CAPÍTULO I. GENERALIDADES

Artículo 1. Tipo de Reglamento

Este reglamento es de tipo general.

Artículo 2. Alcance

Aplica a todas las dependencias, subdependencias, personas funcionarias y estudiantes que participan en los procesos del Sistema de Control Interno Institucional del ITCR.

Artículo 3. Objetivo General

Establecer las normas para el desarrollo de los procesos del Sistema de Control Interno Institucional, promoviendo una cultura de transparencia y rendición de cuentas.

Artículo 4. Marco Legal

El presente reglamento se fundamenta en el siguiente marco legal:

a. Ley General de Control Interno N.° 8292.

b. Ley N.° 9699 Responsabilidad de las personas jurídicas sobre cohechos domésticos, soborno transnacional y otros delitos.

c. Normas de Control Interno para el Sector Público.

d. Directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional.

e. Lineamientos Institucionales para la Gestión del Riesgo en el ITCR: SEVRI-TEC y su marco orientador.

f. Marco de Gobierno y Gestión de Tecnologías de Información del ITCR.

CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL

Artículo 5. Definiciones y siglas

Acciones de respuesta al riesgo: Conjunto de acciones que se realizan para la identificación, evaluación, selección y ejecución de medidas o actividades para la administración de riesgos en la Institución.

Autoevaluación del Sistema de Control Interno: Es un diagnóstico de las fortalezas y debilidades, que permite el fortalecimiento organizacional a la luz de los componentes del Sistema de Control Interno identificando las mejoras posibles para el corto, mediano y largo plazo.

Componente de Actividades de Control: Actividades de control, políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por el jerarca y las personas titulares subordinadas para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.

Componente de Ambiente de control: Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, las personas titulares subordinadas y demás personas funcionarias, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa.

Componente de Seguimiento: Incluye las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del Sistema de Control Interno a través del tiempo y para asegurar que se implementen con prontitud y efectividad las medidas adoptadas como producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones.

Componente de Sistema de Información: Conjunto de elementos y condiciones vigentes en una institución para ejecutar de manera organizada, uniforme y consistente las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para la consecución de los objetivos institucionales.

Componente de Valoración del Riesgo: Corresponde a la identificación, el análisis, la evaluación, la administración, la revisión, la documentación y la comunicación de los riesgos, su importancia y la probabilidad e impacto de su materialización; y la toma de acciones para operar y fortalecer el Sistema de Control Interno y promover el logro de los objetivos institucionales, así como para ubicar a la organización en un nivel de riesgo aceptable.

Gestión de Riesgo: Enfoque estructurado y cíclico para manejar la incertidumbre relativa a un evento relacionado con una amenaza, aplicada en las etapas de: Identificación y Evaluación, Respuesta al Riesgo y el seguimiento correspondiente, utilizando recursos, técnicas y herramientas, que contribuyan al logro de los objetivos y a la mejora continua en el cumplimiento de las metas, actividades y procesos de la Institución.

ITCR: Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Jerarca: Superior jerárquico colegiado que ejerce la máxima autoridad dentro del ITCR, en esta materia corresponde al Consejo Institucional.

Persona titular subordinada: Persona funcionaria de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones. Incluye los puestos de Rectoría, Vicerrectoría, Direcciones y Coordinaciones.

Plan de mejora: Conjunto de medidas preventivas, correctivas y de mejora para fortalecer los procesos y actividades de la institución.

PLANES: Plan Nacional de la Educación Superior.

Portafolio de riesgo institucional: Documento donde se registran todas las fuentes de riesgo identificadas y valoradas, así como las definiciones de estas tanto a nivel interno como externo.

Seguimiento del Sistema de Control Interno: Son actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.

SIGECA: Sistema Institucional de Gestión de Calidad.

Sistema de Control Interno (SCI): Es la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad razonable en la consecución de los objetivos institucionales.

Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI): Conjunto organizado de elementos que interaccionan para la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales.

UECI: Unidad Especializada de Control Interno.

CAPÍTULO III. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Artículo 6. Sistema de Control Interno

El Sistema de Control Interno está conformado por un conjunto de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa, bajo la responsabilidad del jerarca y las personas titulares subordinadas en el ámbito de sus competencias, con el propósito de proporcionar una seguridad razonable en la consecución de los objetivos institucionales.

Artículo 7.  Objetivos del Sistema de Control Interno

Proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, exigir confiabilidad y oportunidad de la información, garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones por medio de metodologías y herramientas oportunas, adecuadas o idóneas para ejecutar cada uno de los procesos de Control Interno.

Artículo 8. Componentes del Sistema de Control Interno

Los componentes funcionales del Sistema del Control Interno son los siguientes:

a. Ambiente de Control

b. Valoración del Riesgo

c. Actividades de Control

d. Sistema de Información

e. Seguimiento

Artículo 9. Enfoques del Sistema de Control Interno

El Sistema de Control Interno promueve la excelencia institucional mediante la articulación de tres enfoques estratégicos: la gestión de riesgos, la gestión de calidad y la gestión para resultados, alineado con los principios de transparencia, efectividad y mejora continua.

Artículo 10. Responsables del Sistema de Control Interno

Los procesos del Sistema de Control Interno serán ejecutados por los órganos directivos, las personas que ejercen el puesto de rectoría, vicerrectorías y direcciones de Campus Tecnológicos Locales, Centros Académicos, así como personas encargadas de dependencias, subdependencias y personas funcionarias. Estos deben proporcionar con veracidad y exactitud la información sobre las desviaciones y oportunidades de mejora identificadas a la UECI para el seguimiento correspondiente.

Artículo 11. Vinculación del Sistema de Control Interno con la Gestión del Riesgo

La gestión de riesgos en el ITCR busca anticiparse a posibles amenazas que puedan comprometer la consecución de los objetivos institucionales. A través de herramientas específicas y una planificación estructurada se identifican, analizan, evalúan, administran y mitigan los riesgos. Este enfoque incluye:

a. La gestión de riesgos en los planes institucionales de largo, mediano y corto plazo, así como al PLANES, Tecnologías de Información, procesos, subprocesos y otras valoraciones según requerimiento.

b. El portafolio de riesgos institucional, el cual contiene una serie de fuentes de riesgos asociados a una categoría en específico y que proporciona una visión integral y actualizada de los riesgos institucionales.

c. El Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI), el cual está orientado a producir información que apoya la toma de decisiones, a ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable y a promover el logro de los objetivos institucionales.

d. Cualquier otra actividad relacionada con este enfoque.

Artículo 12. Vinculación del Sistema de Control Interno con la Gestión de Calidad

El jerarca y las personas titulares subordinadas, según sus competencias, deben promover un compromiso institucional con la calidad y apoyarse en el Sistema de Control Interno para propiciar la materialización de ese compromiso en todas las actividades y actuaciones de la institución. A los efectos, deben establecer las políticas y las actividades de control pertinentes para gestionar y verificar la calidad de la gestión, para asegurar su conformidad con las necesidades institucionales, a la luz de los objetivos, y con base en un enfoque de mejoramiento continuo.

a. La gestión de calidad constituye el pilar de la mejora continua en el ITCR, promoviendo la optimización de procesos, la estandarización de procedimientos y la satisfacción de las partes interesadas, a través de:

b. La Autoevaluación del Sistema de Control Interno, ya que permite identificar áreas críticas de mejora.

c. La documentación de los procesos, subprocesos y procedimientos que aseguran la implementación efectiva del control interno y la calidad en los procesos.

d. El catálogo y evaluación de los servicios para mejorar la accesibilidad y garantizar la calidad de estos.

e. Las dependencias de forma justificada podrán solicitar un estudio de cargas laborales, con el fin de garantizar una adecuada distribución del proceso sin debilitar el sistema de control interno.

f. El SIGECA y su reglamento los cuales contribuyen al desarrollo eficiente y eficaz de la institución.

g. Cualquier otra actividad relacionada con este enfoque.

Artículo 13. Vinculación del Sistema de Control Interno con la Gestión para Resultados

La vinculación del Sistema de Control Interno con la Gestión para Resultados es esencial para asegurar los procedimientos que respaldan este enfoque como:

a. El seguimiento al proceso de Autoevaluación del Sistema de Control Interno, garantizando en la medida de lo posible que las acciones correctivas y preventivas se implementen eficazmente para optimizar el desempeño institucional.

b. El Plan de Acción del SIGECA asegura la implementación de proyectos prioritarios que contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales.

c. La evaluación de satisfacción con los servicios documenta la percepción de los usuarios con respecto los servicios ofrecidos, fortaleciendo la calidad y el impacto de estos.

d. El proceso de Análisis Administrativo implica la revisión de normativa tanto general como específica; la creación, modificación, traslado, evaluación y eliminación de unidades y redes académicas, para determinar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno.

e. Cualquier otra actividad relacionada con este enfoque.

Artículo 14. Ente Técnico-Asesor

La Unidad Especializada de Control Interno es el ente técnico encargado de asesorar, supervisar y evaluar el funcionamiento del sistema de control interno institucional, a través de los enfoques de gestión de riesgos, gestión de calidad y gestión para resultados.

CAPÍTULO IV. DE LAS FUNCIONES

Artículo 15. Funciones de la Unidad Especializada de Control Interno en relación con el Sistema de Control Interno

En relación con el Sistema de Control Interno, son funciones de la Unidad Especializada de Control Interno (UECI) las siguientes:

1. Asesoría técnica  

   a. Brindar asesoría técnica y acompañamiento en los procesos de Autoevaluación del Sistema de Control Interno para el establecimiento y operación del Sistema Específico de Valoración de Riesgos.

   b. Implementar metodologías y herramientas necesarias para ejecutar cada uno de los procesos de Autoevaluación del Sistema de Control Interno.

   c. Informar a la persona que ejerce la dirección de la Oficina de Planificación Institucional sobre los requerimientos para el desarrollo, implementación, mantenimiento y sostenibilidad de los procesos del Sistema de Control Interno.

   d. Promover el uso efectivo de los sistemas informáticos que faciliten la recopilación de información y el seguimiento adecuado en temas de control interno, de manera oportuna y confiable, en tanto los sistemas estén disponibles y funcionales.

2. Autoevaluación del Sistema de Control Interno y Gestión de Riesgos Institucional

   a. Identificar y alertar sobre situaciones que puedan impactar el desarrollo institucional.

   b. Fortalecer el desarrollo y mejoramiento continuo de los procesos, subprocesos y procedimientos institucionales desde la perspectiva de control interno.

3. Supervisión y seguimiento

   a. Gestionar la implementación y seguimiento de actividades orientadas al mejoramiento institucional.

   b. Facilitar el proceso de seguimiento de los planes de mejora, de acción de respuesta al riesgo.

   c. Analizar y entregar a las personas responsables de los procesos los informes sobre resultados de la autoevaluación del sistema de control interno, gestión del riesgo y el seguimiento de estos. En los casos que la persona a cargo de la coordinación de la UECI estime conveniente, informará los resultados al Consejo Institucional.

   d. Revisar y actualizar los requerimientos de los Sistemas de Información correspondientes al Sistema de Control Interno.

4. Capacitación

   a. Coordinar las actividades requeridas para la capacitación del jerarca y personas titulares subordinadas en materia de Control Interno.

   b. Propiciar una cultura institucional y compromiso dirigida hacia la Autoevaluación del Sistema de Control Interno y la Gestión del Riesgos.

CAPÍTULO V. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 16. Del incumplimiento

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento dará lugar a las sanciones establecidas en el Capítulo de Responsabilidades y Sanciones de la Ley General de Control Interno. Estas infracciones son causales de responsabilidad administrativa, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que pudieran derivarse, siempre de acuerdo con el debido proceso.

Artículo 17. De lo no normado en el Reglamento

En caso de presentarse situaciones que no estén contempladas en este reglamento, se aplicará supletoriamente la Ley General de Control Interno y la normativa aplicable.

Artículo 18. Revisión y actualización del Reglamento

La Oficina de Planificación Institucional mediante la UECI será responsable de realizar la revisión y proponer cambios del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

Artículo 19. De la vigencia

Este reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo Institucional y su publicación en la Gaceta del ITCR.

CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Transitorio I

La Oficina de Planificación Institucional contará con tres meses calendario a partir de la aprobación de este reglamento para publicar en la Gaceta Institucional la guía que permita documentar adecuadamente los procesos y procedimientos institucionales.

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Tipo de reglamento 

El presente reglamento es de carácter general.

Artículo 2. Alcance

Este reglamento es de acatamiento obligatorio para todas las personas usuarias del Sistema de Bibliotecas del Instituto Tecnológico de Costa Rica (SIBITEC). 

Artículo 3. Objetivo general

Establecer y regular las condiciones de utilización de los servicios, así como los derechos, obligaciones y responsabilidades de las personas usuarias del Sistema de Bibliotecas del Instituto Tecnológico de Costa Rica (SIBITEC).

Artículo 4. Marco jurídico

El presente reglamento se fundamenta en el siguiente marco jurídico:

a. Reglamento de Convivencia y Régimen Disciplinario para la Comunidad Estudiantil del Instituto Tecnológico de Costa Rica

b. Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas

c. Reforma Integral al Reglamento de Trabajos Finales de Graduación para programas de grado del ITCR

d. Reglamento para la Gestión de la Propiedad Intelectual del Instituto Tecnológico de Costa Rica

CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL

Artículo 5. Definiciones y siglas

Alfabetización informacional: es el desarrollo de competencias informacionales (conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas) en las personas usuarias del SIBITEC para la toma de decisiones, uso, aprovechamiento y difusión de la información.

BibLab: laboratorios del SIBITEC que constituyen espacios físicos destinados para la utilización de equipos de cómputo o cualquier otro componente tecnológico relacionas con TI.

Bibliotecólogo referencista: profesional encargado de orientar, instruir y asesorar a las personas usuarias en el acceso a la información, brindando una asistencia integral para satisfacer sus necesidades de información durante el proceso de búsqueda.

Cubículos grupales: el SIBITEC dispone de espacios físicos diseñados para actividades académicas en grupo, los cuales están equipados con el mobiliario y la tecnología necesarios para su adecuado funcionamiento.

Material documental: conjunto de recursos de información, como libros, revistas, videos, mapas, entre otros, en formato impreso o electrónico, disponibles para la consulta de las personas usuarias.

Persona usuaria: toda aquella persona que utiliza servicios y recursos del SIBITEC.

Persona usuaria activa: estudiante regular o persona funcionaria del ITCR con nombramiento vigente.

Personas usuarias especiales:  estudiantes, personal docente, administrativo y personas investigadoras de las Instituciones de educación superior universitaria estatal y otras instituciones públicas, privadas o en general que suscriban convenios con el ITCR o directamente con el SIBITEC.

Personas usuarias externas:  personas o instituciones que pertenecen a la comunidad nacional e internacional que tienen acceso a algunos de los servicios que ofrece el SIBITEC.

Personas usuarias internas:  estudiantes, personal del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), así como estudiantes de las sedes del Colegio Científico Costarricense adscritas al ITCR.

Préstamo a domicilio: es el servicio que permite a las personas usuarias activas del SIBITEC llevar fuera de las Bibliotecas en calidad de préstamo el material documental y equipo tecnológico.

Préstamo a sala: es el servicio que permite el uso de todos los materiales documentales para ser consultados dentro de las instalaciones de las Bibliotecas del SIBITEC. 

Préstamo interbibliotecario: servicio recíproco entre Unidades de Información (bibliotecas, archivos, centros de documentación, entre otros) e Instituciones públicas y privadas, que aceptan mediante convenio facilitar en préstamo los materiales documentales existentes en sus respectivas colecciones.

Repositorio: servicio institucional administrado por el SIBITEC, de acceso abierto para la consulta de la producción intelectual de la Institución.

Sala de bases de datos: espacio para brindar el servicio de búsquedas y consulta de información en el catálogo en línea, recursos electrónicos suscritos y de acceso abierto para personas usuarias de la Biblioteca.

Sala de personas investigadoras: áreas exclusivas para el servicio de apoyo a personas que realizan labores de investigación.

Sala de formación: espacio destinado para el desarrollo de competencias informacionales dirigido a las personas usuarias de la Biblioteca. 

Servicio de referencia: servicio presencial o virtual que permite orientar y asesorar a las personas usuarias en la solución de necesidades de información (búsqueda de información, uso de los materiales documentales, recursos, servicios y herramientas de información).

SIBITEC: siglas para hacer referencia al Sistema de Bibliotecas del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Sistema de Bibliotecas: constituido por el conjunto integrado y organizado de las Bibliotecas de la Institución.

CAPÍTULO III. FUNCIONES Y POSTESTADES DEL SIBITEC

Artículo 6. Objetivo del SIBITEC

El objetivo del SIBITEC es brindar productos y servicios de información actualizados y especializados, para apoyar la actividad académica en el Instituto Tecnológico de Costa Rica y la vinculación para el desarrollo del país. 

Artículo 7. Funciones del SIBITEC

El SIBITEC tendrá las siguientes funciones:

a. Brindar a las personas usuarias servicios y recursos de información presenciales y remotos.

b. Contar con mobiliario, espacios físicos y servicios accesibles que cumplan la normativa vigente en materia de discapacidad.

c. Desarrollar programas o brindar servicios y actividades para el desarrollo de competencias informacionales a las personas integrantes de la comunidad a la que pertenece.

d. Regular el uso y permanencia en las diferentes áreas o espacios con que cuenta el SIBITEC.

e. Garantizar el adecuado uso del espacio físico. Para ello, el personal del SIBITEC puede suspender cualquier actividad que irrespete las disposiciones vigentes.

f. Administrar y ejecutar el presupuesto correspondiente a los ingresos por concepto de morosidad de las personas usuarias.

g. Definir los requisitos y procedimientos de inscripción de las personas usuarias.

h. Brindar información actualizada de los recursos físicos y electrónicos y los servicios de alfabetización informacional de las Bibliotecas del SIBITEC.

i. Ofrecer atención y asesoría personalizada de manera presencial, vía telefónica o mediante la modalidad de referencia virtual.

j. Elaborar y dar a conocer los procedimientos para el préstamo y devolución del material documental, equipo tecnológico especializado, salas y espacios de estudio individual y grupal de cada Biblioteca del SIBITEC.

k. Elaborar y dar a conocer los procedimientos del "Servicio Libro Beca" para facilitar el acceso a material bibliotecario a personas estudiantes becadas.

l. Definir los montos y procedimientos para el establecimiento de multas y cobros administrativos a las personas usuarias en los casos en que establezca este reglamento.

m. Definir los requisitos y procedimientos para la entrega de Trabajos Finales de Graduación a las bibliotecas del ITCR y publicarlos en el Repositorio Institucional.

n. Establecer los sistemas de seguridad pertinentes para evitar el robo, daño o mutilación del material documental y equipo especializado.

Artículo 8. Compra o suscripción de material documental

El SIBITEC es el único ente autorizado institucionalmente para gestionar compras o suscripciones de material documental.

En caso de que alguna otra instancia del ITCR o proyecto inscrito ante la Vicerrectoría de Investigación y Extensión requiera efectuar compras de material documental con su presupuesto, debe solicitar autorización a la dirección del Departamento de Servicios Bibliotecarios. El SIBITEC será el responsable de su inscripción como activo institucional. 

Artículo 9. Administración de la página web del SIBITEC

La Biblioteca José Figueres Ferrer es la encargada de desarrollar y actualizar el sitio Web del SIBITEC, en coordinación con las instancias correspondientes.

CAPÍTULO IV. FINANCIAMIENTO DEL SIBITEC

Artículo 10. Presupuesto ordinario

El SIBITEC recibirá un presupuesto ordinario para la suscripción y adquisición de material documental, el cual incrementa anualmente, según las políticas institucionales establecidas para tal fin.

 En el caso de la creación de nuevos campus tecnológicos locales o centros académicos, las autoridades deben prever el presupuesto necesario para el funcionamiento de sus bibliotecas.

Artículo 11. Presupuesto para el servicio de Libro Beca

El presupuesto para la adquisición de material documental del Servicio de Libro Beca corresponde a un presupuesto adicional asignado anualmente al SIBITEC por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos.

CAPÍTULO V. SERVICIOS QUE BRINDA EL SIBITEC

Artículo 12. Servicios

Las bibliotecas del SIBITEC ofrecen los siguientes servicios:

a. Acceso y suministro de los recursos documentales impresos, digitales y en línea.

b. Préstamo de material documental en formato físico y digital, a sala y a domicilio.

c. Servicio de referencia virtual y presencial.

d. Préstamo interbibliotecario.

e. Préstamo de equipo tecnológico especializado como apoyo académico.

f. Préstamo de espacios para la producción de recursos académicos.

g. Acceso a diversas áreas y espacios de estudio individual y grupal.

h. Servicio de alfabetización informacional.

i. Servicio de adquisición de material documental.

j. Servicio libro beca.

k. Servicio de divulgación de la información.

l. Servicios de apoyo a la investigación.

m. Servicio de catalogación en la fuente.

n. Búsquedas de información especializada.

o. Servicios de accesibilidad (accesibilidad a la información, al espacio físico, software especializado para personas con discapacidad, entre otros).

p. Repositorio TEC.

q. Repositorio TEC datos.

r. Revisión y actualización bibliográfica para cursos del ITCR, a solicitud del docente.

Artículo 13.  Repositorio TEC

El objetivo del Repositorio TEC es preservar y dar visibilidad, mediante el acceso libre a texto completo, a la producción intelectual generada por personas investigadoras, extensionistas, estudiantes, docentes y del personal de apoyo a la academia del ITCR.

El uso de la información contenida en los documentos y objetos alojados se regirá por la licencia del derecho de autor asociada a cada uno. 

Artículo 14. Repositorio TEC datos

El repositorio de datos de Investigación preserva, difunde y proporciona el acceso a los datos de investigación generados por las personas académicas, investigadoras y estudiantes del ITCR, facilitando su acceso y reutilización por parte de la comunidad científica y el público en general.

CAPÍTULO VI. DE LAS PERSONAS USUARIAS

Artículo 15. Inscripción

Las personas usuarias internas deben inscribirse para estar activas en el SIBITEC y poder hacer uso de los servicios, para ello deben cumplir con los requisitos y seguir los procedimientos establecidos por el SIBITEC para este efecto.

Artículo 16. Derechos de las personas usuarias internas

Las personas usuarias internas activas de la comunidad institucional tienen los siguientes derechos:

a. Disfrutar de la totalidad de los servicios que brinda el SIBITEC.

b. Disponer de espacios inclusivos que reúnan las condiciones para el estudio individual y grupal, la lectura, el ocio, la investigación y el aprendizaje.

c. Solicitar y recibir información tanto de los recursos físicos y electrónicos, así como de los servicios de alfabetización informacional de las bibliotecas del SIBITEC.

d. Recibir atención y asesoría personalizada de manera presencial, vía telefónica o haciendo uso de la modalidad de referencia virtual, según las posibilidades del SIBITEC.

e. Ser partícipes en los procesos de mejora y de calidad del SIBITEC.

Artículo 17. Derechos de las personas usuarias externas

Las personas usuarias externas podrán acceder a los siguientes servicios según disponibilidad y no requieren realizar un proceso de inscripción:

a. Préstamo y consulta a sala de material documental.

b. Áreas de estudio abiertas.

c. Servicio de referencia virtual y presencial.

Artículo 18. Derechos de las personas usuarias especiales

Las personas usuarias especiales tienen derecho a los servicios especificados en los convenios que se suscriban con el ITCR o directamente con el SIBITEC.

Artículo 19. Deberes de las personas usuarias

Son deberes de las personas usuarias del SIBITEC:

a. Conocer y cumplir todas las disposiciones de la normativa institucional relacionada con el SIBITEC.

b. Mantener actualizados los datos personales en su registro del SIBITEC.

c. Solicitar el préstamo de materiales documentales y equipos de manera personal.

d. Respetar las disposiciones establecidas en los diferentes programas que desarrolle el SIBITEC.

e. Respetar las indicaciones de las personas que prestan servicios en el SIBITEC.

f. Respetar, acatar los protocolos y directrices en las instalaciones del SIBITEC definidas a nivel Institucional.

g. Evitar cualquier actividad que perturbe la lectura, la consulta y la investigación en las instalaciones del SIBITEC.

h. Devolver los materiales documentales, así como equipos en préstamo en la fecha y hora indicada en las condiciones en que fueron prestados.

i. Cumplir las disposiciones establecidas en el Reglamento sobre la prohibición del fumado en el Instituto Tecnológico de Costa Rica.

j. Mostrar sus pertenencias, materiales documentales y equipo en préstamo en el puesto de control de salida.

k. Respetar los espacios dispuestos para el consumo de aperitivos según las áreas señaladas en cada Biblioteca del SIBITEC.

l. Mantener el espacio físico utilizado limpio y ordenado.

m. Utilizar los dispositivos tecnológicos con el debido respeto y consideración hacia las demás personas.

n. No utilizar lenguaje que ofenda de alguna manera a cualquier persona y tonos de voz elevados que perturben el adecuado ambiente de estudio.

o. Cuidar las instalaciones, mobiliario y equipo del SIBITEC.

p. Respetar las normas de propiedad intelectual, de acuerdo con la legislación vigente.

q. Hacerse responsable por sus pertenencias dentro de las instalaciones del SIBITEC.

r. No instalar, borrar ni alterar programas de cómputo, en los equipos institucionales que pertenecen a la biblioteca, a excepción de aquellos que se solicite al encargado y cuenten con licencia institucional. 

s. No retirar dispositivos o accesorios tecnológicos de los equipos que pertenecen a las bibliotecas del SIBITEC.

t. Custodiar el equipo especializado, mobiliario, espacios, recursos solicitados en préstamo y hacerse responsable de cualquier daño ocasionado al mismo.

u. Dar un uso adecuado a los espacios físicos que le sean facilitados.

Artículo 20. Entrega de Proyectos de Graduación

Los proyectos de graduación de las personas estudiantes del ITCR que no sean declarados confidenciales, deben ser enviados al SIBITEC según los procedimientos y requisitos establecidos con el fin de que sean publicados en el Repositorio TEC.

CAPÍTULO VII. ESPACIOS FÍSICOS DEL SIBITEC

Artículo 21. Capacidad de los cubículos grupales

Para hacer uso de los cubículos de estudio grupal se debe cumplir con la capacidad mínima y máxima establecida.

Artículo 22. Uso de los vestíbulos 

El espacio de los vestíbulos puede ser utilizado para exposiciones culturales o académicas, previa autorización de la dirección o de la coordinación de la biblioteca según corresponda.

Artículo 23. Uso inadecuado de los espacios físicos

Cuando una persona funcionaria del SIBITEC determine que las personas usuarias no estén utilizando los espacios físicos disponibles en las bibliotecas según los fines para los que fueron creados, tiene la potestad de llamarles la atención y, de considerarlo necesario, solicitarles el desalojo. En caso de incumplimiento a la disposición, solicitará el apoyo de oficiales de seguridad de la USEVI (Unidad de Seguridad y Vigilancia) del ITCR.

CAPÍTULO VIII. PRÉSTAMO DE MATERIAL DOCUMENTAL, EQUIPO TECNOLÓGICO Y ESPACIO FÍSICO

Artículo 24. Préstamo y devolución

El período de préstamo y devolución del material documental, equipo tecnológico especializado, salas y espacios de estudio individual y grupal, se regirá por lo establecido en este reglamento y en los procedimientos de cada biblioteca del SIBITEC. 

Artículo 25. Tipos de préstamo

El préstamo de material documental y equipo tecnológico especializado es de dos tipos:

a. Préstamo a sala

b,. Préstamo a domicilio

Artículo 26. Modificaciones al período de préstamo

Las personas funcionarias del servicio de préstamo y devolución pueden hacer modificaciones al periodo de préstamo tomando en cuenta las limitaciones de cantidad y demanda de material documental, equipo tecnológico y espacios del SIBITEC, de acuerdo con las características propias de cada biblioteca.

Artículo 27. Variaciones en los estatus de préstamo

La dirección, coordinaciones y personas encargadas del SIBITEC, pueden hacer variaciones en los estatus de préstamo de materiales documentales, salas y equipos, tomando en cuenta las características particulares que se tengan en cada biblioteca.

Artículo 28. Solicitud de devolución anticipada

El personal responsable de prestar material documental, equipo tecnológico, salas y áreas de estudio de las bibliotecas del SIBITEC, está facultado para solicitar a la persona usuaria, de manera fundamentada y por escrito, la devolución previa a su vencimiento, con al menos un día hábil de anticipación.

Artículo 29. Préstamo Libro Beca

Se brindarán condiciones favorables para el préstamo de libros a personas estudiantes becadas mediante el "Servicio de Libro Beca" según lo que establezca el respectivo procedimiento. 

Artículo 30. Préstamo interbibliotecario

El préstamo interbibliotecario se rige por las disposiciones que se establecen en los procedimientos internos de suministro de materiales documentales y el convenio que se establezca con las diferentes entidades.

Artículo 31. Suspensión del préstamo interbibliotecario

Las bibliotecas del SIBITEC pueden suspender el préstamo interbibliotecario a las unidades de información e instituciones públicas o privadas que no cumplan con las disposiciones del convenio.

Artículo 32. Carácter individual del préstamo

Cualquier préstamo que autorice el SIBITEC a una persona usuaria es de carácter individual e intransferible. La persona solicitante es la única responsable del uso, integridad y devolución de lo prestado. 

Vía excepción autorizada por la dirección o coordinación de la biblioteca; una persona usuaria puede autorizar a una tercera a gestionar préstamos a su nombre, para ello debe realizar el procedimiento establecido por el SIBITEC.

Artículo 33. Préstamo sala de conferencias

La sala de conferencias de la Biblioteca José Figueres Ferrer se prestará previa solicitud y según disponibilidad, para el desarrollo de actividades institucionales o externas, que tengan carácter académico, cultural o de extensión.

CAPÍTULO IX. DE LAS FALTAS

Artículo 34. Clasificación de faltas

Las faltas en que pueden incurrir las personas usuarias del SIBITEC se clasifican en muy graves, graves o leves, de acuerdo con lo señalado en la normativa institucional y la legislación nacional, según corresponda.

Artículo 35. Faltas muy graves

Se consideran faltas muy graves además de las estipuladas en la normativa vigente:

a. Pérdida, extravío o daño con dolo de material documental, mobiliario o equipo tecnológico durante el periodo de préstamo.

b. El uso ilegal de las reproducciones del material documental obtenido en calidad de préstamo interbibliotecario o suministro de documentos, considerando la legislación de propiedad intelectual y derechos de autor vigente en el país de origen del documento.

Artículo 36. Faltas graves

Se consideran faltas graves además de las estipuladas en la normativa vigente:

a. La mutilación de material documental y daño del equipo tecnológico o del mobiliario.

b. Rehusarse a la revisión de pertenencias en el control de salida.

c. Sustracción de material documental o equipo.   

d. No custodiar el equipo especializado, mobiliario, espacios y recursos que estén bajo su responsabilidad.

e. Pérdida, extravío o daño de material documental, mobiliario o equipo tecnológico durante el periodo de préstamo de este.

f. Pérdida o extravío de la llave del cubículo o salas en calidad de préstamo.

Artículo 37. Faltas leves

Se consideran faltas leves además de las estipuladas en la normativa vigente:

a. Incumplimiento de las personas usuarias en la devolución del material documental y equipo tecnológico en la fecha y hora indicada.

b. Abandono anticipado de cubículos en calidad de préstamo sin informar al personal encargado de la biblioteca.

Artículo 38. Del proceder ante la falta grave o muy grave

La dirección o coordinaciones de las bibliotecas del SIBITEC procederán de acuerdo con los siguientes elementos ante la identificación de que se haya cometido una falta grave o muy grave:

a. En el caso de las personas estudiantes regulares, se remitirá a la instancia competente para que se aplique lo correspondiente según la normativa institucional.

b. En el caso de las personas funcionarias del ITCR, se procederá de conformidad con lo establecido en la Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas y la normativa institucional aplicable.

c. En el caso de las personas usuarias externas, se comunicará a la Unidad de Seguridad y Vigilancia para que realice la respectiva intervención y según el caso se informará por escrito a la Oficina de Asesoría Legal para la gestión pertinente.

d. La persona que produzca daños en el edificio, materiales documentales, equipo o mobiliario del SIBITEC, debe cubrir el gasto correspondiente de la reparación, de acuerdo con la valoración económica que establezca el Departamento de Financiero Contable.  Además, a esa persona se le suspenden los servicios bibliotecarios hasta que normalice su situación.

Artículo 39. Del proceder ante la falta leve

La dirección o coordinaciones de las bibliotecas del SIBITEC procederán de acuerdo con los siguientes elementos cuando se identifique que se ha cometido una falta leve:

a. A partir del vencimiento del préstamo y si no se ha procedido a su renovación, la persona usuaria debe pagar una multa en la biblioteca respectiva por cada hora o día de atraso en el préstamo según corresponda. En ningún caso la multa por pagar debe exceder el doble del valor del material que este tenga a ese momento.

b. En caso de pérdida, extravío o daño del material documental, mobiliario, infraestructura y equipo tecnológico, se procede según lo establecido institucionalmente, a fin de recuperar el bien a través de la responsabilidad civil de la persona usuaria.

c. A la persona usuaria se le suspenden los servicios bibliotecarios hasta que solucione su situación de morosidad.

Artículo 40. Pago de morosidad

Las personas usuarias pueden cancelar el monto que se refiere al atraso por morosidad y cobros administrativos con las bibliotecas, por transacción electrónica o deducción de planilla (en caso de personas funcionarias del ITCR).

Artículo 41. Morosidad pendiente de las personas funcionarias

Cuando una persona funcionaria previamente notificada no ha devuelto el material documental o el equipo tecnológico en un lapso de un semestre después de su fecha de vencimiento, el Departamento de Servicios Bibliotecarios remitirá un informe al Departamento de Gestión del Talento Humano para el debido cobro del bien no devuelto.

Artículo 42. Morosidad pendiente de personas funcionarias antes de su retiro del ITCR

Las personas funcionarias que tengan deudas pendientes con la Biblioteca al momento de retirarse de la Institución, se procederá con el cobro por medio de la deducción en el último salario devengado, en coordinación con el Departamento de Gestión del Talento Humano.

CAPÍTULO X. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 43. Revisión y actualización del Reglamento

El Departamento de Servicios Bibliotecarios será el responsable de realizar la revisión y proponer los cambios del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo. 

Artículo 44. Vigencia

Este reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo Institucional y su publicación en la Gaceta del ITCR.

Se deroga el Reglamento de Servicios Bibliotecarios aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria N.º 2223, artículo 10, del 22 de marzo del 2002.