(Normas derogadas como consecuencia de la Sesión Ordinaria No. 2950, Artículo 9, del 2 de diciembre de 2015)
CONSIDERANDO QUE:
Capítulo 1 DEL OBJETO
Artículo 1
El objeto del presente Manual de Normas y Procedimientos, es el de establecer los procedimientos y controles internos necesarios para el manejo de los valores del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), en la Sede San José.
Capítulo 2 DEL FONDO DE TRABAJO
Artículo 2
Se crea un Fondo de Trabajo, con la finalidad de facilitar y agilizar compras urgentes de menor cuantía y realizar pago de viáticos a funcionarios de la Sede.
Artículo 3
El monto del Fondo será de ¢600,oo (seiscientos colones, 00/100), el cual estará en efectivo y/o comprobantes, custodiado por el Encargado de Cajas, como única persona autorizada para su manejo correspondiente.
Mientras el Fondo no esté en uso, permanecerá en la Caja de Seguridad de la Sede.
Este monto podrá aumentarse de común acuerdo entre el Director de la División de Administración (DIDAD) y el Coordinador Administrativo de la Sede.
Artículo 4
El encargado de Cajas deberá solicitar los reembolsos antes que se agote el 50% del mismo. Este preparará la solicitud, la cual será revisada por el Coordinador Administrativo.
Artículo 5
Para proceder al reintegro, se girará un cheque a favor del Encargado de Cajas, adicionándole entre paréntesis la leyenda “(Fondo de Trabajo)”.
En el Area de Cajas, se llevará un registro actualizado de las firmas autorizadas para tramitar solicitudes de “Adelanto” y “Liquidación de Viáticos” y “Adelantos por Fondo de Trabajo.”
Artículo 6
Los Departamentos de la Sede podrán solicitar en el formulario correspondiente y con la autorización del Coordinador Administrativo, “Adelantos de Caja” por una suma máxima de ¢200,oo (doscientos colones, 00/100); sumas mayores a ésta requieren la autorización del Coordinador Administrativo.
Artículo 7
Los pagos por facturas individuales, no podrán exceder el monto de ¢200,oo (doscientos colones, 00/100) exceptuando casos muy calificados autorizados por el Coordinador Administrativo. Por lo tanto toda erogación mayor a esta suma, debe tramitarse por medio del Departamento de Aprovisionamiento de la Sede Central.
Artículo 8
Los Departamentos que efectúan compras por Fondo de Trabajo, deberán observar las siguientes reglas:
a. Para efectuar compras por Fondo de Trabajo, debe solicitarse de antemano el “Adelanto de Caja”, en el formulario correspondiente, especificando claramente el concepto para lo cual se solicita dicho “Adelanto.”
b. Todo “Adelanto” por Fondo de Trabajo, deberá contar con el visto bueno del Coordinador Administrativo; de no tener este requisito, no se tramitará el mismo.
c. Al realizar la liquidación, las facturas presentadas, deberán coincidir con los conceptos expresados en el vale “Adelanto de Caja.” En caso de haber efectuado compras no estipuladas en el vale, no se tramitará su pago.
d. No se pagarán facturas, si antes no se ha solicitado el “Adelanto”. En los casos especiales de facturas por servicios prestados a la Institución y que por su naturaleza impiden solicitar “Adelanto”, las mismas deberán llevar el visto bueno del Departamento de Aprovisionamiento.
e. Cuando se solicite “Adelanto” y no se efectúe la compra prevista, el dinero deberá ser devuelto inmediatamente con su respectiva justificación de no uso.
Artículo 9
La liquidación del vale provisional, deberá hacerla directamente la persona que lo recibió, en el transcurso de los tres días hábiles después de girado el vale, contra la presentación de facturas.
Artículo 10
La “Liquidación de Viáticos” deberá presentarse al Encargado de Cajas, para su cancelación, en los siguientes cinco días hábiles después de realizada la gira. En ningún caso se autorizará “Adelanto de Viáticos”, o cancelarán “Liquidaciones”, al mismo funcionario que tuviese pendiente alguna liquidación anterior.
Artículo 11
Todo pago efectuado con dinero del Fondo de Trabajo, debe hacerse contra la presentación de la respectiva factura. El Encargado de Cajas, deberá velar porque los comprobantes o facturas guarden como mínimo, los siguientes requisitos de presentación:
a. Ser original y a tinta.
b. Fecha de emisión de la factura.
c. A nombre del “INSTITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA”.
d. Nombre de la empresa o persona que presta el servicio, o suministra el material.
e. No debe presentar borrones ni tachaduras.
f. Sello y/o leyenda de “cancelado”.
g. Sello de la Sede y firma de autorización.
h. Podrá presentar notas aclaratorias al dorso.
i. Las facturas que no estén debidamente membreteadas, deberán decir claramente quién es el proveedor y éste deberá estampar la leyenda de “cancelado”, su firma y número de cédula en la misma. Para todos estos casos, el pago se hará únicamente al proveedor. Por ningún motivo se pagarán a funcionarios, pagos por servicios a terceros.
j. Al autorizar y sellar las facturas que se presentarán a cobrar, el funcionario con firma autorizada, deberá anotar al dorso, en letras, el monto a pagar, refrendando así la cantidad en números anotada en la factura.
Artículo 12
Todo pago deberá estar acompañado de un “Comprobante de Pago”, el cual deberá ser prenumerado, teniendo las siguientes indicaciones:
a. Fecha de recibido.
b. Nombre del beneficiario.
c. Monto pagado.
d. Concepto.
e. Número de factura.
f. Recibo conforme (firma y número de cédula de identidad).
g. Firma de “hecho por”.
h. Las personas que presenten facturas a cobrar por Fondos de Trabajo, deberán llenar con su letra y ante el Cajero Pagador, las líneas del “Comprobante de Pago”, que expresan el monto a pagar, tanto en letras como en números.
Artículo 13
El Encargado de Cajas deberá presentar un informe diario de la situación del Fondo, en el formulario establecido para tal fin.
Artículo 14
Periódicamente y sin previo aviso, la Auditoría Interna y/o el Coordinador Administrativo, efectuarán arqueos al Fondo de Trabajo. El arqueo deberá constar en el formulario que existe para tal efecto, el cual será firmado por la persona que lo efectúa y el Encargado de Cajas.
Artículo 15
En caso de ausencia del Encargado de Cajas, por vacaciones, permisos, renuncia, u otros motivos, el Coordinador Administrativo designará de inmediato un funcionario responsable, quien recibirá y entregará los comprobantes y/o el efectivo correspondiente, bajo recuento físico del Fondo, dejando constancia por escrito.
Artículo 16
Al 31 de diciembre de cada año, el Encargado de Cajas, deberá realizar una liquidación de los gastos efectuados hasta esa fecha y que se encuentren pendientes de reintegro; lo anterior tiene por objeto, que los gastos afecten al presupuesto del período en consideración y no al siguiente.
Capítulo 3 DEL EFECTIVO
Artículo 17
La Administración de la Sede, por medio de la Caja de Ingresos, es el encargado de la recaudación de todo ingreso proveniente de: matrícula, venta de papel sellado, venta de bienes y/o servicios prestados por la Institución y cualesquiera otros ingresos.
Artículo 18
El encargado responsable de la recaudación de ingresos deberá confeccionar un “Reporte Diario de Ingresos”, el cual será enviado diariamente a la Sede Central, donde lo revisará el Auxiliar de Cajas y éste a su vez lo enviará al Departamento de Contabilidad.
Todo dinero que ingrese debe ser depositado, a más tardar el día hábil siguiente, en las cuentas bancarias del Instituto.
Artículo 19
Para todo ingreso, debe elaborarse el correspondiente “Recibo de Caja”, el cual deberá usarse en orden numérico consecutivo ascendente y deberá llevar la firma del Encargado de Cajas y el sello de la Sede.
Artículo 20
Todo cheque recibido debe cumplir con los siguientes requisitos:
a. Fecha correcta: que no debe ser posterior a la del pago, ni anterior a seis meses
b. A nombre del INSTITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA
c. El monto en letras y números, iguales
d. Debidamente firmado por el girador
e. Referencias del girador al dorso (teléfono, apartado y otras).
Artículo 21
Los cheques personales que se reciban, deben ser emitidos por el monto exacto del pago a realizar, salvo excepciones previamente autorizadas por el Coordinador Administrativo. Una vez recibido, se le pondrá el sello con la leyenda de:
“Unicamente para depositar en la Cuenta Corriente No……….del INSTITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA, con el Banco……………….”
Artículo 22
La Caja no prestará el servicio de cambio de cheques, sin embargo, podrá recibir cheques a nombre de terceros cuando se trate de cancelar deudas a la Institución y que la firma giradora sea satisfactoria para el Instituto.
Artículo 23
El Encargado de Cajas, tendrá un Fondo de ¢300,oo (trescientos colones 00/100) para el funcionamiento de la Caja Recaudadora; además tendrá: Fondo de Especies Fiscales por ¢100,oo (cien colones, 00/100) y fondo de Papel Sellado de ¢500,oo (quinientos colones, 00/100). Para reintegros del Fondo de Papel Sellado, debe aplicarse el procedimiento establecido.
Artículo 24
El Departamento Financiero tendrá a su cargo la supervisión y control del funcionamiento de la Caja de Ingresos y Egresos de la Sede San José.
Capítulo 4 DEL PAGO A PROVEEDORES MEDIANTE CHEQUE
Artículo 25
Cuando se crea conveniente, la Sede Central enviará cheques para efectuar pago a proveedores, bajo el siguiente procedimiento:
a. El Cajero de la Sede Central preparará un listado de los cheques que se enviarán, deberá anotarse su número, monto y beneficiario.
b. El Cajero entregará al Mensajero el original y una copia de cada cheque. Como constancia de su recibo, firmará la copia del listado que se preparó.
c. En Encargado de Cajas de la Sede San José, recibirá los cheques y los cotejará contra el listado de los mismos. En caso de discrepancia entre el listado y lo recibido, deberá comunicarlo inmediatamente a la Unidad de Tesonería del Departamento Financiero.
d. El Encargado de Cajas entregará a los proveedores los cheques contra entrega del recibo de documentos y firma de recibido conforme, en la copia del cheque.
e. Una vez entregados los cheques, el Encargado de Cajas, enviará a la Sede Central el listado y las copias de los cheques con su respectiva documentación.
Capítulo 5 DEL PAGO DE CHEQUES POR SUELDOS FIJOS
Artículo 26
Los cheques de Sueldos Fijos, serán confeccionados en el Centro de Cómputo y remitidos a la Unidad de Tesorería para su revisión y firma.
Artículo 27
La Unidad de Tesorería enviará los cheques y la nómina por medio del sistema de comunicación interna con la Sede San José, en la fecha establecida en el calendario de la Institución.
Artículo 28
El Encargado de Cajas deberá enviar cinco días hábiles después de la fecha de pago, los cheques que no hayan sido retirados y la nómina debidamente firmada por los beneficiarios que retiraron el cheque.
Capítulo 6 DE LAS DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 29
Todo valor recibido en la Sede San José, deberá ser remitido al Departamento Financiero de la Sede Central, para su custodia. El envío deberá hacerse mediante memorando.
Artículo 30
Todo funcionario que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos y/o bienes deberá estar cubierto por una póliza de fidelidad.
Artículo 31
Cuando ocurran sobrantes de efectivo o cualquier otro tipo de valores, éstos pasarán a formar parte de los ingresos percibidos por el Instituto; en caso de faltantes, serán restituidos por la persona responsable del manejo de esos valores.
Sesión No. 992, Art. 3, celebrada el 2-6-81 Gac. No. 12, julio de 1981
