Nota: Las presente normas fueron derogadas por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3308, Artículo 9, del 10 de mayo de 2023, mismo que se publicó en fecha 12 de mayo del 2023 mediante la Gaceta Número 1093-2023 de fecha 11 de mayo del 2023.
A. NORMAS GENERALES
1.El proceso presupuestario en el Instituto Tecnológico de Costa Rica, se regirá en lo pertinente por la legislación nacional vigente y por lo indicado en el “Manual de normas técnicas sobre presupuesto que deben observar las entidades, órganos descentralizados, unidades desconcentradas y municipalidades, sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República”, publicado en La Gaceta No. 183 del 27 de setiembre de 1988, por las circulares emitidas por el Ente Contralor sobre esta materia y los lineamientos que establezca el Consejo Institucional.
2. El presupuesto del Instituto estará estructurado por programas, subprogramas, unidades ejecutoras (Centro de Costo), proyectos y actividades.
Según lo establece el Estatuto Orgánico (artículo 134) el presupuesto del Instituto será elaborado bajo la responsabilidad del Rector; para ello se considerarán los criterios y necesidades de todas las dependencias de todos los campus y centros académicos, así como la opinión de las unidades responsables de su ejecución; quienes deberán contemplar los siguientes fines:
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 14 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 968-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
a. Administrar eficientemente los recursos asignados y utilizar correctamente los gastos autorizados.
b. Ejecutar el gasto de conformidad con la estructura presupuestaria, precisando correctamente el costo en que se incurre.
c. Velar porque la ejecución del presupuesto asignado y sus modificaciones correspondan a los objetivos y metas planteadas en el Plan Anual Operativo de la Institución.
3.La asignación presupuestaria, corresponde a un límite máximo de egresos anual por cada programa, la cual deberá ser distribuida a las Unidades Ejecutoras para su normal funcionamiento. Ningún funcionario puede adquirir compromisos superiores al presupuesto autorizado.
4.El Instituto no asumirá responsabilidad por compromisos o gastos no sujetos a los montos presupuestados, a las leyes, normas y procedimientos establecidos. El funcionario que autorice un gasto de dicha índole será responsable de acuerdo con la legislación vigente.
5.Previo a la firma de todo convenio, contrato o acción similar que no sea de índole administrativa y que implique compromisos financieros deberá ser elaborado por la Dirección de Cooperación, en coordinación con el responsable del Programa Presupuestario correspondiente y la Oficina de Planificación Institucional. El mismo debe ser dictaminado por la Vicerrectoría de Administración con la evaluación respectiva de su impacto presupuestario, junto a los dictámenes de Asesoría Legal y de la Auditoría Interna. Cuando corresponda, el convenio o contrato deberá ser refrendado por la Contraloría General de la República.
6.El Consejo Institucional, a solicitud del Rector o por iniciativa propia, y en coordinación con el responsable del Programa Presupuestario correspondiente y con un dictamen de la Oficina de Planificación Institucional, podrá autorizar el congelamiento, eliminación o traslado de las partidas presupuestarias, si así lo exige la necesidad de equilibrio presupuestario.
7. Los precios de venta de los alimentos procesados en las Sodas Comedor-administradas por la Institución, incluirán únicamente el costo total de la materia prima. El ajuste mensual lo hará el Departamento de Servicios Generales y el Departamento Administrativo del Campus Tecnológico Local San Carlos según corresponda.
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 14 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 968-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
8. Los servicios generales e institucionales tales como: alimentación, publicaciones, teléfono, transporte y otros que se presten a las organizaciones sociales internas, se cobrarán de acuerdo con los estudios elaborados por la Unidad Ejecutora responsable del Servicio en coordinación con el Departamento Financiero Contable, los cuales deben ser aprobados por el Consejo Institucional. A la fecha se incluyen las siguientes organizaciones sociales internas sin perjuicio de incorporar en el futuro aquellas que se caracterizan por ser de naturaleza paralela o complementaria a la estructura formal del ITCR: Asociación de Funcionarios del ITCR (AFITEC), Asociación Taller Infantil Psicopedagógico del ITCR (ATIPTEC), Federación de Estudiantes del ITCR (FEITEC), Asociación de Profesionales del ITCR (APROTEC), Asociación Solidarista del ITCR (ASETEC), Asociación Solidarista de Empleados del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ASET), Asociación Deportiva ITCR (ADETEC), Fundación Tecnológica de Costa Rica (FUNDATEC).
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 14 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 968-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
9.El Director de Departamento, el Coordinador de Unidad y responsables de centros de costo son los encargados de controlar el servicio telefónico. Deberán velar por la racionalización de su uso considerando el número de funcionarios, la relación con organismos externos y las funciones que desempeñan.
10. Toda comunicación internacional por medio de teléfono o fax debe contar previamente con el visto bueno del Rector, Vicerrector respectivo, Director de Campus Tecnológico Local o Centro Académico, según corresponda.
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 14 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 968-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
B. NORMAS PARA LA FORMULACION DEL PRESUPUESTO.
11.La Formulación del Presupuesto debe estar en plena concordancia con el Plan Anual Operativo correspondiente.
Previo a la aprobación del Plan Anual Operativo, el Consejo de Rectoría recomendará al Consejo Institucional la cantidad de estudiantes nuevos por admitir.
El número de estudiantes nuevos que se admitirán cada año debe responder a las posibilidades institucionales, tomando en cuenta los siguientes parámetros de capacidad:
- Financiera de la Institución
- Instalada de cada una de las carreras
- Docente
- Adecuada de los servicios
12. El compromiso institucional es ofrecer los cursos que correspondan a cada semestre según el currículum de cada plan de estudios. Los cursos que no correspondan al semestre deberán ser autorizados por el Vicerrector de Docencia, tomando en cuenta los parámetros enunciados en el artículo anterior.
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 14 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 968-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
13.El Consejo de Rectoría por intermedio del Rector presentará al Consejo Institucional en la primera semana del mes de mayo de cada año una propuesta de los lineamientos generales de desarrollo para el año siguiente. Dicha propuesta, además deberá ser presentada con un estudio elaborado por la Oficina de Planificación sobre la concordancia de estos lineamientos con el Plan Anual Operativo.
Estos lineamientos deberán ser aprobados por el Consejo Institucional durante la última semana del mes de mayo.
Estos lineamientos servirán de base para que cada Vicerrector, Director de Campus Tecnológico Local o Centro Académico y encargado de Programa presupuestario realice la formulación de su Plan y consecuentemente de su Presupuesto.
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 14 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 968-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
El Plan Anual Operativo deberá ser coordinado por la Oficina de Planificación Institucional y presentado y aprobado por el Consejo Institucional en la tercera semana del mes de julio.
El Presupuesto Institucional deberá ser coordinado por la Vicerrectoría de Administración y ser presentado al Consejo Institucional a más tardar en la última semana del mes de agosto.
El Presupuesto Institucional deberá ser aprobado en la segunda semana del mes de setiembre.
14.La Formulación del Plan Anual Operativo contemplará tanto el desarrollo de las actividades normales, como el de las nuevas a incluir al año siguiente. Además para cada actividad los Departamentos o Unidades Ejecutoras establecerán los objetivos, las metas a alcanzar y los indicadores necesarios para la estructuración de sus metas.
Las nuevas actividades deberán contemplar tanto las necesidades de personal, de operación y equipo correspondientes. Además, se deben establecer las diferentes etapas de ejecución, con la finalidad de permitir la aprobación total o parcial del proyecto, conforme el departamento o responsable obtenga los recursos.
Ningún Departamento podrá destinar recursos propios a proyecto o actividad que no estén debidamente aprobados.
15.Anualmente se establecerá un fondo, con recursos del presupuesto ordinario para el desarrollo de proyectos de investigación y extensión el cual será administrado por el Consejo de Investigación y Extensión. Los recursos no utilizados en el período o no ejecutados por los proyectos, deben ser reintegrados a este fondo en el período siguiente.
(Derogadas por el Consejo Institucional en S/2126, Art. 11, celebrada el 30 de junio del 2000).. Gac. 105
C. NORMAS DE CONTROL Y EJECUCIÓN
16.El control de la ejecución del presupuesto es responsabilidad de la Vicerrectoría de Administración la cual controlará la ejecución del presupuesto de acuerdo con el contenido asignado a las diferentes partidas y las disponibilidades de efectivo.
17. Adicionalmente a lo que establece el Estatuto Orgánico, corresponde a cada uno de los Vicerrectores, Director de Campus Tecnológico Local o Centro Académico:
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 14 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 968-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
- Autorizar el nombramiento de Personal con base en la relación de puestos aprobada por el Consejo Institucional, la Contraloría General de la República y de conformidad con las Normas de Contratación y Remuneración del Personal.
- Racionalizar el crecimiento de personal.
- Procurar la reducción de plazas.
- Autorizar las sustituciones interinas de personal para los casos de excepción debidamente calificados.
18.Los presupuestos extraordinarios y las modificaciones, deberán realizarse tomando en cuenta su incidencia en el logro de los objetivos y metas del Plan Anual Operativo.
19.Para garantizar el uso racional de los recursos de conformidad con el presupuesto, corresponderá a los Directores de Departamento, Coordinadores de Unidad y los Responsables de centros de costo la ejecución del presupuesto, aprobar en primera instancia las solicitudes de modificaciones internas entre partidas de los grupos: Servicios no Personales y Materiales y Suministros.
20.Los presupuestos extraordinarios, así como las modificaciones externas e internas serán elaboradas por la Vicerrectoría de Administración, quien confeccionará el documento formal para su aprobación por parte del Consejo Institucional.
21.Corresponderá al Consejo de Investigación y Extensión aprobar las modificaciones internas en los presupuestos de los proyectos de investigación y extensión las cuales deberán ser remitidas al Consejo Institucional para su ratificación.
22.El pago por transporte, tiempo extraordinario y viáticos producto de giras que se programen serán cargados al presupuesto del programa, departamento o proyecto correspondiente.
23.Los Departamentos y Unidades de la Institución podrán prestar servicios en forma remunerada. La prestación de estos servicios debe estar debidamente aprobada y reglamentada, inclusive en sus excedentes.
24.Los bienes materiales y servicios que se compren, deben obedecer a normas de consumo y equipamiento estandarizados en la Institución
25. La venta, permuta y donación de activos y materiales retirados o en desuso, deberá hacerse por medio de la Vicerrectoría de Administración, Dirección de Campus Tecnológico Local, o Dirección de Centro Académico, con el visto bueno del Vicerrector o Director respectivo a la unidad gestora, atendiendo la normativa vigente en materia de Contratación Administrativa.
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 14 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 968-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
26.Toda actividad programada por el Instituto se atenderá con los productos y servicios que prestan los Departamentos correspondientes, salvo autorización expresa del Rector.
27.Las publicaciones en los medios de comunicación deberán tramitarse por medio de la Oficina de Prensa, que las hará en formato estándar, las publicaciones en la Gaceta Oficial de la República deberán tramitarse a través del Departamento de Aprovisionamiento.
28.Todo trabajo de impresión del Instituto debe hacerse en el Taller de Publicaciones. Se exceptúan los trabajos que requiera la Editorial Tecnológica y las Unidades de Venta de Bienes y Servicios quienes podrán contratar externamente mediante autorización de la Vicerrectoría de Administración.
29. Toda publicación de un Departamento o Unidad de la Institución, para ser distribuida externamente deberá tener la aprobación del Vicerrector o Director de Campus Tecnológico Local o Centro Académico, respectivo.
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 14 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 968-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
30. Los recursos asignados según el Plan Anual Operativo para remodelaciones de planta física, construcción de obras y el mantenimiento de edificios, estarán centralizadas en la Oficina de Ingeniería y en la Dirección del Campus Tecnológico Local San Carlos, según corresponda.
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 14 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 968-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
31.Los recursos para atender el mantenimiento de maquinaria, equipo de oficina y transporte se cargará a la dependencia especializada correspondiente.
32.Los productos de los Programas de Producción de los Departamentos Académicos y de otras dependencias pueden ser adquiridos por los Departamentos o Unidades del Instituto para su uso o consumo. Para ello se liquidará a cada uno de los programas o departamentos, el producto de la venta del bien o servicio mediante el mecanismo de asiento de diario contable y presupuestario. Se trasladarán los recursos adeudados a cada uno de ellos, para lo que deben verificar previamente que el Departamento o Unidad solicitante disponga del presupuesto necesario para la adquisición del bien o servicio
D. NORMAS DE EVALUACION
33.La evaluación de la ejecución del Plan Anual Operativo será responsabilidad de los Vicerrectores. Los informes de dicha evaluación serán presentados a la Oficina de Planificación de acuerdo con el procedimiento y cronograma que esta Oficina elabore para tal efecto.
34.Derogado
Aprobado Sesión Ordinaria No. 3051, Artículo 15, del 13 de diciembre de 2017. Gaceta No. 494, del 14 de diciembre de 2017
35.La Oficina de Planificación Institucional presentará al Consejo Institucional durante el mes de febrero y en forma conjunta con la presentación de la liquidación presupuestaria, un análisis de la evaluación del Plan Anual Operativo y su relación con su ejecución presupuestaria.
36.La Vicerrectoría de Investigación y Extensión, en coordinación con los departamentos ejecutores de los convenios aprobados, presentará una evaluación debidamente dictaminada por la Oficina de Planificación Institucional al Consejo Institucional, en la primera semana del mes de agosto de cada año.
37.Todas aquellas organizaciones internas que reciban transferencias del Instituto, deben presentar a la Vicerrectoría de Administración, un informe semestral de la gestión financiera y uso de los recursos.
Capítulo 1 EL OBJETIVO
Artículos Transitorios
Transitorio 1
Hasta tanto no exista el reglamento de prestación de servicios, el excedente neto (una vez deducida la totalidad de egresos) generado por cada uno de los servicios que se brinden será distribuido de la siguiente manera:
- 80% para el departamento, o unidad generadora, el cual prioritariamente debe destinarlos a inversión.
- 20% se trasladará al presupuesto institucional.
Se excluyen los programas de producción agropecuaria, ya que están regulados por su propio reglamento.
Transitorio 2
La VIE presentará a más tardar durante el II Semestre de 1996 la propuesta de “Reglamento para la Prestación de Servicios en el ITCR”, para la aprobación por parte del Consejo Institucional.
Transitorio 3
El Departamento Financiero Contable deberá presentar una propuesta del procedimiento para la elaboración y aprobación de las Modificaciones y Presupuestos Extraordinarios a más tardar en el mes de julio de 1996.
Transitorio 4
(Referente Norma 8)
Cada Unidad Ejecutora responsable de prestar servicios generales o institucionales tipificados en la Norma 8, deberá presentar, con el visto bueno del Consejo de Rectoría, al Consejo Institucional los estudios y metodología de cobro de los servicios, durante el II Semestre de 1996.
Aprobada en firme en Sesión No. 1887, Art. 13 del 30 de mayo, 96. Gac. 70
