CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Del tipo de reglamento
El presente reglamento es de tipo general.
Artículo 2. Objetivo General
Regular la gestión de la tramitación de convenios nacionales e internacionales para el establecimiento de relaciones de cooperación.
Artículo 3. Definiciones
Acuerdo de financiamiento con entes cooperantes: documento de formalización de la asignación de fondos al ITCR que serán ejecutados en la implementación de una acción concreta (proyecto, programa o actividad). El acuerdo establece los alcances y condiciones técnicas y financieras de la acción.
Acuerdo de movilidad estudiantil: documento que establece los alcances y condiciones para que una persona estudiante del ITCR o estudiante internacional, realice una estancia académica en una organización diferente a la de origen.
Acuerdo de movilidad de proyectos internacionales: documento que establece los alcances y condiciones para que personas académicas, estudiantes y gestoras realicen estancias en una organización extranjera amparados a un proyecto de investigación, extensión o gestión en el ámbito internacional.
Acuerdo de movilidad de proyectos nacionales: documento que establece los alcances y condiciones para que los académicos del ITCR ofrezcan sus servicios a una organización que pagará por ellos.
Adendum: Es el documento mediante el cual las partes que han acordado un convenio, sin necesidad de firmar uno nuevo, modifican los términos de sus obligaciones. Este instrumento no debe variar la naturaleza esencial del convenio.
Anexo: Es anexo aquel documento mediante el cual se desarrollan a modo más detallado aspectos específicos de un convenio, como sería cronogramas, mecanismos de desembolso, cuadros analíticos, programas de actividades, entre otros. Dichos
anexos serán parte integral del convenio y deberán ser firmados por los representantes legales.
Convenio: Es un pacto o acuerdo de voluntades entre dos o más partes con respecto a determinado tema.
Convenio Específico: Es el que se plantea con un objetivo concreto, tanto si afecta a la comunidad universitaria en su conjunto, como si afecta únicamente a una instancia determinada.
Convenio Específico Internacional: Es aquel convenio específico que suscribe el ITCR con cualquier universidad, centro o entidad de carácter público o privado reconocida, de cualquier otro Estado o Nación.
Convenio Específico Nacional: Es aquel convenio específico que suscribe el ITCR con cualquier universidad, centro o entidad de carácter público o privado, debidamente inscrita, constituida o acreditada en el territorio nacional de acuerdo con la normativa
vigente.
Convenio Marco: Es el que establece líneas generales de cooperación e intercambio y que es de interés de cualquier instancia de la Institución.
Convenio Marco Internacional: Es aquel convenio marco que suscribe el ITCR con cualquier universidad, centro o entidad de carácter público o privado de interés para la Institución, de cualquier otro Estado o Nación.
Convenio Marco Nacional: Es aquel convenio marco que suscribe el ITCR con cualquier universidad, centro o entidad de carácter público o privado, debidamente inscrita, constituida o acreditada en el territorio nacional de acuerdo con la normativa vigente.
Cuantía del convenio: Aporte de las partes según las obligaciones y responsabilidades estipuladas en los convenios, ya sea en sumas de dinero, en capital humano (horas dedicadas al convenio) o en especie.
Instancia coordinadora: Se entiende la Vicerrectoría correspondiente, Dirección de Campus Tecnológico Local, Dirección de Centro Académico, Escuela o Área Académica, encargada de la gestión, coordinación, ejecución y seguimiento de un convenio.
Persona coordinadora. Persona designada por la instancia coordinadora para coordinar, ejecutar y dar seguimiento a un convenio.
Persona gestora de convenio: Es cualquier integrante de la comunidad institucional del ITCR que gestione un convenio en cualquiera de sus modalidades.
Artículo 4. Del alcance
Este reglamento es de acatamiento obligatorio para todas las instancias que tramiten un convenio en cualquiera de sus modalidades con el Instituto Tecnológico de Costa Rica.
Artículo 5. Objetivo de un convenio
Establecer relaciones de cooperación con otras universidades e instituciones de enseñanza e investigación, entidades públicas y privadas tanto nacionales como extranjeras, que contribuyan con el cumplimiento de su misión.
CAPÍTULO II. DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Artículo 6. Funciones de la persona gestora de convenio
La persona gestora de un convenio es responsable de:
a. Iniciar el trámite para la formulación y aprobación de los convenios y sus adendum.
b. Justificar ante la instancia coordinadora los beneficios sustantivos que genera el convenio, los indicadores y las metas del Plan Anual Operativo (PAO) y el Plan Anual de Trabajo (PAT) asociadas, así como los compromisos financieros o en especie que adquieren las partes.
c. Justificar ante la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales la suscripción del convenio.
d. Solicitar criterio técnico y asesoría del Centro de Vinculación en relación con la propiedad intelectual, cuando corresponda.
Artículo 7. Responsabilidades de la persona coordinadora del convenio
La persona coordinadora del convenio es la responsable de:
a. Coordinar la ejecución del convenio o adendum.
b. Elaborar los informes del convenio.
c. Presentar al consejo de la instancia coordinadora los informes para su conocimiento.
d. Realizar los trámites necesarios para el adendum, renovación o rescisión de un convenio.
Artículo 8. Responsabilidades de la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales
Son responsabilidades de la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales, las siguientes:
a. Brindar apoyo a las personas gestoras en la formulación de convenios.
b. Participar, de manera conjunta con las personas e instancias coordinadoras, en la negociación, renovación o rescisión de convenios y adendum según los procedimientos que esta dependencia establezca para ello.
c. Enviar a consulta a los entes técnicos, los convenios, adendas y renovación según corresponda.
d. Solicitar a la instancia coordinadora los informes anuales del convenio.
e. Enviar a la Rectoría y al Consejo Institucional el informe anual del estado de los convenios, adendum, renovaciones o rescisiones.
f. Mantener actualizado un registro digital de todos los convenios y adendum vigentes, así como las renovaciones o rescisiones e informes.
Artículo 9: Responsabilidades de la instancia coordinadora
La instancia coordinadora es responsable de:
a. Avalar la propuesta de los convenios, adendum, renovación o rescisión.
b. Enviar a la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales la propuesta, adenda, renovación o rescisión con el respectivo acuerdo.
c. Enviar a la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales el informe anual sobre la implementación del convenio.
Artículo 10. Responsabilidades de la Oficina de Asesoría legal
La Oficina de Asesoría Legal tiene las siguientes responsabilidades:
a. Apoyar las actividades de negociación de los convenios, adendum, renovación o rescisión.
b. Revisar que los convenios, adendum, renovación o rescisión estén acordes con la normativa y reglamentación vigente.
c. Emitir el dictamen respectivo sobre las consultas formales que se realicen durante el proceso de negociación en un plazo máximo de cinco días hábiles.
d. Refrendar con su sello y firma todos los convenios, adendum, renovación o rescisión.
Artículo 11. Responsabilidades del Departamento Financiero Contable
Es responsabilidad del Departamento Financiero Contable emitir un dictamen de cada convenio específico, adendum o renovación a solicitud de la Dirección de Cooperación
y Asuntos Internacionales, que especifique:
a. Si el Instituto cuenta con recursos en el presupuesto o si se requiere de recursos institucionales que no fueron aprobados en el presupuesto ordinario o extraordinario para cubrir los compromisos que se adquirirían al firmar el convenio.
b. Si el monto requerido para la ejecución del convenio representa una erogación mayor que el monto establecido en la licitación reducida.
c. Para emitir este dictamen, el Departamento contará con un plazo máximo de cinco días hábiles a partir de la solicitud de la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales.
Artículo 12. Responsabilidades de la Oficina de Planificación Institucional
Es responsabilidad de la Oficina de Planificación Institucional conocer y revisar los convenios específicos y adendum con el fin de verificar si las actividades que incluyen están enmarcadas en los planes institucionales de mediano y largo plazo. En el caso
que contemplen actividades, que no estén incorporadas en el PAO y el PAT, o que no se ajusten a los Planes Institucionales, debe emitir un dictamen de pertinencia y en caso de ser pertinentes, recomendar que se incorporen las actividades correspondientes en los planes.
Artículo 13. Responsabilidades de la persona que ejerce la Rectoría
A la persona que ejerce la Rectoría le corresponde:
a. Firmar todos los convenios nacionales e internacionales en los que participe la institución.
b. Avalar y firmar los convenios, adendum, renovaciones o rescisiones gestados por cada instancia coordinadora.
c. Solicitar al Consejo Institucional el aval para firmar los convenios, adendum, renovación o rescisión que comprometan fondos institucionales adicionales, que
representen una erogación igual o mayor que el monto establecido para las licitaciones de menor cuantía y que no fueron aprobados dentro de los presupuestos ordinarios o extraordinarios.
d. Realizar los trámites correspondientes a cada solicitud de aval en un plazo máximo de cinco días hábiles.
Artículo 14. Responsabilidades del Consejo Institucional
Le corresponde al Consejo Institucional autorizar, en un plazo máximo de treinta días hábiles, la firma por parte de la persona que ejerce la Rectoría de aquellos convenios nacionales e internacionales, adendum, renovaciones o rescisión que comprometan fondos institucionales adicionales, que representen una erogación igual o mayor que el monto establecido en la licitación de menor cuantía y que no hayan sido aprobados en el presupuesto ordinario o extraordinario institucional.
Artículo 15. Responsabilidades del Consejo de Investigación y Extensión
Le corresponde al Consejo de Investigación y Extensión pronunciarse sobre todos aquellos convenios, adendum, renovaciones o rescisiones que estén relacionados con la ejecución de un proyecto de investigación o extensión que haya sido aprobado por ese Consejo. Contará con un plazo máximo de veinte días hábiles.
CAPÍTULO III. CONTENIDO Y PRÓRROGAS DE LOS CONVENIOS
Artículo 16. Del contenido de un convenio
Todo convenio marco o específico deberá contener al menos la información estipulada en el procedimiento creado por la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales para este efecto:
a. Calidades de las personas representantes legales que suscribirán el convenio, así como de las entidades involucradas.
b. Considerandos o antecedentes.
c. Objeto del convenio.
d. Puestos de las personas coordinadoras designadas por las instituciones involucradas.
e. Vigencia del convenio.
f. Cuantía. Se indicarán los recursos monetarios y/o en especie que aportarán las partes.
g. Lugar para notificaciones. Deberá señalarse domicilio o dirección física o electrónica en donde se podrán atender notificaciones recíprocas.
Artículo 17. Convenio específico
Todo convenio específico deberá contener al menos la siguiente información:
a. Calidades de las personas representantes legales que suscribirán el convenio; así como de las entidades involucradas.
b. Considerandos o antecedentes.
c. Objeto del convenio.
d. Objetivos específicos.
e. Puestos de las personas coordinadoras designadas por las instituciones involucradas.
f. Derechos y obligaciones de las partes.
g. Cláusula sobre propiedad intelectual y confidencialidad, cuando corresponda.
h. Vigencia del convenio.
i. Cuantía. Se indicará los recursos monetarios y/o en especie que aportarán las partes.
j. Lugar para notificaciones. Deberá señalarse domicilio o dirección física o electrónica en donde se podrán atender notificaciones recíprocas.
Artículo 18. De las prórrogas
La gestión para la prórroga expresa de convenios, deberá realizarse con noventa días de antelación a su finalización e incluirá la evaluación del cumplimiento de los
objetivos, del beneficio institucional o nacional y para el campo de acción, el cual debe contar con la aprobación de la instancia coordinadora.
Aquellos convenios en cuyas disposiciones se contemple la prórroga automática, no estarán excluidos de la evaluación señalada en el párrafo anterior.
CAPÍTULO IV: DISPOSICIONES FINALES
Artículo 19. De las exclusiones
Queda excluido de los alcances del presente reglamento lo siguiente:
a. Acuerdos y contratos de prácticas de estudiantes en empresas nacionales.
b. Acuerdos de movilidad internacional académica o estudiantil que se deriven de proyectos internacionales.
c. Contratos entre el ITCR y empresas, organizaciones no gubernamentales o institucionalidad pública.
Artículo 20: Revisión y actualización del Reglamento
La Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales será responsable de realizar la revisión del presente Reglamento en la fecha de calendarización definida institucionalmente para este efecto o cuando lo estime necesario.
Artículo 21: De la vigencia
Este Reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo Institucional y publicación en la Gaceta institucional. Deroga el Reglamento aprobado por el Consejo Institucional el 8 de agosto del 2012 en la Sesión Ordinaria No. 2777, artículo 11 y publicado en la Gaceta Institucional N°338 del año 2012.
CAPÍTULO V. DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Artículo 22. Transitorio I
La Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales de manera conjunta con la Oficina de Planificación Institucional elaborará el Procedimiento para la Tramitación de
Convenios Nacionales e Internacionales del Instituto Tecnológico de Costa Rica en un plazo de 90 días hábiles a partir de la entrada en vigor del presente Reglamento.
Aprobado por la Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3355, Artículo 9, del 13 de marzo de 2024. Publicado en Gaceta 1188 del 19 de marzo de 2024.