Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Instituto Tecnológico de Costa Rica

Propósito

El propósito de este Reglamento es cumplir con los siguientes aspectos:

a. Atender lo dispuesto en el Artículo 23 de la Ley General de Control Interno, que permite contar con un reglamento de aplicación institucional relativo a la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Instituto Tecnológico de Costa Rica, acorde con la normativa que rige esta labor en el sector público costarricense.

b. El Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna constituye un instrumento jurídico que promueve la actividad de auditoría interna con apego a la ética, principios y disposiciones de orden legal, reglamentario y técnico agregando valor al buen gobierno del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

c. Esta normativa institucional permitirá orientar las acciones de la Auditoría Interna como una actividad dirigida a coadyuvar con el éxito de la gestión institucional, en aras de la legalidad, transparencia y efectividad en el manejo de los fondos públicos involucrados.

CAPÍTULO I Disposiciones generales

Artículo 1. Objetivo

Regular la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Instituto Tecnológico de Costa Rica, en apego a lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, de manera que su accionar se oriente como una actividad que coadyuve al éxito de la gestión institucional, en aras de la legalidad y efectividad en el manejo de los fondos públicos involucrados.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

El presente Reglamento es de carácter obligatorio para los funcionarios de la Auditoría Interna, los funcionarios de la administración activa y otros actores, en lo que les resulte aplicable.

Artículo 3. Del mecanismo de formulación, modificación y aprobación

La formulación, modificación, aprobación y promulgación de este Reglamento se realizará conforme a la normativa dispuesta por la Contraloría General de la República. 

CAPITULO II Ubicación y Organización

Artículo 4. Definición

La Auditoría Interna en el Instituto Tecnológico de Costa Rica es un componente orgánico esencial del sistema de control interno institucional, que tiene a su cargo la fiscalización, mediante un enfoque sistémico y profesional de la efectividad de la administración del riesgo, del control y del proceso de dirección, para coadyuvar en el logro de los objetivos y fortalecer la rendición de cuentas.

Artículo 5. Dependencia jerárquica institucional

La Auditoría Interna depende orgánicamente del Consejo Institucional, por lo que su ubicación dentro de la estructura institucional corresponde a la de un órgano asesor del más alto nivel y es única respecto de su actividad de auditoría interna.

Artículo 6. Marco normativo

La actividad de auditoría interna se regirá fundamentalmente, adicional a este Reglamento, por lo establecido en la siguiente normativa legal, reglamentaria o técnica:

1. Ley General de Control Interno.
2. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
3. Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento
4. Ley Orgánica del Instituto Tecnológico de Costa Rica
5. Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica
6. Normas generales de auditoría para el sector público.
7. Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.
8. Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general.
9. Plan Estratégico de la Auditoría Interna, así como las políticas, directrices, procedimientos y demás instrucciones que dicte el Auditor Interno para orientar la gestión de la Auditoría Interna.
10. Otras normas legales, reglamentarias o técnicas que le sean aplicables a la actividad de auditoría interna.

Artículo 7. Independencia funcional y de criterio

La actividad de auditoría interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa.

Artículo 8. Objetividad individual

Es obligación de los funcionarios de la Auditoría Interna mantener una actitud imparcial y objetiva, evitando conflictos de intereses, por lo que deben atenerse a lo dispuesto sobre el particular en las distintas normas aplicables, básicamente en la Ley General de Control Interno; Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

Artículo 9. Manifestación de salvaguarda

Es obligación de los funcionarios de la Auditoría Interna, cuando su independencia de criterio y objetividad se vean comprometidas de hecho o en apariencia, poner en conocimiento del Auditor Interno los detalles del impedimento. Es obligación del Auditor Interno actuar de igual forma, ante el jerarca, de darse esa situación.

Artículo 10. Medidas de resguardo

El Auditor Interno, Sub Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, en resguardo de su independencia de criterio y objetividad deberán abstenerse de:

1. Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. Cuando se solicite al Auditor Interno su participación en este tipo de actividades o éste designe en alguno de sus funcionarios su representación, se tendrá en cuenta que dicha participación será exclusivamente en función de asesor y no podrá ser con carácter permanente.
2. Fiscalizar actividades específicas de las cuales hayan sido responsables, en los últimos doce meses contados a partir de la fecha de su ingreso a la Auditoría Interna.
3. Ser miembros de órganos colegiados de un sujeto privado que administra fondos públicos que están como tales sujetos a su fiscalización.
4. Formar parte del órgano director de un procedimiento administrativo.
5. Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre y cuando sea fuera de la jornada laboral.
6. Participar en actividades político-electorales en el ámbito nacional y a lo interno del Instituto, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales, municipales y en las que se organicen a lo interno para la elección del Rector y los miembros del Consejo Institucional.
7. Revelar información sobre las auditorías o los estudios de carácter especial que conlleven a una posible responsabilidad administrativa, civil o eventualmente penal.
8. Utilizar su cargo para obtener información con fines distintos al cumplimiento de sus obligaciones y deberes.

Artículo 11. Dirección de la Auditoría Interna

La persona que ocupe el cargo de la Dirección de la Auditoría Interna es la persona superior jerárquica del personal de la Auditoría Interna, y tiene a su cargo la dirección superior y administración de ésta.   

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3292, Artículo 16, del 09 de diciembre de 2022. 
Publicado en fecha 13 de diciembre del 2022 mediante la Gaceta Número 1026-2022 de fecha 12 de diciembre del 2022.

Artículo 12. Organización

La Auditoría Interna funcionará bajo la responsabilidad y dirección inmediatas del Auditor Interno, o en su defecto del Sub Auditor Interno, el cual de conformidad con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno la organizará conforme al enfoque que mejor convenga a los intereses de la organización, impulsando la creación de las unidades que requiera, considerando entre otros, la efectividad en el cumplimiento de sus competencias,  los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnicas y sanas prácticas.  La creación de Unidades requiere de la aprobación del Consejo Institucional y no estará exenta de los procedimientos institucionales establecidos para este fin.

Artículo 13. Relaciones internas

El Auditor Interno establece y regula, a lo interno de su unidad, las pautas principales sobre las relaciones y coordinaciones de sus funcionarios con los auditados.

Artículo 14. Relaciones externas

Es facultad del Auditor Interno o en quien él delegue, solicitar, proveer e intercambiar información con entes externos que conforme a la ley corresponda, sin perjuicio de la coordinación que se requiera con las autoridades superiores del Instituto Tecnológico de Costa Rica, en tanto se cumpla con el artículo 6º de la Ley General de Control Interno y 8º de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

Artículo 15. Solicitudes de la Asamblea Legislativa

Las solicitudes de información planteadas por la Asamblea Legislativa, referidas a productos y servicios de la Auditoría Interna, documentación y pruebas que se encuentren en su poder, serán satisfechas cuando sean formuladas por una comisión legislativa debidamente acreditada, de conformidad con el inciso 23 del artículo 121 de la Constitución Política y éstas no formen parte de una denuncia trasladada al Ministerio Público. 

Artículo 16. Apoyo Legal        

Es obligación de la Asesoría Legal del Instituto brindar a la Auditoría Interna un oportuno y efectivo servicio de asesoría legal, cuando así sea solicitado.  De requerirse, este servicio podrá ser contratado externamente.

Artículo 17. Apoyo técnico

La Auditoría Interna podrá solicitar la asesoría o la incorporación de profesionales, técnicos o entes corporativos en diferentes disciplinas, funcionarios o no del Instituto Tecnológico de Costa Rica, para que realicen labores de su especialidad en apoyo a su actividad, los cuales actuarán con apego a las normas aplicables para los funcionarios de la Auditoría Interna.

Artículo 18. Asignación del Presupuesto

Para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión formulará sus proyectos anuales de presupuesto de conformidad con el ordenamiento jurídico aplicable y los lineamientos institucionales y serán presentados al Consejo Institucional para el análisis y resolución correspondiente.

Ver procedimiento en el siguiente enlace.

Artículo 19. Ejecución del presupuesto

Corresponderá al Auditor Interno o en quien delegue, autorizar los documentos de ejecución presupuestaria y promover las modificaciones al presupuesto anual asignado, velando porque se mantenga un registro detallado por objeto del gasto, para el control de su ejecución.

CAPITULO III Del auditor y sub auditor interno y del personal a su cargo

Artículo 20 Nombramiento, tiempo de prueba, vigencia del registro de elegibles, suspensión y remoción 

El nombramiento de la persona a cargo de la dirección de la Auditoría Interna y de la persona Sub auditora lo hará el Consejo Institucional, instancia de la cual depende orgánicamente la Auditoría Interna. Sus nombramientos serán por tiempo indefinido y sus jornadas de trabajo a tiempo completo. 

Estos nombramientos se harán mediante concurso público, acatando los principios del Régimen de Empleo Público, los requisitos de los cargos y sus funciones están contenidos en el Manual Descriptivo de Puestos por Competencias del Instituto Tecnológico de Costa Rica, los lineamientos que en relación con el tema emita la Contraloría General de la República y el procedimiento que para el efecto apruebe el Consejo Institucional. 

La persona que se nombre a cargo de la dirección de la Auditoría Interna y la persona Sub auditora estará sujeta a un período de prueba de tres meses, pasado el cual, el Consejo Institucional deberá informar a la Contraloría General de la República, la ratificación del nombramiento. 

Las personas que alcancen la condición de elegible una vez realizado el procedimiento aprobado, mantendrá por un lapso de dos años después de efectuado el concurso esta condición. Así mismo, el registro de elegibles caducará en caso de que se varíen sustancialmente los requisitos u otras condiciones en relación con las que dieron origen al concurso público con el que se constituyó dicho registro de elegibles. 

La persona a cargo de la dirección de la Auditoría Interna y la persona Sub auditora gozarán de la garantía de inamovilidad, salvo el caso de que se demuestre que no cumplen debidamente su cometido o que llegare a declararse en contra de ellos alguna responsabilidad administrativa que así lo amerite, en cuyo caso, para su suspensión o remoción, se procederá de acuerdo con lo establecido al respecto en el Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica y de conformidad con dictamen previo y vinculante de la Contraloría General de la República, según lo establecen la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y la Ley General de Control Interno, artículos 15 y 31, respectivamente, así como lo establecido en los Lineamientos que al respecto dicte la Contraloría General de la República para las unidades de auditoría interna del sector público

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3295, Artículo 10, del 08 de febrero de 2023.
Publicado en fecha 10 de febrero del 2023 mediante la Gaceta Número 1046-2023 de fecha 9 de febrero del 2023.

Ver procedimiento disponible en el siguiente enlace.

Artículo 20 bis Ausencia temporal 

En las ausencias temporales de la persona que ocupa la titularidad del cargo de la Dirección de la Auditoría Interna, sean estas por permiso de la Institución, incapacidad o licencia, en las que no se afecte negativamente la actividad de auditoría interna, le sustituirá -cuando así corresponda- quien ostente la titularidad del puesto de Sub auditor(a) Interno(a), una persona coordinadora de las Unidades de la Auditoría Interna, o una persona funcionaria de la Auditoría interna, en ese orden, debiendo privar el cumplimiento de los requisitos de idoneidad aplicables para ejercer el cargo. 

Se podrá remunerar a la persona sustituta el recargo de la jefatura y las labores del puesto, conforme se dispone a continuación: 

1. En las ausencias menores a 2 días naturales, no se dispondrá de sustituciones para el puesto.   
2. En las ausencias mayores a 2 días naturales y menores a 15 días naturales, se sustituirá únicamente el recargo de la jefatura.  Corresponderá a la persona que ejerce la Presidencia del Consejo Institucional realizar tal designación, debiendo informar al respecto, tanto al Consejo Institucional como al órgano contralor, al menos con un día hábil antes de su ausencia, incorporando los datos de la persona funcionaria en quien ha recaído.  
3. En las ausencias mayores a 15 días naturales y menores a 90 días naturales, se sustituirá el recargo de la jefatura con las funciones inherentes al puesto. Corresponderá al Consejo Institucional realizar la designación, debiendo informar al respecto al órgano contralor, incorporando los datos de la persona funcionaria en quien ha recaído.
4. En las ausencias que excedan los 90 días naturales y menores a 12 meses por causas relativas a incapacidad o licencia, emitidas por la Caja Costarricense del Seguro Social o Instituto Nacional de Seguros, se sustituirá el recargo de la jefatura con las funciones inherentes al puesto. El Consejo Institucional realizará la designación, debiendo informar al respecto al órgano contralor, incorporando los datos de la persona funcionaria en quien ha recaído.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3292, Artículo 16, del 09 de diciembre de 2022. 

Publicado en fecha 13 de diciembre del 2022 mediante la Gaceta Número 1026-2022 de fecha 12 de diciembre del 2022.

Artículo 20 bis 1 Ausencia permanente

En los casos no detallados como causas de ausencia temporal se entenderá que la ausencia es permanente, para lo cual se deberá atender lo siguiente:

1. Ameritará que el Consejo Institucional gestione la autorización de la Contraloría General de la República, de previo a resolver un nombramiento definido (interino) en la plaza dispuesta para la persona titular de la Auditoría Interna, ello mientras la Institución realiza el concurso requerido por la ley para designar a la persona que ocupe el puesto en propiedad.
2. El nombramiento definido podrá recaer en la persona que ostenta la titularidad del puesto de Sub auditor(a) Interno(a), una persona coordinadora de las Unidades de la Auditoría Interna, una persona funcionaria de la Auditoría Interna, o en su defecto, en una persona funcionaria externa al departamento, en ese orden.
3. En la selección de la persona en quien recae el nombramiento definido, deberá privar el cumplimiento de los requisitos de idoneidad aplicables para ejercer el cargo.
4.  Se deberán observar las regulaciones del ente contralor, en cuanto a plazos, acciones, responsables, requerimientos y comunicaciones para el trámite del nombramiento definido.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3292, Artículo 16, del 09 de diciembre de 2022. 

Publicado en fecha 13 de diciembre del 2022 mediante la Gaceta Número 1026-2022 de fecha 12 de diciembre del 2022.

Artículo 21. De la dirección y administración

Sin perjuicio de lo establecido en la Ley General de Control Interno, el presente Reglamento y lo dispuesto en materia de auditoría interna por parte de la Contraloría General de la República, corresponderá al Auditor Interno:

1. Disponer la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, conforme a la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable.
2. Mantener actualizado el Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, cumplirlo y hacerlo cumplir.
3. Mantener un plan estratégico actualizado y comunicarlo a quien corresponda, que defina las ideas rectoras del trabajo de la Auditoría Interna, la visión, la misión y los enunciados éticos que deben tener en cuenta los funcionarios al conducirse en sus distintas relaciones internas o externas.
4. Formular un plan de trabajo anual y comunicarlo al Consejo Institucional y a la Contraloría General de la República, en atención a la normativa vigente.
5. Establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias, considerando en cada caso lo relativo a sus procesos.
6. Definir y mantener actualizado un procedimiento sobre la administración, acceso, custodia y revisión de la documentación inherente a sus servicios preventivos y de auditoría, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6º de la Ley General de Control Interno y el 8º de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
7. Proponer al Consejo Institucional, oportuna y debidamente justificado, el requerimiento de recursos que estime necesarios para ejecutar adecuadamente el plan de trabajo de la Auditoría Interna, incluidas las respectivas necesidades administrativas.
8. Rendir ante el Consejo Institucional, un informe anual de labores que contenga una evaluación de los resultados de su gestión.
9. Delegar en el Sub auditor Interno o en el personal a su cargo, cuando así lo estime necesario, algunas de sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de la Administración Pública.
10. Cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus funciones, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio, vigilando que el personal responda de igual manera.
11. Mantener en operación un programa de aseguramiento de la calidad para la Auditoría Interna.
12. Administrar en forma efectiva los recursos financieros, materiales, humanos y tecnológicos, que se le asignan, en función de los objetivos institucionales.
13. Promover una gestión basada en los valores institucionales.
14. Adquirir y aplicar los conocimientos, técnicas, valores, creencias y actitudes que fortalezcan la efectividad de la actividad de auditoría interna.
15. Presentar un informe de fin de gestión, de acuerdo con las directrices internas y las emitidas por la Contraloría General de la República.

Artículo 22. De la persona sub auditora interna  

A la persona que ostente la titularidad del puesto de Sub auditor(a) Interno(a), le corresponderá apoyar a la Dirección de la Auditoría Interna en el descargo de sus funciones. La Dirección de la Auditoría Interna asignará las funciones a la persona que ocupe el puesto de Sub auditor(a) Interno (a) y esta deberá responder ante la Dirección por su gestión.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3292, Artículo 16, del 09 de diciembre de 2022. 
Publicado en fecha 13 de diciembre del 2022 mediante la Gaceta Número 1026-2022 de fecha 12 de diciembre del 2022.

Artículo 23. Del personal

Es competencia del Auditor Interno en relación con el personal de la Auditoría Interna:

1. Autorizar los movimientos de personal de la Auditoría Interna, de conformidad con lo que establecen los artículos 24 y 28 de la Ley General de Control Interno y demás normas aplicables.
2. Gestionar ante el Departamento de Gestión del Talento Humano la ocupación de las plazas vacantes de la unidad a su cargo, mediante los mecanismos, regulaciones y políticas institucionales.

Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 14 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 917-2022 de fecha 16 de mayo del 2022. 

3. Tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan, en el ejercicio de sus competencias, con la normativa legal, reglamentaria y técnica, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas, institucionales y de la Auditoría Interna, que les sean aplicables.

CAPITULO IV Funcionamiento de la Auditoría Interna

SECCIÓN A Ámbito de acción

Artículo 24.       Ámbito de acción

La Auditoría Interna ejercerá su competencia en los órganos y dependencias del Instituto Tecnológico de Costa Rica, fiscalizando el uso de los fondos públicos destinados al cumplimiento de las actividades sustantivas, así como los fondos públicos destinados a instancias privadas tales como la Asociación de Funcionarios del Instituto Tecnológico de Costa Rica (AFITEC), la Asociación de Empleados del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ASETEC), la Asociación Deportiva y Recreativa del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ADERTEC), la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica (FEITEC), la Asociación Taller Infantil Psicopedagógico del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ATIPTEC) o cualquier otra que se organice en el futuro.

También, podrá fiscalizar los fondos públicos que administre la Fundación Tecnológica de Costa Rica (FUNDATEC), como producto de los programas de vinculación externa que desarrolle el Instituto Tecnológico de Costa Rica con la coadyuvancia de esa Fundación, de acuerdo con el ámbito de su competencia o de otras fundaciones y empresas auxiliares que en el futuro se organicen en el marco de la Ley para la promoción del desarrollo científico tecnológico o en las sociedades en las que participe el Instituto Tecnológico de Costa Rica conforme al artículo 5 de su Ley Orgánica.

Artículo 25. Actualización de su ámbito de acción

La Auditoría Interna mantendrá actualizado y detallado su ámbito de acción por órganos, procesos, u otros, según convenga, así como los sujetos privados que administren o custodien fondos públicos provenientes de la entidad.

Artículo 26. Archivo permanente

La Auditoría Interna dispondrá de la información sobre las regulaciones legales y de otro tipo que afecten su ámbito de acción y su actividad como tal, mediante los sistemas de información y archivos impresos, digitales, electrónicos y de cualquier otra naturaleza que sobre el particular mantenga la Institución.

SECCIÓN B De sus competencias, deberes y potestades

Artículo 27. Competencias

La  actuación de la Auditoría Interna será  conforme a las competencias que le establecen el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, el artículo 80 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, y las demás leyes, reglamentos y  normativa de obligada observancia.

Artículo 28. Deberes por ley

El Auditor Interno, el Sub auditor Interno y el personal de la Auditoría Interna, en el desempeño de sus competencias, ejercerán los deberes que se establecen en el artículo 32 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 29. Potestades por ley

El Auditor Interno, el Sub auditor Interno y el personal de la Auditoría Interna, en el desempeño de sus competencias, ejercerán las potestades que se establecen en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 30. Señalamiento de plazos

La Auditoría Interna señalará en cada caso el plazo en el que la administración activa debe suministrar la información requerida. Este plazo será establecido considerando la complejidad del asunto en cuestión, así como la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución de sus funciones. Tal plazo empezará a contar a partir del día siguiente del recibo de la solicitud por la instancia correspondiente.

Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, el responsable deberá comunicarlo para su resolución a la Auditoría Interna dentro de los cinco días hábiles   siguientes al recibo de la petición.

SECCION C De los servicios de la Auditoría Interna

Artículo 31. De los servicios

Los servicios que proporciona la Auditoría Interna, como producto de su actividad, se clasifican en servicios de auditoría y servicios preventivos.

Artículo 32. Servicios de auditoría

Proporcionará exámenes objetivos de evidencia, en relación con la administración del riesgo, del control y procesos de dirección, así como sobre asuntos específicos de la institución, con el fin de proveer evaluaciones independientes orientadas a impulsar mejoras en la gestión, mejorar la responsabilidad pública y facilitar la toma de decisiones. Son parte de esos servicios los estudios de seguimiento dirigidos a verificar el cumplimiento por parte de la administración activa de las recomendaciones a ella dirigidas y que fueron de su aceptación. Atendiendo a su naturaleza se clasifican, de preferencia, como auditorías de carácter financiero, operativo o especial.

Artículo 33. Servicios preventivos

Los servicios preventivos contemplan las asesorías, advertencias y autorización de libros. Las asesorías y advertencias deben versar sobre asuntos que sean estrictamente de la competencia de la Auditoría Interna, sin comprometer su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus actividades.

a. Servicios de asesoría:proveen criterios, opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones sobre asuntos puntuales y no devienen en vinculante para quien los recibe. Las asesorías se brindan a solicitud del jerarca o de cualquier otro nivel gerencial. Las asesorías que se brinden serán de preferencia escritas y podrán ser verbales, dejando constancia de ellas.

b. Servicios de advertencia: comunican a la administración activa sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones incompatibles con el ordenamiento jurídico o técnico, siempre y cuando sean del conocimiento de la Auditoría Interna. Deben ser por escrito.

Asimismo, pueden versar sobre la solicitud que se la plantea a la administración activa para que inicie una investigación preliminar, conforme a la normativa institucional vigente, a efecto de determinar la necesidad o no de instalar un órgano director del procedimiento administrativo, tendiente a identificar responsables y aplicar sanciones por determinadas conductas de un funcionario.   El proceder y la legalidad de lo actuado por la administración será objeto de seguimiento por parte de la Auditoría Interna.

c. Servicios de autorización de libros: Consignan la razón de apertura o de cierre en los libros y registros relevantes para el control interno institucional y en la fiscalización de su manejo y control.

SECCION D De los informes de auditoría sobre materia de control interno

Artículo 34. Comunicación de resultados

La Auditoría Interna comunicará los resultados de sus auditorías, mediante informes escritos, a efecto de que la administración activa implemente las recomendaciones de manera oportuna.

Corresponde a la Auditoría Interna definir al jerarca o titular subordinado al que dirigirá sus informes con sus respectivas recomendaciones, considerando la competencia y autoridad que tiene para ordenar la implementación de éstas.

Artículo 35. Informe parcial y final

La Auditoría Interna, de acuerdo con su criterio, podrá emitir informes parciales durante la etapa de examen de sus auditorías. Toda auditoría siempre dará lugar a un informe final.

Artículo 36. Conferencia final

Los resultados, conclusiones y recomendaciones se comentarán, de previo a su comunicación oficial, con el funcionario a quien se dirige el informe, para promover el intercambio y retroalimentación respecto a éstos.

Las observaciones de forma que al respecto ese funcionario proporcione en la conferencia final, siempre y cuando sean aceptadas por la Auditoría Interna, se considerarán en el respectivo informe de auditoría.

La Auditoría Interna modificará su criterio, en el contenido de su informe, cuando así se demuestre con razones fundadas y a su entera satisfacción.

Artículo 37. Audiencia para la conferencia final

La Auditoría Interna solicitará audiencia para efectuar la conferencia final al funcionario al cual se dirige el informe, quien deberá dársela en un plazo no mayor a cinco días hábiles, salvo situación de manifiesta excepción la cual deberá ser puesta, por escrito, en conocimiento de la Auditoría Interna dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de esa solicitud, para la concesión de una prórroga por una única vez.

El borrador del informe de auditoría se suministrará con la solicitud de audiencia de la conferencia final, con la finalidad de propiciar una mayor comprensión y análisis de su contenido.

Artículo 38. Respuesta a los informes de auditoría

El órgano colegiado o el funcionario al cual se dirige el informe deberán, en los plazos improrrogables que establecen los artículos 36 y 37 de la Ley General de Control Interno, ordenar la implementación de las recomendaciones o manifestarse, si discrepa de ellas.

Vencidos esos plazos sin producirse las manifestaciones de ley y, sin perjuicio de las responsabilidades que tal actuación genere, el informe de auditoría adquiere eficacia y firmeza y por tanto se vuelve obligatoria la implementación de las recomendaciones, bajo pena de incurrir, en caso de incumplimiento injustificado, en responsabilidad administrativa y eventualmente civil o penal, de conformidad con el artículo 39 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 39. Informes de auditoría sobre entes privados que administren fondos públicos

Los informes de auditoría sobre entes privados a los que el Instituto Tecnológico de Costa Rica ha concedido beneficios patrimoniales -gratuitos o sin contraprestación alguna- se dirigirán al funcionario responsable del control de los fondos transferidos, con sujeción a las normas legales y reglamentarias relativas a la conferencia final y a la comunicación de esos informes.

Artículo 40. Acceso a informes

Los informes de auditoría sobre materia de control interno una vez comunicados oficialmente a la administración activa, son de libre acceso por parte de cualquier persona física o jurídica.

SECCION E De los informes de carácter especial sobre eventuales responsabilidades

Artículo 41. Informes sobre eventuales responsabilidades

El informe sobre eventuales responsabilidades comunicará, a la instancia competente de la administración activa, los asuntos que puedan llevar a establecer posibles responsabilidades administrativas, civiles o penales, considerando los elementos necesarios para la identificación de presuntos responsables y hechos anómalos o irregulares que se les atribuyan; a efecto que sean utilizados como insumo en las investigaciones preliminares o los procesos administrativos que se generen.

Artículo 42.       Confidencialidad

El informe y la documentación que sustenta el estudio, son de acceso restringido durante la investigación, la elaboración del informe y el traslado al jerarca u órgano competente y, aún posterior a ello, hasta que se dicte el acto final.

Cuando el informe tenga su origen en una denuncia, la Auditoría Interna tomará las medidas necesarias para que se guarde sin sujeción a límite de tiempo la confidencialidad sobre la identidad del denunciante, de conformidad con el artículo 6º de la Ley General de Control Interno y 8º de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

Artículo 43. Comunicación

El informe se dirigirá a la instancia con competencia para conocerlo y se valorará informarlo al superior jerárquico de esa instancia para que ejerza la supervisión que le corresponde y no estarán sujetos a la realización de la conferencia final.

SECCION F De las denuncias

Artículo 44. Ámbito de competencia

La Auditoría Interna dará trámite a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos o que afecten la Hacienda Pública, así como la referida a incumplimientos funcionales y lo regulado por la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

Artículo 45.  Principios generales

En la admisión de las denuncias se atenderán los principios de simplicidad, economía, eficacia y eficiencia.

Artículo 46. Confidencialidad

La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley General de Control Interno y 8º de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

Artículo 47. Requisitos esenciales que deben reunir las denuncias que se presenten a la Auditoría Interna

Los hechos denunciados deben ser expuestos en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando la evidencia suficiente que permita orientar la investigación para determinar el momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los realizó.

Artículo 48. Solicitud de aclaración o información adicional

Ante requerimiento de la Auditoría Interna, el denunciante deberá prestar colaboración para aclarar o brindar información complementaria que permita sustentar los hechos denunciados.

Artículo 49. Admisión de denuncias anónimas

Las denuncias anónimas serán admitidas cuando aporten elementos de convicción suficientes y se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación, de lo contrario se archivará.

Artículo 50. Desestimación y archivo o traslado de las denuncias

La Auditoría Interna desestimará y archivará o bien valorará un traslado de la denuncia cuando se presente alguna de las siguientes condiciones:

1. Si la denuncia no corresponde al ámbito de competencia de la Auditoría Interna o ésta debe ser discutida en otra sede, ya sea administrativa o judicial.
2. Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la administración, salvo que de la información aportada se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados.
3. Si los hechos denunciados se refieren a aspectos de carácter laboral que se presentaron entre el denunciante y la administración activa.
4. Si el costo aproximado de la investigación fuera superior al beneficio que se obtendría al darle curso al asunto denunciado, de conformidad con el artículo 14 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
5. Si el asunto planteado ante la Auditoría Interna, se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias.
6. Si la denuncia presentada fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Auditoría Interna o por otras instancias competentes.
7. Si la denuncia es manifiestamente improcedente o infundada.>
8. Si la denuncia omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 47 del presente Reglamento.
9. Si la denuncia no presenta las condiciones indicadas en el artículo 49 anterior.

La Auditoría Interna valorará, si en alguno de los casos anteriores, procede un traslado a cualquier otra instancia con competencia, actuando de conformidad.

Artículo 51. Fundamentación del acto de desestimación y archivo de denuncias

La desestimación y archivo de las denuncias se realizará mediante un acto debidamente motivado en el que se acredite los argumentos valorados para tomar esa decisión.

Artículo 52. Comunicación al denunciante en caso de denuncias suscritas

Al denunciante se le deberá comunicar cualquiera de las siguientes resoluciones que se adopte de su gestión:

• La desestimación y archivo de la denuncia.
• El traslado a otra instancia, interna o externa, con competencia para atenderla.
• El resultado final de la investigación que se realizó con motivo de su denuncia. En caso de que tales resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo o la interposición de un proceso judicial, se le comunicará que se realizó el estudio correspondiente y de su remisión a la autoridad competente, sin aportar información, documentación u otras evidencias inherentes a la investigación.

Las comunicaciones se realizarán en el tanto haya especificado en dicho documento su nombre, calidades y lugar de notificación.

Artículo 53. Resguardo de la identidad del denunciante

Los papeles de trabajo, razón de archivo o comunicación a terceros, generados por la Auditoría Interna, resultado de la denuncia que se atienda, deben resguardar, en todo momento, la identidad del denunciante.

SECCION G Del seguimiento de recomendaciones

Artículo 54. Programa de Seguimiento para la Implementación de Recomendaciones

La Auditoría Interna contará con un programa de seguimiento de advertencias y recomendaciones  aceptadas por la administración activa; las remitidas por auditores externos, cuando sean de su conocimiento y las disposiciones e instrucciones giradas por la Contraloría General de la República, para verificar su implementación y sustentar las comunicaciones correspondientes.

Artículo 55. Solicitudes de información

La Auditoría Interna solicitará al funcionario responsable de ordenar la implementación de las recomendaciones, o a quien corresponda, referirse a los períodos estimados para su cumplimiento, o bien, al progreso alcanzado en relación con su implementación.

Artículo 56. Responsabilidades de la administración activa

Es responsabilidad del jerarca o titular subordinado ordenar y asegurar la adopción de las medidas y acciones para la oportuna implementación de las advertencias, recomendaciones o disposiciones.  En el caso de verificarse un incumplimiento injustificado deberá ordenar el inicio de las acciones disciplinarias y legales que se podrían atribuir a los responsables de su atención.

Artículo 57. Comunicación sobre el incumplimiento injustificado de recomendaciones

De comprobar la Auditoría Interna un incumplimiento injustificado en la implementación de las advertencias, recomendaciones y disposiciones lo hará del conocimiento de la instancia que corresponda, hasta agotar la vía administrativa.

CAPITULO V Programa de Aseguramiento de la Calidad

Artículo 58. Establecimiento del Programa

La Auditoría Interna mantendrá en operación un programa de aseguramiento de la calidad para la actividad de auditoría interna, que incluye autoevaluaciones anuales y evaluaciones externas periódicas de calidad.

Artículo 59. Autoevaluación de la Calidad

La Auditoría Interna deberá autoevaluar anualmente la calidad de su actividad, así como el cumplimiento de la normativa legal y técnica vigente, de conformidad con los lineamientos y directrices que el ente contralor establezca.

Artículo 60. Evaluaciones externas  de la Calidad

La Auditoría Interna deberá someterse periódicamente a evaluaciones externas de la calidad, bajo alguna de las siguientes modalidades:

1. Revisión externa de la calidad: aquella efectuada por un sujeto calificado, independiente y externo a la institución para examinar la calidad de la auditoría interna.
2. Autoevaluación de la calidad con validación independiente: aquella mediante la que un sujeto calificado, independiente y externo a la institución determina si de conformidad con las regulaciones aplicables, el proceso de autoevaluación efectuado por la Auditoría Interna es adecuado y las afirmaciones sobre el grado de cumplimiento de la normativa son razonables.

ARTICULO 61. Comunicación de resultados

Los resultados de la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad se comunicarán de la siguiente manera:

1. El informe de la autoevaluación anual de la calidad deberá ponerse en conocimiento de los funcionarios de la Auditoría Interna, comunicando al máximo jerarca lo pertinente.  Si la autoevaluación anual va a ser objeto de una validación independiente, no será obligatorio realizar esta comunicación, sino hasta que se haya efectuado esa validación.
2. En relación con la evaluación externa, el equipo de revisión elaborará un borrador y lo someterá a consideración de la Auditoría Interna. El informe final será comunicado al Auditor Interno y al Consejo Institucional. 

CAPITULO VI Disposiciones finales

Artículo 62. Derogatoria

El presente Reglamento deroga el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Instituto Tecnológico de Costa Rica, aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2535, artículo 13, del 08 de noviembre del 2007.

Artículo 63. Vigencia

Este Reglamento rige a partir de la firmeza del acuerdo.

Transitorio único.           

Plazo a la Auditoría Interna para concordar sus políticas y procedimientos

La Auditoría Interna dispondrá de un plazo de doce meses contados a partir de la publicación de este Reglamento en el Diario Oficial La Gaceta, para concordar sus políticas y procedimientos con las regulaciones contempladas en este cuerpo normativo.

Aprobado en Sesión Ordinaria 3049, Artículo 9, del 29 de noviembre de 2017. Adquiriendo firmeza en Sesión Ordinaria 3050, Artículo 11, del 06 de diciembre de 2017.  Gaceta 501, del 13 de marzo de 2018

NOTA ACLARATORIA: El presente Reglamento adquiere eficacia a partir del 23 de enero de 2018, fecha en que fue aprobado por la Contraloría General de la República, mediante oficio No. 01088 (DFOE-SOC0113). Esta aprobación fue comunicada al Consejo Institucional con el oficio AUDI-026-2018, del 06 de marzo de 2018.