POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN ANUAL OPERATIVO 2026 Y SU PRESUPUESTO
1. MARCO DE REFERENCIA
1.1 La formulación del Plan Anual Operativo y su Presupuesto se sujetará al bloque de legalidad (legislación nacional, normas y decretos vinculantes, políticas generales, políticas específicas y reglamentación interna).
2. RESPONSABLES DEL PROCESO
2.2 Las instancias responsables del proceso de formulación del Plan Anual Operativo y su Presupuesto son las siguientes, según el Estatuto Orgánico:
• Consejo Institucional: Artículo 18, inciso “b”
• Persona Rectora: Artículo 26, incisos “q” y “z” y Artículo 134
• Persona Vicerrectora: Artículo 32, incisos “b”, “k” y “o”
• Persona Directora de Departamento Académico: Artículo 59, incisos “a” e “i”
• Persona Directora de Departamento de Apoyo Académico: Artículo 63, inciso “e”
• Persona Directora de Centros Académicos: Artículo 75
• Persona Directora de Campus Tecnológico: Artículo 79, inciso “l”
• Consejo de Departamento Académico: Artículo 56, inciso “i”
• Consejo de Área: Artículo 50 bis, inciso “i”
• Consejo de Unidad Desconcentrada: Artículo 83 bis 4, inciso “f”
• Consejo de Unidad de Posgrado: Artículo 51, inciso “b”
Además, son responsables otras dependencias e instancias que por norma reglamentaria o que, para su operación formulen plan anual operativo y presupuesto.
3. PLAN ANUAL OPERATIVO (PAO)
3.1 Las metas del Plan Anual Operativo del periodo formulado deben estar alineadas al Plan Estratégico Institucional y al Plan Táctico.
3.2 Las metas del PAO deben vincularse a una estrategia y definir la población beneficiaria.
3.3 Las metas deberán incluir la valoración de riesgos, el criterio de aceptación y las acciones de respuesta al riesgo correspondientes.
3.4 Las metas deberán incluir indicadores que permitan identificar su impacto en las funciones sustantivas de la Institución y su nivel de cumplimiento.
3.5 La persona Rectora realizará una propuesta del Plan Anual Operativo, el cual sustentará la formulación presupuestaria.
3.6 Las metas de cada Programa estarán sustentadas por las personas responsables de las Unidades Ejecutoras, éstas serán medibles, alcanzables, realizables y con una definición de tiempo máxima del año calendario.
3.7 La formulación del PAO-Presupuesto se efectuará utilizando la estructura programática vigente.
3.8 Las metas o actividades relacionadas con la realización de eventos oficiales deben cumplir con los siguientes criterios:
a. Contar con la respectiva fundamentación de la necesidad de realizar el evento por parte de la Unidad Ejecutora.
b. Contar con el aval de la Rectoría.
c. Contar con la declaración de actividades de interés institucional o estar incluidas en el Calendario Institucional según procedimiento establecido.
4. DE LOS INGRESOS - PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
4.1 Las estimaciones de los ingresos deben fundamentarse técnicamente, respecto a su congruencia con la información que se propone en el proyecto de presupuesto, según lo señalan las normas Técnicas de Presupuesto Público 4.1.3.i y 4.1.4.
4.2 Las tarifas por concepto de Servicios Estudiantiles administrativos que brinda el Departamento de Admisión y Registro, serán establecidas por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos con el apoyo técnico del Departamento Financiero Contable, con fundamento en las metas del PAO, relacionadas con matrícula estudiantil y el comportamiento histórico de la ejecución presupuestaria y la respectiva proyección del periodo en ejecución.
4.3 Los ingresos de los rubros de: bienestar estudiantil, derechos de matrícula, costo de matrícula, póliza del Instituto Nacional de Seguros, multas por el pago tardío de derechos de estudio y la proyección de la recuperación de préstamos estudiantiles, serán definidos por el Departamento Financiero Contable con el visto bueno de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos o la Comisión Ejecutiva del Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil en lo que a esta comisión le corresponde. La estimación de estos ingresos se realizará con fundamento en las metas del PAO y el comportamiento histórico de la ejecución presupuestaria, así como la proyección del periodo en ejecución. Lo anterior aplica para todos los programas académicos administrados por el ITCR, excepto aquellos que estén exonerados por normativa o convenio específico que contemple la póliza.
4.4 Los ingresos generados por el pago de la inscripción para la presentación del examen de admisión serán calculados por el Departamento Financiero Contable, con base en el número esperado de inscripciones al examen de admisión, según dato aportado por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos y el valor establecido para el costo de inscripción definido por el CONARE.
4.5 Los ingresos por costo de crédito de Programas de Bachillerato y Licenciatura Continua serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo con las metas del PAO, tomando como base los costos del año anterior, más el valor promedio del porcentaje inflacionario estimado por el Banco Central de Costa Rica para el año a formular.
4.6 Los ingresos por costo de crédito de Programas de Licenciaturas para Egresados serán determinados por el Departamento Financiero Contable y en coordinación con la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, la cual debe dar el visto bueno, de acuerdo con las metas del PAO, tomando como base los costos del año en ejecución, más el valor promedio del porcentaje inflacionario estimado por el Banco Central de Costa Rica para el año formulado.
4.7 Los ingresos por costo de crédito de Programas de Posgrados administrados por el ITCR serán determinados por el Departamento Financiero Contable en coordinación con la Dirección de Posgrados, quien deberá dar su visto bueno, de acuerdo con lo resuelto por el Consejo de Posgrado para estos efectos y las metas del PAO, tomando como base los costos del año en ejecución, más el valor promedio del porcentaje inflacionario estimado por el Banco Central de Costa Rica para el año formulado.
4.8 Los ingresos por concepto Cursos de Verano, serán determinados por el Departamento de Financiero Contable en coordinación con la Vicerrectoría de Docencia, la cual debe dar el visto bueno, de acuerdo con las metas del PAO, tomando como base de cobro el 67% del valor ordinario de crédito vigente de cursos impartidos en los periodos ordinarios del año en ejecución, considerando solo el ingreso efectivo real realizado por transferencia o por cajas de la Institución. Para el cálculo se realizará una estimación de la cantidad de grupos, cantidad de estudiantes por grupo y cantidad de créditos de las materias que se proyecta se impartirán en dicha modalidad realizada por la Vicerrectoría de Docencia
4.9 Los ingresos por superávit proyectados serán definidos por la persona Rectora, con base en la propuesta elaborada por la Vicerrectoría de Administración, a partir de la información suministrada por el Departamento Financiero Contable.
La estimación deberá basarse en el comportamiento del presupuesto total y su nivel de ejecución, considerando, además, las contrataciones que se encuentren en trámite al 30 de julio del periodo en ejecución.
En la medida de lo posible, se deberá considerar el superávit específico, conforme con los parámetros previamente establecidos. Para ello, las aplicaciones deberán asociarse de forma directa a contrataciones en trámite o a otras partidas que sean técnica y presupuestariamente viables.
En caso de que la liquidación presupuestaria no alcance la estimación proyectada, se deberá realizar el ajuste correspondiente en los ingresos y egresos mediante el primer presupuesto extraordinario que se formule.
4.10 Los ingresos por venta de bienes y servicios de los siguientes proyectos o actividades tendrán la base de cálculo indicada a continuación, misma que será estimada por las personas responsables de cada uno de ellos:
Venta de productos agropecuarios y forestales:
a. Ingresos reales registrados en los dos periodos presupuestarios inmediatos anteriores al periodo de ejecución.
b. Proyección de ingreso para el periodo en ejecución
c. Metas PAO en relación con el incremento o eliminación de ventas de productos agropecuarios y forestales
Venta de bienes manufacturados:
a. Ingresos reales registrados en los dos periodos presupuestarios inmediatos anteriores al periodo de ejecución.
b. Proyección de ingreso para el periodo en ejecución
c. Metas PAO en relación con el incremento o eliminación de ventas de bienes manufacturados.
Ingresos por servicios:
a. Ingresos reales registrados en los dos periodos presupuestarios inmediatos anteriores al periodo de ejecución.
b. Proyección de ingreso para el periodo en ejecución
c. Metas PAO en relación con el incremento o eliminación de ventas de servicios.
Derechos Administrativos:
a. Estimación de la inflación
b. Costo del crédito
c. Ingresos reales registrados en los dos periodos presupuestarios inmediatos anteriores al periodo en ejecución.
d. Estimación anualizada del periodo en ejecución.
e. Estimación cantidad de estudiantes del periodo formulado.
4.11 Los ingresos específicos se presupuestarán con base en los montos previstos en el Presupuesto Ordinario de la República, las certificaciones que aporten las instituciones que realicen la transferencia de los fondos y los convenios o contratos de incentivos suscritos por el Instituto.
4.12 Los ingresos provenientes del Fondo Especial para el Financiamiento de la Educación Superior (FEES Institucional y Fondo del Sistema), serán presupuestados según se negocie en la Comisión de Enlace y de acuerdo con lo dispuesto en la Constitución Política.
4.13 La distribución del FEES total en FEES Institucional y Fondo del Sistema se presupuestará conforme los lineamientos y/o acuerdos que emita el CONARE.
4.14 La estimación de FDI, FDU, FAV y otros ingresos será definida por:
a. FDI: Según monto certificado por la instancia competente de la Fundación Tecnológica de Costa Rica
b. FDU: Según monto certificado por la instancia competente de la Fundación Tecnológica de Costa Rica, Rectoría y Vicerrectorías
c. FAV: Rectoría a partir del monto certificado por la instancia competente de la Fundación Tecnológica de Costa Rica
d. Otros ingresos: Rectoría y Vicerrectoría de Administración
Todos ellos con base en el criterio técnico del Departamento Financiero Contable, de acuerdo con el comportamiento histórico de los últimos cinco años, las metas en el PAO y los indicadores institucionales.
5. DE LOS EGRESOS - PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
5.1 El crecimiento del gasto total para el periodo formulado estará sujeto a la tasa de crecimiento establecida por el Ministerio de Hacienda y el límite máximo será calculado con base en esta tasa de crecimiento en combinación con la ejecución estimada de cierre para el periodo en curso, en tanto no se hayan resuelto las acciones planteadas en vía judicial contra esta disposición.
La tasa de crecimiento del gasto de capital puede ser mayor a la del gasto corriente, siempre y cuando la suma de ambos no sobrepase el crecimiento autorizado a nivel del gasto total.
La distribución del presupuesto disponible deberá realizarse en forma que se procure el normal funcionamiento de la Institución y se asigne el presupuesto operativo que permita la ejecución de las metas establecidas por la Unidad Ejecutora. Los ajustes requeridos se realizarán en forma prioritaria a las partidas generales o institucionales, antes de afectar los presupuestos operativos asignados a cada unidad ejecutora.
5.2 En procura de la operación eficiente, acorde con las prioridades institucionales, el presupuesto de operación de cada Unidad Ejecutora será asignado considerando las metas propuestas en el PAO, el comportamiento histórico de los últimos tres años, la tendencia del I semestre del año en ejecución y la estimación final de ingresos del ITCR.
5.3 Los fondos restringidos y específicos serán recursos financieros asignados a una actividad; y están sujetos a la aplicación de la Regla Fiscal. Deben estar vinculados con metas específicas formuladas en el PAO.
5.4 El total de la partida de Remuneraciones y subpartidas incluyendo los fondos restringidos y los fondos específicos será establecida por el Departamento de Gestión del Talento Humano, de la siguiente forma:
a. La relación de puestos se estima con base en la ejecución proyectada para el cierre del año en ejecución más el porcentaje de crecimiento definido por la Vicerrectoría de Administración en concordancia con el límite de crecimiento del gasto corriente y las metas formuladas, garantizando la sostenibilidad financiera de la institución y la atención de los derechos laborales derivados de la Convención Colectiva.
b. El presupuesto asignado a las plazas financiadas con fondos restringidos se cuantificará de acuerdo con la estimación de ingresos de la actividad a la que corresponda, el puesto, categoría salarial, jornada y meses por los que se propone rijan estas.
c. La subpartida de tiempo extraordinario será estimada de acuerdo con la proyección de cierre del año en ejecución y las metas del PAO formulado.
d. La subpartida correspondiente a Recargos de funciones será estimada en coordinación con cada Vicerrectoría, tomando como base la proyección de ejecución del año en curso y las actividades programadas según el PAO formulado.
e. El Departamento de Gestión del Talento Humano hará el cálculo para una previsión presupuestaria, para los siguientes rubros con base en los indicadores históricos:
• Nuevos pasos de Carrera Profesional y Carrera Administrativa y de Apoyo a la Academia
• Cambios en grados académicos
• Estudios de puestos
• Dedicación Exclusiva
• Nuevos requerimientos enviados por Rectoría
f. Se podrán crear plazas nuevas, siempre y cuando se tengan identificados los recursos requeridos para financiarlas.
g. La cantidad de plazas temporales y tiempos completos equivalentes serán estimadas en coordinación con la Rectoría según las metas del PAO, considerando los requerimientos de unidad ejecutora, así como la sostenibilidad financiera del ITCR.
h. La previsión para atender el pago de los cursos de verano se realizará según la propuesta que debe presentar la Vicerrectoría de Docencia, asegurando la cobertura de todos los Campus Tecnológicos y Centros Académicos.
i. De conformidad con el artículo 19 del Reglamento de Licencia Sabática, se podrá prever contenido presupuestario para un máximo de dos licencias sabáticas, condicionado a los límites derivados de la aplicación de la Regla Fiscal.
5.5 La previsión del pago de prestaciones legales se debe calcular, de acuerdo con los estudios de proyecciones y estimaciones, que incluirán edad de la persona, régimen al que pertenece y posible jubilación, vía comunicación previa al funcionario. Este cálculo lo realizará el Departamento de Gestión del Talento Humano y será avalado por la Vicerrectoría de Administración.
5.6 La previsión del pago de las indemnizaciones se debe calcular, de acuerdo con estimaciones de la Oficina de Asesoría Legal, avalados por la Vicerrectoría de Administración.
5.7 La estimación de los recursos para atender los proyectos en obras de infraestructura será realizada por la Oficina de Ingeniería en coordinación con el Departamento de Administración de Mantenimiento y las direcciones de Campus Tecnológicos y Centros Académicos, de acuerdo con los requerimientos presupuestarios de las obras en proceso, el Plan Táctico aprobado, la disponibilidad presupuestaria y el límite de crecimiento establecido por la aplicación de la Regla Fiscal.
5.8 Los recursos presupuestarios para becas y capacitación de las personas funcionarias por parte del Departamento de Gestión del Talento Humano, Centro de Desarrollo Académico, Auditoría Interna, actividades financiadas con fondos específicos, autosuficientes y FDU se definirán de acuerdo con los compromisos institucionales con las personas becarias que se deban atender en el periodo formulado y el Plan Táctico, aprobado por el Consejo Institucional.
5.9 La totalidad de los recursos del Fondo de Desarrollo Institucional (FDI) serán fondos restringidos y presupuestados conforme lo establecido en el Reglamento para la vinculación remunerada externa del Instituto Tecnológico de Costa Rica con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
5.10 Los recursos que constituyen el FDU serán distribuidos según el Reglamento para la vinculación remunerada externa del Instituto Tecnológico de Costa Rica con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
5.11 Los recursos presupuestarios correspondientes al mantenimiento y reparación de Edificios serán estimados por el Departamento de Administración de Mantenimiento o la instancia administrativa según corresponda en los diferentes Campus Tecnológicos Locales o Direcciones de los Centros Académicos, de acuerdo con las metas del PAO en formulación, los contratos vigentes para el periodo formulado y el Plan Táctico. Estos recursos serán asignados a esas mismas instancias.
5.12 El monto para cubrir el fondo propio de investigación y extensión y la fracción para financiar proyectos de los campus tecnológicos locales y centros académicos de impacto en su zona de influencia serán definidos por el Consejo Institucional a partir de la propuesta presentada por la Rectoría.
5.13 El presupuesto para la operación y el fortalecimiento de los programas de posgrado, así como para la extensión y la investigación será estimado por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión con el apoyo de las direcciones correspondientes. Esta asignación será administrada por esas direcciones en función de las metas del PAO formulado.
5.14 La distribución de las partidas de egresos para las iniciativas de proyectos de investigación, extensión o vinculación que contengan un financiamiento externo, nacional o internacional, se atenderán según el nivel de avance de negociación de cada iniciativa.
5.15 El presupuesto para tecnologías digitales considerará los siguientes criterios:
a. Requerimientos del portafolio de proyectos de TI.
b. Los recursos presupuestarios para reposición de equipo computacional se definirán de acuerdo con el Plan Táctico y el límite de crecimiento del gasto de capital, en caso de que para el año en formulación los límites de la Regla Fiscal limiten el gasto total.
5.16 El Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil se estimará de acuerdo con los requerimientos aportados por la Comisión Ejecutiva de este fondo. Este será estimado y administrado por la Comisión Ejecutiva del Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil. El fondo debe contemplar las necesidades de todos los Campus Tecnológicos y Centros Académicos, y estará sustentado en la siguiente base de cálculo:
a. Estimación de fuentes de ingresos indicadas en el artículo 13 del Reglamento del FSDE y conforme a lo dispuesto en el Transitorio I de dicho cuerpo normativo.
b. Histórico del número de becas socioeconómicas y de estímulo asignadas en los últimos 3 años.
c. Los requerimientos actuales de los becarios.
d. Proyección de estudiantes nuevos al fondo de becas.
e. Estimación de salidas del régimen de becas.
f. El monto no podrá ser menor a la proyección de la ejecución en el curso.
5.17 El Comité de Examen de Admisión recibirá un presupuesto que considerará:
a. La ejecución de los dos periodos presupuestarios inmediatos anteriores al periodo en ejecución.
b. Los montos por pagar por concepto de coordinación de los grupos o aplicación de la prueba, viáticos, alimentación y hospedaje.
5.18 Las siguientes partidas institucionales considerarán como base de cálculo, los indicadores históricos de ejecución, el límite de Regla Fiscal y las metas del PAO formulado:
a. Transporte
b. Publicaciones
c. Comedor Institucional
d. Servicios básicos
Estas partidas serán calculadas por el Departamento Financiero Contable y la Vicerrectoría de Administración, según los criterios expuestos por cada Vicerrectoría, Dirección de Campus Tecnológico Local o de Centro Académico, el Directorio de la AIR, la Comisión Organizadora del V Congreso, el TIE y el Consejo Institucional.
5.19 El presupuesto de la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica (FEITEC) se calculará según se establece en el Artículo 109 del Estatuto Orgánico y la normativa vigente; garantizando entre otros, los servicios básicos y los recursos requeridos para sus procesos electorales según corresponda. Estos recursos estarán vinculados a una meta dentro del PAO 2026 asociados con su respectiva unidad ejecutora.
5.20 La estimación de los montos por transferir a entes privados se hará de acuerdo con la normativa interna y externa respectiva.
5.21 La estimación del presupuesto por asignar a la ATIPTEC se formulará de acuerdo con el convenio vigente.
5.22 La estimación del monto por el pago de las dietas que se le reconoce a la representación de las personas estudiantes y egresadas del Consejo Institucional y al representante de la Comunidad Nacional en la Editorial Tecnológica, se calculará según lo dispuesto en la legislación vigente, los acuerdos del Consejo Institucional y el índice de inflación proyectada por el Banco Central de Costa Rica para el año en ejecución.
5.23 El monto que se le reconoce a la representación estudiantil del Directorio de la AIR se calculará según lo dispuesto por el Consejo Institucional, en los acuerdos de la Sesión Ordinaria N.º 3063, artículo 9, del 04 de abril de 2018.
5.24 La Vicerrectoría de Administración con el apoyo de las instancias técnicas requeridas estimarán el monto para atender la Ley de Igualdad de Oportunidades para las personas con Discapacidad, No. 7600 y la Ley de Patrimonio Histórico Arquitectónico de Costa Rica, No. 7555. Los recursos correspondientes a la aplicación de otras leyes se asignarán según disponibilidad presupuestaria.
5.25 Los proyectos de inversión se estimarán considerando los siguientes criterios:
a. Planes de mejora de reacreditaciones
b. Metas PAO
c. Plan Táctico
d. El límite de crecimiento del gasto de capital
Las unidades técnicas, en coordinación con las unidades ejecutoras, serán las responsables de realizar las respectivas estimaciones.
5.26 Se asignará al Tribunal Institucional Electoral (TIE) el presupuesto para atender los procesos electorales. La estimación se realizará considerando los siguientes criterios:
a. Cantidad y tipo de procesos de elección que se deben realizar en el periodo formulado.
b. Previsión de elecciones en caso de situaciones imprevistas o evento fortuito.
Esta estimación será realizada por el TIE con el apoyo del Departamento Financiero Contable.
5.27 El presupuesto para desarrollar los procesos de autoevaluación y reacreditación de los programas académicos se estimarán por la Vicerrectoría de Docencia, de acuerdo con los siguientes criterios:
a. Número de reacreditaciones proyectadas.
b. Requerimientos de los diferentes programas de mejoras.
5.28 La partida para la contratación de servicios de gestión y apoyo y las subpartidas que la conforman se calcularán de acuerdo con las necesidades de este tipo de servicios, las metas del PAO en formulación y el límite de crecimiento del gasto corriente.
5.29 Los recursos presupuestaros requeridos para el pago del Internet y licencias serán estimados por el DATIC, y en lo posible, estas estimaciones deben presupuestarse por Programa, subprograma y unidad ejecutora.
5.30 La estimación del presupuesto para el pago de licencias por software específico y aquellas asociadas a acceso a bases de datos será realizada por la persona responsable de cada programa con el asesoramiento del DATIC.
5.31 La estimación de recursos que se destinen para la atención de las contrataciones que queden en trámite al finalizar el periodo será estimadas por el Departamento de Aprovisionamiento con corte a la primera quincena de agosto del año en ejecución.
Aprobado mediante Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3408, Artículo 14, del 21 de mayo del 2025. Publicado en Gaceta No. 1287, lunes 26 de mayo del 2025.
