CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1: Del tipo de Reglamento 

El presente reglamento es de tipo específico.

Artículo 2: Objetivo General

Normar el funcionamiento del Consejo de la Escuela de Administración de Tecnologías de Información.

Artículo 3: Objetivo Específico

Regular la participación de sus integrantes y el cumplimiento de sus responsabilidades en: las sesiones plenarias; ordinarias y extraordinarias, así como las realizadas por consulta formal, y en las labores especiales que les sean encomendadas.

Artículo 4: Alcance

Este reglamento es de acatamiento obligatorio para las personas integrantes del Consejo de Escuela de Administración de Tecnologías de Información, en adelante denominado Consejo de Escuela.

Artículo 5: Definiciones 

Acta: Documento escrito en el que se consigna lo sucedido, tratado o acordado por un órgano colegiado.

Acta de sesión: Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión del órgano colegiado.

Acta de cierre de un concurso: Documento elaborado y firmado por la persona encargada de la recepción de ofertas de servicios, en el que se declara cerrado el concurso de antecedentes. Incluye el nombre completo de los que cumplen con el requisito de publicación, así como la fecha y hora del cierre.

Acta de Selección: Documento que suscriben los integrantes de la Comisión de selección de personal, en el que se especifican todas las características, componentes del proceso de selección, calificación de los participantes y la terna, o bien, la propuesta recomendada al Consejo de Departamento.

Acuerdos: Normas específicas de gestión que se establecen para ordenar o delimitar una actividad o definir la actuación en asuntos particulares por parte del órgano colegiado.

Acuerdo firme: Se consideran acuerdos firmes los que consten en actas ya aprobadas o que así lo acuerden los miembros por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Órgano. 

Asistencia: Conjunto de personas que están presentes en un acto de manera física o telepresencial de acuerdo con la modalidad de la convocatoria del Consejo, y sujeto a la autorización de la presidencia del Consejo. 

Actividades teletrabajables: Conjunto de tareas que no requieren la presencia física de la persona funcionaria en su puesto de trabajo. 

Debate: Espacio de la sesión del órgano destinado para discutir asuntos de interés sobre los cuales este debe adoptar acuerdos concretos.

Deliberación: Principio que implica la toma de decisiones, basadas en el intercambio de opiniones y en el debate de éstas. 

Escuela: Organización académico-administrativa de la Institución, en la que se imparten cursos de servicio, estudios de grado y posgrado.

Firma digital: Es el conjunto de datos, anexos a otros datos o datos asociados funcionalmente, utilizados como medio para identificar formalmente al autor o a los autores del documento que la recoge. 

Informe de la Dirección: Espacio de la sesión del que disponen los integrantes del Consejo de Escuela para referirse a los informes que la Dirección haya dado a conocer con anticipación, o para que la Dirección agregue algún informe adicional.

Integridad (TI): Principio que implica que la plataforma tecnológica permita la plena identificación de todos integrantes que intervienen, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado. 

Intervención: Principio que implica que los integrantes del órgano puedan participar en la deliberación tomándose los controles adecuados para la asignación y uso de la palabra. 

Moción de fondo: Es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base.

Moción de forma: Es aquella donde se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.

Moción de orden: Es aquella cuyo propósito sea la suspensión o prolongación de una sesión del órgano colegiado. Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda. Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente. Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas.

Moción de revisión: Son aquellas mociones que proponen modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.

Plataforma tecnológica: Herramienta o medio de comunicación tecnológico que habilita la realización de sesiones virtuales a nivel Institucional y que se encuentra debidamente aprobado por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información (DATIC) para tal fin. 

Propuesta base: Serán las propuestas o dictámenes presentadas por parte de órganos, comisiones o entes técnicos que dan origen a los asuntos que figuran en la agenda de un órgano deliberativo y decisorio.

Punto de varios: Espacio de la sesión que tienen las personas integrantes del Consejo de Escuela para dar a conocer asuntos de su interés. 

Quórum- Cuórum: Es el número de miembros que se requiere para que el órgano colegiado pueda sesionar y tomar sus acuerdos.

Quórum- Cuórum estructural: Cantidad de miembros presentes que se requiere para que el órgano colegiado pueda sesionar, corresponde a la mayoría absoluta.

Quórum- Cuórum funcional: Corresponde a la cantidad de miembros presentes necesarios para la toma de acuerdos válidos, corresponde a la mayoría simple.

Recurso de revisión: Este tipo de recurso se plantea contra el acto final firme cuando se han agotado todos los plazos para interponer recursos ordinarios de revocatoria y apelación, este procede en circunstancias especiales y fundamentadas. Solo se puede plantear ante el jerarca que agota la vía administrativa, el Consejo Institucional, el Rector en materia laboral y los consejos de departamento académico, en materia académica. 

Recurso de revocatoria: Tiene como objetivo que el mismo órgano que dictó un acuerdo o resolución, reconsidere su decisión a partir de los argumentos que presenta el recurrente. Y sin incorporar argumentos o elementos valorativos que no habían sido incorporados en la resolución original. 

Recurso de revocatoria con apelación en subsidio 

Es el acto que el recurrente puede interponer al mismo tiempo en dos instancias, es decir, el recurso de revocatoria y el de apelación en subsidio, salvo que el órgano de primera instancia acoja totalmente el recurso presentado en su contra, y trasladar a su superior jerárquico la resolución o acuerdo con que resuelve el recurso de revocatoria, junto al expediente que se formó en la atención del caso, a partir del día hábil siguiente al dictado de su resolución. 

Sesión por Consulta Formal: Se entiende como el mecanismo oficial no plenario de toma de decisiones del Consejo de Departamento, que le permite decidir sobre asuntos específicos que deben ser resueltos de manera urgente, considerando el procedimiento establecido.

Sesión con telepresencia: Se refiere a toda sesión que sea mediada a través de alguna plataforma tecnológica, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del órgano se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar en donde se encuentra el anfitrión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado. 

Simultaneidad: Este principio implica que las personas que integran el órgano deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a éste. Las personas integrantes deben intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a tomar a cabo las distintas decisiones. 

Votar: Es el acto por medio del cual una persona expresa su opinión o preferencia, de manera pública o secreta.

Votación: Es la forma de expresar su voluntad los integrantes del órgano en el ejercicio de sus competencias, y puede realizarse de manera presencial, virtual o por consulta formal por medios tecnológicos. 

Votación presencial: Acto mediante el cual se acude de manera personal a emitir el voto. 

Votación no presencial: Es cuando se realiza la votación por medio de plataformas tecnológicas; a través de esta modalidad y a partir de una moción de orden, el órgano puede llevar a cabo tanto votaciones públicas como secretas. 

Votación telepresencial: Es la votación que se realiza cuando el órgano en pleno o alguno(s) de sus integrantes participen de una sesión por telepresencia.

Voto nulo: Es un voto mal realizado en una elección, al punto que acarrea su nulidad. Un voto nulo puede ser accidental o intencional. Son varias las circunstancias capaces de anular un voto: - Incluir una papeleta no oficial, o un documento electoral no oficial, o equivocarse en la votación por la introducción de una papeleta correspondiente a otra casilla. - Incluir varias papeletas de candidatos distintos para el mismo cargo, de modo tal que no pueda saberse por quién deseaba votar el elector. - Incluir fragmentos de papeletas, de modo tal que no pueda saberse por quién deseaba votar el elector. - Incluir objetos extraños (no todas las legislaciones lo prohíben). - Escribir en la papeleta palabras, marcas, tachaduras, otros.

CAPÍTULO II: DE LA INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL CONSEJO DE ESCUELA

Artículo 6: Integración del Consejo de Escuela

El Consejo de Escuela estará conformado por:

a. La persona que ejerce la dirección del departamento académico, quien lo preside. En su ausencia presidirá la persona integrante que se designe en el acto.

b. Las personas con condición de profesor o profesora del departamento académico nombradas por medio tiempo o más.
Cada persona profesora solo podrá participar con voto en un consejo de departamento académico.
Las personas profesoras del departamento nombradas por menos de medio tiempo, podrán participar con voz, pero sin voto y no serán consideradas para el cálculo de la representación estudiantil, ni para el cuórum.

c. En aquellos departamentos académicos donde laboren tres (3) o más personas funcionarias administrativas, se contará con una persona representante de este sector.
La representación de las personas funcionarias administrativas contará con una suplencia. En caso de que no se designe suplente se tendrá como tal a la persona funcionaria de mayor antigüedad en el departamento académico.

d. Una representación estudiantil correspondiente al 25% del total de las personas integrantes del Consejo de Departamento Académico, nombrada por la FEITEC de acuerdo con su normativa.
La representación estudiantil contará con tantas personas suplentes como titulares tenga. Las personas suplentes no contarán para el cálculo del cuórum. 
Cuando la representación estudiantil sea disminuida por renuncias, destituciones, vencimiento de los plazos u otras causas que provoquen la ausencia permanente y sean notificadas ante la presidencia del órgano, esta deberá comunicarlo a la FEITEC en el plazo de cinco (5) días hábiles a partir del conocimiento del hecho.
La FEITEC contará con un plazo no mayor a diez (10) días hábiles, a partir de la notificación de la persona que ocupa la presidencia del órgano o de la recepción de la renuncia, para nombrar a sus representantes de acuerdo con su normativa.
Si en ese plazo no se comunican los nombramientos, el órgano se tendrá por válidamente conformado. Sin embargo, la FEITEC conserva el derecho a realizar los nombramientos para que la representación se integre al órgano.
La persona que ejerce la presidencia del órgano es personalmente responsable si omite la comunicación oportuna a la FEITEC y los acuerdos tomados en esas circunstancias serán nulos.

e. La asociación de personas graduadas de la carrera, o en su defecto la FECOPROU, podrán designar a una persona titular y una suplente como representantes de las personas graduadas de la carrera respectiva, quienes no podrán ser funcionarias ni estudiantes regulares del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
Participará con voz y voto, su designación será por periodos de dos (2) años con posibilidad de reelección continua.

Serán consideradas para el cálculo de la representación estudiantil y el cuórum, a partir de la notificación de su nombramiento. El cargo de representante de las personas graduadas se pierde por la inasistencia injustificada a tres (3) sesiones ordinarias consecutivas o a seis (6) sesiones ordinarias en un año. 
Corresponde a la dirección del departamento solicitar el nombramiento de la representación de las personas graduadas. Dicha solicitud debe ser atendida por parte de la asociación o la federación en un plazo de dos (2) meses. Si vencido el plazo no se ha nombrado representante, se entiende que durante esos dos años no contarán con representación.
Si la falta de nombramiento obedece a la ausencia de gestión de la dirección, no será posible sesionar mientras esta no se realice

Artículo 7: Funciones del Consejo de Escuela

Son atribuciones del Consejo De departamento Académico las siguientes:

a. Proponer a la persona directora la remoción de personas profesoras del Departamento cuando los considere perjudiciales o ineficaces en su labor, previo levantamiento de expediente, por votación afirmativa no inferior a las dos terceras partes del total de sus integrantes, según los reglamentos respectivos.

b. Aprobar en primera instancia y proponer, por medio de la persona directora, al Consejo de Vicerrectoría, los planes y programas de docencia, investigación, extensión y acción social del departamento.

c. Aprobar, en primera instancia, la desconcentración de programas docentes del departamento para que se ejecuten como “programas desconcentrados”.

d. Resolver los recursos de apelación contra las resoluciones en materia académica de la persona directora de Departamento.

e. Proponer a la persona vicerrectora respectiva, por medio de la Dirección, el nombramiento del personal del departamento, previo estudio de una comisión nombrada al efecto y de acuerdo con el reglamento respectivo.

f. Aprobar el plan de trabajo semestral de cada persona funcionaria del departamento.

g. Nombrar comisiones para el estudio de asuntos específicos para la Escuela o para sus subdependencias cuando estas lo soliciten.

h. Dictar y modificar sus normas internas de funcionamiento.

i. Analizar y aprobar, en primera instancia, el anteproyecto de presupuesto del departamento elaborado por la persona Directora.

j. Recomendar personas candidatas a becas para actividades de superación de las integrantes del departamento, según el reglamento correspondiente.

k. Servir de foro para la discusión de asuntos de su interés.

l. Aprobar los lineamientos académicos necesarios para la operación de actividades académicas ejecutadas como “programas desconcentrados.”

m. Decidir sobre cualquier otro asunto académico necesario para el buen desempeño del departamento, siempre que no se invada la jurisdicción de autoridades u órganos superiores.

n. Solicitar al Tribunal Institucional Electoral convocar a la Asamblea Plebiscitaria de Departamento, con el fin de resolver respecto a la remoción del cargo a la persona que ocupa la Dirección de Departamento o la Coordinación de una unidad.

o. Aprobar modificaciones a los planes de estudio de los “programas desconcentrados” a su cargo por iniciativa propia o a propuesta de una unidad desconcentrada.

p. Aprobar modificaciones a los planes de estudio que administran las áreas académicas de grado en las cuales están involucradas, a solicitud del Consejo del Área Académica.

q. Aprobar modificaciones a los programas de las asignaturas propias, previo aval de los Consejos de Departamento Académico o subdependencias que administran los programas académicos de los cuales esa asignatura forma parte.

Artículo 8: De las responsabilidades de las personas que integran el Consejo de Escuela

Les corresponde a las personas integrantes del Consejo de Escuela:

a. Conocer la calendarización de las sesiones ordinarias propuesta por la presidencia del Consejo de Escuela. 

b. Confirmar asistencia, a más tardar después de veinticuatro horas de enviada la convocatoria de la sesión ordinaria.

c. En caso de no asistir al consejo coordinar la asistencia de la persona suplente, en caso de que aplique.

d. Conocer su vigencia de nombramiento para verificar si puede participar como integrante del consejo de escuela.

e. Leer previamente la documentación dispuesta para la sesión.

f. Presentar previamente la información, la propuesta base (considerandos y posibles acuerdos), así como los documentos sobre los temas solicitados para ser incluidos en la agenda. 

g. Informar a las personas que integran el Consejo de Escuela respecto a asuntos de interés que correspondan a la población estudiantil de la carrera.

h. Velar y luchar por los intereses de población estudiantil de la carrera.

i. Presentar por escrito a la secretaria del Consejo de Escuela, con la referencia del nombre de la persona proponente y a través del medio definido, toda moción antes o durante la discusión de la propuesta base, para los puntos de debate.

j. Reportar las actividades realizadas, a través de la plantilla “Ficha resumen”, que corresponde a los informes de comisiones e informe de labores, como insumo tanto para el acta como para el informe de labores de la Escuela de Administración de Tecnologías de Información.

k. Presentar por escrito las observaciones de los documentos o temas agendados previo a la sesión, o según plazos definidos.

l. Asistir puntualmente y permanecer en la sesión hasta su término, sea esta realizada de manera presencial o telepresencial, en caso contrario incurrirán en falta por abandono de sus labores.

m. Registrar su asistencia, a través de su firma manuscrita en la hoja que se dispone para las sesiones plenarias o bien comunicar el lugar donde se encuentra al momento de sesiones en telepresencia. 

n. Emitir el voto de manera secreta o pública cuando corresponda.

o. Responder a las sesiones por Consulta Formal en el periodo, hora y medio (correo electrónico de la persona designada para recibir los votos u observaciones) establecidos en la convocatoria.

p. En las sesiones ordinarias y extraordinarias realizada por medios electrónicos:

    i. Verificar previamente las condiciones de conexión para garantizar su participación y emisión del voto.

    ii. Informar la ubicación para dejar constancia en el acta.

    iii. En las sesiones telepresenciales cada persona que integra del consejo deberá mantenerse frente a su cámara encendida y no desconectarse de la plataforma tecnológica para verificar su identidad previamente y durante el desarrollo de la sesión, para verificar el cuórum, y previo y durante las votaciones. 

    iv. Permanecer en el lugar reportado y utilizar la plataforma tecnológica definida durante las votaciones.

    v. Comunicar, de ser posible al inicio de la sesión, a la presidencia del Consejo de Escuela, el retiro parcial o total de la sesión, así como la causa y hora, para controlar el cuórum y dejar constancia en el acta.

    vi. Presentar, a más tardar tres días hábiles después de realizada la sesión, la justificación de ausencia, según plantilla sugerida para tal efecto, la cual debe estar debidamente firmada, a la presidencia del Consejo de Escuela.

q. Solicitar a las personas o dependencia competentes el criterio técnico en asuntos que requieran aclaración para facilitar la toma de decisiones de manera objetiva. 

r. Dar lectura a las actas previo a la votación, de manera que se confirme la redacción de las intervenciones de las personas integrantes del Consejo e invitados a la sesión respectiva, así como de la información y acuerdos tomados en las sesiones por consulta formal.

s. Firmar el acta cuando su voto es disidente (vota contrario a las demás personas integrantes del Consejo y consta en actas)

Artículo 9: De las responsabilidades de la presidencia del Consejo de Escuela

Le corresponde a quien ejerce la Presidencia del Consejo de Escuela:

a. Velar por el cumplimiento del presente reglamento.

b. Comunicar a la FEITEC con copia a la Asociación de Estudiantes de la Carrera de Administración de Tecnología de Información (ASEATI), a más tardar la primera semana de cada período lectivo, el número de representantes que les corresponde en cada semestre.

c. Definir la agenda y la convocatoria de la sesión.

d. Convocar, con al menos tres días hábiles de anticipación a las sesiones ordinarias (mediante presencialidad o telepresencialidad), con un día hábil previo para las sesiones extraordinarias y con al menos un día hábil previo al inicio de la votación, para la consulta formal del Consejo de Escuela.

e. Dar a conocer, con al menos un día hábil de anticipación, los documentos por discutirse en las sesiones ordinarias del Consejo de Escuela, se exceptuarán los casos especiales cuando el consejo de Escuela lo apruebe.

f. Velar por que las actas reflejen fielmente los acuerdos tomados por el Consejo.

g. Tramitar los acuerdos tomados por el Consejo de Escuela. 

h. Aprobar las justificaciones de ausencias a las sesiones, presentadas por las personas que integran el Consejo, y que deben responder a:

    - Los intereses institucionales y/o de la carrera de Administración de Tecnología de Información ante reuniones programadas, actividades de divulgación, alianzas, entre otros.

    - Citas médicas programadas, indisponibilidad por salud ante enfermedad imprevista, incapacidades, permisos y licencias otorgados por Rectoría, goce de vacaciones (previamente conocidas por la Dirección de la Escuela), debidamente documentado por las dependencias oficiales.

    - Otras causas que a su criterio justifique la ausencia a la sesión respectiva.

i. Informar a las personas que integran el Consejo de Escuela lo que corresponda respecto a los acuerdos, directrices y asuntos de interés conocidos y aprobados en el Consejo de la Vicerrectoría de Docencia, a fin de orientar la gestión del Consejo de Escuela. 

j. Firmar las actas una vez aprobadas.

Le corresponde a quien preside el Consejo de Escuela al momento de realizar la sesión:

k. Abrir y levantar la sesión, así como decretar recesos cuando lo estime necesario; indicar el día y hora de inicio y cierre de la sesión, así como el número y tipo de la sesión. 

l. Presentar temas de interés para someter a votación.

m. Presentar informes de la dirección cuando corresponda.

n. Someter a votación el orden de los puntos de agenda.

o. Dirigir la sesión de acuerdo con el orden aprobado.

p. Conceder la palabra en el orden solicitado.

q. Velar porque la plataforma tecnológica utilizada en votaciones garantice la configuración de votos secretos y la autenticidad de las personas que integran el Consejo.

r. Someter a votación los asuntos y anunciar, en la misma sesión, las decisiones tomadas.

s. Efectuar la declaratoria que corresponda conforme al conteo de los votos emitidos y los resultados obtenidos, con asistencia de la secretaria.

t. Solicitar a las personas integrantes del Consejo de Escuela (profesores, administrativos o estudiantes) retirarse de la sesión cuando se delibera un asunto a su nombre.

Artículo 10: De quien ejerce la Secretaría

Las labores de la secretaría serán ejercidas por la persona nombrada en dicho puesto, y en caso de ausencia de la persona secretaria, sus funciones serán asumidas por la persona que se designe en el acto.

Artículo 11:  De las responsabilidades de quien ejerce la Secretaría 

 Le corresponde a quien ejerce la Secretaría:

a. Llevar el control de los periodos de nombramientos de las personas que integran el Consejo de Escuela.

b. Redactar la agenda y la convocatoria de la sesión.

c. Recibir y archivar la información y documentos de los temas a tratar en la sesión.

d. Enviar la convocatoria, agenda y documentos a los integrantes del consejo en la fecha, hora y medios establecidos por la presidencia del Consejo de Escuela.

e. Registrar en la plataforma tecnológica definida los temas que requieren votación.

f. Verificar la autenticidad de las personas integrantes del consejo e invitados para brindar acceso a la plataforma tecnológica, en sesiones telepresenciales.

g. Disponer del equipo y material necesario para la sesión.

h. Proyectar la documentación de los temas agendados.

i. Tomar el acta de la sesión.

j. Levantar la lista de asistentes y ausentes de las personas que integran el Consejo e invitados previo al inicio de la sesión.

k. Velar por el registro de la asistencia.

l. Controlar el uso de la palabra, solicitud y tiempo.

m. Verificar el cuórum antes de iniciar la sesión y antes de someterse a votación algún punto que lo requiera. 

n. Confeccionar las papeletas para las votaciones físicas.

o. Registrar las votaciones.

p. Registrar las mociones.

q. Llevar el control de los acuerdos y dar seguimiento a la comunicación y trámite de los acuerdos tomados.

r. Registrar en el acta las intervenciones cuando así se solicite, es decir cuando se indica que “conste en actas” algún debate o intervención.

s. Grabar la sesión en audio y video. En casos especiales al menos en audio.

t. Elaborar el borrador del acta. 

u. Elaborar los acuerdos para la presidencia. 

v. Firmar las actas junto con la presidencia. 

w. Custodia del acta y su grabación.

x. Cualquier otra función que el Consejo de Escuela le asigne y que esté dentro de sus competencias.

CAPÍTULO III: COMISIONES DE LA ESCUELA

Artículo 12: De las Comisiones 

La Escuela de Administración de Tecnologías de Información para su funcionamiento cuenta con Comisiones Permanentes y Comisiones Temporales, las cuales deben ser nombradas en el seno del Consejo de Escuela.

Las Comisiones de la Escuela de Administración de Tecnologías de Información son:

Permanentes:

1. Comisión de Acreditación.

2. Comisión de Currículo

3. Comisión de Investigación y Extensión.

4. Comisión de Internacionalización.

5. Comisión ati Género y Tecnología.

6. Comisión de Enlace con la Industria.

7. Comisión de Educación Continua.

8. Comisión de Mercado.

9. Comisión de Equiparación de Asignaturas.

10. Comité Técnico.

11. Comité de Emergencias.

Temporales: Atienden temas por demanda.

1. Comisión de Selección de Personal.

2. Comisión de Equiparación de títulos.

Artículo 13: De la conformación de las Comisiones

Cada comisión estará conformada por máximo cuatro personas docentes, salvo excepción aprobada por el Consejo de Escuela justificada por los objetivos de la comisión o requerimientos de esta, además de un representante estudiantil de acuerdo con la normativa vigente y que así lo establezca el Consejo de Escuela. 

La asignación de carga académica de los representantes docentes se realizará en concordancia con la normativa institucional y directrices de la Vicerrectoría de Docencia. 

Las personas que conformarán las comisiones deben ser funcionarios de la Escuela de Administración de Tecnologías de Información, independientemente del tipo de nombramiento y su porcentaje. 

En el acta quedará constancia de la conformación de las comisiones. 

Artículo 14: Del mecanismo de elección de las personas integrantes de las comisiones, plazo de nombramiento y mecanismos de control de las comisiones

El mecanismo de elección de la representación docente y plazo de nombramiento están definidos por votación pública, al definir la carga académica del semestre en cuestión. 

En el caso de las personas funcionarias, para comisiones permanentes y las comisiones temporales definidas en este reglamento, esta actividad será registrada en la carga académica semestral o plan de trabajo donde consta el periodo del nombramiento.

La representación estudiantil será conforme lo establezca el Reglamento interno de la asociación de Administración de Tecnologías de Información.

En el seno del consejo de escuela se definirá los lineamientos y las funciones de las comisiones.

Artículo 15: De la Coordinación de las comisiones

La coordinación de las comisiones será definida por el consejo de escuela. Para ser coordinador deberá tener un nombramiento igual o superior a medio tiempo dentro de la institución.

CAPÍTULO IV: DE LAS SESIONES

Tipos de Sesiones

Artículo 16: De los Tipos de sesiones 

El Consejo de Escuela de Administración de Tecnologías de Información sesionará en dos modalidades: de forma plenaria y consulta formal.

Artículo 17: De la Sesión Plenaria   

De forma plenaria el Consejo de Escuela de Administración de Tecnologías de Información sesionará al menos una vez al mes de manera ordinaria los últimos lunes de cada mes en la tarde, y extraordinariamente cuando sea formalmente convocado. Todo cambio será comunicado formalmente por el medio establecido por la presidencia del Consejo de Escuela.

En modalidad plenaria podrán realizarse de manera presencial, telepresencial que permita la telepresencia. 

Artículo 18: Privacidad de las sesiones

Las sesiones serán privadas, pero el Consejo podrá disponer que personas externas tengan acceso a ella, para exponer algún tema, presentar o explicar criterios, brindar asesorías, participar en foros, y cuando finaliza su intervención deben salir del recinto físico o virtual.

CAPÍTULO V: LA CONVOCATORIA DE LAS SESIONES PLENARIAS

Artículo 19: Contenido de la Convocatoria

La convocatoria a la sesión del Consejo de Escuela deberá contener:

• Persona quien preside.
• Fecha, hora, lugar de la sesión.
• Medio de comunicación o vínculo de conexión en caso de telepresencialidad.
• Tipo de sesión. 

Artículo 20: De la Convocatoria en Sesión Ordinaria

La convocatoria a una sesión ordinaria será circulada con al menos tres días hábiles de anticipación, dado que la calendarización de estas sesiones es conocida en el primer Consejo de Escuela de cada semestre. 

La convocatoria podrá realizarse mediante memorando impreso o por correo electrónico oficial. 

Se debe indicar los puntos preliminares de la agenda.

Además, se recomienda a las personas que integran el Consejo informar sobre puntos que requieran incluir, al menos siete días hábiles antes de la sesión ordinaria, a fin de comunicar la agenda y la documentación oficial en el tiempo correspondiente.

Artículo 21: Convocatoria a Sesión Extraordinaria 

El Consejo sesionará extraordinariamente cuando sea convocado por el presidente del Consejo de Escuela por iniciativa propia o a solicitud del 25% de sus integrantes, siempre y cuando al menos el 50% de las solicitudes sean profesores.

Las sesiones extraordinarias, con su respectiva agenda y documentación, serán convocadas con al menos veinticuatro horas de anticipación. No obstante, será válida la convocatoria sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria, cuando asistan todos sus integrantes y así lo acuerden por unanimidad en el momento de la sesión. 

Las sesiones extraordinarias que las personas que integran el Consejo soliciten a la dirección, deberán ser convocadas por la presidencia de este Consejo en la fecha, hora y con la agenda que determine el grupo solicitante.

En las sesiones extraordinarias se conocerán solamente los puntos de debate para los cuales fue convocada. 

CAPÍTULO VI: ASUNTOS POR TRATAR EN SESIONES PLENARIAS

Artículo 22:  Mecanismo para someter puntos de agenda

Los temas por analizar serán presentados únicamente por la presidencia o las personas integrantes del consejo. Si la persona solicitante no es parte del Consejo de Escuela, podrá asistir a la sesión en calidad de invitado con voz y sin voto, para ampliar el tema en caso de que sea necesario, previa autorización de la presidencia.

Para someter un punto ante el Consejo de Escuela corresponde:

a. Consultar a la secretaría de la Escuela las fechas de las sesiones del Consejo de Escuela.

b. Coordinar la solicitud para incluir el tema con la presidencia o las personas integrantes de la Comisión respectiva.

c. Presentar de manera completa la plantilla respectiva con el detalle de la solicitud o tema.

d. Presentar en tiempo y forma la información y documentación a la presidencia o a las personas que integran el Consejo de Escuela, con copia a la secretaría, de acuerdo con las plantillas definidas para tal efecto. 

e. Corresponderá que, la persona interesada remita la documentación a la dependencia respectiva, una vez recibida la transcripción de acuerdo del Consejo de Escuela.

Artículo 23: Asuntos por tratar en Sesiones Ordinarias 

La agenda de las sesiones ordinarias constará de la siguiente estructura:

a. Comprobación del cuórum.

b. Aprobación de la agenda u orden del día.

c. Aprobación del acta (s) anterior (es).

d. Participación de invitados para tratar temas de interés que pueden ser informativos o para votación- audiencias.

e. Asuntos que requieren votación.

f. Asuntos informativos y lectura de correspondencia.

g. Informes de la Dirección Este punto no debe extenderse más de 20 minutos.

h. Informes de las comisiones de la Escuela. Este punto no debe extenderse más de 20 minutos por comisión.

i Puntos de varios

Adicionalmente, cuando se requiera, se podrá incluir algún tema en el orden del día de la sesión, ya sea previo a la aprobación oficial de la agenda; a solicitud de la presidencia o a los integrantes del Consejo de Escuela, o bien, posterior a la aprobación de la agenda, es decir, durante el desarrollo de la sesión, a través de moción de orden.

Artículo 24: Asuntos por tratar en Sesiones Extraordinarias

Toda sesión incluye la agenda, sin embargo, para las sesiones extraordinarias no se requiere de su aprobación.

a. Asuntos que se someten a votación.

CAPÍTULO VII: VOTACIONES EN SESIONES PLENARIAS

Artículo 25: De las Votaciones

Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. 

La votación será pública, salvo que la persona que preside disponga lo contrario o que se trate de la apreciación discrecional de cualidades o actividades de personas, o de asuntos que afecten seriamente el prestigio o el patrimonio de las mismas, en cuyo caso será secreta. En caso de empate, la persona que preside tendrá voto de calidad. Las abstenciones o los votos en blanco se computarán para efectos de quórum y para determinar el número de votantes, pero no se podrán atribuir ni a la mayoría ni a la minoría.

Las personas que votan en contra en una votación pública deberán justificar su voto en el acto para que se excluya de responsabilidad del acuerdo y que quede consignado en el acta.

Artículo 26: Mecanismo para las votaciones

En el momento de la votación y durante el conteo de votos, las personas que integran el Consejo de Escuela no podrán salir o entrar al recinto donde se realiza el Consejo. En caso de situaciones especiales serán resueltas por la presidencia con la debida justificación.

En las votaciones públicas los integrantes del Consejo de Escuela manifestarán su criterio levantando la mano o mediante la plataforma tecnológica que cuente con la configuración para votaciones públicas. Al cierre de la votación se consignará en el acta los votos emitidos y el resultado según las siguientes opciones: a favor y en contra. Para la abstención deben existir causales de impedimento o prohibición que imposibilite legalmente el voto de la persona integrante del Consejo de Escuela y deberá ser debidamente informado a quien preside la Sesión.

El registro de la votación se resguardará en los documentos de la sesión.

Tratándose de votaciones secretas se podrá utilizar una plataforma tecnológica, o a través de papeletas físicas confeccionadas para tal fin.

En aquellos casos en que se lleve a cabo votaciones secretas mediante la telepresencia, se utilizará una plataforma tecnológica que no permita la asociación de un votante con su voluntad expresada mediante el voto y se cumplirá lo siguiente:

a. Deben permanecer en la sala virtual donde se realiza la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo.

b. Una vez abierta la votación, las personas contarán con un máximo de 90 segundos para emitir su voto. 

c. Finalizados los 90 segundos, quien preside verificará que la cantidad de votos emitidos coincida con la cantidad de personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto en blanco.

d. Las votaciones secretas quedan en firme una vez concluido el acto.

e. La persona que preside efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos. 

f. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma tecnológica utilizada durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 90 segundos señalados, a fin de verificar si el cuórum se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que este haya sido nuevamente conformado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda. 

g. En casos excepcionales o especiales, donde afecte el cuórum, la presidencia definirá si se cierra la sesión o la deja abierta para continuar posteriormente en el periodo que defina.

Durante el uso de la herramienta escogida por el Consejo de la Escuela de Administración de Tecnologías de Información, quien preside la sesión debe garantizar:

a. La verificación de la persona votante para que no se den votos delegados.

b. Imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad cuando la votación es secreta.  

c. Tanto en la discusión del tema como la realización de la votación, es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto cuando sea votación secreta.

d. Tanto en la discusión del tema como la realización de la votación, se debe garantizar el trato justo e igualitario para todas las personas participantes.

Artículo 27: De las Votaciones en Modalidades: Plenaria 

De conformidad con el Estatuto Orgánico los acuerdos bajo estas modalidades serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría de las personas miembros participantes, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico disponga algo diferente y el quórum, o cantidad mínima de participantes necesaria para que el Consejo de Departamento pueda tomar acuerdos válidos, será el 50% de sus integrantes.

Artículo 28: Medios utilizados en las votaciones 

Para las votaciones que el Consejo de Escuela lleve a cabo, sea en la modalidad plenaria de manera presencial o telepresencial, se debe utilizar únicamente los medios formales, convencionales o electrónicos que este Consejo de Escuela establezca. 

Artículo 29: Votaciones para definir la condición de los oferentes 

Para definir el nombramiento del personal de la Escuela, el Consejo de Escuela de Administración de Información de Tecnologías somete a votación secreta la recomendación de un oferente la cual deberá contar con más de la mitad de los votos emitidos. En caso de que en la primera votación ninguno de los oferentes alcance el número de votos requeridos, se procederá a hacer una segunda votación con los dos oferentes que hubieran obtenido los primeros lugares en la primera votación. De no llegarse a una selección en esta segunda votación, se procederá a realizar una tercera votación en la presente sesión de Consejo de Escuela, en la cual solo deben participar las mismas personas oferentes presentes en la segunda votación infructuosa. De no alcanzarse la cantidad de votos necesarios en esta tercera ocasión se procede de la siguiente manera:

a. Se propondrá al oferente que haya obtenido el mayor puntaje o calificación en el proceso de reclutamiento y evaluación realizada por la Comisión de Selección de Personal de la Escuela y establecido en la respectiva acta del concurso.

b. En caso de que ambos oferentes hayan obtenido el mismo puntaje en el proceso de reclutamiento de un concurso de antecedentes interno para contratación de personal que vaya a laborar exclusivamente para la Escuela, se selecciona al oferente que tenga mayor antigüedad de laborar para la Escuela o en su defecto en la Institución.

c. En caso de que ambos oferentes hayan obtenido el mismo puntaje en el proceso de reclutamiento de un concurso de antecedentes externos, se selecciona al oferente que tenga un grado académico superior.

d. De persistir el empate, el caso se elevará a la Vicerrectoría de Docencia, con la recomendación de declarar el concurso desierto.

En el caso que la propuesta de nombramiento sea conformada por un solo oferente y en una primera votación no se alcanza más de la mitad de los votos emitidos a favor, se procede a realizar una segunda votación en la presente sesión de Consejo de Escuela. De no alcanzarse la cantidad de votos necesarios para el oferente en esta segunda votación, se eleva a la Vicerrectoría de Docencia a fin de que ésta realice el nombramiento correspondiente o acoja la recomendación de declarar el concurso desierto.

CAPÍTULO VIII: SESIONES POR CONSULTA FORMAL

Artículo 30: De la Consulta Formal

De conformidad con lo dispuesto por el Estatuto Orgánico, el Consejo de Escuela de Administración de Tecnologías de Información, podrá sesionar por consulta formal.

Las personas que integran el Consejo de Escuela podrán solicitar a la Dirección por escrito, por algún medio convencional o electrónico, la realización de una consulta formal para obtener el pronunciamiento de este, de algún asunto que pueda ser tramitado por esa vía, al menos tres días hábiles antes de la fecha propuesta para el inicio de la consulta. 

La Dirección deberá dar a conocer su decisión a los solicitantes, sobre el tipo de sesión a realizar para resolver el asunto, a más tardar el segundo día hábil siguiente a la fecha de presentación de la solicitud.

Si la Dirección tiene razones fundadas para no atender alguna solicitud de trámite de algún asunto por la vía de la consulta formal, deberá comunicarlo a los interesados por escrito indicando las razones en que basa su negativa

En Consulta Formal, el Consejo de Escuela podrá sesionar como máximo una vez por semana y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles.

Artículo 31: Convocatoria a Sesión por Consulta Formal

La convocatoria de la sesión del Consejo de Escuela bajo esta modalidad deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación al inicio de la votación.

La presidencia deberá poner a disposición de los integrantes del Consejo de Escuela al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión.

Artículo 32: Contenido de la convocatoria de la Consulta Formal 

La convocatoria a una sesión a través de Consulta Formal deberá incluir la siguiente información:

a. Nombre de la Escuela.

b. Número de la sesión indicando la modalidad de consulta formal. 

c. Fecha y hora en que se realiza la convocatoria.

d. Nombre y cargo de quien convoca.

e. Listado de personas convocadas.

f. Fecha y hora de inicio de la consulta formal

g. Fecha y hora de cierre de la consulta formal.

h. Asunto(s) consultado(s).

i. Lista de documentos adjuntos relacionados con la consulta. 

j. Tipo de votación: pública, pública con acuerdo firme o secreta.

k. Persona designada para recibir los votos.

l. Forma, medio o lugar de votación

Artículo 33: Asuntos por tratar en Sesiones por Consulta Formal

Bajo esta modalidad, el Consejo de Escuela podrán tratar asuntos y tomar acuerdos sobre:

a. Cargas académicas.

b. Reformas, apertura, cierre y actualización de los programas de los cursos que imparte la carrera de Administración de Tecnología de Información, ya analizados y discutidos por el pleno del consejo.

c. Pronunciamientos de la Escuela, ya analizados por el pleno del consejo, por consultas recibidas o por iniciativa propia.

d. Aprobación de actividades especiales de la Escuela como la organización de eventos académicos o la autorización de participación con otras instituciones y similares.

e. Solicitud de prórrogas de nombramientos interinos.

f. Solicitud de asignación de asesor para gestionar concurso internos o externos para nombramiento de personal. 

g. Aprobación del pedimento de personal y criterios de selección de concursos internos o externos para nombramiento de personal. 

h. Otros en los que medie un acuerdo del Consejo de Escuela que lo autorice.

Artículo 34: De las Votaciones en Consulta Formal

Los acuerdos bajo estas modalidades serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría de las personas miembros participantes, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico disponga algo diferente y el quórum, o cantidad mínima de participantes necesaria para que el Consejo de Departamento pueda tomar acuerdos válidos, será el 50% de sus integrantes.

Bajo esta modalidad la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido.

Artículo 35: Medios utilizados en las votaciones 

Para las votaciones que el Consejo de Escuela lleve a cabo, por consulta formal se debe utilizar únicamente los medios formales, convencionales o electrónicos que este Consejo de Escuela establezca. 

Artículo 36: Sobre el mecanismo para la votación en Consulta Formal

En las consultas formales se podrá emitir el voto en forma directa marcando con una equis (“x”) la condición respectiva en una plantilla dispuesta de manera impresa o medios electrónicos según se defina en la convocatoria.

Las votaciones serán a favor y  en contra.

De acuerdo con la urgencia que se tenga para tomar el acuerdo, la Dirección por iniciativa propia o los integrantes solicitantes del Consejo decidirán si el asunto se somete a aprobación en firme, lo cual debe indicarse claramente en la convocatoria y los documentos dispuestos para la votación. 

La respuesta del voto puede ser también depositada de manera impresa en el casillero asignado para tal efecto, que estará ubicado en la Escuela. 

CAPÍTULO IX: CONFORMACIÓN DEL CUÓRUM

Artículo 37: Sobre el cuórum en las sesiones plenarias

El cuórum lo constituirá más de la mitad de sus integrantes

En caso de no conformarse el cuórum en los 20 minutos siguientes a la hora de convocatoria de la sesión, ésta se suspenderá y la persona encargada de la secretaría levantará un acta indicando la no realización de la sesión, anotando los nombres de las personas presentes y ausentes.

En caso de romperse el cuórum, la presidencia del Consejo de Escuela dará 10 minutos para que se restablezca; de lo contrario, levantará la sesión.

CAPÍTULO X: DE LOS DEBATES, VOTACIONES Y ACUERDOS

Artículo 38: Sobre los debates en la sesión 

La persona que haga uso de la palabra, en un punto de debate, no podrá extenderse más de tres minutos en cada intervención.

En los puntos de debate, toda moción debe ser presentada a la secretaria del Consejo de Escuela por escrito y con el nombre de la persona proponente y se conocerá tan pronto termine la intervención de la persona que está en uso de la palabra. Las mociones de fondo pueden ser presentadas antes o durante la discusión de la propuesta base.

Artículo 39: De los acuerdos

Los acuerdos se tomarán mediante el voto afirmativo de la mayoría simple de las personas participantes, salvo en aquellos casos en que la normativa indique algo diferente. El quórum, o cantidad mínima de participantes necesaria para que el Consejo de Escuela pueda tomar acuerdos válidos, será el 50% de sus integrantes.

Solo se toman acuerdos sobre temas incluidos en el orden del día o agenda aprobada.

Artículo 40. Sobre la firmeza de los acuerdos

Los acuerdos de elección, nombramiento, resolución de apelación o relacionados directamente con personas, serán firmes desde el momento en que se tomen.

También, las personas que integran el Consejo presentes pueden acordar su firmeza por votación afirmativa de al menos dos tercios de la totalidad.

Cualquier recurso contra un acuerdo que haya tomado el Consejo de Escuela y que no tenga firmeza deberá ser planteado, a más tardar, al discutirse el acta correspondiente y será resuelto en esa misma sesión. Sin embargo, si se tratara de un asunto que la presidencia juzgue urgente, el recurso podrá ser resuelto en una sesión extraordinaria. 

Artículo 41. Forma y plazo para la comunicación de acuerdos

Los acuerdos del Consejo de Escuela deberán ser comunicados por escrito a las y los interesadas/os dentro de los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo. La comunicación se tendrá por hecha a las personas que reciban el acta.

Para los casos que medie cronograma y cierre de recepción de documentos para la presentación del acuerdo del consejo, se procederá con la comunicación de manera inmediata cuando este sea tomado en firme.

CAPÍTULO XI: MOCIONES

Artículo 42: De los Tipos de mociones

Para efectos del presente reglamento se tendrán las siguientes mociones:

- Moción de orden

- Moción de fondo

- Moción de forma

- Moción de revisión

Artículo 43: De las Mociones de orden

Una moción de orden tiene los siguientes propósitos: 

a. Suspensión de la sesión.

b. Levantamiento de la sesión. 

c. Finalización de la discusión. 

d. Prolongación de las intervenciones en número y en tiempo empleado. 

f. Modificación de la secuencia de los puntos de agenda. 

g. Modificación de la agenda.

h. Modificación del tipo de votación.

i. Variación de los procedimientos seguidos, siempre y cuando no se opongan a la reglamentación establecida. 

Una moción de orden se antepone a todas las demás dado que su intención es ordenar el debate y, por lo tanto, se conocerán tan pronto termine la intervención del integrante del Consejo que esté haciendo uso de la palabra. Se dará un máximo de cinco minutos a una intervención de apoyo y el mismo tiempo para una intervención en contra de la moción presentada. Si la moción es rechazada, se regresará a la discusión anterior con la misma lista de oradores que se llevaba antes de la moción. 

Las mociones de orden serán analizadas y sometidas a votación inmediatamente después de ser conocidas. Para esto, la persona que preside dará la palabra a dos personas: la persona proponente y otra en contra (si hay alguna). 

Para referirse a la moción de orden, cada persona dispondrá de un tiempo máximo de dos minutos.

Si la moción de orden es rechazada, se regresará a la discusión anterior en el orden del uso de la palabra tal como estaba al ser interrumpido.

Artículo 44: De las Mociones de Fondo

Una moción de fondo es aquella que afecta sustancialmente alguna de las propuestas base.

De existir mociones de fondo respecto a la propuesta base se procederá de la manera siguiente:

a. Se discute la propuesta base. Se permitirá hacer modificaciones de fondo a las propuestas base, siempre y cuando el o los proponentes estén de acuerdo en dichos cambios. Una vez efectuados los cambios la propuesta final se presentará ante el Consejo antes de someterla a votación.       

b. Se somete a votación la propuesta base y de aprobarse se desechan las mociones de fondo que sean excluyentes.

c. Si no se aprueba la propuesta base, se discutirán las mociones de fondo y se votarán una por una, según el orden en que hayan sido presentadas en la secretaría del Consejo. 

d. Las mociones de fondo que obtengan el voto afirmativo de la mayoría de los presentes quedarán aprobadas, y se desecharán las excluyentes con respecto a las mociones aprobadas.

Artículo 45: Moción de Forma

La moción de forma se dirige a la presidencia del Consejo de Escuela para que esta, previa comunicación al Consejo incorpore las enmiendas que son necesarias a los textos aprobados. 

Una moción de forma no se somete a votación, pero sí se discute.

Artículo 46: Moción de Revisión

Moción de revisión deberá ser planteada a más tardar al discutirse el acta, y deberá resolverse en la misma sesión. Las simples observaciones de forma relativas a la redacción de los acuerdos no serán consideradas para revisión.

La moción de revisión se tratará en primera instancia como de orden, requiriéndose para su procedencia del voto afirmativo de más de la mitad de los integrantes presentes. 

CAPÍTULO XII: DEL ACTA Y MEDIOS DE APOYO DOCUMENTAL

Artículo 47: El acta

De cada sesión se levantará un acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se celebró, los puntos tratados, la forma y resultado de la votación, los antecedentes del tema, los considerandos, los Por lo tanto, si aplican y el contenido de los acuerdos. No se consignará el contenido de los debates, salvo que la persona que emita una opinión lo solicite expresamente a la Presidencia. 

Artículo 48 Aprobación de actas

Para la aprobación de las actas, se aceptarán únicamente la votación a favor o en contra, en concordancia con las Responsabilidades de las personas que integran el Consejo de Escuela, no obstante, la persona puede abstenerse de votar cuando tenga razones para no ejercer el voto, también, al no haber estado presente en la sesión correspondiente al acta que se está en votación, o bien, cuando no haya podido leer la misma, además, esto quedará constancia en el acta.

En el acta quedará constancia la fecha y el número de la sesión cuando fue aprobada.

Artículo 49: De la firma de las actas

Las actas serán firmadas por la dirección o por quien preside la sesión, aquellas personas miembros que hubieran hecho constar su voto disidente y la secretaria de actas. 

Las actas serán firmadas digitalmente según estable la ley Nº 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, publicada el 30/08/2005, en su artículo 9, en su defecto, en concordancia con la ley vigente, o con firma física en caso de que no se posea firma digital.

Artículo 50: Medios de apoyo documental

Las sesiones de los órganos colegiados deben grabarse en audio y video de conformidad a la Ley General de la Administración Pública, mas no sustituyen al acta misma 

Las grabaciones de las sesiones son obligatorias para todas las sesiones; no se transcribirá la discusión de ninguno de los puntos; sin embargo, esta se grabará y se almacenará mediante algún medio digital que permita seguridad en la información. La grabación se considerará como parte del acta y su custodia se regirá por las disposiciones institucionales de archivo. 

Para la presentación de puntos informativos relacionados con actividades desarrolladas por la escuela, en los cursos de la carrera o por las comisiones, se utilizará una plantilla denominada “Ficha resumen” que permita la documentación y facilite la lectura de la información presentada. El formato de la ficha resumen será definido por la presidencia del Consejo de Escuela.

Además, los documentos que dan soporte a los temas atendidos también serán archivados digitalmente en un repositorio digital a través del recurso disponible institucional de la nube One Drive de la Escuela y el Centro de Archivo institucional para su resguardo y consulta. Estos documentos serán renombrados con la referencia del número de artículo y una breve descripción de su contenido para facilitar su identificación según los temas de la agenda de la sesión.

Sobre las grabaciones y el tiempo que debe mantenerse se debe ajustar a lo que indique la Comisión de Conservación y Eliminación de Documentos adscrita al Centro de Archivo del ITCR.

Artículo 51: Resguardo del acta y documentos anexos

Las actas en condición de pendientes de aprobación y aprobadas, así como los documentos de referencia y anexos serán dispuestos en un repositorio establecido por la Dirección de la Escuela, con el fin de que los integrantes de este consejo puedan consultar o revisar la documentación.

Capitulo XIII: Disposiciones Finales

Artículo 52: Medidas disciplinarias 

El incumplimiento de lo dispuesto en el presente Reglamento y demás normativa institucional estará sujeto a las sanciones disciplinarias establecidas en la Segunda Convención Colectiva y sus Reformas del ITCR.

Artículo 53 De los recursos 

Contra los actos y resoluciones del Consejo de Escuela podrán establecerse los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, y los recursos extraordinarios de revisión o reposición ordenados en los artículos 136 y 137 del Estatuto Orgánico del ITCR. 

Artículo 54. De la revisión de este reglamento 

El Consejo de Escuela será responsable de realizar la revisión del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

Artículo 55: Vigencia 

Este reglamento rige a partir de su aprobación por parte de la Escuela de Administración de Tecnologías de Información y su publicación en la Gaceta Institucional.

• Documento aprobado en firme en la Sesión VI-2025, artículo 4, celebrada el 26 de mayo de 2025 del Consejo de Escuela de Administración de Tecnologías de Información.

CAPÍTULO I. GENERALIDADES

Artículo 1. Tipo de Reglamento

Este reglamento es de tipo general.

Artículo 2. Alcance

Aplica a todas las dependencias, subdependencias, personas funcionarias y estudiantes que participan en los procesos del Sistema de Control Interno Institucional del ITCR.

Artículo 3. Objetivo General

Establecer las normas para el desarrollo de los procesos del Sistema de Control Interno Institucional, promoviendo una cultura de transparencia y rendición de cuentas.

Artículo 4. Marco Legal

El presente reglamento se fundamenta en el siguiente marco legal:

a. Ley General de Control Interno N.° 8292.

b. Ley N.° 9699 Responsabilidad de las personas jurídicas sobre cohechos domésticos, soborno transnacional y otros delitos.

c. Normas de Control Interno para el Sector Público.

d. Directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional.

e. Lineamientos Institucionales para la Gestión del Riesgo en el ITCR: SEVRI-TEC y su marco orientador.

f. Marco de Gobierno y Gestión de Tecnologías de Información del ITCR.

CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL

Artículo 5. Definiciones y siglas

Acciones de respuesta al riesgo: Conjunto de acciones que se realizan para la identificación, evaluación, selección y ejecución de medidas o actividades para la administración de riesgos en la Institución.

Autoevaluación del Sistema de Control Interno: Es un diagnóstico de las fortalezas y debilidades, que permite el fortalecimiento organizacional a la luz de los componentes del Sistema de Control Interno identificando las mejoras posibles para el corto, mediano y largo plazo.

Componente de Actividades de Control: Actividades de control, políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por el jerarca y las personas titulares subordinadas para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.

Componente de Ambiente de control: Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, las personas titulares subordinadas y demás personas funcionarias, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa.

Componente de Seguimiento: Incluye las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del Sistema de Control Interno a través del tiempo y para asegurar que se implementen con prontitud y efectividad las medidas adoptadas como producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones.

Componente de Sistema de Información: Conjunto de elementos y condiciones vigentes en una institución para ejecutar de manera organizada, uniforme y consistente las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para la consecución de los objetivos institucionales.

Componente de Valoración del Riesgo: Corresponde a la identificación, el análisis, la evaluación, la administración, la revisión, la documentación y la comunicación de los riesgos, su importancia y la probabilidad e impacto de su materialización; y la toma de acciones para operar y fortalecer el Sistema de Control Interno y promover el logro de los objetivos institucionales, así como para ubicar a la organización en un nivel de riesgo aceptable.

Gestión de Riesgo: Enfoque estructurado y cíclico para manejar la incertidumbre relativa a un evento relacionado con una amenaza, aplicada en las etapas de: Identificación y Evaluación, Respuesta al Riesgo y el seguimiento correspondiente, utilizando recursos, técnicas y herramientas, que contribuyan al logro de los objetivos y a la mejora continua en el cumplimiento de las metas, actividades y procesos de la Institución.

ITCR: Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Jerarca: Superior jerárquico colegiado que ejerce la máxima autoridad dentro del ITCR, en esta materia corresponde al Consejo Institucional.

Persona titular subordinada: Persona funcionaria de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones. Incluye los puestos de Rectoría, Vicerrectoría, Direcciones y Coordinaciones.

Plan de mejora: Conjunto de medidas preventivas, correctivas y de mejora para fortalecer los procesos y actividades de la institución.

PLANES: Plan Nacional de la Educación Superior.

Portafolio de riesgo institucional: Documento donde se registran todas las fuentes de riesgo identificadas y valoradas, así como las definiciones de estas tanto a nivel interno como externo.

Seguimiento del Sistema de Control Interno: Son actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.

SIGECA: Sistema Institucional de Gestión de Calidad.

Sistema de Control Interno (SCI): Es la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad razonable en la consecución de los objetivos institucionales.

Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI): Conjunto organizado de elementos que interaccionan para la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales.

UECI: Unidad Especializada de Control Interno.

CAPÍTULO III. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Artículo 6. Sistema de Control Interno

El Sistema de Control Interno está conformado por un conjunto de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa, bajo la responsabilidad del jerarca y las personas titulares subordinadas en el ámbito de sus competencias, con el propósito de proporcionar una seguridad razonable en la consecución de los objetivos institucionales.

Artículo 7.  Objetivos del Sistema de Control Interno

Proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, exigir confiabilidad y oportunidad de la información, garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones por medio de metodologías y herramientas oportunas, adecuadas o idóneas para ejecutar cada uno de los procesos de Control Interno.

Artículo 8. Componentes del Sistema de Control Interno

Los componentes funcionales del Sistema del Control Interno son los siguientes:

a. Ambiente de Control

b. Valoración del Riesgo

c. Actividades de Control

d. Sistema de Información

e. Seguimiento

Artículo 9. Enfoques del Sistema de Control Interno

El Sistema de Control Interno promueve la excelencia institucional mediante la articulación de tres enfoques estratégicos: la gestión de riesgos, la gestión de calidad y la gestión para resultados, alineado con los principios de transparencia, efectividad y mejora continua.

Artículo 10. Responsables del Sistema de Control Interno

Los procesos del Sistema de Control Interno serán ejecutados por los órganos directivos, las personas que ejercen el puesto de rectoría, vicerrectorías y direcciones de Campus Tecnológicos Locales, Centros Académicos, así como personas encargadas de dependencias, subdependencias y personas funcionarias. Estos deben proporcionar con veracidad y exactitud la información sobre las desviaciones y oportunidades de mejora identificadas a la UECI para el seguimiento correspondiente.

Artículo 11. Vinculación del Sistema de Control Interno con la Gestión del Riesgo

La gestión de riesgos en el ITCR busca anticiparse a posibles amenazas que puedan comprometer la consecución de los objetivos institucionales. A través de herramientas específicas y una planificación estructurada se identifican, analizan, evalúan, administran y mitigan los riesgos. Este enfoque incluye:

a. La gestión de riesgos en los planes institucionales de largo, mediano y corto plazo, así como al PLANES, Tecnologías de Información, procesos, subprocesos y otras valoraciones según requerimiento.

b. El portafolio de riesgos institucional, el cual contiene una serie de fuentes de riesgos asociados a una categoría en específico y que proporciona una visión integral y actualizada de los riesgos institucionales.

c. El Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI), el cual está orientado a producir información que apoya la toma de decisiones, a ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable y a promover el logro de los objetivos institucionales.

d. Cualquier otra actividad relacionada con este enfoque.

Artículo 12. Vinculación del Sistema de Control Interno con la Gestión de Calidad

El jerarca y las personas titulares subordinadas, según sus competencias, deben promover un compromiso institucional con la calidad y apoyarse en el Sistema de Control Interno para propiciar la materialización de ese compromiso en todas las actividades y actuaciones de la institución. A los efectos, deben establecer las políticas y las actividades de control pertinentes para gestionar y verificar la calidad de la gestión, para asegurar su conformidad con las necesidades institucionales, a la luz de los objetivos, y con base en un enfoque de mejoramiento continuo.

a. La gestión de calidad constituye el pilar de la mejora continua en el ITCR, promoviendo la optimización de procesos, la estandarización de procedimientos y la satisfacción de las partes interesadas, a través de:

b. La Autoevaluación del Sistema de Control Interno, ya que permite identificar áreas críticas de mejora.

c. La documentación de los procesos, subprocesos y procedimientos que aseguran la implementación efectiva del control interno y la calidad en los procesos.

d. El catálogo y evaluación de los servicios para mejorar la accesibilidad y garantizar la calidad de estos.

e. Las dependencias de forma justificada podrán solicitar un estudio de cargas laborales, con el fin de garantizar una adecuada distribución del proceso sin debilitar el sistema de control interno.

f. El SIGECA y su reglamento los cuales contribuyen al desarrollo eficiente y eficaz de la institución.

g. Cualquier otra actividad relacionada con este enfoque.

Artículo 13. Vinculación del Sistema de Control Interno con la Gestión para Resultados

La vinculación del Sistema de Control Interno con la Gestión para Resultados es esencial para asegurar los procedimientos que respaldan este enfoque como:

a. El seguimiento al proceso de Autoevaluación del Sistema de Control Interno, garantizando en la medida de lo posible que las acciones correctivas y preventivas se implementen eficazmente para optimizar el desempeño institucional.

b. El Plan de Acción del SIGECA asegura la implementación de proyectos prioritarios que contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales.

c. La evaluación de satisfacción con los servicios documenta la percepción de los usuarios con respecto los servicios ofrecidos, fortaleciendo la calidad y el impacto de estos.

d. El proceso de Análisis Administrativo implica la revisión de normativa tanto general como específica; la creación, modificación, traslado, evaluación y eliminación de unidades y redes académicas, para determinar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno.

e. Cualquier otra actividad relacionada con este enfoque.

Artículo 14. Ente Técnico-Asesor

La Unidad Especializada de Control Interno es el ente técnico encargado de asesorar, supervisar y evaluar el funcionamiento del sistema de control interno institucional, a través de los enfoques de gestión de riesgos, gestión de calidad y gestión para resultados.

CAPÍTULO IV. DE LAS FUNCIONES

Artículo 15. Funciones de la Unidad Especializada de Control Interno en relación con el Sistema de Control Interno

En relación con el Sistema de Control Interno, son funciones de la Unidad Especializada de Control Interno (UECI) las siguientes:

1. Asesoría técnica  

   1. Brindar asesoría técnica y acompañamiento en los procesos de Autoevaluación del Sistema de Control Interno para el establecimiento y operación del Sistema Específico de Valoración de Riesgos.

   2. Implementar metodologías y herramientas necesarias para ejecutar cada uno de los procesos de Autoevaluación del Sistema de Control Interno.

   3. Informar a la persona que ejerce la dirección de la Oficina de Planificación Institucional sobre los requerimientos para el desarrollo, implementación, mantenimiento y sostenibilidad de los procesos del Sistema de Control Interno.

   4. Promover el uso efectivo de los sistemas informáticos que faciliten la recopilación de información y el seguimiento adecuado en temas de control interno, de manera oportuna y confiable, en tanto los sistemas estén disponibles y funcionales.

2. Autoevaluación del Sistema de Control Interno y Gestión de Riesgos Institucional

   1. Identificar y alertar sobre situaciones que puedan impactar el desarrollo institucional.

   2. Fortalecer el desarrollo y mejoramiento continuo de los procesos, subprocesos y procedimientos institucionales desde la perspectiva de control interno.

3. Supervisión y seguimiento

   1. Gestionar la implementación y seguimiento de actividades orientadas al mejoramiento institucional.

   2. Facilitar el proceso de seguimiento de los planes de mejora, de acción de respuesta al riesgo.

   3. Analizar y entregar a las personas responsables de los procesos los informes sobre resultados de la autoevaluación del sistema de control interno, gestión del riesgo y el seguimiento de estos. En los casos que la persona a cargo de la coordinación de la UECI estime conveniente, informará los resultados al Consejo Institucional.

   4. Revisar y actualizar los requerimientos de los Sistemas de Información correspondientes al Sistema de Control Interno.

4. Capacitación

   1. Coordinar las actividades requeridas para la capacitación del jerarca y personas titulares subordinadas en materia de Control Interno.

   2. Propiciar una cultura institucional y compromiso dirigida hacia la Autoevaluación del Sistema de Control Interno y la Gestión del Riesgos.

CAPÍTULO V. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 16. Del incumplimiento

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento dará lugar a las sanciones establecidas en el Capítulo de Responsabilidades y Sanciones de la Ley General de Control Interno. Estas infracciones son causales de responsabilidad administrativa, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que pudieran derivarse, siempre de acuerdo con el debido proceso.

Artículo 17. De lo no normado en el Reglamento

En caso de presentarse situaciones que no estén contempladas en este reglamento, se aplicará supletoriamente la Ley General de Control Interno y la normativa aplicable.

Artículo 18. Revisión y actualización del Reglamento

La Oficina de Planificación Institucional mediante la UECI será responsable de realizar la revisión y proponer cambios del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

Artículo 19. De la vigencia

Este reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo Institucional y su publicación en la Gaceta del ITCR.

CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Transitorio I

La Oficina de Planificación Institucional contará con tres meses calendario a partir de la aprobación de este reglamento para publicar en la Gaceta Institucional la guía que permita documentar adecuadamente los procesos y procedimientos institucionales.

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Tipo de reglamento 

El presente reglamento es de carácter general.

Artículo 2. Alcance

Este reglamento es de acatamiento obligatorio para todas las personas usuarias del Sistema de Bibliotecas del Instituto Tecnológico de Costa Rica (SIBITEC). 

Artículo 3. Objetivo general

Establecer y regular las condiciones de utilización de los servicios, así como los derechos, obligaciones y responsabilidades de las personas usuarias del Sistema de Bibliotecas del Instituto Tecnológico de Costa Rica (SIBITEC).

Artículo 4. Marco jurídico

El presente reglamento se fundamenta en el siguiente marco jurídico:

a. Reglamento de Convivencia y Régimen Disciplinario para la Comunidad Estudiantil del Instituto Tecnológico de Costa Rica

b. Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas

c. Reforma Integral al Reglamento de Trabajos Finales de Graduación para programas de grado del ITCR

d. Reglamento para la Gestión de la Propiedad Intelectual del Instituto Tecnológico de Costa Rica

CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL

Artículo 5. Definiciones y siglas

Alfabetización informacional: es el desarrollo de competencias informacionales (conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas) en las personas usuarias del SIBITEC para la toma de decisiones, uso, aprovechamiento y difusión de la información.

BibLab: laboratorios del SIBITEC que constituyen espacios físicos destinados para la utilización de equipos de cómputo o cualquier otro componente tecnológico relacionas con TI.

Bibliotecólogo referencista: profesional encargado de orientar, instruir y asesorar a las personas usuarias en el acceso a la información, brindando una asistencia integral para satisfacer sus necesidades de información durante el proceso de búsqueda.

Cubículos grupales: el SIBITEC dispone de espacios físicos diseñados para actividades académicas en grupo, los cuales están equipados con el mobiliario y la tecnología necesarios para su adecuado funcionamiento.

Material documental: conjunto de recursos de información, como libros, revistas, videos, mapas, entre otros, en formato impreso o electrónico, disponibles para la consulta de las personas usuarias.

Persona usuaria: toda aquella persona que utiliza servicios y recursos del SIBITEC.

Persona usuaria activa: estudiante regular o persona funcionaria del ITCR con nombramiento vigente.

Personas usuarias especiales:  estudiantes, personal docente, administrativo y personas investigadoras de las Instituciones de educación superior universitaria estatal y otras instituciones públicas, privadas o en general que suscriban convenios con el ITCR o directamente con el SIBITEC.

Personas usuarias externas:  personas o instituciones que pertenecen a la comunidad nacional e internacional que tienen acceso a algunos de los servicios que ofrece el SIBITEC.

Personas usuarias internas:  estudiantes, personal del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), así como estudiantes de las sedes del Colegio Científico Costarricense adscritas al ITCR.

Préstamo a domicilio: es el servicio que permite a las personas usuarias activas del SIBITEC llevar fuera de las Bibliotecas en calidad de préstamo el material documental y equipo tecnológico.

Préstamo a sala: es el servicio que permite el uso de todos los materiales documentales para ser consultados dentro de las instalaciones de las Bibliotecas del SIBITEC. 

Préstamo interbibliotecario: servicio recíproco entre Unidades de Información (bibliotecas, archivos, centros de documentación, entre otros) e Instituciones públicas y privadas, que aceptan mediante convenio facilitar en préstamo los materiales documentales existentes en sus respectivas colecciones.

Repositorio: servicio institucional administrado por el SIBITEC, de acceso abierto para la consulta de la producción intelectual de la Institución.

Sala de bases de datos: espacio para brindar el servicio de búsquedas y consulta de información en el catálogo en línea, recursos electrónicos suscritos y de acceso abierto para personas usuarias de la Biblioteca.

Sala de personas investigadoras: áreas exclusivas para el servicio de apoyo a personas que realizan labores de investigación.

Sala de formación: espacio destinado para el desarrollo de competencias informacionales dirigido a las personas usuarias de la Biblioteca. 

Servicio de referencia: servicio presencial o virtual que permite orientar y asesorar a las personas usuarias en la solución de necesidades de información (búsqueda de información, uso de los materiales documentales, recursos, servicios y herramientas de información).

SIBITEC: siglas para hacer referencia al Sistema de Bibliotecas del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Sistema de Bibliotecas: constituido por el conjunto integrado y organizado de las Bibliotecas de la Institución.

CAPÍTULO III. FUNCIONES Y POSTESTADES DEL SIBITEC

Artículo 6. Objetivo del SIBITEC

El objetivo del SIBITEC es brindar productos y servicios de información actualizados y especializados, para apoyar la actividad académica en el Instituto Tecnológico de Costa Rica y la vinculación para el desarrollo del país. 

Artículo 7. Funciones del SIBITEC

El SIBITEC tendrá las siguientes funciones:

a. Brindar a las personas usuarias servicios y recursos de información presenciales y remotos.

b. Contar con mobiliario, espacios físicos y servicios accesibles que cumplan la normativa vigente en materia de discapacidad.

c. Desarrollar programas o brindar servicios y actividades para el desarrollo de competencias informacionales a las personas integrantes de la comunidad a la que pertenece.

d. Regular el uso y permanencia en las diferentes áreas o espacios con que cuenta el SIBITEC.

e. Garantizar el adecuado uso del espacio físico. Para ello, el personal del SIBITEC puede suspender cualquier actividad que irrespete las disposiciones vigentes.

f. Administrar y ejecutar el presupuesto correspondiente a los ingresos por concepto de morosidad de las personas usuarias.

g. Definir los requisitos y procedimientos de inscripción de las personas usuarias.

h. Brindar información actualizada de los recursos físicos y electrónicos y los servicios de alfabetización informacional de las Bibliotecas del SIBITEC.

i. Ofrecer atención y asesoría personalizada de manera presencial, vía telefónica o mediante la modalidad de referencia virtual.

j. Elaborar y dar a conocer los procedimientos para el préstamo y devolución del material documental, equipo tecnológico especializado, salas y espacios de estudio individual y grupal de cada Biblioteca del SIBITEC.

k. Elaborar y dar a conocer los procedimientos del "Servicio Libro Beca" para facilitar el acceso a material bibliotecario a personas estudiantes becadas.

l. Definir los montos y procedimientos para el establecimiento de multas y cobros administrativos a las personas usuarias en los casos en que establezca este reglamento.

m. Definir los requisitos y procedimientos para la entrega de Trabajos Finales de Graduación a las bibliotecas del ITCR y publicarlos en el Repositorio Institucional.

n. Establecer los sistemas de seguridad pertinentes para evitar el robo, daño o mutilación del material documental y equipo especializado.

Artículo 8. Compra o suscripción de material documental

El SIBITEC es el único ente autorizado institucionalmente para gestionar compras o suscripciones de material documental.

En caso de que alguna otra instancia del ITCR o proyecto inscrito ante la Vicerrectoría de Investigación y Extensión requiera efectuar compras de material documental con su presupuesto, debe solicitar autorización a la dirección del Departamento de Servicios Bibliotecarios. El SIBITEC será el responsable de su inscripción como activo institucional. 

Artículo 9. Administración de la página web del SIBITEC

La Biblioteca José Figueres Ferrer es la encargada de desarrollar y actualizar el sitio Web del SIBITEC, en coordinación con las instancias correspondientes.

CAPÍTULO IV. FINANCIAMIENTO DEL SIBITEC

Artículo 10. Presupuesto ordinario

El SIBITEC recibirá un presupuesto ordinario para la suscripción y adquisición de material documental, el cual incrementa anualmente, según las políticas institucionales establecidas para tal fin.

 En el caso de la creación de nuevos campus tecnológicos locales o centros académicos, las autoridades deben prever el presupuesto necesario para el funcionamiento de sus bibliotecas.

Artículo 11. Presupuesto para el servicio de Libro Beca

El presupuesto para la adquisición de material documental del Servicio de Libro Beca corresponde a un presupuesto adicional asignado anualmente al SIBITEC por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos.

CAPÍTULO V. SERVICIOS QUE BRINDA EL SIBITEC

Artículo 12. Servicios

Las bibliotecas del SIBITEC ofrecen los siguientes servicios:

a. Acceso y suministro de los recursos documentales impresos, digitales y en línea.

b. Préstamo de material documental en formato físico y digital, a sala y a domicilio.

c. Servicio de referencia virtual y presencial.

d. Préstamo interbibliotecario.

e. Préstamo de equipo tecnológico especializado como apoyo académico.

f. Préstamo de espacios para la producción de recursos académicos.

g. Acceso a diversas áreas y espacios de estudio individual y grupal.

h. Servicio de alfabetización informacional.

i. Servicio de adquisición de material documental.

j. Servicio libro beca.

k. Servicio de divulgación de la información.

l. Servicios de apoyo a la investigación.

m. Servicio de catalogación en la fuente.

n. Búsquedas de información especializada.

o. Servicios de accesibilidad (accesibilidad a la información, al espacio físico, software especializado para personas con discapacidad, entre otros).

p. Repositorio TEC.

q. Repositorio TEC datos.

r. Revisión y actualización bibliográfica para cursos del ITCR, a solicitud del docente.

Artículo 13.  Repositorio TEC

El objetivo del Repositorio TEC es preservar y dar visibilidad, mediante el acceso libre a texto completo, a la producción intelectual generada por personas investigadoras, extensionistas, estudiantes, docentes y del personal de apoyo a la academia del ITCR.

El uso de la información contenida en los documentos y objetos alojados se regirá por la licencia del derecho de autor asociada a cada uno. 

Artículo 14. Repositorio TEC datos

El repositorio de datos de Investigación preserva, difunde y proporciona el acceso a los datos de investigación generados por las personas académicas, investigadoras y estudiantes del ITCR, facilitando su acceso y reutilización por parte de la comunidad científica y el público en general.

CAPÍTULO VI. DE LAS PERSONAS USUARIAS

Artículo 15. Inscripción

Las personas usuarias internas deben inscribirse para estar activas en el SIBITEC y poder hacer uso de los servicios, para ello deben cumplir con los requisitos y seguir los procedimientos establecidos por el SIBITEC para este efecto.

Artículo 16. Derechos de las personas usuarias internas

Las personas usuarias internas activas de la comunidad institucional tienen los siguientes derechos:

a. Disfrutar de la totalidad de los servicios que brinda el SIBITEC.

b. Disponer de espacios inclusivos que reúnan las condiciones para el estudio individual y grupal, la lectura, el ocio, la investigación y el aprendizaje.

c. Solicitar y recibir información tanto de los recursos físicos y electrónicos, así como de los servicios de alfabetización informacional de las bibliotecas del SIBITEC.

d. Recibir atención y asesoría personalizada de manera presencial, vía telefónica o haciendo uso de la modalidad de referencia virtual, según las posibilidades del SIBITEC.

e. Ser partícipes en los procesos de mejora y de calidad del SIBITEC.

Artículo 17. Derechos de las personas usuarias externas

Las personas usuarias externas podrán acceder a los siguientes servicios según disponibilidad y no requieren realizar un proceso de inscripción:

a. Préstamo y consulta a sala de material documental.

b. Áreas de estudio abiertas.

c. Servicio de referencia virtual y presencial.

Artículo 18. Derechos de las personas usuarias especiales

Las personas usuarias especiales tienen derecho a los servicios especificados en los convenios que se suscriban con el ITCR o directamente con el SIBITEC.

Artículo 19. Deberes de las personas usuarias

Son deberes de las personas usuarias del SIBITEC:

a. Conocer y cumplir todas las disposiciones de la normativa institucional relacionada con el SIBITEC.

b. Mantener actualizados los datos personales en su registro del SIBITEC.

c. Solicitar el préstamo de materiales documentales y equipos de manera personal.

d. Respetar las disposiciones establecidas en los diferentes programas que desarrolle el SIBITEC.

e. Respetar las indicaciones de las personas que prestan servicios en el SIBITEC.

f. Respetar, acatar los protocolos y directrices en las instalaciones del SIBITEC definidas a nivel Institucional.

g. Evitar cualquier actividad que perturbe la lectura, la consulta y la investigación en las instalaciones del SIBITEC.

h. Devolver los materiales documentales, así como equipos en préstamo en la fecha y hora indicada en las condiciones en que fueron prestados.

i. Cumplir las disposiciones establecidas en el Reglamento sobre la prohibición del fumado en el Instituto Tecnológico de Costa Rica.

j. Mostrar sus pertenencias, materiales documentales y equipo en préstamo en el puesto de control de salida.

k. Respetar los espacios dispuestos para el consumo de aperitivos según las áreas señaladas en cada Biblioteca del SIBITEC.

l. Mantener el espacio físico utilizado limpio y ordenado.

m. Utilizar los dispositivos tecnológicos con el debido respeto y consideración hacia las demás personas.

n. No utilizar lenguaje que ofenda de alguna manera a cualquier persona y tonos de voz elevados que perturben el adecuado ambiente de estudio.

o. Cuidar las instalaciones, mobiliario y equipo del SIBITEC.

p. Respetar las normas de propiedad intelectual, de acuerdo con la legislación vigente.

q. Hacerse responsable por sus pertenencias dentro de las instalaciones del SIBITEC.

r. No instalar, borrar ni alterar programas de cómputo, en los equipos institucionales que pertenecen a la biblioteca, a excepción de aquellos que se solicite al encargado y cuenten con licencia institucional. 

s. No retirar dispositivos o accesorios tecnológicos de los equipos que pertenecen a las bibliotecas del SIBITEC.

t. Custodiar el equipo especializado, mobiliario, espacios, recursos solicitados en préstamo y hacerse responsable de cualquier daño ocasionado al mismo.

u. Dar un uso adecuado a los espacios físicos que le sean facilitados.

Artículo 20. Entrega de Proyectos de Graduación

Los proyectos de graduación de las personas estudiantes del ITCR que no sean declarados confidenciales, deben ser enviados al SIBITEC según los procedimientos y requisitos establecidos con el fin de que sean publicados en el Repositorio TEC.

CAPÍTULO VII. ESPACIOS FÍSICOS DEL SIBITEC

Artículo 21. Capacidad de los cubículos grupales

Para hacer uso de los cubículos de estudio grupal se debe cumplir con la capacidad mínima y máxima establecida.

Artículo 22. Uso de los vestíbulos 

El espacio de los vestíbulos puede ser utilizado para exposiciones culturales o académicas, previa autorización de la dirección o de la coordinación de la biblioteca según corresponda.

Artículo 23. Uso inadecuado de los espacios físicos

Cuando una persona funcionaria del SIBITEC determine que las personas usuarias no estén utilizando los espacios físicos disponibles en las bibliotecas según los fines para los que fueron creados, tiene la potestad de llamarles la atención y, de considerarlo necesario, solicitarles el desalojo. En caso de incumplimiento a la disposición, solicitará el apoyo de oficiales de seguridad de la USEVI (Unidad de Seguridad y Vigilancia) del ITCR.

CAPÍTULO VIII. PRÉSTAMO DE MATERIAL DOCUMENTAL, EQUIPO TECNOLÓGICO Y ESPACIO FÍSICO

Artículo 24. Préstamo y devolución

El período de préstamo y devolución del material documental, equipo tecnológico especializado, salas y espacios de estudio individual y grupal, se regirá por lo establecido en este reglamento y en los procedimientos de cada biblioteca del SIBITEC. 

Artículo 25. Tipos de préstamo

El préstamo de material documental y equipo tecnológico especializado es de dos tipos:

a. Préstamo a sala

b,. Préstamo a domicilio

Artículo 26. Modificaciones al período de préstamo

Las personas funcionarias del servicio de préstamo y devolución pueden hacer modificaciones al periodo de préstamo tomando en cuenta las limitaciones de cantidad y demanda de material documental, equipo tecnológico y espacios del SIBITEC, de acuerdo con las características propias de cada biblioteca.

Artículo 27. Variaciones en los estatus de préstamo

La dirección, coordinaciones y personas encargadas del SIBITEC, pueden hacer variaciones en los estatus de préstamo de materiales documentales, salas y equipos, tomando en cuenta las características particulares que se tengan en cada biblioteca.

Artículo 28. Solicitud de devolución anticipada

El personal responsable de prestar material documental, equipo tecnológico, salas y áreas de estudio de las bibliotecas del SIBITEC, está facultado para solicitar a la persona usuaria, de manera fundamentada y por escrito, la devolución previa a su vencimiento, con al menos un día hábil de anticipación.

Artículo 29. Préstamo Libro Beca

Se brindarán condiciones favorables para el préstamo de libros a personas estudiantes becadas mediante el "Servicio de Libro Beca" según lo que establezca el respectivo procedimiento. 

Artículo 30. Préstamo interbibliotecario

El préstamo interbibliotecario se rige por las disposiciones que se establecen en los procedimientos internos de suministro de materiales documentales y el convenio que se establezca con las diferentes entidades.

Artículo 31. Suspensión del préstamo interbibliotecario

Las bibliotecas del SIBITEC pueden suspender el préstamo interbibliotecario a las unidades de información e instituciones públicas o privadas que no cumplan con las disposiciones del convenio.

Artículo 32. Carácter individual del préstamo

Cualquier préstamo que autorice el SIBITEC a una persona usuaria es de carácter individual e intransferible. La persona solicitante es la única responsable del uso, integridad y devolución de lo prestado. 

Vía excepción autorizada por la dirección o coordinación de la biblioteca; una persona usuaria puede autorizar a una tercera a gestionar préstamos a su nombre, para ello debe realizar el procedimiento establecido por el SIBITEC.

Artículo 33. Préstamo sala de conferencias

La sala de conferencias de la Biblioteca José Figueres Ferrer se prestará previa solicitud y según disponibilidad, para el desarrollo de actividades institucionales o externas, que tengan carácter académico, cultural o de extensión.

CAPÍTULO IX. DE LAS FALTAS

Artículo 34. Clasificación de faltas

Las faltas en que pueden incurrir las personas usuarias del SIBITEC se clasifican en muy graves, graves o leves, de acuerdo con lo señalado en la normativa institucional y la legislación nacional, según corresponda.

Artículo 35. Faltas muy graves

Se consideran faltas muy graves además de las estipuladas en la normativa vigente:

a. Pérdida, extravío o daño con dolo de material documental, mobiliario o equipo tecnológico durante el periodo de préstamo.

b. El uso ilegal de las reproducciones del material documental obtenido en calidad de préstamo interbibliotecario o suministro de documentos, considerando la legislación de propiedad intelectual y derechos de autor vigente en el país de origen del documento.

Artículo 36. Faltas graves

Se consideran faltas graves además de las estipuladas en la normativa vigente:

a. La mutilación de material documental y daño del equipo tecnológico o del mobiliario.

b. Rehusarse a la revisión de pertenencias en el control de salida.

c. Sustracción de material documental o equipo.   

d. No custodiar el equipo especializado, mobiliario, espacios y recursos que estén bajo su responsabilidad.

e. Pérdida, extravío o daño de material documental, mobiliario o equipo tecnológico durante el periodo de préstamo de este.

f. Pérdida o extravío de la llave del cubículo o salas en calidad de préstamo.

Artículo 37. Faltas leves

Se consideran faltas leves además de las estipuladas en la normativa vigente:

a. Incumplimiento de las personas usuarias en la devolución del material documental y equipo tecnológico en la fecha y hora indicada.

b. Abandono anticipado de cubículos en calidad de préstamo sin informar al personal encargado de la biblioteca.

Artículo 38. Del proceder ante la falta grave o muy grave

La dirección o coordinaciones de las bibliotecas del SIBITEC procederán de acuerdo con los siguientes elementos ante la identificación de que se haya cometido una falta grave o muy grave:

a. En el caso de las personas estudiantes regulares, se remitirá a la instancia competente para que se aplique lo correspondiente según la normativa institucional.

b. En el caso de las personas funcionarias del ITCR, se procederá de conformidad con lo establecido en la Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas y la normativa institucional aplicable.

c. En el caso de las personas usuarias externas, se comunicará a la Unidad de Seguridad y Vigilancia para que realice la respectiva intervención y según el caso se informará por escrito a la Oficina de Asesoría Legal para la gestión pertinente.

d. La persona que produzca daños en el edificio, materiales documentales, equipo o mobiliario del SIBITEC, debe cubrir el gasto correspondiente de la reparación, de acuerdo con la valoración económica que establezca el Departamento de Financiero Contable.  Además, a esa persona se le suspenden los servicios bibliotecarios hasta que normalice su situación.

Artículo 39. Del proceder ante la falta leve

La dirección o coordinaciones de las bibliotecas del SIBITEC procederán de acuerdo con los siguientes elementos cuando se identifique que se ha cometido una falta leve:

a. A partir del vencimiento del préstamo y si no se ha procedido a su renovación, la persona usuaria debe pagar una multa en la biblioteca respectiva por cada hora o día de atraso en el préstamo según corresponda. En ningún caso la multa por pagar debe exceder el doble del valor del material que este tenga a ese momento.

b. En caso de pérdida, extravío o daño del material documental, mobiliario, infraestructura y equipo tecnológico, se procede según lo establecido institucionalmente, a fin de recuperar el bien a través de la responsabilidad civil de la persona usuaria.

c. A la persona usuaria se le suspenden los servicios bibliotecarios hasta que solucione su situación de morosidad.

Artículo 40. Pago de morosidad

Las personas usuarias pueden cancelar el monto que se refiere al atraso por morosidad y cobros administrativos con las bibliotecas, por transacción electrónica o deducción de planilla (en caso de personas funcionarias del ITCR).

Artículo 41. Morosidad pendiente de las personas funcionarias

Cuando una persona funcionaria previamente notificada no ha devuelto el material documental o el equipo tecnológico en un lapso de un semestre después de su fecha de vencimiento, el Departamento de Servicios Bibliotecarios remitirá un informe al Departamento de Gestión del Talento Humano para el debido cobro del bien no devuelto.

Artículo 42. Morosidad pendiente de personas funcionarias antes de su retiro del ITCR

Las personas funcionarias que tengan deudas pendientes con la Biblioteca al momento de retirarse de la Institución, se procederá con el cobro por medio de la deducción en el último salario devengado, en coordinación con el Departamento de Gestión del Talento Humano.

CAPÍTULO X. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 43. Revisión y actualización del Reglamento

El Departamento de Servicios Bibliotecarios será el responsable de realizar la revisión y proponer los cambios del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo. 

Artículo 44. Vigencia

Este reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo Institucional y su publicación en la Gaceta del ITCR.

Se deroga el Reglamento de Servicios Bibliotecarios aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria N.º 2223, artículo 10, del 22 de marzo del 2002.