Reglamento del Comité Técnico de Investigación y de Extensión de la Escuela de Física

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Tipo de reglamento

Este es un reglamento de carácter específico.

Artículo 2. Alcance

Este reglamento es de acatamiento obligatorio para el personal de la Escuela de Física del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR) que tenga la intención de realizar, esté realizando o vaya a concluir actividades de investigación o de extensión. Asimismo, es obligatorio para las personas que conforman el Comité Técnico de Investigación y de Extensión de la Escuela de Física.

Artículo 3. Objetivo

El objetivo general de este reglamento es regular el funcionamiento del Comité Técnico de Investigación y de Extensión de la Escuela de Física.

Artículo 4. Marco Jurídico

a. Estatuto Orgánico del ITCR.

b. Reglamento de Normalización Institucional.

c. Reglamento de Investigación y Extensión.

d. Reglamento del Consejo de Escuela de Física.

Artículo 5. Definiciones

CEF: Consejo de Escuela de Física

CTE-EF: Comité Técnico de Extensión de la Escuela de Física.

CTI-EF: Comité Técnico de Investigación de la Escuela de Física.

CTIE-EF: Comité Técnico de Investigación y de Extensión de la Escuela de Física.

Dictamen: documento formal y oficial mediante el cual el CTIE-EF, en su función de CTE-EF o CTI-EF, comunica a una instancia superior los resultados del proceso de revisión de una propuesta de proyecto o de actividad de fortalecimiento de investigación o de extensión. En él se presentan resultandos, considerandos y, por tanto. Puede ser un documento definitivo, cuando así lo establezca la normativa institucional, o un documento recomendatorio para una instancia superior, en los demás casos.

EF: Escuela de Física.

Exposición de una propuesta: consiste en una presentación oral realizada por la persona proponente de un proyecto o de una actividad de fortalecimiento de investigación o de extensión al CTIE-EF o al CEF, según corresponda, los principales aspectos de la propuesta, siguiendo las directrices establecidas por el CTIE-EF.

ITCR: Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Miembro titular del CTIE-EF: es una persona académica, que forma parte del CEF, nombrada por ese órgano colegiado para participar activamente en el CTIE-EF.

Miembro suplente del CTIE-EF: es una persona académica, que forma parte del CEF, nombrada por ese órgano colegiado para reemplazar a un miembro titular del CTIE-EF en caso de ausencia temporal o permanente.

Persona coordinadora del CTIE-EF: persona designada en el seno del CTIE-EF para organizar y dirigir las actividades de dicha comisión.

Proponente de un proyecto: persona funcionaria del ITCR que traslada al CTIE-EF, a título personal o en representación de un grupo de personas, una propuesta de proyecto de investigación o de extensión o asuntos relacionados con estos.

Proponente de una actividad de fortalecimiento: persona funcionaria del ITCR que traslada al CTIE-EF, a título personal o en representación de un grupo de personas, una propuesta de actividad de fortalecimiento de investigación o extensión o asuntos relacionados con estas.

Propuesta de actividad de fortalecimiento: documento formal y oficial, ajustado a los términos de una convocatoria interna o externa, con que una persona pretende desarrollar actividades de fortalecimiento de investigación o de extensión.

Propuesta de proyecto: documento formal y oficial, ajustado a los términos de una convocatoria interna o externa, con que una persona pretende desarrollar proyectos de investigación o de extensión. 

RIE: Reglamento de Investigación y Extensión del ITCR.

Rúbrica: herramienta de evaluación que establece los criterios de logro para cada aspecto que se considera relevante para una adecuada formulación de la propuesta del proyecto o de la actividad de fortalecimiento, esta proporciona una calificación numérica que refleja la calidad de dicha formulación. 

VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión.

CAPÍTULO II. DEL COMITÉ TÉCNICO DE INVESTIGACIÓN Y DE EXTENSIÓN DE LA ESCUELA DE FÍSICA

Artículo 6. Del CTIE-EF

El CTIE-EF tiene su origen en lo establecido en el RIE.

Artículo 7. Conformación del comité

El CTIE-EF, con fundamento en lo establecido en la normativa de la EF e institucional, estará integrado por cinco miembros titulares y hasta cinco suplentes del profesorado que conforma el CEF, quienes deberán contar con alguno de los siguientes requisitos: 

a. Poseer un título de posgrado obtenido en una universidad costarricense o reconocido por una de ellas.

b. Haber participado en al menos tres proyectos de investigación o extensión debidamente finalizados.

c. Haber coordinado al menos un proyecto de investigación o extensión debidamente finalizado.
El CEF podrá levantar estos requisitos en caso de que lo requiera o establecer otros adicionales.

Los nombramientos se llevarán a cabo de forma alterna, de manera que tres personas formarán parte del CTIE-EF para el periodo de 1 de enero al 31 de diciembre de cada año y dos personas para el periodo del 1 de julio de un año al 30 de junio del siguiente. Los miembros podrán ser nombrados consecutivamente. Se procurará que el CTIE-EF incluya investigadores de diversas áreas de especialidad.

Artículo 8. Coordinación de la comisión

Cada semestre, el CTIE-EF designará la persona que la coordinará, de entre sus integrantes titulares y definirá un orden de sustitución para la coordinación, ante casos de fuerza mayor.

La persona coordinadora de esta comisión coordinará tanto el CTE-EF como el CTI-EF, por lo que luego de recibir la designación deberá informar a la VIE, atendiendo lo establecido en el RIE, y deberá remitir copia de esta comunicación a la Dirección de la EF.

Artículo 9. Convocatoria a las personas suplentes

Si se produce una ausencia temporal superior a dos semanas e inferior a un semestre de alguna de las personas con titularidad en el CTIE-EF, ya sea por asuntos de fuerza mayor o no, quien coordina esta comisión convocará a una persona suplente, respetando el orden en que el CEF les haya otorgado esa condición. Para efectos del funcionamiento del CTIE-EF, la persona suplente actuará en condición de titular por el plazo que corresponda.

Si no hubiese personas suplentes disponibles, quien coordina el CTIE-EF informará a la Dirección de la EF para que, en la sesión ordinaria o extraordinaria más próxima del CEF, se realice el nombramiento de más personas suplentes. El CTIE-EF mantendrá cuórum estructural mientras el CEF realiza el nombramiento de más personas suplentes, excepto si únicamente cuenta con dos o menos personas titulares disponibles para sesionar, en cuyo caso se verá imposibilitada para realizar sus funciones y dejarán de correr los plazos de los asuntos en trámite.

Si la ausencia de una persona titular fuese superior a un semestre, la persona coordinadora del CTIE-EF elevará el asunto al CEF, para que este órgano colegiado tome las acciones que considere necesarias.

Artículo 10. Responsabilidades de quienes integran la CTIE-EF

Son responsabilidades de quienes integran el CTIE-EF, en condición de titulares:

a. Asistir regular y puntualmente a las sesiones plenarias del CTIE-EF y permanecer en estas durante el tiempo que se extiendan. 

b. Justificar formalmente ante la Dirección de la EF, con copia a la coordinación del CTIE-EF, la inasistencia a una sesión en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a esta. 

c. Revisar y analizar la documentación que sea distribuida con ocasión de una convocatoria a sesión.

d. Preparar la documentación que les corresponda, para exponerla en la sesión que le indique la coordinación del CTIE-EF.

e. Colaborar en la elaboración de dictámenes de propuestas y de solicitudes que sean presentadas al CTIE-EF.

f. Manifestarse sobre los asuntos que se traten en las sesiones. 

g. Ejercer el voto en las decisiones que se tomen dentro del CTIE-EF.

h. Ejecutar las funciones que el CTIE-EF le encomiende. 

i. Firmar la minuta de una sesión cuando haya justificado algún voto en contra.

Artículo 11. Sesiones

Las sesiones se regirán por las siguientes disposiciones:

a. El CTIE-EF sesionara ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente cada vez que sea convocada por el coordinador o por al menos tres de sus miembros titulares. 

b. Las convocatorias se realizarán mediante documentos impresos, correo electrónico institucional u otra herramienta de comunicación oficial. 

c. Las sesiones ordinarias serán convocadas con un mínimo de dos días hábiles de antelación, con su respectiva la agenda y la documentación. 
d. Las sesiones extraordinarias serán convocadas con al menos veinticuatro horas de antelación, con su respectiva agenda y documentación. 

e. No obstante, se podrá realizar una sesión extraordinaria sin cumplir los requisitos de convocatoria o agenda, siempre que asistan todos los miembros titulares y lo acuerden por unanimidad. 

f. Las sesiones plenarias requerirán la asistencia de al menos tres miembros titulares para su realización. 

g. El CTIE-EF no sesionará mediante consulta formal, dada la naturaleza de sus decisiones.

Artículo 12. Votaciones y acuerdos

Para realizar votaciones y tomar acuerdos se aplicará lo siguiente:

a. En las votaciones se aplicará lo dispuesto en la normativa institucional, por lo que solo cabe que sean de carácter público por las características de los asuntos sobre los que se toman acuerdos.

b. Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría simple de las personas titulares del CTIE-EF que están presentes al momento de la votación. 

c. En caso de empate se someterá a una segunda votación en la misma sesión y en caso de persistir el empate la persona que coordina el CTIE-EF ejercerá el voto de calidad.

Artículo 13. Funciones del CTIE-EF

El CTIE-EF tendrá las siguientes funciones:

a. Proponer mejoras a las propuestas e informes sobre proyectos o actividades de investigación y de extensión que le sean presentadas formalmente, que deban continuar su trámite ante alguna instancia interna superior o alguna instancia externa, que deben ser atendidas en su mayoría por las personas proponentes. 

b. Emitir dictámenes, preliminares o definitivos según lo establecido la normativa institucional o las convocatorias internas o externas, sobre las propuestas de proyectos de investigación o de extensión o de actividades de fortalecimiento de investigación o de extensión. En la revisión de cada propuesta deberán participar al menos tres integrantes del CTIE-EF y ninguna de estas tres personas deberá estar involucrada en la propuesta por revisar.

c. Emitir dictámenes, preliminares o definitivos según lo establecido la normativa institucional o las convocatorias internas o externas, sobre los informes finales de los proyectos o las actividades de fortalecimiento y los informes parciales por salida anticipada de una persona investigadora o extensionista. En la revisión de cada informe deberán participar al menos tres integrantes del CTIE-EF y ninguna de estas tres personas deberá estar involucrada en el informe a revisar.

d. Emitir dictámenes, preliminares o definitivos según lo establecido la normativa institucional o las convocatorias internas o externas, las solicitudes de participación de personal de la EF en proyectos o actividades de fortalecimiento de investigación o de extensión cuya coordinación esté a cargo de otra dependencia. En la revisión de cada solicitud deberán participar al menos tres integrantes del CTIE-EF y ninguna de estas tres personas deberá estar involucrada en la solicitud a revisar.

e. Proponer al final o al inicio de cada año al CEF las rúbricas para la calificación de los informes finales de los proyectos y de las actividades de fortalecimiento, tanto de investigación como de extensión, y de los informes parciales por salida anticipada de una persona investigadora o extensionista, si es que no se encuentran definidas por órganos de mayor jerarquía.

f. Proponer al CEF, quinquenalmente, las líneas de investigación y de extensión de la EF y darle seguimiento a su desarrollo.

g. Establecer cronogramas, de acatamiento obligatorio para las personas interesadas, que organicen los procesos de revisión de propuestas de proyectos o de actividades de fortalecimiento, tanto de investigación como de extensión, y que puedan ser complementarios a los que contengan las convocatorias internas o externas, así como darlos a conocer a lo interno de la EF oportunamente.

h. Definir las directrices para realizar las exposiciones de propuestas y de informes de proyectos o actividades de fortalecimiento, sean de investigación o de extensión, que se lleven a cabo ya sea en el seno del CTIE-EF o el CEF.

i. Establecer directrices para la presentación de informes de salida de personas investigadoras o extensionistas, en el caso de proyectos o actividades de fortalecimiento coordinadas por la EF, si es que no se encuentran definidas por órganos de mayor jerarquía.

j. Todas aquellas que específicamente le asigna el RIE a los comités técnicos de investigación y de extensión.

k. Llevar un archivo y registro de todas las propuestas recibidas, sus fechas de recepción y los dictámenes del CTIE-EF emitidos.
Si, en algún caso particular, la normativa de superior jerarquía o las convocatorias no establecen si el dictamen que se requiere del CTI-EF o CTE-EF es en primera instancia o definitivo, el CTIE-EF procederá a emitir un dictamen definitivo.

Artículo 14. Plazos para los procesos de investigación y de extensión a cargo de la CTIE-EF

Los siguientes son los plazos máximos para trámites relacionados con investigación y extensión que están a cargo del CTIE-EF:

a. Diez días hábiles para proponer mejoras a las propuestas e informes sobre proyectos o actividades de investigación y de extensión que le sean presentadas formalmente.

b. Diez días hábiles para realizar el dictamen de propuestas de proyectos o de actividades de fortalecimiento, sean de investigación o de extensión, contados a partir del momento en que formalmente se recibe la versión definitiva de las propuestas.

c. Veinte días hábiles para realizar el dictamen de los informes finales de los proyectos o las actividades de fortalecimiento, sean de investigación o de extensión, y de los informes parciales por salida anticipada de una persona investigadora o extensionista, contados a partir del momento en que formalmente se recibe la versión definitiva de los informes. 

d. Diez días hábiles para dictaminar las solicitudes de participación de personal de la EF en proyectos o actividades de fortalecimiento de investigación o de extensión cuya coordinación esté a cargo de otra instancia, contados a partir del momento en que formalmente se recibe la solicitud. 
Los cronogramas establecidos por el CTIE-EF también pueden indicar plazos para asuntos específicos.

Artículo 15. Funciones de quien coordina la CTIE-EF

Quien coordina el CTIE-EF tendrá las siguientes funciones:

a. Representar oficialmente al CTIE-EF en ámbitos internos o externos.

b. Elaborar una minuta al respecto de lo acordado en cada sesión, como lo establece el RIE, y asegurar que esta se encuentre a disposición de quienes integran el CEF a la mayor brevedad posible.

c. Convocar y presidir las sesiones del CTIE-EF.

d. Proponer una agenda para las sesiones.

e. Ejecutar los acuerdos tomados por el CTIE-EF y darles seguimiento. 

f. Actuar como enlace con el CEF, la Dirección de la EF y otras dependencias institucionales.

g. Asegurar el cumplimiento de los plazos que le corresponden al CTIE-EF.

h. Asistir a foros y reuniones relacionadas con la investigación y la extensión cuando sea necesario, personalmente o designando a algún otro integrante titular de dicha comisión.

i. Todas aquellas que específicamente le asigna el RIE a la persona que coordina un comité técnico de investigación o un comité técnico de extensión.

CAPÍTULO III. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 16. Acuerdos previos del CEF opuestos a este reglamento

Cualquier acuerdo que haya tomado el CEF previamente, que se oponga a lo establecido en este reglamento, quedará derogado en adelante o, si se trata de derechos adquiridos, se actuará en la forma que establezca la normativa.

Artículo 17. Asuntos no contemplados en este reglamento

Cualquier asunto no contemplado en este reglamento y que sea necesario para el buen funcionamiento del CTIE-EF, deberá ser resuelto por el CEF.

Artículo 18. De la revisión del reglamento

El CTIE-EF será responsable de realizar la revisión del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

Artículo 19. De la vigencia del reglamento

Este reglamento rige a partir de su aprobación por parte del CEF y su publicación en la Gaceta Institucional.

Publicado mediante la sesión ordinaria AIR-113-2025, del 01 de octubre del 2025. Publicado en Gaceta n.° 1298 del 06 de octubre del 2025.