Desarrollo de software de gestión para agilizar procesos.

La simplificación de procesos así como brindar mejor información con trámites que sean principalmente en línea son parte de las acciones que se encuentra desarrollando el Departamento de Admisión y Registro mediante varios proyectos de actualización de sistemas informáticos.

La plataforma de matrícula es uno de los sistemas que ha logrado la simplificación de procesos gracias a su automatización y con características que serán implementadas en una segunda versión que mejorarán aun más otros procesos. “Para las inclusiones se tiene proyectado dejar atrás el papel y hacer todo el trámite mediante el sistema; desde la solicitud por parte del estudiante hasta la aprobación por parte del director respectivo de Escuela” destacó el Director del Departamento de Admisión y Registro del TEC, Geovanni Rojas.

Para esta matrícula un 91% de los estudiantes realizó la matrícula vía web y tan sólo un 9% lo realizó presencialmente lo que demuestra que cada vez más estudiantes prefieren esta metodología para realizar dicho trámite.

De la mano de esta nueva versión y como uno de los proyectos que se está ejecutando con el Banco Mundial, se desarrollará además un sistema de rendimiento que dará la posibilidad de manejar las actas de manera digital e información totalmente certificada y validada mediante el uso de la firma digital.

Asimismo, el contar con un software que facilite aun más el proceso de admisión será parte de esta transformación de desarrollo en la que la virtualización total del proceso para los postulantes será una realidad. El sistema les brindará la capacidad de tener todos los elementos centralizados en un solo sitio.

De esta forma, se ofrecerá mejor información para el estudiante así como la eliminación del papel y las visitas ya que incluirá materiales didácticos que preparan a los estudiantes para este proceso. Todo ello de la mano de un mejor aprovechamiento de las tecnologías de información y comunicación.

Estos proyectos se trabajarán mediante licitaciones ya que son proyectos que se manejan con fondos del Banco Mundial. Para esto se ha hecho ya un proceso previo que incluye el levantamiento de requisitos y otros criterios que dan un avance al trabajo por desarrollar.

Como parte de este desarrollo, se ha integrado un equipo de trabajo que incluye desarrolladores, coordinadores de proyecto y diseñadores así como alianzas con otras instancias como el TEC Digital, el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación (DATIC) así como la Escuela de Diseño Industrial, entre otras.