1. Marco de Referencia
1.1. La formulación del PAO 2020 y su Presupuesto se sujetará con el siguiente bloque de legalidad:
- La Ley Orgánica No. 4777 del 10 de junio de 1971 y sus reformas: No. 6321 del 27 de abril de 1979 y la No. 7480 del 28 de marzo de 1995.
- El Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
- La Segunda Convención Colectiva del Trabajo y sus Reformas.
- Los acuerdos vigentes del Consejo Institucional.
- Reglamento del Proceso de Planificación Institucional.
- Las Normas Técnicas Básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter Municipal y Bancos Públicos, de la Contraloría General de la República N-1-2007-CO-DFOE, publicado en la Gaceta No.58 del 22 de marzo de 2007 y sus reformas.
- Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE, R-DC-24-2012 —Contraloría General de la República. — del 27 de febrero de 2012 y sus reformas R-DC-064-2013.
- Ley 8131 de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (artículo 1, inciso d).
- Ley General de Control Interno N° 8292 del 31 de julio de 2002.
- Clasificador de Ingresos del Sector Público” Decreto N°. 31458-H, publicado en La Gaceta N°. 223 del 19 de noviembre del 2003 y “Clasificador por objeto del gasto del Sector Público” Decreto N°. 34325-H, publicado en La Gaceta N°. 38 del 22 de febrero del 2008.
- Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado
- Otras leyes y normativas internas y externas vinculantes en esta materia.
2. Responsables del proceso
El proceso está bajo la responsabilidad de diversos actores para la formulación, presentación, aprobación, ejecución y evaluación del Plan Anual y Presupuesto de las dependencias.
(Estatuto Orgánico)
- Artículo 18.”Son funciones del Consejo Institucional” incisos “a y b”
- Artículo 26. Son funciones del Rector “inciso “z”
- Artículo 32. Son funciones generales de los Vicerrectores(as): incisos “k” y “o”
- Artículo 59. Son Funciones del Director del Departamento Académico: inciso “i”
- Artículo 63. Son funciones del Director de Departamento de apoyo académico: inciso “e”
- Artículo 79. Son funciones del Director de Campus Tecnológico Local. inciso “m
3. Plan Anual Operativo preliminar
Una vez aprobadas las Políticas Específicas para el año 2020 y conocidos los indicadores de gestión por parte del Consejo Institucional, la Administración realizará una formulación preliminar de las metas que serán presentadas para su aprobación al Consejo Institucional.
Estas metas deben considerar y ser explícitas en tres niveles: la sustantiva y de operación, de desarrollo e inversión.
Esta primera formulación se constituye en el Plan Anual Operativo 2020 Preliminar, el cual permitirá iniciar la formulación presupuestaria. Este proceso permitirá cumplir con la norma NTPP 4.1.8: “En la fase de formulación presupuestaria el titular subordinado responsable, debe establecer los mecanismos y parámetros que permitirán medir el cumplimiento de la planificación anual y faciliten la rendición de cuentas sobre la utilización de los recursos y los resultados alcanzados. Para lo anterior deben definirse indicadores de gestión y de resultados en función de los bienes y servicios que brinda la institución y las metas”.
PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
4. DE LOS INGRESOS
Disposiciones específicas para la formulación de los ingresos deben fundamentarse técnicamente las estimaciones respecto a su congruencia con la información que se propone en el proyecto de presupuesto, según lo señalan las normas Técnicas de Presupuesto Público[1] 4.1.3.i y 4.1.4.:
4.1 Las tarifas por concepto de Servicios Estudiantiles que brinda el Departamento de Admisión y Registro, serán establecidas por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos en conjunto con el Departamento Financiero Contable, con fundamento en las Metas del PAO 2020 Preliminar, relacionadas con matrícula estudiantil y el comportamiento de la ejecución presupuestaria al año 2018.
4.2 Los ingresos de los rubros de: bienestar estudiantil, costo de matrícula, póliza del Instituto Nacional de Seguros, multas por el pago tardío de derechos de estudio y la proyección de la recuperación de préstamos estudiantiles, serán definidos por el Departamento Financiero Contable, con fundamento en las Metas del PAO 2020 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria al año 2018. Lo anterior aplica para todos los estudiantes de programas académicos administrados por el ITCR, excepto aquellos que estén exonerados por normativa o convenio específico que contemple la póliza.
4.3 Los ingresos generados por el pago de la inscripción para la presentación del examen de admisión, serán calculados por el Departamento Financiero Contable, con base en el número esperado de inscripciones al examen de admisión, proporcionado por VIESA.
4.4 Los ingresos por costo de crédito de Programas de Bachillerato y Licenciatura Continua, serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo a las Metas del PAO 2020 Preliminar, tomando como base los costos del año 2019, más el límite superior del porcentaje inflacionario estimado para el año 2020 por el Banco Central de Costa Rica.
4.5 Los ingresos por costo de crédito de Programas de Licenciaturas para Egresados, serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo a las Metas del PAO 2020 Preliminar, tomando como base los costos del año 2019, más el límite superior del porcentaje inflacionario estimado para el año 2020 por el Banco Central de Costa Rica.
4.6 Los ingresos por costo de crédito de Programas de Posgrados administrados por el ITCR, serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo a las Metas del PAO 2020 Preliminar, tomando como base los costos del año 2019, más el límite superior del porcentaje inflacionario estimado para el año 2020 por el Banco Central de Costa Rica.
4.7 Los ingresos por concepto del Curso de Verano 2019-2020, serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo con las Metas del PAO 2020 Preliminar, usando como base de cobro el 67% del valor ordinario de crédito vigente de cursos impartidos en los periodos ordinarios en el año 2019.
4.8 Los ingresos por superávit proyectados, serán definidos por el Rector, con base en la propuesta elaborada por la Vicerrectoría de Administración, a partir de la información aportada por el Departamento Financiero Contable.
4.9 Los ingresos por venta de bienes y servicios serán estimados por los responsables de cada uno de ellos, con base en las metas del PAO 2020 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2018, en caso de haber estado activo en dicho año.
4.10 Los ingresos de los Laboratorios Institucionales de Micro Computadoras (LAIMI), serán estimados por el DATIC, con base en las metas del PAO 2020 Preliminar y el comportamiento de la ejecución presupuestaria del año 2018.
4.11 Los ingresos específicos se incorporarán con base en los montos incluidos en el Presupuesto Ordinario de la República, las certificaciones que aporten las instituciones que realicen la transferencia de los fondos y los convenios o contratos de incentivos suscritos por el Instituto.
4.12 Los ingresos por recursos provenientes del Fondo Especial para el Financiamiento de la Educación Superior (FEES), el cual se calculará con base en los montos que se incluyan en el Presupuesto Ordinario de la República, y la distribución aprobada por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE), o en su defecto, se presupuestará con base en la proyección realizada por el Departamento Financiero Contable del Instituto, siguiendo los parámetros que indique la Rectoría.
4.13 Los ingresos provenientes del Fondo del Sistema se incorporarán de acuerdo con la distribución aprobada por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE), con el aval de la Rectoría, o en su defecto, se presupuestará con base en la proyección realizada por el Departamento Financiero Contable del Instituto, siguiendo los parámetros que indique la Rectoría.
4.14 Los ingresos por “Servicios de Proyectos Fondos Mixtos”, serán proyectados por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión y corresponde al desarrollo de actividades de investigación, extensión o acción social, bajo la suscripción de convenios o contratos de incentivos –no contratación administrativa.
4.15 Los ingresos derivados de la aplicación de convenios activos serán incorporados por la Vicerrectoría de Administración, de acuerdo con lo establecido en cada uno de los convenios, lo anterior por tratarse de recursos específicos.
4.16 Los ingresos por recursos del Fondo de Desarrollo Institucional se incorporan según la información certificada proporcionada por la FUNDATEC.
4.17 La estimación de otros ingresos estará a cargo del Departamento Financiero Contable, con el aval de la Dirección de la Vicerrectoría de Administración.
4.18 Para la elaboración de escenarios de proyección presupuestaria, los ingresos provenientes del FEES, serán iguales a los calculados en el 2019.
5. DE LOS EGRESOS
Disposiciones específicas para la formulación de los egresos:
5.1 La asignación de recursos en las partidas y en las Unidades Ejecutoras, estarán sustentadas en las metas del PAO 2020 preliminar, en las ejecuciones presupuestarias y las prioridades definidas por la Rectoría y el Consejo Institucional.
5.2 Los fondos restringidos y específicos serán recursos financieros asignados a un programa o proyecto específico; los mismos deberán ser liquidados durante el periodo presupuestado y la no ejecución debe estimarse como superávit, reasignado en el presupuesto del siguiente periodo al mismo fondo en inversión. Los Fondos Restringidos y Fondos Específicos se entenderán según la definición incluida en el Reglamento para la Aplicación de Modificaciones Presupuestarias en el ITCR, en el artículo 2 Definiciones, modificado por el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 3017, Artículo 10, del 05 de abril de 2017. Publicado en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica No.464 del 07 de abril del 2017
5.3 El total de la partida de Remuneraciones incluyendo los Fondos Restringidos y Fondos Específicos será establecida por el departamento de Recursos Humanos de la siguiente forma:
a. Mantener una relación entre la masa salarial FEES y el FEES Institucional, no mayor al 90%, según los criterios que la Rectoría presente al Consejo Institucional.
Inciso modificado en Sesión 3135, Artículo 7, del 11 de setiembre de 2019. Publicado en Gaceta No. 584, del 12 de setiembre de 2019
b. Las plazas financiadas con fondos restringidos y específicos estarán justificadas con las metas del PAO 2020 preliminar.
Modificado en Sesión Ordinaria No. 3118, Artículo 14, del 22 de mayo de 2019. Publicado en la Gaceta No. 561, del 23 de mayo de 2019
c. La subpartida de tiempo extraordinario será estimada según meta y ejecuciones presupuestarias.
d. La subpartida de dedicación exclusiva mantendrá el presupuesto del 2019.
e. La subpartida de recargos será presupuestada por la Vicerrectoría de Docencia según metas a alcanzar del PAO 2020 preliminar.
f. Se presupuestará una previsión de nuevos pasos de categoría y cambios en grados y posgrados, estudios de puestos, según el estudio de proyección que se realice.
g. Solo se incluirán las plazas nuevas, solicitadas por la Rectoría y autorizadas por el Consejo Institucional, previo análisis de sostenibilidad económica.
h. Las plazas temporales serán incluidas en el presupuesto, si fueron solicitadas por la Rectoría y autorizadas por el Consejo Institucional, previo análisis de sostenibilidad económica.
i. La previsión necesaria para atender el pago de los profesores que imparten cursos de verano, se realizará según la propuesta que debe presentar la Vicerrectoría de Docencia ante el Consejo Institucional, asegurando la cobertura de todos los Campus y Centros Académicos.
j. La proyección del recurso para el programa de evaluación del desempeño de docentes, serán definidos por el Departamento de Recursos Humanos y avalados por la Vicerrectoría de Administración.
k. La licencia sabática respaldada en el Artículo 19 del Reglamento Licencia Sabática, no tendrá contenido presupuestario durante el 2020.
l. El detalle de cada subpartida de Remuneraciones será estimada por el Departamento de Recursos Humanos considerando las ejecuciones presupuestarias, los nuevos requerimientos enviados por Rectoría y la estimación de aumento salarial enviada por el Vicerrector de Administración.
5.4. La previsión del pago de prestaciones legales se debe calcular, de acuerdo con los estudios de proyecciones y estimaciones realizados por el Departamento de Recursos Humanos y avalados por la Vicerrectoría de Administración.
5.5. La previsión del pago de las indemnizaciones se debe calcular, de acuerdo con estimaciones de la oficina legal y avalados por la Vicerrectoría de Administración.
5.6. Las obras de infraestructura, podrán realizarse por medio de otras fuentes de financiamiento, de acuerdo con las propuestas elaboradas por la Rectoría atendiendo el Plan Maestro de los campus tecnológicos y centros académicos que estén aprobados.
5.7. El equipamiento podrán adquirirse por medio de otras fuentes de financiamiento, de acuerdo con las propuestas elaboradas por la Rectoría atendiendo el Plan Táctico de Equipamiento y aprobadas por el Consejo Institucional. Explicando las contrapartidas institucionales si las hubiera.
5.8. El desarrollo de sistemas de información, podrán realizarse por medio de otras fuentes de financiamiento, de acuerdo con las propuestas elaboradas por la Rectoría y aprobadas por el CETI y el Consejo Institucional. Explicando las contrapartidas institucionales si las hubiera.
5.9. Los recursos presupuestarios para becas y capacitación de funcionarios, se definirán de acuerdo con los siguientes términos:
a. Al Comité de Becas y al Programa de Capacitación Interna se le asignará un monto de acuerdo con la disponibilidad de recursos para la atención institucional. La cuantificación estará en función de las metas incorporadas en el PAO 2020 preliminares en becas y en capacitación, las que deben contemplar la atención de todos los Campus Tecnológicos y Centros Académicos.
b. El Centro Desarrollo Académico tendrán un fondo especial para capacitación asignado para atender las actividades de formación docente. La cuantificación, es responsabilidad de esta Unidad, en función de criterios, disponibilidad presupuestaria, metas incorporadas en el PAO Preliminar 2020.
c. Las actividades financiadas con fondos específicos y autosuficientes se manejarán en forma independiente el presupuesto, en las sub-partidas correspondientes vinculadas a las meta del PAO Preliminar 2020, siempre y cuando esta disposición no se contraponga a la norma que da la especificidad a estos recursos.
d. Los fondos generados por las diferentes unidades ejecutoras a través del FDU, deberán estar vinculados a las metas del PAO 2020 preliminar. Su aplicación debe estar acorde con el Reglamento de Becas para Funcionarios del ITCR.
e. La Auditoría Interna tendrá los recursos requeridos para atender las necesidades de su Plan Táctico de capacitación. La cuantificación de estos recursos estará en función de las metas incorporadas en el PAO preliminar 2020 y la disponibilidad presupuestaria institucional.
Modificado en Sesión Ordinaria No. 3118, Artículo 14, del 22 de mayo de 2019. Publicado en la Gaceta No. 561, del 23 de mayo de 2019
5.10 La totalidad de los recursos del Fondo de Desarrollo Institucional, serán fondos restringidos y presupuestados de la siguiente manera después de la asignación respectiva al Fondo Solidario Postgrado (FSPO): 30% para atender los servicios de mantenimiento en equipo y edificios dedicados a la investigación y extensión, y el otro 70% para los proyectos de investigación y la extensión de la institución. El superávit resultante del FDI será utilizado para la inversión a propuesta de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión.
Modificado en Sesión Ordinaria No. 3118, Artículo 14, del 22 de mayo de 2019. Publicado en la Gaceta No. 561, del 23 de mayo de 2019
5.11 Los eventos oficiales serán considerados como actividades protocolarias, siempre que sean incorporadas dentro del Calendario Institucional, o cuenten con la declaración de actividades de interés institucional, según procedimiento establecido. El cálculo estará en función de las metas a alcanzar del PAO 2020 preliminar y la revisión del comportamiento en la ejecución presupuestaria y estimados por la Vicerrectoría de Administración.
5.12 Los recursos presupuestarios correspondientes al Mantenimiento y Reparación de Edificios serán asignados al Departamento de Administración de Mantenimiento, la Dirección Administrativa de los diferentes Campus Tecnológicos y Dirección de los Centros Académicos, de acuerdo con las metas PAO 2020 preliminar y a la disponibilidad de recursos.
5.13 Se mantendrá el presupuesto a la VIE, con una asignación equivalente al 2.5% de la transferencia del FEES (de acuerdo con la disponibilidad de recursos), para financiar el desarrollo de la investigación y la extensión.
Este fondo debe considerar el aporte de 100 millones de colones por concepto de licenciamiento de las bases de datos de la Biblioteca. Será administrado por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión y se considerará de carácter restringido. Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2020 preliminar.
Inciso modificado en Sesión 3135, Artículo 7, del 11 de setiembre de 2019. Publicado en Gaceta No. 584, del 12 de setiembre de 2019
5.14 Se mantendrá el presupuesto para el fortalecimiento de la extensión y los programas de posgrado, con una asignación equivalente al 0,75% de los recursos transferidos por el FEES (de acuerdo con la disponibilidad de recursos), la misma cifra del FEES Institucional, monto que se destinará a la extensión y será administrado por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Dichos recursos se considerarán un fondo restringido y serán controlados de forma independiente al inciso anterior. Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2020 preliminar.
5.15 La reserva para automatización y mejora de procesos institucionales en tecnologías de información, se mantendrá únicamente con el monto disponible de los recursos asignados en periodos anteriores.
Inciso modificado en Sesión 3135, Artículo 7, del 11 de setiembre de 2019. Publicado en Gaceta No. 584, del 12 de setiembre de 2019
5.16 Las estimaciones presupuestarias, para las iniciativas de proyectos de investigación, extensión y desarrollo tecnológico que contengan un financiamiento externo, se atenderán según el nivel de avance de negociación de cada iniciativa.
5.17 Se mantendrá el acuerdo del 7% del FEES Institucional, para el Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil. Este Fondo será administrado por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos. Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2020 preliminar.
5.18 Los recursos presupuestarios para atender las necesidades del Comité de Examen de Admisión se mantienen en el presupuesto institucional como actividad ordinaria y no de forma restringida.
5.19 Las transferencias a la Federación de Estudiantes del Tecnológico, se calcularán tomando como base el Acuerdo del Consejo Institucional de la Sesión 2943, Artículo 10 del 21 de octubre del 2015 y modificado en la Sesión No. 3090, Artículo 12 del 04 de octubre del 2018.
5.20 El presupuesto de operación inicial será establecido por cada Unidad Ejecutora considerando la ejecución 2018, con base en las metas definidas en el PAO 2020 Preliminar. Posteriormente, el Departamento Financiero Contable en conjunto con la Vicerrectoría de Administración, analizará la disponibilidad de recursos, recomendará a cada Vicerrectoría, Direcciones de Campus y Centros Académicos el ajuste correspondiente.
5.21 Las partidas institucionales serán asignadas de acuerdo a la disponibilidad de recursos con los requerimientos proyectados por el Departamento Financiero Contable y la Vicerrectoría de Administración, según prioridades establecidas por cada Vicerrectoría, Direcciones de Campus y Centros Académicos.
5.22 La estimación del monto por el pago de las dietas que se le reconoce a los miembros del Consejo Institucional (estudiantes y egresado) y al Representante de la Comunidad Nacional en la Editorial Tecnológica se calculará según lo dispuesto en la Ley 7138, o sea incremento por porcentaje de inflación.
5.23 La estimación de las transferencias a AFITEC, ATIPTEC y ADERTEC, se harán de acuerdo con la normativa interna y externa respectiva.
5.24 Las dietas que se reconocen a los miembros Estudiantiles en el Directorio de la AIR se calculará según lo dispuesto por el Consejo Institucional, en los acuerdos de la Sesión Ordinaria 3063, artículo 9.
5.25 Se asignará un monto de 2,3 millones para atender la Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, No. 7600 y la Ley de Patrimonio Histórico-Arquitectónico de Costa Rica, No. 7555. Los recursos correspondientes a la aplicación de otras leyes, se asignarán según disponibilidad presupuestaria.
5.26 Los montos asignados a los proyectos de inversión, se estimarán a partir de las metas del PAO 2020 preliminar.
5.27 Se asignará un monto de 100 millones de colones para atender el programa de autoevaluación y reacreditación de los programas académicos, suma que será administrada por la Vicerrectoría de Docencia.
5.28 La partida de Otros servicios de gestión y apoyo, se calculará en función de las metas del PAO 2020 preliminar
[1] N-1-2012-DC-DFOE, del 27 de febrero de 2012, publicada en el Alcance Núm. 39, a La Gaceta Núm. 64, del 29 de marzo del 2012.
Aprobado en Sesión Ordinaria No. 3111, Artículo 13, del 20 de marzo de 2019. Publicado en Gaceta No. 550, del 25 de marzo de 2019.
