Reglamento específico para normar el funcionamiento de las votaciones en sesiones de Consejo del Departamento de Aprovisionamiento bajo la modalidad de telepresencia
Capítulo I: Disposiciones Generales
Artículo 1: Del tipo de Reglamento.
El reglamento es de tipo específico del Consejo de Departamento de Aprovisionamiento.
Artículo 2: Del Alcance del Reglamento
Este reglamento es de acatamiento obligatorio para los integrantes del Consejo de Departamento que tengan derecho a voto en las sesiones del Consejo.
Artículo 3: Del Objetivo General.
Regular las votaciones en el Consejo del Departamento de Aprovisionamiento, en las sesiones plenaria, cuando todas o algunos de los integrantes del Consejo participan en la sesión bajo la modalidad de telepresencia.
Artículo 4: Definiciones.
Medios tecnológicos: son aquellos que hacen posible la participación en la sesión del Consejo por telepresencia.
Sesión presencial: se refiere a la asistencia o participación de los miembros en las sesiones del Consejo de Departamento mediante presencia física.
Sesión Telepresencia: Se refiere a toda sesión que sea mediada a través de alguna plataforma tecnológica, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del Consejo de Departamento se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar en donde se encuentra el anfitrión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado. No se podrán realizar o participar en las sesiones de Consejo, en modalidad plenaria, por telepresencia a través del correo electrónico, fax, llamadas telefónicas, u otras formas de teleconferencia que no posibiliten una comunicación integral y simultánea.
Voto: Manifestación directa y no delegada de la opinión, del parecer o de la voluntad de cada una de las personas que conforman el Consejo de Departamento para aprobar o rechazar una propuesta, otorgar un aval o para elegir a una persona. Esta manifestación puede realizarse según las siguientes formas: a favor, en contra, abstención, nulo y en blanco.
Voto público: Votación en la que es posible asociar a la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.
Artículo 5: Fundamento Legal.
Acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3178, Artículo 17, del 01 de julio de 2020
CAPÍTULO II DE LAS VOTACIONES
Artículo 6: Lineamientos para efectuar votaciones bajo la modalidad de telepresencia.
i. Durante el desarrollo de la sesión por telepresencia se deben respetar los siguientes principios: De simultaneidad, esto es, que la participación de todas las personas en la sesión debe realizarse en el mismo lapso, indicando cada persona lugar donde realiza la conexión y la razón de su presencia virtual.
ii. Integridad, a saber, que el sistema tecnológico o medio de comunicación permita la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
iii. Deliberación, es decir que permita el intercambio de ideas y de opiniones sobre las propuestas y temas en análisis y discusión.
a. Deberá permitir la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, además, deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
La grabación se considerará como parte del acta y su custodia se regirá por las disposiciones institucionales de archivo.
Artículo 7: Tipos de votaciones.
Mediante esta modalidad, se realizarán votaciones tanto públicas como secretas.
El voto público se realizará por orden de consulta oral dirigida por la Presidencia del Consejo por medio de la herramienta o aplicación elegida por el Consejo de Departamento de Aprovisionamiento para realizar este tipo de votaciones, de acuerdo con las consideraciones del artículo 9 del presente reglamento.
La persona encargada de la secretaría o quien la Presidencia designe, realizará la verificación de que el total de los votos emitidos coincide con las personas presentes al momento de la votación y que éstos fueron emitidos por quienes efectivamente tienen derecho al voto.
Para la realización de las votaciones secretas, se debe garantizar mediante la plataforma elegida la no asociación de la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste. Las votaciones secretas se realizarán preferiblemente a través de la plataforma Zoom y durante el uso de esta herramienta quien preside la sesión virtual debe garantizar:
a. La verificación de la persona votante para que no se den votos delegados, para lo cual debe solicitar que se mantenga la cámara encendida.
b. La imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad.
Durante la discusión del tema y la realización de la votación, es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto y el trato justo e igualitario para todas las personas participantes.
En caso de presentarse un empate en el resultado de la votación pública o secreta, se someterá a una segunda votación en la misma sesión o en la siguiente sesión ordinaria. En caso de persistir el empate, quien preside ejercerá el voto de calidad.
Las votaciones secretas quedan en firme una vez concluido el acto.
Artículo 8: Consideraciones previas a la realización de las votaciones
En aquellas sesiones plenarias del Consejo de Departamento, bajo la modalidad de telepresencia en las que participen uno, varios o todos sus miembros y deban realizarse votaciones públicas o secretas, antes de realizar estas votaciones se tendrán las siguientes consideraciones:
a. La Dirección de Departamento de Aprovisionamiento o la persona que esta delegue, debe haber gestionado el uso de una licencia, según los mecanismos definidos en la Institución.
b. La secretaría o quien haya designado la Presidencia, es la persona responsable de ejecutar la votación por medio de la Plataforma definida o por medio de la herramienta elegida, esta persona no debe formar parte del Consejo de Departamento. En caso de fuerza mayor, la Dirección del Departamento asignará un nuevo responsable.
c. Deben permanecer en la sala donde se realizará la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo de Departamento con derecho a voto y la persona asignada para ejecutar la votación, tanto en los casos de voto público como voto secreto.
d. En las votaciones secretas, todas las personas que emitirán el voto deberán realizarlo mediante la Plataforma definida o por medio de la herramienta elegida, con el objetivo de impedir la asociación de los votantes con su voluntad.
La persona responsable de ejecutar la votación secreta debe asegurarse de haber seleccionado la casilla de anónimo en la plataforma definida o en la que corresponda.
En las votaciones públicas, la Presidencia será la encargada de consultar el voto a cada uno de los miembros del Consejo de Departamento. Este tipo de votación se puede realizar de manera verbal o mediante la plataforma
Artículo 9: Presencialidad durante la votación.
En el momento de la votación y durante el conteo de votos, las personas integrantes del Consejo del Departamento de Aprovisionamiento no podrán salir o entrar al recinto o sala virtual donde se realiza el Consejo.
Artículo 10: Consideraciones durante la realización de las votaciones secretas.
En aquellas sesiones plenarias del Consejo de Departamento bajo la modalidad de telepresencia, y deban realizarse votaciones secretas, se tendrán las siguientes consideraciones:
a. Una vez abierta la votación, las personas con derecho a voto contarán con 60 segundos para emitir su voto.
b. Finalizados los 60 segundos, quien preside verificará, por medio del reporte de votos emitido por la aplicación, la cantidad entre los votos emitidos y las personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto en blanco.
c. La persona quien preside el Consejo de Departamento efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos, para lo cual debe mostrar el resultado a los participantes de la Sesión.
d. Durante la votación y verificación de los votos los miembros del Consejo no podrán salir o entrar a la sala virtual donde se realiza la votación. Es posible bloquear la reunión y/o habilitar sala de espera para tal fin.
En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que uno o varios de los miembros se desconecten de la Plataforma Zoom o de la herramienta elegida, durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 60 segundos señalados, a fin de verificar si el cuórum funcional se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que éste haya sido nuevamente conformado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda.
Artículo 11: Reporte de las votaciones realizadas.
Una vez finalizada la sesión del Consejo de Departamento, la persona responsable de haber gestionado la sesión generará en la plataforma definida o por medio de la herramienta elegida, los resultados de las votaciones realizadas, con el objetivo de incorporar lo que corresponda en la documentación que respalda la sesión.
Artículo 12: Vigencia.
Este Reglamento rige a partir de su aprobación del Consejo de Departamento y su publicación en la Gaceta Institucional.
a. Comunicar. ACUERDO FIRME.
Aprobado por la Sesión Extraordinaria del Consejo del Departamento Aprovisionamiento, Artículo 02 del Consejo de Departamento de Aprovisionamiento, celebrado tele presencialmente el 15 de marzo de 2021. Publicado en fecha 18 de marzo del 2021 mediante la Gaceta Número 742-2021 de fecha 15 de marzo del 2021.