Contar con un ordenamiento de la información sobre las instalaciones y generar datos sobre la gestión y los activos institucionales, son parte de los beneficios que ha obtenido el Tecnológico de Costa Rica (TEC), con la implementación del software Archibus.

Archibus es una herramienta informática que ayuda a obtener el perfil de los activos desde el punto de vista operativo y financiero. También permite la visualización, planificación, análisis y creación de informes y así obtener el mejor conocimiento y control sobre los costos. Además, ayuda a mantener un inventario preciso de los activos muebles y equipos.

Pero, ¿cómo llegó esta herramienta al TEC?  Desde el 2012, el ingeniero Luis Gómez Gutiérrez, docente de la Escuela de Ingeniería Electromecánica, tuvo la iniciativa de investigar sobre este software, con el objetivo de que el TEC tuviera un mayor control de la información sobre sus instalaciones.

Gómez se puso en contacto con el representante de Archibus en Costa Rica y para el 2014, el TEC recibió por parte de ellos, en compañía de la empresa Mecsoft, una licencia para el uso de esta solución tecnológica.

La licencia tuvo un costo que rondó los trescientos mil dólares y se enfocó en el programa Archibus in Education.

Según el ingeniero Gómez, al ser una herramienta de clase mundial, es muy utilizado por empresas y organizaciones de reconocimiento mundial . "Esta tecnología ha permitido un sistema de gestión de mayor eficiencia para la administración de la infraestructura del Campus, para convertirlo cada vez más en un campus inteligente”.

Posterior a ello, el ingeniero recibió una capacitación sobre este tema en la casa matriz de Archibus, en Boston, y ahí conoció que este software lo que hace es integrar todas las operaciones en una sola herramienta.

A raíz de lo anterior, se propuso la implementación de un plan piloto de gestión de instalaciones de cuatro edificios seleccionados.

 ¿Cómo funciona  Archibus? 

Es una plataforma cliente- servidor orientada a internet, con lo cual los usuarios solo necesitarán un navegador web y una conexión a internet, para ingresar al sistema y realizar las solicitudes de los servicios de mantenimiento.

Funciona de manera colaborativa mediante un esquema basado en roles, en el cual cada uno cuenta con permisos  solo para las funciones específicas de las dependencias a su cargo. Se ubica en la dirección electrónica https://teccr.asc-hs.com/archibus/login.axvw y puede ser accesada incluso desde fuera del TEC.

Esta tecnología posee módulos y aplicaciones que pueden apoyar diferentes procesos institucionales, como planificación y gestión de espacios, activos y cartera de inmuebles; no obstante, se ha iniciado con los de mantenimiento, gestión de espacios y control de activos por ser de mayor importancia en este momento, para la Vicerrectoría de Administración del TEC.

Con respecto a las solicitudes de mantenimiento, cada usuario puede seleccionar el edificio que tiene asignado, especificar el tipo de servicio que necesita y señalar la ubicación, ya que esta plataforma cuenta con los planos constructivos actualizados de los edificios de esta Casa de Enseñanza Superior.

Posteriormente, en el Departamento de Administración de Mantenimiento (DAM) se hará una revisión de la solicitud y se procederá a planear su ejecución con el personal y los recursos requeridos, todo esto en forma automatizada. Al solicitante le llegará vía correo electrónico una confirmación de su solicitud y podrá dar seguimiento e incluso evaluar la calidad del servicio recibido mediante una encuesta de satisfacción.