CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Tipo de reglamento y alcance
Este es un reglamento de tipo general y es de acatamiento obligatorio para las personas jerarcas del Instituto Tecnológico de Costa Rica, en adelante ITCR, así como para las personas titulares subordinadas, funcionarias o estudiantes, que registren, custodien o administren fondos y valores públicos.
Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3392, Artículo 14, del 11 de diciembre del 2024. Publicado en Gaceta No. 1266, jueves 19 de diciembre del 2024.
Artículo 2. Objetivo general
Establecer los deberes de las personas jerarcas del ITCR, así como de las personas titulares subordinadas, funcionarias o estudiantes, encargadas de custodiar, registrar o administrar fondos y valores públicos que, por la naturaleza de sus funciones y responsabilidades deban caucionar, así como establecer disposiciones y mecanismos de control interno para la administración y ejecución de las garantías.
Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3392, Artículo 14, del 11 de diciembre del 2024. Publicado en Gaceta No. 1266, jueves 19 de diciembre del 2024.
Artículo 3. Finalidad de la caución o garantía
Garantizar el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que el caucionante responsable, en el ejercicio de sus funciones, pueda producir al patrimonio del ITCR, sin que ello limite la eventual responsabilidad civil o penal.
Artículo 4. Definiciones
Caución o garantía: Compromiso individual en beneficio del ITCR, con cargo al propio peculio de los sujetos obligados a rendir garantía o caución. El objetivo es garantizar los intereses de la Institución ante daños y perjuicios que la persona caucionante responsable pueda producir al patrimonio del ITCR.
Custodia: Función administrativa de cuido, guarda o tenencia de aquellos fondos, recursos, valores, bienes y derechos de propiedad del ITCR.
Póliza de Fidelidad: Contrato de seguro ofrecido por entidades autorizadas a brindar ese servicio, con el cual los sujetos obligados rinden garantía en beneficio del ITCR, con tal de afianzar los daños y perjuicios causados por la comisión de actos culposos y/o dolosos por parte de éstos en el desempeño de su labor.
Propio Peculio: Cantidad de dinero o conjunto de bienes que posee el caucionante.
Fondo de Trabajo: Monto fijo de dinero asignado, ya sea en efectivo o mediante una tarjeta de débito, por una autoridad competente a una persona, dependencia o proyecto para la adquisición de gastos menores que han sido expresamente autorizados, sujeto a reembolsos o liquidación contra la presentación de los comprobantes de gasto, debidamente autorizados y con el correspondiente contenido presupuestario.
Fondos Públicos: son los recursos, valores, bienes y derechos, propiedad del Estado, de órganos, de empresas o de entes públicos.
Patrimonio: Conjunto de bienes pertenecientes a una persona natural o jurídica, o afectos a un fin, susceptibles de estimación económica.
Valores: un valor es un producto financiero que posee dos características. Tiene que ser negociable es decir que existe mercado en el cual se puedo comprar o vender ese valor. La segunda característica es que ese producto financiero tiene riesgo, es decir que la inversión que se realice en la compra ese valor podría no obtener el rendimiento esperado a lo largo del tiempo.
Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3392, Artículo 14, del 11 de diciembre del 2024. Publicado en Gaceta No. 1266, jueves 19 de diciembre del 2024.
CAPITULO II. GARANTÍA O CAUCIÓN
Artículo 5. De los sujetos obligados a rendir garantía o caución
Se entenderán como sujetos obligados a rendir garantía o caución, en adelante la garantía, las personas funcionarias, estudiantes y personas externas que, de acuerdo con los siguientes niveles de responsabilidad, ocupen alguno de los puestos que se indican:
a. Nivel Gerencial: quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel gerencial. En este nivel deben rendir garantía las personas funcionarias, estudiantes y personas externas en los siguientes cargos:
1. Miembros del Consejo Institucional (miembros internos, externos y representantes estudiantiles)
2. Rector y Vicerrectores
3. Directores de Campus Tecnológicos Locales
4. Directores de Centros Académicos
5. Auditor interno
b. Nivel de jefaturas: titulares subordinados. En este nivel deben rendir garantía las personas funcionarias en los siguientes cargos:
1. Directores de oficinas asesoras y asistenciales a la Rectoría
2. Directores de Escuelas o Departamentos
3. Coordinaciones de unidad que administren fondos o valores públicos y aquellas que por su función estén relacionadas con la custodia del patrimonio o tomen decisiones que comprometan los recursos patrimoniales del ITCR a criterio de la jefatura superior inmediata.
c. Nivel Operativo: En este nivel deben rendir garantía las personas funcionarias o estudiantes responsables del manejo de Fondos de Trabajo y aquellas que estén relacionadas con la aprobación de erogaciones de dinero.
También, deben rendir la respectiva garantía las personas funcionarias, estudiantes y personas externas que suplan por ausencias a los titulares de dichos niveles. La obligación de caucionar se mantiene aun cuando la nomenclatura del puesto varíe, siempre que las funciones se mantengan análogas.
La garantía debe rendirse aun cuando el nombramiento sea en forma definida.
Es responsabilidad de la jefatura de acuerdo a la función o puesto que desempeñe una persona funcionaria, verificar si le corresponde rendir garantía a favor de la Institución y comunicarlo al Departamento de Financiero Contable, para la gestión correspondiente.
Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3392, Artículo 14, del 11 de diciembre del 2024. Publicado en Gaceta No. 1266, jueves 19 de diciembre del 2024.
Artículo 6. De la cuantía de la garantía según nivel
La garantía a favor del ITCR, que deberán suscribir las personas funcionarias, estudiantes o externas, sujetas a este reglamento, será de acuerdo con los siguientes niveles:
a. Nivel Gerencial: una garantía equivalente a cinco salarios base de la categoría del Profesional 1 del ITCR.
b. Nivel de Jefaturas: una garantía equivalente a cuatro salarios base de la categoría del Profesional 1 del ITCR.
c. Nivel Operativo: una garantía equivalente a dos salarios base del Técnico en gestión financiera o su homólogo.
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Artículo 7. De la forma de rendir la garantía
La garantía que la persona funcionaria, estudiante o persona externa debe rendir a favor del ITCR, deberá rendirse por alguna de las siguientes formas:
a. Póliza de fidelidad individual, ofrecida por el Instituto Nacional de Seguros u otra empresa autorizada.
b. Letra de Cambio a favor del ITCR. El respaldo físico o digital de este documento debe ser dado por la persona funcionaria, estudiante o persona externa.
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Artículo 8. Del momento de rendir la garantía
La garantía debe ser rendida por la persona funcionaria, estudiante o personas externas, al menos diez días antes de asumir el cargo, por el período en el cual ejerzan el mismo. En el caso de situaciones imprevistas se deberá dejar rendida la garantía dentro de los tres días posteriores al inicio de las labores.
Todas las garantías deberán ser renovadas de acuerdo con el procedimiento establecido.
Si la garantía caducare o venciere antes del término del nombramiento, el ITCR por medio del Departamento Financiero Contable, gestionará la prórroga, tantas veces como sea necesario hasta que finalice el plazo de nombramiento.
Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3392, Artículo 14, del 11 de diciembre del 2024. Publicado en Gaceta No. 1266, jueves 19 de diciembre del 2024.
Artículo 9. De los deberes de los obligados a rendir garantía
Todas las personas funcionarias, estudiantes y personas externas obligadas a rendir garantía, deberán tomar las previsiones necesarias para controlar y custodiar los valores a su cargo.
CAPITULO III. ENCARGADOS DE GESTIONAR LAS GARANTÍAS
Artículo 10. De la administración de las garantías
En lo que respecta a la administración de las garantías, corresponde al Departamento de Financiero Contable, las siguientes funciones:
a. Calcular y gestionar en forma oportuna, la suscripción de la garantía.
b. Gestionar de manera oportuna, las prórrogas de garantías, según la forma acordada. No se exime al caucionante de su deber de renovar la garantía.
c. Recibir, custodiar y verificar los valores dados en garantía por cada persona funcionaria, estudiantes y personas externas a quienes tiene alcance este reglamento, estableciendo para ello los controles y medidas de seguridad pertinentes.
d. Informar al superior jerárquico del obligado a rendir garantía y al Departamento de Gestión del Talento Humano, el incumplimiento del proceso de caución.
e. Informar sobre el resarcimiento de daños y perjuicios causados por el caucionante al patrimonio del ITCR, cuando la responsabilidad haya sido declarada conforme lo establece el ordenamiento jurídico.
f. Actualizar el monto de la garantía anualmente.
g. Deducir el pago del monto de la póliza de fidelidad, en caso de haberse acordado esta forma de garantía, de la dieta que perciben por ley, los miembros externos ante el Consejo Institucional.
h. Deducir el pago del monto de la póliza de fidelidad, en caso de haberse acordado esta forma de garantía, de la dieta que perciben por ley, los representantes estudiantiles ante el Consejo Institucional.
i. Establecer los procedimientos necesarios para la administración (elaboración, registro y control) de las garantías.
Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3392, Artículo 14, del 11 de diciembre del 2024. Publicado en Gaceta No. 1266, jueves 19 de diciembre del 2024.
Artículo 11. Del apoyo en la administración del régimen
Corresponde al Departamento de Gestión del Talento Humano, apoyar la administración del régimen por medio de las siguientes funciones:
a. Informar oportunamente al Departamento de Financiero Contable sobre los cambios en nombramientos de personas funcionarias del nivel gerencial y ejecutivo, que deban rendir la garantía a favor del ITCR, para que se gestionen los cambios correspondientes en el registro del régimen de garantías y cauciones.
b. Deducir a las personas funcionarias de su salario, el pago del monto de la póliza de fidelidad, en caso de haberse acordado esta forma de garantía.
c. Deducir a las personas funcionarias de su salario, el monto acordado, cuando se deba resarcir a la Institución dando ejecución a la garantía, según la forma acordada.
d. Colaborar con el Departamento Financiero Contable en el suministro de información de su competencia que permita la adecuada administración del régimen de garantías.
Artículo 12. De la ejecución de la garantía
Para ejecutar la garantía se deberá demostrar previamente la falta del caucionante y ordenar el resarcimiento de los daños y perjuicios ocasionados al ITCR. Lo anterior sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan.
La demostración de la falta será precedida de un procedimiento administrativo, conforme lo establece la Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas, el Reglamento de Convivencia y Régimen disciplinario para la Comunidad Estudiantil o conforme a la Ley General de la Administración Pública, según corresponda.
Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3392, Artículo 14, del 11 de diciembre del 2024. Publicado en Gaceta No. 1266, jueves 19 de diciembre del 2024.
CAPITULO IV. SANCIONES
Artículo 13. De la responsabilidad por la no presentación o no renovación de la garantía
En caso de que una persona obligada a rendir la garantía no lo hiciere, o bien, no mantuviere vigente dicha caución por el período requerido, incurrirá en causal para el cese en el cargo, de acuerdo con el Artículo 120 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, previo al debido proceso, y sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal que le podría acarrear tal actuación.
Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3392, Artículo 14, del 11 de diciembre del 2024. Publicado en Gaceta No. 1266, jueves 19 de diciembre del 2024.
Artículo 14. De la garantía rendida por un monto inferior
Si la garantía fuere rendida por un monto inferior al establecido, la persona encargada del control de las garantías comunicará al respectivo obligado, sea persona funcionaria, estudiante o persona externa, en un plazo improrrogable no mayor a quince días hábiles, para que proceda a rendir la garantía por el monto previsto, presentando dentro de ese plazo la documentación respectiva. En caso de no ser atendida la gestión por el caucionante dentro del plazo concedido, se tendrá por no presentada la garantía.
Artículo 15. De la responsabilidad solidaria
El encargado del control de las garantías que por culpa o dolo no informe cualquier anomalía, será solidariamente responsable ante los daños o perjuicios que sean ocasionados.
CAPITULO V. DISPOSICIONES FINALES
Artículo 16. De la revisión del Reglamento
El Departamento de Financiero Contable es el ente responsable de realizar la revisión del presente reglamento en conjunto con las otras instancias correspondientes de los campus tecnológicos locales y centros académicos, cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.
Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3392, Artículo 14, del 11 de diciembre del 2024. Publicado en Gaceta No. 1266, jueves 19 de diciembre del 2024.
Artículo 17. De la vigencia
Este Reglamento rige a partir de su publicación en la Gaceta del ITCR y deroga el reglamento aprobado por el Consejo Institucional en Sesión No. 2587, Artículo 11, del 20 de noviembre del 2008.
Artículo modificado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3392, Artículo 14, del 11 de diciembre del 2024. Publicado en Gaceta No. 1266, jueves 19 de diciembre del 2024.
CAPITULO VI. DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Transitorio 1
El Departamento Financiero Contable, en conjunto con el Departamento de Gestión del Talento Humano, conciliarán en el plazo de dos meses a partir de la entrada en vigencia del presente reglamento, la información respecto a las personas obligadas a rendir garantía a favor de la Institución, para que se actualice la inclusión y/o retiro del régimen de garantías y cauciones, según lo dispuesto en este reglamento.
Transitorio 2
El Departamento Financiero Contable elaborará los procedimientos necesarios para ejecutar este cuerpo normativo, conforme la Guía para la elaboración de Manuales de Procedimientos del ITCR. Dichos procedimientos deberán ser además divulgados y publicados en el plazo de tres meses a partir de la entrada en vigencia del presente Reglamento.
Aprobado por el Consejo Institucional, Sesión Odinaria Número 3212, Artículo 9 del 14 de abril del 2021. Publicado en fecha 15 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 755-2021 de 15 de abril del 2021.
