DISPOSICIONES PARA LA CONVOCATORIA POR FONDOS CONCURSABLES DE LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN 2022

Las presentes disposiciones tienen por finalidad dar a conocer a la comunidad institucional las normas y procedimientos generales que rigen lo relativo a la formulación, presentación y evaluación de propuestas de actividades y proyectos nuevos de investigación y de extensión que solicitan plazas y financiamiento total o parcial a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión para el 2022. 

Durante la formulación de sus propuestas, las personas investigadoras y extensionistas contarán con el acompañamiento de los Profesionales en Gestión de Cooperación o Proyectos de la Dirección de Proyectos, Dirección de Cooperación, Centro de Vinculación o del Programa de Regionalización, según corresponda. Además, se recuerda que según lo establece el artículo 42 del Estatuto Orgánico del ITCR, todas las solicitudes serán analizadas para su aprobación por el Consejo de Investigación y Extensión. 

Para efectos de esta convocatoria se entenderá por instancia académica a las Escuelas, Departamentos Académicos, Áreas Académicas y Unidades Desconcentradas.

1. ALCANCES

1.1. Esta convocatoria por fondos concursables tiene por objetivo fomentar el desarrollo de la investigación y la extensión en la Institución, de acuerdo con las necesidades del País y en el marco de los “Ejes de conocimiento estratégicos” aprobados por la AIR, Plan Estratégico Institucional, Plan Anual Operativo y los Objetivos de Desarrollo Sostenible y sus metas, enunciadas por la Organización de las Naciones Unidas (Decreto No. 40203-PLAN-RE-MINAE). 

1.2. Podrán concursar por fondos, propuestas de proyectos nuevos que requieren financiamiento parcial o total de la VIE para su ejecución.

1.3. Esta convocatoria estimula la generación de actividades y propuestas que abordan diversos tipos de proyectos a financiar: 

INVESTIGACIÓN  

a. Actividades de fortalecimiento de la investigación  

b. Ciencia básica y aplicada 

c. Desarrollo tecnológico 

EXTENSIÓN  

a. Actividades de fortalecimiento de la extensión  

b. Proyectos de extensión

1.4. Las propuestas de proyectos que hayan sido aprobadas en convocatorias externas no se consideran para esta convocatoria, estas deben cumplir con lo establecido en la Guía para la gestión interna de la investigación y la extensión en el ITCR.

1.5. Las propuestas de proyectos que de acuerdo con el Reglamento para la Vinculación Externa Remunerada con la coadyuvancia de la FUNDATEC califican como acciones de vinculación remunerada externa quedan excluidas de esta convocatoria.

1.6. Las propuestas de proyectos que para su ejecución no requieren de fondos ni plazas VIE quedan excluidas de esta convocatoria, pues su aprobación y registro en la VIE está debidamente regulado en la Guía para la gestión interna de la investigación y la extensión en el ITCR

2. DISPOSICIONES GENERALES

2.1. Todas las propuestas presentadas deberán utilizar los formatos establecidos por la VIE, según corresponda a cada modalidad.

2.2. Las personas profesoras que se encuentren nombradas temporalmente en puesto de Dirección o Coordinación (Rector, Vicerrector, Director y similares) podrán presentar propuestas, siempre que estén apoyadas por la instancia académica a la cual pertenecen cuando ejercen el nombramiento de Profesor(a).  

2.3. En la convocatoria 2022, solo podrán participar las personas sin informes pendientes ante la VIE, a la fecha límite establecida en el cronograma, para la presentación de propuestas.

2.4. Para la formulación de un proyecto, los y las proponentes deberán dar prioridad a los y las profesores y profesoras de las instancias académicas involucradas, así como a los y las estudiantes de posgrado de la Institución.   

2.5. El personal de apoyo a la academia podrá participar en proyectos de investigación o de extensión, bajo la figura de horas reconocimiento. Requerirá el aval del superior jerárquico, y su participación será por un máximo de 5 horas en proyectos de investigación y 8 horas en proyectos de extensión, es decir, sin asignación de horas VIE para el desarrollo de las actividades que tenga a cargo (acuerdo del IV Congreso).

2.6. La contratación de servicios externos quedará supeditada a aquellos casos en que la Institución no cuente con las personas profesionales que puedan llevar a cabo la función o que la institución no cuente con las condiciones para hacerlo, y se realizará de acuerdo con la normativa institucional vigente. Esta contratación sólo se podrá utilizar en actividades puntuales, es decir, no podrá corresponder al desarrollo de actividades sustantivas ni permanentes en el proyecto. Además, la contratación de servicios deberá ser debidamente justificada en la formulación y ejecución del proyecto, la cual no debe ser superior a un 30% del presupuesto operativo.

2.7. Cuando se requiera contratar a una persona profesional externa, se deberá adjuntar el perfil de la persona investigadora o extensionista, así como la debida justificación. Para la contratación de este profesional deberá atenderse la normativa y los procedimientos institucionales establecidos para este efecto.

2.8. Para la ejecución de los proyectos se podrá considerar la asignación de horas de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión (VIE) y horas Docencia (DOC). 

Adicionalmente, los y las proponentes, a su criterio, podrán disponer de sus horas de investigador consolidado (CONS) u horas de reconocimiento (REC).

2.9. Toda propuesta de proyecto nuevo podrá optar por una beca para estudiante de posgrado, lo cual será valorado según la disponibilidad presupuestaria de la Dirección de Posgrado. Los requisitos y procedimiento de adjudicación de las becas de posgrado asignadas en las convocatorias de proyectos de investigación y de extensión, se regirán por el “Manual de procedimientos para la asignación de las becas de posgrado por convocatoria y exoneraciones”, de esa Dirección.

2.10. El financiamiento externo en efectivo será gestionado de acuerdo con la normativa institucional establecida para estos efectos. Cuando corresponda, los recursos podrán ser tramitados desde el ente cooperante o financiador.

2.11. Será considerado como contrapartida externa el aporte del socio en bienes o servicios, la cual deberá ser cuantificada y definida en cuanto a su uso por parte del socio.

2.12. Será considerado como cofinanciamiento, los recursos propios generados por actividades de vinculación remunerada externa, que destine la instancia académica para la ejecución del proyecto.

2.13. En el caso de contarse con recursos externos (en efectivo, contrapartida o cofinanciamiento), se deben presentar los documentos oficiales emitidos por la entidad financiadora o interesada, o persona competente, en donde se haga constar la asignación de los recursos para el proyecto.

2.14. Las propuestas de extensión que se realicen a través de grupos organizados (asociaciones, cooperativas, entre otras) deben contar con un documento de respaldo del grupo beneficiario, en donde se especifique: el nombre de la iniciativa, el objetivo de ésta y los productos que se esperan obtener.

2.15. Para iniciativas a ser desarrolladas con pueblos indígenas, una vez aprobado el proyecto se debe informar a la Asociación Indígena de la región correspondiente donde se especifique el nombre de la iniciativa, el objetivo de la misma, las comunidades involucradas, las personas indígenas con las cuales se coordinará y los productos que se esperan obtener y realizar una rendición de cuentas anualmente. 

2.16. Aquella propuesta de proyecto que involucre como sujetos de investigación seres humanos, animales de laboratorio, muestras de plantas o cualquier otro material vivo, deberá cumplir con la normativa nacional vigente en esta materia. El cronograma se debe ajustar de tal manera que el inicio de las actividades que requieran el uso de individuos o material biológico se realicen una vez que se cuente con la autorización por parte de las instancias respectivas. 

2.17. Las instancias que participan en la propuesta atenderán la fase de aprobación de la siguiente forma: 

a. La instancia que coordina, se pronunciará sobre la aprobación de la propuesta y el aval para la participación de la (s) persona (s) investigadora (s) o extensionista (s) vinculado (s) a ella.

b. Las otras instancias que participan en la propuesta, se pronunciarán únicamente sobre el aval para la participación de la persona investigadora o extensionista vinculado a ellas, mas podrán presentar sugerencias para el fortalecimiento de la propuesta si así lo desean. 

2.18. El acuerdo correspondiente a la instancia académica que coordinaría el proyecto debe indicar expresamente, como parte de los considerandos: la línea de investigación o extensión en la que se suscribe la propuesta, el eje de conocimiento estratégico o transversal en el cual se ubican estas líneas, y en qué objetivos de desarrollo sostenible (ODS) se enmarca la propuesta, las metas y sus respectivos indicadores de impacto.

2.19. Toda propuesta deberá considerar en su planificación la ejecución de actividades de socialización de resultados en el ámbito nacional con la población de interés, visibilización con la sociedad en general y su respectiva comunicación científica.

2.20. Los artículos científicos resultantes del desarrollo de las propuestas de investigación según su modalidad deberán al menos ser presentado(s) para su publicación en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus.  

Las personas investigadoras dispondrán de un plazo no mayor a seis meses posterior a la fecha de finalización del proyecto para presentar el(los) artículo(s) a la revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus y dar por concluido el proyecto.  

En caso de que el (los) artículo(s) no sea(n) aceptado(s) para su publicación en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus, debe informarse a la Dirección de Proyectos, en un plazo no superior a un mes una vez recibida la notificación, para la aprobación de envío a una revista de los índices Scielo, Redalyc, DOAJ o similares.

2.21. Se otorgará mayor puntaje a las propuestas de proyectos de investigación y de extensión que incluyan la participación de estudiantes.

2.22. La instancia académica coordinadora deberá remitir de forma oficial a la VIE y en la fecha establecida en el cronograma de esta convocatoria, el listado y calificación asignada por su Comité Técnico a las propuestas que coordina, indicando el orden de mayor a menor de esta calificación. 

2.23. Toda propuesta deberá ingresarse en la plataforma provista por la VIE, adjuntando el total de documentación que respalda la solicitud y considerando el cronograma establecido.  

2.24. El proceso de evaluación correspondiente a la VIE se hará con base en los documentos remitidos en la plataforma. Una vez cerrado el proceso de recepción, la plataforma no permitirá el ingreso de nuevas propuestas, ni se recibirá extemporáneamente ningún documento para completar el expediente del proyecto.

2.25. La VIE hará una revisión de cumplimiento de requisitos posterior a la recepción de la propuesta. No se dará trámite a propuestas con requisitos incompletos o que no correspondan a lo solicitado, lo que será informado por escrito a la persona que coordina el proyecto. 

2.26. Las propuestas de investigación y extensión serán evaluadas utilizando las rúbricas diseñadas y validadas por el CIE para tal efecto. Para cada una de las modalidades, las propuestas serán jerarquizadas de mayor a menor según la calificación asignada de la siguiente forma:

2.27. Dentro de los criterios utilizados para la valoración de las propuestas de proyectos nuevos se considerará:   

a. Grupo investigador. Se tomará en cuenta la pertinencia del grupo en su conjunto, la interdisciplinaridad y el trabajo colaborativo entre instancias académicas, Campus y Centros Académicos, la participación estudiantil, vinculación internacional y la reinserción de personas investigadoras. 

b. Planteamiento de la propuesta. Se considerará la claridad en la definición de la población meta, la problemática a atender, la estrategia de abordaje, la coherencia en el planteamiento metodológico, el plan de acción, así como la proporcionalidad en el uso de los recursos. 

c. Impacto. Se tomará en cuenta la proyección de los productos académicos y su relación con las líneas de investigación o de extensión de las instancias académicas, los ejes estratégicos de la Institución y los Objetivos de Desarrollo Sostenible, la vinculación con sectores externos al ITCR, la socialización de resultados y la incidencia en regiones periféricas. 

2.28. En caso de empate entre propuestas con igual calificación, se aplicarán los siguientes criterios: 

a. Primer criterio: Proyecto coordinado por una mujer. Como primer criterio se valorará que la coordinación del proyecto sea llevada a cabo por una mujer.  

b. Segundo criterio: Cantón(es) donde se desarrollará el proyecto.        En el entendido de que, si permanece el empate, se empleará como segundo criterio la región del País donde se ejecutará el proyecto, tomando en consideración el índice de desarrollo humano-cantonal más bajo que esté vigente a la fecha de la evaluación de las propuestas.  

c. Tercer criterio: Participación de estudiantes en el desarrollo del proyecto.  

d. De prevalecer el empate, se dará prioridad a la propuesta de proyecto que asigne un mayor porcentaje del presupuesto solicitado, para la participación estudiantil. 

2.29. El Consejo de Investigación y Extensión recurrirá a pares externos cuando lo crea pertinente, para que realicen la evaluación de las propuestas

3. ACTIVIDADES Y PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

3.1 Disposiciones específicas para actividades de fortalecimiento de la investigación

3.1.1. Se dispondrá de un fondo para financiar actividades de fortalecimiento que son aquellas que en la Guía para la gestión interna de la investigación y extensión en el ITCR son definidas como: “toda actividad que tiene como finalidad llegar a generar nuevas propuestas, nuevas áreas o necesidades de investigación y de extensión. Entre ellas se incluyen actividades como diagnósticos, estudios de factibilidad, estudios de mercado, ensayos de laboratorio y pruebas de concepto. Estas actividades por sí mismas no constituyen proyectos de investigación y extensión”. 

3.1.2. Con los recursos destinados a esta modalidad se podrán financiar las 10 actividades de fortalecimiento de mayor calificación, según la rúbrica correspondiente. 

3.1.3. Se dará prioridad a las propuestas coordinadas por personas académicas que hayan obtenido un posgrado académico en los últimos 4 años, así como a las personas profesoras que pertenezcan a instancias académicas que hayan ejecutado 3 o menos proyectos inscritos en la VIE en los últimos 5 años.

3.1.4. Las personas investigadoras activas en la VIE o acreedoras de la categoría de investigador consolidado quedan excluidas de presentar propuestas en esta modalidad.

3.1.5. Se podrá asignar por proyecto un máximo de 1,5 millones de colones y de 8 horas VIE por semana. Estas actividades podrán tener una duración máxima de 1 año sin posibilidad de ampliaciones de plazo.

3.1.6. En esta modalidad no se financiará la contratación de personal externo.

3.1.7. Toda propuesta financiada en esta modalidad deberá generar un documento en el que se sistematice al menos: un diagnóstico de situación, un estudio de mercado, un estudio de factibilidad, un ensayo de laboratorio, la creación de una línea o una propuesta de investigación.

3.2. Disposiciones específicas para proyectos de investigación básica y aplicada

3.2.1. Se destinará un fondo para financiar Investigación básica que corresponde a los trabajos de observación científica, investigación experimental, o investigación teórica, que se desarrollan para obtener nuevo conocimiento de los fenómenos. O bien Investigación aplicada, que son los trabajos originales emprendidos con la finalidad de generar nuevo conocimiento; sin embargo, están dirigidos fundamentalmente a un objetivo práctico específico. En ocasiones se realiza para determinar los posibles usos de resultados de investigaciones básicas previamente desarrolladas. 

3.2.2. Con los recursos destinados a esta modalidad se podrán financiar los 14 proyectos de mayor calificación, según la rúbrica correspondiente.  

3.2.3. El monto máximo por proyecto será de 2,5 millones de colones por año y 16 horas VIE por semana. El periodo máximo de ejecución es de 2 años.  

3.2.4. Todo proyecto de investigación básica y aplicada aprobado, deberá prever algún producto de protección intelectual o al menos 2 artículos científicos, presentados para su publicación en una revista indexada.  

3.3. Disposiciones específicas para proyectos de desarrollo tecnológico en las regiones de impacto de los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos

3.3.1. Se destinará un fondo para financiar procesos de investigación en las regiones de impacto de los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos donde opera el Instituto, para lo cual se apoyarán Proyectos de desarrollo tecnológico que son proyectos que buscan desarrollar un conjunto de conocimientos científicos y empíricos de habilidades, experiencias y organización requeridos para producir, distribuir, comercializar y utilizar bienes y servicios, alimentándose de conocimientos científicos, el trabajo tecnológico y la experiencia práctica.

3.3.2. Con los recursos destinados a esta modalidad se podrán financiar los 22 proyectos de mayor calificación, según rúbrica.

3.3.3. Se podrá asignar por proyecto un máximo de 2 millones de colones por año y 16 horas VIE por semana. El periodo máximo de ejecución es de 3 años.

3.3.4. Todo proyecto nuevo de desarrollo tecnológico deberá prever obligatoriamente la consecución de dos productos académicos. Al menos uno de los siguientes es obligatorio:   

a. Artículo científico, al menos presentado para su publicación, en una revista indexada.   

b. Patente de invención, modelo de utilidad, diseño y modelo industrial, como activo de propiedad industrial.  

c. Libro o capítulo de libro técnico especializado, relacionado directamente con la temática del proyecto y con Comité Editorial.  

d. Otros productos podrán ser considerados en función de la naturaleza de la propuesta del proyecto.  

Adicionalmente, pueden considerar los siguientes productos alternativos:

a. Activos de propiedad industrial:  

• Información no divulgada (secreto industrial y comercial).  

• Marca.  

• Obtención vegetal, indicación y denominación de origen.  

• Sistema de trazado de circuitos integrados. 

• Todo aquello no descrito anteriormente quedará a criterio del Centro de Vinculación.  

b. Software especializado según criterios calificados de especialistas en la materia respectiva.  

c. Norma técnica adoptada por entes competentes de reconocida trayectoria a nivel nacional o internacional, o manuales técnicos.

4. ACTIVIDADES O PROYECTOS DE EXTENSIÓN

4.1 Disposiciones específicas para actividades de fortalecimiento de la extensión  

4.1.1 Se destinará un fondo para financiar actividades de fortalecimiento de la extensión con el fin de brindar solución a problemas comunitarios específicos, al desarrollo de diagnósticos comunitarios, a la ejecución de intervenciones para la capacitación y el desarrollo de habilidades en actores locales; o bien para generar capacidades que deriven en futuras propuestas de extensión con mayores impactos en el entorno de las zonas de influencia de los campus tecnológicos y los centros académicos del ITCR.

4.1.2 Con los recursos destinados a esta modalidad se podrán financiar las 2 actividades de fortalecimiento de mayor calificación, según la rúbrica correspondiente.  

4.1.3 Se podrá asignar por proyecto un máximo de 2 millones de colones y 8 horas VIE por semana. Estas actividades podrán tener una duración máxima de 1 año sin posibilidad de ampliaciones de plazo. 

4.1.4 En esta modalidad no se financiará la contratación de personal externo. 

4.1.5 Toda actividad de fortalecimiento de la extensión deberá prever obligatoriamente un informe final según el formato establecido, donde se sistematice la experiencia y los principales resultados, así como una propuesta nueva de proyecto de extensión o un artículo divulgativo.

4.2 Disposiciones específicas para proyectos de extensión

4.2.1 Se destinará un fondo para financiar procesos sistemáticos participativos para la construcción de conocimientos y para la solución compartida de problemas cotidianos e inmediatos, que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de las personas, desarrollados en diferentes zonas del País. 

4.2.2 Con los recursos destinados a esta modalidad se podrán financiar los 8 proyectos de mayor calificación, según rúbrica.  

4.2.3 Se podrá asignar por proyecto un máximo de 4 millones de colones por año y 20 horas VIE por semana. El periodo máximo de ejecución es de 3 años. 

4.2.4 Todo proyecto nuevo de extensión deberá prever obligatoriamente:

a. Un documento de sistematización de la experiencia.

b. Un recurso de comunicación dirigido a la población meta del proyecto

5. DISTRIBUCIÓN DE REMANENTES 

En caso de existir un remanente de recursos en alguna de las modalidades establecidas en estas disposiciones, se aprobarán las propuestas que continúen en orden de calificación, independientemente de la modalidad, hasta agotar los recursos disponibles. 

b. Encargar al Consejo de Investigación y Extensión:

i. Divulgar el cronograma de la presente Convocatoria, dentro del plazo de tres días hábiles. 

ii. Validar las rúbricas para estas disposiciones y posteriormente divulgarlas de manera oportuna ante la comunidad institucional.

Acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3243, Artículo 9 del 17 de noviembre del 2021.

Publicado en fecha 18 de noviembre del 2021 mediante la Gaceta Número 849-2021 del 18 de noviembre del 2021. 

Capítulo I. Disposiciones generales

Artículo 1: Tipo de reglamento y alcance

Este Reglamento es de carácter específico y es de acatamiento obligatorio para todas las personas que integran el Consejo de Investigación y Extensión (CIE).

Artículo 2: Objetivo

Regular el funcionamiento del Consejo de Investigación y Extensión.

Artículo 3: Marco Jurídico 

1. Estatuto Orgánico del ITCR

2. Segunda Convención Colectiva sus reformas del Instituto Tecnológico de Costa Rica.  

Capítulo II: Marco conceptual

Artículo 4: Definiciones 

Acuerdo firme: Se consideran acuerdos firmes los que consten en actas ya aprobadas o que así lo acuerden las personas que conforman el CIE por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Órgano.

Debate: Espacio de la sesión del CIE destinado a la discusión de asuntos de interés sobre los cuales se deben adoptar acuerdos concretos a partir de una propuesta base.

Informes: Espacio de la sesión de la que disponen la Presidencia, las Direcciones y otros miembrosdel CIE para dar a conocer información de interés.

Mayoría simple: La mitad más una de las personas miembros del CIE presentes en la sesión.

Mayoría absoluta: La mitad más uno del total de las personas miembros del CIE. 

Mayoría calificada: Dos terceras partes del total de las personas miembros del CIE. 

Mociones de fondo: Es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base.

Mociones de forma: Son aquellas que tiendan a variar el estilo del texto de una moción de fondo. 

Mociones de orden: Es aquella cuyo propósito sea: 

a. Suspender o prolongar la sesión. 

b. Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda. 

c. Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente. 

d. Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas.

Mociones de revisión: Aquellas mociones tendientes a modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que este no sea acuerdo firme.

Participación en una sesión por medios virtuales: se considera un recurso de uso, para permitir la participación de cada miembro del CIE, cuando por alguna razón justificable no puedan hacerlo en forma presencial. Constituye una opción en la que una  o varias  de las personas miembros del CIE no se encuentran físicamente presentes en el recinto donde la plenaria (ordinaria o extraordinaria) se lleva a cabo. En el caso de celebrar sesiones por medios virtuales, se deben respetar y cumplir los principios de simultaneidad, integridad y deliberación.

Quórum estructural: Cantidad de personas miembros presentes que se requiere para que sesione el CIE, corresponde a la mayoría absoluta. 

Quórum funcional: Corresponde a la cantidad de personas miembros presentes necesarios para la toma de acuerdos válidos, corresponde a la mayoría simple.

Recinto: espacio físico o virtual destinado para el desarrollo de las sesiones del CIE.

Seguimiento de acuerdos: Espacio de la sesión en el que la Presidencia da seguimiento a la resolución de los acuerdos tomados por unanimidad o mayoría de votos.  

Sesión por consulta formal: Se entiende como el mecanismo oficial no plenario de toma de decisiones del Consejo, que le permite decidir sobre asuntos específicos que deben ser resueltos de manera urgente, considerando el procedimiento establecido.

Capítulo III: El consejo de Investigación y Extensión

Artículo 5: Integración del Consejo de Investigación y Extensión 

El CIE estará conformado por: 

1. La persona Vicerrectora de Investigación y Extensión. 

2. Las personas que ejercen las direcciones de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión.

3. Cinco personas con condición de profesor o profesora que cuenten con experiencia en investigación o extensión, todas de diferentes escuelas y una de las cuales provenga de los campus tecnológicos locales o centros académicos. Estas personas durarán en su cargo dos años y cada una tendrá su suplente.

4. Una representación estudiantil correspondiente al 25% de los miembros de este consejo, nombrados por la FEITEC. 

Artículo 6: Funciones específicas del Consejo de Investigación y Extensión

Son funciones del Consejo de Investigación y Extensión: 

a. Aprobar los proyectos de investigación y extensión del Instituto.

b. Establecer las normas para la aprobación, elaboración, ejecución y evaluación de los programas de investigación y extensión y para la prestación de servicios.

c. Recomendar al Consejo Institucional la ubicación de los programas de investigación y extensión.

d. Pronunciarse sobre los convenios y contratos de prestación de servicios relacionados con proyectos de investigación y extensión, según el reglamento respectivo.

e. Asesorar al Vicerrector para el desarrollo coordinado de los programas de investigación y extensión de todos los campus y centros académicos.

f. Servir de medio de coordinación de los aspectos que relacionen la investigación y la extensión con la docencia.

g. Asesorar al Consejo Institucional en la definición de políticas de investigación y extensión.

h. Resolver sobre el apoyo a las propuestas de creación, modificación o eliminación de áreas académicas dedicadas a desarrollar programas investigación y extensión consolidados de carácter inter, trans y/o multidisciplinario, para su trámite ante el Consejo Institucional por parte del Vicerrector de Investigación y Extensión, todo conforme a lo dispuesto por la reglamentación respectiva.

Artículo 7: Responsabilidades de cada miembro del Consejo de Investigación y Extensión

a. Asistir puntualmente y permanecer activo durante toda la sesión del Consejo.

b. Confirmar asistencia o justificar su ausencia ante la Presidencia del Consejo, al menos un día hábil antes de que se lleve a cabo la sesión ordinaria o extraordinaria, para efectos de quórum.

c. Revisar y analizar la documentación que sea distribuida con ocasión de una convocatoria a sesión del Consejo.

d. Presentar, preferentemente por escrito los proyectos, propuestas y mociones que crean oportunas.

e. Instar a la Presidencia del Consejo, para que solicite toda la información que se considere necesaria para un mejor resolver de los asuntos en análisis, a cualquier funcionario o dependencia, del ITCR.

f. Presentar puntos de discusión a la Presidencia del Consejo con al menos tres días hábiles de anticipación a la fecha prevista para la realización de la sesión del Consejo.

g. Llamar al orden a la Presidencia del Consejo cuando se separe de las atribuciones que le confiere este reglamento.

h. Ejecutar todas aquellas funciones que en su calidad de persona miembro del Consejo le sean encomendadas.

i. Decidir sobre todos aquellos puntos que requieran de aprobación por parte del CIE conforme a las funciones establecidas en el Estatuto Orgánico del ITCR. 

j. Firmar las actas cuando su voto sea disidente. 

k. Guardar la confidencialidad de toda aquella documentación así clasificada por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión (VIE) o por el CIE como “confidencial”.  Para este efecto, cada miembro deberá firmar un contrato de confidencialidad.

l. Cada miembro del Consejo que participe en una sesión por medios virtuales queda habilitado, en todos sus alcances y responsabilidades, en las discusiones y acuerdos que se dieren.

Artículo 8: Funciones de la Presidencia del Consejo de Investigación y Extensión

a. Velar por el cumplimiento de este reglamento.

b. Proponer al CIE, para su aprobación, el calendario semestral de sesiones ordinarias.

c. Elaborar en conjunto con la Secretaría la agenda para cada sesión.

d. Convocar a sesiones del CIE ordinarias, extraordinarias, consulta formal, por escrito o por un medio electrónico de comunicación.

e. Recibir mociones, ordenarlas y presentarlas al Consejo.

f. Abrir, presidir y levantar las sesiones de acuerdo con la agenda aprobada.

g. Someter a votación la agenda en el caso de sesiones ordinarias.

h. Dirigir la sesión de acuerdo con la agenda aprobada.

i. Conceder la palabra en el orden solicitado, salvo cuando se trate de una moción de orden.

j. Proponer, fomentar, dirigir y coordinar acciones que promuevan la discusión crítica y proactiva en el seno del CIE, en relación a la gestión de la investigación y la extensión del ITCR, al tenor de las funciones que le corresponden tanto al Vicerrector de Investigación y Extensión como al Consejo de Investigación y Extensión, así definidas en el Estatuto Orgánico; delegando las acciones a las Direcciones respectivas según sus competencias.  

k. Dar por agotada la discusión en temas de debete o bien continuarla por moción de orden presentada.  

l. Someter a votación los asuntos y anunciar las decisiones adoptadas.

m. Ejercer el doble voto.

n. Velar por laveracidad de las actas.

o. Firmar conjuntamente con la Secretaria del CIE las actas de las sesiones del Consejo que haya presidido, una vez que hayan sido aprobadas.

p. Comunicar y ejecutar los acuerdos del Consejo.

q. Cualquier otra actividad que sea asignada por el CIE.

Artículo 9: Funciones de la Secretaría del Consejo de Investigación y Extensión

Serán funciones de la Secretaria del Consejo:

a. Preparar en conjunto con la Presidencia la agenda de la sesión ordinaria o extraordinaria y distribuirla a cada miembro del Consejo, por lo menos dos días hábiles previos a la fecha de cada sesión.

b. Llevar el control de quórum, asistencia y permanencia de las personas miembros en las sesiones del Consejo.

c. Preparar y custodiar los documentos que evidencien los procesos de convocatoria, hora de apertura y cierre, participación, votación y resultados según el medio utilizado para su realización.

d. Grabar las sesiones del Consejo. 

e. Llevar el control de las votaciones.

f. Transcribir y elaborar las actas de las sesiones ordinarias, extraordinarias y consulta formal del Consejo, velando por la veracidad de la información contenida.

g. Firmar las actas conjuntamente con la Presidencia del Consejo una vez que hayan sido aprobadas en firme.

h. Transcribir, comunicar y llevar un seguimiento de acuerdos tomados por el Consejo.

i. Mantener el orden, la custodia y la protección de las actas, las grabaciones y demás documentos derivados de las sesiones del Consejo y de su quehacer.

j. Llevar un archivo físico o digital, según corresponda, de la correspondencia recibida y despachada por el Consejo. 

k. Disponer del espacio físico o virtual y cualquier requerimiento necesario para la realización de las sesiones del Consejo.

l. Desempeñar cualquier otra labor que sea necesaria para el buen desempeño de su cargo según lo que establezca este reglamento y la normativa institucional vigente.

Capítulo IV: De las sesiones del Consejo de Investigación y Extensión

Artículo 10: De las sesiones

El Consejo de Investigación y Extensión podrá sesionar mediante dos modalidades: plenaria (ordinaria y extraordinaria) y por consulta formal.  

Se sesionará de manera ordinaria al menos dos veces al mes por iniciativa propia de la Presidencia según el cronograma o a solicitud de las personas miembros del Consejo y extraordinariamente, cuando se considere necesario.

Las sesiones del CIE se consideran actividades prioritarias para los miembro del Consejo.

Las sesiones del CIE serán siempre privadas. En casos de audiencias o visitas, según la agenda acordada previamente y en búsqueda del más alto interés de este Consejo, determinadas personas podrán participar en las sesiones, concediéndoles o no el derecho de participar en las deliberaciones con voz, pero sin voto.

Artículo 11: Sesiones Plenarias 

Las sesiones plenarias podrán llevarse a cabo de la siguiente forma: 

a. Con la participación física de sus miembros en un mismo recinto.

b. Con participación de todos o algunos miembros de manera virtual, distante del recinto donde tiene lugar la sesión.  Para tal efecto, queda habilitada la posibilidad de sesión por telepresencia, según lo aprobado institucionalmente. 

c. En caso de que un miembro no pueda participar en la sesión de forma presencial, pero sí de manera virtual, requerirá de autorización del Presidente del CIE para participar en esa modalidad. 

Artículo 12: De la Convocatoria

a. Toda convocatoria se hará en forma electrónica y debe ir acompañada por su respectiva agenda. 

b. Cuando se trate de sesiones ordinarias, la agenda y toda documentación pertinente, debe ser comunicada a cada miembro del Consejo con al menos dos días hábiles de anticipación, por lo que se harán llegar por los medios electrónicos institucionales.

c. Los medios de comunicación electrónica disponibles en el Instituto tendrán carácter oficial para todo tipo de comunicación.

d. En las sesiones plenarias extraordinarias y por consulta formal, deberán enviarse los documentos con al menos 24 horas de anticipación. 

e. Todo documento o material utilizado en las sesiones y posterior a su aprobación por parte del CIE estará disponible de forma virtual para la consulta de los miembros del Consejo.  

f. Una vez convocado el Consejo no podrá ser suspendido, excepto por motivos de quórum o fuerza mayor así calificada por la Presidencia.

g. Podrán realizarse sesiones de trabajo según conveniencia de este Consejo en cumplimiento de sus responsabilidades. 

Artículo 13: Agenda de las sesiones ordinarias

Del encabezado:

• Verificación de quórum.

• Nombre del Consejo.

• Nombre y cargo de quien convoca.

• Fecha, hora y lugar de la sesión.

• Número y modalidad de la sesión.

La agenda de las sesiones ordinarias contendrá la siguiente estructura:

a. Lectura y aprobación de la agenda.

b. Aprobación de actas.

c. Correspondencia.

d. Informes de Dirección de Vicerrectoría.

e. Informes de Dirección de Proyectos.

f. Informes de Dirección de Cooperación.

g. Informes de Dirección de Posgrado.

h. Atención de visitas y audiencias.

i. Control de acuerdos.

j. Puntos de discusión.

k. Asuntos varios.

En asuntos varios no se podrán tomar acuerdos.

Los “puntos de discusión” serán presentados por cualquier persona miembro del Consejo.  Para ello, se debe presentar la siguiente información con al menos tres días hábiles de anticipación a la fecha prevista para la realización de la sesión del Consejo.

a. Proponente (s), nombre y firma de cada miembro.

b. Fecha.

c. Asunto.

d. Lista de considerandos.

e. Propuesta de acuerdo(s), de ser necesario(s).

f. Anexos, de ser necesarios.

Artículo 14: Consideraciones para la agenda

a. La agenda de las sesiones ordinarias y extraordinarias será propuesta por la Presidencia del Consejo.  

b. En caso de sesiones ordinarias, la agenda podrá ser modificada por medio de mociones de orden.

c. En el caso de sesiones extraordinarias, los puntos de agenda pueden ser propuestos por uno (a) o varios (as) miembros del Consejo. 

d. La Presidencia establecerá el orden de los puntos de discusión, según prioridad.

e. En caso de rechazar algún punto de discusión propuesto por alguna persona miembro del Consejo, la Presidencia deberá comunicarlo a los proponentes al menos dos días hábiles después de su presentación, con la debida justificación, los proponentes podrán presentar apelación de esta decisión ante el Consejo, el cual decidirá de modo definitivo si el punto es incluido o no, en un plazo de dos días hábiles.

f. La Presidencia del Consejo cuenta con un plazo de tres días hábiles para resolver la apelación e informar al proponente(s). 

g. Las sesiones extraordinarias no podrán incluir: aprobación de actas, informes ni control de acuerdos. 

h. Una vez convocadas, la agenda de la sesión extraordinaria no podrá ser variadas

Artículo 15: Quórum 

El quórum para sesiones plenarias estará constituido por más de la mitad de sus miembros.  

Si después de transcurrido un lapso de 15 minutos, a partir de la hora fijada, no se cuenta aún con el quórum requerido para sesionar, se levantará una lista con los presentes y se convocará a una nueva sesión. 

Sólo podrán ausentarse o retirarse de la sesión del Consejo aquellos (as) quienes cuenten con la autorización previa de la Presidencia, lo cual constará en el acta.

En caso que un integrante del Consejo incurra en ausencia total o parcial a la sesión, deberá justificar su ausencia formalmente ante la Presidencia del Consejo en el plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la fecha de la sesión, quien deberá resolver en un plazo no superior a los cinco días hábiles si acepta la justificación o no. 

Los miembros del Consejo que no justifique su ausencia recibirán una amonestación por escrito por parte de la Presidencia, cuando no participe al menos en tres sesiones consecutivas o cuatro alternas en un mismo año, se aplicarán las sanciones correspondientes en materia laboral.

Artículo 16: Sesión por Telepresencia 

La sesión por telepresencia es una opción, en la que uno, varios o todos los miembros del CIE pueden participar de las sesiones plenarias en caso de no poder asisitir físicamente al recinto donde se realizará la sesión, quedando habilitados para participar, en todos sus alcances y responsabilidades, en las discusiones y acuerdos que se dieren.

Este es un recurso de uso restringido a casos muy particulares en los cuales existe una imposibilidad material sustentada en situaciones apremiantes que hagan imposible la presencia física de los miembros del órgano en la sesión; por tanto, debe ser considerada la excepción y no la regla. 

Las sesiones por telepresencia quedarán reguladas bajo los siguientes términos:

a. Se deberá consignar en el acta el nombre del o los meimbros que participaron a traves de telepresencia, el medio tecnológico por el cual se hizo efectiva su participación, el lugar en donde estos se encuentran participando. 

b. Deberán consignarse el nombre de los miembros que no participen de la sesión y la justificación correspondiente.

c. Garantizar la verificación de la identidad de los miembros que participan en forma remota manteniendo la cámara activa durante toda la sesión. 

d. La transmisión deberá incluir audio y video en directo, permitiendo el envío de imágenes, sonido y datos.  Los medios utilizados deberán permitir ver, oír y recibir datos de cada miembro participante en la sesión desde los diferentes puntos en que esta se lleve a cabo.

e. Los medios tecnológicos de comunicación utilizados deberán garantizar simultaneidad entre dos o más puntos habilitados y conectados a las redes de transmisión de datos, uniendo en tiempo real lo que sucede en dos o más lugares físicamente separadas y permitiendo en todos los casos la comunicación de una forma interactiva.

f. Las personas invitadas y miembros que participen de la telepresencialidad, deben contar con la autorización expresa de la Presidencia.

g. No se permitirá el correo electrónico, conversación en línea o el chat, teléfono, entre otros.

h. Las votaciones se podrán realizar a través herramientas de telepresencia, aplicando el procedimiento establecido por el CIE. 

Artículo 17: De los Debates  

a. En las sesiones plenarias el uso de la palabra se solicitará levantando la mano para las personas que están presentes en el recinto donde la sesión fue convocada; en caso de sesión por telepresencia utilizando la opción de levantar la mano que tiene la plataforma. 

b. La Presidencia concederá la palabra en el orden en que haya sido solicitada y velará porque las intervenciones se mantengan dentro del tema en discusión. Podrá llamar al orden a la persona que se separe del tema en discusión y estará facultado para retirar el uso de la palabra a quien llamado al orden no atienda.

c. En las sesiones plenarias la Presidencia concederá la palabra por un lapso no superior a los cuatro minutos por cada intervención. No obstante, el Consejo podrá acordar, mediante la aprobación de una moción de orden, la extensión del tiempo por lapsos mayores a este, tanto para una sesión completa como para puntos particulares de la agenda.

d. La Presidencia velará porque el tiempo dedicado a la discusión de cada punto de la agenda se mantenga dentro de los límites razonables, con el fin de agilizar el desarrollo de la sesión.

Capítulo V: De las mociones

Artículo 18: De los tipos de mociones

Se podrán presentar los siguientes tipos de mociones: moción de orden, moción de forma, moción de fondo y moción de revisión. 

Artículo 19: De la Moción de orden

Las mociones de orden podrán ser presentadas por escrito o en forma oral. Le corresponderá a la Presidencia establecer la procedencia de una moción de orden. En caso de duda solicitará al Consejo que resuelva sobre esta.

Las mociones de orden serán analizadas y sometidas a votación inmediatamente después de ser conocidas. Para esto, la persona que preside dará la palabra a dos personas: la persona proponente y otra en contra. Para referirse a la moción de orden, cada persona dispondrá de un tiempo máximo de dos minutos.

Si la moción es rechazada se regresará a la discusión anterior con la misma lista de oradores que se llevaba antes de la moción.

La moción de orden atenderá los siguientes propósitos:

a. Suspensión de la sesión por un tiempo determinado.

b. Prolongación de la sesión.

c. Levantamiento de la sesión.

d. Finalización de la discusión de un punto concreto.

e. Prolongación del tiempo permitido para las intervenciones.

f. Traslado de la votación de un punto para otra sesión.

g. Modificación de la secuencia de los puntos de agenda.

h. Modificación de la agenda.

Artículo 20: De la Moción de forma

La finalidad de la moción de forma es modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.

Artículo 21: De la Moción de fondo

La moción de fondo busca modificar sustancialmente una propuesta base,  estas mociones deberán ser presentadas por escrito y deberán ir debidamente firmadas y justificadas, pueden ser presentadas por una o varias personas miembros del Consejo, definiendo una persona expositora que defienda la moción. 

De existir mociones de fondo respecto a la propuesta base se procederá de la siguiente manera: 

a. Se discute la propuesta base. Se permitirá hacer modificaciones de forma o de fondo a las propuestas base, siempre y cuando la(s) personas proponentes estén de acuerdo en dichos cambios. Una vez efectuados los cambios la propuesta final se presentará ante el Consejo antes de someterla a votación. 

b. Se somete a votación la propuesta base y de aprobarse se desechan las mociones de fondo que sean excluyentes. 

c. Si no se aprueba la propuesta base, se discutirán las mociones de fondo y se votarán una por una, según el orden en que hayan sido presentadas. 

d. Las mociones de fondo que obtengan el voto afirmativo de la mayoría de las personas presentes quedarán aprobadas, y se desecharán las excluyentes con respecto a las mociones aprobadas. 

Artículo 22: De la Moción de revisión

Serán mociones de revisión aquellas tendientes a modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme. 

a. La moción de revisión se tratará en primera instancia como de orden, requiriéndose para su procedencia del voto afirmativo de más de la mitad de los miembros presentes. 

b. De ser aprobada la procedencia de la moción de revisión, será tratada como propuesta base, excepto que requerirá para su aprobación del voto afirmativo de las dos terceras partes de las personas miembros del CIE.

c. Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán consideradas para los efectos de este artículo.

Artículo 23: De las Votaciones 

Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. Serán obligatoriamente secretas cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas o cuando por moción de orden aprobada se haga pública, si así lo decide el Consejo.

En las votaciones, cada miembro deberá escoger una de las opciones siguientes: a favor, en contra o abstención. 

Los miembros del CIE podrán hacer constar en el acta su voto de abstención o contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exentos de las responsabilidades que pudieren derivarse de tales acuerdos. Para ello, podrán justificar por escrito en físico o digital, la razón de su voto. 

Los acuerdos serán adoptados por  mayoría simple de los miembros (presencial o virtual), salvo cuando el Estatuto Orgánico disponga otra cosa. En caso de empate se someterá a una nueva votación en la misma sesión y en caso de persistir el empate la Presidencia ejercerá el doble voto.

En el momento de la votación y durante el conteo de votos, cada miembro del Consejo no podrá salir o entrar al recinto donde se realiza la sesión del Consejo, sea presencial o telepresencial.

En caso de sesionar por telepresencia una o varios miembros del Consejo  o el Consejo en pleno y de requerirse votaciones secretas, estas podrán ser realizadas empleando la opción de votaciones de las plataformas digitales. En este caso las votaciones tienen que estar previamente elaboradas o en la misma sesión a solicitud de los miembros del Consejo. Las votaciones secretas usando medios digitales se llevarán a cabo por medio de la secretaria o un asistente diferente a alguna persona integrante del Consejo.

Artículo 24:  De los Acuerdos

Todos los asuntos que figuren en el orden del día que requieran acuerdos deben tener una Propuesta Base presentada por escrito.

a. Todos los puntos que requieran acuerdos tienen que ser incluidos como puntos individuales en la agenda. No podrá ser objeto de acuerdo ningún asunto que no figure en esta.  

b. Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría de los miembros presentes al momento de la votación, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico establezca una disposición diferente.

c. Los acuerdos adquieren firmeza en el momento de aprobar el acta correspondiente, o cuando reciba esta condición mediante el voto afirmativo de dos tercios de los miembros del Consejo.

d. En caso de las votaciones públicas, si la cantidad de votos a favor no es suficiente para tomar el acuerdo, las abstenciones se sumarán a la opción de la mayoría, sea está a favor o en contra.

e. Los acuerdos relacionados con procesos de elección, nombramiento, resolución de apelación o personas, serán firmes desde el momento en que se tomen.

f. Los acuerdos del Consejo deberán ser comunicados, por la Presidencia del Consejo, por escrito a las personas interesadas durante los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo. 

g. Un acuerdo del CIE podrá ser objeto de revisión por una sola vez.

h. Contra los acuerdos tomados por el CIE se podrán interponer recursos de revocatoria ante ese mismo órgano dentro de los cinco días hábiles posteriores a la comunicación del mismo y recurso de apelación, ante el Rector, el cual debe ser presentado dentro de los cinco días hábiles posteriores a la comunicación del rechazo del recurso de revocatoria. El interesado no podrá presentar directamente el recurso de apelación renunciando al de revocatoria. El recurso de apelación agota la vía administrativa.

Artículo 25: De las Actas

De cada sesión se levantará un acta, que contendrá: 

a. Tipo de sesión (presencial, telepresencial o consulta formal)

b. Listado de las personas asistentes y los ausentes, señalando en tal caso si media o no justificación.  

c. Se indicará fecha y lugar en que se celebró la sesión.

d. Se hará constar la hora de ingreso o retiro de cada miembro del Consejo. 

e. Se consignarán los puntos tratados, la forma y resultado de la votación. 

f. Los acuerdos tomados con sus respectivos considerandos.  

g. No se consignará el contenido de los debates, salvo que la persona interesada lo solicite expresamente.  Si un miembro del CIE desea que su intervención se registre de forma literal, deberá entregarla por escrito, fiel a lo dicho, a quien preside la sesión del Consejo. 

h. En aquellos casos de audiencias o puntos de foro, el acta consignará un resumen de los aspectos más relevantes.

i. Para propósitos de elaboración de las actas, las sesiones del CIE podrán tener grabación de audio si así lo dispone la Presidencia. 

j. Las grabaciones se custiodarán al menos un año calendario.

k. El acta de la sesión anterior deberá ser aprobada en la siguiente sesión ordinaria.

l. Las actas serán firmadas por la Presidencia y la Secretaria de Actas y aquellos miembros del Consejo que han dado su voto disidente.

Capítulo VI: Consulta formal

Artículo 26: De la Consulta Formal  

Cualquier punto en discusión puede ser resuelto vía “consulta formal”, salvo aprobación de proyectos, recursos de revocatoria sobre proyectos y distribución presupuestaria del FDI.  En lo que corresponda, deberá seguirse lo establecido en el Estatuto Orgánico.  

En las sesiones por consulta formal, será la Presidencia del Consejo quien defina los términos en que esta se dé, según la normativa vigente. 

En consulta formal, el Consejo podrá sesionar como máximo una vez por semana y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles.

Los miembros del Consejo pueden solicitar que se realice una sesión por consulta formal a la Presidencia del Consejo, por cualquier medio formal, convencional o electrónico, indicando expresamente el asunto sujeto a la consulta, con un plazo mínimo de un tres días de antelación a la fecha propuesta para su realización. 

La Presidencia resolverá si tramita los asuntos objeto de decisión por parte del Consejo, por medio de consulta formal o mediante una sesión plenaria. En caso de no acoger la solicitud, deberá someter el punto a conocimiento del Consejo, en la siguiente sesión ordinaria o extraordinaria. 

La Presidencia del Consejo o en su defecto, la o las personas proponentes, redactarán la propuesta base y los respectivos considerandos para conocimiento y analisis de los miembro del Consejo. La Presidencia del Consejo comunicará la forma y el medio de cómo se realizará la votación para la toma del acuerdo respectivo y el plazo para completar este proceso.

Artículo 27: De la convocatoria a Consulta formal

La convocatoria a una sesión por consulta formal deberá incluir la siguiente información:

a. Nombre del Consejo.

b. Modalidad de la sesión.

c. Número de la sesión.

d. Listado de personas convocadas.

e. Asuntos consultados.

f. Tipo de votación (pública o secreta). Indicar si es pública con o sin acuerdo firme, esto porque se le puede dar firmeza en el acto a los acuerdos. 

g. Nombre y cargo de quien convoca.

h. Fecha y hora de inicio de la consulta formal.

i. Fecha y hora de cierre de la consulta formal.

j. Persona designada para recibir votos.

k. Forma de votación (presencial o remota).

l. Lugar de votación (lugar físico si es presencial y, si es remota, los medios y direcciones electrónicas que pueden ser usados para ejercer el voto).

m. Lista de documentos disponibles relacionados con la consulta.

n. Dirección electrónica en la cual se puede consultar la documentación relacionada con la sesión.

o. Los puntos de la agenda en una convocatoria por consulta formal pueden ser retirados de la sesión a solicitud de la mayoría simple de los miembros del CIE, solicitud que debe ser presentada a la Presidencia del Consejo en el plazo entre el anuncio de la convocatoria y antes de dar inicio, para que proceda según lo establecido a nivel institucional.

Capítulo VII: Las comisiones

Artículo 28: De las comisiones

El Consejo contará con dos tipos de comisiones formales: permanentes y temporales, las cuales tendrán objetivos y funciones para cumplir con un propósito específico. Para el desarrollo de sus funciones, dichas comisiones contarán con el apoyo técnico de las dependencias de la VIE o podrán recurrir a la asesoría de pares externos.

Las comisiones permanentes son aquellas que por la naturaleza periódica de los temas que abordan requieren constantemente de un representante del Consejo. 

Las comisiones temporales serán creadas para el análisis de temas especiales y serán disueltas cuando cumplan los objetivos o funciones para las cuales fueron creadas.

La definición de objetivos o actividades e integración de las comisiones permanentes o temporales, así como el establecimiento de la frecuencia en la presentación de informes y su formato, será resorte del CIE. 

Artículo 29: De las Comisiones permanentes

Serán comisiones permanentes las siguientes:

a. Evaluación de Programas de Investigación y Centros de Investigación: se encarga del seguimiento de los Programas o Centros de Investigación oficialmente inscritos en la VIE, así como del proceso de inscripción o cierre de los mismos, la cual estará integrada por dos personas representantes académicas del CIE y una persona funcionaria de la Dirección de Proyectos. 

b. Evaluación de Proyectos Estudiantiles: se encarga del proceso de evaluación de propuestas de proyectos estudiantiles y asignación de fondos para el desarrollo de los mismos, así como el aval a los informes finales presentados, la cual estará integrada por una persona representante académico del CIE, un representante estudiantil miembro del CIE y una persona funcionaria de la Dirección de Proyectos.

c. Exoneraciones del FDI: se encarga de analizar la información y preparar los dictámenes para que el CIE puede tomar una decisión en cuanto a posibles exoneraciones del FDI, conformada por dos personas representantes académicas del CIE.

d. Evaluación de la Categoría de Investigador Consolidado: se encarga con base en el Régimen de Investigador Consolidado del ITCR desarrollar las respectivas convocatorias y análisis de los atestados que permitan la asignación de la categoría a un investigador o extensionista del ITCR, la cual estará conformada por dos personas representantes académicas miembros del CIE y el Director de Proyectos.

e. Otras que el Consejo considere pertinentes.

Capítulo VIII: Disposiciones finales

Artículo 30: De la vigencia

Este reglamento será revisado al menos una vez cada dos años. 

Este reglamento entrará en vigencia una vez aprobado por parte del Consejo de Investigación y Extensión, y publicado en la Gaceta Institucional.

Capítulo IX: Transitorio

Transitorio I

En el plazo de dos meses, la Presidencia del Consejo elaborará los procedimientos de votaciones secretas mediante medios digitales con la colaboración de la Oficina de Planificación Institucional, según la “Guía para la elaboración de manuales de procedimientos”.

Transitorio II

En un plazo de dos meses, la Presidencia del Consejo establecerá el mecanismo que permita que todo el material utilizado en las sesiones y posterior a su aprobación esté disponible de forma virtual para la consulta de los miembros del Consejo.  

Acuerdo del Consejo de Investigación y Extensión, Sesión Ordinaria Número 20-2021, Artículo 11 del 22 de octubre del 2021.   

Publicado en fecha 9 de noviembre del 2021, mediante la Gaceta Número 843-2021 del 8 de noviembre del 2021.   

Reglamento interno de funcionamiento del Consejo de Posgrado

Revisión Asesoría Legal TEC: Asesoría Legal-378-2020 (5 agosto 2020)

Revisión Oficina de Planificación Institucional: OPI-328-2020 (6 agosto 2020)

Aprobado en Consejo de Posgrado: DP-09-2020 artículo 4 (20 agosto 2020)

Capítulo I: Disposiciones Generales 

Artículo 1: Del tipo y alcance de reglamento 

Este reglamento es de carácter específico y es de acatamiento obligatorio para los miembros del Consejo de Posgrados. 

Artículo 2: Objetivo general 

Regular la labor del Consejo de Posgrado de articular los procesos de gestión administrativa, académica, de calidad, de investigación y de promoción de los programas de estudios de posgrado del ITCR, la cual desempeña en coordinación con la Dirección de Posgrado. 

Artículo 3: Objetivos específicos 

• Normar el desarrollo de las sesiones del Consejo de Posgrado 

• Puntualizar los deberes y derechos de los miembros del Consejo de Posgrado 

• Determinar las responsabilidades de la Secretaría del Consejo de Posgrado. 

Artículo 4: Definiciones 

Mayoría simple: La mitad más uno de los miembros presentes del Consejo de Posgrado. 

Mayoría absoluta: La mitad más uno del total de miembros del Consejo de Posgrado. 

Mayoría calificada: Dos terceras partes del total de los miembros del Consejo de Posgrado. 

Quorum estructural: Cantidad de miembros presentes que se requiere para que sesione el Consejo de Posgrado, corresponde a la mayoría absoluta. 

Quorum funcional: Corresponde a la cantidad de miembros presentes necesarios para la toma de acuerdos válidos, corresponde a la mayoría simple. 

Mociones de fondo: Son aquellas que tiendan a lograr un acuerdo del Consejo de Posgrado sobre algún aspecto de su competencia. 

Mociones de orden: Son aquellas que tiendan a concluir, ampliar o posponer el debate, suspender la sesión, cambiar el orden del día o revisar una decisión de la presidencia. 

Mociones de forma: Son aquellas que tiendan a variar el estilo del texto de una moción de fondo. 

Mociones de revisión: Son aquellas que tiendan a variar acuerdos no firmes del Consejo de Posgrado. 

Acuerdo firme: Se consideran acuerdos firmes los que consten en actas ya aprobadas o que reciban así lo acuerden los miembros por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Órgano. 

Sesión por Consulta Formal: Se entiende como el mecanismo oficial no plenario de toma de decisiones del Consejo, que le permite decidir sobre asuntos específicos que deben ser resueltos de manera urgente, considerando el procedimiento establecido. 

Participación en una sesión por medios virtuales: se considera un recurso de uso, para permitir la participación de los miembros del Consejo de Posgrado, cuando por alguna razón justificable no puedan hacerlo en forma presencial. Constituye una opción en la que uno o varios de los miembros del Consejo de Posgrado no se encuentran físicamente presentes en el recinto donde la plenaria (ordinaria o extraordinaria) se lleva a cabo. En el caso de celebrar sesiones por medios virtuales, se deben respetar y cumplir los principios de simultaneidad, integridad y deliberación. 

Capítulo II: Integración del Consejo de Posgrado 

Artículo 5: De la integración del Consejo 

La Dirección de Posgrados contará con un Consejo de Posgrado integrado por: 

• La persona que ejerce la Dirección de Posgrados, quien preside 

• El Vicerrector (a) de Docencia o su representante, quien deberá contar con grado académico de posgrado. 

• El Vicerrector (a) de Investigación y Extensión o su representante, quien deberá contar con grado académico de posgrado. 

• Las personas que ejercen las coordinaciones de las unidades internas de posgrado de aquellas escuelas que cuenten con programas de posgrado. 

• Las personas que ejercen las coordinaciones de las áreas académicas de posgrado. 

• Las personas que ejercen las coordinaciones de unidades desconcentradas con programas de posgrado a su cargo. 

• Un representante estudiantil que curse estudios de posgrado, y un suplente nombrado por la FEITEC de acuerdo con su normativa. 

Artículo 6: De las funciones del Consejo de Posgrado 

Serán funciones del Consejo de Posgrado las siguientes: 

• Servir de foro para el análisis de los asuntos académicos y administrativos que competen a los programas de estudios de posgrado y tomar las decisiones al respecto que le sean pertinentes, según las definan los reglamentos o procedimientos de la institución. 

• Someter al Consejo Institucional propuestas de reglamentación general que regula los programas de posgrado académica y administrativamente. 

• Aprobar los procedimientos académicos y administrativos que se usan en los programas de posgrado, siempre que no invada competencias de otros órganos del Instituto. 

• Asesorar al Consejo Institucional en los procesos de creación, modificación, evaluación y cierre de programas de posgrado, unidades y áreas académicas encargadas de programas de posgrado. 

• Aprobar los planes de estudio de posgrado y sus modificaciones, según el reglamento correspondiente. 

• Asesorar al Consejo Institucional en el establecimiento de los requisitos para los grados y títulos académicos de posgrado que otorgue el Instituto. 

• Propiciar las actividades interdisciplinarias e interdepartamentales, internacionales y de vinculación relacionadas con los estudios de posgrado. 

• Coordinar el ofrecimiento de cursos entre los distintos programas de posgrado y fijar las normas generales de los Trabajos Finales de Graduación. 

• Asesorar al Consejo Institucional en la definición de las políticas relativas a su campo de acción. 

• Definir sus normas internas de funcionamiento. 

Capítulo III: De los deberes y derechos de los miembros del Consejo de Posgrado 

Artículo 7: De la Presidencia 

Serán deberes y derechos de la persona que ejerza la presidencia del Consejo de Posgrado los siguientes: 

a) Elaborar un cronograma de las fechas que se llevará a cabo las sesiones ordinarias del Consejo de Posgrado 

b) Elaborar en conjunto con la Secretaría la agenda para cada sesión. 

c) Convocar en conjunto con la Secretaria Ejecutiva por escrito o por un medio electrónico de comunicación, a los miembros del Consejo de Posgrado a sesiones ordinarias y sesiones extraordinarias. 

d) Someter a votación la agenda propuesta al iniciar cada sesión. 

e) Abrir, presidir y levantar las sesiones de acuerdo con la agenda aprobada 

f) Conceder la palabra a los miembros (as) en el orden en que la hayan solicitado, salvo cuando se trate de una moción de orden. 

g) Recibir mociones, ordenarlas y presentarlas ante los miembros del Consejo de Posgrado 

h) Someter a votación los asuntos cuando considere que han sido suficientemente discutidos. Dar por agotada la discusión. No obstante, en caso de disconformidad de los miembros por esta decisión, se podrá presentar una moción de orden con el objeto de continuar la discusión, que será votada y deberá aprobarse conforme a las normas de votación establecidas en este Reglamento. 

i) Recibir las votaciones y declarar si hay aprobación o rechazo del asunto sometido a votación. 

j) Velar por la veracidad de la información contenida en las actas. 

k) Someter a aprobación las actas del Consejo de Posgrado. 

l) Firmar conjuntamente con la Secretaría las actas de las sesiones de Consejo de Posgrado que haya presidido, una vez que han sido aprobadas en firme. 

m) Comunicar y ejecutar los acuerdos del Consejo de Posgrado, según corresponda. 

n) Decidir con el doble voto los casos de empate 

o) Velar porque el Consejo de Posgrado cumpla con la normativa vigente que regula su función. 

Artículo 8: De los miembros del Consejo 

Son deberes y derechos de los miembros del Consejo de Posgrado: 

a) Asistir puntualmente y permanecer durante toda la sesión del Consejo de Posgrado que se convoquen. 

b) Confirmar asistencia o justificar su ausencia ante la presidencia del Consejo de Posgrado, al menos un día hábil antes de que se lleve a cabo la sesión ordinaria o extraordinaria. 

c) Revisar y analizar con antelación la documentación que sea distribuida con ocasión de una convocatoria a sesión de Consejo de Posgrado. 

d) Dar su voto a los asuntos en debate, conforme a lo dispuesto en este reglamento y la normativa institucional vigente. 

e) Presentar, preferentemente por escrito los proyectos, proposiciones y mociones que crean oportunas. 

f) Solicitar a cualquier departamento, sección, oficina o funcionario, la información que considere necesaria para el mejor conocimiento y resolución de los asuntos. 

g) Solicitar revisión de cualquier acuerdo por ratificar, por una sola vez, antes de que sea aprobada el acta respectiva. 

h) Llamar al orden a la presidencia del Consejo de Posgrado cuando se separe de las atribuciones que le confiere este reglamento. 

i) Ejecutar todas aquellas funciones que en su calidad de miembro del Consejo de Posgrado le sean encomendadas. 

j) Presentar puntos de debate a la Presidencia del Consejo con al menos cinco días hábiles de anticipación a la fecha prevista para la realización de la sesión de Consejo de Posgrado. 

k) Los miembros del Consejo de Posgrado que participen en una sesión por medios virtuales quedan habilitados, en todos sus alcances y responsabilidades, en las discusiones y acuerdos que se dieren. Para el caso de acuerdos, se exceptúan aquellas situaciones en las que se requiere de votación secreta. 

Artículo 9: De la Secretaría del Consejo 

Serán funciones de la Secretaría del Consejo de Posgrado: 

a) Asistir puntualmente y permanecer en las sesiones de Consejo de Posgrado. 

b) Preparar en conjunto con la presidencia la agenda de la sesión ordinaria o extraordinaria y distribuirla a los miembros del Consejo, por lo menos tres días hábiles previos a la fecha de cada sesión. 

c) Llevar el control de quórum, asistencia y permanencia de los miembros en las sesiones del Consejo de Posgrado. 

d) Preparar y custodiar los documentos que evidencien los procesos de convocatoria, hora de apertura y cierre, participación, votación y resultados según el medio utilizado para su realización. 

e) Grabar la información y las sesiones ordinarias y extraordinarias. 

f) Llevar el control de las votaciones. 

g) Transcribir y elaborar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo de Posgrado velando por la veracidad de la información contenida. 

h) Firmar las actas conjuntamente con el Presidente del Consejo de Posgrado una vez que hayan sido aprobadas en firme. 

i) Transcribir, comunicar y llevar un seguimiento de acuerdos tomados por el Consejo de Posgrado. 

j) Mantener el orden, la custodia y la protección de las actas, las grabaciones y demás documentos derivados de las sesiones del Consejo de Posgrado y de su quehacer. 

k) Llevar un archivo físico y digital de la correspondencia recibida y despachada por el Consejo de Posgrado. 

l) Elaborar los informes y trabajos especiales que requiera o solicite el Consejo de Posgrado. 

m) Disponer del espacio físico/digital y de los requerimientos para la realización de las sesiones del Consejo de Posgrado 

n) Desempeñar cualesquiera otras labores que sean necesarias para el buen desempeño de su cargo según lo que establezcan este reglamento y la normativa institucional vigente. 

La Secretaría del Consejo será desempeñada por la persona que ocupe el puesto de Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Posgrado. 

Capítulo IV: De las sesiones del Consejo de Posgrado 

Artículo 10: De las sesiones 

El Consejo de Posgrado podrá sesionar en dos modalidades: en forma plenaria y en consulta formal. En ambos casos, los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría de sus miembros. 

En casos de fuerza mayor podrá sesionar por medios virtuales. 

a) El Consejo de Posgrado sesionará de manera ordinaria al menos una vez al mes según el cronograma elaborado por la presidencia y extraordinariamente cuando se considere conveniente. 

b) El Consejo de Posgrado podrá sesionar bajo la modalidad por Consulta Formal, como máximo una vez por semana. 

c) Las sesiones del Consejo serán presididas por el Director de la Dirección de Posgrado. En caso de ausencia será presidido por la persona que se asigne en el acto. 

d) Las sesiones ordinarias serán convocadas por la presidencia del Consejo de Posgrado, con al menos cinco días hábiles de anticipación a la fecha de realización. 

e) Las sesiones extraordinarias serán convocadas por la presidencia del Consejo o por el 25% de sus miembros. La convocatoria se entregará hará con al menos 24 horas de antelación, salvo en los casos de urgencia. No obstante, quedará válidamente constituido el órgano sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o al orden del día, cuando asistan todas las personas integrantes y así lo acuerden por unanimidad. 

f) Las sesiones se enumerarán consecutivamente según el año calendario. En las convocatorias y las actas se indicará, además, si se trata de sesiones ordinarias o extraordinarias. 

g) La convocatoria, en todos los casos, se hará mediante documentos impresos o utilizando los medios formales, convencionales o electrónicos. 

h) La presidencia deberá poner a disposición de los miembros del Consejo de Posgrado, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria, de preferencia utilizando los medios electrónicos institucionales, y se dispondrá de una única copia impresa de ellos en la Secretaría de la Dirección de Posgrado; únicamente se distribuirán documentos impresos cuando no estén disponibles en formato electrónico. 

i) Una vez convocado el Consejo de Posgrado no podrá ser suspendido, excepto que sea por motivos de quórum o fuerza mayor así calificada por la presidencia. 

Las sesiones darán inicio a la hora indicada. Se dará un máximo de 15 minutos para la conformación del quórum estructural. 

Los miembros del Consejo de Posgrado pueden solicitar realizar una sesión extraordinaria por consulta formal al Presidente del Consejo, por cualquier medio formal, convencional o electrónico, indicando expresamente el asunto sujeto a la consulta, con un plazo mínimo de tres días de antelación a la fecha propuesta para su realización. El Presidente resolverá si tramita los asuntos objeto de decisión por parte del Consejo de Posgrado, por medio de consulta formal o mediante una sesión plenaria, de acuerdo con las restricciones establecidas al efecto por el Estatuto Orgánico, pero no podrá negarse a someter el punto a conocimiento del Consejo, en la siguiente sesión ordinaria o extraordinaria. En caso de existir una solicitud de algún miembro del Consejo de Posgrado para que un asunto se tramite por la vía de la consulta formal, el Presidente contará con un día hábil para dar a conocer al solicitante si este tipo de sesión procede o no, por cualquier medio formal, convencional o electrónico. En caso de no proceder deberá indicar las razones en que se basa su negativa 

Artículo 11: Del control de asistencia 

El control de asistencia a las sesiones se hará constar en actas, así como la hora de ingreso o retiro de cada miembro a la sesión del Consejo de Posgrado, esto con el fin de conocer su participación en la sesión y sus responsabilidades en los acuerdos tomados. Además de llevar control del quorum funcional. 

Sólo podrán ausentarse o retirarse de la sesión del Consejo de Posgrado aquellos(as) quienes cuenten con la autorización previa de la Presidencia, lo cual constará en el acta. 

Artículo 12: De la participación en las sesiones 

Las sesiones del Consejo de Posgrado serán privadas. La participación de invitados para un tema en particular será únicamente con voz; se dará a partir de que un miembro lo solicite y así lo apruebe el Consejo de Posgrado con anterioridad. 

A las sesiones del Consejo de Posgrado podrán asistir invitados siempre que su participación haya sido aprobada en sesión anterior o bien cuando la Presidencia lo requiera. 

Las sesiones plenarias tendrán una duración máxima de tres horas, prorrogable por una hora máxima a solicitud de los miembros del Consejo de Posgrado. 

Artículo 13: De la participación de las sesiones por medios virtuales 

El Consejo de Posgrado en pleno podrá llevar a cabo sesiones en modalidad de telepresencia en casos en que se imposibilite, por fuerza mayor, de manera presencial. De igual forma uno o más miembros del Consejo podrán participar en una sesión por medios virtuales siempre y cuando sea considerando lo siguiente: 

• En caso de imposibilidad de sesionar en forma presencial por uno, varios o en su totalidad de los miembros del Consejo, las sesiones ordinarias y extraordinarias puede ser realizadas empleando herramientas de plataformas digitales. La convocatoria deberá indicar cuál será la plataforma a utilizar además del link de ingreso a la sesión. 

• La participación de uno o más miembros del Consejo de Posgrado en una sesión por medios virtuales, deberá ser aprobada con antelación por el Presidente, previa solicitud del o los interesados. 

• En cualquier caso, que se haga uso de los medios virtuales para sesionar deberá garantizarse la verificación de la identidad de aquellos miembros que participan en forma remota. 

• Los medios tecnológicos de comunicación utilizados durante una sesión del Consejo de Posgrado, para la participación de sus miembros deberán garantizar simultaneidad entre dos o más puntos habilitados y conectados a las redes de transmisión de datos, uniendo en tiempo real lo que sucede en dos o más lugares físicamente separados y permitiendo en todos los casos la comunicación de una forma interactiva. La transmisión deberá incluir audio y video en directo, permitiendo el envío de imágenes, sonido y datos. Los medios utilizados deberán permitir ver, oír y recibir datos de los miembros participantes en la sesión desde los diferentes puntos en que ésta se lleve a cabo. No se permitiría el correo electrónico, conversación en línea o el chat, teléfono, fax, entre otros que no garanticen estas condiciones. 

• Para la exposición de un punto de agenda, el proponente contará con un máximo de 15 minutos. Los miembros del Consejo de Posgrado contarán con un máximo de 5 minutos para su intervención en los temas en discusión. 

Artículo 14: De la agenda 

a) La agenda de la sesión ordinaria tendrá el siguiente orden del día: 

• Lectura y aprobación de la agenda 

• Aprobación del acta anterior 

• Informes de la Presidencia 

• Desarrollo y análisis de los temas a tratar 

• Informes de miembros del Consejo de Posgrado 

• Asuntos varios. En este punto se incluirán temas que, a modo de información, comentario, sugerencia o inquietud, tenga algún miembro del Consejo de Posgrado. No se podrán tomar acuerdos en este punto de agenda. 

b) La modificación del orden del día deberá proponerse mediante mociones de orden y deberá ser aprobada por el Consejo de Posgrado. 

c) Los temas a tratar serán definidos por el Consejo de Posgrado, a solicitud del Presidente del Consejo o de alguno de sus miembros. 

d) No podrá ser objeto de acuerdo, ningún asunto que no figure en la agenda, salvo que estén presentes tres cuartas parte de los miembros del Consejo y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de todos ellos. 

e) La persona que solicita que un tema se incluya en agenda, tendrá un máximo de quince minutos para referirse al mismo, prorrogable por acuerdo del Consejo del Posgrado. Si esta persona permite interrupciones durante la exposición, él o ella dará la palabra. 

f) En la sesión extraordinaria podrán ser sometidos a conocimiento y resolución por parte del Consejo de Posgrado, hasta dos asuntos en una misma sesión, y deben ser conocidos por cada uno de los integrantes de manera individual. 

g) La presidencia del Consejo de Posgrado velará porque la discusión se centre en el tema en debate y en el plano de las ideas, y no en el plano personal. 

Artículo 15: De las mociones 

En las sesiones del Consejo de Posgrado se presentarán mociones de los siguientes tipos: de fondo, de orden, de forma y de revisión. 

a) Las mociones de fondo serán presentadas a la Presidencia y a los miembros del Consejo con no menos de dos días de anticipación a la sesión correspondiente. 

b) Cuando se presenten mociones de orden estas se someterán inmediatamente a discusión después de que concluya el miembro del Consejo de Posgrado en el uso de la palabra, participarán el miembro proponente, y otro miembro con posición contraria, si lo hubiera. 

c) Las mociones de forma se presentarán a la Presidencia del Consejo de Posgrado, la cual decidirá aceptarlas o rechazarlas después de haberlas comunicado al Consejo de Posgrado. 

d) Las mociones de revisión se someterán a discusión en la sesión posterior a la del acuerdo, antes de que adquiera firmeza ese acuerdo y se tratarán como de orden. Un acuerdo del Consejo de Posgrado podrá ser objeto de revisión por una sola vez. 

Artículo 16: De las votaciones 

Las votaciones serán públicas o privadas a juicio de Consejo de Posgrado, excepto cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, en cuyo caso el voto debe ser emitido en forma secreta. 

Los miembros del Consejo de Posgrado con derecho a voto, lo ejercerán afirmativa o negativamente. Los acuerdos se tomarán por el voto afirmativo de la mayoría simple de los miembros participantes. En caso de abstención en las votaciones públicas deberán justificar la decisión ante el Consejo en el momento de la votación. 

En caso de votación secreta los votos en blanco o nulos no se contabilizarán para ninguna de las otras opciones de votación. En caso de empate, el Consejo de Posgrado decidirá si la segunda votación se realiza 

en esa misma sesión o en la siguiente; de persistir el empate, el Presidente del Consejo podrá ejercer el doble voto. Cuando un asunto se vote por partes, al final deberá votarse globalmente a fin de garantizar su coherencia. 

Cuando algún miembro desee estudiar más un asunto que se vaya a votar, podrá solicitar al Consejo de Posgrado la postergación hasta por dos sesiones. El Consejo de Posgrado podrá acordar la votación en forma inmediata o postergarla. 

Únicamente se consignarán en el acta los resultados numéricos de las votaciones, no obstante, los miembros podrán solicitar, cuando lo consideren conveniente, que allí se consignen sus votos razonados y sus consideraciones de cualquier naturaleza. 

En caso de imposibilidad de sesionar en forma presencial por uno, varios o en su totalidad de los miembros del Consejo, y de requerirse votaciones secretas, estas podrán ser realizadas empleando la opción de votaciones de las plataformas digitales. En este caso las votaciones tienen que estar previamente elaboradas o en la misma sesión a solicitud de los miembros del Consejo. Las votaciones secretas usando medios digitales se llevarán a cabo por medio de la secretaria o un asistente diferente a algún miembro del Consejo de Posgrado, según el procedimiento establecido. 

Artículo 17: Del acta del Consejo de Posgrado y sus acuerdos 

De toda sesión se levantará un acta por parte de la Secretaría de la Dirección de Posgrado o en su ausencia de parte del miembro que designe el Consejo de Posgrado, con los puntos más relevantes y los acuerdos tomados. 

El acta de cada sesión deberá ser aprobada en la siguiente sesión ordinaria. Las actas deberán ser aprobadas consecutivamente, salvo casos excepcionales, previa autorización del Consejo de Posgrado. El acta por aprobarse será entregada a cada miembro del Consejo de Posgrado con al menos tres días hábiles antes de la sesión ordinaria siguiente. 

Las modificaciones o correcciones del acta en aprobación deberán ser anexadas al acta de la sesión en la que fueron aprobadas. 

Cuando se trate de sesión por consulta formal, se levantará un acta con el formato establecido para las sesiones plenarias. Deberá indicar el tipo de sesión realizada, adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo que tomaron parte en la consulta, el registro de los votos, su justificación si se requiere y las ausencias si las hubiera. 

Cuando uno o varios de los miembros del Consejo de Posgrado, participen en una sesión ordinaria o extraordinaria por medios virtuales, deberá consignarse en el acta correspondiente el nombre de los miembros que no 

estaban presentes físicamente en ese lugar, así como el lugar en que estos se encontraban y desde el cual participaron. Deberán consignarse asimismo las razones por las que no estuvieron presentes físicamente. Se deberá señalar también el medio tecnológico por el cual se hizo efectiva su participación en la sesión, medio que en todos los casos deberá garantizar la inmediatez y fidelidad de su participación. 

Capítulo V: De la Consulta Formal 

Artículo 18: De la sesión por consulta formal 

La convocatoria a una sesión bajo la modalidad de consulta formal, deberá hacerse, a cada uno de los miembros, con al menos un día hábil de anticipación al inicio de la votación, Dicha convocatoria deberá incluir la siguiente información: 

• Nombre del Consejo 

• Número de la sesión indicando que se trata de la modalidad de consulta formal 

• Fecha y hora en que se realiza la convocatoria 

• Nombre y cargo de quien convoca 

• Listado de personas convocadas 

• Fecha y hora de inicio de la consulta formal 

• Fecha y hora de cierre de la consulta formal 

• Forma de votación (presencial o remota) 

• Lugar de votación (lugar físico si es presencial y, si es remota, los medios y direcciones electrónicas que pueden ser usados para ejercer el voto) 

• Lista de documentos disponibles relacionados con la consulta 

• Dirección electrónica en la cual se puede consultar la documentación relacionada con la sesión 

• Asunto(s) consultado(s) 

• Persona(s) designada(s) para recibir los votos 

Los asuntos sometidos a conocimiento y resolución por parte del Consejo de Posgrado por la vía de consulta formal, pueden ser hasta dos en una misma sesión, y deben ser conocidos por cada uno de los integrantes de manera individual, sin que se requiera sesionar en forma plenaria para decidir sobre los asuntos objeto de consulta. 

En modalidad por consulta formal, la sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles. 

Lo indicado en este párrafo por la Oficina de Asesoría Legal, porque sí está contemplado en este artículo, puntos 8 y 9. 

Capítulo VI: Disposiciones Generales 

Artículo 19 

Este Reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo de Posgrado. 

Capítulo VII: Transitorio 

En el plazo de un mes, el Consejo de Posgrado elaborará los procedimientos de votaciones secretas mediante medios digitales, así como el de las votaciones por consulta formal.

Aprobado en Consejo de Posgrado: DP-09-2020 artículo 4 (20 agosto 2020). Publicado en fecha 13 de noviembre del 2020 mediante La Gaceta Número 695-2020 de fecha 12 de noviembre del 2020. 

Disposiciones para la convocatoria extraordinaria de proyectos de investigación o extensión a ser desarrollados en el segundo semestre 2020, enfocados en contribuir a mitigar o a resolver los efectos negativos causados por la pandemia de la COVID-19 en CR

Disposiciones emitidas por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3171, Artículo 14, del 20 de mayo de 2020. Publicadas en fecha 21 de mayo del 2020 mediante Gaceta Número 635-2020 de fecha 21 de mayo del 2020.

a. Establecer las “Disposiciones para la convocatoria extraordinaria de proyectos de investigación o extensión a ser desarrollados en el segundo semestre 2020, enfocados en contribuir a mitigar o a resolver los efectos negativos causados por la pandemia de la COVID-19 en Costa Rica”, en los siguientes términos:

1. Los fondos concursables tienen por objetivo fomentar el desarrollo de proyectos de investigación o extensión enfocados en contribuir a mitigar o a resolver los efectos negativos causados por la pandemia de la COVID-19 en Costa Rica, en el marco de los “Ejes de conocimiento estratégicos”, aprobados por la AIR.

2. Podrán aplicar para estos fondos concursables el personal académico del ITCR, de acuerdo con las funciones establecidas en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos o aquellos profesores que se encuentren nombrados temporalmente en plazas administrativas (Rector, Vicerrector, Director). Estos últimos podrán presentar propuestas siempre que estén avaladas por el Consejo de Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada a la cual este funcionario pertenece cuando ejerce el nombramiento de profesor. Solo los investigadores o extensionistas sin informes pendientes ante la VIE podrán presentar, o formar parte, de nuevas propuestas de investigación y extensión. Toda participación en los proyectos se realizará mediante horas de reconocimiento (REC), horas docencia (DOC), horas VIE según disponibilidad (VIE) u horas de investigador consolidado (CONS). Para el caso de las horas docencia (DOC) se debe adjuntar el oficio de la Vicerrectoría de Docencia autorizando el uso de esas horas en actividades de investigación o extensión.

3. El personal de apoyo a la academia podrá participar en proyectos como investigador o extensionista con horas semanales bajo la figura de reconocimiento (REC), lo que requiere del aval por parte de la jefatura inmediata, por un máximo de 5 horas en proyectos de investigación y 8 horas en proyectos de extensión. Los Profesionales en Gestión de Cooperación o Proyectos de la VIE, podrán participar como parte de los grupos de investigación o extensión, mas deberán evitar el conflicto de intereses en el proceso de evaluación de las propuestas.

4. Para la formulación de un proyecto los proponentes deberán dar prioridad al personal propio de las unidades académicas involucradas. No se autorizará la contratación de personal para la participación en los proyectos, más si podrán participar en forma ad honorem funcionarios de otras universidades estatales, de instituciones del sector público y/o empresas privadas.

5. La contratación de servicios profesionales externos quedará supeditada a aquellos casos en que la Institución no cuente con los profesionales que puedan llevar a cabo dicho servicio o que la institución no cuente con las condiciones para hacerlo y se realizará de acuerdo con la normativa institucional vigente. Esta contratación sólo se podrá utilizar en actividades puntuales, es decir, no podrá corresponder al desarrollo de actividades sustantivas ni permanentes en el proyecto. Además, la contratación de servicios profesionales deberá ser debidamente justificada en la formulación y ejecución del proyecto.

6. Para los proyectos en los cuales se desarrollen productos susceptibles de ser registrados, patentados o reservados, el coordinador deberá aportar una nota explícita por parte de todos los investigadores o extensionistas, reconociendo que están al tanto de la condición y que se apegarán a la normativa de propiedad intelectual de la Institución. Los proyectos podrán contar en su fase de formulación con el acompañamiento del Centro de Vinculación, en esta materia, si fuera procedente.

7. Términos de referencia:

a. Estos proyectos considerarán mecanismos para fortalecer la capacidad de mitigación, respuesta y asistencia humanitaria, a corto plazo.

b. Dado que la crisis está evolucionando rápidamente, el monitoreo cuidadoso de sus efectos es crucial a la hora de formular la propuesta para garantizar la relevancia e impacto de los resultados.

c. Debe prevalecer un sentido de urgencia, por tanto, los resultados y productos a obtener deberán alcanzarse a más tardar en diciembre del 2020.

d. Los fondos serán asignados, por el Consejo de Investigación y Extensión, a las cinco propuestas mejor evaluadas, según disponibilidad de recursos, sin que exista nota mínima a partir de la cual una propuesta queda imposibilitada de ser aprobada. De quedar recursos disponibles una vez aprobadas las cinco propuestas, se podrán aprobar proyectos adicionales hasta donde los recursos lo permitan.

e. Para optar por el financiamiento, los investigadores y extensionistas deberán llenar un formulario en línea que será facilitado por la Dirección de Proyectos.

f. El equipo proponente deberá presentar un informe final de los resultados del Proyecto.

8. La propuesta debe ser avalada exclusivamente por el Consejo de la Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada que coordina. Los otros Consejos de las instancias participantes, solo avalarán la participación en el proyecto de las/os funcionarios/as que pertenezcan a ellas, mas podrán hacer observaciones o recomendaciones de mejora a la propuesta.

9. El Consejo de Investigación y Extensión aprobará las rúbricas de calificación de estas propuestas extraordinarias, considerando que la evaluación de las propuestas de investigación y de extensión no pueden ser evaluadas con el mismo conjunto de parámetros.

10. Las propuestas serán calificadas exclusivamente por el Consejo de Investigación y Extensión.

11. El cronograma de actividades para esta convocatoria extraordinaria es el siguiente:

Fecha anuncio de la convocatoria

Martes 26 de mayo, 2020

Fecha límite de recepción de propuestas

Jueves 11 de junio, 2020

Aprobación de propuestas por parte del CIE

Viernes 19 de junio, 2020

Comunicación de acuerdos

Miércoles 24 de junio, 2020

Inicio de proyectos

Lunes 13 de julio, 2020

Presentación de Informe Final

Viernes 29 de enero, 2021

Condicionar la ejecución de los recursos para los nuevos proyectos de investigación o extensión, a ser desarrollados durante el segundo semestre 2020, conforme a las disposiciones citadas en el inciso precedente, a la modificación oportuna del Plan Anual Operativo del Programa 4: Investigación y Extensión, así como al resultado favorable de las modificaciones presupuestarias que a su efecto sean requeridas.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. Del tipo y alcance de reglamento

Este reglamento es de carácter específico para la observancia y cumplimiento de los miembros de la Dirección de Posgrados. Le corresponde a la persona a cargo de la Dirección de Posgrados velar por su cumplimiento.

ARTÍCULO 2. Objetivo del Reglamento

Regular las funciones específicas de la Dirección de Posgrados.

CAPÍTULO II DE LA DIRECCIÓN DE POSGRADOS

ARTÍCULO 3. Del propósito de la Dirección de Posgrados

La Dirección de Posgrados es una entidad adscrita a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión encargada de coordinar y proponer los procesos y normativas necesarios que regulen los estudios de posgrado del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

ARTÍCULO 4. Del objetivo general de la Dirección de Posgrados

El objetivo general de la Dirección de Posgrados es articular los procesos de gestión administrativa, académica, de calidad, de investigación y de promoción de los programas de estudios de posgrado del ITCR.

ARTÍCULO 5. De los objetivos específicos de la Dirección de Posgrados

Los objetivos específicos de la Dirección de Posgrados son los siguientes:

a. Establecer un proceso coordinado de gestión de admisión, matrícula, evaluación y graduación de los distintos programas de posgrado del ITCR, en función de la normativa y el calendario institucional.

b. Establecer un mecanismo coordinado de evaluación financiera y determinación del costo del crédito, para apoyar a los posgrados en su gestión financiera y administrativa.

c. Establecer un programa continuo de divulgación de las actividades, resultados y procesos de admisión y matrícula de los programas de posgrado.

d. Presentar al Consejo de Estudios de Posgrado la creación, modificación o eliminación de programas de modalidad académica y profesional, que se tiene los avales de las unidades que lo presentan, para su posterior trámite ante el Consejo Institucional

e. Administrar el fondo consolidado de becas para estudiantes de posgrados.

f. Procurar la consecución de los recursos necesarios para asegurar los procesos de autoevaluación, por la acreditación y reacreditación nacional e internacional de los programas de posgrados

g. Promover la creación de nuevos posgrados, según las necesidades del país y la región

h. Promover la internacionalización de los estudios de posgrado del ITCR, así como su vinculación con la sociedad costarricense

ARTÍCULO 6. De las funciones de la Dirección de Posgrados

a. Tramitar de manera conjunta con los programas de posgrados la gestión de la admisión, matrícula y graduación de todos los programas de posgrados.

b. Proponer al Consejo de Posgrados un mecanismo y determinación del costo del crédito y la estructura de costos.

c. Apoyar a los programas de posgrados en su gestión financiera y administrativa.

d. Ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea Institucional, el Consejo Institucional, el Rector, los Vicerrectores, el Director de Campus local o Centro Académico y el Consejo de Dirección de Posgrados, en lo que le corresponda.

e. Administrar un fondo de becas de estudios de posgrados, en el marco de lo dispuesto por el Consejo de Dirección de Posgrados

CAPÍTULO III DEL FUNCIONAMIENTO Y COORDINACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE POSGRADOS

ARTÍCULO 7. De las funciones del cargo de Director(a)

El Director(a) de la Dirección de Posgrados tendrá las siguientes funciones específicas, además de las indicadas en el Estatuto Orgánico, Artículo 63:

a. Convocar y presidir el Consejo de Posgrado.

b. Proponer y dirigir las comisiones del Consejo de Posgrado.

c. Representar a la Institución en las actividades protocolares, así como ante las comisiones externas o interinstitucionales en las que participe el ITCR y que competan al ámbito de acción de los Estudios de Posgrado.

d. Apoyar la evaluación y mejora constante de todos los aspectos académicos y administrativos relacionados con los programas de postgrado en la institución, tales como requisitos de admisión a los programas, calidad de los graduados, estabilidad financiera de los programas de posgrado, idoneidad de los programas de estudio en función de los objetivos estratégicos del ITCR y desempeño de las actividades de investigación en los programas.

e. Dirigir la gestación y evaluación de los planes de la Dirección.

f. Coordinar permanentemente la evaluación de los programas de estudio de posgrado, mediante la promoción de la autoevaluación interna y la acreditación internacional de los mismos.

g. Elaborar y ejecutar los presupuestos de la Dirección de Posgrado.

h. Dirigir al personal de la Dirección de Posgrado.

i. Proponer y dirigir los planes de captación de financiamiento externo para el Fondo de Becas y de Desarrollo de Posgrado.

j. Definir los planes de formación y capacitación adecuados para mejorar el nivel académico y de investigación de los profesores de los programas.

k. Coordinar junto con la Oficina de Comunicación y Mercadeo, y el Centro de Vinculación, la adecuada divulgación de los procesos de admisión y matrícula de los programas, y las actividades académicas de los mismos.

l. Coordinar junto con la VIE la divulgación en publicaciones de alto impacto de los resultados académicos obtenidos en los programas de posgrados.

m. Promover la internacionalización de los estudios de posgrado.

n. Proponer al Consejo Institucional, por medio del Rector, la creación, modificación o eliminación de unidades y áreas académicas dedicadas al desarrollo de programas docentes de posgrado de carácter inter, trans y/o multidisciplinario, conforme a lo dispuesto por la reglamentación respectiva, que cuente con la aprobación del Consejo de Posgrado.

o. Delegar sus funciones a los Coordinadores de unidad o área de su Dirección, necesarias para el funcionamiento de los programas del área, cuando medien condiciones para realizar desconcentraciones técnicas y administrativas, conforme a lo establecido en el Estatuto y en los reglamentos respectivos.

CAPÍTULO IV DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 8. De la vigencia

Este Reglamento rige a partir de su aprobación por el Consejo Institucional y publicado en la Gaceta institucional.

Aprobado en Sesión Ordinaria No. 3110, Artículo 10, del 13 de marzo de 2019. Publicado en Gaceta No. 547, del 14 de marzo de 2019.

Disposiciones Generales

1. Estos fondos concursables tienen por objetivo fomentar el desarrollo de la investigación y la extensión de acuerdo con las necesidades del país y en el marco de los “Ejes de conocimiento estratégicos”, aprobados por la AIR.

2. Las actividades que corresponden en su totalidad a prestación de servicio, tales como los diagnósticos, asesorías, consultorías, cursos de capacitación, talleres, levantamientos de información u otras actividades similares que se planteen para un ente específico que se encuentre en capacidad de financiarlas, no se considerarán como proyectos de investigación o extensión.

3. Podrá aplicar para fondos concursables de la Convocatoria de Proyectos 2020, el personal académico del ITCR, de acuerdo con las funciones establecidas en el Manual Descriptivo de Puestos o aquellos profesores que se encuentren nombrados temporalmente en plazas administrativas (Rector, Vicerrector, Director).  Estos últimos podrán presentar propuestas siempre que estén apoyadas por el Consejo de Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada a la cual este funcionario pertenece cuando ejerce el nombramiento de profesor. Solo los investigadores o extensionistas sin informes pendientes ante la VIE podrán presentar, o formar parte, de nuevas propuestas de investigación y extensión. La fecha límite para quedar al día con la VIE para participar en la Convocatoria es el 31 de julio de 2019.

4. El personal de apoyo a la academia podrá participar en proyectos como investigador o extensionista con horas semanales bajo la figura de reconocimiento, lo que requiere del aval por parte del jefe inmediato, por un máximo de 5 horas en proyectos de investigación y 8 horas en proyectos de extensión por reconocimiento, es decir, sin asignación de horas VIE para el desarrollo de las actividades que tenga a cargo. Los oficiales de proyectos y cooperación de la VIE se deberán abstener de participar en proyectos, ante la obligación legal de no incurrir en conflicto de intereses en su labor de apoyo en la formulación y evaluación de las propuestas de investigación o extensión y de los informes finales correspondientes.  

5. Para la formulación de un proyecto los proponentes deberán dar prioridad al personal propio de las unidades académicas involucradas, así como a los estudiantes de los programas de posgrado (doctorado y maestría) de la Institución. Excepcionalmente, los proponentes podrán solicitar a la VIE la contratación de un investigador o extensionista, con grado mínimo de maestría, cuando se demuestre, por medio de documentos idóneos, que los especialistas de la Institución no cuentan con disponibilidad para realizar la investigación o que la Institución no dispone del personal con el perfil requerido para desarrollar las actividades propuestas.

6. La contratación de servicios profesionales externos quedará supeditada a aquellos casos en que la Institución no cuente con los profesionales que puedan llevar a cabo dicho servicio o que la institución no cuente con las condiciones para hacerlo y se realizará de acuerdo con la normativa institucional vigente. Esta contratación sólo se podrá utilizar en actividades puntuales, es decir, no podrá corresponder al desarrollo de actividades sustantivas ni permanentes en el proyecto. Además, la contratación de servicios profesionales deberá ser debidamente justificada en la formulación y ejecución del proyecto.

7.Para los proyectos en los cuales se desarrollen productos susceptibles de ser registrados, patentados o reservados, el coordinador deberá aportar una nota explícita por parte de todos los investigadores o extensionistas, reconociendo que están al tanto de la condición y que se apegarán a la normativa de propiedad intelectual de la Institución. Los proyectos podrán contar en su fase de formulación con el acompañamiento del Centro de Vinculación, en esta materia, si fuera procedente.

8. En la evaluación de los  proyectos se contemplará como uno de los elementos de evaluación el financiamiento externo; específicamente considerando el tipo y monto que se detalle en las propuestas que lo incluyan, tales como contrapartida en efectivo, equipos que se adquieran para el logro de los objetivos que contiene la iniciativa; entendiendo que debe detallar, en el caso de las contrapartidas en efectivo, el monto aportado por la contraparte; los periodos de desembolso según el destino y los usos; además de su relación proporcional con el presupuesto solicitado a la VIE.

9.En la evaluación de los proyectos se valorará la participación conjunta de dos o más Escuelas, Unidades Desconcentradas, Áreas Académicas, Campus Tecnológicos, Centros Académicos, Programas de Investigación y/o Centros de Investigación.

10. Toda propuesta de investigación o extensión financiada con el Fondo de Desarrollo Institucional (FDI), con el porcentaje asignado del FEES para investigación, extensión o posgrado, debe prever la entrega de alguno de los productos que se establecen según la modalidad del proyecto.

11. Cuando corresponda, la propuesta debe demostrar, por medio de documento oficial emitido por la entidad beneficiada, interesada o persona competente, el cumplimiento de cualesquiera de los siguientes aspectos:

• Financiamiento externo aprobado; detallando el destino del dinero y su uso dentro del proyecto propuesto.
• Contrapartida aprobada.
• Vinculación con el sector externo, donde se indique claramente las características de la colaboración.
• Procesos de protección o potencial de generación de propiedad intelectual (en este caso las notas deben ser emitidas por el Centro de Vinculación).

12. Para la ejecución de los proyectos se dispondrá de: horas VIE (VIE), horas de reconocimiento (REC) y horas Docencia (DOC). Adicionalmente, el investigador o extensionista podrá disponer de sus horas de investigador consolidado (CONS). Así mismo, se dispondrá de tiempo para estudiantes de posgrado (20 horas semanales para maestría y 40 horas semanales para doctorado).

13. Para el caso de las horas docencia (DOC) se debe adjuntar a la propuesta el oficio de la Vicerrectoría de Docencia autorizando el uso de esas horas en actividades de investigación o extensión.

14. Las horas VIE, CONS, REC y DOC aprobadas al investigador o extensionista deben incluirse como parte de su plan de trabajo.

15. El financiamiento y vigencia de todo proyecto que sea aprobado y que involucre como sujetos de investigación seres humanos, animales de laboratorio, muestras de plantas o cualquier otro material vivo, quedará sujeto al cumplimiento de la normativa nacional.  Para ello, la persona que coordine el proyecto deberá presentar a la Dirección de Proyectos la aprobación de las instancias respectivas antes de iniciar su ejecución.

16. Para la Convocatoria de Proyectos de Investigación y de Extensión 2020, la Vicerrectoría de Investigación y Extensión incluye proyectos con financiamiento externo comprobado y una única convocatoria de proyectos sin financiamiento externo.

• Los proyectos con financiamiento externo comprobado igual o mayor a 5 millones de colones no requieren la presentación del perfil. La categoría sin financiamiento externo o con financiamiento externo menor a 5 millones de colones involucrara dos etapas:

           a. presentación de perfiles de proyectos, y

           b. presentación de propuestas de proyectos de los perfiles previamente aprobados.

• La presentación del perfil y su selección son requisitos para avanzar a la etapa de presentación de la propuesta. La selección de un perfil por parte del Consejo de Investigación y Extensión (CIE), no asegura la aprobación de la propuesta. Las propuestas de proyectos serán aprobadas por el Consejo de Investigación y Extensión, según artículo 42 del Estatuto Orgánico.

17. Sobre la presentación y selección de perfiles de proyectos de investigación y extensión para proyectos sin financiamiento externo o financiamiento menor a 5 millones de colones:

La recepción de los perfiles se hará en formato digital, mediante la plataforma que implemente la VIE para el ingreso de la información. La fecha límite de presentación es el 12 de abril de 2019.

Los perfiles deberán contar con el aval del Consejo de Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada que coordinaria el proyecto. El investigador o extensionista de la unidad proponente será el responsable de remitir los documentos a la Dirección de proyectos a través de la plataforma correspondiente.

El proceso de evaluación se realizará con los documentos remitidos por el investigador o extensionista responsable en la plataforma. Una vez remitidos, no se aceptarán cambios ni documentos adicionales. Toda la documentación interna que requiera de firmas, será ingresada a la plataforma con firma digital.

El perfil deberá seguir, sin excepción, el formato aprobado por el Consejo de Investigación y Extensión.

18. El proceso de aprobación de perfiles por parte del Consejo de Investigación y de Extensión (CIE) contempla los siguientes criterios:

a. Primer criterio: Tipo de proyecto

El análisis de los perfiles de proyectos de investigación en el CIE, según las modalidades de proyectos, se realizará en el siguiente orden:

• Perfiles de proyectos con vinculación (internacional o nacional)
• Perfiles de proyectos sin vinculación externa

b. Segundo criterio: Calificación asignada

Se ordenarán los perfiles de cada Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada en forma descendente según la calificación asignada por la Dirección de Proyectos y se separarán los perfiles en tres grupos: 

•  perfiles con calificación mayor o igual a 85

  Para el análisis de los perfiles por parte del Consejo de Investigación y Extensión, se discutirán primero, en orden descendente, los de mayor calificación de cada Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada y que además tengan una calificación mayor o igual a 85. Primero se analiza el perfil de mayor calificación general, seguido por el perfil de mayor calificación de las unidades académicas restantes, y así sucesivamente con los perfiles de mayor nota de cada unidad académica.  Para los demás perfiles con nota mayor o igual a 85, se seguirá el orden establecido por las notas de los mejores perfiles de cada unidad académica.  Este mecanismo se continuará aplicando hasta agotar los perfiles con nota mayor o igual a 85.

• perfiles con calificación de 70 a 84

  El segundo grupo de perfiles se analizará por orden descendente de nota, independientemente de la Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada que la presente. 

• perfiles con calificación menor a 70

  No se aprobarán perfiles con notas inferiores a 70.

19. Presentación de propuestas de proyectos de investigación y de extensión

Los perfiles de las propuestas sin financiamiento externo o financiamiento menor a 5 millones de colones seleccionados por el Consejo de Investigación y Extensión avanzarán a la etapa de formulación de propuestas de proyecto.

Los investigadores y extensionistas participantes en la elaboración de propuestas con o sin financiamiento externo, contarán con el acompañamiento de los gestores de las direcciones de proyectos, cooperación, vinculación o regionalización, según sea necesario. 

Los interesados enviarán las propuestas a los respectivos Consejos de las unidades académicas participantes para su aval.  El 16 de agosto de 2019 es la fecha límite de presentación en la Dirección de Proyectos a través de la plataforma que implementa la VIE.

La recepción de propuestas se hará en formato digital, empleando la plataforma que se implementará para el ingreso de la información. El proceso de evaluación se hará empleando los documentos remitidos por el investigador responsable en la plataforma; por lo cual una vez remitidos, no se aceptarán otros documentos o bien cambios en los mismos, salvo cartas de apoyo (económico o en especie) específicas. La documentación de la propuesta, será ingresada a la plataforma con firma digital del proponente.  Solo será considerada en los procesos de evaluación la documentación firmada. La plataforma por sí misma no permitirá el envío de propuestas incompletas; ni permitirá, una vez cerrado el proceso de recepción, que se ingresen nuevas propuestas.

Las propuestas deben contar con el aval de todos los Consejos de Escuela, Área Académica y Unidad Desconcentrada participantes en el proyecto, en el momento de ser presentadas a la Dirección de Proyectos. Al respecto, debe considerarse el Artículo 55, inciso c, del Estatuto Orgánico. La persona que coordina será la responsable de enviar toda la documentación digital pertinente a la Dirección de Proyectos.

La Dirección de Proyectos podrá recurrir a pares externos para que realicen la evaluación de las propuestas en los casos en que lo considere necesario. Los pares externos se identificarán considerando el tema de investigación y extensión en el cual se enmarca la propuesta.  La Dirección de Proyectos les enviará las propuestas a los pares externos para su revisión. El proceso de revisión consistirá en una evaluación doblemente anónima (los investigadores y extensionistas serán anónimos para los evaluadores y viceversa).

20. Evaluación de las propuestas de investigación y extensión:

• La Dirección de Proyectos hará una revisión de cumplimiento de requisitos de forma posterior a la recepción de la propuesta. No se aceptarán aquellas con requisitos incompletos o que no correspondan a lo solicitado, lo que será informado por escrito a la persona que coordinaría el proyecto.
• La Dirección de Proyectos consolidará la evaluación de los miembros del Consejo de Investigación y Extensión (60 por ciento de la evaluación de la propuesta) y la calificación consensuada de todos los gestores de proyectos de la Dirección de Proyectos y Regionalización, según corresponda, así como de los pares externos consultados cuando corresponda (40 por ciento de la evaluación de la propuesta), para poder contar con este insumo para el análisis y aprobación de las propuestas de investigación por parte del Consejo de Investigación y Extensión.
• El Consejo de Investigación y Extensión analizará las propuestas recibidas según el orden que definan los siguientes criterios: 
• Tipo de proyecto.
• La calificación numérica asignada a cada propuesta.

21. Requisitos para la presentación de propuestas de proyectos de investigación y extensión

La documentación solicitada para cada propuesta es:

• Comunicación del acuerdo del aval otorgado a la propuesta por parte de los Consejos de las Unidades Académicas participantes. El acuerdo correspondiente a la Unidad Académica que coordinaría el proyecto debe indicar expresamente, como parte de los considerados, la línea de investigación o extensión en la que se inscribe la propuesta, así como el eje de conocimiento estratégico o transversal en el cual se ubican estas líneas. Este requisito sobre la línea de investigación no es necesario para las otras unidades académicas participantes en el proyecto.

Ítem modificado en Sesión 3124, Artículo 8, del 19 de junio de 2019.  Publicado en Gaceta No. 566, del 24 de junio de 2019

• Todos los investigadores o extensionistas participantes en la propuesta deberán contar la ficha de investigador o extensionista, la que debe la Dirección URL de perfil del investigador o extensionista en Google Scholar [1].  
• Formulario estándar único con firma digital del director de Escuela, coordinador de Área Académica o Unidad Desconcentrada y del investigador o extensionista responsable a más tardar en la fecha definida en el cronograma, las cuales deberán ser cargadas en la plataforma correspondiente.
• Carta de aprobación del Vicerrector de Docencia en el caso de investigadores o extensionistas que propongan usar horas docencia en el proyecto.
• Carta formal, certificaciones u otro documento probatorio del cumplimiento de requisitos según la categoría de proyecto a la que se está optando.
• Perfil del investigador o extensionista por contratar, en caso de que se requiera contratar a un profesional externo, con la debida justificación.

No se recibirá extemporáneamente ningún documento para completar el expediente del proyecto, con excepción de cartas de aprobación de fondos externos que se encuentren en trámite.

22. Entre los criterios utilizados para la selección de los perfiles y propuestas de investigación y de extensión están:

• Pertinencia: la propuesta se enmarca en las líneas de investigación y de extensión de la Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada que coordina.
• Relevancia: el problema por resolver en el proyecto es de importancia para la sociedad o para el área de conocimiento; se abordará de manera novedosa y se generará conocimiento relevante. La novedad y generación de conocimiento relevante se determinará con base en los resultados que se esperan obtener, el potencial de obtención de propiedad intelectual y publicaciones de impacto o la solución de problemas para la sociedad o del sector productivo.
• Factibilidad: existe claridad del problema por resolver; el perfil ofrece elementos suficientes que permiten inferir que este podrá resolverse con el proyecto; los recursos solicitados están indicados y justificados.

23. Aprobación de propuestas de proyectos de investigación

El proceso de análisis de propuestas por parte del Consejo de Investigación y Extensión, contempla los siguientes pasos:

a. Primer criterio: Tipo de proyecto

El análisis de las propuestas de proyectos de investigación y extensión en el CIE según las modalidades de proyectos, se realizará en el siguiente orden:

• Ampliaciones de proyectos como casos excepcionales debidamente justificados
• Propuestas de proyectos con financiamiento externo comprobado
• Propuestas sin financiamiento externo o financiamiento externo menor a 5 millones:

Vinculación (nacional o internacional)

Sin vinculación

• Proyectos de extensión

b. Segundo criterio: Calificación asignada

Primero se ordenarán las propuestas de cada Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada en forma descendente según la calificación asignada y se separarán las propuestas en tres grupos: 

• Propuestas con calificación mayor o igual a 85

Para el análisis de las propuestas por parte del Consejo de Investigación y Extensión, se discutirán primero, en orden descendente, las de mayor calificación de cada Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada y que además tengan una calificación mayor o igual a 85. Primero se analiza la propuesta de mayor calificación general, seguido por la propuesta de mayor calificación de las unidades académicas restantes, y así sucesivamente con las propuestas de mayor nota de cada unidad académica.  Para las demás propuestas con nota mayor o igual a 85, se seguirá el orden establecido por las notas de las mejores propuestas de cada unidad académica.  Este mecanismo se continuará aplicando hasta agotar los perfiles con nota mayor o igual a 85.

• Propuestas con calificación de 70 a 84.

El segundo grupo de perfiles de propuestas se analizará por orden descendente de nota, independientemente de la Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada que lo presente. 

• Propuestas con calificación menor a 70

No se aprobarán perfiles de propuestas con notas inferiores a 70.

Disposiciones específicas para proyectos de investigación:

Para la Convocatoria de Proyectos 2020 existirán 2 modalidades de proyectos de investigación:

• Proyectos con financiamiento externo:

Esta modalidad está orientada a proyectos con financiamiento brindado por entes financiadores externos, como: embajadas, organismos internacionales, fundaciones, universidades y centros de investigación, entre otros y que es financiado parcial o totalmente (con un monto mínimo de 5 millones de aporte externo) por esos entes.

Modificado en Sesión Ordinaria No. 3128, Artículo 10, del 24 de julio de 2019.  Publicado en Gaceta No. 571, del 26 de julio de 2019.

Las condiciones de presentación de propuestas en esta modalidad son las siguientes:

• Estos proyectos tendrán una duración definida por las condiciones de la convocatoria en la que participan.
• El monto máximo a financiar para estos proyectos será de ¢4 millones por año para operación. Este podrá incluir adicionalmente el financiamiento de una beca estudiante de posgrado debidamente justificada.
• El número máximo de horas VIE semanales que se podrá asignar por proyecto es de 40.
• Con los resultados del proyecto, los investigadores deberán cumplir con alguno de los siguientes productos:
• Artículo científico, al menos presentado para su publicación, en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus. Los investigadores dispondrán de un plazo no mayor a seis meses posterior a la fecha de finalización del proyecto para presentar el artículo a la revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus y dar por concluido el proyecto. En caso de que el artículo no sea aceptado para su publicación en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus, debe informarse a la Dirección de Proyectos para la aprobación de envío a una revista de los índices SciELO, Redalyc, DOAJ o similares.
• Propiedad intelectual:
• Producto registrado: software, variedad animal, vegetal o nueva raza y todo el diseño o modelo registrado o en proceso de ser registrado.
• Producto patentado o en proceso de ser patentado.
• Modelo de utilidad otorgado o en proceso de ser otorgado.
• Secreto industrial.
• Libros o capítulos de libros técnicos especializados, relacionados directamente con la temática del proyecto y con Comité Editorial, que incluya la revisión de pares.
• Software especializado según criterios calificados de especialistas en la materia respectiva.
• Normas técnicas adoptadas por entes competentes de reconocida trayectoria a nivel nacional o internacional.

• Proyectos sin financiamiento externo o financiamiento menor a 5 millones de colones:

             a. Proyectos con vinculación nacional

             Esta modalidad está orientada a proyectos que se desarrollen en colaboración con universidades, centros de investigación, empresas, órganos estatales, gobiernos locales, fundaciones, asociaciones o similares, y otros actores sociales, en los que los resultados de la investigación apoyen la solución de problemas prácticos en necesidades prioritarias para los sectores sociales y productivos del país.

           La colaboración con entes nacionales, se entiende como aquella participación activa en la ejecución del proyecto o aportando directamente al financiamiento. Debe mencionarse en forma explícita en el perfil y en el plan de acción de la propuesta.

Las condiciones de presentación de propuestas en esta modalidad son las siguientes:

• Estos proyectos tendrán una duración máxima de dos años.
• El monto máximo a financiar para estos proyectos será de ¢2 millones por año para operación. Podrá incluir adicionalmente el financiamiento de una beca estudiante de posgrado debidamente justificada.
• El número máximo de horas VIE semanales que se podrá asignar por proyecto es de 24.
• Con los resultados del proyecto, los investigadores deberán cumplir con alguno de los siguientes productos:
• Artículo científico, al menos presentado para su publicación, en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus. Los investigadores dispondrán de un plazo no mayor a seis meses posterior a la fecha de finalización del proyecto para presentar el artículo a la revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus y dar por concluido el proyecto. En caso de que el artículo no sea aceptado para su publicación en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus, debe informarse a la Dirección de Proyectos para la aprobación de envío a una revista de los índices SciELO, Redalyc, DOAJ o similares.
• Propiedad intelectual:
• Producto registrado: software, variedad animal, vegetal o nueva raza y todo el diseño o modelo registrado o en proceso de ser registrado.
• Producto patentado o en proceso de ser patentado.
• Modelo de utilidad otorgado o en proceso de ser otorgado.
• Secreto industrial.
• Libros o capítulos de libros técnicos especializados, relacionados directamente con la temática del proyecto y con Comité Editorial que incluya la revisión de pares.
• Software especializado según criterios calificados de especialistas en la materia respectiva.
• Normas técnicas adoptadas por entes competentes de reconocida trayectoria a nivel nacional o internacional.

b. Proyectos con Vinculación Internacional

Esta modalidad está orientada a proyectos conjuntos desarrollados en colaboración con universidades, centros de investigación o entes internacionales similares.

La colaboración con entes internacionales se entiende como aquella participación activa de investigador(es) de estos entes en la ejecución del proyecto o aportando directamente al financiamiento. 

Debe mencionarse en el perfil de forma explícita y en el plan de acción de la propuesta.

Las condiciones en esta modalidad son:

• Los proyectos tendrán una duración máxima de tres años. 
• El monto máximo a financiar en estos proyectos será de ¢3 millones por año para operación.  Este podrá incluir adicionalmente el financiamiento de máximo una beca estudiante de posgrado académico debidamente justificada.
• El número máximo de horas VIE semanales que se podrá asignar por proyecto es de 32.
• Con los resultados del proyecto, los investigadores deberán cumplir con alguno de los siguientes productos:
• Artículo(s) científico(s) al menos presentado(s) para su publicación en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus. Si el proyecto es de tres años, se presentarán para publicación al menos dos artículos y si el proyecto es de dos años se presentará para publicación al menos un artículo. En ambos casos los investigadores dispondrán de un plazo no mayor a seis meses posterior a la fecha de finalización del proyecto para presentar el(los) artículo(s) a la revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus y dar por concluido el proyecto. En caso de que el (los) artículo(s) no sea(n) aceptado(s) para su publicación en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus, debe informarse a la Dirección de Proyectos para la aprobación de envío a una revista de los índices SciELO, Redalyc, DOAJ o similares.
• Propiedad intelectual:
  • Producto registrado: Software, variedad animal, vegetal o nueva raza y todo el diseño o modelo registrado o en proceso de ser registrado.
  • Producto patentado o en proceso de ser patentado.
  • Modelo de utilidad otorgado o en proceso de ser otorgado.
  • Secreto industrial.
• Libros o capítulos de libros técnicos especializados, relacionados directamente con la temática del proyecto y con Comité Editorial que incluya la revisión de pares.
• Software especializado según criterios calificados de especialistas en la materia respectiva.
• Normas técnicas adoptadas por entes competentes de reconocida trayectoria a nivel nacional o internacional.

c. Proyectos sin vinculación externa

Esta modalidad de proyectos está orientada a la generación de investigación básica o aplicada sin vinculación externa o para promover la experiencia y la cultura de investigación.

Las condiciones de esta modalidad son las siguientes:

• Estos proyectos tendrán una duración mínima de 1 año y máxima de dos años.
• El monto máximo a financiar en estos proyectos será de ¢1,5 millones por año para operación.
• El número máximo de horas VIE semanales que se podrá asignar por proyecto es de 16.

Con los resultados del proyecto, los investigadores deberán cumplir con alguno de los siguientes productos:

• Artículo científico al menos presentado para su publicación en revistas o conferencias indexadas en SciELO, Redalyc, DOAJ, o similares, o índices superiores como ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus.  Los investigadores dispondrán de un plazo no mayor a seis meses posterior a la fecha de finalización del proyecto para cumplir el requisito y dar por concluido el proyecto.
• Propiedad intelectual:
  • Producto registrado: Software, variedad animal, vegetal o nueva raza y todo el diseño o modelo registrado o en proceso de ser registrado.
  • Producto patentado o en proceso de ser patentado.
  • Modelo de utilidad otorgado o en proceso de ser otorgado.
  • Secreto industrial.
• Libros o capítulos de libros técnicos especializados, relacionados directamente con la temática del proyecto y con Comité Editorial.
• Software especializado según criterios calificados de especialistas en la materia respectiva.
• Normas técnicas adoptadas por entes competentes de reconocida trayectoria a nivel nacional o internacional.

Disposiciones específicas para proyectos de extensión

1. Todos los proyectos de extensión, incluyendo los del Programa de Regionalización, seguirán estas disposiciones para la presentación de perfiles y propuestas.
2. Los Proyectos de extensión se atenderán con los recursos del Programa de Regionalización y la Reserva de Extensión
3. Para iniciativas a ser desarrolladas con pueblos indígenas, una vez aprobado el proyecto se debe informar a la Asociación Indígena de la región correspondiente donde se especifique el nombre de la iniciativa, el objetivo de la misma, las comunidades involucradas, las personas indígenas con las cuales se coordinará y los productos que se esperan obtener y realizar una rendición de cuentas anualmente
4. Para la Convocatoria de Proyectos 2020 existirán 2 modalidades de proyectos de extensión:

Investigación-acción participativa:

Se apoyarán procesos sistemáticos para la solución compartida de problemas prácticos que demanda el sector socioproductivo en un espacio integrador con la docencia y la investigación.

El proyecto de extensión como proceso interdisciplinario que es, deberá considerar la conformación de grupos de trabajo que atiendan las necesidades en el ámbito social o productivo, así como la participación activa de los actores sociales vinculados.

El proyecto deberá considerar dentro de su planteamiento metodológico acciones tendientes a evaluar los efectos que el proyecto tendrá sobre los grupos beneficiarios.

Las condiciones de presentación de propuestas en esta modalidad son las siguientes:

• Estos proyectos tendrán una duración máxima de tres años.
• El monto máximo a financiar para estos proyectos será de ¢5 millones por año para operación.
• El número máximo de horas VIE semanales que se podrá asignar por proyecto es de 32.

Extensión docente

Se apoyarán iniciativas que mediante procesos articulados responden a necesidades concretas de actualización y capacitación de grupos u organizaciones que así lo requieren.

Las condiciones de presentación de propuestas en esta modalidad son las siguientes:

• Estos proyectos tendrán una duración mínima de un año y máxima de dos años.
• El monto máximo a financiar para estos proyectos será de ¢1,5 millones por año para operación.
• El número máximo de horas VIE semanales que se podrá asignar por proyecto es de 16.

5. La propuesta deberá contemplar la participación de estudiantes, la cual deberá ser demostrada en la formulación de la propuesta y esto se considerará para la aprobación y evaluación del proyecto.

6. La participación de los estudiantes podrá realizarse por medio de las siguientes alternativas:

• Horas estudiantes de posgrado
• Horas-asistente en el campo
• Giras académicas prácticas acompañadas por un profesor al sitio del proyecto
• Prácticas y trabajos finales de curso
• Trabajo final de graduación, proyectos de graduación o tesis
• Voluntariado

7. En todos los casos, el trabajo de los estudiantes participantes en los proyectos debe estar dirigido por un profesor o la persona que coordina el proyecto.

8. En el caso de activos que vayan a estar en custodia de terceros, se deberá detallar los compromisos, obligaciones y responsabilidades del custodio en un convenio que las personas o entidades involucradas deberán suscribir con el ITCR, según la normativa vigente.

9. Los resultados deberán ser presentados anualmente ante la comunidad como rendición de cuenta y dar evidencias de esta actividad en el informe final.

10. Cada proyecto debe presentar anualmente un avance de la ejecución y al final del proyecto el informe completo. Además, los extensionistas dispondrán de un plazo no mayor a seis meses posterior a la fecha de finalización del proyecto para publicar los resultados del proyecto o haberlo sometido a publicación.

​​​​​​​11. Aquellos proyectos con cuyos resultados han evidenciado impactos en la región deben ser sistematizados y para ellos, serán considerados en la asignación de horas de extensión para su realización.

24. El cronograma para la Convocatoria de proyectos de investigación y de extensión 2020 es el siguiente:

[1] Ejemplo: URL Pública: http://scholar.google.com/citations?user=EhowbCUAAAAJ

Aprobado en Sesión Extraordinaria No. 3107, del 20 de febrero de 2019.  Publicado en Gaceta No. 542, del 21 de febrero de 2019.

NOTA:  Este acuerdo fue subsanado en la Sesión Ordinaria No. 3109, Artículo 15, del 6 de marzo de 2019, publicado en la Gaceta No. 546-2019, del 7 de marzo de 2019.

1. Estos fondos concursables tienen por objetivo fomentar el desarrollo de la investigación y la extensión de acuerdo con las necesidades del país y en el marco de los “Ejes de conocimiento estratégicos” aprobados por la AIR.
2. No se considerarán como proyectos de investigación y extensión aquellas actividades que corresponden con una prestación de servicio tales como los diagnósticos, asesorías, consultorías, levantamientos de información u otras actividades similares que se planteen para un ente específico que se encuentre en capacidad de financiarlas.
3. Podrá aplicar para fondos concursables de la Convocatoria de Proyectos 2019, el personal profesional del ITCR con nombramiento de profesor, de acuerdo con las funciones establecidas en el Manual Descriptivo de Puestos o aquellos que, habiendo tenido este nombramiento, se encuentren ocupando temporalmente nombrados en plazas administrativas (Rector, Vicerrector, Director y similares).  Estos últimos podrán presentar perfiles y propuestas siempre que estén apoyadas por el Consejo de Escuela, Área Académica y Unidad Desconcentrada a la cual este funcionario pertenece cuando ejerce el nombramiento de profesor. El personal de apoyo a la academia podrá participar en proyectos como colaborador con horas reconocimiento que deben ser avaladas por el jefe inmediato, por un máximo de 5 horas en proyectos de investigación y 8 horas en proyectos de extensión, sin asignación de horas VIE para el desarrollo de las actividades que tenga a cargo. Se deberán abstener de participar en proyectos los oficiales de proyectos de la Dirección de Proyectos de la VIE.  
4. Para la formulación de un proyecto, los proponentes deben dar prioridad al personal propio de las unidades académicas involucradas, así como a los estudiantes de los programas de posgrado (doctorado y maestría) de la Institución. Excepcionalmente los proponentes podrán solicitar a la VIE la contratación de un investigador externo, con grado mínimo de Maestría, en la figura de investigador por contratar, cuando se demuestre que los especialistas en la Institución no cuenten con disponibilidad para realizar la investigación o que la Institución no dispone del personal con el perfil requerido para desarrollar las actividades propuestas.
5. La contratación de servicios profesionales externos quedará supeditada a aquellos casos en que la Institución no cuente con los profesionales que puedan llevar a cabo dicho servicio o que la institución no cuente con las condiciones para realizarlo. Esta contratación sólo se podrá utilizar en actividades puntuales, es decir, no podrá corresponder al desarrollo de actividades sustantivas ni permanentes en el proyecto. Además, la contratación de servicios profesionales deberá ser debidamente justificada en la formulación y ejecución del proyecto.
6. Para los proyectos en los cuales eventualmente se desarrollen productos susceptibles de ser registrados, patentados o reservados, el coordinador deberá aportar, antes de iniciar el proyecto, una nota explícita de todos los investigadores o extensionistas reconociendo que están al tanto de la condición y que se apegarán a la normativa de propiedad intelectual de la Institución. Los proyectos contarán con el acompañamiento de la VIE por medio del personal del Centro de Vinculación, como ente responsable en el ITCR en los aspectos relacionados con propiedad intelectual, a la vez emitirá la respectiva certificación, si ello fuera procedente.
7. En la evaluación de las propuestas de proyectos se considerará el tipo y monto de financiamiento externo (contrapartida en especie o efectivo) que contiene la iniciativa.
8. En la evaluación de las propuestas, se valorará positivamente la integración de dos o más Escuelas, Unidades Desconcentradas, Áreas Académicas, Sedes y/o Centros Académicos, Programas y/o Centros de Investigación.
9. Toda propuesta de investigación o extensión financiada con el Fondo de Desarrollo Institucional (FDI), con el 3% del FEES o el 1% del FEES para extensión y posgrado, Reserva de Extensión debe prever la entrega de alguno de los productos que se establecen según la modalidad del proyecto.
10. Cuando corresponda, la propuesta debe demostrar, por medio de documento oficial emitido por la entidad beneficiada o interesada o persona competente, el cumplimiento de cualesquiera de los siguientes aspectos:
    • Financiamiento externo aprobado
    • Contrapartida aprobada
    • Vinculación con el sector externo, donde se indique claramente las características de la colaboración.
    • Procesos de protección o potencial de generación de propiedad intelectual (en este caso las notas deben ser emitidas por el Centro de Vinculación)
11. Para la ejecución de los proyectos se dispone de: horas VIE (VIE), horas de investigador consolidado (CONS), horas de reconocimiento (REC) y horas Docencia (DOC).
12. Para el caso de las horas docencia (DOC) se debe adjuntar a la propuesta el oficio de la Vicerrectoría de Docencia autorizando el uso de esas horas en actividades de investigación.
13. Las horas VIE, CONS y REC aprobadas al investigador o extensionista deben incluirse como parte de su plan de trabajo.
14. Para la Convocatoria de Proyectos de Investigación y Extensión 2019, la VIE realizará una única convocatoria, la cual se dividirá en dos etapas:
    • presentación de perfiles de proyecto, y
    • presentación de propuestas de proyectos de los perfiles previamente aprobados.
    • La presentación del perfil y su selección son requisitos para avanzar a la etapa de presentación de la propuesta. La selección de un perfil por parte del Consejo de Investigación y Extensión (CIE), no asegura la aprobación de la propuesta.
15. Presentación y selección de perfiles de proyectos de investigación y extensión:
    • Los perfiles de proyecto deberán ser entregados en la Dirección de Proyectos o en los puntos de entrega que esta Dirección defina para cada Sede y Centro Académico. La fecha límite de presentación es el lunes 05 de marzo de 2018 a las 3:00 pm. Solamente se recibirán perfiles presencialmente (no por correo electrónico), con la documentación completa y con las firmas originales o firma digital. En caso de que el investigador o extensionista responsable se encuentre fuera del país, podrá autorizar al Director de Escuela, Coordinador de Área Académica o Unidad Desconcentrada a firmar en su representación
    • Los perfiles deberán contar con el aval del Consejo de Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada que coordinaría el proyecto, la cual será responsable de enviar toda la documentación pertinente a la Dirección de Proyectos. No se aceptarán los perfiles que, al ser entregados, no adjunten el memorando con el aval de la Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada coordinadora.
    • El perfil deberá estar estructurado, según el formato aprobado por el Consejo de Investigación y Extensión. La Dirección de Proyectos en un plazo de 10 días hábiles devolverá sin trámite los perfiles que no cumplan con los requisitos establecidos
    • La selección del perfil no implica, necesariamente, la aprobación de la propuesta.  Las propuestas de proyectos serán aprobadas por el Consejo de Investigación y Extensión, según artículo 42 del Estatuto Orgánico.
16. El financiamiento y vigencia de todo proyecto que sea aprobado y que involucre como sujetos de investigación seres humanos, animales de laboratorio, muestras de plantas o cualquier otro material vivo quedará sujeto al cumplimiento de la normativa nacional.  Para ello, el coordinador del proyecto deberá presentar a la Dirección de Proyectos la aprobación de las instancias respectivas antes de iniciar su ejecución.
17. Proceso de aprobación de perfiles de proyectos de investigación
    • El proceso de aprobación de perfiles por parte del Consejo de Investigación y Extensión contempla los siguientes pasos:
    • Primer criterio: Tipo de proyecto
      • El análisis de los perfiles de proyectos de investigación en el CIE según las modalidades de proyectos, se realizará en el siguiente orden: 
        • Perfiles de proyectos con vinculación internacional o nacional
        • Perfiles de proyectos sin vinculación externa
    • Segundo criterio: Calificación asignada 
      • Primero se ordenarán los perfiles de cada Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada en forma descendente según la calificación asignada por la Dirección de Proyectos y se separarán los perfiles en tres grupos:  
        • perfiles con calificación mayor o igual a 85
          • Para el análisis de los perfiles por parte del Consejo de Investigación y Extensión, se discutirán primero, en orden descendente, los de mayor calificación de cada Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada y que además tengan una calificación mayor o igual a 85. Primero se analiza el perfil de mayor calificación general, seguido por el perfil de mayor calificación de las unidades académicas restantes, y así sucesivamente con los perfiles de mayor nota de cada unidad académica.  Para los demás perfiles con nota mayor o igual a 85, se seguirá el orden establecido por las notas de los mejores perfiles de cada unidad académica.  Este mecanismo se continuará aplicando hasta agotar los perfiles con nota mayor o igual a 85.
        • perfiles con calificación mayor o igual a 70
          • El segundo grupo de perfiles se analizará por orden descendente de nota, independientemente de la Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada que la presente. 
        • perfiles con calificación menor a 70 
          • No se aprobarán perfiles con notas inferiores a 70.
18. Presentación de propuestas de proyectos de investigación y extensión
    • Los perfiles seleccionados por el Consejo de Investigación y Extensión avanzarán a la etapa de formulación de propuestas de proyecto, durante la cual los investigadores y extensionistas contarán con el acompañamiento de un equipo de trabajo conformado por gestores de proyectos, cooperación y vinculación, según sea necesario.  
    • Una vez concluida la fase de formulación de la propuesta, esta deberá ser remitida a los respectivos Consejos de Escuela, Área Académica y Unidad Desconcentradas participantes para su aval. Posteriormente, las propuestas de proyecto deberán ser entregadas en la Dirección de Proyectos o en los puntos de entrega que ésta Dirección defina para cada Sede y Centro Académico. La fecha límite de presentación es el lunes 23 de julio de 2018 a las 3:00 pm. Solamente se recibirán propuestas presencialmente (no por correo electrónico), con la documentación completa y con las firmas originales o firma digital. Deberán ser entregadas con las respectivas comunicaciones de los acuerdos de los Consejos de las Escuelas, Áreas Académicas y Unidades Desconcentradas participantes y el aval de la Vicerrectoría de Docencia para el uso de horas docencia cuando corresponda.
    • Las propuestas deben contar con el aval de todos los Consejos de Escuela, Área Académica y Unidad Desconcentrada participantes en el momento de ser presentados a la Dirección de Proyectos. Al respecto, debe considerarse el Artículo 55, inciso c, del Estatuto Orgánico. La Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada que coordina será la responsable de enviar toda la documentación pertinente a la Dirección de Proyectos. Investigadores y extensionistas con pendientes ante la VIE no podrán presentar o formar parte de nuevas propuestas de investigación y extensión. La fecha límite para quedar al día con la VIE para participar en la Convocatoria es el viernes 29 de junio de 2018.
    • La Dirección de Proyectos podrá recurrir a pares externos para que realicen la evaluación de las propuestas en los casos en que se considere necesario. Los pares externos se identificarán considerando el tema de investigación y extensión en el cual se enmarca la propuesta.  La Dirección de Proyectos les enviará las propuestas a los pares externos para su revisión. El proceso de revisión consistirá en una evaluación doblemente anónima (los investigadores y extensionistas serán anónimos para los evaluadores y viceversa).
19. El proceso de evaluación de las propuestas de investigación y extensión para la Convocatoria de Proyectos de Investigación y Extensión 2019, incluye los siguientes pasos:
    • La Dirección de Proyectos hará una revisión de cumplimiento de requisitos de forma posterior a la recepción de la propuesta, quedando entendido que no se recibirán aquellas con requisitos incompletos. Asimismo, la recepción de documentos realizada al momento de entregar la propuesta no implica que los documentos presentados automáticamente se acepten como válidos. La entrega de la documentación completa y atendiendo lo solicitado en estas disposiciones, es obligación del proponente.
    • La Dirección de Proyectos consolidará la evaluación de los miembros del Consejo de Investigación y Extensión (60 por ciento de la evaluación de la propuesta) y la calificación consensuada de todos los gestores de proyectos de la Dirección y de los pares externos consultados cuando corresponda (40 por ciento de la evaluación de la propuesta), para poder contar con este insumo para el análisis y aprobación de las propuestas de investigación por parte del Consejo de Investigación y Extensión.
    • La Dirección de Proyectos consolidará la evaluación de los miembros del Consejo de Investigación y Extensión (60 por ciento de la evaluación de la propuesta) y la calificación consensuada de todos los gestores de proyectos de la Dirección de proyectos, Coordinador del Programa de Regionalización, gestores del Programa de Regionalización  y de los pares externos consultados cuando corresponda (40 por ciento de la evaluación de la propuesta), para poder contar con este insumo para el análisis y aprobación de las propuestas de extensión por parte del Consejo de Investigación y Extensión.
    • El Consejo de Investigación y Extensión, analizará las propuestas recibidas según el orden que definan los siguientes criterios:  
      • Tipo de proyecto
      • La calificación numérica asignada a cada propuesta.

20. Proceso de aprobación de propuestas de proyectos de investigación y extensión

    El proceso de análisis de propuestas por parte del Consejo de Investigación y Extensión contempla los siguientes pasos:

     

    a. Primer criterio: Tipo de proyecto

    El análisis de las propuestas de proyectos de investigación en el CIE según las modalidades de proyectos, se realizará en el siguiente orden:

    • Ampliaciones, como casos excepcionales debidamente justificados
    • Propuestas de proyectos con vinculación internacional o nacional
    • Propuestas proyectos sin vinculación externa
    • Propuestas con calificación mayor o igual a 85
    • Propuestas con calificación mayor o igual a 70
    • Propuestas con calificación menor a 70

21. Requisitos para la presentación de propuestas de proyectos de investigación y extensión

La documentación solicitada para cada propuesta es:

1. No se recibirá extemporáneamente ningún documento para completar el expediente del proyecto, con excepción de cartas de aprobación de fondos externos que se encuentren en trámite.
   • Acuerdos de aval a la propuesta por parte de los Consejos de Escuela, Áreas Académicas y Unidades Desconcentradas participantes, con sus respectivos considerandos. Dentro de los considerandos del oficio que acompañará la entrega de las propuestas de investigación y extensión, deberá indicarse las líneas de investigación o extensión definidas por la Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentradas que estén relacionadas con el tema de la propuesta, así como el eje de conocimiento estratégico o transversal en el cual se ubican estas líneas.
   • La ficha del o los investigadores(as) y extensionistas debe estar actualizada en el sistema de ficha del investigador de la Dirección de Proyectos previamente a la presentación de la propuesta (ver cronograma). La ficha debe incluir la Dirección URL de perfil del investigador o extensionista en Google Scholar[1].
   • Presentar las propuestas en el formulario estándar único sellado y con la firma original o firma digital (no escaneada) del director de Escuela, coordinador de Área Académica o Unidad Desconcentrada y del investigador o extensionista responsable a más tardar en la fecha definida en el cronograma. En caso de que el investigador o extensionista responsable se encuentre fuera del país, podrá autorizar al Director de Escuela, Coordinador de Área Académica o Unidad Desconcentrada a firmar en su representación.
   • Versión digital de la propuesta en disco compacto o dispositivo USB.
   • Carta de aprobación del Vicerrector de Docencia en el caso de investigadores o extensionistas que propongan usar horas docencia en el proyecto.
   • Carta formal, certificaciones u otro documento probatorio del cumplimiento de requisitos según la categoría de proyecto a la que se está optando.
   • Perfil del investigador o extensionista por contratar, en caso de que se requiera contratar a un externo, así como la justificación que demuestre que no hay especialistas disponibles en la institución.

   • ---

     [1] Ejemplo: URL Pública: http://scholar.google.com/citations?user=EhowbCUAAAAJ

      

22. El cronograma para la Convocatoria de Proyectos de Investigación 2019 es el siguiente:

• Cronograma Convocatoria de Proyectos de Investigación 2019

   

  Evento		Fecha
  Recepción de perfiles por parte de la Dirección de Proyectos (DIP)		05 de marzo de 2018
  Análisis de perfiles por parte de los miembros del CIE		06 al  23 de marzo del 2018
  Análisis de perfiles por parte de la DIP (gestores y Director de Proyectos)		06 al  23 de marzo del 2018
  Envío de análisis de perfiles a miembros del Consejo de Investigación y Extensión (CIE)		23 de marzo de 2018
  Selección de perfiles por parte del CIE		6 al  27 de abril de 2018
  Comunicación por parte del CIE a los interesados sobre los perfiles seleccionados		04 de mayo de 2018
  Fecha límite para la presentación de recursos de revocatoria		11 de mayo de 2018
  Fecha límite para completar o actualizar la ficha del investigador		29 de junio de 2018
  Fecha límite para la recepción de informes finales de proyectos		29 de junio de 2018
  Recepción de las  propuestas de investigación		23 de julio de 2018
  	Evaluación de propuestas por parte de los miembros del CIE		24 de julio al 17 de agosto de 2018
  	Evaluación de propuestas por parte de los gestores de proyectos		24 de julio al 17 de agosto de 2018
  	Evaluación por parte del CIE de las propuestas de investigación		20 al 24 de agosto de 2018
  	Evaluación conjunta por parte de la DIP de las propuestas de investigación		20 al 24 de agosto de 2018
  	Aprobación de las propuestas por parte del CIE		31 de agosto al  21 de setiembre 2018
  	Comunicación de resultados de propuestas aprobadas		28 de setiembre de 2018
  	Fecha límite para la presentación de recursos de revocatoria		5 de octubre de 2018

   

  Disposiciones específicas para proyectos de investigación:

• 23. Para la Convocatoria de Proyectos Convocatoria 2019 existirán tres modalidades de proyectos de investigación, los cuales se detallan como los siguientes.

  • a. Proyectos con vinculación nacional

    Esta modalidad está orientada a proyectos que se desarrollen en colaboración con universidades, centros de investigación, empresas, órganos estatales, gobiernos locales, fundaciones, asociaciones o similares, y otros actores sociales, en los que los resultados de la investigación apoyen la solución de problemas prácticos en necesidades prioritarias para los sectores sociales y productivos del país.

    La colaboración con entes nacionales, se entiende como aquella participación activa en la ejecución del proyecto o aportando directamente al financiamiento. Debe mencionarse en forma explícita en el perfil y en el plan de acción de la propuesta.

    as condiciones de presentación de propuestas en esta modalidad son las siguientes:

    •  
      • Estos proyectos tendrán una duración mínima de un año y máxima de dos años.
      • El monto máximo a financiar para estos proyectos será de ¢3 millones por año para operación. Este podrá incluir adicionalmente el financiamiento de una beca estudiante de posgrado debidamente justificada.
      • El número máximo de horas VIE semanales que se podrá asignar por proyecto es de 40.
      • Con los resultados del proyecto, los investigadores deberán cumplir con alguno de los siguientes productos:
        • Artículo científico, al menos presentado para su publicación, en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus. Los investigadores dispondrán de un plazo no mayor a seis meses posterior a la fecha de finalización del proyecto para presentar el artículo a la revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus y dar por concluido el proyecto. En caso de que el artículo no sea aceptado para su publicación en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus, debe informarse a la Dirección de Proyectos para la aprobación de envío a una revista de los índices Scielo, Redalyc, DOAJ o similares.
        • Propiedad intelectual:
          • Producto registrado: software, variedad animal, vegetal o nueva raza y todo el diseño o modelo registrado o en proceso de ser registrado.
          • Producto patentado o en proceso de ser patentado.
          • Modelo de utilidad otorgado o en proceso de ser otorgado.
          • Secreto industrial.
        • Libros o capítulos de libros técnicos especializados, relacionados directamente con la temática del proyecto y con Comité Editorial.
        • Software especializado según criterios calificados de especialistas en la materia respectiva.
        • Normas técnicas adoptadas por entes competentes de reconocida trayectoria a nivel nacional o internacional.

    b. Proyectos con Vinculación Internacional

    Esta modalidad está orientada a proyectos conjuntos desarrollados en colaboración con universidades, centros de investigación o entes internacionales similares.

    La colaboración con entes internacionales se entiende como aquella participación activa de investigador(es) de estos entes en la ejecución del proyecto o aportando directamente al financiamiento.

    Debe mencionarse en el perfil de forma explícita y en el plan de acción de la propuesta.

    Las condiciones de presentación de propuestas en esta modalidad son:

  •  
    •  
      • Los proyectos tendrán una duración mínima de un año y máxima de cuatro años. 
  •  
    •  
      • El monto máximo a financiar en estos proyectos será de ¢5 millones por año para operación.  Este podrá incluir adicionalmente el financiamiento de máximo dos becas estudiante de posgrado académico debidamente justificadas.
  •  
    •  
      • El número máximo de horas VIE semanales que se podrá asignar por proyecto es de 60.
  •  
    •  
      • Con los resultados del proyecto, los investigadores deberán cumplir con alguno de los siguientes productos:
        • Artículo(s) científico(s) al menos presentado(s) para su publicación en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus. Si el proyecto es de cuatro años, se presentarán para publicación al menos dos artículos y si el proyecto es de dos años se presentará para publicación al menos un artículo. En ambos casos los investigadores dispondrán de un plazo no mayor a seis meses posterior a la fecha de finalización del proyecto para presentar el(los) artículo(s) a la revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus y dar por concluido el proyecto. En caso de que el (los) artículo(s) no sea(n) aceptado(s) para su publicación en una revista o conferencia indexada en ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus, debe informarse a la Dirección de Proyectos para la aprobación de envío a una revista de los índices Scielo, Redalyc, DOAJ o similares.
        • Propiedad intelectual:
  •  
    •  
      •  
        •  
          • Producto registrado: Software, variedad animal, vegetal o nueva raza y todo el diseño o modelo registrado o en proceso de ser registrado.
          • Producto patentado o en proceso de ser patentado.
          • Modelo de utilidad otorgado o en proceso de ser otorgado.
          • Secreto industrial.
        • Libros o capítulos de libros técnicos especializados, relacionados directamente con la temática del proyecto y con Comité Editorial.
        • Software especializado según criterios calificados de especialistas en la materia respectiva.
        • Normas técnicas adoptadas por entes competentes de reconocida trayectoria a nivel nacional o internacional.

  • c. Proyectos sin vinculación externa

    Esta modalidad de proyectos está orientada a la generación de investigación básica o aplicada sin vinculación externa o para promover la experiencia y la cultura de investigación.

    Las condiciones de presentación de propuestas en esta modalidad son las siguientes:

  •  
    •  
      • Estos proyectos tendrán una duración mínima de un año y máxima de dos años.
  •  
    •  
      • El monto máximo a financiar en estos proyectos será de ¢1,5 millones por año para operación.
  •  
    •  
      • El número máximo de horas VIE semanales que se podrá asignar por proyecto es de 16.
  •  
    •  
      • Con los resultados del proyecto, los investigadores deberán cumplir con alguno de los siguientes productos:
        • Artículo científico al menos presentado para su publicación en revistas o conferencias indexadas en Scielo, Redalyc,  DOAJ, o similares, o índices superiores como ISI Web of Science (Thomson Reuters) o Scopus.  Los investigadores dispondrán de un plazo no mayor a seis meses posterior a la fecha de finalización del proyecto para cumplir el requisito y dar por concluido el proyecto.
        • Propiedad intelectual:
  •  
    •  
      •  
        • Producto registrado: Software, variedad animal, vegetal o nueva raza y todo el diseño o modelo registrado o en proceso de ser registrado.
        • Producto patentado o en proceso de ser patentado.
        • Modelo de utilidad otorgado o en proceso de ser otorgado.
        • Secreto industrial.
      • Libros o capítulos de libros técnicos especializados, relacionados directamente con la temática del proyecto y con Comité Editorial.
      • Software especializado según criterios calificados de especialistas en la materia respectiva.
      • Normas técnicas adoptadas por entes competentes de reconocida trayectoria a nivel nacional o internacional.

• 24. Entre los criterios utilizados para la selección de los perfiles y propuestas de investigación están:

  • Relevancia: la propuesta se enmarca en las líneas de investigación y extensión de la Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada proponente; el problema por resolver en el proyecto es de importancia para la sociedad o para el área de conocimiento; se abordará de manera novedosa y se generará conocimiento relevante. La novedad y generación de conocimiento relevante se determinará con base en los resultados que se esperan obtener, el potencial de obtención de propiedad intelectual y publicaciones de impacto o la solución de problemas para la sociedad o del sector productivo.
  • Factibilidad: existe claridad del problema por resolver; el perfil ofrece elementos suficientes que permiten inferir que este podrá resolverse con el proyecto; los recursos solicitados están indicados y justificados.

  25. Disposiciones específicas para proyectos de extensión

  a. Todos los proyectos de extensión, incluyendo los del Programa de Regionalización, seguirán estas disposiciones para la presentación de perfiles y propuestas.

  b. Los proyectos tendrán una duración máxima de tres años con evaluaciones anuales realizadas por la VIE con base en resultados.

   

  c. El monto máximo a financiar para estos proyectos será de ¢7 millones por año para presupuesto operativo. El mismo debe contemplar el financiamiento de los costos de logística relacionados con la participación de los estudiantes.

  d. El número máximo de horas VIE semanales que se podrá asignar por proyecto es de 40.

  e. La propuesta deberá contemplar la participación de estudiantes y esto se considerará para la aprobación y evaluación del proyecto.

  f. La participación de los estudiantes podrá realizarse por medio de las siguientes alternativas:

  •  
    •  
      • Horas-asistente en el campo
  •  
    •  
      • Giras académicas prácticas acompañadas por un profesor al sitio del proyecto
  •  
    •  
      • Prácticas y trabajos finales de curso
  •  
    •  
      • Trabajo final de graduación, proyectos de graduación o tesis
  •  
    •  
      • Voluntariado

  g. En todos los casos el trabajo de los estudiantes participantes en los proyectos debe estar dirigido por un profesor o el coordinador del proyecto.

  h. En el caso de activos que vayan a estar en custodia de terceros, se deberá detallar los compromisos, obligaciones y responsabilidades del custodio en un convenio que las personas o entidades involucradas deberán suscribir con el ITCR, según la normativa vigente.

  i. Cada proyecto debe presentar anualmente un avance de la ejecución del proyecto y al final del proyecto la sistematización completa y su publicación.

  j. Entre los criterios utilizados para la selección de los perfiles y las propuestas están:

  • Pertinencia: la propuesta se enmarca en las líneas de investigación y extensión de la Escuela, Área Académica o Unidad Desconcentrada proponente.
  • Relevancia: la propuesta aporta a la atención de un problema de importancia para la sociedad.
  • Factibilidad: la propuesta ofrece elementos suficientes que permiten inferir que el problema podrá atenderse con los recursos solicitados.

  Cronograma Convocatoria de Proyectos de Extensión 2019

  Evento		Fecha
  Recepción de perfiles por parte de la Dirección de Proyectos (DIP)		05 de marzo de 2018
  Análisis de perfiles por parte de los miembros del CIE		06 al  23 de marzo del 2018
  Análisis de perfiles por parte de la DIP (gestores y Director de Proyectos) y Programa de Regionalización (gestores y director)		06 al  23 de marzo del 2018
  Envío de análisis de perfiles a miembros del Consejo de Investigación y Extensión (CIE)		23 de marzo de 2018
  Selección de perfiles por parte del CIE		6 al  27 de abril de 2018
  Comunicación por parte del CIE a los interesados sobre los perfiles seleccionados		04 de mayo de 2018
  Fecha límite para la presentación de recursos de revocatoria		11 de mayo de 2018
  Fecha límite para completar o actualizar la ficha del extensionista		29 de junio de 2018
  Fecha límite para la recepción de informes finales de proyectos		29 de junio de 2018
  Recepción de las  propuestas de  extensión en la DIP		23 de julio de 2018
  	Evaluación de propuestas por parte de los miembros del CIE		24 de julio al 17 de agosto de 2018
  	Evaluación de propuestas por parte de los gestores de proyectos y Programa de Regionalización (gestores y director)		24 de julio al 17 de agosto de 2018
  	Evaluación por parte del CIE de las propuestas de extensión		20 al 24 de agosto de 2018
  	Evaluación conjunta por parte de la DIP de las propuestas de extensión y Programa de Regionalización (gestores y director)		20 al 24 de agosto de 2018
  	Aprobación de las propuestas por parte del CIE		31 de agosto al  21 de setiembre 2018
  	Comunicación de resultados de propuestas aprobadas		28 de setiembre de 2018
  	Fecha límite para la presentación de recursos de revocatoria		5 de octubre de 2018

   

  a. Solicitar a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión que publique antes del 31 de enero de 2018, las rúbricas con las que serán evaluados los perfiles y propuestas para atender el inciso a de este acuerdo.

  b. Delegar en el Consejo de Investigación y Extensión las modificaciones de fechas que pudieran ser necesarias en este proceso.

  c. Solicitar a la Vicerrectora de Investigación y Extensión la presentación de un informe final sobre la ronda ante el Consejo Institucional, una vez finalizado el proceso.

  d. Aclarar que las competencias para dictar las disposiciones en materia de ejecución presupuestaria y Políticas Específicas en este caso de investigación y extensión, es potestad del Consejo Institucional. La delegación de la ejecución de estas al Consejo de Investigación y Extensión, será realizada a través del Reglamento de Investigación y Extensión en materia de su competencia.

  e. Comunicar este acuerdo a toda la Comunidad Institucional.

  f. Comunicar.  ACUERDO FIRME.

  Aprobado Sesión Ordinaria 3052, Artículo 10, del 17 de enero de 2018.  Gaceta No. 497, del 19 de enero de 2018

   

Capítulo 1 DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1

El presente Reglamento tiene por objeto regular los derechos y deberes en materia de propiedad intelectual, que se deriven de la actividad desarrollada por las personas funcionarias y estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica, en virtud de los recursos de toda índole que aporta la Institución para hacer posible esta actividad académica.

Artículo 2

Las disposiciones del presente reglamento se rigen por la normativa nacional e internacional vigente, que protege y regula la propiedad intelectual.

Artículo 3

La Vicerrectoría de Investigación y Extensión (VIE), según lo establecido en el Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica, es la instancia institucional, responsable de establecer las políticas y normativa relativa a la elaboración, ejecución y evaluación de programas de investigación y extensión y prestación de servicios, así como de pronunciarse sobre los contratos y convenios relacionados con estos programas

Artículo 4

La Vicerrectoría de Investigación y Extensión, a través del Centro de Vinculación, será la instancia encargada de la promoción, formación, tramitación administración y asesoría en materia de propiedad intelectual institucional.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Capítulo 2 MARCO CONCEPTUAL

Artículo 5.

Sin perjuicio de lo establecido en el marco normativo nacional e internacional vigente, en materia de propiedad intelectual, se establecen las siguientes definiciones para efectos del presente reglamento:

Propiedad Intelectual

Conjunto de doctrinas y normas que regulan lo referente a la apropiación e interrelación de los bienes jurídicos inmateriales que se deriven del intelecto. La propiedad intelectual se divide en dos grandes ramas: propiedad industrial y derechos de autor.

Propiedad Industrial

Rama de la propiedad intelectual que protege los productos del intelecto o invenciones relacionadas con la industria y el comercio. Abarca las patentes de invención, modelos de utilidad, diseños y modelos industriales, información no divulgada (secretos industriales y comerciales), marcas, obtenciones vegetales, indicaciones y denominaciones de origen, sistemas de trazado de circuitos integrados. Está orientada a proteger las creaciones que producen efectos en el mundo material, como un efecto utilitario.

Derechos de Autor

Rama de la propiedad intelectual que protege la creación resultado de una actividad intelectual y que habitualmente comprende producciones dentro del campo literario, artístico y científico, tales como: obras literarias, artísticas, composiciones musicales, obras cinematográficas (películas), obras audiovisuales, actuaciones, interpretaciones y fonogramas, programas de cómputo (software), obras de arte, en sus diferentes expresiones, entre otros. Protege la forma o método de la expresión de esa idea.

Derecho Moral

Derecho personalísimo, inalienable e irrenunciable y perpetuo que tiene un autor un inventor o un obtentor sobre su creación

Patente de invención

Título que confiere el Estado mediante el cual se adquiere el derecho a explotar, en forma exclusiva la invención y de conceder licencias a terceros para su explotación.

Variedades vegetales

Conjunto de individuos botánicos cultivados que se distinguen por determinados caracteres morfológicos, fisiológicos, citológicos y químicos, que se pueden perpetuar por reproducción, multiplicación o propagación. También se conocen como obtenciones vegetales.

Regalías

Una regalía o royalty es el pago ligado a la explotación comercial, que debe pagarse durante el tiempo de explotación, al titular de derechos de autor, o de derechos de propiedad industrial registrados a cambio del derecho a usarlos.

Contrato o acuerdo de licenciamiento

Concesión de uso de derechos de autor, derechos de propiedad industrial, know-how, entre otros, mediante la cual se establecen los límites y derechos concedidos a la persona autorizada.

Indicación de origen:

Una indicación que identifica un producto como originario del territorio de un país, o de una región o una localidad de ese territorio, cuando determinada calidad, reputación u otra característica del bien sea imputable fundamentalmente a su origen geográfico. Todo signo o combinación de signos, en cualquier forma, serán susceptibles de constituir una indicación geográfica.

Denominación de origen:

Denominación geográfica, designación, expresión, imagen o signo de un país, una región o localidad, útil para designar un bien como originario del territorio de un país, una región o localidad de ese territorio, y cuya calidad o características se deban exclusivamente al medio geográfico, comprendidos los factores naturales y humanos.

Sistemas de trazado de circuitos integrados:

Disposición tridimensional, expresada en cualquier forma, de los elementos, al menos uno de los cuales es activo, e interconexiones de un circuito integrado, así como esta disposición tridimensional preparada para un circuito integrado por fabricar.

Circuito integrado:

Producto, en su forma final o intermedia, de cuyos elementos, al menos uno es activo y alguna o todas las interconexiones forman parte del cuerpo o la superficie de una pieza de material, y que se destina a realizar una función electrónica.

Así reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Capítulo 3 LA TITULARIDAD DE LOS DERECHOS

Artículo 6

El Instituto Tecnológico de Costa Rica será el titular de los derechos de propiedad industrial sobre los resultados de la actividad académica, manteniendo los inventores su derecho a ser reconocidos como tales y a la compensación económica por su explotación.

Artículo 7

Corresponde al Instituto Tecnológico de Costa Rica solamente la titularidad de los derechos patrimoniales en los casos de títulos de propiedad intelectual del área de derechos de autor.

Artículo 8

La titularidad de los derechos patrimoniales derivados de invenciones u obras, resultados de la actividad de un funcionario durante el disfrute de la licencia sabática, pertenecerán a la Institución, salvo que mediante convenio entre partes la institución autorice términos diferentes.

Capítulo 4 OBLIGACIONES Y DERECHOS DE LOS INVOLUCRADOS

Artículo 9

Toda persona funcionaria o estudiante que, utilizando los recursos de la Institución, considere que hay resultados susceptibles de ser protegidos intelectualmente, deberá informarlo por escrito al Centro de Vinculación antes de divulgarlo.

En caso de que dicha persona funcionaria o estudiante no cumpla este requisito, los resultados obtenidos de su trabajo se considerarán, para todos los efectos, información pública.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Artículo 10

Cuando se trate de actividades institucionales con financiamiento mixto o financiado totalmente, por entes externos de carácter privado o público que generen resultados susceptibles de ser protegidos, será obligación de todo funcionario y estudiante, según lo establecido en las Orientaciones Institucionales en Propiedad Intelectual, comunicarlo por escrito al Centro de Vinculación, con el propósito de que se tomen las medidas necesarias para garantizar sus derechos y los de la Institución.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Artículo 11

El Centro de Vinculación mantendrá el resguardo y la confidencialidad de la información recibida.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Artículo 12

La Institución respetará el derecho de publicación de los resultados de las actividades susceptibles de generar derechos de propiedad intelectual, efectuadas por las personas funcionarias y estudiantes, según lo establecido en el presente reglamento, únicamente después de haber protegido los derechos o cuando se decida no protegerlos.

Artículo 13

La titularidad sobre los derechos que puedan generar las invenciones e innovaciones u obras realizadas por las personas funcionarias o estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica, según lo establecido en el presente reglamento, fuera del ámbito de la institución y sin la utilización de equipos o instrumentos propiedad de esta, pertenecerán al inventor, innovador o autor, si no están directa o indirectamente relacionados con la investigación o investigaciones que realicen en la institución. En caso de duda, la carga de la prueba corresponderá a la persona funcionaria o estudiante.

Capítulo 5 DEL PROCEDIMIENTO

Artículo 14

Un proceso de protección, negociación y licenciamiento de la propiedad intelectual, debe realizarse siguiendo los protocolos que para tales efectos determine la Vicerrectoría de Investigación y Extensión mediante el Centro de Vinculación, de conformidad con lo establecido en las Orientaciones Institucionales para la Propiedad Intelectual.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Artículo 15

Para el desarrollo de sus actividades en el campo de la Propiedad Intelectual, el Centro de Vinculación contará con el apoyo de la Comisión de Propiedad Intelectual establecida por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, para tal efecto.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Artículo 16

La integración y funciones de la Comisión de Propiedad Intelectual serán determinadas por el Consejo de Investigación y Extensión.

Capítulo 6 DEL FINANCIAMIENTO

Artículo 17

El financiamiento para la protección de los derechos de propiedad intelectual, estará supeditado al interés institucional y a lo dispuesto en las Orientaciones Institucionales para la Propiedad Intelectual.

Artículo 18

Las inversiones para los procesos de protección de propiedad intelectual, así como el pago de las tasas de mantenimiento de los títulos otorgados, se deberán financiar con fondos que la Institución destinará para tal efecto.

Artículo 19

En caso de actividades con contraparte externa o con financiamiento mixto, la Vicerrectoría de Investigación y Extensión por medio del Centro de Vinculación, previo análisis sobre la conveniencia de obtener la protección de la propiedad intelectual explorará, conjuntamente con los interesados, la posibilidad de apoyo económico para el proceso de protección.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Artículo 20

Corresponde a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión por medio del Centro de Vinculación, recomendar a la Institución, la decisión de retirar total o parcialmente el apoyo económico para el mantenimiento de la patente u otro título de propiedad intelectual, después de un análisis que indique que las perspectivas de explotación no son favorables.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Capítulo 7 CONFIDENCIALIDAD DE LOS RESULTADOS

Artículo 21

Es responsabilidad de todos los funcionarios y estudiantes, acatar los lineamientos sobre el manejo de la información que ha sido declarada de carácter confidencial por la instancia correspondiente y según el protocolo de confidencialidad respectivo, a efecto de que no se utilice la información en beneficio de terceros que pongan en peligro su carácter novedoso.

Artículo 22

En caso de comercialización de derechos de propiedad intelectual, la información correspondiente deberá manejarse de forma confidencial durante el proceso, para lo cual se establecerán contratos de confidencialidad con los interesados.

Artículo 23

Una vez otorgado el licenciamiento para la explotación comercial de algún derecho de propiedad intelectual, el beneficiario será responsable de manejar dicha información de manera confidencial según lo establecido en el contrato que le otorgó ese derecho.

Artículo 24

En caso de desarrollos con posibilidades de explotación comercial, que no cuenten con una protección particular, podrán ser licenciados a los interesados bajo el concepto de información no divulgada, para lo cual se deberán firmar los contratos correspondientes, a efecto de salvaguardar la confidencialidad de la información.

Capítulo 8 RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DE LA INSTANCIA ENCARGADA DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL

Artículo 25

Le corresponde al Centro de Vinculación establecer los aspectos de la administración relacionados con la propiedad intelectual institucional.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Artículo 26

La Vicerrectoría de Investigación y Extensión por medio del Centro de Vinculación, con apoyo de la Asesoría Legal, cumplirá una función asesora en el campo de la propiedad intelectual.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Artículo 27

Sin menoscabo de las demás funciones propias del Centro de Vinculación para efectos de este reglamento le corresponderá:

a) Establecer un programa de promoción de los títulos de propiedad intelectual para su explotación.

b) Establecer criterios para la selección de los licenciatarios.

c) Establecer los protocolos correspondientes para la gestión de los distintos títulos de propiedad intelectual

d) Negociar, conjuntamente con los interesados, los términos de los acuerdos de licenciamiento, transferencia, escalamiento industrial y confidencialidad con terceros.

e) Definir las condiciones o términos para el establecimiento y elaboración de los contratos correspondientes en los casos de acuerdos de licenciamiento, transferencia, exclusividad y confidencialidad con terceros.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Capítulo 9 DISTRIBUCIÓN DE BENEFICIOS ECONÓMICOS

Artículo 28:

Toda actividad relacionada con la obtención de regalías por derechos de propiedad intelectual, debe beneficiar a la Institución, a la unidad gestora, a los funcionarios y a los estudiantes participantes, en el caso de estos últimos dos, aun cuando hayan dejado de pertenecer a la Institución.

Sesión Ordinaria 3029, Artículo 9, del 28 de junio de 2017.  Gaceta No. 476, del 29 de junio  de 2017.

Artículo 29

Los beneficios económicos obtenidos por la explotación de resultados protegidos, se distribuirán de la siguiente forma:

a) Cuando el derecho de propiedad intelectual tenga como titular al Instituto Tecnológico de Costa Rica, el reparto de beneficios será:

• 50% para los inventores o autores según su participación, definida por los propios participantes y avalada por los Consejos de los Departamentos en los cuales laboran dichos inventores o autores.
• 25% para el o los departamentos generadores del desarrollo tecnológico u obra proporcional al porcentaje de participación de cada departamento y con el aval de los Consejos de Departamento respectivos.
• 25% para la VIE con el fin de apoyar económicamente los procesos de protección y mantenimiento de los derechos de propiedad intelectual, destino que no puede ser modificado.

b) Cuando el Instituto Tecnológico de Costa Rica no haya ejercido los derechos que le corresponden y permita a sus funcionarios o estudiantes adquirirlos, el reparto de beneficios será el siguiente:

• 70% para los inventores o autores según su participación
• 20% para el o los departamentos generadores del desarrollo tecnológico u obra.
• 10% para la Vicerrectoría de Investigación y Extensión definida en el Artículo 4 del presente Reglamento, con el fin de gestionar y apoyar económicamente los procesos de protección y mantenimiento de los derechos de propiedad intelectual.

c) Cuando participen terceros en el desarrollo de nuevos productos o servicios, los beneficios que se obtengan de la explotación de los derechos, se distribuirán de mutuo acuerdo entre estos y la Institución.

Nota: Mediante Acuerdo del Consejo Institucional tomado en la Sesión Ordinaria Número 3213, Artículo 10 del 21 de abril del 2021. Publicado en fecha 23 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 760-2021 de fecha 22 de abril del 2021, se realizó la siguiente interpretación del presente artículo:  

Interpretar auténticamente el concepto de “beneficios económicos”, presente en el artículo 29 del Reglamento para la Protección de la Propiedad Intelectual en el Instituto Tecnológico de Costa Rica, en los siguientes términos:

El concepto de “beneficios económicos” se equipara al concepto de “ingresos brutos”, pues el Legislador no pensó en que fuera disminuido el ingreso en algún rubro antes de distribuirlo.

Capítulo 10 DEL USO DE LOS SIGNOS DISTINTIVOS

Artículo 30

Todos los signos distintivos que use la Institución en el desarrollo de sus actividades administrativas, de docencia e investigación y extensión, se considerarán de uso exclusivo de esta.

Artículo 31

La Institución podrá otorgar contratos de licencia no exclusivos, a título gratuito u oneroso, para acordar la divulgación, uso o explotación comercial de uno o más de sus signos distintivos por el tiempo que se especifique en el contrato respectivo.

Artículo 32

Los funcionarios y estudiantes de la Institución, tendrán el derecho de uso de los signos distintivos de esta, siempre que sea para usos no comerciales y estrictamente académicos solo en el ejercicio de sus labores o en representación oficial del Instituto.

Artículo 32 bis. De la restricción del uso de los elementos distintivos institucionales

El uso de los elementos distintivos de la Institución será prohibido en los casos siguientes:
1) En comunicación y promoción:
i. Que no tengan relación directa con la Institución, sus valores y su quehacer.
ii. Que tengan fines de lucro y donde no medie un contrato de licencia que regule el uso de las marcas institucionales.
2) En productos o servicios que no estén avalados por una instancia institucional.
3) En comunicaciones político-electorales ajenas a los procesos de elección institucionales.
4) A título personal.
5) Cuando sean utilizados con cambios en su forma gráfica y asociados a otras formas gráficas que no se encuentren estipuladas en el Manual de Identidad Institucional.

Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3296, Artículo 8, del 15 de febrero de 2023.
Publicado en fecha 3 de marzo del 2023 mediante la Gaceta Número 1052-2023 de fecha 24 de febrero del 2023

Capítulo 11 CONTRATOS

Artículo 33

La Institución puede establecer acuerdos o contratos de licenciamiento, de transferencia, de exclusividad y de confidencialidad con personas físicas o jurídicas interesadas en sus títulos de propiedad intelectual. El tiempo por el que el Instituto ceda este derecho, deberá especificarse en el respectivo acuerdo o contrato.

Capítulo 12 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Artículo 34

Toda resolución de conflictos en materia de propiedad intelectual será atendida por la Asesoría Legal en forma conjunta con el Centro de Vinculación.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Capítulo 13 DE LAS SANCIONES

Artículo 35

Las personas que infrinjan estas disposiciones, serán sometidas a sanción según lo siguiente:

(a) En el caso de personas funcionarias o estudiantes será aplicable lo dispuesto en la normativa interna o externa según corresponda.

(b) En el caso de personas físicas o jurídicas interesadas en el licenciamiento, perderán el derecho a ser licenciatarias y además, tendrán que resarcir a la Institución por daños y perjuicios irrogados.

(c) Cuando se trate de personas físicas o jurídicas a quienes se les otorgó el derecho de licenciamiento, el derecho les será retirado y además tendrán que resarcir a la Institución por daños y perjuicios irrogados.

Capítulo 14 DISPOSICIONES FINALES

Artículo 36

Los reconocimientos económicos que las personas funcionarias y estudiantes de la Institución reciban por la aplicación del presente reglamento, no se considerarán para los efectos de cálculo de prestaciones sociales, cajas de ahorros, jubilaciones u otros beneficios de previsión social.

Artículo 37

Para la agilización de los procesos administrativos relacionados con la gestión de la propiedad intelectual o explotación de los beneficios derivados de ella, la Institución podrá contar con la coadyuvancia de la Fundación Tecnológica (FUNDATEC), bajo la supervisión de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión por medio del Centro de Vinculación.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3175, Artículo 16, del 10 de junio de 2020. Publicado en fecha 15 de junio del 2020 mediante Gaceta Número 649-2020 de fecha 11 de junio del 2020.

Artículo 38

Para lo no dispuesto en el presente Reglamento se aplicará en forma supletoria lo establecido en la normativa institucional pertinente y la normativa nacional vigente en la materia.

Reglamento Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2506, Artículo 13, del 29 de marzo del 2007 (Gaceta No. 221)