1.    Marco de referencia

1.1      La formulación tendrá como marco de referencia el siguiente:

• Las Políticas Institucionales Generales y Específicas, serán el marco de referencia de la Rectoría, según lo establecido en el Artículo 26, incisos “q” y “z”, y Artículo 96, inciso “c” y Artículo 100 del Estatuto Orgánico, para presentar al Consejo Institucional el Plan Anual Operativo y Presupuesto.
• El cumplimiento de los principios presupuestarios (NTPP 4.1.1 y 4.1.3, entre otras)
• La Visión plurianual en el presupuesto institucional. El presupuesto institucional únicamente debe incluir los ingresos y gastos que se produzcan durante el año de su vigencia, estos deben estar acordes con proyecciones plurianuales de la gestión financiera que realice la Institución. (NTPP 2.2.5)
• No podrán financiarse gastos corrientes con ingresos de capital, salvo los casos autorizados en la normativa específica. (NTPP 2.2.9)
• Perspectiva de género, orientar sus esfuerzos en la ejecución del proceso presupuestario y de la planificación asociada, a lograr una equidad e igualdad de género, tanto en su desarrollo organizacional, como en la definición y el logro de los objetivos y metas establecidos para el cumplimiento de sus fines. (NTPP 2.2.10)
• Estimación de los ingresos. Las estimaciones de los ingresos del presupuesto se harán con base en métodos técnicos, matemáticos, financieros y estadísticos de común aceptación, considerando su composición y estacionalidad. (NTPP 4.1.4)
• Los resultados de la valoración de riesgos prevista en el artículo 14 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, así como las medidas adoptadas para su administración.”.

1.2      La formulación del PAO 2019 y su Presupuesto se sujetará al siguiente bloque de legalidad:

• La Ley Orgánica No. 4777 del 10 de junio de 1971 y sus reformas: No. 6321 del 27 de abril de 1979 y la No. 7480 del 28 de marzo de 1995.
• El Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
• La Segunda Convención Colectiva del Trabajo y sus Reformas.
• Los acuerdos vigentes del Consejo Institucional.
• Reglamento del Proceso de Planificación Institucional.
• Las Normas Técnicas Básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter Municipal y Bancos Públicos, de la Contraloría General de la República N-1-2007-CO-DFOE, publicado en la Gaceta No.58 del 22 de marzo de 2007 y sus reformas.
• Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE, R-DC-24-2012—Contraloría General de la República.—, del 27 de febrero de 2012 y sus reformas R-DC-064-2013.
• Ley 8131 de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (artículo 1, inciso d).
• Ley General de Control Interno N° 8292 del 31 de julio de 2002.
• Clasificador de Ingresos del Sector Público” Decreto N°. 31458-H, publicado en La Gaceta N°. 223 del 19 de noviembre del 2003 y “Clasificador por objeto del gasto del Sector Público” Decreto N°. 34325-H, publicado en La Gaceta N°. 38 del 22 de febrero del 2008.
• Otras leyes y normativas internas y externas vinculantes en esta materia.

2.    Responsables del proceso

El proceso está bajo la responsabilidad de diversos actores para la formulación, presentación, aprobación, ejecución y evaluación del Plan Anual y Presupuesto de las dependencias. (Estatuto Orgánico, Artículo 26, inciso “z”; Artículo 32, incisos “k” y “o”; Artículo 59, inciso i, Artículo 63, inciso “e” y Artículo 79, inciso “m”)

3.    Plan Anual Operativo preliminar

Una vez aprobadas las Políticas Específicas para el año 2019 y los indicadores de gestión por parte del Consejo Institucional, la Administración avalará las metas e iniciará el proceso de formulación del Plan Anual Operativo y el Presupuesto Ordinario.

Estas metas deben considerar y ser explícitas en tres niveles: la sustantiva y de operación, de desarrollo e inversión.

Esta primera formulación se constituye en el Plan Anual Operativo 2019 Preliminar, el cual permitirá iniciar la formulación presupuestaria.  Este proceso permitirá cumplir con la norma NTPP 4.1.8:  : “En la fase de formulación presupuestaria el titular subordinado responsable, debe establecer los mecanismos y parámetros que permitirán medir el cumplimiento de la planificación anual y faciliten la rendición de cuentas sobre la utilización de los recursos y los resultados alcanzados. Para lo anterior deben definirse indicadores de gestión y de resultados en función de los bienes y servicios que brinda la institución y las metas”.

Presupuesto institucional

4.    De los ingresos

Disposiciones específicas para la formulación de los ingresos:

4.1   Las tarifas de “Alquiler de Edificios y Equipos” serán establecidas por el Vicerrector de Administración como fondo restringido y el ingreso correspondiente por este concepto serán estimados por el Departamento Financiero Contable con fundamento en las Metas del PAO 2019 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017.

4.2   Las tarifas por concepto de Servicios Estudiantiles que brinda el Departamento de Admisión y Registro, serán establecidas por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos y los ingresos por estos conceptos serán calculados por el Departamento Financiero Contable, con fundamento en las Metas del PAO 2019 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017.

4.3   Los ingresos de los rubros de: bienestar estudiantil, costo de matrícula, póliza del Instituto Nacional de Seguros, multas por el pago tardío de derechos de estudio y la proyección de la recuperación de préstamos estudiantiles, serán definidos por el Departamento Financiero Contable, con fundamento en las Metas del PAO 2019 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017. Lo anterior aplica para todos los estudiantes de programas académicos administrados por el ITCR, excepto aquellos que estén exonerados por normativa o convenio específico que contemple la póliza.

4.4 Los ingresos generados por el pago de la inscripción para la presentación del examen de admisión, serán calculados por el Departamento Financiero Contable, con base en el número esperado de inscripciones al examen de admisión, proporcionado por VIESA.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

4.5 Los ingresos por costo de crédito de Programas de Licenciaturas para Egresados, serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo a las Metas del PAO 2019 Preliminar, tomando como base los costos del año 2017, más el límite superior del porcentaje inflacionario estimado para el año 2019 por el Banco Central de Costa Rica y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

4.6 Los ingresos por costo de crédito de Programas de Posgrados administrados por el ITCR, serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo a las Metas del PAO 2019 Preliminar, tomando como base los costos del año 2017, más el límite superior del porcentaje inflacionario estimado para el año 2019 por el Banco Central y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

4.7   Los ingresos por concepto del Curso de Verano 2018-2019, serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo a las Metas del PAO 2019 Preliminar, usando como base de cobro el 67% del valor ordinario de crédito vigente de cursos impartidos en los periodos ordinarios en el año 2018.

4.8   Los ingresos por superávit proyectados serán definidos por el Rector, con la asesoría del Consejo de Rectoría si la considera necesaria, con base en la propuesta elaborada por el Vicerrector de Administración, a partir de la información aportada por el Departamento Financiero Contable.

4.9   Los ingresos por venta de bienes y servicios serán estimados por los responsables de cada uno de ellos, con base en las metas del PAO 2019 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017, en caso de haber estado activo en dicho año.

4.10     Los ingresos del Laboratorio Institucional de Micro Computadoras (LAIMI), serán estimados por el DATIC, con base en las metas del PAO 2019 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017.

4.11    Los ingresos específicos se incorporarán con base en los montos incluidos en el Presupuesto Ordinario de la República, las certificaciones que aporten las instituciones que realicen la transferencia de los fondos y los convenios o contratos de incentivos suscritos por el Instituto,

4.12    Los ingresos por recursos provenientes del Fondo Especial para el Financiamiento de la Educación Superior (FEES), el cual se calculará con base en los montos que se incluyan en el Presupuesto Ordinario de la República, y la distribución aprobada por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE), o en su defecto, se presupuestará con base en la proyección realizada por el Departamento Financiero Contable del Instituto, siguiendo los parámetros que indique la Rectoría

4.13    Los ingresos provenientes del Fondo del Sistema se incorporarán de acuerdo con la distribución aprobada por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE), con el aval de la Rectoría. En el caso de no existir información oportuna, se incorporarán los recursos en un Presupuesto Extraordinario.

4.14    “Servicios de Proyectos Fondos Mixtos”, esta actividad la realiza la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Corresponde al desarrollo de actividades de investigación bajo la suscripción de convenios o contratos de incentivos –no contratación administrativa-, por lo que corresponde a esa Vicerrectoría realizar su estimación.

4.15    Los ingresos derivados de la aplicación de convenios activos serán incorporados por la Vicerrectoría de Administración, de acuerdo con lo establecido en cada uno de los convenios, lo anterior por tratarse de recursos específicos.

4.16    Los ingresos por recursos del Fondo de Desarrollo Institucional se incorporan según la información certificada proporcionada por la FUNDATEC.

4.17    La estimación de otros ingresos estará a cargo de la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto, con el aval del Vicerrector(a) de Administración.

5.    De los egresos

Disposiciones específicas para la formulación de los egresos:

5.1       La asignación de recursos estará sustentada en las metas del PAO 2019 preliminar y en la ejecución presupuestaria de cada Unidad Ejecutora y las prioridades definidas por el Consejo Institucional.

5.2       Los fondos restringidos y específicos serán recursos financieros asignados a un programa o proyecto específico; los mismos deberán ser liquidados durante el periodo presupuestado y la no ejecución debe estimarse como superávit, reasignado en el presupuesto del siguiente periodo al mismo fondo en inversión.  Los Fondos Restringidos y Fondos Específicos se entenderán  según la definición incluida en el Reglamento para la Aplicación de Modificaciones Presupuestarias en el ITCR, en el artículo 2 Definiciones, modificado por el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 3017, Artículo 10, del 05 de abril de 2017. Publicado en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica No.464 del 07 de abril del 2017, que dice:

Fondos Restringidos: Son recursos que se han asignado y catalogado como restringidos mediante un acuerdo del Consejo Institucional. Los recursos de dichos fondos deben ser utilizados de manera exclusiva según indica el citado acuerdo, atendiendo los planteamientos y objetivos ahí definidos.

Fondos Específicos: Son recursos que se han asignado y catalogado como específicos, dado que provienen de diversas leyes nacionales. Los recursos deben ser utilizados de manera exclusiva según se indica en la ley, atendiendo los planteamientos y objetivos ahí definidos

5.3 El total de la partida de Remuneraciones incluyendo los Fondos Restringidos y Fondos Específicos será definida de la siguiente forma:

a)     La relación de no mayor a 87% debe ser masa salarial FEES entre FEES Institucional.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

b)     Las plazas financiadas con fondos restringidos y cualquier otra actividad autofinanciable estarán justificadas según las metas del PAO 2019 preliminar.

c)      Las subpartidas de tiempo extraordinario y dedicación exclusiva, deben ser estimadas según metas a alcanzar.

d)     Se presupuestará una previsión de nuevos pasos de categoría y cambios en grados y posgrados, dedicación exclusiva, estudios de puestos, según la proyección que haga la Vicerrectoría de Administración.

e)     Solo se incluirán las plazas nuevas, expresamente autorizadas por el Consejo Institucional, previo análisis de disponibilidad presupuestaria.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

f)       Las plazas temporales sólo serán incluidas en el presupuesto, si son expresamente renovadas o modificadas (reconvertidas) por el Consejo Institucional.

g)     La previsión necesaria para atender el pago de los profesores que imparten cursos de verano, se realiza según el detalle presentado por la Vicerrectoría de Docencia.

h)     Proyección del recurso para los Programas Académicos en autoevaluación, acreditación y reacreditación.

i) La licencia sabática respaldado en el Artículo 19 del Reglamento Licencia Sabática, no tendrá contenido presupuestario. (Nuevo)

Inciso incluido en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.4       La previsión del pago de prestaciones legales e indemnizaciones se debe realizar, según las estimaciones de la Vicerrectoría de Administración.

5.5       Las obras de infraestructura, equipamiento y desarrollo de sistemas de información, podrán realizarse por medio de otras fuentes de financiamiento, de acuerdo con las propuestas elaboradas por la Rectoría y aprobadas por el Consejo Institucional.  Explicitando las contrapartidas institucionales si las hubiera.

5.6       Los recursos presupuestarios para becas y capacitación de funcionarios, se definirán de acuerdo con los siguientes términos:

a)     Las siguientes instancias tendrán un fondo especial asignado: El Centro Desarrollo Académico para atender las actividades de formación docente y la Auditoría Interna.  La cuantificación estará en función de las metas y comportamiento de las ejecuciones presupuestarias.

Se elimina el rubro del Consejo Institucional.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

b)     Las siguientes instancias tendrán un fondo especial asignado: El Centro Desarrollo Académico, la Auditoría Interna y el Consejo Institucional.  La cuantificación estará en función de las metas y comportamiento de las ejecuciones presupuestarias y está incluidas en el Plan Táctico de Capacitación y Becas Institucional, vigente.

c)      Las actividades financiadas con fondos especiales y/o autosuficientes, manejarán en forma independiente el presupuesto, en las sub-partidas correspondientes, previa aprobación en el Plan Táctico de Capacitación Institucional, siempre y cuando esta disposición no se contraponga a la norma que da la especificidad a estos recursos.

5.7       La totalidad de los recursos del Fondo de Desarrollo Institucional, serán presupuestados para el desarrollo de la investigación y la extensión del Instituto. El superávit resultante del FDI será utilizado para la inversión estratégica de los proyectos, a propuesta del Consejo de Investigación y Extensión.

5.8       Los eventos oficiales serán considerados como actividades protocolarias, siempre que sean incorporadas dentro del Calendario Institucional, o cuenten con la declaración de actividades de interés institucional, según procedimiento establecido.  El cálculo estará en función de las metas del PAO 2019 preliminar a alcanzar y la revisión del comportamiento en la ejecución presupuestaria y estimados por la Vicerrectoría de Administración.

5.9       Los recursos presupuestarios correspondientes al Mantenimiento y Reparación de Edificios serán asignados al Departamento de Administración de Mantenimiento, la Dirección Administrativa de las diferentes Sedes y Dirección de los Centros Académicos, de acuerdo con el Plan Táctico de Mantenimiento Institucional.  El cálculo estará en función de las metas del PAO 2019 preliminar a alcanzar y la revisión del comportamiento en la ejecución presupuestaria y estimados por la Vicerrectoría de Administración.

5.10 Se mantendrá el presupuesto a la VIE, con una asignación equivalente al 2.5% de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES Institucional, la cual será utilizada para financiar el desarrollo de la investigación, la extensión y los programas de posgrado. Este fondo será administrado por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión y se considerará de carácter restringido.   Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2019 preliminar.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.11 Se mantendrá el presupuesto para el fortalecimiento de la extensión y los programas de posgrado, con una asignación equivalente al 0,75% de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES Institucional, monto que se destinará a la extensión y será administrado por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Dichos recursos se considerarán un fondo restringido y serán controlados de forma independiente al inciso anterior. Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2019 preliminar.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.12 Se disminuye el presupuesto para los sistemas de información con una asignación equivalente al 0.5% de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES utilizada en la relación Masa Salarial/FEES Institucional mencionada anteriormente, para financiar la automatización y mejora de procesos mediante la utilización de sistemas de información. Estos recursos serán priorizados y administrados por el Comité   Estratégico de Tecnologías de Información y se considerarán un fondo restringido. Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2019 preliminar.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.13 Se disminuye el presupuesto, para el modelo de la excelencia en la gestión, con una  previsión equivalente a 25 millones de colones, de los recursos transferidos por el FEES. Serán administrados por la Oficina de Planificación Institucional, para financiar los proyectos de mejora en todas las dependencias involucradas en el modelo de excelencia en la gestión.  Se establece como un fondo restringido, a partir de un Plan de Acción, aprobado por el Consejo Institucional.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.14 La asignación de reservas para las iniciativas de proyectos de investigación, extensión y desarrollo tecnológico que contengan un financiamiento externo, se atenderán según disponibilidad presupuestaria.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.15 Se mantendrá el acuerdo de incremento del Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil, pasando del  1% al 0.65% y deberá representar un mínimo del 6.65% del FEES Institucional.   Este Fondo incluye el bono alimentario, para los centros académicos y será administrado por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos.  Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2019 preliminar.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.16 Se elimina, al ser incorporado en el 6.65% del inciso anterior.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.17 Los recursos presupuestarios para atender las necesidades del Comité de Examen de Admisión se mantienen en el presupuesto institucional como actividad ordinaria y no de forma restringida.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.18    Las transferencias a la Federación de Estudiantes del Tecnológico, se calcularán tomando como base el Acuerdo del Consejo Institucional de la Sesión 2943, Artículo 10 del 21 de octubre del 2015.

5.19  El presupuesto de operación se define con base en la negociación del FEES, por parte de la Administración.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.20    Las partidas institucionales mantendrán el monto asignado para el año 2018, definido por la Vicerrectoría de Administración.

5.21    La estimación de los montos correspondientes para el pago de “Dietas”, y la previsión para el aumento anual, se calcula de conformidad con el índice de inflación que determine el Banco Central de Costa Rica, según la ley 7138.

5.22 La estimación de los montos correspondientes para el pago de “Dietas”, se calcula de conformidad con la normativa aplicable al pago de las mismas.

El monto de las dietas que se reconoce a los Miembros del Consejo Institucional (estudiantes y egresado) y al Representante de la Comunidad Nacional en la Editorial Tecnológica se calculará según lo dispuesto en la Ley 7138, o sea incremento por porcentaje de inflación.

Las dietas que se reconocen a los Miembros Estudiantes en el Directorio de la AIR y de la Comisión Organizadora del Congreso, se calculará según lo dispuesto por el Consejo Institucional, en los acuerdos de la Sesión Ordinaria 3063, artículo 9 y de la Sesión Ordinaria 3070, artículo 10.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.23 Se destinarán los recursos para atender la Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, No. 7600 y la Ley de Patrimonio Histórico-Arquitectónico de Costa Rica, No. 7555.

Los recursos correspondientes a la aplicación de otras leyes, se asignarán según disponibilidad presupuestaria.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

5.24    Los montos asignados a los proyectos de inversión, se estimarán a partir de las metas del PAO 2019 preliminar.

5.25 Se disminuye a 127 millones de colones la partida para atender la autoevaluación, la acreditación y la reacreditación de los programas académicos, suma que será administrada por la Vicerrectoría de Docencia.

Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018.  Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.

Aprobado en Sesión 3070, Artículo 9, del 17 de mayo de 2018.

Lineamientos para la incorporación de las cláusulas penales en los carteles de contratación administrativa del Instituto Tecnológico de Costa Rica

1. La cláusula penal y multas por defecto en la ejecución son mecanismos que la Administración puede incluir en el cartel siempre que las especiales circunstancias de la contratación y la satisfacción del fin público así lo ameriten.
2. Es deber del Administrador de Contrato estimar y cuantificar de acuerdo con: el cumplimiento de las metas establecidas en el PAO, cuantía y cualquier otro aspecto trascendente, las multas y sanciones que deben ser establecidas en el pliego de condiciones para la adquisición de los bienes o servicios requeridos.
3. La fórmula aritmética para establecer las multas y sanciones en el pliego de condiciones, será establecida de  manera conjunta entre el Administrador de Contrato y el Encargado del proceso de adquisición de bienes o servicios.
4. Es deber del Administrador de Contrato velar por el fiel cumplimiento del contrato para la debida aplicación de las multas y sanciones establecidas en el mismo.
5. Es deber del Administrador de Contrato darle seguimiento a todo aspecto relacionado con la correcta ejecución contractual.
6. Es deber del Administrador de Contrato notificar cualquier tipo de irregularidad que se presente en la ejecución contractual.
7. Es deber del Administrador de Contrato realizar informes periódicos sobre el estado del contrato, así como realizar las evaluaciones y revisiones respectivas para el debido cumplimiento del contrato. 
8. La fijación del monto de las sanciones a imponer sea por cláusula penal o por multas, no puede ser antojadiza o arbitraria, sino que debe estar motivada.  En ningún caso el monto de la sanción debe superar el 25% del monto total del negocio, conforme a lo previsto por el numeral 712, del Código Civil.
9. El sólo transcurso del plazo establecido en el contrato sin que se haya cumplido con la ejecución de su prestación u objeto (total o parcialmente), o la ejecución defectuosa bajo los supuestos que hayan quedado contemplados en el cartel, son suficientes para que el contratista se constituya en mora, no siendo necesaria interpelación alguna.
10. Para hacer efectiva la cláusula penal o las multas por defectos en la ejecución tampoco es necesario la demostración de la existencia de daños, por así disponerse expresamente en el artículo 48 del RGCA y, por constituir parte esencial de este tipo de sanciones especiales.
11. El mecanismo de multas por defectos en la ejecución no puede ser utilizado cuando se está frente a un incumplimiento total de las obligaciones por parte del contratista, en cuyo caso procede la ejecución de la garantía de cumplimiento.
12. La ejecución de la garantía de cumplimiento, a diferencia de la cláusula penal, sí requiere de la demostración de los daños y perjuicios y el cumplimiento previo del debido proceso al interesado.
13. Salvo que no exista cláusula penal, la garantía de cumplimiento responderá por la tardanza en el plazo de ejecución.
14. La cláusula penal varía de acuerdo al tipo de proceso de contratación administrativa que se esté concursando ya sea ordinaria o extraordinaria.
15. Para el establecimiento de las cláusulas diferentes a las establecidas y cuyo objeto de contratación no se apegue a los modelos que han sido establecidos será requerida la formulación de la cláusula en coordinación con el ente técnico.
16. El porcentaje de la cláusula penal puede variar de acuerdo al tipo de productos por adquirir ya sean bienes, servicios o suministros.

Aprobado por el Consejo de Administración en sesión 07-2017, artículo 5 del 21 de julio del 2017 y avalados en sesión ordinaria No. 9 del Consejo de Rectoría, artículo 9 del 12 de marzo del 2018.

Directriz para la gestión de cobro para recuperación de préstamos estudiantiles en el Instituto Tecnológico de Costa Rica.

La presente Directriz se desarrolla con base en las disposiciones de los órganos contralores, los reglamentos vinculantes a la misma y las buenas prácticas que en esta materia se tienen.

OBJETO DE LA DIRECTRIZ

Regular la gestión de cobro para la Recuperación de Préstamos, derivadas de la Beca-préstamos otorgada a los estudiantes que solicitaron dicho beneficio.

ALCANCE

La siguiente Directriz establece la guía para que el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), a través del Departamento Financiero Contable, se gestiona el proceso de cobro a estudiante producto de los préstamos otorgados, una vez finalizado su periodo de estudio y concluido el período de gracia correspondiente.

DIRECTRIZ Y PRINCIPIOS BÁSICOS

1. Todo préstamo estudiantil, debe ser cancelado en 60 meses, a partir del vencimiento del período de gracia.
2. Se designa al Departamento Financiero Contable, para que establezca la cuota mínima para el cobro de los Préstamos en condición normal.
3. La tasa de interés aplicable será un porcentaje anual equivalente a la tasa básica que establece el Consejo Nacional de Préstamos Estudiantiles (CONAPE), para los préstamos a nivel de bachillerato.
4. Podrá otorgarse, según lo establezca el Departamento Financiero Contable, la suspensión temporal de cobro de los préstamos que estén en proceso de recuperación, bajo las siguientes circunstancias:
   • Cuando el estudiante suspenda sus estudios por un máximo de un semestre y luego se reincorpore a la Institución.
   • Que el estudiante esté cursando en la Institución un programa de licenciatura para egresados.
   • Que el estudiante demuestre mediante oficio de la Unidad Académica un estado de incompleto (IN) en su práctica profesional o proyecto de graduación.
   • Cuando el estudiante cambia su condición de beca o categoría
5. El préstamo estudiantil concedido por la Institución exige un pagaré como documento legal como respaldo y garantía de la recuperación de la deuda.
6. La Administración, a través de la Vicerrectoría de Administración, deberá establecer los procedimientos correspondientes que complementen y operacionalicen la presente directriz.

TRANSITORIOS

1. Se instruye a la Vicerrectoría de Administración para que en un plazo de cuatro meses apruebe los procedimientos relacionados con la presente directriz.

Comunicación de acuerdo SCI-676-2017. Sesión Ordinaria No. 3041, Artículo 7, del 04 de octubre de 2017. Aprobación de la “Directriz General de gestión de cobro, cuentas incobrables e inversiones financieras”, para atender a las disposiciones 4.3 y 4.6 dictadas por la Contraloría General de la República en el Informe DFOE-SOC-IF-12-2014 “Auditoría sobre el control interno en los procesos financiero contables del Instituto Tecnológico de Costa Rica”. Revisado y modificado en Sesión Ordinaria No. 3042, del 11 de octubre de 2017.

2. Se establecen las siguientes medidas frente a la pandemia generada por el virus SARS-CoV-2, causante de la enfermedad COVID-19:

1.- Establecer una moratoria de cuatro meses, en el pago de las cuotas correspondientes a marzo, abril, mayo y junio de 2020, de los préstamos estudiantiles que se hayan contraído con el ITCR. Esta moratoria podrá ser prorrogable por un periodo igual por una sola vez.

2.- Congelar el saldo e intereses y extender automáticamente el periodo de vencimiento de la deuda, por el mismo plazo de la moratoria a quienes soliciten el beneficio.

3.- Para su aplicación, el deudor debe aportar una nota, solicitando el beneficio de exención temporal y adjuntando los documentos probatorios, debe demostrar que su condición económica cambió, dada la emergencia que vive el país por la enfermedad COVID-19, y remitir a la dirección electrónica rprestamos@itcr.ac.cr, para la correspondiente valoración, además, deberá adjuntar la fotocopia de la cédula de identidad vigente.

4.- Para la ampliación del plazo de vencimiento de la operación que se acuerde, el deudor deberá firmar un adendum a los Pagarés de Crédito. La Vicerrectoría de Administración deberá establecer previamente los protocolos que consideren las medidas necesarias para salvaguardar la salud de las personas que intervengan en esta actividad en cada uno de los Campus Tecnológicos o Centros Académicos del Instituto.

5.- Las personas que no soliciten la suspensión de pago, mantendrán su operación en las condiciones actuales.

6.- Autorizar el período de inicio de cobro al 01 de noviembre de 2020, para los estudiantes que se graduaron en el mes de marzo de 2020.

Transitorio incorporado mediante acuerdo del Consejo Institucional, tomado en Sesión Ordinaria No. 3169, Artículo 7, del 06 de mayo de 2020. Publicado en fecha 7 de mayo del 2020 mediante Gaceta Número 627-2020 de fecha 6 de mayo del 2020.

Solicitar a la Administración la presentación de un informe de seguimiento para corroborar el cumplimiento de lo dispuesto y tomar las medidas preventivas que correspondan, de resultar necesarias, a más tardar 20 días hábiles después de finalizado el plazo de solicitud de las medidas aprobadas en el punto anterior.

Así adicionado mediante acuerdo del Consejo Institucional, tomado en Sesión Ordinaria No. 3169, Artículo 7, del 06 de mayo de 2020. Publicado en fecha 7 de mayo del 2020 mediante Gaceta Número 627-2020 de fecha 6 de mayo del 2020.

La presente directriz se emite para normar el cobro del monto de los créditos a los estudiantes con motivo de pago de los Derechos de Estudio en el Instituto Tecnológico de Costa Rica. Esta directriz contempla las disposiciones de los órganos contralores, los reglamentos vinculantes a la misma y las buenas prácticas que en esta materia deben mantenerse.

OBJETO DE LA DIRECTRIZ

La presente directriz establece las disposiciones generales relacionas con la gestión de cobros que debe realizarse a los estudiantes del ITCR, mismas que se deriven de los Derechos de Estudio.

ALCANCE

Es aplicable en el Instituto Tecnológico de Costa Rica en toda actividad que se tenga como parte del proceso de cobro de los Derechos de Estudio a estudiantes.

DIRECTRIZ

1. Para el cobro de los derechos de estudio, la Administración deberá considerar las resoluciones que para este particular emite el Consejo Institucional, órgano que define los plazos, periodos de gracia, tasas de intereses, entre otros.
2. Para cada ciclo el Departamento Financiero Contable deberá considerar los periodos que la Administración establece para los pagos sin recargo, así como lo correspondiente a partir de la fecha en que deberán aplicar los pagos con recargo.
3. La recuperación de las obligaciones pendientes de pago estará a cargo del Departamento Financiero Contable.
4. El Departamento Financiero Contable, en coordinación con Asesoría Legal, será el ente encargado de la recuperación de las deudas que presenten morosidad. Se entenderá por morosidad o irregularidad de la cuenta la no cancelación oportuna de los montos adeudados, así como aquellas obligaciones provenientes de un arreglo de pago incumplido.
5. Posterior a lo indicado en las fechas establecidas para el pago sin recargo, se deberá realizar un incremento el cual se deberá calcular de acuerdo con la tasa básica pasiva vigente al inicio de cada año lectivo más 5 puntos, cuyo tope no podrá ser mayor al 25%, ni inferior a la inflación del año anterior al inicio del curso lectivo. Para la modalidad bimestral que inicia en enero, el mes de referencia para cada año será la tasa básica pasiva vigente a diciembre del año anterior.
6. La Administración, a través de la Vicerrectoría de Administración, deberá establecer los procedimientos correspondientes que complementen y operacionalicen la presente directriz.

TRANSITORIOS

1. Se instruye a la Vicerrectoría de Administración para que en un plazo de cuatro meses apruebe los procedimientos relacionados con la presente directriz.

Comunicación de acuerdo SCI-676-2017. Sesión Ordinaria No. 3041, Artículo 7, del 04 de octubre de 2017. Aprobación de la “Directriz General de gestión de cobro, cuentas incobrables e inversiones financieras”, para atender a las disposiciones 4.3 y 4.6 dictadas por la Contraloría General de la República en el Informe DFOE-SOC-IF-12-2014 “Auditoría sobre el control interno en los procesos financiero contables del Instituto Tecnológico de Costa Rica”. Revisado y modificado en Sesión Ordinaria No. 3042, del 11 de octubre de 2017.

La presente Directriz se desarrolla con base en las disposiciones de los órganos contralores, los reglamentos vinculantes a la misma y las buenas prácticas que en esta materia se tienen.

Estos recursos provienen principalmente de los ingresos por depósitos de la Ley 5909 Fondo Especial Educación Superior, cuyo monto para invertir será aproximadamente el 18% del FEES anual que recibe la institución, el cual es variable dependiendo del comportamiento del período.

Objeto de la Directriz

Regular la gestión de inversiones en títulos valores y otros instrumentos financieros disponibles, a través entes financieros en donde el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR) esté autorizado a invertir. Estas inversiones son derivadas de los excedentes temporales del flujo de caja; los cuales se generan en espera de la ejecución de los procesos de Contratación Administrativa.

Alcance

La presente Directriz es una guía de aplicación para las operaciones financieras en materia de inversiones realizadas por el Departamento Financiero Contable del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR).

Directriz y principios básicos

1. Los recursos financieros disponibles sólo podrán invertirse transitoriamente en los Bancos Comerciales del Estado, el Banco Popular y de Desarrollo Comunal y mutuales de ahorro y préstamo con respaldo estatal.
2. El ITCR podrá invertir sus excedentes temporales a través de Puestos de Bolsa en los instrumentos financieros que dispongan las instituciones citadas en el punto1.
3. Las inversiones deben realizarse con base en la información técnica que es remitida por las Instituciones anteriormente mencionadas.
4. La decisión para la realización de las inversiones deberá contemplar los siguientes criterios:
   • Prudencia, con el fin de mantener y proteger el patrimonio del ITCR frente a riesgos del mercado.
   • Seguridad, tener la confianza de la recuperación de la inversión a su vencimiento
   • Liquidez, la capacidad que tienen los instrumentos adquiridos para transformarlos en efectivo.
   • Rentabilidad, evaluar la capacidad de generar un rendimiento o excedente de acuerdo con el riesgo asumido en la inversión.
   • Diversificación, las inversiones se mantendrán entre varios emisores, mismos que se indican en el punto 1 de la presente Directriz.
   • No especulación, debe evitarse la realización de operaciones que respondan a un uso meramente especulativo de los recursos financieros.
5. Corresponderá a la Administración a:
   • Conformar y regular el funcionamiento de la Comisión de Inversiones.

   • Revisar y ajustar el Reglamento General de Tesorería con el fin de que se

     incorporen los elementos correspondientes.

   • Desarrollar, aprobar y comunicar los procedimientos necesarios para la

     aplicación de esta Directriz.

6. La Administración, a través de la Vicerrectoría de Administración, deberá establecer los procedimientos correspondientes que complementen y operacionalicen la presente directriz.

Transitorios

1. Se instruye a la Administración a:

• Conforme y regule el funcionamiento de la Comisión de Inversiones en un plazo de un mes calendario.
• Revise y ajuste el Reglamento General de Tesorería, con el fin de que se incorporen los elementos correspondientes en un plazo de un mes calendario.

2. Se instruye a la Vicerrectoría de Administración para que en un plazo de cuatro meses apruebe los procedimientos relacionados.

Comunicación de acuerdo SCI-676-2017. Sesión Ordinaria No. 3041, Artículo 7, del 04 de octubre de 2017. Aprobación de la “Directriz General de gestión de cobro, cuentas incobrables e inversiones financieras”, para atender a las disposiciones 4.3 y 4.6 dictadas por la Contraloría General de la República en el Informe DFOE-SOC-IF-12-2014 “Auditoría sobre el control interno en los procesos financiero contables del Instituto Tecnológico de Costa Rica”. Revisado y modificado en Sesión Ordinaria No. 3042, del 11 de octubre de 2017.

Directriz para la gestión de cuentas incobrables de la recuperación de préstamos a estudiantes y derechos de estudios Instituto Tecnológico de Costa Rica

La presente Directriz se desarrolla con base en las disposiciones de los órganos contralores, los reglamentos vinculantes a la misma y las buenas prácticas que en esta materia se tienen.

Objeto de la directriz

Establecer la guía con que se regula la gestión de incobrables, tanto de préstamos a estudiantes, como de los derechos de estudio.

Alcance

La siguiente Directriz establece la guía para que el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), a través del Departamento Financiero Contable, realice el proceso para la gestión de incobrables, tanto de préstamos a estudiantes, como de los derechos de estudio.

Directrices y principios básicos

1. Una cuenta adquirirá la condición de incobrable en aquellos casos en que se han agotado las vías legales para la recuperación de la deuda.
2. La gestión incobrable por Recuperación de Préstamos Estudiantiles y de Derechos de Estudio se realiza cuando la Oficina de Asesoría Legal notifique, por el medio correspondiente, las cuentas que son irrecuperables, luego de realizar los trámites legales y el agotamiento de los mismos.
3. La Vicerrectoría de Administración, en coordinación con el Departamento Financiero Contable, deberán establecer la reserva por incobrable por Recuperación de Préstamos Estudiantiles y de Derechos de Estudio que deba tener la Institución para atender las eventualidades que se presenten en esta materia.
4. La Administración, a través de la Vicerrectoría de Administración, deberá establecer los procedimientos correspondientes que complementen y operacionalicen la presente directriz.

Transitorios

1. Se instruye a la Vicerrectoría de Administración para que en un plazo de cuatro meses apruebe los procedimientos relacionados con la presente directriz.

Comunicación de acuerdo SCI-676-2017. Sesión Ordinaria No. 3041, Artículo 7, del 04 de octubre de 2017. Aprobación de la “Directriz General de gestión de cobro, cuentas incobrables e inversiones financieras”, para atender a las disposiciones 4.3 y 4.6 dictadas por la Contraloría General de la República en el Informe DFOE-SOC- IF-12-2014 “Auditoría sobre el control interno en los procesos financiero contables del Instituto Tecnológico de Costa Rica”. Revisado y modificado en Sesión Ordinaria No. 3042, del 11 de octubre de 2017.

Directriz general de gestión de cobro, cuentas incobrables e inversiones financieras, para atender a las disposiciones 4.3 y 4.6 dictadas por la Contraloría General de la República en el informe DFOE-SOC-IF-12-2014 “auditoría sobre el control interno”. 

Aprobar la “Directriz General de  gestión de cobro, cuentas incobrables e inversiones financieras”, en los siguientes términos:

Directriz General de Gestión de Cobro Derechos de Estudio en el Instituto Tecnológico de Costa Rica

La presente directriz se emite para normar el cobro del monto de los créditos a los estudiantes con motivo de pago de los Derechos de Estudio en el Instituto Tecnológico de Costa Rica. Esta directriz contempla las disposiciones de los órganos contralores, los reglamentos vinculantes a la misma y las buenas prácticas que en esta materia deben mantenerse.

Objeto de la directriz

La presente directriz establece las disposiciones generales relacionas con la gestión de cobros que debe realizarse a los estudiantes del ITCR, mismas que se deriven de los Derechos de Estudio.

Alcance

Es aplicable en el Instituto Tecnológico de Costa Rica en toda actividad que se tenga como parte del proceso de cobro de los Derechos de Estudio a estudiantes.

Directriz

1. Para el cobro de los derechos de estudio, la Administración deberá considerar las resoluciones que para este particular emite el Consejo Institucional, órgano que define los plazos, periodos de gracia, tasas de intereses, entre otros. 
2. Para cada ciclo el Departamento Financiero Contable deberá considerar los periodos que la Administración establece para los pagos sin recargo, así como lo correspondiente a partir de la fecha en que deberán aplicar los pagos con recargo.
3. La recuperación de las obligaciones pendientes de pago estará a cargo del Departamento Financiero Contable.
4. El Departamento Financiero Contable, en coordinación con Asesoría Legal, será el ente encargado de la recuperación de las deudas que presenten morosidad. Se entenderá por morosidad o irregularidad de la cuenta la no cancelación oportuna de los montos adeudados, así como aquellas obligaciones provenientes de un arreglo de pago incumplido.
5. Posterior a lo indicado en las fechas establecidas para el pago sin recargo, se deberá realizar un incremento el cual se deberá calcular de acuerdo con la tasa básica pasiva vigente al inicio de cada año lectivo más 5 puntos, cuyo tope no podrá ser mayor al 25%, ni inferior a la inflación del año anterior al inicio del curso lectivo. Para la modalidad bimestral que inicia en enero, el mes de referencia para cada año será la tasa básica pasiva vigente a diciembre del año anterior.
6. La Administración, a través de la Vicerrectoría de Administración, deberá establecer los procedimientos correspondientes que complementen y operacionalicen la presente directriz.

   Transitorios

1. Se instruye a la Vicerrectoría de Administración para que en un plazo de cuatro meses apruebe los procedimientos relacionados con la presente directriz.
2. Aprobar la “Directriz para la gestión de cobro para recuperación de préstamos estudiantiles en el Instituto Tecnológico de Costa Rica”, en los siguientes términos:

Directriz para la Gestión de Cobro para Recuperación de Préstamos Estudiantiles en el Instituto Tecnológico De Costa Rica

La presente Directriz se desarrolla con base en las disposiciones de los órganos contralores, los reglamentos vinculantes a la misma y las buenas prácticas que en esta materia se tienen.

Objeto de la directriz

Regular la gestión de cobro para la Recuperación de Préstamos, derivadas de la Beca-préstamos otorgada a los estudiantes que solicitaron dicho beneficio.

Alcance

La siguiente Directriz establece la guía para que el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), a través del Departamento Financiero Contable, se gestiona el proceso de cobro a estudiante producto de los préstamos otorgados, una vez finalizado su periodo de estudio y concluido el período de gracia correspondiente.

Directriz y principios básicos

1. Todo préstamo estudiantil, debe ser cancelado en 60 meses, a partir del vencimiento del período de gracia.
2. Se designa al Departamento Financiero Contable, para que establezca la cuota mínima para el cobro de los Préstamos en condición normal.
3. La tasa de interés aplicable será un porcentaje anual equivalente a la tasa básica que establece el Consejo Nacional de Préstamos Estudiantiles (CONAPE), para los préstamos a nivel de bachillerato.
4. Podrá otorgarse, según lo establezca el Departamento Financiero Contable, la suspensión temporal de cobro de los préstamos que estén en proceso de recuperación, bajo las siguientes circunstancias:
   1. Cuando el estudiante suspenda sus estudios por un máximo de un semestre y luego se reincorpore a la Institución.
   2. Que el estudiante esté cursando en la Institución un programa de licenciatura para egresados.
   3. Que el estudiante demuestre mediante oficio de la Unidad Académica un estado de incompleto (IN) en su práctica profesional o proyecto de graduación.
   4. Cuando el estudiante cambia su condición de beca o categoría
5. El préstamo estudiantil concedido por la Institución exige un pagaré como documento legal como respaldo y garantía de la recuperación de la deuda.
6. La Administración, a través de la Vicerrectoría de Administración, deberá establecer los procedimientos correspondientes que complementen y operacionalicen la presente directriz.

Transitorios

1. Se instruye a la Vicerrectoría de Administración para que en un plazo de cuatro meses apruebe los procedimientos relacionados con la presente directriz.
2. Aprobar la “Directriz para la gestión de cuentas incobrables de la recuperación de préstamos a estudiantes y derechos de estudio en el  Instituto Tecnológico de Costa Rica”, en los siguientes términos:

Directriz para la Gestión de Cuentas Incobrables de la Recuperación de Préstamos a Estudiantes y Derechos de Estudios Instituto Tecnológico de Costa Rica

La presente Directriz se desarrolla con base en las disposiciones de los órganos contralores, los reglamentos vinculantes a la misma y las buenas prácticas que en esta materia se tienen.

Objeto de la directriz

Establecer la guía con que se regula la gestión de incobrables, tanto de préstamos a estudiantes, como de los derechos de estudio.

Alcance

La siguiente Directriz establece la guía para que el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), a través del Departamento Financiero Contable, realice el proceso para la gestión de incobrables, tanto de préstamos a estudiantes, como de los derechos de estudio.

Directrices y principios básicos

1. Una cuenta adquirirá la condición de incobrable en aquellos casos en que se han agotado las vías legales para la recuperación de la deuda.
2. La gestión incobrable por Recuperación de Préstamos Estudiantiles y de Derechos de Estudio se realiza cuando la Oficina de Asesoría Legal notifique, por el medio correspondiente, las cuentas que son irrecuperables, luego de realizar los trámites legales y el agotamiento de los mismos.
3. La Vicerrectoría de Administración, en coordinación con el Departamento Financiero Contable, deberán establecer la reserva por incobrable por Recuperación de Préstamos Estudiantiles y de Derechos de Estudio que deba tener la Institución para atender las eventualidades que se presenten en esta materia.
4. La Administración, a través de la Vicerrectoría de Administración, deberá establecer los procedimientos correspondientes que complementen y operacionalicen la presente directriz.

Transitorios

1. Se instruye a la Vicerrectoría de Administración para que en un plazo de cuatro meses apruebe los procedimientos relacionados con la presente directriz.
2. Aprobar la “Directriz para inversiones financieras en el  Instituto Tecnológico de Costa Rica”, en los siguientes términos:

Directriz para Inversiones Financieras en el Instituto Tecnológico de Costa Rica

La presente Directriz se desarrolla con base en las disposiciones de los órganos contralores, los reglamentos vinculantes a la misma y las buenas prácticas que en esta materia se tienen.

Estos recursos provienen principalmente de los ingresos por depósitos de la Ley 5909 Fondo Especial Educación Superior, cuyo monto para invertir será aproximadamente el 18% del FEES anual que recibe la institución, el cual es variable dependiendo del comportamiento del período.

Objeto de la directriz

Regular la gestión de inversiones en títulos valores y otros instrumentos financieros disponibles, a través entes financieros en donde el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR) esté autorizado a invertir. Estas inversiones son derivadas de los excedentes temporales del flujo de caja; los cuales se generan en espera de la ejecución de los procesos de Contratación Administrativa.

Alcance

La presente Directriz es una guía de aplicación para las operaciones financieras en materia de inversiones realizadas por el Departamento Financiero Contable del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR).

Directriz y principios básicos

1. Los recursos financieros disponibles sólo podrán invertirse transitoriamente en los Bancos Comerciales del Estado, el Banco Popular y de Desarrollo Comunal y mutuales de ahorro y préstamo con respaldo estatal.
2. El ITCR podrá invertir sus excedentes temporales a través de Puestos de Bolsa en los instrumentos financieros que dispongan las instituciones citadas en el punto1.
3. Las inversiones deben realizarse con base en la información técnica que es remitida por las Instituciones anteriormente mencionadas.
4. La decisión para la realización de las inversiones deberá contemplar los siguientes criterios:
5.  
   1. Prudencia, con el fin de mantener y proteger el patrimonio del ITCR frente a riesgos del mercado.
   2. Seguridad, tener la confianza de la recuperación de la inversión a su vencimiento
   3. Liquidez, la capacidad que tienen los instrumentos adquiridos para transformarlos en efectivo.
   4. Rentabilidad, evaluar la capacidad de generar un rendimiento o excedente de acuerdo con el riesgo asumido en la inversión.
   5. Diversificación, las inversiones se mantendrán entre varios emisores, mismos que se indican en el punto 1 de la presente Directriz.
   6. No especulación, debe evitarse la realización de operaciones que respondan a un uso meramente especulativo de los recursos financieros.
6. Corresponderá a la Administración a:
   1. Conformar y regular el funcionamiento de la Comisión de Inversiones.
   2. Revisar y ajustar el Reglamento General de Tesorería con el fin de que se incorporen los elementos correspondientes.
   3. Desarrollar, aprobar y comunicar los procedimientos necesarios para la aplicación de esta Directriz.
7. La Administración, a través de la Vicerrectoría de Administración, deberá establecer los procedimientos correspondientes que complementen y operacionalicen la presente directriz.

Transitorios

1. Se instruye a la Administración a:
   1. Conforme y regule el funcionamiento de la Comisión de Inversiones en un plazo de un mes calendario.
   2. Revise y ajuste el Reglamento General de Tesorería, con el fin de que se incorporen los elementos correspondientes en un plazo de un mes calendario.
2. Se instruye a la Vicerrectoría de Administración para que en un plazo de cuatro meses apruebe los procedimientos relacionados con la presente directriz.

Sesión Ordinaria No. 3041, Artículo 7, del 04 de octubre de 2017.  Revisado y modificado en Sesión Ordinaria No. 3042, del 11 de octubre de 2017.  Gaceta No. 487 del 12 de octubre de 2017

CAPÍTULO I. DE LAS DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Tipo de reglamento

Este es un reglamento de tipo general. 

Artículo 2. Alcance 

Es aplicable a la Comunidad Institucional, docentes, personal de apoyo a la academia y estudiantes, que, en virtud de sus labores o de sus actividades académicas, requieran del servicio de transporte que brinda la Unidad de Transportes y sus homólogos en los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos. 

Artículo 3. Objetivo general

Regular el servicio que brinda la Unidad de Transportes y sus homólogos en los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, a la Comunidad Institucional. 

Artículo 4. Objetivos específicos

1. Establecer las responsabilidades de la Unidad de Transportes y sus homólogos en los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, en el uso, control y mantenimiento de los vehículos propiedad del ITCR; el pago de kilometraje a funcionarios del ITCR y en la contratación de vehículos a terceros.
2. Establecer los deberes y responsabilidades de las personas autorizadas para el uso y conducción de vehículos propiedad del ITCR. 
3.  Regular el uso y control de los vehículos propiedad de funcionarios del ITCR, que sean requeridos mediante la modalidad de pago de kilometraje.
4. Regular el uso y control del servicio de los vehículos contratados por el ITCR a terceros.
5. Establecer los protocolos y procedimientos necesarios para el uso y control de los vehículos propiedad del ITCR, de funcionarios del ITCR bajo la modalidad de pago de kilometraje y de vehículos contratados a terceros. 

Artículo 5. Marco Jurídico

1. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y seguridad Vial
2. Ley de Contratación Administrativa
3. Ley General de Control Interno
4. Normas de Control Interno para el Sector Público
5. Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

Artículo 6. Definiciones 

Asignación administrativa de vehículos: administración de un vehículo institucional por otra dependencia diferente a la Unidad de Transportes, para atender actividades de interés institucional.

Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 16 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 970-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.  

Arrendamiento de vehículos: contratación de vehículos a terceros debidamente inscritos en el registro de proveedores del sistema digital unificado de la Dirección de Contratación Pública.

Definición modificada mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3395, Artículo 12, del 05 de febrero del 2025. Publicado en Gaceta No. 1270, miércoles 12 de febrero del 2025.

Definición modificada en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3385, Artículo 8, del 23 de octubre de 2024. Publicado en Gaceta No. 1259 del 30 de octubre de 2024.

Clasificación de vehículos: calidad, uso y dependencia institucional en que se encuentra asignado un vehículo.

Conductor profesional: persona cuya labor principal en el ITCR sea la conducción de vehículos para el traslado de mercancías o personas, y que cumple con los requisitos de ley.

Conductor: persona funcionaria del ITCR autorizada que tiene control operativo de un vehículo y es responsable de éste y de las infracciones que cometa durante su uso.

Derechos de circulación: derecho que se obtiene luego de pagar los rubros fijados por ley para la circulación de vehículos, durante un periodo determinado.

Persona encargada de gira: persona funcionaria o representante estudiantil en el ejercicio de sus funciones, designada por una instancia institucional para la realización de una gira, bajo cualquiera de las modalidades de servicio ofrecidas por la Unidad de Transportes o sus homólogos. 

Así reformada esta definición por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3342, Artículo 10, del 06 de diciembre de 2023.
Publicado en fecha 11 de diciembre del 2023 mediante la Gaceta Número 1161-2023 de fecha 7 de diciembre del 2023.

Formulario de control: documento digital que registra la entrada, salida y el ingreso de los vehículos, así como la revisión y evaluación de las condiciones generales del vehículo institucional.

Hurto: acción de sustraer o apoderarse de la cosa ajena sin que se ejerza fuerza alguna ya sea con respecto a las defensas que la protegen, o en su caso, sin el uso de violencia sobre el legítimo tenedor.

Licencia de conducir: permiso formal otorgado por el Estado, que faculta a una persona para conducir un vehículo durante un período determinado y cuya validez está supeditada al acatamiento de las disposiciones de la Ley.

Procedimientos de uso de vehículos: conjunto de acciones que presentan de forma detallada, ordenada, sistematizada y comprensible, el uso, control y mantenimiento de los vehículos propiedad del ITCR y los contratados para el cumplimiento de labores institucionales.  

Pago de kilometraje: pago que se le realiza a una persona funcionaria por el uso del vehículo de su propiedad, que en el cumplimiento de sus funciones deba desplazarse y resulte más económico y razonable que se pague un monto por el kilometraje utilizado.

Persona autorizada para la conducción de vehículos institucionales: persona funcionaria del ITCR a quien se le ha otorgado un documento formal que le faculta para conducir, guiar, operar y controlar un vehículo institucional.

Pasajero(a): persona usuaria del servicio de transporte institucional, en cualquiera de sus modalidades, debidamente autorizada (funcionario, estudiante o tercero). 

Permiso de conducir vehículo institucional: documento formal otorgado por la Unidad de Transportes respectiva, que faculta a una persona funcionaria del ITCR, para conducir vehículos oficiales durante un período dado.

Inspección técnica vehicular (IVE): verificación mecánica del estado de un vehículo y de sus emisiones contaminantes.

Robo: acción de despojar un bien mueble por medio de la violencia que se ejerce como fuerza sobre las cosas o como violencia sobre las personas o por los medios perpetrados para lograr el apoderamiento.

Vehículo: medio de transporte usado para trasladar personas o bienes por la vía pública.

Vehículo institucional: vehículo propiedad del Instituto Tecnológico de Costa Rica, con placa de uso oficial, de uso administrativo general, destinados a prestar servicios regulares de transporte a las diferentes dependencias de la Institución, para el desarrollo normal de sus funciones y actividades.

Mediante acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3210, Artículo 18, del 26 de marzo de 2021, publicado en fecha 5 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 750-2021 de fecha 5 de abril del 2021, se corrige de error material en el acuerdo de la Sesión Ordinaria No. 3196, artículo 11, del 16 de diciembre de 2020.

Vehículo particular: vehículo propiedad de un tercero, debidamente registrado y autorizado para su uso en labores institucionales, de acuerdo con el procedimiento interno establecido por la Unidad de Transportes.

CAPÍTULO II. DE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE TRANSPORTES Y SUS HOMÓLOGOS 

Artículo 7. La Unidad de Transportes y sus homólogos 

La Coordinación de la Unidad de Transportes será responsable por la administración, el uso, control sobre el uso, programación, asignación y mantenimiento de la flotilla vehicular propiedad de la Institución, velará por el cumplimiento del presente reglamento, disposiciones establecidas por la Rectoría y demás normativa aplicable a los vehículos institucionales, así como de velar por la asignación óptima de la modalidad en que se brindará el servicio de transporte.

Las disposiciones de este reglamento que mencionan a la Coordinación de la Unidad de Transportes o a la Unidad de Transportes, podrán ser desconcentradas en los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos que no tengan la Unidad formalmente constituida, mediante acuerdo o resolución del órgano o jerarca que lo decida.

Artículo modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024.

Artículo 8. Funciones de la Unidad de Transportes 

Sin detrimento de otras funciones establecidas en la normativa institucional, serán funciones de la Unidad de Transportes, las siguientes: 

1. Planear, organizar, coordinar y controlar los servicios de transporte dentro y fuera del país, bajo sus diferentes modalidades, según disposiciones de la Rectoría.

   Inciso modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024. 

2. Realizar de manera periódica estudios técnicos para valorar la pertinencia de las modalidades ofrecidas para la atención de las necesidades institucionales de transporte, según lo indicado en este reglamento. 
3. Coordinar con el Departamento de Aprovisionamiento o con la Proveeduría de cada Campus Tecnológico Local o Centro Académico, según corresponda, la preparación de las especificaciones técnicas de los vehículos que requiera adquirir el ITCR.
4. Colaborar con el Departamento de Aprovisionamiento o con la Proveeduría de cada Campus Tecnológico Local o Centro Académico, cuando corresponda, y con la Oficina de Asesoría Legal, en la inscripción de los vehículos adquiridos por el ITCR.
5. Coordinar los trámites de pago anual de los derechos de circulación, inspección técnica vehicular y los seguros de todos los vehículos institucionales con la dependencia del ITCR correspondiente. 

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 16 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 970-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.  

6. Coordinar los trámites de pago anual de los derechos de circulación y los seguros de vehículos institucionales, con la dependencia del ITCR correspondiente.
7. Mantener un registro digital actualizado de los vehículos institucionales, donde se establezca la clasificación de los mismos, las características de cada vehículo, el control de combustible, el mantenimiento preventivo y correctivo, así como un control de colisiones.
8. Asignar los vehículos institucionales, según solicitud.
9. Velar por el correcto uso de los vehículos institucionales. 
10. Autorizar la conducción de vehículos institucionales a personas funcionarias del ITCR, según procedimiento interno definido.
11. Llevar un registro actualizado y detallado de las personas autorizadas para conducir vehículos institucionales, en donde se detallen los datos personales, vigencia de la licencia de conducir y el récord de conducción de cada persona, según procedimiento interno definido.
12. Mantener debidamente rotulados los vehículos institucionales.
13. Velar porque se mantenga dentro de cada vehículo institucional, un protocolo de seguridad y un procedimiento a seguir en caso de un accidente de tránsito.
14. Dar seguimiento a los trámites de avaluó de los vehículos institucionales siniestrados, ante la entidad aseguradora y reportar al Departamento Financiero Contable, el resultado del mismo.
15. Coadyuvar con las dependencias respectivas, en los trámites relativos a la salida del país de vehículos institucionales.
16. Mantener un registro actualizado de proveedores de servicios de traslados especiales para vehículos (grúas y plataformas), en coordinación con el Departamento de Aprovisionamiento o la Proveeduría de cada Campus Tecnológico Local o Centro Académico, según corresponda.
17. Contar con un registro actualizado de las personas funcionarias autorizadas en cada dependencia, para solicitar servicios de transporte. 
18. Mantener un expediente administrativo electrónico, completo y actualizado, de las personas funcionarias sujetas a la modalidad de pago de kilometraje. 
19. Autorizar las solicitudes de gira con vehículo particular, según el procedimiento interno establecido para el pago de kilometraje.
20. Realizar una revisión periódica de los vehículos institucionales trasladados a otras dependencias o unidades y recomendar la reversión de la administración del vehículo de forma temporal o definitiva, cuando se demuestre la conveniencia de tal medida.
21. Brindar a la Vicerrectoría de Administración, Dirección de Campus Tecnológico Local o de Centro Académico, según corresponda, un informe anual de las modalidades de servicio de transporte ofrecidas por la Institución en el presente reglamento. 
22. Llevar el registro de los vehículos asignados administrativamente a otras dependencias.

Así adicionado este ultimo inciso v) por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 16 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 970-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.

CAPÍTULO III. DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE

Artículo 9. Modalidades del servicio de transporte

La Unidad de Transportes atenderá las solicitudes del servicio de transporte, según las siguientes modalidades:

• Vehículos institucionales conducidos por conductores profesionales.
• Vehículos institucionales conducidos por personas funcionarias del ITCR debidamente autorizadas.
• Vehículo propiedad de la persona funcionaria del ITCR, con pago de kilometraje.
• Contratación de vehículos a terceros.

Artículo 10. De la solicitud del servicio de transporte 

La solicitud del servicio de transporte se hará mediante el formulario “Solicitud de servicio”; estos se atenderán en la Unidad de Transportes, según las disposiciones y prioridades indicadas por la Rectoría, se podrán considerar:

a. Disponibilidad de vehículo institucional o interinstitucional con una persona conductora profesional.

b. Disponibilidad de vehículo institucional o interinstitucional sin una persona conductora profesional.

c. Uso de vehículo particular de la persona funcionaria del ITCR, bajo la modalidad de pago de kilometraje.

d. Contratación de vehículo a una persona tercera.

Artículo modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024. 

CAPÍTULO IV. DEL SERVICIO DE TRANSPORTE CON VEHÍCULO INSTITUCIONAL

Artículo 11. Identificación de vehículos institucionales

Los vehículos propiedad del ITCR llevarán placa oficial, un distintivo permanente del ITCR y una leyenda que indique “Uso Oficial”.

Artículo 12. De la asignación administrativa de vehículos institucionales 

El uso, administración, cuido y salvaguarda de los vehículos institucionales podrá trasladarse a otras dependencias, para atender actividades específicas, conforme se señala en el Reglamento para la gestión de activos bienes muebles e inmuebles y otros activos, propiedad del ITCR. 

El traslado se hará hasta por períodos de dos años, renovables por períodos iguales, siempre y cuando se cumpla con lo establecido en el presente reglamento. La formalización del acto se hará mediante resolución razonada de la Rectoría a solicitud de la Vicerrectoría respectiva, Dirección de Campus o Centro Académico, según corresponda. Prevalecerá al decidir sobre ello, los criterios siguientes: 

• Que la dependencia a quien se le asigne el vehículo cuente con la capacidad necesaria para asumir la administración, control, cuidado, mantenimiento y consumo de este.
• Cantidad de actividades asociadas a proyectos de investigación, extensión, vinculación y de apoyo a la academia que serán impactadas por la dependencia solicitante y la frecuencia de uso del vehículo. 

Zonas geográficas por impactar con el uso del vehículo asignado.

Sin detrimento de otras funciones establecidas en la normativa institucional para la sana administración de activos institucionales, la jefatura de la dependencia a quien se le asigne un vehículo será responsable de: 
a. Supervisar el uso del vehículo(s) asignado (s). 
b. Gestionar y controlar el presupuesto requerido para el uso, mantenimiento preventivo y correctivo del vehículo asignado. 
c. Reportar cualquier daño o accidente del vehículo a la Unidad de Transportes. 
d. Enviar los informes solicitados en cuanto a gestión del vehículo y consumo de combustibles, así como cualquier otro solicitado por las instancias competentes. 
e. Velar por el mantenimiento preventivo y correctivo para el buen funcionamiento del vehículo.
f. Velar por el cumplimiento de lo estipulado en este reglamento. 

En caso de que el vehículo trasladado a otra dependencia para su administración se encuentre ocioso, la Unidad de Transportes podrá disponer del mismo para atender la demanda de servicios de transportes normal de la Institución, asumiendo la responsabilidad, resguardo y gastos de consumo del vehículo durante el uso de este.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 16 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 970-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022. 

Artículo 13. Uso de vehículos institucionales por parte de la Rectoría

Se asignará a la Rectoría un vehículo institucional para el cumplimiento de sus funciones. Dicho vehículo no podrá considerarse como salario en especie ni origina derechos adquiridos para la persona que ocupe la Rectoría.

Artículo 14. Persona encargada de la gira y excepciones

Todo servicio de transporte debe tener una persona encargada de la gira, la cual será designada por la dependencia solicitante. 

En caso de una gira en la cual participen usuarios del servicio de transporte interno, con centro de costo o dependencia diferente, el viaje será administrado por una persona funcionaria encargada, quien será definida previo a la realización de ésta, en coordinación con la Unidad de Transportes. 

Se exceptúa esta condición aquellos servicios de transporte de traslado de estudiantes o personas externas dentro de un Campos o Centro Académico cuyos recintos se encuentran en diferentes edificios de la ciudad u otras y otros casos debidamente justificados por la Dirección de la Unidad Ejecutora.

Artículo modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024. 

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3342, Artículo 10, del 06 de diciembre de 2023.
Publicado en fecha 11 de diciembre del 2023 mediante la Gaceta Número 1161-2023 de fecha 7 de diciembre del 2023.

Artículo 15. Uso compartido de vehículos institucionales 

Cuando diferentes dependencias por algún motivo compartan la utilización de un vehículo institucional, el costo del servicio será distribuido en forma proporcional entre los centros de costo de las dependencias solicitantes.

Artículo 16. Uso de vehículos institucionales dentro y fuera del país 

El uso de vehículos institucionales queda restringido al territorio nacional, salvo autorización expresa del Rector y se cumplan las disposiciones en cuánto a pólizas y requisitos previstos en la regulación nacional.  

Cuando sea el vehículo asignado a la Rectoría, el que requiera salir del país, requerirá la aprobación por parte del Consejo Institucional.

Artículo 17. Préstamo de vehículos institucionales a otras instituciones

El ITCR podrá realizar préstamos de vehículos de su propiedad para uso de otras instituciones, empresas y organismos nacionales o internacionales legalmente acreditados en el país, mediante el trámite de suscripción de convenios aprobados por el ITCR y considerando las disposiciones de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial. 

Ante casos de fuerza mayor, podrá disponerse temporalmente el uso de vehículos institucionales para atender funciones de otras instituciones legalmente acreditadas en el país, mediante la formalización del préstamo temporal de o los vehículos, de manera excepcional por medio de una resolución motivada de la Rectoría. 

Artículo 18. Costo del servicio de transporte con vehículo institucional 

El costo del kilometraje por servicio interno de transporte será analizado al final de cada período presupuestario por la Vicerrectoría de Administración. Sus incrementos se realizarán de acuerdo con un estudio previo y entrarán en vigencia para la ejecución del presupuesto del año siguiente.

Artículo 19.  Requisitos para conducir vehículos institucionales

Para conducir un vehículo institucional será requisito indispensable:

1. Ser funcionario (a) activo (a) del ITCR.
2. Contar con licencia de conducir vigente y acorde al tipo de vehículo a conducir. 
3. Demostrar ante la Unidad de Transportes, cuando así se solicite, tener experiencia en el manejo del tipo de vehículo a conducir, no bastando con la presentación de la licencia de conducir. 
4. Contar con un permiso especial otorgado por la Unidad de Transportes, mismo que tendrá una vigencia igual a la indicada en la licencia de conducir o igual a la vigencia del nombramiento en el ITCR, en caso de ser un plazo menor. 

Artículo 20. Deberes del conductor de vehículos institucionales 

La persona funcionaria autorizada para conducir vehículos institucionales deberá cumplir, sin detrimento de otras obligaciones establecidas en este reglamento y en la normativa institucional, con lo siguiente:

1. Acatar lo dispuesto por la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y seguridad Vial.
2. Portar y mantener al día su licencia de conducir de acuerdo con el tipo de vehículo que conduzca, así como el permiso otorgado por la Unidad de Transportes. 
3. Verificar que el automotor esté en condiciones mecánicas óptimas para su uso, antes de cada salida. 
4. Completar el formulario “Control de entrada y salida de vehículos”.  
5. Informar de inmediato a la Unidad de Transportes si se ha presentado algún desperfecto o daño al vehículo y/o si se ha requerido de algún servicio mecánico y/o asistencia de transporte especial por imposibilidad de movilización del vehículo. 

En caso de un desperfecto en el vehículo que impida su movilización, debe coordinar su traslado a un lugar seguro y velar siempre por el cuidado de éste, hasta tanto la Unidad de Transportes tome una decisión en relación a la situación. 

El conductor debe informar por escrito mediante el formulario respectivo, a la persona coordinadora de la Unidad de Transportes sobre la situación presentada, para lo que corresponda, en un plazo no mayor a ocho horas hábiles después de finalizada la gira, según el procedimiento interno definido.

6. Guardar total discreción sobre los temas que se mencionan o sucedan durante el viaje; salvo en casos que sean considerados un delito en atención a la Ley de Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función Pública, Código Penal, Reglamento contra acoso laboral del ITCR, Reglamento contra el hostigamiento en el empleo y la docencia del ITCR, sin detrimento del cuidado de no cometer difamación o calumnia.
7. Mantener en el mejor estado de conservación y limpieza el vehículo bajo su responsabilidad.
8. Portar durante el viaje el formulario “Solicitud de Servicio” y acatar las disposiciones del formulario correspondiente, en cuanto a ruta, horario y destino.
9. Negarse a trasladar pasajeros que se encuentren fumando, en estado de ebriedad, drogadicción o presenten estados alterados de la conducta, porte drogas, sustancias psicotrópicas o estupefacientes, salvo los casos bajo prescripción médica, para lo cual el pasajero debe evidenciarlo con el correspondiente dictamen médico.
10. Negarse a trasladar especies silvestres de flora y/o fauna prohibidas por las leyes nacionales.
11. No portar armas de fuego o punzocortantes, salvo las consideradas herramientas de trabajo.
12. Negarse a transportar objetos o mercancías prohibidas por ley.
13. Comunicar a la Unidad de Transportes las infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, en los tres días hábiles siguientes al hecho.
14. Entregar el vehículo al final de cada viaje junto con las llaves de éste y el Formulario de “Control de entrada y salida de vehículos” en la Unidad de Transportes.

Artículo 21. Accidentes con vehículo institucional 

En caso de un accidente con vehículo Institucional, la persona funcionaria autorizada para la conducción del mismo deberá, si su condición de salud lo permite:

1. Ejecutar el protocolo de seguridad establecido por la Unidad de Transportes.
2. Informar de inmediato a las autoridades nacionales en materia de tránsito, a la entidad aseguradora autorizada por el ITCR y a la Unidad de Transportes.
3. Mantener el vehículo en el lugar de los hechos, hasta cumplir con los trámites a cargo de las autoridades competentes y completados los formularios respectivos.
4. Remitir a la Unidad de Transportes en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores al incidente, un informe escrito del accidente y copia de la boleta de citación y de toda aquella documentación que se necesite para los reclamos correspondientes.
5. Solicitar a la Oficina de Asesoría Legal del ITCR, la asesoría correspondiente previo a presentarse al despacho judicial.
6. Presentarse en el plazo de ley ante el despacho judicial respectivo y rendir la declaración pertinente. Una copia de dicha declaración deberá ser remitida a la Unidad de Transportes. En caso de imposibilidad a causa de lesiones sufridas, la Asesoría Legal en coordinación con la Unidad de Transportes realizarán los trámites que correspondan.
7. Brindar toda la colaboración necesaria a la Unidad de Transportes, en caso de requerirse un avalúo de la entidad aseguradora.

Artículo 22. Derecho a la defensa legal en caso de accidentes de tránsito con vehículo institucional 

La persona funcionaria autorizada para conducir un vehículo institucional tendrá derecho a los servicios de la Oficina de Asesoría Legal, en caso de accidente de tránsito, excepto cuando:

1. La boleta de tránsito oficial indique ingesta de licor o estar bajo la influencia de drogas prohibidas o sustancias estupefacientes o psicotrópicas. 
2. El accidente ocurra en contravención de las disposiciones establecidas en este reglamento.
3. Cuando el accidente se produzca fuera de la ruta establecida de la gira, salvo casos de fuerza mayor, debidamente comprobados y justificados.

Artículo 23. Cobertura del deducible producto de accidentes de tránsito con vehículo institucional

Cuando exista sentencia judicial condenatoria en firme contra la persona funcionaria autorizada para conducir un vehículo institucional, éste deberá cubrir el monto del deducible respectivo, calculado según las condiciones de las pólizas adquiridas por el ITCR, o la totalidad de la suma cuando el daño sea inferior al monto del deducible.

Por excepción, la Institución podrá conocer la revisión de un caso en particular con el objetivo de responder solidariamente por estos daños en forma parcial o total a solicitud de la persona funcionaria autorizada para conducir vehículos institucionales con condenatoria en firme y con conocimiento de su jerarca.

Artículo 24. Arreglos extrajudiciales producto de accidentes con vehículos institucionales 

Queda totalmente prohibido a la persona funcionaria autorizada para conducir un vehículo institucional, realizar arreglos extrajudiciales cuando se produzca un accidente. Los únicos acuerdos o conciliaciones válidas serán aquellas avaladas por la Rectoría que finalicen un proceso judicial anticipadamente por conveniencia institucional.

Artículo 25. Pérdida total de un vehículo institucional

Cuando un vehículo institucional sea declarado en pérdida total y exista una sentencia judicial en firme contra la persona funcionaria autorizada para la conducción de éste, o se haya suscrito un arreglo o conciliación para proteger los intereses institucionales, éste deberá cubrir el monto del deducible respectivo calculado según las condiciones de las pólizas adquiridas por el ITCR.

Artículo 26. De las multas producto de infracciones con vehículos institucionales 

Las multas firmes imputables a la persona funcionaria autorizada para conducir un vehículo institucional, por infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, serán canceladas por la persona funcionaria dentro de un plazo no mayor a diez días hábiles a partir de la firmeza de la resolución que imponga la misma.

Cuando el conductor(a), demuestre que la infracción se dio a causa de fallas en el vehículo institucional, el ITCR le reconocerá el pago de la multa.

Las infracciones y sus cargos adicionales causados por estacionamiento inapropiado de un vehículo institucional deberán ser pagados por la persona funcionaria autorizada para conducirlo, en un plazo no mayor a 10 días hábiles posteriores a la notificación efectuada al ITCR, de la existencia de la infracción y su importe.

La Institución podrá cancelar el monto de las multas de oficio y cobrará a la persona funcionaria autorizada de conducir un vehículo institucional, según los procedimientos institucionales existentes.

Artículo 27. Gestiones ante la entidad aseguradora

El Departamento de Financiero Contable en coordinación con la Unidad de Transportes coadyuvarán en las gestiones que sean necesarias ante la entidad aseguradora seleccionada por el ITCR, de conformidad con los reclamos que se deriven de los accidentes de tránsito o de la aplicación de multas de tránsito.

Artículo 28. Del robo o hurto de vehículos institucionales 

En caso de robo o hurto de un vehículo institucional sea declarado robado, deberá aplicarse lo que en normativa interna se encuentre definido para la gestión de activos bienes muebles e inmuebles y otros activos, propiedad del ITCR.

Artículo 29. Pólizas de seguro de los vehículos institucionales

Los vehículos institucionales estarán cubiertos por el seguro obligatorio para vehículos automotores en los términos de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, así como por las coberturas adicionales consideradas necesarias para atender los daños y lesiones generados en los accidentes de tránsito. La Vicerrectoría de Administración será la encargada de realizar los estudios y definir los tipos de cobertura adicionales necesarias y los montos mínimos. 

Artículo 30. Faltas del conductor de vehículos institucionales 

Se consideran faltas de la persona funcionaria autorizada para conducir un vehículo institucional, además de las disposiciones establecidas en el Código de Trabajo y en la Segunda Convención Colectiva de Trabajo del ITCR y sus Reformas, las siguientes:

1. Destinar el vehículo asignado a usos no autorizados.
2. Guardar el vehículo institucional en un sitio distinto al estacionamiento oficial de la Unidad de Transportes, o el destinado para ese fin en los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, vía excepción cuando el Coordinador de la Unidad de Transportes, así lo disponga.
3. Conducir con imprudencia, negligencia y/o impericia, de manera que ponga en peligro la seguridad e integridad física de los pasajeros y de terceras personas, la seguridad del vehículo oficial y los bienes de terceros.
4. Estacionar el vehículo en lugares públicos y/o privados que por su condición o connotación pudiesen lesionar la imagen institucional, salvo casos de excepción debidamente justificados.
5. No portar las autorizaciones respectivas para conducir vehículos institucionales.
6. Hacer uso indebido de las herramientas, repuestos y otras piezas complementarias que disponga el vehículo.
7. Encomendar a otra persona la conducción del vehículo institucional que le fue asignado, excepto por causas de fuerza mayor, las cuales deberá de comunicar a la mayor brevedad posible a la Unidad de Transportes y dejar constancia de la situación en el formulario “Solicitud de Servicio”. 
8. Conducir el vehículo institucional bajo los efectos del licor u otras drogas o sustancias psicotrópicas o estupefacientes.
9. Sobrepasar la capacidad o tonelaje establecido y/o permitir el sobrecargo del vehículo oficial.
10. Trasladar pasajeros no autorizados, salvo los casos autorizados por el ente correspondiente.
11. No cumplir los protocolos y procedimientos establecidos en caso de accidente de tránsito o colisión.
12. Omitir o rendir con demora, el informe en caso de desperfecto o daño sufrido por el vehículo durante un viaje, según lo indicado en este reglamento.
13. Omitir el aviso oportuno a la Unidad de Transportes de las infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, cometidas, especialmente aquellas que afecten la licencia de conducir.
14. Incumplir las responsabilidades establecidas en este reglamento.
15. Incurrir en cualquiera de las faltas tipificadas en la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y seguridad Vial.
16. Transportar objetos o mercancías prohibidas por las Leyes Nacionales e Internacionales.
17. No mantener un comportamiento de respeto, responsabilidad y de acato a las normas de convivencia, principios y valores de la comunidad universitaria.

Artículo 31. Responsabilidades por la conducción de vehículos institucionales 

La persona funcionaria autorizada para conducir vehículos institucionales podrá ser declarada responsable en lo administrativo, civil y/o penal, por la autoridad correspondiente. Para establecer la falta y el tipo de responsabilidad administrativa, se aplicará el debido proceso establecido en la Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas del ITCR.

Durante el desarrollo del proceso administrativo, se podrán adoptar medidas cautelares, incluida la suspensión temporal del respectivo permiso de conducir vehículos institucionales.

CAPÍTULO V. PAGO DE KILOMETRAJE A PERSONAS FUNCIONARIAS POR EL USO DEL VEHÍCULO DE SU PROPIEDAD EN ACTIVIDADES INSTITUCIONALES

Artículo 32. De las razones para el uso de la modalidad de pago de kilometraje

El vehículo propiedad de la persona funcionaria del ITCR, según las disposiciones y prioridades indicadas por la Rectoría, la persona funcionaria autorizada para el uso de su propio vehículo tiene participación directa en la actividad institucional que justifica su uso.

Artículo modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024. 

Artículo 33. Autorización para el uso de la modalidad de pago de kilometraje.

La persona encargada de cada unidad ejecutora será la competente para autorizar el uso de la modalidad de pago de kilometraje a la Unidad de Transportes, quien finalmente resolverá sobre su autorización, conforme a lo dispuesto en este reglamento y el procedimiento interno.

Artículo modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024. 

Artículo 34. De la firma del contrato para regular el pago de kilometraje

Para regular la relación contractual en la modalidad de pago de kilometraje, se deberá suscribir un contrato que especifique los derechos, deberes y responsabilidades de la persona funcionaria sujeta a esta modalidad y del ITCR.  

El Rector o Rectora podrá delegar la suscripción del contrato en la Vicerrectoría de Administración, Dirección del Campus Tecnológico Local o Centro Académico, según corresponda. 

Artículo 35. Del registro o expediente administrativo

El expediente administrativo de las personas funcionarias sujetas a la modalidad de pago de kilometraje, debe contener al menos:

1. Cédula de identidad.
2. Licencia de conducir.
3. Registro de propiedad del vehículo.
4. Revisión técnica vehicular.
5. Cualquier otro documento que se le considere necesario en el momento, de acuerdo con la legislación vigente.

Artículo 36. Autorización para el uso de la modalidad de pago de kilometraje.

La persona encargada de cada Unidad Ejecutora será la competente para solicitar el uso de la modalidad de pago de kilometraje a la Unidad de Transportes quien finalmente resolverá sobre su autorización, conforme a lo dispuesto en este reglamento y el procedimiento interno. 

Artículo 37. Responsabilidades de la persona funcionaria autorizada a usar la modalidad de pago de kilometraje

Las personas funcionarias autorizadas a usar la modalidad de pago de kilometraje, tendrán las siguientes responsabilidades:

1.  Estar inscrito en el registro respectivo para uso de esta modalidad.
2. Inscribir el vehículo de su propiedad. 
3. Asumir los gastos inherentes al uso del vehículo.
4. Tener el vehículo en buenas condiciones según lo estipulado por la inspección técnica vehicular.
5. Cumplir con las disposiciones de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial.  
6. Contar con el seguro obligatorio para vehículos automotores en los términos de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, así como coberturas de seguros para el pago de indemnizaciones por daños sufridos a los ocupantes, a terceras personas, propiedades u otros vehículos. La Vicerrectoría de Administración definirá y actualizará periódicamente los tipos de cobertura y los montos mínimos de las pólizas requeridas, resguardando la mejor cobertura posible y el menor riesgo institucional.
7. Firmar el contrato de uso con el ITCR.
8. Actualizar la documentación aportada al momento de su registro, cada vez que exista una variación en cualquiera de los documentos solicitados como requisitos.
9. Conducir el vehículo por su cuenta, bajo su propio riesgo y asumir la responsabilidad civil y penal, así como cualquier otra, que se pudiere originar como resultado del viaje.

Artículo 38. Monto a cancelar por concepto de pago de kilometraje

La cancelación a la persona funcionaria sujeta a la modalidad de pago de kilometraje, se hará de conformidad con las tarifas oficiales emitidas por la Contraloría General de la República y la Tabla de Distancias emitida por el Ministerio de Obras Públicas y Transporte u otros mecanismos establecidos por la institución. 

Artículo 39. Kilometraje por reconocer

El uso de la modalidad de pago de kilometraje no garantiza un mínimo de kilómetros por recorrer y pagar, por lo que únicamente se reconocerá el kilometraje efectivamente recorrido y debidamente justificado, según el procedimiento interno definido.  

Artículo 40. Liquidación del pago de kilometraje

Toda liquidación de pago de kilometraje se deberá efectuar dentro de los cinco días hábiles inmediatos siguientes a la finalización de la actividad que justificó el uso del vehículo. Por ninguna razón se realizará adelanto de dinero a ninguna persona funcionaria en esta modalidad de servicio. 

Artículo 41. El pago de kilometraje y su relación con otras figuras de remuneración

El pago kilometraje no será considerado como parte del salario ordinario, salario en especie, ni generador de derechos adquiridos por parte de las personas funcionarias del ITCR, que hagan uso de esta modalidad. 

Artículo 42. Sobre los accidentes de tránsito en la modalidad de pago de kilometraje 

El ITCR cubrirá a las personas funcionarias mediante la póliza de riesgos del trabajo, ante cualquier accidente que puedan sufrir en el desempeño de sus funciones, mientras utilizan vehículos debidamente inscritos y autorizados bajo la modalidad de pago de kilometraje.

El ITCR queda exento de toda responsabilidad por los daños causados al vehículo propiedad de la persona funcionaria autorizada para el uso de la modalidad de pago de kilometraje.

CAPÍTULO VI. DE LA CONTRATACION DE VEHÍCULOS A TERCEROS 

Artículo 43. De las razones para contratar vehículos a terceros

El ITCR podrá contratar, una vez agotadas las modalidades 1, 2 y 3, indicadas en el artículo 10 de este reglamento, vehículos de terceros para atender actividades institucionales. 

Artículo 44. Del registro de los oferentes de servicios de transporte externo

Los oferentes que deseen participar mediante esta modalidad deberán estar debidamente inscritos en el registro de proveedores del sistema digital unificado de la Dirección de Contratación Pública y deberán contar con los siguientes documentos vigentes:

1. Cédula de identidad.
2. Licencia de conducir (de acuerdo con el vehículo que se está contratando).
3. Registro de propiedad del vehículo.
4. Inspección técnica vehicular.
5. Cualquier otro documento que se le considere necesario, de acuerdo con la legislación vigente.

Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3395, Artículo 12, del 05 de febrero del 2025. Publicado en Gaceta No. 1270, miércoles 12 de febrero del 2025.

Artículo 45. De las responsabilidades del oferente de servicios de transporte externo

El contratista bajo la modalidad de contratación de vehículos a terceros por parte del ITCR, debe:

1. Estar inscrito en el registro de proveedores del sistema digital unificado de la Dirección de Contratación Pública.
2. Asumir los gastos en que incurra por el uso del vehículo.
3. Tener el vehículo en buenas condiciones según lo estipulado por la inspección técnica vehicular.
4. Cumplir con las disposiciones de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial.
5. Contar con el seguro obligatorio para vehículos automotores en los términos de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, así como coberturas de seguros para el pago de indemnizaciones por daños sufridos a los ocupantes, a terceras personas, propiedades u otros vehículos. La Vicerrectoría de Administración definirá y actualizará periódicamente los tipos de cobertura y los montos mínimos de las pólizas requeridas, resguardando la mejor cobertura posible y el menor riesgo institucional.
6. Actualizar toda la documentación aportada al momento de su registro como proveedor de la Institución, cada vez que exista una variación en cualquiera de los documentos solicitados como requisitos.
7. Asumir la responsabilidad civil y penal, así como cualquier otra, que se pudiere originar como resultado del viaje.

Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3395, Artículo 12, del 05 de febrero del 2025. Publicado en Gaceta No. 1270, miércoles 12 de febrero del 2025.

Artículo 46. De la firma del contrato para servicios de transporte externo

Para la contratación de vehículos a terceros, las partes firmarán un contrato que especifique los derechos, deberes y responsabilidades de las mismas. 

El Rector o la Rectora podrá delegar la suscripción del contrato en la Vicerrectoría de Administración, Dirección del Campus Tecnológico Local o Centro Académico, según corresponda. 

Se exceptúa de la suscripción del contrato las contrataciones realizadas con fondos de caja chica, bajo cumplimiento de la norma que regula estos fondos. 

Artículo 47. Sobre los accidentes de tránsito en la modalidad de contratación de vehículos a terceros

El ITCR cubrirá a las personas funcionarias mediante la póliza de riesgos del trabajo, ante cualquier accidente que puedan sufrir en el desempeño de sus funciones, mientras utilizan vehículos de terceros, debidamente inscritos bajo la modalidad de contratación de vehículos a terceros.

El ITCR queda exento de toda responsabilidad por los daños causados a los vehículos inscritos bajo la modalidad de contratación de vehículos a terceros.

CAPÍTULO VII. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 48. Sobre cualquier situación no prevista en este reglamento

La persona que ejerza la Vicerrectoría de Administración, la Dirección de Campus Tecnológico Local o de Centro Académico, según corresponda, resolverá cualquier asunto en materia de utilización de vehículos institucionales, pago de kilometraje o contratación de vehículos a terceros, que no esté contemplado en este reglamento.

Artículo 49. De la vigencia

Este reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo Institucional y deroga el aprobado en la Sesión Ordinaria No. 2875, artículo 8, del 25 de junio de 2014, comunicado en La Gaceta No. 387.

CAPÍTULO VIII. ARTÍCULOS TRANSITORIOS

Mediante acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3210, Artículo 18, del 26 de marzo de 2021, publicado en fecha 5 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 750-2021 de fecha 5 de abril del 2021, se corrige de error material en el acuerdo de la Sesión Ordinaria No. 3196, artículo 11, del 16 de diciembre de 2020.

Transitorio I
La Vicerrectoría de Administración será la responsable de elaborar y hacer del conocimiento de la Comunidad Institucional, con fecha máxima al 31 de diciembre de 2021, el “Manual de Procedimientos para uso, control y mantenimiento de los vehículos del ITCR”.  El mismo debe contemplar las particularidades de cada uno de los Campus Tecnológicos y Centros Académicos, considerando la Guía para la elaboración de manuales de procedimientos del ITCR. 
Artículo reformado por Acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3213, Artículo 14 del 21 de abril del 2021. Publicado en fecha 23 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 761 de fecha 22 de abril del 2021. 

Transitorio II 

El Departamento de Servicios Generales en coordinación con su homólogo en los Campus Tecnológicos Locales y en los Centros Académicos, deberá elaborar o modificar, con fecha máxima al 31 de diciembre de 2021, los siguientes documentos: 

1. Formularios que permitan velar por el uso, control y mantenimiento de los vehículos.
2. Los requisitos y criterios para asignar vehículos en forma temporal o permanente a una dependencia.
3. Los expedientes con los requisitos que deben cumplir las personas autorizadas para conducir los vehículos institucionales.
4. Disposiciones internas de salida de vehículos de la Unidad de Transportes y sus homólogos. 
5. Disposiciones de salida de vehículos fuera del país.
6. Cualquier otra disposición o procedimiento que contravenga lo estipulado en este reglamento.

Artículo reformado por Acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3213, Artículo 14 del 21 de abril del 2021. Publicado en fecha 23 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 761 de fecha 22 de abril del 2021. 

Transitorio III 

El Departamento de Servicios Generales de manera conjunta con la Unidad Institucional de Gestión Ambiental y Seguridad Laboral (GASEL), deberá elaborar el “Protocolo de seguridad en caso de accidente de tránsito o colisión”, en el plazo máximo de un mes a partir de la aprobación del presente reglamento. 

Transitorio IV

La Vicerrectoría de Administración deberá iniciar las gestiones requeridas, para que todos los vehículos propiedad del ITCR porten placa de Uso Oficial, al 31 de diciembre de 2021. 
Artículo reformado por Acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3213, Artículo 14 del 21 de abril del 2021. Publicado en fecha 23 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 761 de fecha 22 de abril del 2021. 

Transitorio V

La Vicerrectoría de Administración bajo la asesoría técnica de la Oficina de Asesoría Legal, deberá elaborar en el plazo máximo de un mes a partir de la aprobación del presente reglamento, el contrato para regular la modalidad de pago de kilometraje; tomando en consideración al menos los siguientes aspectos: objeto, marco jurídico aplicable, requisitos y condiciones, prohibiciones y restricciones del servicio, responsabilidades de las partes, prohibición de reconocimiento del arrendamiento de vehículos como derechos laborales, liquidación y pago del kilometraje, costos y gastos que deben asumir los dueños de vehículos, causas y procedimiento de finiquito del contrato.  

Transitorio VI

La Vicerrectoría de Administración deberá atender la disposición del artículo 7, en el plazo máximo de dos meses a partir de la aprobación del presente reglamento, en vigilancia del ordenamiento establecido en el Estatuto Orgánico para la desconcentración técnica y administrativa hacia un Centro Académico o un Campus Tecnológico Local y sus dependencias.

Transitorio VII

El Departamento de Servicios Generales deberá coordinar con el Departamento de Gestión de Talento Humano, con el fin de ejecutar un programa de capacitación a Direcciones y personas funcionarias usuarias de los servicios normados en el presente reglamento, durante el segundo semestre de 2021, a la luz de la presente reforma. 

Reforma Integral del Reglamento de Transportes del Instituto Tecnológico de Costa Rica. Aprobada por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3196, Artículo 11 del 16 de diciembre del 2020. Publicada en fecha 18 de enero del 2021 mediante la Gaceta Número 710-2020 del 17 de diciembre del 2020. 

Capítulo 1 Disposiciones Generales

Artículo 1 Tipo de reglamento y alcance 

De acuerdo con la normativa institucional este es un reglamento de tipo general y se aplicará a todas las instancias y niveles de la estructura jerárquica Institucional, sus Campus Tecnológicos, Centros Académicos que formulen cualquier tipo de planes y es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios del ITCR.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 12 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 966-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022. 

Artículo 2 Objetivo general

Regular, estructurar y consolidar el Proceso de Planificación Institucional como una actividad fundamental del quehacer institucional a la luz del marco estratégico para orientar las acciones institucionales y la toma de decisiones.

Artículo 3 Objetivos específicos del proceso de planificación institucional

a. Orientar y dirigir las actividades institucionales con base en objetivos y metas claras, en atención a las necesidades y requerimientos de la sociedad.

b. Facilitar el proceso de toma de decisiones con información oportuna y relevante para el buen desempeño institucional, uso óptimo de los recursos y la rendición de cuentas.

c. Fomentar y asegurar la participación responsable y efectiva de la Comunidad Institucional de acuerdo con los espacios y mecanismos establecidos para tal fin.

Artículo 4 Definiciones

Análisis del Entorno y Diagnóstico Institucional: Análisis de la situación actual externa e interna.

Horizontes de Planificación: Tiempos definidos para la ejecución de un plan según su naturaleza:

• Largo plazo: periodo de cinco años o más, de naturaleza estratégica.
• Mediano plazo: periodo de tres a cinco años, según corresponda, de naturaleza táctica.
• Corto plazo: periodo máximo de un año, de naturaleza operativa.

Indicador: Es la relación entre variables cuantitativas o cualitativas de los avances o resultados de una actividad. Parámetro cualitativo y cuantitativo que define los aspectos relevantes de los proyectos sobre los cuales se lleva a cabo la evaluación para medir el grado de cumplimiento de los objetivos planteados en términos de eficiencia, eficacia y calidad.

Instancias de Planificación Institucional: Órganos o dependencias que tienen a su cargo la formulación, actualización, seguimiento y evaluación de los planes institucionales.

Marco Estratégico institucional: Está compuesto por misión, visión, políticas institucionales (generales y específicas), valores, fines y principios institucionales.

Plan Anual Operativo (PAO): Instrumento formulado en concordancia con los planes de mediano y largo plazo, en el que se definen las actividades que se deberán ejecutar durante el año; se precisan los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para obtener los resultados esperados y se identifican las dependencias responsables de los programas de ese plan.

Plan Estratégico Institucional: Instrumento orientador del desarrollo institucional, que recoge, integra y estructura las decisiones desde una perspectiva estratégica.

Planificación Institucional: Es el proceso sistemático, continuo y participativo establecido por la Institución, con fundamento en su autonomía administrativa y de gobierno, con el propósito de cumplir con los objetivos propuestos.

Plan Táctico: Instrumento de orientación administrativa para el desarrollo institucional que recoge las decisiones de la organización, dentro del marco del Plan Estratégico Institucional. El horizonte se define de acuerdo a las prioridades que considere la administración.

Proceso de Planificación Institucional: Conjunto de acciones sucesivas producto de un diagnóstico institucional que permita definir la dirección que debe seguir la Institución, y propiciar que éste responda adecuadamente a la solución de diferentes situaciones del entorno que impacten el quehacer institucional.

Proyecto Estratégico: Conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, para alcanzar los objetivos estratégicos institucionales dentro de las prioridades definidas, que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo establecido.

Capítulo 2 De los Niveles de Planificación Institucional, Tipos y sus Responsables

Artículo 5 Niveles de planificación y responsables

La Institución contará con tres niveles de planificación:

a. Estratégico: Corresponde a las diferentes instancias jerárquicas Asamblea Institucional Representativa (AIR), Consejo Institucional, Consejo de Rectoría y Rector la formulación, seguimiento y evaluación de la estrategia institucional.

b. Táctico: Corresponde a cada unidad técnica su formulación, seguimiento y evaluación, dependiendo de la prioridad que le otorgue el nivel estratégico.

c. Operativo: Este nivel detalla la forma en que los proyectos, metas y actividades deben ser alcanzadas en el corto plazo y corresponde a los responsables de las diferentes dependencias su seguimiento y ejecución.

Artículo 6 Tipos de Planes

La Institución contará con los siguientes tipos de planes, según el alcance relativo de los mismos:

a. Plan Estratégico Institucional (largo plazo).

b. Plan Táctico (mediano plazo)

c. Plan Anual Operativo (corto plazo)

Capítulo 3 Del Proceso de Planificación Institucional y sus Responsables

Artículo 7 Ente técnico asesor

La Oficina de Planificación Institucional (OPI) será el ente técnico asesor en materia de planificación estratégica, táctica y operativa, tanto en el nivel institucional como departamental. Además, es la encargada de liderar, orientar, documentar y conducir de manera integral el proceso de Planificación Institucional, en forma conjunta con los actores que intervienen en las diferentes etapas del proceso.

Artículo 8

El Cronograma del Proceso de Planificación Institucional es una proyección anual de las fechas en las que se realizarán las actividades del proceso de planificación, entendiéndose este proceso como las evaluaciones y controles del Plan Anual Operativo y del Presupuesto Ordinario aprobado para ser ejecutado el año siguiente, así como las actividades para formular el próximo Plan Anual Operativo y Presupuesto Ordinario.

Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3241, Artículo 11, del 3 de noviembre del 2021 que además estableció que los efectos de la modificación del contenido del Cronograma del Proceso de Planificación Institucional, rigen a partir del proceso de formulación del PAO-Presupuesto 2023. 

Publicado en fecha 4 de noviembre del 2021, mediante la Gaceta Número 840-2021 del 4 de noviembre del 2021.  

Artículo 8 BIS

El Cronograma del Proceso de Planificación Institucional incluirá las siguientes actividades:

a. Elaboración y aprobación de lineamientos, objetivos y orientaciones institucionales

b. Definición y aprobación de la admisión de estudiantes nuevos por carrera

c. Elaboración y aprobación de la distribución del Fondo de Equipamiento

d. Negociación Salarial

e. Elaboración y aprobación de los recursos humanos de la Institución (Relación de Puestos)

f. Elaboración y aprobación del Plan Anual Operativo y Presupuesto Ordinario de la Institución de los Departamentos

g. Elaboración y aprobación del Plan Anual Operativo y del Presupuesto Ordinario de la Institución

h. Presentación del Plan Anual Operativo y del Presupuesto a la Contraloría General de la República

i. Informes de Ejecución y Evaluaciones Trimestrales y Anual del Plan Anual Operativo

j. Informes de Liquidación Presupuestaria y de Compromisos.

Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3241, Artículo 11, del 3 de noviembre del 2021 que además estableció que los efectos de la modificación del contenido del Cronograma del Proceso de Planificación Institucional, rigen a partir del proceso de formulación del PAO-Presupuesto 2023. 

Publicado en fecha 4 de noviembre del 2021, mediante la Gaceta Número 840-2021 del 4 de noviembre del 2021.  

Artículo 8 BIS 1

El Cronograma del Proceso de Planificación Institucional será formulado por la dirección de la Oficina de Planificación Institucional, en coordinación con las personas que ejercen la dirección de las Vicerrectorías, de los Campus Tecnológicos Locales y de los Centros Académicos, y será finalmente formalizado por acuerdo entre la Rectoría y la Comisión permanente de Planificación y Administración del Consejo Institucional. 

Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3241, Artículo 11, del 3 de noviembre del 2021 que además estableció que los efectos de la modificación del contenido del Cronograma del Proceso de Planificación Institucional, rigen a partir del proceso de formulación del PAO-Presupuesto 2023. 

Publicado en fecha 4 de noviembre del 2021, mediante la Gaceta Número 840-2021 del 4 de noviembre del 2021.  

Artículo 9 Etapas del Proceso de Planificación Institucional

El Proceso de Planificación Institucional estará compuesto por las siguientes etapas y responsables:

1. Planificación Estratégica Institucional:

a. Análisis del Entorno y Diagnóstico Institucional: En esta etapa se debe contar con la asesoría y conducción técnica de la Oficina de Planificación Institucional, considerando el análisis de los diferentes responsables. El informe de este análisis será presentado por el Rector para conocimiento del Consejo Institucional.

b. Dirección Estratégica: En esta etapa se revisará la misión y la visión, considerando el análisis del entorno y diagnóstico institucional, para determinar la necesidad de ajustes a la realidad futura de la Comunidad Institucional, en función de los fines y principios establecidos por el Estatuto Orgánico. (aspiraciones, ideales, valores y creencias de sus integrantes).

Las políticas institucionales (generales y específicas), establecerán las directrices generales dentro de las cuales se dará la labor institucional.

c. Formulación Estratégica: Esta etapa debe contar con el apoyo y direccionamiento técnico de la Oficina de Planificación Institucional, y se determina por:

c.1: Definición de proyectos estratégicos: Los proyectos que se definan en esta etapa deben ser concordantes con las políticas institucionales. Estos deberán contener un propósito, metas, actividades, plazo definido, necesidades presupuestarias, el costo aproximado en el largo plazo y la fuente definanciamiento.

El seguimiento se realizará con cada evaluación del Plan Estratégico y se ajustarán de acuerdo a las necesidades institucionales. Será presentado por el Rector para la priorización y aprobación al Consejo Institucional. Esta fase del proceso de planificación se utilizará como insumo para desarrollar los planes de nivel táctico.

c.2: Definición de las metas estratégicas: consiste en la formulación de las metas que permitirán la ejecución del plan estratégico, determinando los responsables, plazos, tipos de financiamiento, recursos presupuestarios y gestión del riesgo. Serán presentadas por el Rector para aprobación al Consejo Institucional.

c.3: Definición de indicadores: Serán presentados por el Rector y aprobado por el Consejo Institucional.

El producto final será el Plan Estratégico, este deberá ser presentado por el Rector y aprobado al Consejo Institucional.

2. Planificación Táctica:

Esta etapa iniciará a partir de la formulación estratégica y se constituye como una actividad transversal que servirá de orientación para las inversiones que la Institución requiere en temas específicos en el mediano o largo plazo. Se contará con el apoyo técnico de la Oficina de Planificación Institucional, y los responsables de la formulación, seguimiento y evaluación son las unidades técnicas según corresponda.

Los productos serán los planes tácticos que la administración defina para un periodo determinado, estos serán presentados por el Rector para aprobación al ConsejoInstitucional.

3. Planificación Operativa:

Elaboración del Plan Anual Operativo y Presupuesto: La confección de este plan está a cargo de la Rectoría, Vicerrectorías y Directores de Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, siguiendo el procedimiento de consulta y de recopilación de información establecido por la Oficina de Planificación Institucional en su condición de órgano técnico responsable de su formulación. La formulación atenderá el cumplimiento de los principios presupuestarios y garantizará que el presupuesto exprese la asignación óptima de los recursos disponibles, con el fin de atender lo que se exprese en el Plan Anual Operativo, y satisfacer las necesidades que dieron origen a los objetivos y fines para los que fue creada la institución. Contará con la aprobación del Consejo Institucional y la aprobación externa de la Contraloría General de la República para otorgar la eficacia que ellos requieren.

Inciso 3) así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 12 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 966-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022. 

Artículo 10 Seguimiento y evaluación

El seguimiento y la evaluación del proceso de Planificación Institucional, consistirá en la verificación del cumplimiento de los siguientes aspectos:

• a. Plan Estratégico Institucional: se realizará la evaluación y seguimiento del Plan Estratégico al menos al finalizar el año calendario, a través de la evaluación final del Plan Anual Operativo por parte de la Oficina de Planificación Institucional. De considerarlo necesario, esta Oficina deberá formular en conjunto con el Rector, Vicerrectores, Directores de Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, las acciones correctivas para alcanzar los objetivos propuestos en el Plan Estratégico Institucional, las cuales serán presentadas por el Rector para aprobación ante el Consejo Institucional, el que notificará a la comunidad institucional los ajustes correspondientes a dicho plan. 

• Inciso a) así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 12 del 31 de agosto del 2022.

  Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 966-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022. 

• b. Planes Tácticos: El seguimiento de los planes tácticos deberá ser realizado de manera semestral por los responsables correspondientes, con el apoyo y direccionamiento técnico de la Oficina de Planificación Institucional. Estos deberán formular las acciones correctivas que se estimen necesarias para el cumplimiento de dichos planes, los cuales deberán ser presentadas al Rector, si estas no presentan cambios en el Plan Estratégico Institucional serán aprobadas por el Rector, caso contrario serán analizadas y aprobadas por el Consejo Institucional.
• La evaluación de dichos planes deberá de presentarse al Consejo Institucional al menos una vez al año en el mes de marzo, por parte de los responsables correspondientes y la Oficina de Planificación, para verificar que la administración esté cumpliendo los mismos.
• c. Plan Anual Operativo: Los responsables del seguimiento y evaluación del Plan Anual Operativo serán los encargados de cada programa, subprograma y demás dependencias adscritas, de acuerdo con el ámbito de su competencia, con el apoyo técnico de la Oficina de Planificación Institucional. La evaluación se realizará trimestralmente y se presentará un resumen de la evaluación al Consejo de Rectoría para conocimiento y establecimiento de las posibles acciones correctivas. Se presentará semestralmente al Consejo Institucional el informe de evaluación para su conocimiento.

Artículo modificado por el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 3021, Artículo 7, del 10 de mayo de 2017. Publicado en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica No.465 del 10 de mayo del 2017

Capítulo 4 De las Funciones

Artículo 11 Funciones de la Oficina de Planificación Institucional

Dentro del Proceso de Planificación Institucional, esta Oficina tendrá las siguientes funciones:

a. Presentar los cronogramas, metodologías, estrategias y responsables del proceso de planificación institucional, que se debe utilizar para formular y evaluar los diferentes planes para el logro de los objetivos institucionales, todo lo anterior deberá quedar debidamente documentado.

b. Propiciar, entre los miembros de la comunidad institucional, la participación en el proceso de planificación institucional y la responsabilidad colectiva por el adecuado uso de los fondos públicos.

c. Coordinar en forma integral el proceso de planificación institucional, de forma tal que su intervención permita dar coherencia a los productos obtenidos en cada una de sus etapas y mejorar la efectividad del proceso.

Capítulo 5 Disposiciones Finales

Artículo 12 Del incumplimiento

El incumplimiento de este Reglamento acarreará responsabilidades de acuerdo con la normativa vigente.

Artículo 13 De la vigencia del reglamento

Este Reglamento rige a partir de la publicación en La Gaceta Institucional y deroga el Reglamento de Proceso de Planificación Institucional, aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2589, Artículo 9, del 4 de diciembre del 2008 y publicado en la Gaceta No. 265.

Reglamento aprobado en Sesión Ordinaria No. 2963, Artículo 12, del 16 de Marzo del 2016. Publicado en la gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica No.430

• El título de este reglamento fue reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3263, Artículo 14, del 11 de mayo de 2022.

Capítulo 1 OBJETIVOS

Artículo 1

El presente reglamento tiene como objetivo normar la formulación del Calendario Institucional y del Calendario Académico, ordenando su confección en el tiempo y estableciéndose de esta forma los niveles de dependencia de unos con los otros

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3241, Artículo 11, del 3 de noviembre del 2021.

Publicado en fecha 4 de noviembre del 2021, mediante la Gaceta Número 840-2021 del 4 de noviembre del 2021.  

Capítulo 2 derogado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3241, Artículo 11, del 3 de noviembre del 2021. 

Publicado en fecha 4 de noviembre del 2021, mediante la Gaceta Número 840-2021 del 4 de noviembre del 2021.  

Capítulo 3 CALENDARIO INSTITUCIONAL

Artículo 6

El Calendario Institucional es el cronograma de actividades y eventos más relevantes que se desarrollan en la Institución y por lo tanto es parte del Plan Anual Operativo. El mismo se aprobará al inicio del proceso de formulación de Plan Anual Operativo para facilitar la programación de la gestión del Instituto.

Artículo 7

El Calendario Institucional incluirá las siguientes actividades y eventos:

a. Los períodos lectivos

b. Las graduaciones ordinarias y extraordinarias.

Sesión Ordinaria del Consejo Institucional Nº 2399, Artículo 8, del 20 de enero del 2005

c. Las vacaciones

d. Los días de asueto

e. Congresos

f. Ferias institucionales

Artículo 8

El Calendario Institucional será formulado por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos (VIESA), en coordinación con los otros Vicerrectores y el Consejo Ejecutivo de la FEITEC, según lo que establece el Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica. Su aprobación se hará antes de que finalice el mes de marzo del año anterior y para la misma el Rector requerirá los dictámenes del Consejo de Docencia y del Consejo de Estudios de Posgrado sobre la calendarización de los períodos lectivos que se impartan.

Modificado por el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 2729, Artículo 14, del 1° de setiembre del 2011. (Gaceta 324).

Artículo 9

Para la modificación del Calendario Institucional se seguirá el mismo proceso que se define en este reglamento sobre su formulación y aprobación. Si las actividades a modificar fueran los períodos lectivos se requerirán los dictámenes del Consejo de Docencia y del Consejo de Estudios de Posgrado.

Artículo 10

Todas las actividades que se programen en el Plan Anual Operativo deben estar en consonancia con el Calendario Institucional.

Capítulo 4 CALENDARIO ACADÉMICO

Artículo 11

El Calendario Académico es el cronograma en el que se consignarán todas aquellas actividades relevantes para el desarrollo de las funciones de los departamentos académicos y los eventos contemplados en el Reglamento del Régimen de Enseñanza Aprendizaje, el Reglamento de Becas y Préstamos Estudiantiles y otros procesos académicos-administrativos.

Artículo 12

El Calendario Académico será formulado por la Vicerrectoría de Docencia en coordinación con los y las Vicerrector(as) de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, y de Investigación y Extensión, quienes propondrán las fechas para realizar las actividades a cargo de sus dependencias.

Artículo 13

El Calendario Académico incluirá las siguientes actividades:

a. Admisión y financiamiento de estudiantes

b. Proceso de matrícula

c. Preparación de evaluaciones finales

d. Evaluaciones finales

e. Entregas de actas

f. Reingreso de estudiantes

g. Cambios de carrera

h. Reconocimiento de materias

i. Exámenes por suficiencia

j. Presentación de proyectos de investigación y extensión

k. Actividades de desarrollo académico

l. Proyección a ejecutar de las cargas de los profesores por parte de los departamentos académicos

m. Entrega de los planes de trabajo a ejecutar de los profesores por parte de los departamentos académicos

n. Entrega de los informes de labores por parte de los departamentos académicos.

Artículo 14

Para el cumplimiento de esta función, se faculta al o la Vicerrector(a) de Docencia a solicitar la información correspondiente a cualquier dependencia institucional que estime necesario, siendo una obligación de los(as) directores(as) o coordinadores(as) de éstas, brindar la información en un plazo perentorio.

Artículo 15

El Calendario Académico será aprobado por el Consejo de Docencia a más tardar en el mes de mayo del año anterior.

Capítulo 5 DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 16

El Rector deberá publicar el Calendario Institucional y el Calendario Académico, junto con los períodos para la presentación, evaluación y aprobación de los proyectos de investigación y extensión por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, la programación de la Asamblea Institucional Representativa, según lo defina su directorio, las elecciones institucionales que programa el Tribunal Institucional Electoral, para que sean conocidos por los o las funcionarios(as), estudiantes y la comunidad nacional en forma oportuna.

Artículo 17

Esta normativa deroga cualquier disposición anterior que se le oponga.

Así aprobado por el Consejo Institucional en Sesión No. 2094/8, celebrada el 2 de dic. 99. Gac. 96