Reglamento de Normalización Institucional

Categoría del reglamento

Administrativos

Capítulo 1 OBJETIVOS

Artículo 1 Objetivo de este Reglamento

Estandarizar las disposiciones necesarias para la para la elaboración, proposición, modificación, aprobación, derogatorias y divulgación de la normativa Institucional, así como, su revisión periódica.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.

Artículo 2 La reglamentación interna debe estar orientada a los siguientes fines y objetivos.

Toda normativa que se cree, modifique y apruebe en el ITCR, debe considerar la búsqueda de la eficiencia, agilidad y prontitud en los distintos procesos institucionales.

Capítulo 2 DEFINICIONES

Artículo 3 Definiciones

Acuerdos: Normas específicas de gestión que se establecen para ordenar o delimitar una actividad o definir la actuación en asuntos particulares. Los emite un órgano colegiado.

Convención Colectiva: Acuerdo celebrado entre el sindicato de trabajadores y el Instituto Tecnológico de Costa Rica, con el objeto de concertar las condiciones laborales y demás materia relativa a éste.

Estatuto Orgánico del ITCR: Norma interna, con rango de ley, de mayor jerarquía en la Institución, a la cual deberá someterse el resto de normas. Sus reformas e interpretaciones corresponden al Consejo Institucional o a la Asamblea Institucional Representativa según el ámbito de competencia de cada uno.

Jurisprudencia: Es la interpretación de la ley o las normas hechas por los jueces o por órganos administrativos. Conjunto de sentencias que determinan un criterio resolutorio acerca de un problema jurídico no definido en los textos escritos o en otras fuentes del Derecho.

Ley Orgánica del ITCR: Ley Orgánica del Instituto Tecnológico de Costa Rica, número 6321 y sus reformas.

Manual de Procedimientos: Documento con una descripción específica de procesos o procedimientos que forman parte de una actividad o servicio. Incluye deberes y responsabilidades, con referencia a la normativa general, controles administrativos y otros aspectos de orden operativo.

Normalización: Proceso de estandarización necesario para elaborar, proponer, aprobar, derogar y divulgar disposiciones tendientes a regular las conductas, funciones y actividades dentro del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Órgano Administrativo: Se define como cualquier dependencia constituida dentro de una estructura jerárquica organizacional.

Órgano colegiado o pluripersonal: Es un órgano constituido por una pluralidad o variedad de personas que representan la institución con el fin de coordinar, deliberar, adoptar y acordar decisiones democráticamente.

Órgano unipersonal: Es un órgano estatutario, como lo es el Rector, Vicerrectores, Directores de unidades docentes, administrativas o de apoyo a la academia.

Pirámide normativa del ITCR: Se entiende como la pirámide normativa del ITCR al sistema de normas y fuentes que rigen a la Institución según nivel de jerarquía de acuerdo al siguiente orden: Constitución Política, Tratados Internacionales ratificados por la Asamblea Legislativa, Ley Orgánica del ITCR, Estatuto Orgánico y Convención Colectiva, Reglamentos, Acuerdos de órganos colegiados (C.I, AIR, consejos de departamentos) y Resoluciones (Rectoría, vicerrectoría y directores), Manual de Procedimientos y por último prácticas, usos, costumbres, principios generales de derecho y jurisprudencia.

Sistema normativo: Conjunto de reglas y preceptos a los que se deben ajustar las conductas y actuaciones de las personas en relación con las actividades y funciones de las dependencias o servicios del ITCR.

Prácticas: Método, procedimiento, uso, costumbre o forma utilizada por la administración en relación con las actividades y funciones de las dependencias o servicios del ITCR, que no está establecido de manera escrita.

Principios generales del derecho: Normas orientadoras que buscan la equidad, la justicia, razonabilidad y la honestidad, como valores supremos.

Reglamento: Cuerpo normativo subordinado a la Ley en los casos que corresponda, que contiene disposiciones obligatorias emitidas para regular el funcionamiento de la Institución, a las cuales debe ajustarse el quehacer de los miembros de la comunidad universitaria y las actividades de sus diferentes instancias.

Por su ámbito de aplicación podrán existir reglamentos generales y específicos.

Resoluciones: Disposiciones específicas de gestión que se establecen para ordenar o delimitar una actividad o definir la actuación en asuntos particulares

Artículo 4 De los tipos de reglamento

Según su ámbito, los reglamentos pueden ser de dos tipos:

Reglamentos generales: Aquellos que son de alcance general al Instituto; es decir, aquellos cuyos usuarios pertenecen a unidades distintas de las que origina la reglamentación, o a terceros. Su aprobación final, derogatoria o modificaciones corresponden al Consejo Institucional.

Reglamentos específicos: Aquellos que son de uso interno y específico para el funcionamiento de una unidad o dependencia del Instituto. Su aprobación final, derogatoria o modificaciones corresponde al consejo o superior respectivo y su entrada en vigencia está determinada por la publicación oficial.

Capítulo 3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA NORMALIZACIÓN INSTITUCIONAL

Artículo 5 Estructura de Sistema de Normalización Organizativa

La estructura del Sistema de Normalización Institucional se organiza en cuatro niveles:

Nivel político decisorio: Está formado por el Consejo Institucional para el caso de los Reglamentos Generales y en caso de los Reglamentos Específicos, por el consejo respectivo.
Nivel ejecutivo: Está conformado por el Rector.
Nivel técnico: Está formado por la Oficina de Planificación Institucional, la Oficina de Asesoría Legal y las comisiones ad-hoc o dependencias encargadas de elaborar las respectivas propuestas de reglamentación.
Nivel operativo: Está formado por todas las dependencias organizacionales del Instituto encargadas de poner en práctica la normalización.

Artículo 6 Funciones del Consejo Institucional

Son funciones del Consejo Institucional:

Aprobar, promulgar y modificar los reglamentos generales necesarios para el funcionamiento del Instituto, así como los suyos propios, excepto aquellos que regulen el funcionamiento de la Asamblea Institucional Representativa y del Congreso Institucional.

Los reglamentos que regulan la materia electoral deben ser consultados al Tribunal Institucional Electoral antes de su aprobación en firme.

Artículo 7 Funciones de la Oficina de Planificación Institucional

La Oficina de Planificación Institucional es la encargada de asistir y asesorar en la elaboración, actualización, modificación, revisión periódica y derogatoria de los reglamentos institucionales, con el fin de lograr su estandarización.

Párrafo así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.

En el proceso de normalización es responsable de:

a. Asesorar en materia de normalización.

b. Determinar el carácter general o específico de la normativa que se genere en la Institución.

c. Participar en la preparación del dictamen de las Comisiones Ad-hoc de redacción y revisión de los proyectos de normativa general, que se envíen al Consejo Institucional, desde el punto de vista de eficiencia y eficacia.

d. Emitir dictamen sobre las propuestas de normativa específica, desde el punto de vista de eficiencia y eficacia.

e. Verificar que la normativa en trámite de aprobación se encuentre dentro del marco de la planificación institucional.

f. Mantener uniformidad en los conceptos utilizados en la normativa, a través del uso y la actualización del Glosario Institucional.

g. Establecer los procedimientos y metodologías para las diferentes etapas del proceso de normalización.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Artículo 8 Funciones de la Oficina de Asesoría Legal

La Oficina de Asesoría Legal es la encargada de asistir, recomendar y asesorar en la elaboración, actualización, modificación y derogatoria de los reglamentos institucionales, para velar por el cumplimiento del bloque de legalidad de estos.

La Asesoría Legal es la responsable de:

a. Velar porque las normas o reglamentos a aprobar estén en armonía con la normativa institucional ya establecida y el ordenamiento jurídico nacional.

b. Emitir dictamen jurídico correspondiente sobre las propuestas de normativa específica.

c. Llevar un registro actualizado en un sistema de información de los reglamentos específicos y generales vigentes en el ITCR, que sea de acceso a toda la comunidad institucional. Este registro debe permitir conocer las fechas y responsables de las revisiones realizadas y modificaciones aplicadas a cada uno de ellos.

Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.

d. Publicar en la Gaceta Institucional los reglamentos de carácter general

e. Llevar un registro de la Normativa Nacional, en tanto pueda tener incidencia sobre la normativa interna e informar de ello a las instancias correspondientes.

f. Participar en la preparación del dictamen de las Comisiones Ad-hoc de redacción y revisión de los proyectos de normativa general, que se envíen al Consejo Institucional, desde el punto de vista del cumplimiento del bloque de legalidad.

g. Calendarizar la fecha de revisión correspondiente a cada normativa.

Inciso así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.

Artículo 9 Funciones de la Auditoría Interna

Artículo derogado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Artículo 10 Funciones de la Secretaría del Consejo Institucional

Artículo 11 De la Comisión Ad-hoc para el análisis de reglamentos generales

Esta Comisión está integrada por la representación de los entes técnicos o líderes de los procesos que afecta la normativa a modificar, de la Oficina de Planificación Institucional y de la Oficina de Asesoría Legal. Tendrá las siguientes funciones:

a. Velar por el cumplimiento de lo establecido en materia de normalización.

b. Verificar que la propuesta cumpla con el bloque de legalidad vigente.

c. Asegurar el cumplimiento del objetivo que motiva la creación, modificación o derogatoria de la normativa.

d. Ajustar el texto propuesto, con el objetivo de asegurar el cumplimiento de lo anterior.

e. Rendir dictamen en un plazo de 30 días hábiles a partir de que quede conformada y remitirlo a la Comisión Permanente del Consejo Institucional que la integró. La Comisión Permanente del Consejo Institucional que corresponda podrá ampliar el plazo señalado, cuando lo estime oportuno y conveniente.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3341, Artículo 10, del 29 de noviembre de 2023.

Publicado en fecha 29 de noviembre del 2023 mediante la Gaceta Número 1159-2023 de fecha 29 de noviembre del 2023.

Artículo anteriormente reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Capítulo 4 TRÁMITE DE NORMALIZACIÓN

Artículo 12 Sobre la creación, modificación o derogatoria de un reglamento general

Cuando se trate de una solicitud de creación, modificación o derogatoria de un reglamento general, se procederá de la siguiente manera:

a. Cualquier miembro u Órgano Colegiado de la Comunidad, podrá proponer al Consejo Institucional la iniciativa de creación, modificación o derogatoria de un reglamento general. La iniciativa deberá ser acompañada de un texto base a considerar, así como de su respectiva motivación.

b. El Consejo Institucional designará entre sus comisiones permanentes, el estudio de su procedencia.

c. La Comisión Permanente valorará si considera la propuesta procedente.

c.1. De considerarla procedente:

c.1.1 En el caso de reformas parciales que no impliquen cambios sustanciales en dicha normativa, la Comisión Permanente respectiva podrá dar curso ella misma al trámite de análisis y dictamen.

c.1.2En cualquier otro caso, la Comisión Permanente conformará una Comisión Ad-hoc y trasladará la propuesta para el análisis y dictamen respectivo.

c.2 De no considerarla procedente, lo comunicará al Consejo Institucional por medio de un oficio, el cual deberá indicar las justificaciones para su decisión.

d. Si la propuesta fue considerada procedente y el análisis lo realizó la misma Comisión Permanente, ésta deberá presentar la propuesta final al pleno del Consejo Institucional para su conocimiento y decisión final.

e. De requerirse una comisión ad hoc, la Comisión Permanente del Consejo Institucional a la que le fue asignado el estudio de la propuesta, deberá integrarla, indicando en el acto el o los entes técnicos del proceso y cual ente técnico asumirá la coordinación de esta. La representación de estos entes técnicos será designada por la persona que ejerza la dirección de las instancias señaladas como entes técnicos del proceso. En el caso de los representantes de las Oficinas de Asesoría Legal y Planificación Institucional, serán designados por las personas que ejerzan su dirección.

Inciso e) así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3341, Artículo 10, del 29 de noviembre de 2023.
Publicado en fecha 29 de noviembre del 2023 mediante la Gaceta Número 1159-2023 de fecha 29 de noviembre del 2023.

f. Recibido el dictamen de la Comisión Ad-hoc, la Comisión Permanente hará un análisis integral del mismo y presentará la propuesta final dictaminada al Pleno del Consejo Institucional, para su conocimiento y decisión final.

Artículo 13 Tramitación de Reglamentos Específicos

Cuando se trate de una iniciativa de creación, modificación o derogatoria de un reglamento específico se procederá de la siguiente manera:

a. Cualquier integrante del Consejo de Departamento podrá proponer a quien ejerza la dirección o a quien asuma el cargo de Superior Jerárquico en ausencia del Consejo, la creación, modificación, o derogatoria de un reglamento específico.

b. Si el Consejo de Departamento o el Superior Jerárquico, considera procedente la solicitud, se abocará a su análisis.

c. El Consejo de Departamento o quien ejerza el cargo de Superior Jerárquico, presentará la propuesta para sus respectivos dictámenes a la Oficina de Planificación Institucional y Asesoría Legal, quienes tendrán un plazo de diez días hábiles para emitirlos, a partir de que se les solicite.

d. Una vez recibidos los dictámenes correspondientes, el Consejo de Departamento o quien ejerza el cargo de Superior Jerárquico en ausencia del Consejo, procederá a la discusión y aprobación de dicho reglamento, si así lo considere.

e. Una vez aprobado el Reglamento, le corresponderá a quien ejerza la Dirección de Departamento, o a quien desempeñe el cargo de Superior Jerárquico en ausencia de Consejo, solicitar a la Oficina de Asesoría Legal el registro y la publicación del mismo.

Capítulo 5 ESTRUCTURA Y CONSIDERACIONES DE LOS REGLAMENTOS

Artículo 14 Estructura del Reglamento

Todo reglamento deberá contener la siguiente estructura:

Título del reglamento
Tipo de reglamento (General o específico)
Índice
Objetivo general y específico, fines o principios del reglamento
Definiciones (hacer referencia al glosario institucional)
Alcance (a quién le aplica y por quién, cuando así se requiera)
Cuerpo normativo de lo que se quiere reglamentar (articulado del reglamento)
Capítulos (numerados I, II, III, IV…)
Artículos (numerados 1, 2, 3, …)
Incisos (numerados a, b, c, …)
Disposiciones finales.
Disposiciones transitorias, en caso de que se requieran (numerados I, II, III, IV…)
Fecha de entrada en vigencia.

• Control de versiones y revisiones (Fechas de revisión, dependencia u órgano que la realizó, fechas de modificaciones y el órgano que lo aprobó.

Último inciao sí adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.

Artículo 15 De la Conformación de Comités, Comisiones u Órganos Colegiados en los Reglamentos

En los reglamentos que se proponga la creación de comités, comisiones u órganos colegiados, se deberá indicar específicamente su conformación, funciones, responsabilidades, coordinación, el mecanismo de elección de sus miembros, plazos de vigencia y los mecanismos de control que correspondan.

Artículo 16 Consideraciones Generales al Redactar un Reglamento

a. Todo reglamento deberá respetar el procedimiento establecido para el trámite y redacción.
b. El reglamento no podrá incluir procedimientos para llevar a cabo las actividades de su ejecución.
c. Por ser materia reservada a la ley, solo se podrá incorporar sanciones por incumplimientos, dentro de los reglamentos generales.
d. Todo reglamento deberá salvaguardar los principios de eficiencia, calidad en los servicios, integralidad, continuidad y adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social, que satisfagan la igualdad en el trato de las personas destinatarias, usuarias o beneficiarias.
e. En la redacción de los reglamentos tanto generales como específicos, no se deberá incluir la modificación o derogación de un artículo de otro reglamento, los mismos deberán tramitarse por separado como una modificación o derogación a los artículos afectados.
f. En los casos en que se requiera incluir un capítulo que contenga “Disposiciones finales”, estas se incorporarán para aclarar o complementar el articulado contenido en la materia reglamentaria y deberán numerarse como artículos del reglamento. Dentro de las disposiciones finales se deberá indicar la entrada en vigencia del reglamento.
g. Tener un título claro y preciso que identifique la materia a regular.
h. Tener una descripción adecuada, simple y ágil del manejo de la(s) materia(s) a regular en los diferentes artículos.
i. Utilizar los artículos con una sola oración, excepto cuando se requiera especificar algo adicional, se emplearán varias oraciones.
j. Cuando se requiera regular condiciones que deban cumplirse al inicio de un proceso, se utilizarán los transitorios teniendo en cuenta que si el reglamento afecta procedimientos o cargos ya establecidos, se deberá dar un tiempo prudencial mediante “transitorios” para el reacomodo, adaptación o conformación de los aspectos afectados. Los transitorios regularán temporalmente alguna situación jurídica y por ello deberán contener plazos de cumplimiento para su eficacia.

k. Todo reglamento regulará solo una materia en específico. Cuando se trate de una nueva propuesta sobre una materia que ya está normada, ésta se deberá tratar como una modificación al Reglamento existente.
l. Si se requiere de la derogatoria expresa de una norma, se deberá indicar claramente los artículos o normas por derogar.
m. Todo reglamento deberá indicar la dependencia responsable de la revisión periódica de este.
n. Todo reglamento deberá ser revisado de acuerdo a la calendarización definida institucionalmente o cuando haya una modificación a otra normativa institucional, nacional relacionada o cambios en el proceso que norma.
o. Se deberá indicar al pie de la normativa la fecha de la última revisión y nombre de la dependencia que la realizó, además, la fecha de aprobación de la modificación, en caso de que la hubiera y la sesión del órgano que la aprobó.
p. En la redacción de los reglamentos tanto generales como específicos se debe considerar la Guía de lenguaje inclusivo para comunicaciones internas y externas del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Artículo modificado en su totalidad en Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3352, Artículo
18, del 21 de febrero de 2024. Publicado en Gaceta No. 1192 del 20 de marzo de 2024.

Últimos tres incisos así adicionados por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.

Artículo 17 Glosario Institucional de Definiciones

El ITCR contará con un Glosario Institucional de definiciones generales, que permita unificar los conceptos, términos y significados que se utilizan en los distintos reglamentos de la Institución.

La Oficina de Planificación Institucional, deberá actualizar y publicar el Glosario Institucional en la Gaceta del ITCR, conforme se actualice la Normativa por parte del Consejo Institucional, o las Dependencias Institucionales, así lo sugieran.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3193, Artículo 19, del 30 de setiembre de 2020. Publicado en fecha 2 de octubre del 2020 mediante La Gaceta Número 687-2020 de fecha 2 de octubre del 2020.

Capítulo 6 DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Transitorio I

La Oficina de Planificación Institucional, contará con seis meses calendario a partir de la publicación de este acuerdo, para la actualización y publicación en la Gaceta del ITCR del Glosario Institucional.

Transitorio II

La tramitación de creación, modificación o derogatoria de un reglamento general, que haya sido presentada al Consejo Institucional o se encuentre en preparación de dictamen en la Oficina de Planificación Institucional antes de la publicación en la Gaceta del ITCR de la presente modificación, se atenderá con el procedimiento vigente en la fecha de su presentación.

Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Transitorio III

La Oficina de Asesoría Legal deberá realizar al 01 de julio de 2022 un inventario para verificar la totalidad de los reglamentos internos vigentes, tanto generales como específicos, y garantizar que la base de datos a su cargo se encuentre actualizada.

Transitorio III

Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.
Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.

Transitorio IV

Cada instancia que proponga o apruebe un nuevo reglamento o a la que le corresponda la actualización de un reglamento existente, debe contemplar en su redacción lo señalado sobre lenguaje inclusivo en el artículo 16 del presente Reglamento.

Transitorio incluido en Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3352, Artículo 18, del 21 de febrero de 2024. Publicado en Gaceta No. 1192 del 20 de marzo de 2024.

Capítulo 7 DISPOSICIONES FINALES

Artículo 18 Vigencia del Reglamento

Este Reglamento rige a partir de su publicación en la Gaceta del Tecnológico, y deroga el Reglamento de Normalización Institucional aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 1434, Artículo 15, del 5 de mayo de 1988 y publicado en la Gaceta No. 37 y cualquier otra disposición que se le oponga.

Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2858, Artículo 12, del 26 de febrero del 2014. Gaceta No. 377