Reglamento de Transportes del Instituto Tecnológico de Costa Rica

CAPÍTULO I. DE LAS DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Tipo de reglamento

Este es un reglamento de tipo general. 

Artículo 2. Alcance 

Es aplicable a la Comunidad Institucional, docentes, personal de apoyo a la academia y estudiantes, que, en virtud de sus labores o de sus actividades académicas, requieran del servicio de transporte que brinda la Unidad de Transportes y sus homólogos en los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos. 

Artículo 3. Objetivo general

Regular el servicio que brinda la Unidad de Transportes y sus homólogos en los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, a la Comunidad Institucional. 

Artículo 4. Objetivos específicos

1. Establecer las responsabilidades de la Unidad de Transportes y sus homólogos en los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, en el uso, control y mantenimiento de los vehículos propiedad del ITCR; el pago de kilometraje a funcionarios del ITCR y en la contratación de vehículos a terceros.
2. Establecer los deberes y responsabilidades de las personas autorizadas para el uso y conducción de vehículos propiedad del ITCR. 
3.  Regular el uso y control de los vehículos propiedad de funcionarios del ITCR, que sean requeridos mediante la modalidad de pago de kilometraje.
4. Regular el uso y control del servicio de los vehículos contratados por el ITCR a terceros.
5. Establecer los protocolos y procedimientos necesarios para el uso y control de los vehículos propiedad del ITCR, de funcionarios del ITCR bajo la modalidad de pago de kilometraje y de vehículos contratados a terceros. 

Artículo 5. Marco Jurídico

1. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y seguridad Vial
2. Ley de Contratación Administrativa
3. Ley General de Control Interno
4. Normas de Control Interno para el Sector Público
5. Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

Artículo 6. Definiciones 

Asignación administrativa de vehículos: administración de un vehículo institucional por otra dependencia diferente a la Unidad de Transportes, para atender actividades de interés institucional.

Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 16 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 970-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.  

Arrendamiento: contratación de vehículos a terceros debidamente inscritos en el registro de proveedores del ITCR, siguiendo el procedimiento normado por la Ley de Contratación Administrativa. 

Clasificación de vehículos: calidad, uso y dependencia institucional en que se encuentra asignado un vehículo.

Conductor profesional: persona cuya labor principal en el ITCR sea la conducción de vehículos para el traslado de mercancías o personas, y que cumple con los requisitos de ley.

Conductor: persona funcionaria del ITCR autorizada que tiene control operativo de un vehículo y es responsable de éste y de las infracciones que cometa durante su uso.

Derechos de circulación: derecho que se obtiene luego de pagar los rubros fijados por ley para la circulación de vehículos, durante un periodo determinado.

Persona encargada de gira: persona funcionaria o representante estudiantil en el ejercicio de sus funciones, designada por una instancia institucional para la realización de una gira, bajo cualquiera de las modalidades de servicio ofrecidas por la Unidad de Transportes o sus homólogos. 

Así reformada esta definición por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3342, Artículo 10, del 06 de diciembre de 2023.
Publicado en fecha 11 de diciembre del 2023 mediante la Gaceta Número 1161-2023 de fecha 7 de diciembre del 2023.

Formulario de control: documento digital que registra la entrada, salida y el ingreso de los vehículos, así como la revisión y evaluación de las condiciones generales del vehículo institucional.

Hurto: acción de sustraer o apoderarse de la cosa ajena sin que se ejerza fuerza alguna ya sea con respecto a las defensas que la protegen, o en su caso, sin el uso de violencia sobre el legítimo tenedor.

Licencia de conducir: permiso formal otorgado por el Estado, que faculta a una persona para conducir un vehículo durante un período determinado y cuya validez está supeditada al acatamiento de las disposiciones de la Ley.

Procedimientos de uso de vehículos: conjunto de acciones que presentan de forma detallada, ordenada, sistematizada y comprensible, el uso, control y mantenimiento de los vehículos propiedad del ITCR y los contratados para el cumplimiento de labores institucionales.  

Pago de kilometraje: pago que se le realiza a una persona funcionaria por el uso del vehículo de su propiedad, que en el cumplimiento de sus funciones deba desplazarse y resulte más económico y razonable que se pague un monto por el kilometraje utilizado.

Persona autorizada para la conducción de vehículos institucionales: persona funcionaria del ITCR a quien se le ha otorgado un documento formal que le faculta para conducir, guiar, operar y controlar un vehículo institucional.

Pasajero(a): persona usuaria del servicio de transporte institucional, en cualquiera de sus modalidades, debidamente autorizada (funcionario, estudiante o tercero). 

Permiso de conducir vehículo institucional: documento formal otorgado por la Unidad de Transportes respectiva, que faculta a una persona funcionaria del ITCR, para conducir vehículos oficiales durante un período dado.

Inspección técnica vehicular (IVE): verificación mecánica del estado de un vehículo y de sus emisiones contaminantes.

Robo: acción de despojar un bien mueble por medio de la violencia que se ejerce como fuerza sobre las cosas o como violencia sobre las personas o por los medios perpetrados para lograr el apoderamiento.

Vehículo: medio de transporte usado para trasladar personas o bienes por la vía pública.

Vehículo institucional: vehículo propiedad del Instituto Tecnológico de Costa Rica, con placa de uso oficial, de uso administrativo general, destinados a prestar servicios regulares de transporte a las diferentes dependencias de la Institución, para el desarrollo normal de sus funciones y actividades.

Mediante acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3210, Artículo 18, del 26 de marzo de 2021, publicado en fecha 5 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 750-2021 de fecha 5 de abril del 2021, se corrige de error material en el acuerdo de la Sesión Ordinaria No. 3196, artículo 11, del 16 de diciembre de 2020.

Vehículo particular: vehículo propiedad de un tercero, debidamente registrado y autorizado para su uso en labores institucionales, de acuerdo con el procedimiento interno establecido por la Unidad de Transportes.

CAPÍTULO II. DE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE TRANSPORTES Y SUS HOMÓLOGOS 

Artículo 7. La Unidad de Transportes y sus homólogos 

La Coordinación de la Unidad de Transportes será responsable por la administración, el uso, control sobre el uso, programación, asignación y mantenimiento de la flotilla vehicular propiedad de la Institución, velará por el cumplimiento del presente reglamento, disposiciones establecidas por la Rectoría y demás normativa aplicable a los vehículos institucionales, así como de velar por la asignación óptima de la modalidad en que se brindará el servicio de transporte.

Las disposiciones de este reglamento que mencionan a la Coordinación de la Unidad de Transportes o a la Unidad de Transportes, podrán ser desconcentradas en los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos que no tengan la Unidad formalmente constituida, mediante acuerdo o resolución del órgano o jerarca que lo decida.

Artículo modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024.

Artículo 8. Funciones de la Unidad de Transportes 

Sin detrimento de otras funciones establecidas en la normativa institucional, serán funciones de la Unidad de Transportes, las siguientes: 

1. Planear, organizar, coordinar y controlar los servicios de transporte dentro y fuera del país, bajo sus diferentes modalidades, según disposiciones de la Rectoría.

   Inciso modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024. 

2. Realizar de manera periódica estudios técnicos para valorar la pertinencia de las modalidades ofrecidas para la atención de las necesidades institucionales de transporte, según lo indicado en este reglamento. 
3. Coordinar con el Departamento de Aprovisionamiento o con la Proveeduría de cada Campus Tecnológico Local o Centro Académico, según corresponda, la preparación de las especificaciones técnicas de los vehículos que requiera adquirir el ITCR.
4. Colaborar con el Departamento de Aprovisionamiento o con la Proveeduría de cada Campus Tecnológico Local o Centro Académico, cuando corresponda, y con la Oficina de Asesoría Legal, en la inscripción de los vehículos adquiridos por el ITCR.
5. Coordinar los trámites de pago anual de los derechos de circulación, inspección técnica vehicular y los seguros de todos los vehículos institucionales con la dependencia del ITCR correspondiente. 

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 16 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 970-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.  

6. Coordinar los trámites de pago anual de los derechos de circulación y los seguros de vehículos institucionales, con la dependencia del ITCR correspondiente.
7. Mantener un registro digital actualizado de los vehículos institucionales, donde se establezca la clasificación de los mismos, las características de cada vehículo, el control de combustible, el mantenimiento preventivo y correctivo, así como un control de colisiones.
8. Asignar los vehículos institucionales, según solicitud.
9. Velar por el correcto uso de los vehículos institucionales. 
10. Autorizar la conducción de vehículos institucionales a personas funcionarias del ITCR, según procedimiento interno definido.
11. Llevar un registro actualizado y detallado de las personas autorizadas para conducir vehículos institucionales, en donde se detallen los datos personales, vigencia de la licencia de conducir y el récord de conducción de cada persona, según procedimiento interno definido.
12. Mantener debidamente rotulados los vehículos institucionales.
13. Velar porque se mantenga dentro de cada vehículo institucional, un protocolo de seguridad y un procedimiento a seguir en caso de un accidente de tránsito.
14. Dar seguimiento a los trámites de avaluó de los vehículos institucionales siniestrados, ante la entidad aseguradora y reportar al Departamento Financiero Contable, el resultado del mismo.
15. Coadyuvar con las dependencias respectivas, en los trámites relativos a la salida del país de vehículos institucionales.
16. Mantener un registro actualizado de proveedores de servicios de traslados especiales para vehículos (grúas y plataformas), en coordinación con el Departamento de Aprovisionamiento o la Proveeduría de cada Campus Tecnológico Local o Centro Académico, según corresponda.
17. Contar con un registro actualizado de las personas funcionarias autorizadas en cada dependencia, para solicitar servicios de transporte. 
18. Mantener un expediente administrativo electrónico, completo y actualizado, de las personas funcionarias sujetas a la modalidad de pago de kilometraje. 
19. Autorizar las solicitudes de gira con vehículo particular, según el procedimiento interno establecido para el pago de kilometraje.
20. Realizar una revisión periódica de los vehículos institucionales trasladados a otras dependencias o unidades y recomendar la reversión de la administración del vehículo de forma temporal o definitiva, cuando se demuestre la conveniencia de tal medida.
21. Brindar a la Vicerrectoría de Administración, Dirección de Campus Tecnológico Local o de Centro Académico, según corresponda, un informe anual de las modalidades de servicio de transporte ofrecidas por la Institución en el presente reglamento. 
22. Llevar el registro de los vehículos asignados administrativamente a otras dependencias.

Así adicionado este ultimo inciso v) por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 16 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 970-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.

CAPÍTULO III. DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE

Artículo 9. Modalidades del servicio de transporte

La Unidad de Transportes atenderá las solicitudes del servicio de transporte, según las siguientes modalidades:

• Vehículos institucionales conducidos por conductores profesionales.
• Vehículos institucionales conducidos por personas funcionarias del ITCR debidamente autorizadas.
• Vehículo propiedad de la persona funcionaria del ITCR, con pago de kilometraje.
• Contratación de vehículos a terceros.

Artículo 10. De la solicitud del servicio de transporte 

La solicitud del servicio de transporte se hará mediante el formulario “Solicitud de servicio”; estos se atenderán en la Unidad de Transportes, según las disposiciones y prioridades indicadas por la Rectoría, se podrán considerar:

a. Disponibilidad de vehículo institucional o interinstitucional con una persona conductora profesional.

b. Disponibilidad de vehículo institucional o interinstitucional sin una persona conductora profesional.

c. Uso de vehículo particular de la persona funcionaria del ITCR, bajo la modalidad de pago de kilometraje.

d. Contratación de vehículo a una persona tercera.

Artículo modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024. 

CAPÍTULO IV. DEL SERVICIO DE TRANSPORTE CON VEHÍCULO INSTITUCIONAL

Artículo 11. Identificación de vehículos institucionales

Los vehículos propiedad del ITCR llevarán placa oficial, un distintivo permanente del ITCR y una leyenda que indique “Uso Oficial”.

Artículo 12. De la asignación administrativa de vehículos institucionales 

El uso, administración, cuido y salvaguarda de los vehículos institucionales podrá trasladarse a otras dependencias, para atender actividades específicas, conforme se señala en el Reglamento para la gestión de activos bienes muebles e inmuebles y otros activos, propiedad del ITCR. 

El traslado se hará hasta por períodos de dos años, renovables por períodos iguales, siempre y cuando se cumpla con lo establecido en el presente reglamento. La formalización del acto se hará mediante resolución razonada de la Rectoría a solicitud de la Vicerrectoría respectiva, Dirección de Campus o Centro Académico, según corresponda. Prevalecerá al decidir sobre ello, los criterios siguientes: 

• Que la dependencia a quien se le asigne el vehículo cuente con la capacidad necesaria para asumir la administración, control, cuidado, mantenimiento y consumo de este.
• Cantidad de actividades asociadas a proyectos de investigación, extensión, vinculación y de apoyo a la academia que serán impactadas por la dependencia solicitante y la frecuencia de uso del vehículo. 

Zonas geográficas por impactar con el uso del vehículo asignado.

Sin detrimento de otras funciones establecidas en la normativa institucional para la sana administración de activos institucionales, la jefatura de la dependencia a quien se le asigne un vehículo será responsable de: 
a. Supervisar el uso del vehículo(s) asignado (s). 
b. Gestionar y controlar el presupuesto requerido para el uso, mantenimiento preventivo y correctivo del vehículo asignado. 
c. Reportar cualquier daño o accidente del vehículo a la Unidad de Transportes. 
d. Enviar los informes solicitados en cuanto a gestión del vehículo y consumo de combustibles, así como cualquier otro solicitado por las instancias competentes. 
e. Velar por el mantenimiento preventivo y correctivo para el buen funcionamiento del vehículo.
f. Velar por el cumplimiento de lo estipulado en este reglamento. 

En caso de que el vehículo trasladado a otra dependencia para su administración se encuentre ocioso, la Unidad de Transportes podrá disponer del mismo para atender la demanda de servicios de transportes normal de la Institución, asumiendo la responsabilidad, resguardo y gastos de consumo del vehículo durante el uso de este.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 16 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 970-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022. 

Artículo 13. Uso de vehículos institucionales por parte de la Rectoría

Se asignará a la Rectoría un vehículo institucional para el cumplimiento de sus funciones. Dicho vehículo no podrá considerarse como salario en especie ni origina derechos adquiridos para la persona que ocupe la Rectoría.

Artículo 14. Persona encargada de la gira 

Todo servicio de transporte debe tener una persona encargada de la gira, la cual será designada por la dependencia solicitante.

En caso de una gira en la cual participen usuarios del servicio de transporte interno, con centro de costo o dependencia diferente, el viaje será administrado por una persona funcionaria encargada, quien será definida previo a la realización de ésta, en coordinación con la Unidad de Transportes.

Se exceptúa esta condición aquellos servicios de transporte de traslado de estudiantes o personas externas dentro de un Campos o Centro Académico cuyos recintos se encuentran en diferentes edificios de la ciudad u otras y otros casos debidamente justificados por la Dirección de la Unidad Ejecutora.

Artículo modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024. 

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3342, Artículo 10, del 06 de diciembre de 2023.
Publicado en fecha 11 de diciembre del 2023 mediante la Gaceta Número 1161-2023 de fecha 7 de diciembre del 2023.

Artículo 15. Uso compartido de vehículos institucionales 

Cuando diferentes dependencias por algún motivo compartan la utilización de un vehículo institucional, el costo del servicio será distribuido en forma proporcional entre los centros de costo de las dependencias solicitantes.

Artículo 16. Uso de vehículos institucionales dentro y fuera del país 

El uso de vehículos institucionales queda restringido al territorio nacional, salvo autorización expresa del Rector y se cumplan las disposiciones en cuánto a pólizas y requisitos previstos en la regulación nacional.  

Cuando sea el vehículo asignado a la Rectoría, el que requiera salir del país, requerirá la aprobación por parte del Consejo Institucional.

Artículo 17. Préstamo de vehículos institucionales a otras instituciones

El ITCR podrá realizar préstamos de vehículos de su propiedad para uso de otras instituciones, empresas y organismos nacionales o internacionales legalmente acreditados en el país, mediante el trámite de suscripción de convenios aprobados por el ITCR y considerando las disposiciones de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial. 

Ante casos de fuerza mayor, podrá disponerse temporalmente el uso de vehículos institucionales para atender funciones de otras instituciones legalmente acreditadas en el país, mediante la formalización del préstamo temporal de o los vehículos, de manera excepcional por medio de una resolución motivada de la Rectoría. 

Artículo 18. Costo del servicio de transporte con vehículo institucional 

El costo del kilometraje por servicio interno de transporte será analizado al final de cada período presupuestario por la Vicerrectoría de Administración. Sus incrementos se realizarán de acuerdo con un estudio previo y entrarán en vigencia para la ejecución del presupuesto del año siguiente.

Artículo 19.  Requisitos para conducir vehículos institucionales

Para conducir un vehículo institucional será requisito indispensable:

1. Ser funcionario (a) activo (a) del ITCR.
2. Contar con licencia de conducir vigente y acorde al tipo de vehículo a conducir. 
3. Demostrar ante la Unidad de Transportes, cuando así se solicite, tener experiencia en el manejo del tipo de vehículo a conducir, no bastando con la presentación de la licencia de conducir. 
4. Contar con un permiso especial otorgado por la Unidad de Transportes, mismo que tendrá una vigencia igual a la indicada en la licencia de conducir o igual a la vigencia del nombramiento en el ITCR, en caso de ser un plazo menor. 

Artículo 20. Deberes del conductor de vehículos institucionales 

La persona funcionaria autorizada para conducir vehículos institucionales deberá cumplir, sin detrimento de otras obligaciones establecidas en este reglamento y en la normativa institucional, con lo siguiente:

1. Acatar lo dispuesto por la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y seguridad Vial.
2. Portar y mantener al día su licencia de conducir de acuerdo con el tipo de vehículo que conduzca, así como el permiso otorgado por la Unidad de Transportes. 
3. Verificar que el automotor esté en condiciones mecánicas óptimas para su uso, antes de cada salida. 
4. Completar el formulario “Control de entrada y salida de vehículos”.  
5. Informar de inmediato a la Unidad de Transportes si se ha presentado algún desperfecto o daño al vehículo y/o si se ha requerido de algún servicio mecánico y/o asistencia de transporte especial por imposibilidad de movilización del vehículo. 

En caso de un desperfecto en el vehículo que impida su movilización, debe coordinar su traslado a un lugar seguro y velar siempre por el cuidado de éste, hasta tanto la Unidad de Transportes tome una decisión en relación a la situación. 

El conductor debe informar por escrito mediante el formulario respectivo, a la persona coordinadora de la Unidad de Transportes sobre la situación presentada, para lo que corresponda, en un plazo no mayor a ocho horas hábiles después de finalizada la gira, según el procedimiento interno definido.

6. Guardar total discreción sobre los temas que se mencionan o sucedan durante el viaje; salvo en casos que sean considerados un delito en atención a la Ley de Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función Pública, Código Penal, Reglamento contra acoso laboral del ITCR, Reglamento contra el hostigamiento en el empleo y la docencia del ITCR, sin detrimento del cuidado de no cometer difamación o calumnia.
7. Mantener en el mejor estado de conservación y limpieza el vehículo bajo su responsabilidad.
8. Portar durante el viaje el formulario “Solicitud de Servicio” y acatar las disposiciones del formulario correspondiente, en cuanto a ruta, horario y destino.
9. Negarse a trasladar pasajeros que se encuentren fumando, en estado de ebriedad, drogadicción o presenten estados alterados de la conducta, porte drogas, sustancias psicotrópicas o estupefacientes, salvo los casos bajo prescripción médica, para lo cual el pasajero debe evidenciarlo con el correspondiente dictamen médico.
10. Negarse a trasladar especies silvestres de flora y/o fauna prohibidas por las leyes nacionales.
11. No portar armas de fuego o punzocortantes, salvo las consideradas herramientas de trabajo.
12. Negarse a transportar objetos o mercancías prohibidas por ley.
13. Comunicar a la Unidad de Transportes las infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, en los tres días hábiles siguientes al hecho.
14. Entregar el vehículo al final de cada viaje junto con las llaves de éste y el Formulario de “Control de entrada y salida de vehículos” en la Unidad de Transportes.

Artículo 21. Accidentes con vehículo institucional 

En caso de un accidente con vehículo Institucional, la persona funcionaria autorizada para la conducción del mismo deberá, si su condición de salud lo permite:

1. Ejecutar el protocolo de seguridad establecido por la Unidad de Transportes.
2. Informar de inmediato a las autoridades nacionales en materia de tránsito, a la entidad aseguradora autorizada por el ITCR y a la Unidad de Transportes.
3. Mantener el vehículo en el lugar de los hechos, hasta cumplir con los trámites a cargo de las autoridades competentes y completados los formularios respectivos.
4. Remitir a la Unidad de Transportes en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores al incidente, un informe escrito del accidente y copia de la boleta de citación y de toda aquella documentación que se necesite para los reclamos correspondientes.
5. Solicitar a la Oficina de Asesoría Legal del ITCR, la asesoría correspondiente previo a presentarse al despacho judicial.
6. Presentarse en el plazo de ley ante el despacho judicial respectivo y rendir la declaración pertinente. Una copia de dicha declaración deberá ser remitida a la Unidad de Transportes. En caso de imposibilidad a causa de lesiones sufridas, la Asesoría Legal en coordinación con la Unidad de Transportes realizarán los trámites que correspondan.
7. Brindar toda la colaboración necesaria a la Unidad de Transportes, en caso de requerirse un avalúo de la entidad aseguradora.

Artículo 22. Derecho a la defensa legal en caso de accidentes de tránsito con vehículo institucional 

La persona funcionaria autorizada para conducir un vehículo institucional tendrá derecho a los servicios de la Oficina de Asesoría Legal, en caso de accidente de tránsito, excepto cuando:

1. La boleta de tránsito oficial indique ingesta de licor o estar bajo la influencia de drogas prohibidas o sustancias estupefacientes o psicotrópicas. 
2. El accidente ocurra en contravención de las disposiciones establecidas en este reglamento.
3. Cuando el accidente se produzca fuera de la ruta establecida de la gira, salvo casos de fuerza mayor, debidamente comprobados y justificados.

Artículo 23. Cobertura del deducible producto de accidentes de tránsito con vehículo institucional

Cuando exista sentencia judicial condenatoria en firme contra la persona funcionaria autorizada para conducir un vehículo institucional, éste deberá cubrir el monto del deducible respectivo, calculado según las condiciones de las pólizas adquiridas por el ITCR, o la totalidad de la suma cuando el daño sea inferior al monto del deducible.

Por excepción, la Institución podrá conocer la revisión de un caso en particular con el objetivo de responder solidariamente por estos daños en forma parcial o total a solicitud de la persona funcionaria autorizada para conducir vehículos institucionales con condenatoria en firme y con conocimiento de su jerarca.

Artículo 24. Arreglos extrajudiciales producto de accidentes con vehículos institucionales 

Queda totalmente prohibido a la persona funcionaria autorizada para conducir un vehículo institucional, realizar arreglos extrajudiciales cuando se produzca un accidente. Los únicos acuerdos o conciliaciones válidas serán aquellas avaladas por la Rectoría que finalicen un proceso judicial anticipadamente por conveniencia institucional.

Artículo 25. Pérdida total de un vehículo institucional

Cuando un vehículo institucional sea declarado en pérdida total y exista una sentencia judicial en firme contra la persona funcionaria autorizada para la conducción de éste, o se haya suscrito un arreglo o conciliación para proteger los intereses institucionales, éste deberá cubrir el monto del deducible respectivo calculado según las condiciones de las pólizas adquiridas por el ITCR.

Artículo 26. De las multas producto de infracciones con vehículos institucionales 

Las multas firmes imputables a la persona funcionaria autorizada para conducir un vehículo institucional, por infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, serán canceladas por la persona funcionaria dentro de un plazo no mayor a diez días hábiles a partir de la firmeza de la resolución que imponga la misma.

Cuando el conductor(a), demuestre que la infracción se dio a causa de fallas en el vehículo institucional, el ITCR le reconocerá el pago de la multa.

Las infracciones y sus cargos adicionales causados por estacionamiento inapropiado de un vehículo institucional deberán ser pagados por la persona funcionaria autorizada para conducirlo, en un plazo no mayor a 10 días hábiles posteriores a la notificación efectuada al ITCR, de la existencia de la infracción y su importe.

La Institución podrá cancelar el monto de las multas de oficio y cobrará a la persona funcionaria autorizada de conducir un vehículo institucional, según los procedimientos institucionales existentes.

Artículo 27. Gestiones ante la entidad aseguradora

El Departamento de Financiero Contable en coordinación con la Unidad de Transportes coadyuvarán en las gestiones que sean necesarias ante la entidad aseguradora seleccionada por el ITCR, de conformidad con los reclamos que se deriven de los accidentes de tránsito o de la aplicación de multas de tránsito.

Artículo 28. Del robo o hurto de vehículos institucionales 

En caso de robo o hurto de un vehículo institucional sea declarado robado, deberá aplicarse lo que en normativa interna se encuentre definido para la gestión de activos bienes muebles e inmuebles y otros activos, propiedad del ITCR.

Artículo 29. Pólizas de seguro de los vehículos institucionales

Los vehículos institucionales estarán cubiertos por el seguro obligatorio para vehículos automotores en los términos de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, así como por las coberturas adicionales consideradas necesarias para atender los daños y lesiones generados en los accidentes de tránsito. La Vicerrectoría de Administración será la encargada de realizar los estudios y definir los tipos de cobertura adicionales necesarias y los montos mínimos. 

Artículo 30. Faltas del conductor de vehículos institucionales 

Se consideran faltas de la persona funcionaria autorizada para conducir un vehículo institucional, además de las disposiciones establecidas en el Código de Trabajo y en la Segunda Convención Colectiva de Trabajo del ITCR y sus Reformas, las siguientes:

1. Destinar el vehículo asignado a usos no autorizados.
2. Guardar el vehículo institucional en un sitio distinto al estacionamiento oficial de la Unidad de Transportes, o el destinado para ese fin en los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, vía excepción cuando el Coordinador de la Unidad de Transportes, así lo disponga.
3. Conducir con imprudencia, negligencia y/o impericia, de manera que ponga en peligro la seguridad e integridad física de los pasajeros y de terceras personas, la seguridad del vehículo oficial y los bienes de terceros.
4. Estacionar el vehículo en lugares públicos y/o privados que por su condición o connotación pudiesen lesionar la imagen institucional, salvo casos de excepción debidamente justificados.
5. No portar las autorizaciones respectivas para conducir vehículos institucionales.
6. Hacer uso indebido de las herramientas, repuestos y otras piezas complementarias que disponga el vehículo.
7. Encomendar a otra persona la conducción del vehículo institucional que le fue asignado, excepto por causas de fuerza mayor, las cuales deberá de comunicar a la mayor brevedad posible a la Unidad de Transportes y dejar constancia de la situación en el formulario “Solicitud de Servicio”. 
8. Conducir el vehículo institucional bajo los efectos del licor u otras drogas o sustancias psicotrópicas o estupefacientes.
9. Sobrepasar la capacidad o tonelaje establecido y/o permitir el sobrecargo del vehículo oficial.
10. Trasladar pasajeros no autorizados, salvo los casos autorizados por el ente correspondiente.
11. No cumplir los protocolos y procedimientos establecidos en caso de accidente de tránsito o colisión.
12. Omitir o rendir con demora, el informe en caso de desperfecto o daño sufrido por el vehículo durante un viaje, según lo indicado en este reglamento.
13. Omitir el aviso oportuno a la Unidad de Transportes de las infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, cometidas, especialmente aquellas que afecten la licencia de conducir.
14. Incumplir las responsabilidades establecidas en este reglamento.
15. Incurrir en cualquiera de las faltas tipificadas en la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y seguridad Vial.
16. Transportar objetos o mercancías prohibidas por las Leyes Nacionales e Internacionales.
17. No mantener un comportamiento de respeto, responsabilidad y de acato a las normas de convivencia, principios y valores de la comunidad universitaria.

Artículo 31. Responsabilidades por la conducción de vehículos institucionales 

La persona funcionaria autorizada para conducir vehículos institucionales podrá ser declarada responsable en lo administrativo, civil y/o penal, por la autoridad correspondiente. Para establecer la falta y el tipo de responsabilidad administrativa, se aplicará el debido proceso establecido en la Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas del ITCR.

Durante el desarrollo del proceso administrativo, se podrán adoptar medidas cautelares, incluida la suspensión temporal del respectivo permiso de conducir vehículos institucionales.

CAPÍTULO V. PAGO DE KILOMETRAJE A PERSONAS FUNCIONARIAS POR EL USO DEL VEHÍCULO DE SU PROPIEDAD EN ACTIVIDADES INSTITUCIONALES

Artículo 32. De las razones para el uso de la modalidad de pago de kilometraje

El vehículo propiedad de la persona funcionaria del ITCR, según las disposiciones y prioridades indicadas por la Rectoría, la persona funcionaria autorizada para el uso de su propio vehículo tiene participación directa en la actividad institucional que justifica su uso.

Artículo modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024. 

Artículo 33. Autorización para el uso de la modalidad de pago de kilometraje.

La persona encargada de cada unidad ejecutora será la competente para autorizar el uso de la modalidad de pago de kilometraje a la Unidad de Transportes, quien finalmente resolverá sobre su autorización, conforme a lo dispuesto en este reglamento y el procedimiento interno.

Artículo modificado en sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 3363, Artículo 9, del 15 de mayo de 2024. Publicado en Gaceta No. 1211 del 16 de mayo de 2024. 

Artículo 34. De la firma del contrato para regular el pago de kilometraje

Para regular la relación contractual en la modalidad de pago de kilometraje, se deberá suscribir un contrato que especifique los derechos, deberes y responsabilidades de la persona funcionaria sujeta a esta modalidad y del ITCR.  

El Rector o Rectora podrá delegar la suscripción del contrato en la Vicerrectoría de Administración, Dirección del Campus Tecnológico Local o Centro Académico, según corresponda. 

Artículo 35. Del registro o expediente administrativo

El expediente administrativo de las personas funcionarias sujetas a la modalidad de pago de kilometraje, debe contener al menos:

1. Cédula de identidad.
2. Licencia de conducir.
3. Registro de propiedad del vehículo.
4. Revisión técnica vehicular.
5. Cualquier otro documento que se le considere necesario en el momento, de acuerdo con la legislación vigente.

Artículo 36. Autorización para el uso de la modalidad de pago de kilometraje.

La persona encargada de cada Unidad Ejecutora será la competente para solicitar el uso de la modalidad de pago de kilometraje a la Unidad de Transportes quien finalmente resolverá sobre su autorización, conforme a lo dispuesto en este reglamento y el procedimiento interno. 

Artículo 37. Responsabilidades de la persona funcionaria autorizada a usar la modalidad de pago de kilometraje

Las personas funcionarias autorizadas a usar la modalidad de pago de kilometraje, tendrán las siguientes responsabilidades:

1.  Estar inscrito en el registro respectivo para uso de esta modalidad.
2. Inscribir el vehículo de su propiedad. 
3. Asumir los gastos inherentes al uso del vehículo.
4. Tener el vehículo en buenas condiciones según lo estipulado por la inspección técnica vehicular.
5. Cumplir con las disposiciones de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial.  
6. Contar con el seguro obligatorio para vehículos automotores en los términos de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, así como coberturas de seguros para el pago de indemnizaciones por daños sufridos a los ocupantes, a terceras personas, propiedades u otros vehículos. La Vicerrectoría de Administración definirá y actualizará periódicamente los tipos de cobertura y los montos mínimos de las pólizas requeridas, resguardando la mejor cobertura posible y el menor riesgo institucional.
7. Firmar el contrato de uso con el ITCR.
8. Actualizar la documentación aportada al momento de su registro, cada vez que exista una variación en cualquiera de los documentos solicitados como requisitos.
9. Conducir el vehículo por su cuenta, bajo su propio riesgo y asumir la responsabilidad civil y penal, así como cualquier otra, que se pudiere originar como resultado del viaje.

Artículo 38. Monto a cancelar por concepto de pago de kilometraje

La cancelación a la persona funcionaria sujeta a la modalidad de pago de kilometraje, se hará de conformidad con las tarifas oficiales emitidas por la Contraloría General de la República y la Tabla de Distancias emitida por el Ministerio de Obras Públicas y Transporte u otros mecanismos establecidos por la institución. 

Artículo 39. Kilometraje por reconocer

El uso de la modalidad de pago de kilometraje no garantiza un mínimo de kilómetros por recorrer y pagar, por lo que únicamente se reconocerá el kilometraje efectivamente recorrido y debidamente justificado, según el procedimiento interno definido.  

Artículo 40. Liquidación del pago de kilometraje

Toda liquidación de pago de kilometraje se deberá efectuar dentro de los cinco días hábiles inmediatos siguientes a la finalización de la actividad que justificó el uso del vehículo. Por ninguna razón se realizará adelanto de dinero a ninguna persona funcionaria en esta modalidad de servicio. 

Artículo 41. El pago de kilometraje y su relación con otras figuras de remuneración

El pago kilometraje no será considerado como parte del salario ordinario, salario en especie, ni generador de derechos adquiridos por parte de las personas funcionarias del ITCR, que hagan uso de esta modalidad. 

Artículo 42. Sobre los accidentes de tránsito en la modalidad de pago de kilometraje 

El ITCR cubrirá a las personas funcionarias mediante la póliza de riesgos del trabajo, ante cualquier accidente que puedan sufrir en el desempeño de sus funciones, mientras utilizan vehículos debidamente inscritos y autorizados bajo la modalidad de pago de kilometraje.

El ITCR queda exento de toda responsabilidad por los daños causados al vehículo propiedad de la persona funcionaria autorizada para el uso de la modalidad de pago de kilometraje.

CAPÍTULO VI. DE LA CONTRATACION DE VEHÍCULOS A TERCEROS 

Artículo 43. De las razones para contratar vehículos a terceros

El ITCR podrá contratar, una vez agotadas las modalidades 1, 2 y 3, indicadas en el artículo 10 de este reglamento, vehículos de terceros para atender actividades institucionales. 

Artículo 44. Del registro de los oferentes de servicios de transporte externo

Los oferentes que deseen participar mediante esta modalidad deberán estar debidamente inscritos en el registro de proveedores del ITCR y deberán contar con los siguientes documentos vigentes: 

1. Cédula de identidad.
2. Licencia de conducir (de acuerdo con el vehículo que se está contratando).
3. Registro de propiedad del vehículo.
4. Inspección técnica vehicular.
5. Cualquier otro documento que se le considere necesario, de acuerdo con la legislación vigente.

Artículo 45. De las responsabilidades del oferente de servicios de transporte externo

El contratista bajo la modalidad de contratación de vehículos a terceros por parte del ITCR, debe:   

1. Estar inscrito en el registro de proveedores del ITCR.
2. Asumir los gastos en que incurra por el uso del vehículo.
3. Tener el vehículo en buenas condiciones según lo estipulado por la inspección técnica vehicular.
4. Cumplir con las disposiciones de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial.
5. Contar con el seguro obligatorio para vehículos automotores en los términos de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, así como coberturas de seguros para el pago de indemnizaciones por daños sufridos a los ocupantes, a terceras personas, propiedades u otros vehículos. La Vicerrectoría de Administración definirá y actualizará periódicamente los tipos de cobertura y los montos mínimos de las pólizas requeridas, resguardando la mejor cobertura posible y el menor riesgo institucional.
6. Actualizar toda la documentación aportada al momento de su registro como proveedor de la Institución, cada vez que exista una variación en cualquiera de los documentos solicitados como requisitos.
7. Asumir la responsabilidad civil y penal, así como cualquier otra, que se pudiere originar como resultado del viaje.

Artículo 46. De la firma del contrato para servicios de transporte externo

Para la contratación de vehículos a terceros, las partes firmarán un contrato que especifique los derechos, deberes y responsabilidades de las mismas. 

El Rector o la Rectora podrá delegar la suscripción del contrato en la Vicerrectoría de Administración, Dirección del Campus Tecnológico Local o Centro Académico, según corresponda. 

Se exceptúa de la suscripción del contrato las contrataciones realizadas con fondos de caja chica, bajo cumplimiento de la norma que regula estos fondos. 

Artículo 47. Sobre los accidentes de tránsito en la modalidad de contratación de vehículos a terceros

El ITCR cubrirá a las personas funcionarias mediante la póliza de riesgos del trabajo, ante cualquier accidente que puedan sufrir en el desempeño de sus funciones, mientras utilizan vehículos de terceros, debidamente inscritos bajo la modalidad de contratación de vehículos a terceros.

El ITCR queda exento de toda responsabilidad por los daños causados a los vehículos inscritos bajo la modalidad de contratación de vehículos a terceros.

CAPÍTULO VII. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 48. Sobre cualquier situación no prevista en este reglamento

La persona que ejerza la Vicerrectoría de Administración, la Dirección de Campus Tecnológico Local o de Centro Académico, según corresponda, resolverá cualquier asunto en materia de utilización de vehículos institucionales, pago de kilometraje o contratación de vehículos a terceros, que no esté contemplado en este reglamento.

Artículo 49. De la vigencia

Este reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo Institucional y deroga el aprobado en la Sesión Ordinaria No. 2875, artículo 8, del 25 de junio de 2014, comunicado en La Gaceta No. 387.

CAPÍTULO VIII. ARTÍCULOS TRANSITORIOS

Mediante acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3210, Artículo 18, del 26 de marzo de 2021, publicado en fecha 5 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 750-2021 de fecha 5 de abril del 2021, se corrige de error material en el acuerdo de la Sesión Ordinaria No. 3196, artículo 11, del 16 de diciembre de 2020.

Transitorio I
La Vicerrectoría de Administración será la responsable de elaborar y hacer del conocimiento de la Comunidad Institucional, con fecha máxima al 31 de diciembre de 2021, el “Manual de Procedimientos para uso, control y mantenimiento de los vehículos del ITCR”.  El mismo debe contemplar las particularidades de cada uno de los Campus Tecnológicos y Centros Académicos, considerando la Guía para la elaboración de manuales de procedimientos del ITCR. 
Artículo reformado por Acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3213, Artículo 14 del 21 de abril del 2021. Publicado en fecha 23 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 761 de fecha 22 de abril del 2021. 

Transitorio II 

El Departamento de Servicios Generales en coordinación con su homólogo en los Campus Tecnológicos Locales y en los Centros Académicos, deberá elaborar o modificar, con fecha máxima al 31 de diciembre de 2021, los siguientes documentos: 

1. Formularios que permitan velar por el uso, control y mantenimiento de los vehículos.
2. Los requisitos y criterios para asignar vehículos en forma temporal o permanente a una dependencia.
3. Los expedientes con los requisitos que deben cumplir las personas autorizadas para conducir los vehículos institucionales.
4. Disposiciones internas de salida de vehículos de la Unidad de Transportes y sus homólogos. 
5. Disposiciones de salida de vehículos fuera del país.
6. Cualquier otra disposición o procedimiento que contravenga lo estipulado en este reglamento.

Artículo reformado por Acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3213, Artículo 14 del 21 de abril del 2021. Publicado en fecha 23 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 761 de fecha 22 de abril del 2021. 

Transitorio III 

El Departamento de Servicios Generales de manera conjunta con la Unidad Institucional de Gestión Ambiental y Seguridad Laboral (GASEL), deberá elaborar el “Protocolo de seguridad en caso de accidente de tránsito o colisión”, en el plazo máximo de un mes a partir de la aprobación del presente reglamento. 

Transitorio IV

La Vicerrectoría de Administración deberá iniciar las gestiones requeridas, para que todos los vehículos propiedad del ITCR porten placa de Uso Oficial, al 31 de diciembre de 2021. 
Artículo reformado por Acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3213, Artículo 14 del 21 de abril del 2021. Publicado en fecha 23 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 761 de fecha 22 de abril del 2021. 

Transitorio V

La Vicerrectoría de Administración bajo la asesoría técnica de la Oficina de Asesoría Legal, deberá elaborar en el plazo máximo de un mes a partir de la aprobación del presente reglamento, el contrato para regular la modalidad de pago de kilometraje; tomando en consideración al menos los siguientes aspectos: objeto, marco jurídico aplicable, requisitos y condiciones, prohibiciones y restricciones del servicio, responsabilidades de las partes, prohibición de reconocimiento del arrendamiento de vehículos como derechos laborales, liquidación y pago del kilometraje, costos y gastos que deben asumir los dueños de vehículos, causas y procedimiento de finiquito del contrato.  

Transitorio VI

La Vicerrectoría de Administración deberá atender la disposición del artículo 7, en el plazo máximo de dos meses a partir de la aprobación del presente reglamento, en vigilancia del ordenamiento establecido en el Estatuto Orgánico para la desconcentración técnica y administrativa hacia un Centro Académico o un Campus Tecnológico Local y sus dependencias.

Transitorio VII

El Departamento de Servicios Generales deberá coordinar con el Departamento de Gestión de Talento Humano, con el fin de ejecutar un programa de capacitación a Direcciones y personas funcionarias usuarias de los servicios normados en el presente reglamento, durante el segundo semestre de 2021, a la luz de la presente reforma. 

Reforma Integral del Reglamento de Transportes del Instituto Tecnológico de Costa Rica. Aprobada por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3196, Artículo 11 del 16 de diciembre del 2020. Publicada en fecha 18 de enero del 2021 mediante la Gaceta Número 710-2020 del 17 de diciembre del 2020.