Contar con un ordenamiento de la información sobre las instalaciones y generar datos sobre la gestión y los activos institucionales son parte de los beneficios que ha obtenido el Tecnológico de Costa Rica (TEC) con la implementación del software Archibus.

Archibus es una herramienta informática que ayuda a obtener el perfil de los activos desde el punto de vista operativo y financiero. También permite la visualización, planificación, análisis y creación de informes, con lo cual se puede obtener un mejor conocimiento y control sobre los costos. Además, ayuda a mantener un inventario preciso de los activos muebles y equipos.

A continuación, se detallan algunos de los logros alcanzados en este 2021:

1. Puesta en marcha del módulo de tercerización: se logró organizar la información, configurar el sistema y capacitar al personal en el uso del módulo de tercerización, lo cual permite gestionar y llevar control de los servicios de mantenimiento contratados a empresas externas.
2. Implementación del Archibus en Centro Académico Limón: el equipo de trabajo se hizo cargo de obtener y organizar la información, además de la configuración del sistema y de la capacitación a los usuarios. A partir del mes de setiembre se inició la gestión de las instalaciones con el uso del software.
3. Actualización de todos los planos constructivos: se finalizó la actualización de todos los planos constructivos de los campus de Cartago y San José, así como del Centro Académico Limón. En total, se actualizaron aproximadamente 180 planos, quedando pendientes de actualizar aproximadamente 80 planos del Campus Tecnológico Local San Carlos.
4. Inventario actualizado de herramientas y materiales en Cartago y San José para incluir en órdenes de trabajo: se logró actualizar todo el inventario de la bodega principal del Departamento de Administración de Mantenimiento (DAM) en Cartago, quedando listo para cargarlo en el software y poder llevar un mejor control del consumo de materiales por cada orden de trabajo generada.
5. Obtención de datos con indicadores de rendimiento: el registro automatizado de la información de mantenimiento ha permitido generar datos en forma de indicadores que revelan el impacto de la gestión del mantenimiento. A partir de los resultados de estos indicadores se generan nuevas acciones de perfeccionamiento, promoviendo la cultura de la mejora continua. Mensualmente se obtienen y analizan estadísticas de evaluación por parte de los usuarios, historial acumulado de cantidad de solicitudes y control de solicitudes con retraso.
6. Estandarización de los tipos de trabajos de mantenimiento: independientemente de las personas que participan, todos los trabajos que realiza el DAM están estandarizados. Esto quiere decir que el flujo de trabajo o los pasos para ejecutarlo están definidos y configurados en el software, lo cual garantiza el orden en su ejecución.
7. Incorporación de consumo de materiales y horas hombre en órdenes de trabajo: luego de completada cada orden de trabajo, el personal del DAM puede registrar la duración de cada trabajo, lo cual permite conocer de forma práctica la capacidad de mano de obra del personal.
8. Elaboración de manuales de mantenimiento preventivo para equipos en tercerización: para los equipos de mayor importancia y mayor grado de criticidad, definidos por los ingenieros del DAM, se han establecido los programas de mantenimiento preventivo, ejecutados por contratación de servicios externos, lo cual garantiza que el personal institucional es quien define las necesidades de mantenimiento de los equipos.
9. Definición de estándares constructivos para nuevos edificios: luego de varias reuniones entre profesionales del DAM y la Oficina de Ingeniería, se lograron acuerdos respecto al diseño y mantenimiento de nuevas obras, uso de materiales, accesorios y equipos, así como revisión de los carteles de licitación de nuevas obras, los cuales administran ambos departamentos.
10. Organización del área de almacenamiento de materiales y herramientas en el Campus Tecnológico Local San José: se implementaron prácticas de organización, orden y limpieza en las áreas de almacenamiento de materiales y herramientas del Campus Tecnológico Local San José, con lo que ha mejorado mucho la gestión en estos espacios.
11. Desarrollo de trabajos finales de graduación en el tema del modelo de gestión basado en BIM: el proyecto también ha ofrecido espacio académico para el desarrollo de propuestas innovadoras de gestión de infraestura. En el segundo semestre de este año, un estudiante de la Escuela de Ingeniería Electromecánica desarrolló un modelo de gestión de infraestura institucional bajo el concepto de Building Information Modeling (BIM) como su trabajo final de graduación, el cual puede ser adoptado por la institución para mejorar la gestión de sus edificaciones.
12. Capacitacion del personal de la Oficina de Ingeniería en Revit para promover nuevos diseños en formato 3D: a partir de una capacitación, la Oficina de Ingeniería ha empezado a realizar diseños en formato 3D, utilizando la herramienta Revit, lo cual representa una visualización más realista de nuevos proyectos, facilitando el proceso constructivo.
13. Presentación del proyecto de la institución a nivel internacional como caso de éxito en la implementación del software: como parte de la divulgación a nivel internacional de los resultados del proyecto, se presentó la documentación solicitada por la casa matriz Archibus. Esto resalta a nivel internacional el esfuerzo de la institución por mejorar la gestión de sus activos de infraestructura.
14. Aporte en el cumplimiento de las políticas generales: en alineamiento con las recién aprobadas políticas generales de la institución, este proyecto aporta específicamente a la política 5, relacionada con el fomento de mejores prácticas de gestión y uso de plataformas TIC.
15. Mejora en la gestión de mantenimiento y promoción del uso de sistemas de informacion para gestión de los activos y mantenimiento: la promoción de un cambio cultural es uno de los objetivos del proyecto y, poco a poco, el personal se ha venido concientizando de la necesidad de mejorar la gestión de los servicios.
16. Promoción del uso de un sistema integrado de información útil para varias dependencias: la plataforma de Archibus permite integrar diferentes tipos de información de los activos que pueden ser útiles para diferentes áreas institucionales. Gracias a esta ventaja se han hecho esfuerzos para utilizarla como auxiliar contable para el registro de edificios, levantamiento de inventarios y control de mantenimiento de vehículos.

De acuerdo con el Ing. Luis Gómez Gutiérrez, coordinador de Archibus, el cumplimiento de estos logros significa demostrarle a la Institución que la optimización en sus operaciones es posible y que no puede haber excelencia académica si no hay excelencia administrativa.