Con el fin de mantener bajo control los activos, recibir informes confiables, medir rendimientos y tener un panorama global de los activos institucionales en el TEC, se impartió una capacitación sobre el manejo del software: Archibus.

La capacitación fue dirigida por el Gerente de Desarrollo de Negocios para Latinoamérica Norte de Archibus, arquitecto César Martínez y participaron funcionarios de la  Oficina de Ingeniería, de la Escuela de Arquitectura y Urbanismo y del Departamento de Administración de Mantenimiento, además de profesores de la Escuela de Ingeniería Electromecánica.

En la capacitación participaron funcionarios de la  Oficina de Ingeniería, de la Escuela de Arquitectura y Urbanismo y del Departamento de Administración de Mantenimiento, además de profesores de la Escuela de Ingeniería Electromecánica. Foto: Steven Moya Barrientos /OCM .

Archibus es una herramienta informática que ayuda a obtener  el perfil de  los activos desde el punto de vista operativo y financiero. Sus aplicaciones  integradas  están diseñadas para mejorar la eficiencia operativa y ayudar a tomar  las mejores decisiones estratégicas sobre los equipos. Esta herramienta permite la visualización, planificación, análisis y creación de informes y así obtener el mejor conocimiento operativo y mejor control sobre los costos. Además, ayuda a mantener un inventario preciso de los activos muebles y equipos.

Martínez señala que este tipo de software, son generadores de conciencia porque brinda mejores prácticas para  administrar y ahorrar de manera eficiente los recursos.

 

“Hay mucha energía en el TEC , lo más importante es tener la cabeza fría, que definan qué quieren a donde van y lo más importante es tener el compromiso”, César Martínez, Archibus. 

Pero, ¿cómo funciona la herramienta? Archibus es una plataforma cliente- servidor orientada a internet, con lo cual los usuarios sólo necesitarán un navegador web y una conexión de internet para acceder al sistema. El sistema contiene los siguientes dominios y funciones:

Imagen cortesía de Jorge Mario Tobón, representante local de la herramienta Archibus.

Asimismo, funciona de manera colaborativa a través de un esquema basado en roles en el cual cada uno tiene permisos y accesos solo a las funciones específicas.

Imagen cortesía de Jorge Mario Tobón, representante local de la herramienta Archibus.

Según el ingeniero Manuel Centeno, director del Departamento de Administración de Mantenimiento del TEC y participante de la capacitación, la iniciativa ha sido excelente.  

 

“Tenemos un plan piloto con el que vamos a iniciar y nos va ayudar mucho”, Ing. Manuel Centeno, director de Administración de Mantenimiento TEC. 

Beneficios

Según Jorge Mario Tobón, representante local de la herramienta, el TEC obtendrá los siguientes beneficios: minimiza el gasto innecesario del capital, mejora el proceso de toma de decisiones estratégicas, optimiza los niveles de servicio y eficiencia operativa, le permite controlar los activos con eficacia, estandariza y automatiza los procesos, crea informes con coherencia y rapidez. Además señala,  que al mismo tiempo, se podrán administrar las solicitudes que tengan las salas de reuniones u otros espacios de las infraestructuras.

"Nos enfocamos en la prevención para que la universidad siga funcionando, que siga cumpliendo  con su misión institucional, para que no afecte la calidad de los servicios que ofrece", Jorge Mario Tobón, representante local de Archibus. 

Según el vicerrector de Administración del TEC,  Humberto Villalta, “Archibus  nos viene a implementar un modelo  de gestión muy diferente  a lo que venimos haciendo  en la parte de infraestructura y sistemas, este software, además de llevar registros contables a nivel  financiero, trazabilidad a nivel de edificios  y en forma rápida, entre otros, va a facilitar el trabajo, para poder hacer una mejor gestión" .

Extensión

Por su parte, el ingeniero Luis Gómez Gutiérrez, docente de la carrera de Ingeniería en Mantenimiento Industrial y coordinador de este proyecto, mencionó que esta herramienta además de apoyar para la toma de decisiones institucionales también sirve en la enseñanza de los cursos de la carrera  y la extensión universitaria.

“Lo que pretendemos es llevar  el mensaje  porque hay un componente de extensión académica  que es que los estudiantes aprendan de la disciplina  y lo empiecen  a implementar. Esa es una de las partes visionales de la Institución, que es llevar el conocimiento nuevo a las empresas del país en los trabajos de graduación", puntualizó Gómez .

Un ejemplo de ello, es Joaquín Montero, estudiante de la carrera de Ingeniería en  Mantenimiento Industrial  quien quiere implementar el software: Archibus, como proyecto de graduación, en la  Oficina Central de Bomberos de Costa Rica.

“Me siento muy feliz de ver cómo el TEC ha ido trabajando en el modelo de gestión de activos, para mí, es una universidad pionera y ejemplar. Archibus, es una herramienta inspiradora  y gracias a ella me permitirá aplicar mis conocimientos en mi trabajo de graduación, el cuál lo realizaré en Bomberos de Costa Rica", Joaquín Montero, estudiante. 

Cabe recordar  que en el 2016, representantes de Archibus en compañía de la empresa Mecsoft, otorgaron una licencia al TEC para el uso de la solución tecnológica Archibus. 

Esta herramienta se puede visualizar desde los dispositivos móviles. Foto: Steven Moya Barrientos /OCM .