Sesión No. 1896, Artículo 7, del 8 de agosto de 1996. Lineamientos FUNDATEC
CONSIDERANDO QUE:
- La labor que se realiza a través de la Fundación Tecnológica de Costa Rica (FUNDATEC) debe responder a los fines, los principios y las políticas del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
- El Estatuto Orgánico en relación a las funciones del Consejo Institucional establece: “Resolver sobre lo no previsto en este Estatuto Orgánico y ejercer otras funciones necesarias para la buena marcha de la Institución no atribuidas a ningún otro órgano.” Artículo 18, inciso w.
- El Consejo Institucional en su Sesión No. 1882, del 7 de mayo de 1996, discutió sobre el documento preliminar presentado en 1995 y conformó una comisión conjunta (miembros del Consejo, y personeros de FUNDATEC) con la intención de redactar una propuesta final.
ACUERDA:
a. Establecer el siguiente mecanismo de nombramiento para los representantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica en la Junta Administrativa de la Fundación Tecnológica de Costa Rica:
• Un representante de la Vicerrectoría de Docencia, preferentemente vinculado a programas de formación y capacitación técnica o a estudios de posgrado, propuesto por el Rector y ratificado por el Consejo Institucional.
• Un representante de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, preferentemente vinculado a prestación de servicios, gestión de recursos externos o gestión de cooperación internacional, propuesto por el Rector y ratificado por el Consejo Institucional.
• Un representante de la Comunidad Académica nombrado por el Consejo Institucional de acuerdo con el procedimiento que se establezca.
b. Establecer que los representantes del Instituto en la Junta Administrativa de la FUNDATEC, son los responsables de velar porque en el desarrollo de las actividades y proyectos administrados por la Fundación se cumplan las políticas institucionales.
c. Aprobar los siguientes lineamientos para la vinculación y el trabajo entre el Instituto Tecnológico de Costa Rica y la FUNDATEC como sigue:
d. Publicar ACUERDO FIRME
ANTECEDENTES:
- En 1987, el Consejo Institucional en su Sesión No. 1392, aprueba la constitución de la Fundación Tecnológica de Costa Rica (FUNDATEC) y en diciembre de este mismo año queda legalmente constituida.
- La inscripción legal provocó tres diferentes escritos: el primero del 12 de agosto, el segundo del 1 de setiembre donde son modificadas las Cláusulas V, VI y VII (referentes respectivamente al objeto de creación, a la designación de los miembros de su Junta y a las responsabilidades del Presidente de esa Junta); y el tercer escrito del 28 de octubre, donde se “aclara” que es el Rector el representante legal del Instituto y que por ende le corresponden los nombramientos de quienes sustituyen a los miembros de la Junta, representantes del Fundador.
- Parte de la vinculación de la Fundación con el Instituto se ha venido dando por medio de la firma de convenios específicos, amparados al convenio general, firmado por el Rector y el Presidente de la Junta Directiva en diciembre de ese año. Ese convenio general no establece pautas concretas para la relación ITCR-FUNDATEC, probablemente por haberse firmado en una etapa muy inicial de una nueva forma de trabajo y de la cual no se tenía ninguna experiencia. En ese momento sólo se manejaban razones para contar con una fundación y una gran cantidad de expectativas.
- La Cláusula Quinta, inscrita en setiembre de 1987 para FUNDATEC dice: “La Fundación es creada con el objeto de coadyuvar el mejoramiento de los servicios académicos que el Instituto Tecnológico de Costa Rica presta a diferentes sectores de la sociedad costarricense.”
- Desde el inicio de sus funciones en 1988 hasta la fecha FUNDATEC ha permitido llevar el nombre y el reconocimiento de las funciones del ITCR a muchas partes, en Costa Rica e internacionalmente. Con esa estructura jurídica paralela se han llevado a cabo muchos y variados proyectos por medio de los cuales se han cumplido en gran parte los principios considerados para su creación.
- Por varios años, se ha venido trabajando en este documento a proponer al Consejo Institucional, basados en la experiencia generada y procurando que la relación de la fundación con el ITCR sea clara, y sea en aquellos términos donde se hayan establecido reglas del juego adecuadas a esa experiencia y a las expectativas de un futuro inmediato. Se pretende una guía a través de la cual se fortalezca el vínculo entre ambas instancias del ITCR, se mantenga el mejoramiento de los servicios académicos al utilizar ese procedimiento administrativo y que las mismas indicaciones a plantear sean pautas que aseguren al ITCR el cumplimiento de sus fines, principios y políticas.
I. Lineamientos Generales
a. Los programas que atienda FUNDATEC deben ubicarse en los campos de acción de los Departamentos Académicos del ITCR (docencia, investigación, extensión y prestación de servicios), siguiendo las políticas que el ITCR establezca.
b. La FUNDATEC estimulará por intermedio de los Departamentos Académicos del ITCR la participación de la mayor cantidad posible de funcionarios y estudiantes en la ejecución de sus actividades y proyectos específicos.
c. En los programas llevados a cabo con FUNDATEC, los Departamentos Académicos deberán contratar preferentemente a los profesionales del ITCR. Unicamente, mediante inopia comprobada se contratará personal externo calificado por recomendación del Director de Departamento o Coordinador de Centro respectivo. El personal contratado será remunerado por honorarios profesionales, cuyo monto deberá fijarse conforme a su grado profesional y responsabilidad.
d. Los Departamentos Académicos tendrán la responsabilidad de vincular en sus actividades con FUNDATEC a funcionarios que hayan obtenido al menos una calificación de 85, en la evaluación de su desempeño en el puesto, en el semestre anterior.
e. Para la contratación de los funcionarios del ITCR que presten servicios a través de la FUNDATEC, privarán los siguientes criterios:
f. Calidad en la prestación del servicio al usuario.
g. Igualdad de oportunidades en función de la experiencia y formación para la participación de los funcionarios como candidatos para la prestación del servicio.
h. Los departamentos académicos tendrán la responsabilidad de utilizar prioritariamente los espacios e infraestructura del ITCR en las actividades que se lleven a cabo por medio de FUNDATEC, siempre y cuando estas no interfieran negativamente con las labores académicas ordinarias programadas de antemano.
i. En el caso que el volumen de uno o varios proyectos, o actividades conjuntamente amerite una desconcentración de funciones, la Fundación establecerá una unidad administrativa para que atienda las necesidades en particular.
II. Lineamientos para la Docencia
Se considera Programa de Capacitación el curso o serie de cursos que traten alrededor de una unidad temática o área de la ciencia y la tecnología.
a. Todos los programas de capacitación deben ser aprobados por el Consejo de Departamento Académico correspondiente. Cuando se trate de programas para la formación de técnicos se deberá seguir el procedimiento que para tal efecto haya aprobado el ITCR.
b. Los programas formales que brinda el ITCR (pregrado, grado y posgrado), sólo por excepción, y mediante convenio específico aprobado por el Consejo Institucional, podrán ser administrados por la FUNDATEC, la cual actuará únicamente como administrador financiero.
c. La responsabilidad de planeamiento, ejecución total o de todos los módulos propuestos, control y calidad de los programas con la FUNDATEC le corresponde a los Departamentos Académicos del ITCR y a la Vicerrectoría de Docencia. Los mismos informarán a la Fundación, con anticipación, sobre la conclusión o la no continuidad de algún programa ya iniciado.
d. La FUNDATEC no está autorizada para expedir títulos formativos (pregrado, grado o posgrado).
e. Para todos los efectos, el Vicerrector de Docencia actuará como superior jerárquico de los funcionarios que dirijan programas formales administrados por la FUNDATEC. Deberá velar por el cumplimiento de todos los convenios específicos y acuerdos tomados por el Consejo Institucional en relación con dichos programas y, en general por la buena gestión de los mismos.
f. En lo que respecta a los cursos de servicio, el Director de la Escuela responsable de un programa formal, deberá coordinar su programación con el Director de Escuela que brinde el curso requerido.
g. El director de cada escuela que participe en un programa formal tiene la responsabilidad de designar a los profesores que imparten los cursos de su escuela que forman parte del plan de estudios del programa formal. Esto deberá hacerlo en coordinación con el director de la escuela responsable del programa. En caso de haber diferencias en los puntos de vista de los directores de los departamentos involucrados, el nombramiento será realizado por el Vicerrector de Docencia.
h. Todo profesor de un programa formal debe contar con la formación académica suficiente, que lo acredite para impartir el curso para el que es contratado.
i. Al interno de un programa formal, se pagará utilizando un mismo sistema salarial, el cual estará basado en el principio de que el salario será siempre igual para trabajo igual en idénticas condiciones de eficiencia.
j. Se podrá pagar un monto adicional, en los casos que lo amerite, previa justificación del director del departamento responsable del programa y la aprobación del Vicerrector de Docencia.
k. El pago que se realice a los profesores por la atención de cada curso incluye la responsabilidad de ofrecer una hora de consulta semanal por grupo, la cual será remunerada en forma adicional al salario que devengue por la impartición de lecciones frente a grupo.
l. Los anteriores puntos deben estar claramente señalados al interno del convenio que se debe presentar al Consejo Institucional para la aprobación de cada programa.
(Incluidos por el Consejo Institucional, S/2006/2a partir de in c. e, celebrada el 27 de julio de 1998). Gac. 78
III. Lineamientos para la Investigación y Extensión
a. Todo proyecto de investigación y extensión que se desarrolle con la Fundación deberá adscribirse al Departamento Académico o el Centro de Investigación y de Extensión que generó la iniciativa o en su defecto a aquel más afín.
b. La Fundación deberá coordinar con las direcciones de cooperación y de proyectos de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión todo proyecto en estas áreas.
IV. Lineamientos para la Asesoría Técnica y Otros Servicios
a. Los Departamentos Académicos definirán las políticas y campos de acción de sus recursos humanos y técnicos.
b. La Fundación deberá canalizar las solicitudes de servicios recibidas a través de los Directores de Departamento o Coordinadores de Centros de Investigación y Extensión o Coordinadores de Programas según corresponda. Se deberá garantizar una respuesta rápida y eficiente hacia el solicitante.
c. En las actividades de asesoría técnica y otros servicios, la Fundación deberá proceder previendo las implicaciones legales en cuanto al uso de la infraestructura y activos del ITCR, responsabilidad adquirida, propiedad intelectual y de uso de los resultados a obtener y deberá seguir las formas de contratación establecidas en el Código de Comercio.
V. Lineamientos para las Modalidades de operación y administración de la Fundación
a. Proyectos con aporte financiero institucional y externo
Se trata de aquellos proyectos de investigación, extensión y prestación de servicios financiados por organismos externos con contrapartida institucional o totalmente financiados por el ITCR, cuando por razones de conveniencia institucional se administren desde la Fundación, mediante el respectivo contrato de servicios.
a.1. Aprobación y control
Estos proyectos seguirán y se regirán por los procedimientos y normas institucionalmente establecidas para la aprobación, seguimiento y evaluación de proyectos de investigación, extensión y prestación de servicios, en todo caso deberán contar con:
• aprobación previa del Consejo del Departamento correspondiente,
• aprobación del Consejo de Investigación y Extensión y
• seguimiento y evaluación por parte del Director de Departamento y de la VIE, en lo que corresponda.
a.2. Características adicionales
• La contrapartida institucional normalmente será por el tiempo de dedicación que harán los funcionarios en ese proyecto, el uso de laboratorios, instalaciones, equipo y otros servicios.
• Todos estos proyectos deberán contar con un Coordinador o Investigador responsable y estar adscritos a un Departamento Académico o a un Centro de Investigación.
• El Instituto podrá brindar a la Fundación toda clase de facilidades y ayudas legalmente procedentes.
• Deberán establecerse convenios entre la FUNDATEC y el organismo externo y, entre el ITCR y la FUNDATEC de acuerdo con las prácticas establecidas.
b. Actividades sin aporte financiero institucional
Se trata de actividades de prestación de servicios y de cualquier otra índole donde los fondos para su ejecución están financiados por organismos externos al ITCR.
b.1. Aprobación y control
Estas actividades pueden nacer por iniciativa de funcionarios, dependencias institucionales, entes externos o de la misma Fundación. No seguirán todo el trámite establecido institucionalmente para proyectos de investigación, extensión o prestación de servicios, sino que se regirán por los documentos correspondientes (contratos, convenios, órdenes de trabajo, órdenes de compra, entre otras) como se estipula en el Manual de Procedimientos de la FUNDATEC. Estos documentos establecerán las obligaciones de cada una de las partes (ITCR, departamentos, FUNDATEC y clientes).
Todas estas actividades deberán contar con un profesional responsable y estar adscritas a un Departamento Académico o de un Centro de Investigación y Extensión.
b.2. Características adicionales
• Si para dar cumplimiento a un contrato el funcionario requiere utilizar tiempo dentro de su jornada ordinaria de trabajo, deberá realizar el arreglo de horario correspondiente ante el Director de Departamento Académico respectivo, quien lo notificará al Departamento de Recursos Humanos y a la Vicerrectoría o Director de Sede o Centro Académico, según corresponda, para realizar los ajustes pertinentes. En casos de excepción dichos arreglos serán sometidos a consideración del Vicerrector o Director de Sede o Centro Académico, correspondiente. El plazo para presentar el arreglo de horario debe ser previo al contrato y no posterior al mismo.
• Corresponderá a los Directores de Departamento Académico velar por la sana aplicación de estas disposiciones.
• El Director de Departamento Académico, Centro de Investigación o el Presidente de la Fundación, según sea el caso, al firmar un contrato serán responsables de su cumplimiento. El(los) funcionario(s) encargado(s) de ejecutar los proyectos del asumirá(n) concomitantemente la responsabilidad civil subsidiaria y profesional que le(s) corresponde legalmente.
• Corresponderá al Director de Departamento Académico o Centro de Investigación, constatar que en cada contrato a firmar se están incluyendo los porcentajes de ganancia y todos los elementos de costo necesarios para la prestación del servicio.
• En caso de que exista la posibilidad de que un proyecto genere patentes de invención y derechos de autor, deberá firmarse una carta de entendimiento con la institución o empresa que solicita el servicio, según las políticas de propiedad intelectual definidas por la Institución; así como por la Ley No. 6867 (Ley de Patentes de Invención).
c. Administrativas
c.1. La Fundación solicitará a los funcionarios del Instituto constancia del Departamento de Recursos Humanos, sobre el arreglo de horario inscrito cuando las actividades con FUNDATEC se realicen durante su jornada ordinaria.
c.2. La Fundación deberá informar trimestralmente al Departamento de Recursos Humanos y a los Directores de Departamento del Instituto, los horarios en que prestan servicios los funcionarios de la Institución. Dichos informes deben incluir los montos de dinero correspondientes percibidos por cada funcionario.
c.3. La FUNDATEC, por medio de su Presidente, deberá presentar al Consejo Institucional, antes del 1 de marzo de cada año, un informe de labores, un informe financiero del año anterior, el plan operativo, el plan de gastos y de fuentes de financiamiento del año en curso.
d. Sistema administrativo
La Fundación deberá establecer un sistema de administración financiero-contable ágil, eficiente y confiable que, entre otras cosas provea de la información pertinente y oportuna a los diferentes coordinadores de proyectos, programas, direcciones de Departamento y otras autoridades del Instituto, según corresponda.
La Fundación podrá suspender total o parcialmente la gestión administrativa de una actividad cuyos resultados económicos parciales indiquen una posible pérdida, previa comunicación al respectivo Director de Departamento Académico.
e. Fondo de Desarrollo
e.1. Fondo de Desarrollo Institucional (FDI)
La Fundación constituye el Fondo de Desarrollo Institucional (FDI) como un porcentaje del ingreso total de las actividades, una porción de los excedentes de los proyectos y de los excedentes de la unidad administrativa de la FUNDATEC.
Este FDI tendrá como objetivos apoyar la inversión global del Instituto Tecnológico de Costa Rica, en forma congruente con los objetivos y políticas del Plan Estratégico, de los planes operativos y de las políticas que se desprendan del Consejo Institucional.
Este Fondo estará conceptualizado para el otorgamiento de líneas de financiamiento para inversión de carácter rentable (créditos), cuya tasa de interés será al menos cinco puntos más baja en relación con la tasa activa de mercado de la actividad que se realiza. También se utilizará en inversiones académicas e inversiones de carácter estratégico para el desarrollo del ITCR.
El Fondo de Desarrollo Institucional (FDI) se liquidará semestralmente, en junio y diciembre. El traslado del FDI se hará dos veces al año, en los meses de julio y enero de cada año.
Incluido por el Consejo Institucional en Sesión No. 2191, Artículo 6, del 7 de setiembre del 2001. Gac. 119
e.2. Fondo de Desarrollo del Departamento Académico (FDDA)
La Fundación constituye el Fondo de Desarrollo del Departamento Académico (FDDA) como un porcentaje del ingreso total de las actividades, una porción de los excedentes de los proyectos y de los excedentes de la unidad administrativa de la FUNDATEC.
Este fondo se utilizará en inversiones de carácter estratégico de acuerdo al plan operativo anual del Departamento.
f. Los porcentajes en las cuentas de FUNDATEC
f.1. Margen sobre costos
Para establecer el precio final, se aplicará sobre el costo total obtenido un porcentaje adicional según proponga la Junta Administrativa de la Fundación en revisiones anuales para las actividades que desarrollen los Departamentos Académicos (Programas de capacitación permanente, Programas de capacitación no permanente, Asesorías, Investigación y Actividades Empresariales).
Este porcentaje adicional a los costos de la actividad, tendrá como base de cálculo el ingreso total esperado, tal y como se describe en la siguiente Tabla:
Cada año, junto al Informe Anual que se presente al Consejo Institucional antes del 1 de marzo, se incluirá la propuesta de los ajustes que se consideren necesarios a esta tabla.
f.2. Excedentes de actividades
Los excedentes generados en cada actividad se distribuirán entre el Fondo de Desarrollo del Departamento Académico (FDDA) y el Fondo de Desarrollo Institucional (FDI), según también se establece en la siguiente Tabla.
Cada año, junto al Informe Anual que se presente al Consejo Institucional antes del 1 de marzo, se incluirá la propuesta de los ajustes que se consideren necesarios a esta tabla.
f.2.1 La liquidación de los excedentes de las actividades administradas por la Fundación se hará bajo los siguientes criterios:
i. Actividades cuya duración no excede los 6 meses.
La Fundación realizará en los meses de enero y julio la liquidación de excedentes correspondiente a aquellas actividades ejecutadas cuya duración no se excedió de 6 meses, en cada uno de los períodos inmediatos anteriores.
ii. Actividades cuya realización sea permanente o de duración mayor a los 6 meses.
ii. Actividades cuya realización sea permanente o de duración mayor a los 6 meses.
iii. Actividades realizadas y manejadas como fondos restringidos. (Proyectos específicos).
La Fundación liquidará los excedentes de estos proyectos al fin del trimestre siguiente, respecto a la fecha final establecida en cada convenio, contrato en particular o después de que sean aceptados los informes finales.
f.3. Excedentes de la Unidad Administrativa de la Fundación
Los excedentes netos de la Fundación como unidad administrativa, resultantes de la administración financiera de los dineros manejados en el año y de los ahorros generados sobre el presupuesto de gastos, se distribuirán al final del período según se detalla:
20% para FUNDATEC, y constituir su presupuesto de inversión anual.
50% para el Fondo de Desarrollo del Departamento Académico (FDDA). El cual se estimará proporcionalmente a la contribución anual de cada Departamento sobre los ingresos totales administrados por la Fundación.
30% para el Fondo de Desarrollo Institucional (FDI)
f.4 Los excedentes no distribuidos que reflejan los Estados Financieros Auditados de la FUNDATEC al 31 de diciembre de 1995, menos los ajustes a períodos anteriores que deban aplicarse como resultado de la depuración de saldos, o reservas necesarias para hacerle frente a contingencias generadas antes de 1996, constituirán el fondo de trabajo de la FUNDATEC, por lo tanto no estarán sujetos a la distribución señalada en el punto f.3. anterior.
g. Complemento a los ingresos de funcionarios del ITCR
Las actividades administradas por medio de la FUNDATEC podrán complementar el ingreso económico del funcionario del ITCR para así alcanzar niveles competitivos de mercado. Los complementos del ingreso, se llevarán a cabo bajo el concepto de honorarios profesionales o pago a destajo y de acuerdo con contratos individuales.
Aquellos funcionarios que participen en actividades con FUNDATEC o que actúen como coordinadores de líneas de trabajo o programas sean estos Directores de Departamentos, Coordinadores de Unidad o Centros de Investigación o Extensión u otros asignados para esta función, percibirán lo estipulado en los puntos g1 y g2, además, podrán ser beneficiados con incentivos o bonificaciones adicionales; definidas y calculadas al final del período, de acuerdo con la evaluación de la gestión y a las posibilidades financieras de los departamentos académicos y a las políticas fijadas por los Consejos de cada Departamento.
g 1. Dentro de los costos de las actividades los Directores de Departamento, por su responsabilidad y coordinación general de las actividades con la Fundación percibirán una asignación no superior al 1% del ingreso total estimado por las actividades de su Departamento.
g 2. Dentro de los costos de las actividades los coordinadores de Centros de Investigación o de programas especiales a realizar con la Fundación tendrán una asignación, no superior al 3% del ingreso total estimado de las actividades correspondientes.
El producto de estos porcentajes serán cancelados al final del proyecto y después de liquidar todas las obligaciones adquiridas.
Además, podrán ser beneficiados con incentivos o bonificaciones adicionales; definidas y calculadas al final del período, de acuerdo con la evaluación de la gestión y a las posibilidades financieras de los departamentos académicos y a las políticas fijadas por los Consejos de cada Departamento.
h. Activos
La Fundación mantendrá como activos de su propiedad aquellos necesarios para cumplir con su función de apoyo administrativo. Todas las adquisiciones o donaciones que se realicen para el funcionamiento y apoyo de actividades o programas deben ser ubicados, tan pronto como sean adquiridos, como activos de los Departamentos Académicos o Centros de Investigación y Extensión correspondientes, mediante el mecanismo que existe en el ITCR; a menos que se demuestre inconveniencia institucional para hacerlo.
i. Auditorías
La Fundación contratará auditorías externas al menos cada 12 meses.
La Auditoría Interna del ITCR evaluará la gestión de la FUNDATEC, los sistemas de información y el control interno establecido, a solicitud de alguna instancia institucional o por iniciativa propia.
TRANSITORIOS:
- Para aplicar y realizar los ajustes, según el presente acuerdo y de forma transitoria, donde corresponda, FUNDATEC y el Instituto contarán hasta el 31 de diciembre de 1996.
- La aplicación de lo establecido en el punto V, inciso g, de los Lineamientos, junto a la evaluación administrativa pertinente, será revisada por el Consejo Institucional, a partir del Informe que presente la FUNDATEC, en marzo de 1998.
Transitorio 2 anterior que dice: Estos Lineamientos se aplicarán a las actividades vigentes guardando las proporciones apropiadas y de acuerdo a los contratos o convenios vigentes .fue
Eliminado por el Consejo Institucional en S/1899, Art.23, del 29 de agosto de 1996 por tanto el 3 pasa a ser el transitorio 2.
Aprobado por el Consejo Institucional en Sesión No. 1896, Art. 7, del 8 de agosto de 1996. Gac. 75
