Capítulo VII: Sesiones por consulta formal

Artículo 28. De la convocatoria en consulta formal

La dirección a solicitud del 25% de los miembros del Consejo de Departamento deciden la conveniencia de realizar la consulta por medio de este mecanismo, al menos tres días hábiles antes de la fecha propuesta para el inicio de la consulta. En este último caso la dirección responderá su decisión a los solicitantes de la consulta formal, a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de presentación de la solicitud. 

Si la dirección tiene razones fundadas para no atender alguna solicitud de trámite de algún asunto por la vía de la consulta formal, deberá comunicarlo a los interesados por correo electrónico, indicando las razones en que basa su negativa.

Artículo 29. Sobre la convocatoria de consulta formal

La convocatoria bajo la modalidad de consulta formal deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación.

Artículo 30. De la consulta formal

En consulta formal, el Consejo de Departamento podrá sesionar como máximo una vez por semana y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles.

Artículo 31. Sobre la convocatoria de la consulta formal

De hacer la consulta, la dirección coordina con la secretaría el envío del correo electrónico a todos los miembros del Consejo de Departamento, la convocatoria, se hará según lo dispuesto en el Estatuto Orgánico, deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación. Su convocatoria deberá incluir la siguiente información:

- Nombre del departamento. 

- Número de la sesión indicando la modalidad de consulta formal. 

- Fecha y hora en que se realiza la convocatoria. 

- Nombre y cargo de quien convoca. 

- Listado de personas convocadas. 

- Fecha y hora de inicio de la consulta formal.

- Fecha y hora de cierre de la consulta formal. 

- Asunto(s) consultado(s). 

- Lista de documentos adjuntos relacionados con la consulta. 

- Tipo de votación: pública, pública con acuerdo firme o secreta. 

- Persona designada para recibir los votos. 

- Forma o lugar de votación.

Se comunicará a las personas que por motivos oficiales o permiso concedido con anterioridad no se encuentren en su puesto de trabajo, para que lean la información enviada y la contesten en el plazo establecido. 

Artículo 32. Sobre las sesiones en la consulta formal

Entre los temas para sesionar en consulta formal están:

a) Los temas relacionados exclusivamente con asuntos en trámite ante órganos del Instituto.

b) Pronunciamientos solicitados en forma urgente.

c) Temas que, conforme a los Reglamentos Institucionales, estén expresamente autorizados para ser resueltos por esta modalidad.

d) No se podrán tomar en cuenta temas como:

- Aprobación de becas de estudios de grado y posgrado.

- Aprobación de investigaciones o proyectos del Departamento de Servicios Bibliotecarios.

- Nombramientos del personal.      

Artículo 33. De la documentación en la consulta formal 

La Dirección deberá poner a disposición de los miembros del Consejo de Departamento de Servicios Bibliotecarios, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para la toma de decisión, de preferencia en forma electrónica o mediante documentos impresos, de no estar disponibles en dicho formato.

Artículo 34. Deberes de la secretaría en las votaciones de la consulta formal

La (el) secretaria/o de la Biblioteca, será la (el) responsable de preparar las boletas de votación, controlar que todos los miembros del Consejo participantes firmen el registro de votación, custodiar el material usado en la votación y hacer el conteo respectivo una vez finalizada la consulta formal.  

La boleta para emitir el voto debe contener una descripción del asunto a votar, espacios para consignar el voto a favor, en contra, nulo y voto razonado.

Artículo 35. De la no participación en la consulta formal

Los miembros del Consejo están justificados, para no participar en un proceso de consulta formal cuando medien causas comprobadas de salud o por encontrarse en lugares en que, no haya acceso a medios electrónicos o de comunicación, para lo cual están obligados a justificar su ausencia antes de la sesión.

Artículo 36. De la participación bimodal en la consulta formal

Los funcionarios que integran el Consejo de Departamento, que se encuentren en condiciones que, les impide presentarse físicamente en su lugar de trabajo podrán participar en los procesos de consulta formal por los medios electrónicos que tengan disponibles para ello.

Artículo 37. Sobre el procedimiento de la votación en la consulta formal

La votación se ejecutará de forma secreta o pública de la siguiente manera:

- De manera secreta:

a) La (el) secretaria/o o el suplente designado entrega la boleta a cada miembro del Consejo.

b) Cada miembro del Consejo, se dirige a un recinto privado y emite su voto.

c) Se deposita la boleta en una caja sellada, ubicada en la oficina de la secretaría.

d) Se firma el registro de participación, en la consulta formal.

- De manera pública:

a) Cuando la votación es pública, se realizará en forma presencial y/o en forma remota.

b) La votación se realizará en horario laboral y se usará un documento que contenga la descripción del asunto a votar, la lista de las personas que votan, con las casillas respectivas (a favor, en contra o nulo) y el espacio para su firma.

c) Si la votación es remota, cada miembro del Consejo recibirá un documento con la descripción del asunto a votar y casillas para que indique si vota a favor, en contra, nulo y voto razonado.

d) En la votación remota, cada miembro debe enviar su voto a la dirección de correo electrónico definido.  La (el) secretaria/o de la Biblioteca, o en su defecto un suplente, deberá resguardar el documento recibido, sellarlo, firmarlo y adjuntarlo al registro de la votación.

Artículo 38. De la votación por consulta formal

Cada miembro votará a favor, en contra o nulo, y podrá justificar su voto, siempre que la votación haya sido pública por medio de un mensaje por correo electrónico que enviará a la dirección del Departamento de Servicios Bibliotecarios. Queda a criterio de cada miembro del Consejo, hacer pública su posición y que se consigne su comentario en el acta. 

En cualquier caso, la consulta formal se resolverá, exclusivamente con base en los votos presenciales o remotos, que se hayan recibido antes de la hora de cierre de la votación.

Artículo 39. De los resultados por consulta formal

Al finalizar el plazo de la consulta formal, la (el) directora/or en coordinación con la (el) secretaria/o o el suplente, hará el cierre y contabiliza el resultado de la votación, para la elaboración del documento escrito en el que, deben consignarse los resultados obtenidos, mismo que formará parte del acta respectiva.

El resultado de la votación deberá ser comunicado, de manera inmediata, a todos los miembros del Consejo y por el mismo mecanismo utilizado para realizar la convocatoria.

Artículo 40. Del acta por consulta formal

La (el) secretaria/o de la Biblioteca es la (el) encargada/o de elaborar el acta de la sesión, realizada por consulta formal y de acuerdo con el formato establecido para las sesiones plenarias.  Se debe indicar el tipo de sesión realizada, adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo de Departamento que tomaron parte en la consulta.  

El acta de una sesión realizada bajo la modalidad de consulta formal, deberá ser aprobada en la siguiente sesión realizada en forma plenaria.

Capítulo VIII: Votaciones del Consejo de Departamento

Artículo 41. De las votaciones

Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. 

Serán obligatoriamente secretas cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas que afecten, favorable o desfavorablemente, de manera directa e indubitable a personas específicas, otorgándoles derechos o beneficios concretos a determinadas personas o que les imponga obligaciones o sanciones.

En los casos de acuerdos directamente relacionados con personas que sean de alcance general o aquellos, referidos a objetivos, a pesar de que indirectamente vinculen a las personas que los ejecutan o estén a su cargo, podrán ser votados públicamente, si así lo decide el Consejo de Departamento.

Las votaciones quedan en firme y unánimes una vez concluido el acto.

Artículo 42. Del responsable en el proceso de votación

La persona que ocupe la secretaría o el suplente designado previamente para este propósito, es la persona responsable de elaborar y ejecutar el proceso de votación; en el caso de que la votación sea por medios electrónicos, le corresponde preparar la misma desde la plataforma electrónica indicada institucionalmente para este fin. Además, realizará la verificación de que el total de los votos emitidos coinciden con las personas presentes al momento de la votación y que éstos fueron emitidos por quienes efectivamente tienen derecho al voto.

Artículo 43. De las votaciones por medios tecnológicos

Las votaciones secretas por telepresencia se realizarán preferiblemente a través de la plataforma Zoom u otras que puedan cumplir el propósito. Durante el uso de la herramienta escogida por el Consejo de Departamento, quien preside la sesión debe garantizar:

a) La verificación de la persona votante para que no se den votos delegados. 

b) La imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad.

Artículo 44. De las votaciones de propuestas

Para las votaciones de propuestas, las personas integrantes del Consejo de Departamento deberán escoger entre las opciones: a favor, en contra o nulo. 

En las opciones, puede indicar una justificación de su voto, si la persona votante lo solicita para que quede en actas.

Artículo 45. De los mecanismos de votación

Los mecanismos de votación: 

a) Para las votaciones públicas de las sesiones presenciales, las personas integrantes del Consejo manifestarán su criterio levantando la mano o en las sesiones de telepresencia mediante los iconos de “sí o no”, utilizados en la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin o bien indicando a favor o en contra, cuando se indique su nombre por parte de la Presidencia. 

b) En el caso de las votaciones secretas en: 

- Sesiones con telepresencia se utilizará una plataforma tecnológica que permita mediante una encuesta, el anonimato y la no asociación de un votante con su voluntad expresada mediante las opciones de: a favor, en contra o nulo. 

- Sesiones presenciales, podrá utilizarse una plataforma tecnológica que cumpla con lo indicado, o bien, boletas físicas confeccionadas para tal fin.

En caso de presentarse sesiones bimodales y deban realizarse votaciones secretas, estas se realizarán en la plataforma tecnológica debidamente autorizada.

Artículo 46. Confidencialidad del voto secreto

Durante la discusión del tema y la realización de la votación, es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto y el trato justo e igualitario para todas las personas participantes.

Artículo 47. De la votación en caso de empate

En caso de presentarse un empate en el resultado de la votación pública o secreta, se someterá a una segunda votación en la misma sesión o en la siguiente sesión ordinaria. En caso de persistir el empate, quien preside ejercerá el voto de calidad.

Artículo 48. De las votaciones por medio de telepresencia

En las sesiones del Consejo de Departamento, bajo la modalidad de telepresencia en las que participen uno, varios o todos sus miembros y deban realizarse votaciones públicas o secretas, antes de realizar estas votaciones se tendrán las siguientes consideraciones:

a) La (el) secretaria/o o la persona que se delegue, debe haber gestionado el uso de una licencia, según los mecanismos definidos en la Institución. 

b) La (el) secretaria/o es la responsable de ejecutar la votación por medio de la plataforma definida o por medio de la herramienta elegida. En caso de fuerza mayor, la Dirección del Departamento de Servicios Bibliotecarios asignará un responsable, quien no debe formar parte del Consejo de Departamento. 

c) Deben permanecer en la sala donde se realizará la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo de Departamento con derecho a voto y la persona asignada para ejecutar la votación, tanto en los casos de voto público como voto secreto. 

d) En las votaciones secretas, todas las personas que emitirán el voto deberán realizarlo mediante la plataforma o la herramienta elegida, con el objetivo de impedir la asociación de los votantes con su voluntad. 

La persona responsable de ejecutar la votación secreta debe asegurarse de que la plataforma definida asegure el anonimato de la votación.

En las votaciones públicas, la Presidencia será la encargada de consultar el voto a cada uno de los miembros del Consejo de Departamento. Este tipo de votación se puede realizar de manera verbal o mediante la plataforma.

Artículo 49. Consideraciones durante la realización de las votaciones secretas

En aquellas sesiones plenarias del Consejo de Departamento bajo la modalidad de telepresencia y, que deban realizarse votaciones secretas, se tendrán las siguientes consideraciones: 

a) Una vez abierta la votación, se contará con 60 segundos para emitir el voto. 

b) Finalizados los 60 segundos, quien preside, solicita el reporte de votos emitidos a la secretaría, para la verificación de la cantidad entre los votos emitidos y las personas presentes al momento de efectuar la votación.  En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto nulo. 

c) Durante la votación y verificación de los votos los miembros del Consejo no podrán salir o entrar a la sala virtual donde se realiza la votación. 

d) La persona quien preside el Consejo de Departamento efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos, para lo cual debe mostrar el resultado a los participantes de la Sesión. 

En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que uno o varios de los miembros se desconecten de la plataforma o de la herramienta elegida, durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 60 segundos señalados, a fin de verificar si el proceso de votación fue afectado y considerarse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que el cuórum haya sido nuevamente conformado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda.

Artículo 50. Reporte de votaciones realizadas

Una vez finalizada la sesión del Consejo de Departamento, la (el) secretaria/o generará en la plataforma definida o por medio de la herramienta elegida, los resultados de las votaciones realizadas, con el objetivo de incorporar lo que corresponda en el acta de la sesión.

Capítulo IX. Disposiciones especiales para el nombramiento de concursos internos y externos

Artículo 51. De la recomendación de la Comisión de Selección de Personal

Amparados en el artículo 22 incisos a y c, del Reglamento para Concursos de Antecedentes Internos y Externos del Personal, el Consejo de Departamento se aboca al conocimiento y discusión de la recomendación de la Comisión de Selección de Personal; asimismo, cualquier hecho demostrado que deba ser de conocimiento del Consejo para tomar la decisión, deberá ser expuesto en su momento.

Todo acuerdo sobre propuesta de nombramiento de personal es firme desde el momento en que se toma y debe estar debidamente justificado, lo cual debe constar en el acta respectiva.

Artículo 52. Del empate en la votación para la elección de personal

La recomendación de un oferente debe contar con más de la mitad de los votos emitidos. En caso de empate, en la primera votación para la elección de un oferente, participarán los candidatos que hayan obtenido la mayor cantidad de votos, para una segunda votación. 

Artículo 53. De la elección para la selección de personal

En el caso de que ninguno de los candidatos en la segunda votación, obtenga la mitad más uno de los votos de los miembros presentes en el Consejo de Departamento, se procederá a elegir entre ellos aquel candidato que obtuvo dentro del proceso de reclutamiento el mayor puntaje o calificación final de las pruebas aplicadas consignado en el acta de selección emitida por la Comisión de Selección.

Artículo 54. Del procedimiento interno para la selección de personal

Cuando en la elección de personal para un nombramiento se presenten situaciones diferentes, y las mismas no estén consideradas en el Estatuto Orgánico del ITCR, la Segunda Convención Colectiva y sus Reformas, las Normas de Contratación y Remuneración del Personal y el Reglamento para Concursos de Antecedentes Internos y Externos del Personal, se procederá según se indica en este Reglamento.

Capítulo X. Modificaciones al Reglamento

Artículo 55. De las modificaciones

Las modificaciones totales o parciales a este reglamento, serán consultadas por la Dirección de la Biblioteca a los miembros del Consejo de Departamento y serán aprobadas con el voto afirmativo de al menos dos terceras partes de sus miembros.

Artículo 56. Vigencia

El presente Reglamento rige a partir de su aprobación del Consejo de Departamento y su publicación en la Gaceta Institucional.

a. Comunicar. ACUERDO FIRME. 

Aprobado en la Sesión 11-2021 del Consejo del Departamento de Servicios Bibliotecarios, Artículo 4, celebrado el 27 de octubre de 2021.

Publicado en fecha 4 de noviembre del 2021 mediante la Gaceta Número 838-2021 de fecha 4 de noviembre del 2021.

REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES

CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1: Sobre el Reglamento

El reglamento es de uso específico para el Consejo de Escuela de Ciencias Sociales del Tecnológico de Costa Rica.

Artículo 2: Alcance del Reglamento

Este reglamento es de acatamiento obligatorio para las personas integrantes del Consejo de la Escuela Ciencias Sociales del Instituto Tecnológico de Costa Rica (en adelante, Consejo de Escuela).

Artículo 3: Objetivos del Reglamento

1. Normar el funcionamiento del Consejo de Escuela, tanto de las sesiones plenarias como por consulta formal, así como las sesiones presenciales o en telepresencia, asistidas por plataformas tecnológicas autorizadas para este fin, cuando por razones de fuerza mayor no se pueda realizar la sesión plenaria de forma física.
2. Regular el cumplimiento de las obligaciones de la Dirección de la Escuela y la de sus integrantes, en relación con el Consejo de Escuela, según las funciones que les han sido encomendadas.

Artículo 4: Definiciones

Puntos de dictamen: es el espacio asignado en la sesión para discutir asuntos de interés sobre los cuales el Consejo debe adoptar acuerdos concretos.
Deliberación: principio que implica la toma de decisiones, con base en el intercambio de opiniones y en el debate de estas.
Informes de la Presidencia: espacio de la sesión de que disponen los miembros del Consejo para referirse a los informes que la Presidencia haya dado a conocer con anticipación, o para que la presidencia agregue algún informe adicional.
Intervención: principio que implica que las personas participantes puedan intervenir en la deliberación tomándose los controles adecuados para la asignación y uso de la palabra.
Integridad: principio que implica que la plataforma tecnológica permita la plena identificación de todos integrantes que intervienen, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
Propuesta base: propuesta formulada originalmente con miras a tomar un acuerdo sobre un punto que se va a conocer, discutir y votar en la sesión.
Moción de fondo: es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base aprobado o conciliar
propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.
Moción de orden: La moción de orden será aquella cuyo propósito sea:
Suspender o prolongar la sesión
Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda. Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente.
Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor u otras, a criterio del Consejo, que impidan o dificulten la realización de la votación secreta
Moción de revisión: es aquella moción tendiente para modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.
Moción de forma: Es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.
Plataforma tecnológica: herramienta o medio de comunicación tecnológico que habilita la realización de sesiones virtuales a nivel Institucional y que se encuentra debidamente aprobada por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información (DATIC) para tal fin.
Recurso de revisión: proceso impugnativo de carácter excepcional, cuyo objetivo primordial es que se declare la nulidad del procedimiento.
Sesión presencial: se refiere a la asistencia o participación de los miembros en las sesiones del Consejo mediante presencia física.
Sesión con telepresencia: se refiere a toda sesión que este mediada a través de alguna plataforma tecnológica, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del Consejo de Docencia se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar donde se encuentra el anfitrión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado. Durante el desarrollo de la sesión por telepresencia se deben respetar los principios de simultaneidad, integridad y deliberación. Deberá permitir la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, además, deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado, y la grabación se considerará como parte del acta y su custodia se regirá por las disposiciones institucionales de archivo.
Simultaneidad: este principio implica que las personas que integran el Consejo deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad
imputable a este. Lo anterior implica que todas las personas integrantes de dicho Consejo sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a la toma de decisiones. Es decir, las personas integrantes del Consejo deben concurrir en tiempo y lugar (para el caso de las sesiones virtuales, la sala virtual).
Varios: es aquel espacio que tienen los miembros del Consejo para dar a conocer asuntos de su interés. Por tener un propósito informativo, no se toman acuerdos en este punto de la agenda.
Voto: manifestación directa y no delegada de la opinión, del parecer o de la voluntad de cada una de las personas que conforman el Consejo para aprobar o rechazar una propuesta, otorgar un aval o para elegir a una persona. Esta manifestación puede realizarse según las siguientes formas: a favor, en contra, abstención, nulo y en blanco.
Votación calificada: es aquella en la que se necesita de las dos terceras partes del total de los miembros del Consejo para tomar un acuerdo.
Voto de calidad: Voto que ejerce la presidencia del consejo en caso de empate en votaciones públicas.
Voto público: votación en la que es posible asociar a la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.
Voto secreto: votación en la que se imposibilita la asociación de la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.

CAPÍTULO II. ORGANIZACIÓN, MODALIDADES DE SESIÓN Y FUNCIONES DEL CONSEJO DE ESCUELA

Artículo 5: De la conformación del Consejo

El Consejo estará conformado de la siguiente manera:
• El Director(a) quien lo preside.
• Los profesores(as) nombrados por medio tiempo o más.
• Una representación estudiantil correspondiente al 25% del total de integrantes del Consejo de Escuela, nombrada por la asociación respectiva, según lo establezca el Estatuto de la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
• Un representante de los egresados de la carrera respectiva, quien participará con voz y voto.
• Un representante administrativo.
• Los profesores(as) de la Escuela nombrados por menos
de medio tiempo podrán participar con voz, pero sin voto y no serán considerados para el cálculo de la representación estudiantil ni del quórum.

Artículo 6: Modalidades de sesión

El Consejo de Escuela de Ciencias Sociales podrá sesionar bajo dos modalidades: plenaria y por consulta formal. Las sesiones plenarias pueden realizarse de forma presencial, así como a través de telepresencia. Para las sesiones en modalidad de telepresencia, los medios tecnológicos utilizados deben garantizar las condiciones de simultaneidad, deliberación, integridad e intervención y se realizarán a través de una plataforma tecnológica autorizada para este fin, según el procedimiento establecido.

Artículo 7: Funciones de la presidencia

Serán funciones de la persona que preside
a. Elaborar junto con la secretaria el orden del día
b. Comunicar con debida anticipación los documentos a discutirse en las sesiones del Consejo de Escuela.
c. Abrir, presidir y cerrar la sesión del Consejo
d. Dirigir la sesión de acuerdo con la agenda aprobada.
e. Conceder la palabra en el orden solicitado.
f. Recibir, ordenar las mociones y presentarlas al Consejo de Escuela.
g. Someter a votación los asuntos que lo requieren y anunciar las decisiones adoptadas.
h. Controlar el tiempo del uso de la palabra.
i. Mantener el orden en el transcurso de cada sesión.
j. Garantizar el control de los acuerdos tomados en cada sesión.
k. Dar por agotada la discusión, siempre que no exista algún motivo donde se requiera continuidad de la discusión y así lo expresen las personas integrantes del Consejo de Escuela.
l. Velar por la veracidad de las actas
m. Comunicar los acuerdos del Consejo
n. Firmar las actas de las sesiones del Consejo que haya presidido, una vez que han sido aprobadas
o. Ejercer el voto de calidad cuando corresponda
p. Velar por el cumplimiento de este reglamento

Artículo 8: Funciones secretariales

La persona encargada de las labores secretariales de la Escuela de Ciencias Sociales fungirá también como encargada de la secretaría del Consejo
Son funciones de quien ejerce la secretaría del Consejo de Escuela:
a. Asistir puntualmente y permanecer en las sesiones del Consejo sea presencial o telepresencia
b. Preparar en conjunto con la Presidencia el orden del día
c. Llevar el control de las votaciones (públicas y secretas)
d. Llevar el control del quórum.
e. Colaborar en la moderación del uso de la palabra e informar al presidente
f. Llevar el control de asistencia
g. Redactar y elaborar el acta
h. Conservar en orden, custodiar y proteger las actas, grabaciones y demás documentos de las sesiones
i. Firmar el acta junto con la presidencia

Artículo 9: Responsabilidades de los integrantes del Consejo de Escuela

Son responsabilidades de los integrantes del Consejo de Escuela las siguientes:
a. Asistir puntualmente y permanecer en las sesiones del Consejo sean presencial o telepresencia
b. Responder a las consultas formales en tiempo y forma
c. Conocer el contenido de los documentos que se analizarán y resolverán en las sesiones del Consejo
d. Participar en la discusión y en las comisiones que se conformen
e. Ejercer el derecho al voto (a favor, en contra, nulo, en blanco o abstención cuando corresponda)
f. Firmar el control de asistencia indicando la hora de llegada y salida en caso que sea antes de concluida la sesión del Consejo de Escuela.
g. Mantenerse presentes en toda la sesión del Consejo de Escuela y solo podrá retirarse previa autorización del presidente.
h. Deber de votar en las propuestas que se sometan a conocimiento del Consejo de Escuela.
En caso de sesiones en modalidad de telepresencia, se pasará lista por parte de la presidencia y los integrantes indicarán el lugar en que se encuentran.
Si un integrante se ausenta de una sesión en cualquiera de sus modalidades, deberá comunicar a la dirección y enviar por escrito, la justificación correspondiente en el plazo de tres días hábiles desde el día de la ausencia. En caso de que el integrante del Consejo de Escuela no justificare la ausencia en el plazo debido o que dichas ausencias sean reiteradas, se valorará la responsabilidad disciplinaria que corresponda.

Artículo 10: Las comisiones

El Consejo de Escuela contará con dos tipos de comisiones: formales de carácter permanente y temporales. En el caso de la representación estudiantil esta se incorporará obligatoriamente cuando los reglamentos institucionales así lo dispongan.

Artículo 11: Las comisiones permanentes

Las comisiones permanentes son coordinadas por la Dirección de la Escuela y son aquellas que, por la naturaleza de los temas a tratar, no pueden ser limitadas en el tiempo. Su definición, integración y fechas de nombra-miento corresponderá establecerlas al Consejo de Escuela.

Artículo 12: Las comisiones temporales

Las comisiones temporales son definidas e integradas por el Consejo de Escuela para tratar algún asunto en un periodo dado, donde se podrá nombrar un coordinador. La Comisión tiene como finalidad abordar un asunto particular que requiere atención por parte de la Escuela de Ciencias Sociales. Los integrantes de una comisión temporal, deberán presentar un informe escrito del asunto, según el tiempo asignado, al Consejo de Escuela. En el caso de la representación estudiantil esta se incorporará de acuerdo con su interés.
Las comisiones temporales son disueltas de forma automática, cuando cumplan su misión, presenten el informe solicitado y tendrán objetivos y funciones para cumplir con un propósito específico.

Artículo 13: Nombramiento y funciones de la coordinación de comisión temporal

Cada comisión temporal a solicitud de la Dirección, puede nombrar una persona que coordine y tendrá como funciones:
a. Convocar, organizar, presidir las reuniones de la comisión.
b. Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos de la comisión.
c. Facilitar la comunicación entre la Dirección de la Escuela de Ciencias Sociales, el Consejo de Escuela y otras instancias relacionadas con la comisión.
d. Presentar el debido informe a la Dirección, según el tiempo asignado para el propósito.

CAPÍTULO III. CONVOCATORIAS A CONSEJO DE ESCUELA

Artículo 14. Las sesiones ordinarias

Las sesiones ordinarias se realizarán, al menos una vez cada mes y, extraordinariamente, toda vez que sea formalmente convocado, por la persona que ejerce la dirección de la escuela ya sea por iniciativa propia o la solicitud del 25%.
La convocatoria deberá ir acompañada de la respectiva agenda y los documentos que se someterán a discusión. Tanto la agenda como los documentos deberán ponerse a disposición de los integrantes del Consejo de Escuela, con al menos dos días hábiles de antelación. Los integrantes del Consejo de Escuela que deseen presentar un asunto al Consejo de Escuela, deberán remitir a la Dirección
la Escuela de Ciencias Sociales la documentación con tres días hábiles antes de la realización de la sesión.

Artículo 15: Las sesiones extraordinarias

Las sesiones extraordinarias con su respectiva agenda y documentación serán convocadas con al menos veinticuatro horas de anticipación por medio de documento impreso o correo electrónico. No obstante, quedará válidamente convocado el Consejo a una sesión extraordinaria sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o la agenda, cuando asistan todos sus integrantes y así lo acuerden por unanimidad. La agenda de una sesión extraordinaria no puede ser modificada.

Artículo 16: Solicitud de sesión extraordinaria

Las personas integrantes del Consejo de Es-cuela que soliciten a la dirección una sesión extraordinaria, independientemente de su modalidad, deberán hacerlo por escrito, indicando el tipo de modalidad solicitada y aportando la documentación necesaria, con al menos dos días antes de la fecha de la convocatoria.

Artículo 17: Posponer un Consejo de Escuela

Cuando por razones especiales no pueda realizarse la sesión en la fecha correspondiente, ésta se realizará, tomando en cuenta la disponibilidad de tiempo de las personas integrantes del Consejo de Escuela.

CAPITULO IV: LA AGENDA DEL CONSEJO DE ESCUELA

Artículo18: Agenda de las sesiones ordinarias

Es atribución de la dirección elaborar la agenda de las sesiones. A inicios de cada semestre, la Dirección brindará un cronograma de las fechas en las que se realizarán las Sesiones Ordinarias del Consejo de Escuela y, en lo posible, se apegará a dicho cronograma.

Artículo 19: Puntos de la agenda

La agenda de las sesiones ordinarias debe contener al menos los siguientes puntos:
a. Aprobación de la agenda. Las personas integrantes del Consejo de Escuela pueden solicitar que se incluya, elimine o posponga un punto de la agenda, para lo cual, deberá fundamentarse en el sitio y votarse su aprobación.
b. Discusión y aprobación de las actas anteriores. Se verifica que el acta refleje lo discutido y acordado en la sesión anterior. Las modificaciones no podrán alterar acuerdos tomados en firme en dicha sesión.
c. Informes de la dirección. Este punto no admite discusiones o debates, pero si aclaraciones.
d. Asuntos por aprobar. Este punto comprende los asuntos sobre los que el Consejo de Escuela debe tomar acuerdos, los asuntos que las personas que integran el Consejo de Escuela quieren tratar en una discusión
abierta; el seguimiento de los asuntos pendientes, y los informes de labores semestrales de los coordinadores de cátedra, de comisiones permanentes, de la carrera, los programas que se desarrollen con la coadyuvancia de la Fundatec, y las labores especiales.
e. Foro: Cuando así sea valorado por la dirección o propuesto por el 25% de los integrantes del Consejo de Escuela, se invite a un experto para que diserte sobre un tema de interés del Consejo de Escuela.
f. Varios. Se incluyen en esta sección aspectos a modo de información, comentario, sugerencia o inquietud, que tenga alguna persona miembro del Consejo de Escuela. Se puede recomendar que se analice la posibilidad de incorporar un tema como punto de agenda para una próxima sesión.

Artículo 20: Solicitud de agendas en sesiones extraordinarias

La agenda para una sesione extraordinaria cuando sea solicitada por los integrantes del Consejo, será la que propongan éstos y debe contener puntos urgentes de asuntos que el Consejo de Escuela deba resolver.

Artículo 21: Solicitud de agendas en modalidad de consulta formal

En las sesiones extraordinarias en la modalidad de consulta formal, se podrá tomar acuerdos bajo esta modalidad en todos los asuntos que son competencia de este Consejo de Escuela salvo los que expresamente estén prohibidos por reglamentos superiores o el Consejo de Escuela haya acordado que deban ser aprobados en sesión plenaria.

CAPITULO V: LAS SESIONES

Artículo 22: Quien preside un Consejo de Escuela

Las sesiones del Consejo de Escuela serán presididas por la persona que ejerce la dirección. En su ausencia, las sesiones serán presididas por una persona miembro del Consejo de Escuela, a quien la dirección designe.

Artículo 23: Duración de las sesiones

Las sesiones del Consejo de Escuela, serán convocadas considerando el tiempo establecido por la normativa institucional, si hubiese asuntos pendientes de extrema urgencia, así calificados por este Consejo, la sesión se puede prolongar por el tiempo que el Consejo de Escuela considere conveniente. Para ello deberá presentarse y ser aprobada una moción de orden por parte de alguna(s) persona(s) integrante(s) del Consejo de Escuela. Los asuntos que queden pendientes, a criterio de la dirección deberán considerarse prioritarios para una próxima sesión.

Artículo 24: Quórum y suspensión por falta de quórum

El quórum del Consejo de Escuela estará compuesto por la mitad más uno de sus integrantes. Si durante los 15 minutos siguientes de la hora que se convocó la sesión plenaria no se ha conformado el quórum, se levantara
un acta, indicando el motivo de la no realización de la sesión, y consignando el nombre de las personas integrantes del Consejo presentes y ausentes.

Artículo 25: Rompimiento de quórum

En las sesiones plenarias, en caso de romperse el quórum, la dirección levantará la sesión indicando en el acta los motivos y el momento (hora) en que se rompe el quórum.

Artículo 26: Las Mociones

En las sesiones plenarias, se podrán presentar a la presidencia las mociones y pueden ser de los siguientes tipos: de fondo, de forma, de revisión, de orden y aclaración. Las mociones se podrán presentar de forma escrita y en forma oral, haciendo solicitud de palabra para presentarlas.

Artículo 27: Mociones de fondo

Serán mociones de fondo las que se sometan a la consideración del Consejo de Escuela, relacionadas con algún asunto en discusión. Hay dos tipos de mociones de fondo: las de base, que son las que han dado origen a un punto de agenda y las sustitutivas, que son las que se presentan durante la sesión. Todas las mociones de fondo serán leídas por la presidencia. De ser rechazada la moción base, las mociones sustitutivas se someterán a trámite de procedencia y se votarán.

Artículo 28: Mociones de forma

Serán mociones de forma las que cumplan con la función de modificar el estilo de un texto ya aprobado o para conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo. Los integrantes del Consejo de Escuela discutirán el asunto y se tomará una decisión en conjunto con la persona que preside el Consejo de Escuela.

Artículo 29: Mociones de revisión

Serán mociones de revisión aquellas que tiendan a variar un acuerdo tomado al cual no se ha dado firmeza. Deberán presentarse en la sesión posterior con el respaldo de al menos el 25% de los integrantes presentes. El re-curso de revisión debe presentarse al aprobarse el acta de la sesión en que se tomó el acuerdo. La presidencia las someterá a trámite de procedencia y, de ser reconocida, será tratada como moción de fondo sustitutivo, pero requerirá para su aprobación de los votos afirmativos de al menos dos terceras partes de los integrantes presentes.

Artículo 30 Mociones de orden y sus funciones

Serán mociones de orden las que cumplan cualquiera de las siguientes funciones:
a) Suspensión de la sesión.
b) Levantamiento de la sesión.
c) Prolongación de la sesión.
d) Agotamiento de la discusión.
e) Prolongación de la discusión.
f) Modificación de la secuencia de los puntos de agenda.
g) Variación de los procedimientos seguidos, siempre que no haya oposición a este reglamento.
h) Recesos.
i) Modificación de la forma de expresar el voto (público o secreto), cuando se considere pertinente y no contravenga la normativa vigente.

Artículo 31: Conocimiento de las mociones de orden

Las mociones de orden se conocerán tan pronto termine la intervención de la persona del Consejo que está en uso de la palabra. Se escuchará la intervención del proponente, y posteriormente, se da la palabra un integrante del Consejo de Escuela para que se manifieste a favor y otro integrante del Consejo de Escuela podrá hablar en contra. Si la moción es rechazada se regresará a la discusión anterior con la misma lista de oradores que se llevaba antes de la interrupción.

Artículo 32: Mociones de aclaración

Serán mociones de aclaración aquellas en que se solicite una explicación al presidente o a cualquiera de los integrantes del Consejo de Escuela sobre un asunto tratado.

Artículo 33: Retiro de una moción.

Los proponentes de cualquier tipo de moción podrán retirarla en todo momento antes de que haya sido sometida a votación.

Artículo 34: Uso de la palabra

Para cada tema de debate, la presidencia concederá la palabra. La palabra se solicitará levantando la mano, la Presidencia la concederá en el orden en que haya sido solicitada y por un lapso de tiempo por minutos.

Artículo 35: Abandono de la sala de sesiones de un integrante

Durante la discusión de un punto que beneficie en lo particular a un integrante del Consejo de Escuela, esta después de hacer las aclaraciones pertinentes, sobre su impedimento o prohibición y presentar su excusa, deberá abandonar la sala de sesiones, para que las demás personas continúen con la discusión, y se incorporará una vez que se haya producido la votación, para escuchar el resultado de la misma.

Artículo 36: Votación de una propuesta

Una vez concluida la discusión sobre un punto, la presidencia dará lectura nuevamente a la propuesta por votar, la someterá a votación y dará a conocer el resultado obtenido.

Artículo 37: Consultas formales

En consulta formal, el Consejo de Escuela podrá sesionar como máximo una vez por se-mana y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles.

CAPITULO VI: LAS VOTACIONES

Artículo 38: De las votaciones

Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. Serán obligatoriamente secretas cuanto se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, o cuando por moción de orden aprobada, así lo decida el Consejo de Escuela. En las votaciones secretas no se podrá justificar el voto.
Tienen derecho y deber al voto solo los integrantes titulares del Consejo de Escuela, presentes al momento de realizarse la votación. Se exceptúan de esto los integrantes que participan de concursos u otros asuntos donde su presencia altera la discreción de la votación.

Artículo 39: Votaciones públicas

Las votaciones públicas se realizarán levantando la mano, ya sea en condiciones de presencialidad o bien en telepresencia. Cada integrante del Consejo deberá escoger una de las opciones siguientes: a favor, en contra, nulo o en blanco; además, podrán justificar el voto en contra o en abstención.

Artículo 40: Permanencia durante las votaciones

En las sesiones plenarias, en cualquier modalidad, sea presencial o a través de alguna plataforma tecnológica, mientras se realiza alguna votación, ya sea pública o secreta, ningún miembro podrá entrar o salir de la sesión del Consejo de Escuela. Tampoco podrán interrumpirse las votaciones una vez iniciadas, en observancia a los principios democráticos de simultaneidad del acto comicial y de no falseamiento de la voluntad popular.

Artículo 41: Conteo de voto

En todas las votaciones públicas se contabilizarán los votos: a favor, en contra, nulo o en blanco.

Artículo 42: Votaciones secreta

Las votaciones secretas estarán a cargo de la dirección, la persona secretaria y dos personas integrantes del Consejo que voluntariamente, apoyan en la recepción y conteo de votos. En caso de votaciones secretas en sesiones presenciales, podrá utilizarse una plataforma tecnológica o bien, en papeletas físicas elaboradas para tal fin.
En caso de votaciones en telepresencia, se utilizará una plataforma que garantice la privacidad y confidencialidad del voto secreto. Los votos se contabilizarán a favor, en contra, nulo o en blanco.
En el caso de nombramientos y elecciones en los que hay más de dos candidatos, el candidato ganador debe obtener más de la mitad de los votos emitidos. Si ninguno alcanza la cantidad de votos que representa la mayoría de los integrantes del Consejo de Escuela, se repetirá en la misma sesión la votación con aquellas dos opciones que hayan obtenido la mayor cantidad de votos emitidos. En caso de persistir esta situación, se repetirá la votación en una sesión posterior y se dará oportunidad a que otras personas participen como candidatos, siempre que esto sea posible y no se contravenga la normativa institucional.

Artículo 43: Suspensión de las votaciones

Las votaciones no se llevarán a cabo cuando se cuente con la permanencia de invitados presentes.

Artículo 44: Aprobación de acuerdos

Los acuerdos se aprobarán con el voto afirmativo, público o secreto, según corresponda, a la mayoría de los votos emitidos por los integrantes presentes. Excepto los casos en que este reglamento disponga otra cosa. En caso de empate en votaciones públicas, se re-petirá la votación en la misma sesión. En caso de persistir éste, la votación se repetirá en la sesión siguiente y, de persistir éste, la presidencia, ejercerá el voto de calidad.

Artículo 45: De la firmeza de los acuerdos

El Consejo podrá acordar dar firmeza a los acuerdos tomados en una sesión o a una parte de ellos, para lo cual se requerirá mayoría calificada para su aprobación. En caso de no hacerlo, quedarán en firme en la sesión en que se apruebe el acta correspondiente.

Artículo 46: Acuerdos de elección

Los acuerdos de elección, nombramiento o resolución de apelación, serán firmes y unánimes desde el momento en que se tomen.

Artículo 47: Votaciones por consulta formal

En las votaciones de las sesiones por consulta formal se aplicará el siguiente procedimiento:
a. En este tipo de sesión, será inválido cualquier intento de modificar un voto emitido.
b. Los acuerdos tomados en este tipo de sesión serán en firmes y unánimes y sobre ellos sólo podrá presentarse recurso de revocatoria y apelación.
c. Si alguna persona integrante del Consejo de Escuela quiere justificar su voto, debe hacerlo por escrito en el espacio asignado para ese fin, en el formato de la consulta, en el momento que emite el voto.

Artículo 48: Apertura de votaciones por consulta formal

Para abrir las votaciones en sesiones por consulta formal es requisito indispensable que toda la información tema de la consulta, esté disponible para cada integrante del Consejo de Escuela.

Artículo 49: Las votaciones de las sesiones por consulta formal

Se procederá de la siguiente manera: a. La presidencia del Consejo de Escuela revisará que el registro para las firmas corresponda a la de los integrantes del Consejo de Escuela y proporcionará a la persona secretaria la copia de la convocatoria con la información pertinente. b. En modalidad presencial el material permanecerá en la secretaría durante el periodo de votación establecido en la convocatoria. c. En caso de telepresencia, se circulará la convocatoria con el formato de votación que deberá ser reenviado vía correo electrónico, con firma digital, al Director(a) y a la persona secretaria.
d. La persona secretaria de la Escuela es la responsable de custodiar el registro
de firmas, y toda aquella información pertinente.
e. En caso de que la votación sea presencial, los integrantes del Consejo de Escuela deben presentarse a votar du-rante el periodo establecido en horas hábiles.
f. Después de realizar la votación, el votante debe firmar en el registro de firmas correspondiente, el cual debe contar con un encabezado que indique: fecha, hora de inicio y hora de cierre, tipo de convocatoria.
g. El resultado de la consulta se consignará en un acta según lo establecido en el artículo 55 del Estatuto Orgánico de ITCR. Este resultado se adjuntará al acta de la sesión junto con las notas de justificación de ausencias de los integrantes de Consejo de Escuela que no se presentaron a votar.

CAPITULO VII: LAS ACTAS

Artículo 50: Elaboración de las actas

La toma y elaboración de las actas de las sesiones plenarias del Consejo de Escuela las hará la persona encargada de las funciones secretariales de la Escuela. La redacción de las actas se hará de forma ejecutiva, se consignará una síntesis de lo esencial y expondrá claramente cada uno de los acuerdos toma-dos en cada sesión. Si algún integrante del Consejo de Escuela desea que conste su intervención se hará según lo indique (para lo cual puede apoyarse en grabaciones de las sesiones del Consejo de Escuela que le faciliten esta labor). Se debe adjuntar el acta de votación que debe indicar el tipo de sesión realizada, así como los comprobantes de participación de los integrantes del Consejo de Escuela, la justificación de votos en contra y las justificaciones de abstención si las hubiera.

Artículo 51: Sobre las actas

Las actas de cada sesión una vez aprobadas en firme, no pueden ser modificadas.

Artículo 52: Entrega de actas

El acta o las actas, por discutir y aprobar en la sesión del Consejo de Escuela, deben haber sido entregadas por correo electrónicos integrantes del Consejo de Escuela, con al menos dos días hábiles de antelación a la realización de la sesión.

CAPITULO VIII: LA ASISTENCIA A SESIONES DEL CONSEJO DE ESCUELA

Artículo 53: Asistencia a las sesiones del Consejo de Escuela

La asistencia a las sesiones del Consejo de Escuela es obligatoria. Se justificarán las ausencias cuando coincidan con actividades de interés institucional en las que su participación es necesaria, o a motivos de fuerza mayor, debidamente comprobados. Las justificaciones deben presentarse por escrito a la dirección de Escuela. En caso de ausencias debidas a fuerza mayor la justificación debe ser entregada en los tres días hábiles siguientes a la realización de dicha sesión. En el caso de la representación estudiantil, las ausencias de los estudiantes deben justificarse ante la dirección para que puedan ser consignadas en el acta.

CAPITULO IX: SOBRE LA REPRESENTACIÓN ESTUDIANTIL

Artículo 54: Representación de la Asociación de Estudiantes de la carrera de Gestión de Turismo Sostenible

La Asociación de Estudiantes de la carrera de Gestión de Turismo Sostenible deberá informar por escrito a la Dirección de la Escuela de Ciencias Sociales, los nombres de los representantes estudiantiles y de sus suplentes, así como las variantes que se produzcan en dichas representaciones.

Artículo 55: Representación de la Asociación Egresados de la carrera de Gestión Sostenible de Turismo Sostenible

El representante de los egresados de la carrera será nombrado por su asociación o por la Federación de Egresados del Instituto Tecnológico de Costa Rica, en caso de que aquella no esté constituida. El representante de los egresados, no podrá ser funcionario del Instituto y será electo por períodos de dos años con posibilidades de reelección consecutiva.
El cargo del representante de los egresados en el Consejo de Escuela, se pierde por la inasistencia a tres sesiones ordinarias consecutivas o a seis sesiones ordinarias durante un año. Cuando el egresado ha perdido su condición de representante, haya renunciado, o no ha sido nombrado como tal, no será tomado en cuenta para definir el número de personas sobre el cual se calcula el quórum.

CAPITULO IX: Disposiciones finales

Artículo 56: Personas invitadas

La dirección de la Escuela de Ciencias Sociales, por su propia iniciativa o a petición de los integrantes del Consejo de Escuela, podrá invitar a la sesión a personas que proporcionen información o presenten su posición, sobre un asunto específico. La participación en el Consejo de Escuela de personas invitadas, deberá formar parte de la agenda.

Artículo 57: De los recursos

Sobre los acuerdos tomados por el Consejo de Escuela de Ciencias Sociales se pueden presentar recursos según lo establecen los Artículos 136 y 137 del Estatuto Orgánico del ITCR.

Artículo 58: Sobre modificaciones o reformas a este reglamento

Cualquier modificación o reforma a este reglamento deberá contar con el voto afirmativo de al menos la mitad más una de las personas que integran el Consejo de Escuela.
Este reglamento será revisado al menos una vez cada dos años o cuando así se requiera. Cualquier modificación o reforma a este reglamento deberá contar con el voto afirmativo de
al menos la mitad más una de las personas que integran el Consejo.

Artículo 59: De la vigencia del reglamento

El reglamento entra en vigencia a partir de su aprobación por parte del Consejo de Escuela de Ciencias Sociales y su publicación en la Gaceta Institucional.
a. Comunicar.

Aprobado en Sesión del Consejo de Escuela de Ciencias Sociales, en Sesión Ordinaria No. 22-2021, artículo 5, del 26 de octubre del 2021.

Publicado en fecha 28 de octubre del 2021 mediante la Gaceta Número 831-2021 de fecha 27 de octubre del 2021.

Reglamento del Consejo del Departamento de la Clínica de Atención Integral en Salud del ITCR

Capítulo I. Disposiciones Generales.

Artículo 1. Del Tipo de Reglamento y su Alcance.

El presente Reglamento es de tipo específico y es de acatamiento obligatorio de todos los integrantes del Consejo de Departamento de la Clínica de Atención Integral en Salud 

Artículo 2. Objetivo General.

Normar el funcionamiento del Consejo de Departamento de la Clínica de Atención Integral en Salud, en las sesiones plenarias, así como por consulta formal y telepresencia  

Artículo 3. Objetivos específicos.

• Establecer los mecanismos de conformación de los integrantes del Consejo de Departamento y sus responsabilidades. 

• Establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para que el Consejo sesione bajo la modalidad de telepresencia.

Artículo 4. De las Definiciones.

Deliberación: principio que implica la toma de decisiones, basadas en el intercambio de opiniones y en el debate de éstas.

Integridad: principio que implica que la plataforma tecnológica permita la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.

Intervención: principio que implica que las personas participantes puedan participar en la deliberación tomándose los controles adecuados para la asignación y uso de la palabra.

Mayoría Simple: La mitad más uno de los miembros presentes.

Mayoría Absoluta: La mitad más uno del total de miembros.

Presencial: es la modalidad de asistencia, participación o presencia física que permitan la intervención, la integridad, la deliberación y la participación en la toma de decisiones.

Quórum: Es el número de miembros que se requiere para que el órgano colegiado pueda sesionar y tomar sus acuerdos.

Sesión Plenaria: Es la sesión en donde participan los miembros del Consejo de Departamento.

Sesión Plenaria Ordinaria:   Es la Sesión Plenaria que realiza el Consejo de Departamento al menos una vez al mes de forma presencial, ante una imposibilidad material o situación de fuerza mayor, se hará de forma tele presencial.

Sesión Plenaria Extraordinaria: Es la Sesión Plenaria que realiza el Consejo de Departamento para atender asuntos de urgencia, de forma presencial, ante una imposibilidad material o situación de fuerza mayor, se hará de forma tele presencial.

Sesión por Consulta Formal: Es la sesión que realiza el Consejo de Departamento, a través de los medios electrónicos establecidos, para atender asuntos de urgencia que se pueden resolver por esta vía.

Simultaneidad: las personas que integran el Consejo de Departamento deben concurrir en forma simultánea a interponer sus argumentos o manifestaciones. Lo anterior implica que todas las personas integrantes sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a tomar a cabo las distintas decisiones. Los integrantes del Consejo deben concurrir en tiempo y lugar (para el caso de las sesiones virtuales, la sala virtual).

Suplente: Persona elegida al mismo tiempo que los miembros titulares a quienes ella debe reemplazar en ciertos casos de vacancia del cargo por incapacidad, ausencia, renuncia, fallecimiento o nombramiento en otro departamento 

Sesión con telepresencia: Por medio de telepresencia se podrán realizar sesiones plenarias con la asistencia, de todas o algunas de las personas que lo conforman, siempre que se garantice el uso de medios electrónicos que   permitan   adecuadamente   las   condiciones   de   simultaneidad, de intervención, de deliberación y de integridad, por el lapso que se mantengan las medidas especiales adoptadas en el Instituto, ante situaciones extraordinarias.

Titular: se refiere a la persona funcionaria elegida para ser miembro del Consejo de Departamento, formando parte del quorum estructural, y que ejerce su función o cargo dentro del mismo.

Votación: es la forma de expresar su voluntad los integrantes del Consejo de Departamento en el ejercicio de sus competencias, y puede realizarse de manera presencial y/o por consulta formal por medios tecnológicos.

Votación presencial: Acto mediante el cual se acude de manera personal a emitir su voto.

Votación telepresencial: es la votación que se realiza cuando el Consejo de Departamento en pleno o alguno(s) de sus miembros participen de una sesión por telepresencia.

Capítulo II.  Del Consejo de Departamento.

Artículo 5. De la integración del Consejo de Departamento.

De acuerdo con lo estipulado en el artículo 64, del Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica, el Consejo de Departamento estará integrado de la siguiente manera:

a. El Director de Departamento quien lo preside

b. Un máximo de diez funcionarios, además del director, quienes serán electos por un período de dos años, según el mecanismo que establezca el departamento

c. Una representación estudiantil correspondiente al 25% del total de los miembros del Consejo de Departamento, según lo establezca el Estatuto de la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica. En todo caso, deberá participar al menos un estudiante.

Artículo 6

Se considera funcionario/a del Departamento a todo/a aquel/la trabajador/a que esté reportado en planilla de la institución, sin tomar en consideración la jornada laboral o la ubicación física del funcionario

Artículo 7. De las funciones.

Son funciones del Consejo de Departamento de apoyo académico:

a. Participar en la elaboración y análisis de los planes de trabajo del Departamento

b. Analizar temas de interés departamental e institucional

c. Asesorar al Director para la toma de decisiones

d. Pronunciarse sobre los planes de superación del personal del departamento

e. Dictar y modificar sus normas internas de funcionamiento

f. Proponer proyectos para evaluar y mejorar los servicios que presta el departamento

g. Solicitar al Tribunal Institucional Electoral, convocar a la Asamblea Plebiscitaria de Departamento, con el fin de resolver respecto a la remoción del cargo del director/a de Departamento o de Coordinador/a de unidad.

h. Proponer al Rector, Vicerrector, Director de Campus Local o Director de Centro Académico, según corresponda, por medio del Director, el nombramiento del personal del departamento, previo estudio de una comisión nombrada al efecto y de acuerdo con el reglamento respectivo.

Son funciones de la secretaria del Consejo:

a) Preparar, en conjunto con el presidente, la agenda de las sesiones del Consejo y distribuirla a los miembros del Consejo, por lo menos dos días hábiles previos a la fecha de cada sesión.

b) Levantar las actas de las Sesiones del Consejo y canalizar las copias correspondientes a las dependencias involucradas en cada uno de los acuerdos, una vez que ésta sea aprobada en firme y firmada conjuntamente con la presidencia.

c) Llevar un archivo de la correspondencia recibida y despachada por el Consejo.

d) Realizar los informes o trabajos especiales que considere o que solicita el Consejo.

e) Disponer del lugar y de las comodidades necesarias para la realización de la Sesión Plenaria.

f) Disponer en Agenda y realizar la convocatoria de las Sesiones Plenarias, con la herramienta definida para ese fin.

g) Llevar el control de asistencia de los miembros a las Sesiones.

h) Llevar el control del conteo de votos de las Sesiones Plenarias. Llevar un seguimiento de acuerdos tomados por el Consejo.

i) Cualesquiera otros asuntos que sean necesarios para el desempeño de su cargo según lo que establezcan estas Normas y el Estatuto Orgánico.

Artículo 8.  De la elección de los integrantes del Consejo de Departamento.

Para designar a las personas votantes (miembros del Consejo), se aplicarán los siguientes criterios:

a. Un miembro elegido internamente por cada área profesional existente en el departamento a saber: Secretaria, Medicina, Odontología, Psicología, Enfermería.

b. Las aéreas profesionales donde exista solo un representante (TEM, Nutrición), se unificarán para presentar un miembro al consejo. Si no se presentan candidatos será sustituido por un miembro de cualquiera de las áreas definidas en el punto a. de manera rotativa. 

c. Un representante del Campus Tecnológico Local San José. 

d. Los miembros suplentes de cada área, serán elegidos por votación presencial o telepresencial del resto de los integrantes del departamento por un período de 2 años.

e. La convocatoria del miembro suplente será realizada por el director(a) de departamento de manera alternativa

Artículo 9 

La calidad de miembro del Consejo de Departamento, será por un período de dos años a partir de la fecha de su designación y no será reelegible en forma consecutiva.

Artículo 10. De la sustitución o cambio de condición de integrantes del Consejo de Departamento.

En caso de una vacante del Consejo de Departamento, se procederá a su sustitución, de acuerdo con lo establecido en el presente reglamento.

Capítulo III. De los Deberes y Derechos de los Integrantes del Consejo.

Artículo 11. De la Presidencia del Consejo.

Serán deberes y derechos de la presidencia los siguientes:

a) Ejecutar los acuerdos firmes del Consejo que le correspondan.

b) Presentar, al menos una vez por mes, un informe de rendición de cuentas del grado de avance de los acuerdos del Consejo.

c) Tramitar los asuntos que debe resolver el Consejo.

d) Dar seguimiento a los asuntos encomendados a las comisiones.

e) Convocar a los miembros del Consejo a las Sesiones Plenarias o por Consulta Formal.

f) Confeccionar la agenda del día teniendo en cuenta las peticiones de los miembros del Consejo, formuladas con al menos tres días de antelación a la fecha de la sesión.

g) Proponer al Consejo los invitados para los asuntos que lo requieran, e indicarlos en la agenda correspondiente.

h) Abrir, presidir, suspender temporalmente y levantar las sesiones.

i) Velar porque los asuntos que debe resolver el Consejo se presenten oportunamente.

j) Someter a aprobación las actas del Consejo, previa revisión de las mismas por parte de los miembros.

k) Dirigir los debates dentro del orden debido, procurando que estos se circunscriban exclusivamente a los puntos en discusión y a los tiempos asignados en este Reglamento.

l) Someter a votación los asuntos cuando considere que han sido suficientemente discutidos en las sesiones plenarias o bien en la Consulta Formal cuando el plazo haya vencido y declarar la aprobación o rechazo de los mismos.

m) Decidir con doble voto los casos de empate según lo establecido en este Reglamento y en el Estatuto Orgánico del ITCR.

n) Coordinar con la secretaria del Departamento, la atención de la correspondencia dirigida a este Órgano, y recomendar el trámite, informando lo ejecutado a los miembros del Consejo.

o) Velar porque el Consejo cumpla la normativa relativa a su función.

p) Revisar las actas preparadas por la secretaria.

q) Firmar las actas que hayan sido aprobadas por el Consejo.

r) Velar porque exista una participación equitativa, por parte de los miembros del Consejo y en las Comisiones.

s) Cualesquiera otros asuntos necesarios para el buen funcionamiento del Órgano y los demás que le asignen las Leyes, los Reglamentos vigentes y los acuerdos del Consejo.

Artículo 12. De los integrantes del Consejo de Departamento.

Son deberes y derechos de las personas integrantes del Consejo de Departamento:

a) Asistir puntualmente a las sesiones convocadas por la presidencia, responder oportunamente las Sesiones por Consulta Formal, reuniones y comisiones a las que sean convocados.

b) Participar en la definición de asuntos estratégicos y prioritarios por atender

c) Proponer puntos de agenda.

d) Comunicar a la presidencia cuando tengan que ausentarse de la sesión de forma temporal o permanente o la no participación en la Consulta Formal.

e) Cumplir, en las condiciones y el período fijado, los encargos que le asigne el Consejo según sus atribuciones.

f) Dar su voto a los asuntos en debate, conforme a lo dispuesto en este Reglamento y el Estatuto Orgánico.

g) Presentar por escrito, los proyectos, propuestas y mociones que crean oportunas.

h) Solicitar por escrito a cualquier persona funcionaria del Departamento, la información que considere necesaria para mejor conocimiento y resolución de los asuntos que son competencia del Consejo

i) Abstenerse de participar en la discusión y votación de aquellos asuntos donde exista evidente conflicto de intereses. Asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento con sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios del Departamento.

j) Solicitar la revisión de los acuerdos del Consejo, e interponer, si así lo considere, recursos de revisión o revocatoria de conformidad con lo establecido en este Reglamento.

k) Respetar los tiempos en el uso de la palabra en las Sesiones Plenarias y el plazo correspondiente para las Consultas Formales, conforme a lo dispuesto en este Reglamento.

l) Los miembros titulares y suplentes del Consejo de Departamento tienen la obligación de transmitir los acuerdos y discusiones que se lleven a cabo en las Sesiones del Consejo de Departamento a las reuniones de área y viceversa

m) Perderá la condición de miembro del Consejo quien se ausente en forma injustificada a dos sesiones consecutivas o se  retire de la sesión por más del 50%.

n) Lo demás que le asigne las Leyes, Reglamentos, Estatuto Orgánico y acuerdos del Consejo.

o) Firmar el acta cuando ha justificado su voto en contra.

Capítulo IV. Sesiones Plenarias

Artículo 13. De las sesiones plenarias.

Los Consejos de Departamento podrán sesionar en tres modalidades: en forma plenaria, por telepresencia y en consulta formal.

Para todos los casos, los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría de los miembros participantes, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico disponga algo diferente y el quórum, será el 50% de sus integrantes. 

En forma plenaria, el Consejo de Departamento sesionará ordinariamente al menos una vez cada mes y, extraordinariamente, toda vez que sea formalmente convocado.

Por telepresencia se pueden realizar sesiones plenarias participando todos sus miembros en forma totalmente virtual o combinando presencial y virtual según la ubicación física de cada uno., siempre que se garantice el uso de medios electrónicos que   permitan   adecuadamente   las   condiciones   de   simultaneidad, de intervención, de deliberación y de integridad, por el lapso que se mantengan las medidas especiales adoptadas en el Instituto, ante situaciones extraordinarias.

En consulta formal, el Consejo de Departamento podrá sesionar como máximo una vez por semana y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles.

Para sesionar bajo la modalidad de consulta formal, el Consejo de Departamento deberá cumplir las siguientes condiciones:

a. La convocatoria de la sesión del Consejo de Departamento bajo la modalidad de consulta formal deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación al inicio de la votación. 

c. Bajo esta modalidad se podrán aprobar apoyos cursos de actualización

b. Solo se podrán tomar acuerdos sobre asuntos en trámite ante órganos del Instituto u organizaciones externas que requieran un pronunciamiento urgente por parte de este consejo, conforme a cronogramas establecidos por dichos entes o sobre aquellos temas que, conforme a los reglamentos institucionales, estén expresamente autorizados para ser resueltos por esta modalidad.

c. El tema sometido a conocimiento y resolución por parte del consejo debe ser conocido por sus integrantes de manera individual, sin que se requiera sesionar en forma plenaria para decidir sobre el asunto objeto de consulta.

d. La presidencia deberá poner a disposición de los miembros del Consejo de Departamento, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión.

e. Para emitir el voto, garantizando la privacidad del mismo cuando corresponda, podrán utilizarse los medios formales, convencionales o electrónicos, que el Consejo de Departamento establezca en sus normas internas de funcionamiento.

f. Se podrán presentar los recursos ordinarios de revocatoria y de apelación y los extraordinarios de aclaración o adición, de reposición o reconsideración y de revisión; además de la gestión de queja, en los plazos establecidos por ley.

g. El resultado de la consulta se consignará en un acta en la que se debe indicar el asunto consultado, la forma de convocatoria y el resultado de la votación. A este documento se deberá adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo de Departamento que tomaron parte en la consulta.

Artículo 14. De las ausencias al Consejo.

Cuando un miembro requiera ausentarse o retirarse de la sesión del consejo antes o durante su desarrollo, deberá comunicarlo a la Presidencia. Solo podrán ausentarse o retirarse de las sesiones quienes cuenten con la autorización previa del Director o quien presida, lo cual constará en el acta.

Artículo 15. De los invitados a la sesión.

Podrán asistir a las sesiones de Consejo con derecho únicamente a vos las/los funcionarios del Departamento que no integren el mismo en calidad de invitados sea a solicitud del Consejo de Departamento por votación de mayoría o a solicitud del o la directora (a) o a solicitud de algún funcionario no propietario que lo justifique por tener interés particular en algún tema a tratar y únicamente durante el periodo que se trate ese tema, previa solicitud al director.  Éstos no serán contemplados para efectos del cálculo de representación estudiantil ni para quórum.

Artículo 16. De la agenda.

La agenda de una Sesión Plenaria Ordinaria tendrá el siguiente orden del día:

a. Lectura y aprobación de la agenda

b. Aprobación del acta anterior

c. Correspondencia

d. Informes de la Presidencia 

e. Asuntos de fondo

f. Asuntos varios 

Capitulo V.  De los Debates, Mociones y Votaciones.

Artículo 17. De los Tipos de Moción.

En las Sesiones Plenarias del Consejo se presentarán mociones de los siguientes tipos:  

Serán mociones de orden aquellas cuyo propósito sea:

• Cambiar el orden del día

• Suspender o prolongar la sesión.

• Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda.

• Revisar una decisión de la presidencia.

• Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente.

• Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas.

Este tipo de moción se someterá inmediatamente a discusión después de que concluya el miembro en el uso de la palabra, participarán el proponente, y un máximo de tres participantes a favor o en contra si lo hubiera con un tiempo de 5 minutos como máximo en cada uno de las participaciones. Si la moción de orden es rechazada, se regresará a la discusión anterior en el orden del uso de la palabra tal como estaba al ser interrumpido.

Serán mociones de forma las que tiendan a variar el estilo del texto de una moción de fondo.  Se presentarán a la Presidencia, la cual decidirá aceptarlas o rechazarlas después de haberlas comunicado al Consejo.

Serán mociones de revisión las que tiendan a variar acuerdos no firmes del Consejo.  Se someterán a discusión en la sesión posterior a la del acuerdo. Un acuerdo del Consejo podrá ser objeto de revisión por una sola vez.

Artículo 18. De las Votaciones.

Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. Serán obligatoriamente secretas cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, salvo en los casos de fuerza mayor autorizados por moción de orden que sean públicas, si así lo decide el Consejo de Departamento.

Los votos nulos o blancos no se tomarán en cuenta para el resultado.

Los miembros del Consejo con derecho a voto, lo ejercerán afirmativa o negativamente, dando lugar también a la abstención. Los acuerdos se tomarán por mayoría simple de los miembros presentes, se consignará en el acta la cantidad de votos emitidos. Los votos en blanco o no emitidos no se tomarán en cuenta para el resultado de las votaciones. En caso de empate el voto de la presidencia será doble.

Artículo 19. De la Votación en Caso de Concursos o Temas de Interés.

En el caso de resolución de concursos sólo podrán ser realizadas en Sesiones Plenarias. Cuando algún oferente en los concursos de nombramiento de personal, forme parte del Consejo de Departamento, este debe retirarse del proceso de selección desde que inicia con la definición de criterios hasta finalizar con la comunicación de la decisión final a los interesados y a los entes institucionales respectivos, según se indica en el Reglamento para Concursos de Antecedentes Internos y Externos del Personal del ITCR. Así mismo, debe retirarse en caso de que el tema a discutir le beneficie o afecte en forma directa, tal es el caso de Solicitud de Becas, Permisos, Sanciones u otros.  

En el momento de la votación y durante el conteo de votos, las personas integrantes del Consejo no podrán salir o entrar al recinto o sala virtual donde se realiza el Consejo.

Artículo 20.  Votación en Sesiones Mediante Telepresencia.

1) En aquellas sesiones del Consejo bajo la modalidad plenaria, en las que participen las personas integrantes mediante telepresencia y deban realizarse votaciones mediante una plataforma tecnológica, se tendrán las siguientes consideraciones:

i. Deben permanecer en la sala donde se realiza la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo.

ii. Una vez abierta la votación, las personas contarán con un máximo de 60 segundos para emitir su voto.

iii. Finalizados los 60 segundos, quien preside verificará que la cantidad de votos emitidos coincida con la de las personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto abstención.

iv. La persona que preside efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos.

v. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma tecnológica utilizada durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 60 segundos señalados, a fin de verificar si el cuórum se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que este haya sido nuevamente conformado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda.

vi. Se tendrá por entendido que las votaciones por telepresencia no son de carácter secreto por la modalidad de la sesión.

Capítulo VI. De las Actas y sus Acuerdos.

Artículo 21. Levantamiento de Acta.

De toda Sesión Plenaria se levantará un acta por parte de la secretaria del Departamento o en su ausencia el miembro que designe el Consejo, con los puntos más relevantes, los acuerdos tomados y el resultado de las votaciones.

El acta será enviada a cada miembro del Consejo cinco días antes de la Sesión Plenaria ordinaria siguiente.   

Las modificaciones o correcciones del acta se anexarán al acta de la Sesión Plenaria en que fueron aprobadas.

Estas deben ser firmadas por la presidencia y la secretaria.

Artículo 22. De los Acuerdos.

Se consideran acuerdos firmes sólo aquellos que consten en actas ya aprobadas o que reciban esta sanción en el acto mismo de aprobación. La firmeza debe obtener no menos de las tres cuartas partes de los miembros presentes con derecho a voto en el Consejo.

Los acuerdos de elección, nombramiento, resolución de apelación o relacionados directamente con personas, serán firmes desde el momento que sean conocidos y aprobados por los miembros del consejo.

Cuando algún miembro desee estudiar más un asunto que se vaya a votar, podrá solicitar al Consejo la postergación hasta por dos Sesiones Plenarias. Cuando se trate de asuntos urgentes, el Consejo podrá acordar la votación en forma inmediata, por medio de una moción de orden.

Capítulo VII. Sesiones por Consulta Formal.

Artículo 23. Del medio a utilizar en Sesiones por Consulta Formal.

En consulta formal, el Consejo de Departamento podrá emitir su voto por medio medios electrónicos o medios escritos

Artículo 24. Del número de Sesiones por Consulta Formal. 

En Consulta Formal, el Consejo de Departamento podrá sesionar como máximo una vez por semana, y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles.

Artículo 25. De la Convocatoria para la Sesión por Consulta Formal.

Esta modalidad de Sesión será convocada o realizada por el director o por el 25% de los miembros integrantes del consejo 

Artículo 26. De las Consideraciones para realizar las Sesiones de Consulta Formal. 

Para sesionar bajo la modalidad de consulta formal, el Consejo de Departamento deberá cumplir las siguientes condiciones:

A . La convocatoria de la sesión del Consejo de Departamento bajo la modalidad de consulta formal deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación al inicio de la votación. 

B . Bajo esta modalidad no se podrán aprobar apoyos para recibir beca de estudios de grado y postgrado ni para aprobación o cursos de actualización

C . Solo se podrán tomar acuerdos sobre asuntos en trámite ante órganos del Instituto u organizaciones externas que requieran un pronunciamiento urgente por parte de este consejo, conforme a cronogramas establecidos por dichos entes o sobre aquellos temas que, conforme a los reglamentos institucionales, estén expresamente autorizados para ser resueltos por esta modalidad.

D . El tema sometido a conocimiento y resolución por parte del consejo debe ser conocido por sus integrantes de manera individual, sin que se requiera sesionar en forma plenaria para decidir sobre el asunto objeto de consulta.

E . La presidencia deberá poner a disposición de los miembros del Consejo de Departamento, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión.

F . Para emitir el voto, garantizando la privacidad del mismo cuando corresponda, podrán utilizarse los medios formales, convencionales o electrónicos, que el Consejo de Departamento establezca en sus normas internas de funcionamiento.

G . En este tipo de sesión, la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido.

H . El resultado de la consulta se consignará en un acta en la que se debe indicar el asunto consultado, la forma de convocatoria y el resultado de la votación. A este documento se deberá adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo de Departamento que tomaron parte en la consulta. 

Artículo 27. Del Procedimiento para realizar las Sesiones por Consulta Formal.

El procedimiento para realizar este tipo de consulta es el siguiente: 

a) El Director o a solicitud del 25% de los miembros deciden la conveniencia de realizar la consulta por medio de este mecanismo. 

b) De hacer la consulta, el Director envía un correo a todos los miembros del Consejo de Departamento para enterarlos de la situación (adjuntando los documentos que así se requieran) e informa las horas en que se estará llevando a cabo la votación. Se avisará por teléfono a las personas que por motivos oficiales o permiso concedido con anterioridad no se encuentren en su oficina, para que lean la información enviada y la contesten en el plazo establecido. 

c) Posteriormente, cada miembro votará a favor, en contra o se abstiene, y podrá justificar su voto, siempre que la votación haya sido pública por medio de un mensaje por correo electrónico que enviará al Director. Queda a criterio de cada uno el hacer pública su posición y el que se consigne su comentario en el acta. 

d) Los acuerdos serán aprobados por el voto afirmativo de la mayoría simple de los miembros participantes siempre y cuando se cumpla con el quórum establecido. Los acuerdos tomados por este medio se darán a conocer en la Sesión Ordinaria siguiente. 

e) Culminado el período de horas definido para la votación, el director hará el cierre y hará un conteo de votos. Asimismo, la secretaria elaborará un Acta con el resultado y la participación de los miembros. En el acta se indica el número de votos obtenidos a favor, en contra o las abstenciones, pero no se debe indicar el tipo de voto que cada participante emitió.  

Capítulo VIII. Comisión de Selección de Personal.

Artículo 28. De la integración de la Comisión de Selección de Personal.

a) La Comisión de Selección de Personal tiene carácter recomendativo y estará integrada de la siguiente manera:

b) El director del Departamento.

c) El ente técnico, persona a fin al puesto que está en concurso

d) Un funcionario (representante) del Departamento, designado por el Consejo de Departamento.

e) La persona encargada del proceso de Reclutamiento y Selección de Personal del Departamento de Recursos Humanos.

Artículo 29. De los Postulantes a Representar al Departamento ante la Comisión de Selección. 

Tendrá posibilidad de postularse y ser electo como representante del Departamento ante la Comisión de Selección de Personal, las personas funcionarias que laboren en el Departamento Clínica de Atención Integral en Salud y que tengan nombramiento indefinido, de conformidad con el Reglamento para Concursos de Antecedentes Internos y Externos del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Artículo 30. Del Período de nombramiento de la Comisión de Selección de Personal.

El período de nombramiento de la Comisión de Selección de Personal, será mientras este el concurso activo, para cada concurso se establecerá una comisión de selección.

Artículo 31. Del Procedimiento para la Elección del Representante del Departamento ante la Comisión de Selección de Personal.

a) La Dirección del Departamento informará vía correo electrónico a los miembros del Departamento sobre la necesidad de constituir una comisión de selección.

b) El medio para que los funcionarios expresen su interés, será mediante correo electrónico dirigido a la Dirección con copia a la secretaría del Departamento.

c) La Dirección verificará que los funcionarios postulados cumplan satisfactoriamente los requisitos establecidos para ser candidatos.

d) La Dirección presentará ante el Consejo de Departamento el nombre de los funcionarios que manifestaron tener interés en integrar la Comisión de Selección.

e) El Consejo de Departamento realizará entre los postulantes, la votación en forma secreta y resultará electo el funcionario que obtenga mayor cantidad de votos.

Capítulo IX. Disposición Final.

Este Reglamento rige a partir de su por aprobación del Consejo de Departamento de Clínica de Atención Integral en Salud  y su publicación en la Gaceta del ITCR.

Aprobado en Sesion Ordinaria del Consejo de Departamento número 02-2021 artículo 4.

Publicado en fecha 30 de agosto del 2021 mediante la Gaceta Número 809-2021 de fecha 30 de agosto del 2021.

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

ESCUELA DE ARQUITECTURA Y URBANISMO

REGLAMENTO INTERNO DE FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DE ESCUELA DE ARQUITECTURA Y URBANISMO

Aprobado el 23 de agosto, 2021

Índice. 

Reglamento Interno de funcionamiento del Consejo de Escuela de Arquitectura y Urbanismo………...………………………………………………………………………………………2

Capítulo I. Disposiciones generales 2

Capítulo II: Integración del Consejo de Escuela y modalidades de sesión 5

Capítulo III. Responsabilidades 6

Capítulo IV. Las sesiones en forma plenaria, las convocatorias, quórum y agenda 8

Capítulo V. Debates, votaciones y acuerdos 9

Capítulo VI: Funcionamiento de las sesiones en modalidad de consulta formal 13

Capítulo VII:  Disposición final 15

Capítulo I. Disposiciones generales

Artículo 1. Del tipo de reglamento

Este reglamento es de tipo específico.

Artículo 2. Del alcance 

Este Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los miembros del Consejo de Escuela de Arquitectura y Urbanismo. 

Artículo 3. Objetivo general

Este Reglamento tiene por objetivo regular el funcionamiento del Consejo de Escuela de Arquitectura y Urbanismo, tanto de las sesiones plenarias como por consulta formal. Regula la participación de los integrantes durante las sesiones y los asuntos especiales que les sean encomendadas, procurando el buen desempeño en cumplimiento de sus obligaciones. 

Artículo 4. Definiciones

Debate:  Espacio de la sesión del Consejo de Escuela destinado para discutir asuntos de interés sobre los cuales el Consejo de Escuela debe adoptar acuerdos concretos sobre una propuesta base.

Deliberación: Principio que implica la toma de decisiones, basadas en el intercambio de opiniones y en el debate de éstas.

Informes: Espacio de la sesión que disponen los miembros, las comisiones según estructura de la Escuela, la representación estudiantil, la Asociación de Egresados, Administrativos y aquellos que se considere a discreción incluir 

Informes de la Dirección: espacio de la sesión de que disponen los miembros del Consejo de Escuela para referirse a los informes que la Dirección haya dado a conocer con anticipación, o para que la Dirección agregue algún informe adicional. 

Informe de seguimiento de acuerdos: espacio de la sesión que dispone la Dirección o quien preside para dar seguimiento a que se resuelvan los acuerdos tomados por unanimidad o mayoría de votos.

Integridad (TI): Principio que implica que la plataforma tecnológica permita la plena identificación de todos integrantes que intervienen, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.

Intervención:  Principio que implica que las personas participantes puedan participar en la deliberación tomándose los controles adecuados para la asignación y uso de la palabra. 

Moción de fondo:  Es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base. 

Moción de forma: Es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo. Se someterá inmediatamente a discusión después de que concluya el miembro en el uso de la palabra, participarán el proponente, y un máximo de tres participantes a favor o en contra si lo hubiera con un tiempo de 3 minutos como máximo en cada uno de las participaciones. Si la moción de forma es rechazada, se regresará a la discusión anterior en el orden del uso de la palabra tal como estaba al ser interrumpido. 

Moción de orden:  Será aquella cuyo propósito sea: 

a. Suspensión, levantamiento o prolongación de la sesión. 

b. Modificación de la agenda u orden del día. 

c. Prolongación de las intervenciones en número y en tiempo empleado. 

d. Finalización de la discusión. 

e. Modificación de la secuencia de los puntos de agenda. 

f. Revisar una decisión de la Presidencia. 

g. Variación de los procedimientos seguidos, en caso de que por fuerza mayor no se pueda atender los procesos reglamentados. 

h. Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas. 

Mociones de revisión: Son aquellas tendientes a modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.

Plataforma tecnológica: Herramienta o medio de comunicación tecnológico que habilita la realización de sesiones virtuales a nivel Institucional y que se encuentra debidamente aprobado por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información (DATIC) para tal fin.

Propuesta base:  Propuesta formulada por parte de miembros del Consejo y comisiones con miras a tomar un acuerdo sobre un punto que se va a conocer, discutir y votar en la sesión.  Dichas propuestas deben ser redactadas por los proponentes y deben contener considerandos y propuesta de acuerdo. 

Sesión presencial:  Es la modalidad de asistencia, participación o presencia física de los miembros del Consejo de Escuela de Arquitectura y Urbanismo, que permitan la intervención, la integridad, la deliberación y la participación en la toma de decisiones. 

Sesión con telepresencia: se refiere a toda sesión que sea mediada a través de alguna plataforma tecnológica manteniendo la cámara encendida, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del Consejo de Escuela se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar donde se encuentra el anfitrión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado. Durante el desarrollo de la sesión por telepresencia se deben respetar los principios de simultaneidad, integridad y deliberación. Deberá permitir la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, además, deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado, y la grabación se considerará como parte del acta y su custodia se regirá por las disposiciones institucionales de archivo.

Simultaneidad: Este principio implica que las personas que integran el Consejo de Escuela deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a éste. Lo anterior implica que todas las personas integrantes sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a tomar a cabo las distintas decisiones. Es decir, las personas integrantes deben concurrir en tiempo y lugar (para el caso de las sesiones telepresenciales, la sala virtual).

Punto de varios: Es el tiempo que tienen los miembros del Consejo de Escuela para dar a conocer asuntos de su interés. Por tener un propósito informativo, no se toman acuerdos en este punto de la agenda.

Votación calificada: es aquella en la que se necesita de las dos terceras partes del total de los miembros del Consejo de Escuela para tomar un acuerdo.

Voto:  Es la forma de expresar su voluntad los integrantes del Consejo de Escuela en el ejercicio de sus competencias. El voto puede ejercerse de forma presencial o virtual a través de sesiones presenciales, telepresenciales o consulta formal.

Voto de calidad: Voto que da a la Dirección o a quien preside que sirve para decidir en caso de empate.

Voto público: votación en la que es posible asociar a la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.

Voto secreto: votación en la que se imposibilita la asociación de la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.

Artículo 5.  De la interpretación

Este Reglamento interno se establece según lo reglamentado por el Estatuto Orgánico del ITCR, por lo que no lo sustituye, sino que lo complementa. Para cualquier interpretación prevalece lo estipulado por dicho Estatuto Orgánico.

Capítulo II: Integración del Consejo de Escuela y modalidades de sesión

Artículo 6. Integración del Consejo de Escuela

El Consejo de Escuela está integrado según lo dispuesto en el Estatuto Orgánico.

Artículo 7. Modalidad de sesión

El Consejo de Escuela podrá sesionar en dos modalidades: en forma plenaria o en consulta formal. 

En forma plenaria las sesiones pueden ser ordinarias y extraordinarias y puede realizarse ya sea presencial o por telepresencia. 

Artículo 8. Sesiones de Consejo de Escuela

El Consejo de Escuela sesionará según lo dispuesto en el Estatuto Orgánico.

Artículo 9. Sesión plenaria

Las sesiones plenarias podrán ser presenciales o con telepresencia. Para las sesiones con telepresencia los medios tecnológicos utilizados deben garantizar las condiciones de simultaneidad, deliberación, integridad e intervención. En las sesiones plenarias podrán participar miembros externos a la constitución del Consejo autorizados de manera previa a la sesión por la Dirección de la Escuela, en momento de votaciones deberán retirarse de la sala. 

En caso de telepresencia, es obligatorio que todos los miembros del Consejo de Escuela mantengan la cámara encendida durante la totalidad de la sesión. En caso de tener algún inconveniente técnico o por conectividad, debe ser justificado ante quien preside. 

Artículo 10. Sesión por telepresencia

La ejecución de las sesiones de Consejo de Escuela por telepresencia, en la cual se dé la participación de uno, varios o la totalidad de sus miembros, será posible siempre y cuando: 

a. Se haya decretado una situación especial por razones de fuerza mayor, así comunicada en los medios oficiales institucionales por la autoridad competente. 

b. Cuando por imposibilidad de asistencia presencial de uno o varios de los miembros del Consejo de Escuela, en forma justificada, razonada y anticipada, así lo solicite a la Dirección de Escuela; el director de la Escuela debe avalar y comunicar con anticipación.

Capítulo III. Responsabilidades

Artículo 11. Funciones de la Dirección de Escuela

Son responsabilidades de la Dirección de Escuela, además de las establecidas en el Estatuto Orgánico del ITCR, las siguientes:

a. Verificar el cumplimiento del presente Reglamento. 

b. Comunicar, en la primera semana del ciclo lectivo, a la Asociación de Estudiantes de la Escuela de Arquitectura y Urbanismo (AEAU) o al Directorio del Tribunal Jurisdiccional y al Consejo Ejecutivo Regional de San José, FEITEC, en caso de que esta Asociación no cuente con el quórum estructural mínimo, el número de representantes que les corresponde en ese período.

c. Convocar por escrito o por correo electrónico, a los miembros del Consejo y a los demás asistentes a sesiones ordinarias y extraordinarias. 

d. Dar a conocer por escrito o correo electrónico, con al menos dos días hábiles de anticipación, los documentos por discutirse en las sesiones del Consejo de Escuela.

e. Velar por que las actas reflejen fielmente los acuerdos adoptados por el Consejo. 

f. Conocer y analizar los temas a tratar antes de la sesión. 

g. Ejecutar los acuerdos del Consejo de Escuela.

h. Velar porque el Consejo de Escuela cumpla con las leyes y reglamentos que regulan su función. 

i. Dar seguimiento a los acuerdos tomados por el Consejo de Escuela.

Art. 12.  De la presidencia

La persona que ejerce la dirección de Escuela asume la presidencia durante la sesión del Consejo de Escuela. 

En caso de ausencia de la Dirección o de su sustituto nombrado, el miembro con mayor edad dará inicio a la sesión para dirigir la votación con el fin de elegir quien presidirá el Consejo.  

Art. 13.  Responsabilidades de la presidencia

Son responsabilidades de quien ejerce las labores de Presidencia: 

a. Abrir, presidir y levantar las sesiones. 

b. Someter a votación el orden del día durante la sesión.

c. Dirigir la sesión de acuerdo con el orden del día aprobado

d. Conceder el uso de la palabra a los miembros del Consejo en el orden solicitado.

e. Someter a votación los asuntos y anunciar, en la misma sesión, las decisiones adoptadas.

f. Someter a aprobación las actas del Consejo de Escuela. 

g. Presentar propuestas de temas de interés ante el Consejo de Escuela.

h. Solicitar la inclusión de puntos de agenda cuando sea necesario conforme los lineamientos establecidos. 

i. Ejercer el doble voto en caso de empate para votaciones de acuerdos. 

j. Firmar conjuntamente con el responsable de la Secretaría las actas una vez que estas sean aprobadas en firme por el Consejo de Escuela. 

Artículo 14.  De la Secretaría

Son responsabilidades de quien ejerce las labores de Secretaría, las siguientes:

a. Preparar, en conjunto con la Dirección la agenda de las sesiones ordinarias, extraordinarias y hacerla llegar a los miembros del Consejo, mínimo dos días hábiles previos a la fecha de cada sesión. 

b. Tomar el acta de la sesión.

c. Grabar las sesiones del Consejo de Escuela.

d. Controlar el uso de la palabra, solicitud y tiempo.

e. Llevar el control del quórum. Control de asistencia (ingresos y salidas) de los miembros a las sesiones. 

f. Llevar el control de las votaciones.

g. Recibir las mociones.

h. Custodiar los documentos de las sesiones.

i. Elaborar el acta para ser aprobada en la próxima sesión del consejo.

j. Firmar el acta una vez aprobada, en conjunto con la persona que presidió la sesión.

k. Llevar un archivo de la correspondencia recibida y despachada por el Consejo.

l. Colaborar, cuando sea necesario, con la consolidación de la información para elaborar informes o trabajos especiales que considere o que solicita el Consejo. 

m. Llevar un control digital de acuerdos tomados por el Consejo para brindarles seguimiento y generar históricos. 

n. Cualesquiera otros asuntos que sean necesarios para el desempeño de su cargo según lo que establezca este reglamento y el Manual Descriptivo de Clase de Puestos del ITCR. 

o. Comunicar los acuerdos del Consejo de Escuela por escrito a las personas interesadas dentro de los cinco días hábiles siguientes a la sesión.

En ausencia de la secretaria de la EAU, quien preside designará las labores de secretaría a otro funcionario administrativo o a uno de los miembros del Consejo de Escuela.

Artículo 15. De los integrantes

Son responsabilidades de cada integrante del Consejo de Escuela: 

a. Asistir puntualmente y permanecer durante toda la sesión.

b. Justificar formalmente ante la Dirección la inasistencia a una sesión en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la sesión. Para la ausencia injustificada se aplicará lo dispuesto en el artículo 46 de este Reglamento concerniente a falta grave. 

c. Leer las actas que se circulan para su aprobación y realizar las modificaciones correspondientes antes de ser aprobadas.

d. Ejercer el derecho al voto.

e. Conocer y analizar los temas a tratar antes de la sesión.

f. Presentar propuestas de temas de interés ante la Dirección de la Escuela.

g. Solicitar la inclusión de puntos de agenda cuando sea necesario.

h. En caso de que el voto sea en contra, justificar en el momento de la votación y enviar documento escrito firmado de la justificación, de manera presencial o por correo electrónico, a la Dirección y Secretaría.

i. Firmar el acta cuando justifique su voto disidente.

Capítulo IV. Las sesiones en forma plenaria, las convocatorias, quórum y agenda

Artículo 16. Las sesiones

El Consejo sesionará ordinaria o extraordinariamente, según lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del ITCR. 

Semestralmente, el Consejo definirá el día y hora a sesionar ordinariamente y el mismo deberá ser establecido antes de la primera sesión del siguiente semestre.

Artículo 17.  De las sesiones ordinarias 

Las sesiones ordinarias, con su respectiva agenda y la documentación correspondiente, serán convocadas con al menos dos días hábiles de anticipación. La convocatoria podrá realizarse mediante documentos impresos o el correo electrónico.

Artículo 18. Agenda de las sesiones ordinarias

La agenda del orden del día corresponde a los contenidos previstos para la sesión del Consejo de Escuela. Debe contener como mínimo los siguientes puntos: 

a. Verificación del quórum. 

b. Número de sesión, fecha, hora y lugar de celebración.

c. Lectura y aprobación de la agenda.

d. Lectura y aprobación de acta(s) anterior(es).

e. Informe de seguimiento de acuerdos de Consejo.

f. Informes de la Dirección. 

g. Temas de debate y aprobación.

h. Informes de comisiones, Coordinadores de Área, Asociación de Estudiantes, Asociación de Egresados, administrativos, y otros.

i. Foros u otras actividades

j. Punto de varios.

Artículo 19. De las sesiones extraordinarias 

Las sesiones extraordinarias con su respectiva agenda y documentación serán convocadas con al menos veinticuatro horas de anticipación por medio de documento impreso o correo electrónico. No obstante, quedará válidamente convocado el Consejo a una sesión extraordinaria sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o la agenda, cuando asistan todos sus integrantes y así lo acuerden por unanimidad.

Artículo 20. Convocatoria de sesiones extraordinarias

Las sesiones extraordinarias que las y los miembros de este Consejo soliciten a la Dirección, por escrito, deberán ser convocadas por la o el director(a) en la fecha y con la agenda que determine el grupo solicitante.

Artículo 21. De quórum

El quórum será constituido por el 50% de los y las integrantes del Consejo. Las sesiones darán inicio a la hora indicada. Se dará un máximo de 10 minutos para la conformación del quórum. 

Artículo 22. No conformación de quórum

En caso de no conformarse el quórum en los 10 minutos siguientes a partir de la hora de convocatoria de la sesión, ésta se suspenderá y la persona encargada de la Secretaría levantará un acta indicando la no realización de la sesión con las firmas de la Secretaría y la Dirección, y se indicará el nombre de las personas que estuvieron presentes y ausentes.  En caso de presencialidad, los asistentes firmarán una lista.

Artículo 23. Rompimiento de quórum

En caso de romperse el quórum, la persona que preside dará 10 minutos para que se restablezca; de lo contrario levantará la sesión.

Capítulo V. Debates, votaciones y acuerdos

Artículo 24. De los debates

La persona que haga uso de la palabra, en un punto de debate, no podrá extenderse más de tres minutos en cada intervención. 

En los puntos de debate, toda moción debe ser presentada mediante la solicitud del uso de la palabra.

Artículo 25.  De la moción de orden

Las mociones de orden serán analizadas y sometidas a votación inmediatamente después de ser conocidas. Para esto, la persona que preside dará la palabra a dos personas: la persona proponente y otra que lo solicite.

Para referirse a la moción de orden, cada persona dispondrá de un tiempo máximo de dos minutos. Si la moción de orden es rechazada por el Consejo de Escuela, se regresará a la discusión anterior en el orden del uso de la palabra tal como estaba al ser interrumpido.

Artículo 26.  De la moción de fondo

Las mociones de fondo pueden ser presentadas antes o durante la discusión de la propuesta base. De existir mociones de fondo respecto a la propuesta base se procederá de la manera siguiente:

a. Se discute la propuesta base. Se permitirá hacer modificaciones de forma o de fondo a las propuestas base, siempre y cuando el o los proponentes estén de acuerdo en dichos cambios. Una vez efectuados los cambios la propuesta final se presentará ante el Consejo antes de ser sometida a votación.

b. Se somete a votación la propuesta base y de aprobarse se desechan las mociones de fondo que sean excluyentes.

c. Si no se aprueba la propuesta base, se discutirán las mociones de fondo y se votarán una por una, según el orden en que hayan sido presentadas en la secretaría del Consejo

d. Las mociones de fondo que obtengan el voto afirmativo de la mayoría de las personas presentes quedarán aprobadas, y se desecharán las excluyentes con respecto a las mociones aprobadas.

Artículo 27. Las votaciones

Las votaciones serán de dos tipos: secretas o públicas.

a. Serán obligatoriamente secretas cuando traten de elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas. Salvo los siguientes casos, según moción de orden: 

1. En sesiones de Consejo de Escuela realizadas mediante tele presencialidad, debido a una situación de fuerza mayor así comunicada en los medios oficiales institucionales por la autoridad competente. 

2. Cuando por moción de orden aprobada, así lo decida el Consejo de Escuela. En aquellos casos de votaciones secretas utilizando plataformas digitales para el caso de sesiones realizadas por telepresencialidad, se harán de acuerdo con el procedimiento para tal fin.

Artículo 28. Votaciones públicas

En las votaciones públicas, presenciales, los miembros del Consejo de Escuela manifestarán su criterio levantando la mano. En caso de sesiones bajo la modalidad de telepresencia, la indicación del voto se hará según la forma convenida de acuerdo con la plataforma utilizada. Deberán escoger una entre las opciones: a favor, en contra o abstención

Artículo 29. Voto afirmativo

Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de más del 50% de los miembros presentes al momento de la votación, salvo en aquellos casos en que la normativa institucional disponga algo diferente.

En caso de votaciones públicas, si la cantidad de votos no es suficiente para tomar un acuerdo, las abstenciones se sumarán a la mayoría, sea a favor o en contra. 

En el caso de las votaciones secretas en sesiones con telepresencia se utilizará una plataforma tecnológica que no permita la asociación de un votante con su voluntad expresada mediante el voto.

En el caso de las votaciones secretas en sesiones presenciales, podrá utilizarse una plataforma tecnológica que cumpla con lo indicado, o bien, papeletas físicas confeccionadas para tal fin.

Artículo 30. Disposiciones para la votación en sesiones mediante telepresencia

En aquellas sesiones del Consejo bajo la modalidad plenaria, en las que participen las personas integrantes mediante telepresencia y deban realizarse votaciones mediante una plataforma tecnológica, se tendrán las siguientes consideraciones:

a. Deben permanecer en la sala donde se realiza la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo de Escuela, podrán, además, permanecer las personas funcionarias de apoyo a la academia cuando así se requieran, estos últimos sin voto. 

Inciso así reformado por acuerdo del Consejo de Escuela de Arquitectura y Urbanismo, Sesión 12-2023 artículo 4.2 del 24 de abril, 2023.
Publicado en fecha 11 de mayo del 2023 mediante la Gaceta Número 1088-2023 de fecha 11 de marzo del 2023. 

b. Una vez abierta la votación, las personas contarán con un máximo de 60 segundos para emitir su voto.

c. Finalizados los 60 segundos, quien preside verificará que la cantidad de votos emitidos coincida con la de las personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como abstención.

d. La persona que preside efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos.

e. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma tecnológica utilizada durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 60 segundos señalados, a fin de verificar si el quórum se vio afectado o no. En caso de que el quórum se haya visto afectado, debe tenerse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que este haya sido nuevamente conformado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda.

Artículo 31. Votación con empate

En caso de empate se someterá a una segunda votación en la misma sesión y en caso de persistir el empate el presidente ejercerá el voto de calidad. Lo anterior no aplicará en las votaciones secretas. En estos casos si después de las dos votaciones el empate persiste se tendrá por rechazada la propuesta.

Artículo 32. Conteo de votos

En el momento de la votación y durante el conteo de votos, los miembros del Consejo de Escuela no podrán salir o entrar al recinto o de la sala virtual donde se realiza el Consejo. En caso de realizarse por telepresencia, se deberá mantener la cámara encendida.

Artículo 33. Votación en firme

Los acuerdos de elección, nombramiento, resolución de apelación o relacionados directamente con personas, se considerarán en firmes desde el momento en que se adopten.

Artículo 34. De la firmeza de los acuerdos

Los acuerdos no considerados en el artículo 33 de este Reglamento quedarán en firme en la sesión en que se apruebe el acta correspondiente. También, los miembros presentes pueden acordar su firmeza por votación afirmativa de al menos dos tercios de la totalidad de los miembros del Consejo de Escuela.

Artículo 35. De la moción de revisión

Se podrá presentar moción de revisión contra un acuerdo que haya tomado el Consejo y que no tenga firmeza. Dicha moción deberá ser planteada a más tardar, al discutirse el acta correspondiente y será resuelto en esa misma sesión. Sin embargo, si se tratara de un asunto que el director juzgue urgente, el recurso podrá ser resuelto en una sesión extraordinaria.

La moción de revisión se tratará en primera instancia como de orden, requiriéndose para su procedencia del voto afirmativo de más de la mitad de los miembros presentes.

De ser aprobada la procedencia de la moción de revisión, será tratada como propuesta base, excepto que requerirá para su aprobación del voto afirmativo de las dos terceras partes de los miembros del Consejo.

Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán consideradas para los efectos de este artículo.

Artículo 36. De los acuerdos

Los acuerdos del Consejo de Escuela deberán ser comunicados por escrito o correo electrónico a las personas interesadas dentro de los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo. La comunicación se tendrá por hecha a las personas que reciban el acuerdo.

Artículo 37. Acta de las sesiones

De cada sesión se levantará un acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se celebró, los puntos tratados, la plataforma tecnológica, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos. No se consignará el contenido de los debates, salvo que la persona que emita una opinión lo solicite expresamente al que preside. 

Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria y serán firmadas por el director o por quien presidió la sesión según corresponda, la secretaria y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto en contra.

Artículo 38.  Grabación de las sesiones

Las grabaciones de las sesiones son opcionales a criterio de la Dirección y son simples instrumentos de apoyo para la transcripción del acta, mas no sustituyen al acta misma, ni son requisito de validez de las actas de las sesiones. Se mantendrá la grabación por un período de dos meses.

Capítulo VI: Funcionamiento de las sesiones en modalidad de consulta formal

Artículo 39. Temas de las consultas formales

La convocatoria a Consejos de Escuela en la modalidad de consulta formal se hará según lo dispuesto en el Estatuto Orgánico.

La convocatoria de la sesión del Consejo de Escuela bajo la modalidad de consulta formal deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación al inicio de la votación.

La sesión de consulta formal deberá abarcar un período que no debe ser mayor a dos días hábiles. 

Artículo 40. De la convocatoria por Consulta formal

La convocatoria deberá incluir la siguiente información: 

a. Nombre de la Escuela. 

b. Número de la sesión indicando la modalidad de consulta formal. 

c. Fecha y hora en que se realiza la convocatoria. 

d. Nombre y cargo de quien convoca. 

e. Listado de personas convocadas. 

f. Fecha y hora de inicio de la consulta formal.

g. Fecha y hora de cierre de la consulta formal. 

h. Asunto(s) consultado(s). 

i. Lista de documentos adjuntos relacionados con la consulta. 

j. Tipo de votación: pública, pública con acuerdo firme o secreta. 

k. Persona designada para recibir los votos. 

l. Forma o lugar de votación. 

Artículo 41. Voto

En las consultas formales se podrá emitir el voto en forma directa marcando en una papeleta expresamente diseñada al efecto y depositándolo en una urna, o por medios electrónicos o digitales, según defina la Dirección al momento de la convocatoria.

Artículo 42. Documentación

La Dirección deberá poner a disposición de los miembros del Consejo de Escuela, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión, de preferencia en forma electrónica o mediante documentos impresos de no estar disponibles en formato digital.

Los miembros del Consejo de Escuela podrán solicitar a la Dirección, por escrito y cumpliendo con lo dispuesto en el Estatuto Orgánico, la convocatoria a una Consulta Formal, por medio de correo electrónico. Dicha vía busca obtener el pronunciamiento del Consejo de Escuela sobre algún asunto que pueda ser tramitado bajo este recurso; para ello la solicitud deberá ser presentada al menos cinco días hábiles antes de la fecha propuesta para el inicio de la consulta. 

Si existe una solicitud de algunos miembros del Consejo de Escuela para que un asunto se tramite por la vía de la consulta formal, la Dirección deberá dar a conocer su decisión a más tardar el segundo día hábil siguiente a la fecha de presentación de la solicitud. 

Si la Dirección tiene razones fundadas para no atender alguna solicitud de trámite de algún asunto por la vía de la consulta formal, deberá comunicarlo a los interesados por escrito indicando las razones en que basa su negativa.

Artículo 43. Acuerdos

Bajo esta modalidad se podrán tomar acuerdos sobre: 

a. Reformas a los programas de los cursos que imparte la Escuela de Arquitectura y Urbanismo.

b. Apoyo ante el Comité de Becas y/o la Vicerrectoría de Investigación y Extensión para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares. 

c. Apoyo para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares que no requieran recursos del Comité de Becas y/o la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. 

d. Solo se podrán tomar acuerdos sobre asuntos en trámite ante órganos del Instituto u organizaciones externas que requieran un pronunciamiento urgente por parte de este consejo, conforme a cronogramas establecidos por dichos entes o sobre aquellos temas que, conforme a los reglamentos institucionales, estén expresamente autorizados para ser resueltos por esta modalidad.

e. Integración de comisiones internas de la Escuela de Arquitectura y Urbanismo.

f. Aprobación de actividades especiales de la Escuela de Arquitectura y Urbanismo como la organización de eventos académicos o la autorización de participación con otras instituciones y similares. 

g. Solicitud para iniciar trámite de concursos internos o externos 

h. Aprobaciones de modificaciones tanto del presupuesto ordinario de operación de la Escuela de Arquitectura y Urbanismo como producto del ejercicio de servicios profesionales, esto último a través de FUNDATEC. 

i. Otros en los que medie un acuerdo del Consejo de la Escuela que lo autorice, y que puedan ser resueltos por esta modalidad.

Artículo 44. Acuerdos con urgencia

De acuerdo con la urgencia que se tenga para tomar el acuerdo, la Dirección de la Escuela por iniciativa propia o los miembros solicitantes del Consejo decidirán si el asunto se somete a aprobación en firme, lo cual debe indicarse claramente en la convocatoria y los documentos usados en la votación.

Artículo 45.  Del acta

El resultado de la consulta se consignará en un acta en la que se debe indicar el asunto consultado, la forma de convocatoria y el resultado de la votación. A este documento se deberá adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo de Escuela que tomaron parte en la consulta.

Artículo 46. Respuesta a la consulta formal

La respuesta a la consulta formal es obligatoria para todos los miembros del Consejo de

Escuela. El no contestar dentro del plazo indicado, será acreedor de una notificación de la falta por medio de un oficio al Departamento de Gestión del Talento Humano para lo pertinente, salvo en aquellos casos en que medie justificación, que deberá ser enviada por correo electrónico a la Dirección con copia a la secretaría, en un plazo no mayor a tres días hábiles después de haber finalizado la consulta.

La no respuesta a consulta formal de la Asociación de Estudiantes (AEAU), sin justificación, dentro de los tres días hábiles establecidos después de haber finalizado la consulta, serán acreedores a una notificación por medio de un oficio a la AEAU o a la FEITEC, según corresponda.

La no respuesta de la Asociación de Egresados, sin justificación, dentro de los tres días hábiles establecidos después de haber finalizado la consulta, serán acreedores de una notificación de la falta por medio de un oficio por correo electrónico.

Los miembros del Consejo de Escuela deberán indicar el correo electrónico de mayor uso, con suficiente capacidad, y será su responsabilidad informar a la Secretaría de la Escuela de Arquitectura y Urbanismo de cualquier cambio.

Capítulo VII:  Disposición final

Artículo 47. De los recursos 

Sobre los acuerdos tomados por el Consejo de Escuela se pueden presentar recursos según lo establecen los artículos 136 y 137 del Estatuto Orgánico del ITCR.

Artículo 48. Del recurso de revisión 

Cualquier recurso de revisión contra un acuerdo que haya tomado el Consejo y que no tenga firmeza deberá ser planteado, a más tardar, al discutirse el acta correspondiente y será resuelto en esa misma sesión. Sin embargo, si se tratara de un asunto que la dirección juzgue urgente, el recurso podrá ser resuelto en una sesión extraordinaria

Artículo 49. Del procedimiento para resolver concursos de antecedentes

Para la resolución de los concursos de antecedentes para la Escuela de Arquitectura y Urbanismo se procederá de acuerdo con el procedimiento establecido para tal fin.

Artículo 50. De la vigencia 

Este reglamento será revisado al menos cada dos años o cuando se considere necesario. Rige a partir de su aprobación por parte del Consejo de Escuela de Arquitectura y Urbanismo y su publicación en la Gaceta del ITCR.

a. Comunicar. ACUERDO FIRME. 

Aprobado por la Sesión del Consejo de Escuela de Arquitectura y Urbanismo, Sesión No. 15- 2021, artículo 2.1, realizada el 23 de agosto 2021.

Publicado en fecha 25 de agosto del 2021 mediante la Gaceta Número 802-2021 de fecha 25 de agosto del 2021.

Reglamento específico para normar el funcionamiento de las votaciones públicas y secretas en sesiones de Consejo de Escuela de Cultura y Deporte bajo la modalidad de tele presencia mediante medios tecnológicos

CONSEJO DE ESCUELA DE CULTURA Y DEPORTE
Reglamento específico para normar el funcionamiento de las votaciones públicas y secretas en sesiones de Consejo de Escuela de Cultura y Deporte bajo la modalidad de tele presencia mediante medios tecnológicos

Contenido:
CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES ....................................................................... 3
Artículo 1: Tipo de reglamento ................................................................................................................. 3
Artículo 2: Alcance del reglamento ............................................................................................................ 3
Artículo 3: Objetivo general ...................................................................................................................... 3
Artículo 4: Definiciones ............................................................................................................................ 3
Artículo 5: Fundamento legal .................................................................................................................... 3
CAPÍTULO II: DE LAS VOTACIONES .................................................................................. 4
Artículo 6: Tipos de votaciones ................................................................................................................. 4
Artículo 7: Votaciones públicas ................................................................................................................. 4
Artículo 8: Votaciones secretas ................................................................................................................. 4
Artículo 9: Consideraciones previas a la realización de las votaciones secretas ........................................ 5
Artículo 10: Consideraciones durante la realización de las votaciones secretas ........................................ 5
Artículo 11: Reporte de las votaciones realizadas ...................................................................................... 6
Artículo 12: De la vigencia ......................................................................................................................... 6

Capítulo I: disposiciones generales

Artículo 1: Tipo de reglamento

El reglamento es de tipo específico del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte.

Artículo 2: Alcance del Reglamento

El presente reglamento define el funcionamiento de las votaciones aplicables al Consejo de Escuela de Cultura y Deporte en sesiones bajo la modalidad de tele presencia.

Artículo 3: Objetivo general

Este reglamento establece las disposiciones necesarias para regular el funcionamiento de las votaciones en el Consejo de Escuela de Cultura y Deporte, realizadas en la modalidad plenaria, cuando todas o algunas de las personas que conforman dicho consejo participan en la sesión bajo la modalidad de tele presencia.

Artículo 4: Definiciones

• Medios tecnológicos: son aquellos que hacen posible la participación en la sesión de Consejo de Escuela de Cultura y Deporte por tele presencia, bajo las siguientes premisas:
- Durante el desarrollo de la sesión por tele presencia se deben respetar los principios de simultaneidad, integridad y deliberación.
- Deberá permitir la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, además, deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
- La grabación se considerará como parte del acta y su custodia se regirá por las disposiciones institucionales de archivo.
• Sesión presencial: se refiere a la asistencia o participación de los miembros en las sesiones de Consejo de Escuela de Cultura y Deporte mediante presencia física.
• Tele presencia: es la modalidad de asistencia o participación de las sesiones de Consejo de Escuela de Cultura y Deporte mediante el uso de medios tecnológicos. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física y está sujeta a los controles que aplican a las sesiones presenciales, que garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado. No se podrán realizar o participar en las sesiones de Consejo de Es-cuela de Cultura y Deporte en modalidad plenaria por tele presencia, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas u otras formas de teleconferencia que no posibiliten una comunicación integral y simultánea.
• Voto: manifestación directa y no delegada de la opinión, del parecer o de la voluntad de cada una de las personas que conforman el Consejo de Escuela de Cultura y Deporte para aprobar o rechazar una propuesta, otorgar un aval o para elegir a una persona. Esta manifestación puede realizarse según las siguientes formas: a favor, en contra, abstención, nulo y en blanco.
• Votación pública: votación en la que es posible asociar a la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.
• Votación secreta: votación en la que se imposibilita la asociación de la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.

Artículo 5: Fundamento legal

El presente reglamento se fundamenta en el acuerdo del Consejo Institucional tomado en su Sesión Ordinaria No. 3178, artículo 17, del 01 de julio de 2020, que dice:
“No se podrán hacer votaciones secretas en esta forma de sesionar, excepto en aquellas dependencias que hayan establecido, conforme al Artículo 13 del Reglamento de Normalización Institucional, el reglamento específico que defina los mecanismos técnicos idóneos para la realización de votaciones secretas en sesiones con el empleo de la tele presencia.”

Capítulo II: de las votaciones

Artículo 6: Tipos de votaciones

Conforme lo establecido en el reglamento del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte, las votaciones serán de dos tipos: públicas y secretas.
En general, las votaciones serán públicas, excepto en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico, establezca que el asunto a resolver requiere de una votación secreta, se trate de asuntos relacionados directamente con personas o así sea decidido por el Consejo de Es-cuela de Cultura y Deporte por moción de orden aprobada.

Artículo 7: Votaciones Públicas

Tienen derecho a voto los miembros del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte que se encuentren presentes en el momento de la votación. En caso de que un suplente asuma el rol del titular que representa el sector administrativo o de la representación estudiantil, éste se considera titular para todos los efectos.
Las votaciones públicas se realizarán por orden de consulta oral, dirigida por quien preside el Consejo en el momento de su realización, o por medio de la herramienta elegida previamente por el Consejo de Escuela de Cultura y Deporte para realizar este tipo de votaciones, de acuerdo con las consideraciones del artículo 10 del presente reglamento.
La persona que ocupe la Secretaría de la Escuela de Cultura y Deporte, o la persona que el Consejo de Escuela de Cultura y Deporte designe previamente para este propósito, realizará la verificación de que el total de los votos emitidos coincide con las personas presentes al momento de la votación y que éstos fueron emitidos por quienes efectivamente tienen derecho al voto.
En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación pública se repetirá la votación en la sesión siguiente y de persistir éste, el Presidente podrá ejercer el doble voto. Los acuerdos quedarán en firme en la sesión siguiente, en que dicha acta sea aprobada, sin embargo, en los casos de nombramientos, o resolución de apelaciones o aquellos que el Consejo estime pertinente, serán firmes desde el momento que se tomen.

Artículo 8: Votaciones Secretas

Tienen derecho a voto los miembros que conforman el Consejo de Escuela de Cultura y Deporte que se encuentren presentes en el momento de la votación. En caso de que un suplente asuma el rol del titular que representa el sector administrativo o de la representación estudiantil, éste se considera titular para todos los efectos.
Las votaciones secretas se realizarán preferiblemente a través de la plataforma Zoom u otras que puedan cumplir el propósito. Durante el uso de la herramienta escogida por el Consejo de Escuela de Cultura y Deporte, quien preside la sesión debe garantizar:
a) La verificación de la persona votante para que no se den votos delegados.
b) La imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad.
Tanto en la discusión del tema como la realización de la votación, es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto y el trato justo e igualitario para todas las personas participantes.
En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación secreta, el Consejo puede decidir prolongar el debate y hacer tantas votaciones como considere necesario, en caso que no se logré un desempate se traslada para otra sesión.
Las votaciones secretas quedan en firme una vez concluido el acto.

Artículo 9: Consideraciones previas a la realización de las votaciones secretas

En aquellas sesiones del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte en forma plenaria, en las que participen uno, varios o todos sus miembros bajo la modalidad de tele presencia y deban realizarse votaciones secretas, antes de realizar estas votaciones se tendrán las siguientes consideraciones:
a. Quien ocupe la Secretaría de la Escuela de Cultura y Deporte, es la persona responsable de ejecutar la votación por medio de la plataforma Zoom o por medio de la herramienta elegida, siempre que esta persona no forme parte del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte. En caso contrario o por motivos de fuerza mayor, la Dirección de la Escuela de Cultura y Deporte asignará esta labor a otra persona bajo su jerarquía que no forme parte de este consejo.
b. Deben permanecer en la sala donde se realizará la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte con derecho a voto y la persona asignada para ejecutar la votación.
c. Todas las personas que emitan el voto deberán realizarlo mediante la herramienta elegida.
La persona responsable de ejecutar la votación debe asegurarse que no se logre asociar a las personas con la emisión de sus votos, para lo cual debe configurar apropiadamente la votación en la plataforma Zoom o en la herramienta elegida. De lo contrario la votación será nula y se deberá repetir.

Artículo 10: Consideraciones durante la realización de las votaciones secretas.

En aquellas sesiones del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte bajo la modalidad plenaria, en las que participen miembros bajo la modalidad de tele presencia y deban realizarse votaciones secretas, se tendrán las siguientes consideraciones:
a. Una vez abierta la votación, las personas con derecho a voto contarán con 60 segundos para emitir su voto.
b. Finalizados los 60 segundos, quien preside la sesión verificará la coincidencia en la cantidad de los votos emitidos y la cantidad de personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto en blanco.
c. La persona que preside la sesión efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos.
d. Los miembros del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte no podrán salir o entrar a la sala donde se realiza la votación durante la votación y verificación de los votos.
e. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma Zoom, o de la herramienta elegida, durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside la sesión esperará a cumplir los 60 segundos señalados, a fin de verificar si el quórum funcional se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión. Si la sesión se tiene por interrumpida, se debe repetir la votación una vez que el quórum funcional se haya recuperado. Si la sesión no se
tiene por interrumpida, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda.

Artículo 11: Actas de las votaciones realizadas

Una vez finalizada la sesión del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte, la persona responsable de haber gestionado la sesión, generará por medio de la herramienta elegida, los resultados de las votaciones realizadas, con el objetivo de incorporar lo que corresponda en la documentación que respalda la sesión.

Artículo 12: De la vigencia

Este reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte y su publicación en la Gaceta Institucional.

Comunicar. Acuerdo firme.
Aprobado por el Consejo de Escuela de Cultura y Deporte en su Sesión ordinaria CD-09-2021, celebrada el 09 de agosto de 2021, articulo 04.
Publicado en fecha 12 de agosto del 2021 mediante la Gaceta Número 799-2021 de fecha 12 de agosto del 2021. 

Reglamento para el Consejo de Departamento de Servicios Generales

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1 TIPO DE REGLAMENTO Y ALCANCE 

Este es un reglamento específico y de acatamiento obligatorio para los integrantes del Consejo del Departamento de Servicios Generales. 

ARTICULO 2 OBJETIVO 

Normar el funcionamiento del Consejo de Departamento, tanto de las sesiones plenarias como las realizadas por consulta formal. 

ARTICULO 3 DEFINICIONES   

Asuntos de Fondo: Serán todos aquellos asuntos de carácter departamental que requieren de análisis cuidadoso por parte del plenario del Consejo para tomar acuerdos y decisiones referentes a políticas, lineamientos, asuntos de personal, áreas estratégicas departamentales o pronunciamientos en relación con asuntos de interés departamental, institucional, nacional o internacional.

Asuntos de Trámite: Serán todos aquellos asuntos departamentales que por su naturaleza requieren de un tiempo breve en el transcurso de una sesión para su conocimiento, análisis y aprobación (cuando proceda). 

Asuntos Varios: Serán todos aquellos temas planteados por los integrantes del Consejo, sobre los cuales no se hará discusión en ese momento y no se tomarán acuerdos.

Principio de deliberación: implica la toma de decisiones, basadas en el intercambio de información, opiniones y en el debate de éstas. 

Principio de Integralidad del acto: implica la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado. 

Principio de Intervención: implica que las personas participantes puedan participar en la deliberación tomándose los controles adecuados para la asignación y uso de la palabra. 

Mayoría Calificada: Dos terceras partes del total de los miembros que integran el Consejo de Departamento 

Mayoría Simple: La mitad más uno de los miembros presentes del Consejo de Departamento.

Moción de forma: Es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.  

Moción de fondo:  Es aquella que busca modificar sustancialmente o sustituir una propuesta previamente presentada o en discusión.

Moción de orden:   Es aquella cuyo propósito sea:

• Cambiar el orden del día

• Suspender o prolongar la sesión

• Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda

• Revisar una decisión de la presidencia

• Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente

• Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas. 

Plataforma tecnológica: Herramienta o medio de comunicación tecnológico que habilita la realización de sesiones virtuales a nivel Institucional y cuyo uso se encuentra debidamente acordado por el Consejo de Departamento. 

Sesión con asistencia virtual: Se refiere a toda sesión que sea mediada a través de alguna plataforma tecnológica, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del Consejo se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar en donde se encuentra la persona que preside la sesión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado. 

Principio de simultaneidad: implica que las personas que integran el Consejo de Departamento deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a éste. Lo anterior implica que todas las personas integrantes sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que los llevan a tomar las distintas decisiones. Es decir, las personas integrantes deben concurrir en tiempo y lugar. 

CAPITULO II

FUNCIONES DEL CONSEJO DE DEPARTAMENTO

ARTICULO 4 DE LAS FUNCIONES DEL CONSEJO DE DEPARTAMENTO (Artículo 68, E.O. ITCR)

a. Participar en la elaboración y análisis de los planes de trabajo del Departamento. 

b. Analizar temas de interés departamental e institucional y aprobar pronunciamientos sobre estos cuando lo considere pertinente 

c. Asesorar al Director para la toma de decisiones. 

d. Pronunciarse sobre los planes de superación del personal del departamento. 

e. Dictar y modificar sus normas internas de funcionamiento. 

f. Proponer proyectos para evaluar y mejorar los servicios que presta el departamento. 

g. Solicitar al Tribunal Institucional Electoral, convocar a la Asamblea Plebiscitaria de Departamento, con el fin de resolver respecto a la remoción del cargo del director/a de Departamento o de Coordinador/a de unidad.

h. Proponer al Rector, Vicerrector, Director de Campus Local o Director de Centro Académico, según corresponda, por medio del Director, el nombramiento del personal del departamento, previo estudio de una comisión nombrada al efecto y de acuerdo con el reglamento respectivo.

i. Nombrar comisiones para el estudio de asuntos específicos.

j. El Consejo de Departamento analizará y ratificará los nombramientos del personal de cada Unidad, según la propuesta que presente la Comisión seleccionadora de la Unidad respectiva como etapa final de un Concurso de Antecedentes.

ARTICULO 5 DE LA INTEGRACION DEL CONSEJO

1. El Consejo estará integrado de la siguiente manera: 

a. La persona que ejerce la Dirección del Departamento, quien lo preside. 

b. Las personas Coordinadoras de las Unidades del Departamento formalmente constituidas 

c. La cantidad adicional de personas funcionarias del Departamento necesaria hasta completar un máximo de diez funcionarios (as), además del director, quienes serán electos por un período de dos años, según el mecanismo que establezca el Departamento.

d. Una representación estudiantil correspondiente al 25% del total de los miembros del Consejo de Departamento, según lo establezca el Estatuto de la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica. 

La persona que ejerce la presidencia del órgano es personalmente responsable si omite la comunicación oportuna a la FEITEC y los acuerdos tomados en esas circunstancias serán nulos. 

En caso de que la FEITEC no realice el nombramiento en el plazo establecido anteriormente, la persona presidente del órgano debe enviar a la FEITEC la convocatoria con su agenda y actas de las sesiones realizadas, durante el tiempo en que no se contaba con la representación estudiantil”. 

ARTICULO 6    MECANISMO PARA ELEGIR A LOS MIEMBROS RESTANTES DEL CONSEJO DE DEPARTAMENTO, SEGÚN ARTICULO 64 DEL ESTATUTO ORGANICO

1. El Consejo de Departamento, por medio del siguiente cuadro de rotación, garantizará que cada dos años cambie la procedencia de los representantes departamentales y cada ciclo todas las Unidades aportarán un representante departamental al Consejo de Departamento. 

CUADRO DE ROTACION PARA DETERMINAR 

LA PROCEDENCIA DE LOS REPRESENTANTES 

DEPARTAMENTALES ANTE EL CONSEJO DE DEPARTAMENTO PARA CADA DOS AÑOS

PERIODOS 

      CODIGO    2021 2023 2025 2027 2029 2031

2023 2025 2027 2029 2031 2033

UNIDADES/

PERIODOS

ARCHIVO A A T P A T P

CONSERJERIA C C V R C V R

PUBLICACIONES P P A T P A T

RESTAURANTE R R C V R C V

TRANSPORTES T T P A T P A

VIGILANCIA V V R C V R C

2. La implementación de este cuadro de rotación será responsabilidad de la Dirección del Departamento de Servicios Generales y la secretaría de este, fiscalizado a su vez por los miembros de oficio (coordinadores).

3. Cada dos años cumplidos y con la antelación respectiva el consejo de departamento determinará de cuales unidades provienen los representantes departamentales.  A su vez solicitará formalmente a éstas proceder con la elección, tanto del titular como del suplente y comunicar por la misma vía a la Presidencia del consejo de departamento.

4. Tendrán posibilidad de ser electos como miembros del Consejo, los funcionarios que laboren en el Departamento de Servicios Generales y según la Unidad a la que pertenezcan.

5. Participarán en la votación para la elección de los representantes ante el Consejo: 

a. Los (las) funcionarios (as) que cumplan con los requisitos establecidos en el punto 4 de este Capítulo

b. Los funcionarios con nombramiento por tiempo definido en el Departamento con más de seis meses de laborar en él y con una jornada de ½ tiempo o más. 

6. La elección del Representante Departamental se realizará en la Unidad correspondiente con su respectivo suplente, ambos de la misma unidad

7. Será miembro propietario el candidato que obtenga la mayoría de los votos y fungirá como miembro suplente el candidato de acuerdo con el número de votos obtenidos en la elección. 

8. En caso de empate para la elección de un miembro se hará una nueva elección, mediante el mecanismo establecido, en la que participarán los candidatos que hayan obtenido igual cantidad de votos. En caso de persistir el empate se elegirá mediante sorteo.

9. Si el miembro titular dejara de pertenecer al consejo, por motivos de causa mayor, será sustituido por el suplente elegido por la Unidad, mientras se realiza el trámite para la elección del miembro propietario, quien terminará el período de nombramiento del titular saliente. 

10. Si el miembro suplente dejara de pertenecer al Consejo, por motivos de causa mayor, se deberá convocar a una nueva elección para cubrir el periodo de nombramiento restante.  

CAPITULO III

DE LOS DEBERES Y DERECHOS DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DE DEPARTAMENTO

ARTICULO 7 DEBERES Y DERECHOS DE LA PRESIDENCIA 

La Presidencia del Consejo de Departamento recae sobre la persona que ocupe el puesto de la Dirección del Departamento de Servicios Generales o quien esté autorizado a ejercerla en una eventual ausencia del titular y tendrá los siguientes deberes y derechos (inciso 19 de este Artículo) 

1. Presentar el informe de labores de período anterior y el respectivo plan anual de trabajo del departamento.

2. Convocar a los miembros del Consejo de Departamento a las sesiones plenarias ordinarias y extraordinarias y a las sesiones por consulta formal. 

3. Ejecutar los acuerdos firmes del Consejo de Departamento que le correspondan. 

4. Tramitar los asuntos que debe resolver el Consejo de Departamento. 

5. Dar seguimiento a los asuntos encomendados a las comisiones permanentes y especiales. 

6. Confeccionar la agenda del día, teniendo en cuenta las peticiones de los otros órganos institucionales y los miembros del Consejo de Departamento. 

7. Dar a conocer, con tres días hábiles de anticipación, los documentos por discutirse en las sesiones del Consejo

8. Proponer al Consejo de Departamento los invitados para los asuntos que lo requieran, e indicarlos en la agenda correspondiente. 

9. Abrir, presidir, suspender temporalmente y levantar las sesiones. 

10. Procurar que los asuntos que debe resolver el Consejo de Departamento se presenten oportunamente. 

11. Someter a aprobación las actas del Consejo de Departamento, previa revisión de estas. 

12. Dirigir los debates dentro del orden debido, procurando que estos se circunscriban exclusivamente a los puntos en discusión. 

13. Someter a votación los asuntos cuando considere que han sido suficientemente discutidos y declarar si hay aprobación o rechazo de los mismos. 

14. Fijar directrices generales e impartir instrucciones en cuanto a los aspectos de forma de las labores del Consejo. 

15. Decidir con doble voto los casos de empate. 

16. Velar porque el Consejo de Departamento cumpla con el Estatuto Orgánico, las Leyes y los Reglamentos relativos a su función.  

17. Revisar las actas preparadas por la secretaria. 

18. Firmar las actas que hayan sido aprobadas por el Consejo de Departamento, junto con la secretaria

19. Nombrar al inicio de cada año natural a aquellos miembros del Consejo de Departamento que le sustituirán en la conducción de las sesiones cuando se deba ausentar. Deberá nombrar al menos a dos miembros del Consejo de Departamento, y catalogarlos en orden descendente como suplente uno y dos respectivamente. 

20. Todos aquellos asuntos necesarios para el buen funcionamiento del Órgano y los demás que le asignen las Leyes, los Reglamentos vigentes y los acuerdos del Consejo de Departamento. 

ARTICULO 8 DEBERES Y DERECHOS DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DE DEPARTAMENTO

Son deberes y derechos de los miembros del Consejo de Departamento: 

1. Asistir puntualmente a todas las sesiones convocadas. 

2. Justificar oportunamente su ausencia al Consejo de Departamento cuando su ausencia sea previsible o bien posteriormente por razones de fuerza mayor o caso fortuito, vía correo electrónico institucional. Para la justificación de ausencias: se contará con tres días hábiles, a partir de la fecha citada. 

3. Participar en la definición de asuntos principales y prioridades por atender. 

4. Proponer puntos de agenda. 

5. Dar su voto a los asuntos en debate, conforme a lo dispuesto en este Reglamento. 

6. Presentar los proyectos, propuestas y mociones por escrito que crean oportunas. 

7. Es atribución del Consejo solicitar las mociones por escrito cuando se considere pertinente. 

8. Presentar recurso de revisión de acuerdos tomados por el Consejo de Departamento, o bien, mociones de revisión de propuestas. 

9. Llamar al orden a la Presidencia cuando se separe de las atribuciones que le confiere este Reglamento. 

10. Justificar su voto cuando así lo considere pertinente. 

11. Solicitar que conste en actas su voto a favor o en contra. 

12. Firmar el acta cuando haya solicitado la constancia de su voto disidente 

13. Respetar los tiempos en el uso de la palabra conforme a lo que asigne la Presidencia. 

14. Abstenerse de emitir juicio público a nombre del Consejo de Departamento, en torno a asuntos que todavía no han sido resueltos por este Órgano. 

15. Lo demás que le asignen las Leyes, Reglamentos, Estatuto Orgánico y acuerdos del Consejo de Departamento.

16. En caso de que un Coordinador(a) de Unidad, por fuerza mayor, deba ausentarse enviará a un representante de la Unidad, como invitado, con derecho a voz, pero sin voto y no será considerado para la conformación del cuórum. 

17. Comunicar a la Presidencia cuando tengan que ausentarse de la sesión. Cumplir, en las condiciones y el período fijado, los encargos que le asigne el Consejo de Departamento según sus atribuciones. 

CAPITULO IV

DE LAS SESIONES DEL CONSEJO

ARTICULO 9 DE LA AUSENCIA DE LA PRESIDENCIA 

Si por razones de fuerza mayor o caso fortuito, la Presidencia no puede presentarse para iniciar la sesión, la apertura de esta será realizada por el miembro del Consejo de Departamento designado según el Capítulo V, Artículo 5, inciso 18, de los Deberes y Derechos de la Presidencia, del presente Reglamento. 

ARTICULO 10 DE LA AUSENCIA DE LA PRESIDENCIA SIN SUSTITUTO 

En ausencia de la Presidencia y cuando éste no ha designado a sus sustitutos, el Consejo de Departamento podrá nombrar por mayoría simple a uno de sus miembros presentes para continuar con la conducción de la sesión. 

ARTICULO 11  DE LAS SESIONES 

El Consejo de Departamento sesionará en las siguientes modalidades: plenaria ordinaria, y extraordinaria o por Consulta Formal, en sesiones presenciales o virtuales. Ordinariamente sesionará una vez al mes, extraordinariamente cuando así lo convoque por escrito la Presidencia por iniciativa propia o por solicitud de al menos el 25% de sus miembros. 

ARTICULO 12 DE LAS SESIONES PLENARIAS   

Las sesiones plenarias podrán ser presenciales o telepresenciales. Para las sesiones telepresenciales, los medios tecnológicos utilizados deben garantizar las condiciones de simultaneidad, deliberación, integralidad e intervención. En las sesiones presenciales podrán participar mediante la virtualidad, las personas integrantes del Consejo autorizadas de manera previa a la sesión por la Dirección del Departamento, o que se encuentren en alguna de las modalidades de teletrabajo reglamentadas por la Institución. 

Las sesiones ordinarias, con su respectiva agenda y la documentación correspondiente, serán convocadas con al menos dos días hábiles de anticipación. La convocatoria podrá realizarse mediante documentos impresos o el correo electrónico.

ARTICULO 13 DE LAS SESIONES EXTRAORDINARIAS 

Se podrá convocar a sesiones extraordinarias con al menos veinticuatro horas de anticipación, salvo en los casos de urgencia, y con la convocatoria se incluirá la agenda de la sesión. 

No obstante, quedará válidamente constituido el Consejo sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o al orden del día, cuando asistan al menos las dos terceras partes sus miembros y así lo acuerden por unanimidad. En las sesiones extraordinarias se verán únicamente los puntos indicados en la agenda correspondiente. 

ARTICULO 14 DEL CUÓRUM 

El cuórum para que pueda sesionar válidamente el Consejo de Departamento será el de la mayoría simple de sus miembros. Si transcurridos treinta minutos de la hora de inicio señalada no hubiera cuórum, el Consejo de Departamento no podrá sesionar válidamente, salvo casos de urgencia en que podrá sesionar una hora después de la de inicio señalada, con al menos la mitad de sus miembros y los acuerdos deberán ser tomados por unanimidad.

ARTICULO 15 DE LOS ASUNTOS URGENTES 

El Consejo de Departamento mediante moción de orden y por mayoría calificada puede declarar un asunto como urgente. 

ARTICULO 16 ASUNTOS VARIOS 

Los asuntos varios serán expuestos verbalmente o por escrito a juicio del proponente y en el acta se incluirá solamente la parte central del asunto y no la deliberación general que se pueda generar al respecto. En este apartado de la sesión no se toman acuerdos.

ARTICULO 17 DEL ABANDONO DE LA SESIÓN 

Los miembros del Consejo podrán abandonar la sesión, después de haberlo comunicado a la Presidencia siempre y cuando no rompan el cuórum y la Presidencia otorgue su anuencia. 

La hora de retiro se hará constar en actas.

Si algún miembro se retira sin la anuencia de la Presidencia y por esa causa se rompe el cuórum, el acto se considerará una falta, por lo que la Presidencia hará una amonestación por escrito siguiendo el debido proceso señalado por la Segunda Convención Colectiva del ITCR y sus reformas. 

ARTICULO 18 DE LOS INVITADOS A LA SESIÓN   

En las sesiones del Consejo de Departamento participarán exclusivamente los miembros acreditados para tal efecto, pero sus miembros o la Presidencia, podrán proponer la invitación de otras personas con el fin de intercambiar opiniones sobre temas relevantes para el Consejo o la función del Departamento. Estas invitaciones se incorporarán en la agenda por consenso, o por votación cuando sea necesario. Las personas invitadas participarán con voz, pero no con voto. 

CAPITULO V

DE LAS MOCIONES y DEBATES

ARTICULO 19 DE LAS MOCIONES 

En los temas de debate de las sesiones del Consejo de Departamento, se podrán presentar mociones de orden, de fondo, de forma y de revisión. 

ARTICULO 20 DE LA MOCIÓN DE ORDEN 

Las mociones de orden serán analizadas y sometidas a votación inmediatamente después de ser conocidas. Si la moción de orden es rechazada, se regresará a la discusión en el orden del uso de la palabra tal como estaba al ser interrumpido. 

ARTICULO 21 DE LA MOCIÓN DE FONDO

Las mociones de fondo pueden ser presentadas antes o durante la discusión de la propuesta base. Para las mociones de fondo se procederá de la siguiente forma:

• El o los proponentes presentan la Propuesta Base.

• Se reciben y se leen las Mociones de Fondo que pretendan modificar o sustituir completamente la Propuesta Base durante el debate.

• Se discuten y se someten a votación de una en una todas las Mociones de Fondo según el orden. 

• En el proceso de discusión las Mociones de Fondo pueden ser retiradas, modificadas o fusionadas, siempre que no hayan sido objeto de ninguna votación y los proponentes estén de acuerdo.

• La Moción de Fondo que obtenga mayoría simple en la votación se incorporará a la base y se desecharán las que se le opongan.

• No existiendo más Mociones de Fondo la Presidencia por iniciativa propia o a solicitud de uno de los miembros del consejo, dará lectura a la Propuesta Base con las modificaciones incorporadas.

• Se someterá a votación la Propuesta Base con sus modificaciones. 

ARTÍCULO 22 DE LA MOCIÓN DE FORMA 

Las mociones de forma no serán sometidas a votación, a criterio de la presidencia serán incorporadas al texto que está siendo sometido a discusión, análisis o deliberación. 

ARTÍCULO 23 DE LA MOCIÓN DE REVISION 

Serán mociones de revisión las que tiendan a variar acuerdos no firmes del Consejo.  Se someterán a discusión en la sesión posterior a la del acuerdo y se tratarán como de orden.  Un acuerdo del Consejo podrá ser objeto de revisión por una sola vez.

Este tipo de mociones, se someterán a discusión y a votación inmediatamente después de que concluya el miembro en el uso de la palabra, y en su discusión participarán el proponente y otro en contra si lo hubiera. 

CAPITULO VI

DE LAS VOTACIONES Y ACUERDOS

ARTICULO 24 DE LAS OPCIONES DE VOTACIÓN 

Los miembros del Consejo de Departamento votarán a favor, en contra o abstención y podrá salvar su voto, en cuyo caso deberá indicarlo expresamente. 

ARTÍCULO 25 DE LOS TIPOS DE VOTACIONES 

Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. Serán obligatoriamente secretas cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas y sus datos sensibles en respeto a la legislación vigente, salvo en caso fortuito, fuerza mayor, o a criterio del Consejo, emitido bajo moción de orden. 

ARTÍCULO 26 DEL MECANISMO DE VOTACIÓN

1. Para las votaciones de propuestas, los integrantes del Consejo deberán escoger una entre las opciones: a favor, en contra o abstención. 

2. Para las votaciones públicas de las sesiones presenciales, las personas integrantes del Consejo manifestarán su criterio levantando la mano. 

3. En el caso de las sesiones por telepresencia, se podrá manifestar el criterio oralmente o mediante la plataforma tecnológica seleccionada. 

4. En el caso de las votaciones secretas en sesiones por telepresencia se utilizará una plataforma tecnológica que no permita la asociación de un votante con su voluntad expresada mediante el voto. 

5. En el caso de las votaciones secretas en sesiones presenciales, podrá utilizarse una plataforma tecnológica que cumpla con lo indicado, o bien, papeletas físicas confeccionadas para tal fin. 

ARTÍCULO 27 VOTACIÓN EN SESIONES TELEPRESENCIALES 

En aquellas sesiones del Consejo bajo la modalidad plenaria, en las que participen las personas integrantes mediante la virtualidad y deban realizarse votaciones mediante una plataforma tecnológica, se tendrán las siguientes consideraciones: 

1. Deben permanecer en la sala virtual donde se realiza la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo. 

2. Una vez abierta la votación, las personas contarán con un máximo de 90 segundos para emitir su voto. 

3. Finalizados los 90 segundos, quien preside verificará que la cantidad de votos emitidos coincida con la de las personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como una abstención. 

4. La persona que preside efectuará la declaratoria que corresponda conforme al conteo de los votos emitidos y los resultados obtenidos. 

5. En caso de interrupción del fluido eléctrico, o de la conexión a internet, que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma tecnológica utilizada durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 90 segundos señalados, a fin de verificar si el cuórum se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que éste haya sido nuevamente conformado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria correspondiente. 

ARTÍCULO 28 DE LOS ACUERDOS 

Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de más de la mitad de los miembros presentes al momento de la votación, salvo en aquellos casos en que la normativa disponga algo diferente. En caso de empate la Presidencia podrá ejercer su derecho al voto doble.

En caso de votaciones públicas, si la cantidad de votos no es suficiente para tomar un acuerdo, las abstenciones se sumarán a la mayoría, sea ésta a favor o en contra. 

Los acuerdos se tomarán mediante el voto afirmativo de más de la mitad de los miembros presentes, excepto cuando este reglamento disponga algo diferente. En caso de empate la Presidencia podrá ejercer su derecho al voto doble.  

ARTÍCULO 29 DE LA PRESENCIA DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DURANTE UNA VOTACIÓN 

En el momento de la votación y durante el conteo de votos, los miembros del Consejo no podrán salir o entrar al recinto o sala virtual donde se realiza la sesión. 

ARTÍCULO 30 DE LA FIRMEZA DE LOS ACUERDOS 

Los acuerdos de elección, nombramiento, resolución de apelación o relacionados directamente con personas, serán firmes desde el momento en que se tomen. 

Los acuerdos no considerados en el párrafo anterior quedarán en firme en la sesión en que se apruebe el acta correspondiente o bien, el Consejo puede acordar su firmeza por votación de mayoría calificada.                

CAPITULO VII

LA SECRETARIA DEL CONSEJO DE DEPARTAMENTO

ARTICULO 31 DE LA SECRETARÍA 

El Consejo de Departamento contará con apoyo secretarial, labor que estará a cargo de la persona que desempeñe el cargo de la secretaría ejecutiva del Departamento de Servicios Generales. 

Tendrá las siguientes funciones: 

1. Apoyar a la Presidencia en la planificación de las sesiones. 

2. Elaborar las actas del Consejo de Departamento 

3. Distribuir copias digitales del acta a los miembros del Consejo de Departamento a fin de que consignen las modificaciones de forma necesaria y se someta a aprobación. 

4. Elaborar y comunicar en forma oportuna los acuerdos firmes del Consejo de Departamento. 

5. Colaborar en cada sesión con el control de acuerdos del Consejo de Departamento, así como de avances de asuntos en trámite que sean relevantes. 

6. Apoyar a los miembros durante las sesiones del Consejo de Departamento 

7. Llevar el registro actualizado de las modificaciones del Reglamento del Consejo de Departamento. 

8. Llevar el registro actualizado de la vigencia de los nombramientos que corresponden al Consejo de Departamento. 

9. Informar a la Presidencia de los asuntos pendientes de incluir en la agenda de las sesiones. 

10. Enviar a cada miembro del Consejo de Departamento la agenda, así como la documentación correspondiente. 

11. Preparar toda la logística necesaria para la realización de las sesiones. 

12. Apoyar a la Presidencia en el control de la asistencia, del cuórum de las sesiones, del tiempo en el uso de la palabra otorgado por la Presidencia, de las votaciones y mociones de los miembros del Consejo de Departamento. 

13. Apoyar a la Presidencia en el levantamiento de la información que da origen al acta de las sesiones. 

14. Preparar el borrador y la versión final de las actas de las sesiones. 

15. Firmar las actas junto con la presidencia una vez aprobadas

CAPITULO VIII

DE LAS ACTAS

ARTÍCULO 32 DEL ACTA 

1. De cada sesión se levantará un acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes y las ausentes, así como las circunstancias de lugar, tiempo o plataforma tecnológica, los temas tratados, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos. No se consignará el contenido de los debates, salvo que la persona que emita una opinión lo solicite expresamente a la Presidencia. 

2. Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria o en una extraordinaria en cuyo orden del día se incluya el punto. 

3. Las actas serán firmadas por quien presidió la sesión, la secretaria y por aquellas personas integrantes que hubieren hecho constar su voto disidente.

4. Las grabaciones de las sesiones son opcionales y son instrumentos de apoyo para la transcripción del acta, más no sustituyen al acta misma, ni son requisito de validez de las actas de las sesiones. Por control pueden mantenerse archivadas por la secretaria del Consejo. 

CAPITULO IX

DE LOS RECURSOS CONTRA LOS ACUERDOS DEL CONSEJO DE DEPARTAMENTO

ARTICULO 33 DE LOS RECURSOS 

Contra los actos y resoluciones del Consejo de Departamento podrán establecerse los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, y los recursos extraordinarios de revisión o reposición ordenados en el Estatuto Orgánico del ITCR, así como lo indicado en la Ley Reguladora de la Jurisdicción Contenciosa Administrativa y la Ley General de la Administración Pública, según corresponda.

CAPÍTULO X

DE LA CONSULTA FORMAL

ARTICULO 34 DE LA CONVOCATORIA 

La convocatoria a sesión de Consejo de Departamento bajo la modalidad de Consulta Formal se hará según lo dispuesto en el Estatuto Orgánico, deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación al inicio de la votación, mediante documentos impresos o utilizando el correo electrónico. Esta consulta formal permanecerá abierta dos días hábiles en el siguiente horario de 8:00 am del primer día a las 4:00 pm del segundo día. Su convocatoria deberá incluir la siguiente información: 

1. Nombre del departamento 

2. Número de la sesión indicando la modalidad de consulta formal. 

3. Fecha y hora en que se realiza la convocatoria. 

4. Nombre y cargo de quien convoca. 

5. Listado de personas convocadas. 

6. Fecha y hora de inicio de la consulta formal 

7. Fecha y hora de cierre de la consulta formal. 

8. Asunto(s) consultado(s). 

9. Lista de documentos adjuntos relacionados con la consulta. 

10. Tipo de votación: pública, pública con acuerdo firme o secreta. 

11. Persona designada para recibir los votos. 

12. Forma o lugar de la votación 

La solicitud de Consulta Formal podrá ser convocada por la Presidencia, o por iniciativa de al menos dos miembros del Consejo de Departamento de Servicios Generales, con tres días hábiles antes de la fecha propuesta para el inicio de la consulta. En este último caso la Presidencia responderá su decisión a los solicitantes de la Consulta Formal, a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de convocatoria. Si la Presidencia tiene razones fundadas para no atender alguna solicitud de trámite de algún asunto por la vía de la Consulta Formal, deberá comunicarlo a los interesados por correo electrónico, indicando las razones en que basa su negativa. 

ARTICULO 35 DE LAS VOTACIONES

Las votaciones bajo Consulta Formal se podrán llevar a cabo de las siguientes formas: 

1. En las Consultas Formales las votaciones que requieran ser secretas, se realizarán mediante la emisión del voto en forma directa marcando en una papeleta expresamente diseñada al efecto y depositándolo en una urna según defina la Presidencia al momento de la convocatoria, o bien utilizando los medios electrónicos disponibles y aprobados por el Consejo.

2. Cuando las votaciones secretas bajo Consulta Formal se realicen mediante el uso de medios tecnológicos, se realizarán bajo los lineamientos institucionales establecidos, que garanticen la privacidad del voto. 

3. Cuando las votaciones no ameriten ser secretas, y puedan ser públicas, se realizará por medios electrónicos, marcando o indicando su voto por medio del mecanismo que disponga la Presidencia. 

4. En este tipo de sesión, la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido.

ARTÍCULO 36 ASUNTOS QUE PUEDEN SER TRATADOS EN UNA CONSULTA FORMAL 

Bajo esta modalidad se podrán tomar entre otros, acuerdos sobre: 

1. Aprobación del presupuesto, Plan Anual Operativo y temas relacionados 

2. Aval para solicitar ante el Comité de Becas apoyo para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares. 

3. Pronunciamientos ante consultas recibidas o por iniciativa propia del Departamento 

4. Apoyo para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares. 

5. Integración de comisiones internas y nombramiento de representantes ante comisiones externas, tanto institucionales como extra-institucionales. 

6. Trámites de solicitud de concursos de personal internos o externos.

7. Otros en los que deba mediar un acuerdo del Consejo de Departamento que lo autorice.

ARTÍCULO 37 FIRMEZA DE UN ACUERDO TOMADO EN CONSULTA FORMAL 

De acuerdo con la urgencia que se tenga para tomar el acuerdo, la Dirección por iniciativa propia o las personas integrantes solicitantes del Consejo, decidirán si el asunto se somete a aprobación en firme, lo cual debe indicarse claramente en la convocatoria y los documentos usados en la votación. 

ARTÍCULO 38 DEL ACTA DE UNA SESIÓN POR CONSULTA FORMAL 

El resultado de la consulta se consignará en un acta en la que se debe indicar el asunto consultado, la forma de convocatoria, el resultado de la votación, el listado de personas convocadas, los que participaron y los que estuvieron ausentes. 

CAPITULO XI

DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 39 DE LAS REVISION Y MODIFICACIONES AL REGLAMENTO 

Este Reglamento será revisado al menos cada dos años o cuando se considere pertinente a propuesta de cualquiera de sus integrantes, el Consejo de Departamento podrá reformar este Reglamento con el voto afirmativo de la mayoría calificada de sus miembros. 

ARTICULO 40 PROCEDIMIENTO PARA RESOLVER CONCURSOS DE ANTECEDENTES

Para la resolución de los concursos de antecedentes para puestos en el Departamento de Servicios Generales se procederá de acuerdo con el Procedimiento para resolver concursos de antecedentes establecido para tal fin.

ARTÍCULO 41 DE LA VIGENCIA Y REVISIÓN DEL REGLAMENTO  

Este Reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo de Departamento de Servicios Generales y su publicación en la Gaceta del ITCR.

Comunicar. Acuerdo firme.

Aprobado por el Consejo de Departamento de Servicios Generales en su Sesión Ordinaria Núm. 07-2021, celebrada el 3 de agosto del 2021.

Publicado en fecha 5 de agosto del 2021 mediante la Gaceta Número 798-2021 de fecha 5 de agosto del 2021.