Reglamento específico para normal el funcionamiento de las votaciones en sesiones de consejo del departamento de Gestión del Talento Humano bajo la modadlidad de Telepresencia
Departamento de Gestión del Talento Humano
Aprobado en artículo | Sesión extraordinaria 8-2020
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA
Contenido
Capítulo I: Disposiciones Generales
Artículo 1: Del tipo de Reglamento
Artículo 2: Del Alcance del Reglamento
Artículo 3: Del Objetivo General
Artículo 4: Definiciones
Artículo 5: Fundamento Legal
CAPÍTULO II: De las votaciones
Artículo 6: Tipos de votaciones
Artículo 7: Votaciones públicas
Artículo 8: Votaciones secretas
Artículo 9: Consideraciones previas a la realización de las votaciones secretas
Artículo 10: Consideraciones durante la realización de las votaciones secretas
Artículo 11 Reporte de las votaciones realizadas
Artículo 12. Fecha rige
Reglamento específico para normar el funcionamiento de las votaciones en sesiones de Consejo del Departamento de Gestión del Talento Humano bajo la modalidad de telepresencia
Capítulo I: Disposiciones Generales
Artículo 1: Del tipo de Reglamento
El reglamento es de tipo específico del Consejo de Departamento de Gestión del Talento Humano.
Artículo 2: Del Alcance del Reglamento
El presente reglamento define el funcionamiento de las votaciones aplicables al Consejo de departamento de Gestión del Talento Humano
Artículo 3: Del Objetivo General
Este Reglamento establece las disposiciones necesarias para regular el funcionamiento de las votaciones en el Consejo del Departamento de Gestión del Talento Humano, realizado en la modalidad plenaria, cuando todas o algunas de las personas que con conforman dicho consejo participan en la sesión bajo la modalidad de telepresencia.
Artículo 4: Definiciones
Medios tecnológicos: son aquellos que hacen posible la participación en la sesión del Consejo por telepresencia, bajo las siguientes premisas:
• durante el desarrollo de la sesión por telepresencia se deben respetar los principios de simultaneidad, integridad y deliberación.
• deberá permitir la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, además, deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
• la grabación se considerará como parte del acta y su custodia se regirá por las disposiciones institucionales de archivo.
Sesión presencial: se refiere a la asistencia o participación de los miembros en las sesiones del Consejo de Departamento mediante presencia física.
Telepresencia: Es la modalidad de asistencia o participación de las sesiones del Consejo de Departamento mediante el uso de medios tecnológicos. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado. No se podrán realizar o participar en las sesiones de Consejo, en modalidad plenaria, por telepresencia a través del correo electrónico, fax, llamadas telefónicas, u otras formas de teleconferencia que no posibiliten una comunicación integral y simultánea.
Voto: Manifestación directa y no delegada de la opinión, del parecer o de la voluntad de cada una de las personas que conforman el Consejo de Departamento para aprobar o rechazar una propuesta, otorgar un aval o para elegir a una persona. Esta manifestación puede realizarse según las siguientes formas: a favor, en contra, abstención, nulo y en blanco.
Voto público: Votación en la que es posible asociar a la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.
Voto secreto: Votación en la que se imposibilita la asociación de la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.
Artículo 5: Fundamento Legal
El presente Reglamento se fundamenta en el Acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3178, Artículo 17, del 01 de julio de 2020 que dice:
“No se podrán hacer votaciones secretas en esta forma de sesionar, excepto en aquellas dependencias que hayan establecido, conforme al Artículo 13 del Reglamento de Normalización Institucional, el reglamento específico que defina los mecanismos técnicos idóneos para la realización de votaciones secretas en sesiones con el empleo de la telepresencia.”
Capítulo II: De las votaciones
Artículo 6: Tipos de votaciones
Conforme lo establecido en el Mecanismo de funcionamiento del Consejo de Departamento de Gestión del Talento Humano, las votaciones serán de dos tipos: públicas y secretas.
En general las votaciones serán públicas. Excepto en aquellos casos, en que, por establecerlo así un reglamento general de la Institución, el asunto a resolver requiera que una votación sea secreta; se trate de asuntos relacionados directamente con personas, o así sea decidido por el Consejo de Departamento por moción de orden aprobada.
Artículo 7: Votaciones públicas
Tienen derecho a voto sólo los miembros titulares presentes al momento de la votación. En caso de que un suplente asuma el puesto de un titular, este se considera titular.
Se realizarán por orden de consulta oral dirigida por quien preside el Consejo en el momento de su realización o por medio de la herramienta elegida por el Consejo de Departamento para realizar este tipo de votaciones, de acuerdo a las consideraciones del artículo 10 del presente reglamento.
La persona encargada de la secretaría o quien el Consejo previamente designe, realizará la verificación de que el total de los votos emitidos coincide con las personas presentes al momento de la votación y que éstos fueron emitidos por quienes efectivamente tienen derecho al voto.
En caso de presentarse un empate en el resultado de la votación, se someterá a una segunda votación en la misma sesión y en caso de persistir el empate, quien preside ejercerá el doble voto.
Artículo 8: Votaciones secretas
Tienen derecho a voto solo los miembros titulares presentes al momento de la votación. En caso de que un suplente asuma el puesto de un titular, este se considera titular.
Las votaciones secretas se realizarán preferiblemente a través de la plataforma Zoom y durante el uso de esta herramienta quien preside debe garantizar:
a. La verificación de la persona votante para que no se den votos delegados.
b. La imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad.
Durante la discusión del tema y la realización de la votación, es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto y el trato justo e igualitario para todas las personas participantes.
En caso de presentarse un empate en el resultado de la votación, se someterá a una segunda votación en la misma sesión y en caso de persistir el empate, quien preside ejercerá el doble voto.
Las votaciones secretas quedan en firme una vez concluido el acto.
Artículo 9: Consideraciones previas a la realización de las votaciones secretas
En aquellas sesiones del Consejo de Departamento en forma plenaria, en las que participen uno, varios o todos sus miembros bajo la modalidad de telepresencia y deban realizarse votaciones secretas, antes de realizar estas votaciones se tendrán las siguientes consideraciones:
a. La Dirección de Departamento de Gestión del Talento Humano o la persona que esta delegue, debe haber gestionado el uso de una licencia Pro, Business o Enterprise, según los mecanismos definidos en la Institución.
b. La secretaría es la persona responsable de ejecutar la votación por medio de la Plataforma Zoom o por medio de la herramienta elegida, esta persona no debe formar parte del Consejo de Departamento. En caso de fuerza mayor, la Dirección del Departamento asignará un nuevo responsable.
c. Deben permanecer en la sala donde se realizará la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo de Departamento con derecho a voto y la persona asignada para ejecutar la votación.
d. Todas las personas que emitirán el voto deberán realizarlo mediante la Plataforma Zoom o por medio de la herramienta elegida, con el objetivo de impedir la asociación de los votantes con su voluntad.
e. La persona responsable de ejecutar la votación debe asegurarse de haber seleccionado la casilla de anónimo en la plataforma Zoom o en la que corresponda.
Artículo 10: Consideraciones durante la realización de las votaciones secretas
En aquellas sesiones del Consejo de Departamento bajo la modalidad plenaria, en las que participen miembros bajo la modalidad de telepresencia y deban realizarse votaciones secretas, se tendrán las siguientes consideraciones:
a. Una vez abierta la votación, las personas con derecho a voto contarán con 60 segundos para emitir su voto.
b. Finalizados los 60 segundos, quien preside verificará la cantidad entre los votos emitidos y las personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto en blanco.
c. La persona quien preside el Consejo de Departamento efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos.
d. Durante la votación y verificación de los votos los miembros del Consejo no podrán salir o entrar a la sala donde se realiza la votación.
e. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la Plataforma Zoom o de la herramienta elegida, durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 60 segundos señalados, a fin de verificar si el cuórum funcional se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que éste haya sido nuevamente conformado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda.
Artículo 11: Reporte de las votaciones realizadas
Una vez finalizada la sesión del Consejo de Departamento, la persona responsable de haber gestionado la sesión, generará en la plataforma Zoom o por medio de la herramienta elegida los resultados de las votaciones realizadas, con el objetivo de incorporar lo que corresponda en la documentación que respalda la sesión.
Artículo 12: Vigencia.
Este Reglamento rige a partir de publicación Gaceta Institucional.
Aprobado por la Sesión del Consejo del Departamento de Gestión del Talento Humano, Artículo I del Consejo de Departamento de Gestión del Talento Humano, celebrado el 09 de octubre de 2020. Publicado en fecha 22 de octubre del 2020 mediante La Gaceta Número 690-2020 de fecha 21 de octubre del 2020.