1. Marco de referencia
1.1 La formulación tendrá como marco de referencia el siguiente:
- Las Políticas Institucionales Generales y Específicas, serán el marco de referencia de la Rectoría, según lo establecido en el Artículo 26, incisos “q” y “z”, y Artículo 96, inciso “c” y Artículo 100 del Estatuto Orgánico, para presentar al Consejo Institucional el Plan Anual Operativo y Presupuesto.
- El cumplimiento de los principios presupuestarios (NTPP 4.1.1 y 4.1.3, entre otras)
- La Visión plurianual en el presupuesto institucional. El presupuesto institucional únicamente debe incluir los ingresos y gastos que se produzcan durante el año de su vigencia, estos deben estar acordes con proyecciones plurianuales de la gestión financiera que realice la Institución. (NTPP 2.2.5)
- No podrán financiarse gastos corrientes con ingresos de capital, salvo los casos autorizados en la normativa específica. (NTPP 2.2.9)
- Perspectiva de género, orientar sus esfuerzos en la ejecución del proceso presupuestario y de la planificación asociada, a lograr una equidad e igualdad de género, tanto en su desarrollo organizacional, como en la definición y el logro de los objetivos y metas establecidos para el cumplimiento de sus fines. (NTPP 2.2.10)
- Estimación de los ingresos. Las estimaciones de los ingresos del presupuesto se harán con base en métodos técnicos, matemáticos, financieros y estadísticos de común aceptación, considerando su composición y estacionalidad. (NTPP 4.1.4)
- Los resultados de la valoración de riesgos prevista en el artículo 14 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, así como las medidas adoptadas para su administración.”.
1.2 La formulación del PAO 2019 y su Presupuesto se sujetará al siguiente bloque de legalidad:
- La Ley Orgánica No. 4777 del 10 de junio de 1971 y sus reformas: No. 6321 del 27 de abril de 1979 y la No. 7480 del 28 de marzo de 1995.
- El Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
- La Segunda Convención Colectiva del Trabajo y sus Reformas.
- Los acuerdos vigentes del Consejo Institucional.
- Reglamento del Proceso de Planificación Institucional.
- Las Normas Técnicas Básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter Municipal y Bancos Públicos, de la Contraloría General de la República N-1-2007-CO-DFOE, publicado en la Gaceta No.58 del 22 de marzo de 2007 y sus reformas.
- Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE, R-DC-24-2012—Contraloría General de la República.—, del 27 de febrero de 2012 y sus reformas R-DC-064-2013.
- Ley 8131 de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (artículo 1, inciso d).
- Ley General de Control Interno N° 8292 del 31 de julio de 2002.
- Clasificador de Ingresos del Sector Público” Decreto N°. 31458-H, publicado en La Gaceta N°. 223 del 19 de noviembre del 2003 y “Clasificador por objeto del gasto del Sector Público” Decreto N°. 34325-H, publicado en La Gaceta N°. 38 del 22 de febrero del 2008.
- Otras leyes y normativas internas y externas vinculantes en esta materia.
2. Responsables del proceso
El proceso está bajo la responsabilidad de diversos actores para la formulación, presentación, aprobación, ejecución y evaluación del Plan Anual y Presupuesto de las dependencias. (Estatuto Orgánico, Artículo 26, inciso “z”; Artículo 32, incisos “k” y “o”; Artículo 59, inciso i, Artículo 63, inciso “e” y Artículo 79, inciso “m”)
3. Plan Anual Operativo preliminar
Una vez aprobadas las Políticas Específicas para el año 2019 y los indicadores de gestión por parte del Consejo Institucional, la Administración avalará las metas e iniciará el proceso de formulación del Plan Anual Operativo y el Presupuesto Ordinario.
Estas metas deben considerar y ser explícitas en tres niveles: la sustantiva y de operación, de desarrollo e inversión.
Esta primera formulación se constituye en el Plan Anual Operativo 2019 Preliminar, el cual permitirá iniciar la formulación presupuestaria. Este proceso permitirá cumplir con la norma NTPP 4.1.8: : “En la fase de formulación presupuestaria el titular subordinado responsable, debe establecer los mecanismos y parámetros que permitirán medir el cumplimiento de la planificación anual y faciliten la rendición de cuentas sobre la utilización de los recursos y los resultados alcanzados. Para lo anterior deben definirse indicadores de gestión y de resultados en función de los bienes y servicios que brinda la institución y las metas”.
Presupuesto institucional
4. De los ingresos
Disposiciones específicas para la formulación de los ingresos:
4.1 Las tarifas de “Alquiler de Edificios y Equipos” serán establecidas por el Vicerrector de Administración como fondo restringido y el ingreso correspondiente por este concepto serán estimados por el Departamento Financiero Contable con fundamento en las Metas del PAO 2019 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017.
4.2 Las tarifas por concepto de Servicios Estudiantiles que brinda el Departamento de Admisión y Registro, serán establecidas por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos y los ingresos por estos conceptos serán calculados por el Departamento Financiero Contable, con fundamento en las Metas del PAO 2019 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017.
4.3 Los ingresos de los rubros de: bienestar estudiantil, costo de matrícula, póliza del Instituto Nacional de Seguros, multas por el pago tardío de derechos de estudio y la proyección de la recuperación de préstamos estudiantiles, serán definidos por el Departamento Financiero Contable, con fundamento en las Metas del PAO 2019 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017. Lo anterior aplica para todos los estudiantes de programas académicos administrados por el ITCR, excepto aquellos que estén exonerados por normativa o convenio específico que contemple la póliza.
4.4 Los ingresos generados por el pago de la inscripción para la presentación del examen de admisión, serán calculados por el Departamento Financiero Contable, con base en el número esperado de inscripciones al examen de admisión, proporcionado por VIESA.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
4.5 Los ingresos por costo de crédito de Programas de Licenciaturas para Egresados, serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo a las Metas del PAO 2019 Preliminar, tomando como base los costos del año 2017, más el límite superior del porcentaje inflacionario estimado para el año 2019 por el Banco Central de Costa Rica y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
4.6 Los ingresos por costo de crédito de Programas de Posgrados administrados por el ITCR, serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo a las Metas del PAO 2019 Preliminar, tomando como base los costos del año 2017, más el límite superior del porcentaje inflacionario estimado para el año 2019 por el Banco Central y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
4.7 Los ingresos por concepto del Curso de Verano 2018-2019, serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo a las Metas del PAO 2019 Preliminar, usando como base de cobro el 67% del valor ordinario de crédito vigente de cursos impartidos en los periodos ordinarios en el año 2018.
4.8 Los ingresos por superávit proyectados serán definidos por el Rector, con la asesoría del Consejo de Rectoría si la considera necesaria, con base en la propuesta elaborada por el Vicerrector de Administración, a partir de la información aportada por el Departamento Financiero Contable.
4.9 Los ingresos por venta de bienes y servicios serán estimados por los responsables de cada uno de ellos, con base en las metas del PAO 2019 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017, en caso de haber estado activo en dicho año.
4.10 Los ingresos del Laboratorio Institucional de Micro Computadoras (LAIMI), serán estimados por el DATIC, con base en las metas del PAO 2019 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2017.
4.11 Los ingresos específicos se incorporarán con base en los montos incluidos en el Presupuesto Ordinario de la República, las certificaciones que aporten las instituciones que realicen la transferencia de los fondos y los convenios o contratos de incentivos suscritos por el Instituto,
4.12 Los ingresos por recursos provenientes del Fondo Especial para el Financiamiento de la Educación Superior (FEES), el cual se calculará con base en los montos que se incluyan en el Presupuesto Ordinario de la República, y la distribución aprobada por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE), o en su defecto, se presupuestará con base en la proyección realizada por el Departamento Financiero Contable del Instituto, siguiendo los parámetros que indique la Rectoría
4.13 Los ingresos provenientes del Fondo del Sistema se incorporarán de acuerdo con la distribución aprobada por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE), con el aval de la Rectoría. En el caso de no existir información oportuna, se incorporarán los recursos en un Presupuesto Extraordinario.
4.14 “Servicios de Proyectos Fondos Mixtos”, esta actividad la realiza la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Corresponde al desarrollo de actividades de investigación bajo la suscripción de convenios o contratos de incentivos –no contratación administrativa-, por lo que corresponde a esa Vicerrectoría realizar su estimación.
4.15 Los ingresos derivados de la aplicación de convenios activos serán incorporados por la Vicerrectoría de Administración, de acuerdo con lo establecido en cada uno de los convenios, lo anterior por tratarse de recursos específicos.
4.16 Los ingresos por recursos del Fondo de Desarrollo Institucional se incorporan según la información certificada proporcionada por la FUNDATEC.
4.17 La estimación de otros ingresos estará a cargo de la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto, con el aval del Vicerrector(a) de Administración.
5. De los egresos
Disposiciones específicas para la formulación de los egresos:
5.1 La asignación de recursos estará sustentada en las metas del PAO 2019 preliminar y en la ejecución presupuestaria de cada Unidad Ejecutora y las prioridades definidas por el Consejo Institucional.
5.2 Los fondos restringidos y específicos serán recursos financieros asignados a un programa o proyecto específico; los mismos deberán ser liquidados durante el periodo presupuestado y la no ejecución debe estimarse como superávit, reasignado en el presupuesto del siguiente periodo al mismo fondo en inversión. Los Fondos Restringidos y Fondos Específicos se entenderán según la definición incluida en el Reglamento para la Aplicación de Modificaciones Presupuestarias en el ITCR, en el artículo 2 Definiciones, modificado por el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 3017, Artículo 10, del 05 de abril de 2017. Publicado en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica No.464 del 07 de abril del 2017, que dice:
Fondos Restringidos: Son recursos que se han asignado y catalogado como restringidos mediante un acuerdo del Consejo Institucional. Los recursos de dichos fondos deben ser utilizados de manera exclusiva según indica el citado acuerdo, atendiendo los planteamientos y objetivos ahí definidos.
Fondos Específicos: Son recursos que se han asignado y catalogado como específicos, dado que provienen de diversas leyes nacionales. Los recursos deben ser utilizados de manera exclusiva según se indica en la ley, atendiendo los planteamientos y objetivos ahí definidos
5.3 El total de la partida de Remuneraciones incluyendo los Fondos Restringidos y Fondos Específicos será definida de la siguiente forma:
a) La relación de no mayor a 87% debe ser masa salarial FEES entre FEES Institucional.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
b) Las plazas financiadas con fondos restringidos y cualquier otra actividad autofinanciable estarán justificadas según las metas del PAO 2019 preliminar.
c) Las subpartidas de tiempo extraordinario y dedicación exclusiva, deben ser estimadas según metas a alcanzar.
d) Se presupuestará una previsión de nuevos pasos de categoría y cambios en grados y posgrados, dedicación exclusiva, estudios de puestos, según la proyección que haga la Vicerrectoría de Administración.
e) Solo se incluirán las plazas nuevas, expresamente autorizadas por el Consejo Institucional, previo análisis de disponibilidad presupuestaria.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
f) Las plazas temporales sólo serán incluidas en el presupuesto, si son expresamente renovadas o modificadas (reconvertidas) por el Consejo Institucional.
g) La previsión necesaria para atender el pago de los profesores que imparten cursos de verano, se realiza según el detalle presentado por la Vicerrectoría de Docencia.
h) Proyección del recurso para los Programas Académicos en autoevaluación, acreditación y reacreditación.
i) La licencia sabática respaldado en el Artículo 19 del Reglamento Licencia Sabática, no tendrá contenido presupuestario. (Nuevo)
Inciso incluido en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.4 La previsión del pago de prestaciones legales e indemnizaciones se debe realizar, según las estimaciones de la Vicerrectoría de Administración.
5.5 Las obras de infraestructura, equipamiento y desarrollo de sistemas de información, podrán realizarse por medio de otras fuentes de financiamiento, de acuerdo con las propuestas elaboradas por la Rectoría y aprobadas por el Consejo Institucional. Explicitando las contrapartidas institucionales si las hubiera.
5.6 Los recursos presupuestarios para becas y capacitación de funcionarios, se definirán de acuerdo con los siguientes términos:
a) Las siguientes instancias tendrán un fondo especial asignado: El Centro Desarrollo Académico para atender las actividades de formación docente y la Auditoría Interna. La cuantificación estará en función de las metas y comportamiento de las ejecuciones presupuestarias.
Se elimina el rubro del Consejo Institucional.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
b) Las siguientes instancias tendrán un fondo especial asignado: El Centro Desarrollo Académico, la Auditoría Interna y el Consejo Institucional. La cuantificación estará en función de las metas y comportamiento de las ejecuciones presupuestarias y está incluidas en el Plan Táctico de Capacitación y Becas Institucional, vigente.
c) Las actividades financiadas con fondos especiales y/o autosuficientes, manejarán en forma independiente el presupuesto, en las sub-partidas correspondientes, previa aprobación en el Plan Táctico de Capacitación Institucional, siempre y cuando esta disposición no se contraponga a la norma que da la especificidad a estos recursos.
5.7 La totalidad de los recursos del Fondo de Desarrollo Institucional, serán presupuestados para el desarrollo de la investigación y la extensión del Instituto. El superávit resultante del FDI será utilizado para la inversión estratégica de los proyectos, a propuesta del Consejo de Investigación y Extensión.
5.8 Los eventos oficiales serán considerados como actividades protocolarias, siempre que sean incorporadas dentro del Calendario Institucional, o cuenten con la declaración de actividades de interés institucional, según procedimiento establecido. El cálculo estará en función de las metas del PAO 2019 preliminar a alcanzar y la revisión del comportamiento en la ejecución presupuestaria y estimados por la Vicerrectoría de Administración.
5.9 Los recursos presupuestarios correspondientes al Mantenimiento y Reparación de Edificios serán asignados al Departamento de Administración de Mantenimiento, la Dirección Administrativa de las diferentes Sedes y Dirección de los Centros Académicos, de acuerdo con el Plan Táctico de Mantenimiento Institucional. El cálculo estará en función de las metas del PAO 2019 preliminar a alcanzar y la revisión del comportamiento en la ejecución presupuestaria y estimados por la Vicerrectoría de Administración.
5.10 Se mantendrá el presupuesto a la VIE, con una asignación equivalente al 2.5% de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES Institucional, la cual será utilizada para financiar el desarrollo de la investigación, la extensión y los programas de posgrado. Este fondo será administrado por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión y se considerará de carácter restringido. Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2019 preliminar.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.11 Se mantendrá el presupuesto para el fortalecimiento de la extensión y los programas de posgrado, con una asignación equivalente al 0,75% de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES Institucional, monto que se destinará a la extensión y será administrado por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Dichos recursos se considerarán un fondo restringido y serán controlados de forma independiente al inciso anterior. Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2019 preliminar.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.12 Se disminuye el presupuesto para los sistemas de información con una asignación equivalente al 0.5% de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES utilizada en la relación Masa Salarial/FEES Institucional mencionada anteriormente, para financiar la automatización y mejora de procesos mediante la utilización de sistemas de información. Estos recursos serán priorizados y administrados por el Comité Estratégico de Tecnologías de Información y se considerarán un fondo restringido. Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2019 preliminar.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.13 Se disminuye el presupuesto, para el modelo de la excelencia en la gestión, con una previsión equivalente a 25 millones de colones, de los recursos transferidos por el FEES. Serán administrados por la Oficina de Planificación Institucional, para financiar los proyectos de mejora en todas las dependencias involucradas en el modelo de excelencia en la gestión. Se establece como un fondo restringido, a partir de un Plan de Acción, aprobado por el Consejo Institucional.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.14 La asignación de reservas para las iniciativas de proyectos de investigación, extensión y desarrollo tecnológico que contengan un financiamiento externo, se atenderán según disponibilidad presupuestaria.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.15 Se mantendrá el acuerdo de incremento del Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil, pasando del 1% al 0.65% y deberá representar un mínimo del 6.65% del FEES Institucional. Este Fondo incluye el bono alimentario, para los centros académicos y será administrado por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos. Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2019 preliminar.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.16 Se elimina, al ser incorporado en el 6.65% del inciso anterior.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.17 Los recursos presupuestarios para atender las necesidades del Comité de Examen de Admisión se mantienen en el presupuesto institucional como actividad ordinaria y no de forma restringida.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.18 Las transferencias a la Federación de Estudiantes del Tecnológico, se calcularán tomando como base el Acuerdo del Consejo Institucional de la Sesión 2943, Artículo 10 del 21 de octubre del 2015.
5.19 El presupuesto de operación se define con base en la negociación del FEES, por parte de la Administración.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.20 Las partidas institucionales mantendrán el monto asignado para el año 2018, definido por la Vicerrectoría de Administración.
5.21 La estimación de los montos correspondientes para el pago de “Dietas”, y la previsión para el aumento anual, se calcula de conformidad con el índice de inflación que determine el Banco Central de Costa Rica, según la ley 7138.
5.22 La estimación de los montos correspondientes para el pago de “Dietas”, se calcula de conformidad con la normativa aplicable al pago de las mismas.
El monto de las dietas que se reconoce a los Miembros del Consejo Institucional (estudiantes y egresado) y al Representante de la Comunidad Nacional en la Editorial Tecnológica se calculará según lo dispuesto en la Ley 7138, o sea incremento por porcentaje de inflación.
Las dietas que se reconocen a los Miembros Estudiantes en el Directorio de la AIR y de la Comisión Organizadora del Congreso, se calculará según lo dispuesto por el Consejo Institucional, en los acuerdos de la Sesión Ordinaria 3063, artículo 9 y de la Sesión Ordinaria 3070, artículo 10.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.23 Se destinarán los recursos para atender la Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, No. 7600 y la Ley de Patrimonio Histórico-Arquitectónico de Costa Rica, No. 7555.
Los recursos correspondientes a la aplicación de otras leyes, se asignarán según disponibilidad presupuestaria.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
5.24 Los montos asignados a los proyectos de inversión, se estimarán a partir de las metas del PAO 2019 preliminar.
5.25 Se disminuye a 127 millones de colones la partida para atender la autoevaluación, la acreditación y la reacreditación de los programas académicos, suma que será administrada por la Vicerrectoría de Docencia.
Inciso modificado en Sesión Ordinaria No. 3086, Artículo 10, del 05 de setiembre de 2018. Gaceta No. 524, del 06 de setiembre de 2018.
Aprobado en Sesión 3070, Artículo 9, del 17 de mayo de 2018.
