Capítulo 1 ASPECTOS GENERALES DEFINICIONES
Artículo 1
Para los efectos de este Reglamento se entiende por:
a. Autoridad superior administrativa: Rector del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
b. Aprobación presupuestaria interna: Proceso por medio del cual se conoce y estudia el contenido del presupuesto formulado o de las variaciones que se le presenten, en función de los objetivos y metas Institucionales, así como verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas que le son aplicables. Como resultado de este proceso, se emite mediante el acto administrativo establecido para el efecto, su aprobación o improbación, parcial o total, al presupuesto inicial y sus variaciones. Esta aprobación otorgará validez y eficacia jurídica, permitiendo su ejecución para el período respectivo, únicamente en aquellos casos en que no se requiera de la aprobación presupuestaria externa.
c. Aprobación presupuestaria externa: Proceso a cargo de la Contraloría General de la República, por medio del cual conoce, verifica y se pronuncia mediante acto razonado sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas aplicables al presupuesto inicial y sus variaciones, formuladas y aprobadas por los sujetos pasivos para el cumplimiento de sus objetivos y metas, otorgándole validez y eficacia jurídica y permitiendo su ejecución para el período respectivo.
d. Bloque de legalidad: Conjunto de normas jurídicas, escritas y no escritas, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública, el cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior, igual o inferior a ésta.
e. Clasificador de ingresos: Instrumento normativo que ordena y agrupa los recursos con que cuentan las entidades, en categorías homogéneas definidas en función de la naturaleza y características de las transacciones que dan origen a cada una de las fuentes de recursos.
f. Clasificador por objeto del gasto: Conjunto de cuentas de gastos, ordenadas y agrupadas de acuerdo con la naturaleza del bien o servicio que se esté adquiriendo o la operación financiera que se esté efectuando.
g. Jerarca: Superior jerárquico, unipersonal o colegiado del órgano o ente, quien ejerce la máxima autoridad en materia presupuestaria.
h. Modificación presupuestaria: Es toda aquella variación que se realice en los egresos presupuestados y que tenga por objeto disminuir o aumentar los diferentes conceptos de estos o incorporar otros que no habían sido considerados, sin que se altere el monto global del presupuesto aprobado.
i. Nivel de aprobación presupuestaria interna: Nivel de detalle de los ingresos y los egresos del presupuesto inicial y sus variaciones sobre el cual se ejerce la aprobación presupuestaria interna por parte el jerarca u órgano con la competencia necesaria para ello.
j. Presupuesto: Instrumento que expresa en términos financieros el plan operativo anual institucional, mediante la estimación de los ingresos y egresos necesarios para cumplir con los objetivos y las metas de los programas establecidos.
Artículo 2
Los conceptos y procedimientos relacionados con las solicitudes de modificaciones presupuestarias se regirán y aplicarán según el marco legal que afecta a la Institución. Dentro de estos se tiene: la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley General de Control Interno, los Lineamientos de la Contraloría General de la República (Circular No. 5826, Lineamientos según Oficio No.6950: L-1-2005-CO-DFOE) y su Reglamento sobre variaciones al presupuesto (R-1-2006-CO-DFOE), las cuales son de acatamiento obligatorio por parte del Rector, Vicerrector, Director de Sede, Consejo Institucional y todos los funcionarios.
Artículo 3
Toda solicitud de modificación al presupuesto debe tener el nombre y la firma del responsable y el sello de la Unidad Ejecutora.
Artículo 4
Toda modificación presupuestaria debe justificarse en función del Plan Anual Operativo (Política Específica, Objetivo General y Específico) e indicar la meta a la cual se está aportando. Debe justificar si se trata de un ajuste para operación o para iniciar, fortalecer o terminar un proyecto Institucional.
Artículo 5
El Departamento Financiero-Contable anualmente definirá el monto mínimo por Objeto del Gasto que debe tener toda solicitud de modificación presupuestaria.
Artículo 6
Las solicitudes de modificación al presupuesto que se requieran deben presentarse para su aplicación en el periodo que va de enero hasta la primera semana del mes de setiembre.
Capítulo 2 NIVELES DE APROBACIÓN
Artículo 7
El Rector, Vicerrector o Director de Sede, aprobarán, las solicitudes de modificación al presupuesto, cuando sean por un monto igual o inferior al 13% del tope máximo autorizado al Instituto por la Contraloría General de la República para Contratación Directa, por actividad en el trimestre.
Aquellas solicitudes de modificación presupuestaria que varíen recursos dentro del mismo programa, grupo y subpartida que superen el monto antes indicado pero que no impliquen variaciones al Plan Anual Operativo, podrán ser aprobadas por estos funcionarios.
En caso contrario dichas solicitudes deberán ser analizadas y aprobadas por el Consejo Institucional.
Artículo 8
Todas las modificaciones presupuestarias serán tramitadas por los encargados de las unidades ejecutoras. Para que sean aplicadas deben ser aprobadas por el responsable del programa correspondiente, bajo la siguiente estructura:
a. Rector: Aprobará las modificaciones propias del Programa 1: Administración, subprograma: Dirección Superior, que incluyan movimientos entre diferentes partidas, grupos y subpartidas. Además autoriza aquellas solicitudes de modificación al presupuesto que contengan variaciones entre programas.
b. Vicerrector y Director de Sede: aprobarán las modificaciones propias del programa correspondiente, que incluyan movimientos entre diferentes partidas, grupos y subpartidas, además de aquellas variaciones entre programas que afecten directamente el programa a su cargo. En lo que respecta a la aprobación de las solicitudes de modificación al presupuesto de las unidades ejecutoras del Programa 1: Administración, subprograma: Vicerrectoría de Administración, le corresponderá al Vicerrector(a) de Administración.
c. Director del Centro Académico: aprobará las modificaciones del Centro correspondiente que incluyan movimientos entre diferentes partidas, grupos y subpartidas. Aquellas variaciones entre programas que afecten directamente el subprograma a su cargo, deberán contar con la autorización del Vicerrector respectivo.
Artículo 9
Las modificaciones presupuestarias entre programas deben ser autorizadas por el Rector y Vicerrector o Director de Sede, respectivos.
Artículo 10
El Consejo Institucional, aprobará la aplicación de las solicitudes de modificación presupuestaria cuyos montos sean superiores a los autorizados al Rector, así como las solicitudes de modificación presupuestaria que afecten el Plan Anual Operativo.
Capítulo 3 CON RESPECTO A LOS PROGRAMAS
Artículo 11
Se podrán realizar modificaciones presupuestarias entre programas y dentro de un mismo programa, entre partidas y dentro de las mismas partidas, entre grupos y dentro de los mismos grupos y entre subpartidas de un mismo grupo o entre subpartidas de diferentes grupos, excepto cuando se trate de programas o actividades financiadas con recursos para un fin específico (actividades autosuficientes), en las cuales sólo se permitirá realizar las modificaciones dentro de la misma actividad.
Artículo 12
Los proyectos financiados con recursos externos deberán respetar el plan original establecido en el contrato o convenio de formalización del proyecto. Las modificaciones presupuestarias que se realicen a estas actividades deberán contar con la aprobación del ente financiero externo que brinda los recursos, salvo que se manifieste explícitamente en el Convenio la autorización respectiva, de variar el destino de los fondos.
Capítulo 4 CON RESPECTO A LAS PARTIDAS
Artículo 13
Las modificaciones presupuestarias se realizarán acatando el bloque de legalidad y de acuerdo con el mecanismo establecido por el Consejo Institucional, conforme a los siguientes lineamientos:
a. Serán partidas sujetas a modificación las partidas, las subpartidas y todos los grupos dentro de una misma partida, según el siguiente detalle:
a.1. Remuneraciones: (0.0.0.0): Serán sujetas de modificación todas las variaciones que afecten a esta partida. Respecto a los remanentes que se den, sólo se podrán disminuir del sobrante real que se haya originado como consecuencia de la ejecución del presupuesto, pero manteniendo los saldos necesarios para cumplir con las obligaciones por el resto del período. Estas podrán ser variadas a solicitud del Rector o del Vicerrector de Administración, con base en el estudio realizado por el Departamento de Recursos Humanos, siempre que no varíe el número de tiempos completos y el número de plazas aprobadas, según la Relación de Puestos. La ejecución de los recursos estará sujeta a la aprobación del Consejo Institucional.
a.2. Servicios (1.0.0.0): En el caso de las subpartidas pertenecientes al grupo de Mantenimiento y Reparación (1.8.0.0) podrán ser modificadas entre éstas pero no podrán ser utilizadas para atender otros gastos de operación.
a.3. Materiales y suministros (2.0.0.0).
a.4. Intereses y comisiones (3.0.0.0).
a.5. Activos financieros (4.0.0.0).
a.6. Bienes duraderos (5.0.0.0): Excepto cuando se trate de modificaciones presupuestarias que reduzcan la partida de bienes duraderos para financiar gastos de operación en actividades financiadas con fondos propios.
a.7. Transferencias corrientes (6.0.0.0): de la subpartida de indemnizaciones sólo se podrá disminuir el sobrante que se haya originado como consecuencia de la ejecución del presupuesto, pero manteniendo los saldos necesarios para cumplir con las obligaciones por el resto del período.
a.8. Transferencias de capital (7.0.0.0.): Serán sujetas de modificación todas las variaciones que afecten a esta partida. Respecto a los remanentes que se den, solo se podrá disminuir del sobrante real que se haya originado como consecuencia de la ejecución del presupuesto, pero manteniendo los saldos necesarios para cumplir con las obligaciones por el resto del periodo. Estas podrán ser variadas a solicitud del Rector o del Vicerrector de Administración, con base en el estudio realizado por Departamento de Recursos Humanos, siempre que no varíe el número de tiempos completos y el número de plazas aprobadas, según la Relación de Puestos. La ejecución de los recursos estará sujeta a la aprobación del Consejo Institucional.
a.9. Amortización (8.0.0.0.)
a.10. Cuentas especiales (9.0.0.0.)
Artículo 14
Ninguna partida institucional puede utilizarse para financiar gastos de operación, a menos que sea para dar contenido a partidas complementarias, o bien que sea una disminución temporal que pueda ser cubierta con un presupuesto extraordinario basado en fuentes de recursos demostrables.
Capítulo 5 CON RESPECTO AL CONTROL Y EVALUACIÓN
Artículo 15
El Rector y Vicerrectores serán responsables de cumplir con el marco legal aplicable a las variaciones del presupuesto y Plan Anual Operativo.
Artículo 16
El encargado de programa tendrá las siguientes responsabilidades:
a. Revisar el comportamiento de las partidas con el fin de asignar los montos efectivamente utilizados, con base en la ejecución.
b. Evaluar las modificaciones que realizan los centros de costo para detectar problemas en la estimación de presupuestos y en las partidas y montos que se acerquen más a la realidad de cada unidad ejecutora.
Capítulo 6 CON RESPECTO A SU TRÁMITE
Artículo 17
Las oficinas involucradas en el trámite de las solicitudes, serán:
a. Responsable de unidad ejecutora: Completa la solicitud de modificación al presupuesto en el formulario preparado para ese efecto.
b. Responsable del programa o subprograma: Aprueba la Solicitud de Modificación al Presupuesto, en los casos que le corresponda.
c. Departamento Financiero Contable:
c.1. Asesora y revisa lo correspondiente en materia presupuestaria. Aplicará la modificación presupuestaria los días 15 y 30 de cada mes, excepto en los meses de marzo, junio y setiembre en los que se aplicará un grupo en la primera semana y se presentará para aprobación del Consejo Institucional las solicitudes de modificación que correspondan.
Las solicitudes de modificación al presupuesto que ya fueron aprobadas por la Administración, deben ser presentadas para su conocimiento al Consejo Institucional a través del Informe de Modificación al Presupuesto en los meses de marzo, junio y setiembre, para su posterior envío a la Contraloría General de la República.
c.2. El Departamento Financiero-Contable deberá establecer las acciones pertinentes para el adecuado uso y actualización de los datos en el Sistema de Información sobre Presupuestos Públicos (SIPP) establecido por la Contraloría General de la República, para lo cual toda variación al presupuesto inicial, deberá ser incluida en dicho sistema, según los lineamientos y procedimientos establecidos en la normativa que al efecto haya dictado el órgano contralor.
d. Oficina de Planificación Institucional: Asesora y revisa el impacto en el Plan Anual Operativo. Prepara, cuando corresponda, las modificaciones al Plan Anual Operativo y lo presenta para su aprobación al Consejo Institucional para ser remitido a la Contraloría General de la República.
e. Auditoría Interna: Asesora a las instancias que correspondan para asegurar que la modificación presupuestaria se ajusta a los procedimientos establecidos por la administración y al resto del bloque de legalidad aplicable.
Reglamento aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2499, Artículo 12, del 8 de febrero del 2007(Gaceta No. 219)
