¿Por qué es importante capacitar a las secretarias o asistentes administrativas del TEC?

12 de Abril 2018 Por: Visitante

ilustración de secretaria con muchas manos y cada una con las funciones que realiza — Imagen ilustrativa tomada de vecteezy.com

María de los Ángeles Picado

Secretaria Ejecutiva, Escuela de Ciencias Sociales

mpicado@itcr.ac.cr

La Oficina de Comunicación y Mercadeo no toma como suyas, las opiniones vertidas en esta sección.

En la actualidad se considera que la secretaria o asistente administrativa es el “brazo derecho” de los jefes o directores (as) de cualquier organización. Estas profesionales han pasado a ocupar un rol clave en la gestión administrativa al aportar soluciones a los conflictos, creatividad a los proyectos y organización a las tareas cotidianas.

La secretaria ejecutiva en particular, además de sus conocimientos, debe contar con una serie de cualidades que se desarrollan a lo largo del tiempo, como construir lazos de confianza y credibilidad en sus relaciones con los jefes, compañeros, estudiantes y usuarios internos y externos, a lo cual se asocia una serie de valores fundamentales en esta profesión, como son compromiso, discreción, lealtad con la institución, honestidad disciplina, compromiso, proactividad, y espíritu emprendedor.

Cada vez más las secretarias son como las asistentes ya que se han involucrado en las gestiones administrativas y labores de apoyo de variada naturaleza y para ello, deben capacitarse y actualizar sus conocimientos en todos los ámbitos laborales.

Cada año, estas profesionales han asumido más funciones y cobran mayor protagonismo, al asumir mayores exigencias. Por ello requieren estar altamente preparadas para crear, innovar e implementar iniciativas; concertar reuniones; realizar eventos, y atender a distintas personas, no sólo nacionales sino también de procedencia internacional.

Para poder lograr la siempre esperada eficiencia se requieren mayores cualidades personales y profesionales, e inteligencia emocional.

El rol de las secretarias ejecutivas hace que cada vez sea más importante la capacidad de manejar habilidades tan simples pero vitales, como el sentido común, el criterio y el buen trato.

Esta profesional conoce y practica los valores dentro de la Institución, integra y consolida a los miembros de cada departamento, vicerrectoría y escuela, promueve la creatividad, innovación y disposición para el trabajo, entrega total de esfuerzo por llegar a cumplir con las tareas y actividades, entre otras.

Por eso, es importante que las Secretarias y las Asistentes Administrativas se capaciten frecuentemente, ya que el mundo laboral demanda mucha innovación.

En fin, capacitar a los colaboradores siempre trae muchos beneficios, en forma general, tanto a nivel institucional o personal. Los mismos se pueden sintetizar como sigue:

Actualización de reglamentación interna de la institución
Eficiencia en cumplir con las tareas y actividades.
Alta productividad.
Promueve la creatividad, innovación y disposición para el trabajo.
Mejora el desempeño en la oficina.
Desarrollo de una mejor comunicación entre los miembros de la institución.
Mayor armonía, el trabajo en equipo y por ende, la cooperación y coordinación.
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