• Comisión trabaja en proyectos para su implementación.
• FirmaTEC es un software desarrollado por DATIC para facilitar el proceso de firmado.

Contar con una gestión de documentos cada vez más digital y agilizar los trámites de gestión institucional son parte de las metas que se esperan alcanzar con la implementación de la firma digital en el TEC. Este método de autenticación logra que la persona e instituciones puedan validar documentos y trámites en ambientes virtuales.

La firma digital se aplica en aquellas áreas donde es importante poder verificar la autenticidad y la integridad de ciertos datos, por ejemplo documentos electrónicos o software, ya que proporciona una herramienta para detectar la falsificación y la manipulación del contenido.

Según datos de la Comisión de Firma Digital del TEC, en la Institución un 10% de los funcionarios cuenta con este método de autenticación, pero muchas veces no es utilizado ya que algunas personas lo tienen vencido, otros no saben cómo utilizarlo o bien su computadora no cumple las especificaciones para poder usarlo.

Para fortalecer el uso de la firma digital, la Comisión ha establecido un proyecto piloto, al distribuir 43 dispositivos en funcionarios de siete departamentos para que estos puedan la firma dentro de las acciones regulares que realizan.

“La idea es fortalecer una nueva cultura que permita dejar atrás aquello de -los papeles hablan- de modo tal que se fomente el uso del dispositivo a nivel institucional” destacó el ingeniero Marco Vinicio Gómez Gutiérrez, del Departamento de Tecnologías Información y Comunicación (DATIC) y coordinador de esta Comisión.

Como apoyo a este proceso se ha creado FirmaTEC, software desarrollado por el DATIC, que facilita el proceso de firmado digital de los documentos así como el control de cambios que se hagan a estos.

 ¿Cómo funciona la firma digital?

La firma digital funciona mediante procedimientos matemáticos que relacionan el documento firmado con información propia del firmante mediante certificados digitales, de manera tal, que terceras personas puedan reconocer la identidad de quien firma y asegurarse así de que los contenidos no han sido modificados.

La firma digital avanzada incluye una estampa de tiempo e información de validación que permiten determinar una fecha y hora en el que la firma digital existía y el certificado es valido. La estampa de tiempo es generada por el Banco Central de Costa Rica, quien tiene constituida una Autoridad Certificadora para la emisión de certificados para personas físicas y jurídicas.

Según datos de Casa Presidencial, unas 133 mil personas cuentan con firma digital, lo que les permite acceder a un centenar de servicios y productos en 90 instituciones públicas, bancarias y comerciales.

Proyectos

La Comisión, conformada por representantes de DATIC, TEC Digital, el Centro de Archivo y Comunicaciones, Financiero Contable, Asesoría Legal así como del Departamento de Admisión y Registro y la Escuela de  Ingeniería en Computación trabajan además en otro proyecto para implementar la firma digital de persona jurídica. Esta permitiría emitir documentos electrónicos certificados de manera tal que constancias y otros escritos sean emitidos bajo este método.

“Un 30% de los vehículos que circula en las calles lo hace por alguna diligencia que se puede hacer de manera digital según datos del Ministerio de Ciencia y Tecnología, por lo que buscamos generar un ahorro de recursos en varias aristas así como una mejor gestión en los trámites”, destacó Gómez.

Para esto se espera que diversos trámites se realicen de manera electrónica, en un proceso que conlleve desde la solicitud del documento, el pago en línea así como su entrega, por lo que implementarlo traería ventajas de alto impacto como la posible disminución en el uso de parqueos así como el menor uso vehicular para los potenciales usuarios de este servicio.

Otro de los desarrollos que se da es además un software de gestión documental, que permitirá manejar mayores volúmenes documentales con capacidad para controlar las versiones así como la seguridad para compartir y manejar los documentos que sean firmados digitalmente.

En el caso del TEC Digital, la firma será utilizada como método de autenticación para ingresar a la plataforma, lo cual sustituye el poner el usuario y  la contraseña.

Además se espera utilizarla en la firma de documentos que sean de relevancia y  estén relacionados con la docencia y funcionalidades del TEC Digital. Para esto la plataforma estaría desarrollando una aplicación para la entrega de actas, de modo tal que que el profesor que utiliza el módulo de evaluaciones y tiene sus notas finales ahí, podrá generar firmar el acta digitalmente y enviarla a Admisión y Registro sin necesidad de ningún trámite presencial.

¿Nuevos reglamentos?

La firma digital está basada en la ley 8454 así como en la directriz 067. Respecto a la ley, aplica para toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o privados. El Estado y todas las entidades públicas quedan expresamente facultados para utilizar los certificados, las firmas digitales y los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia.

Mientras que la directriz busca hacer efectivo el derecho a exigir igualdad en el acceso por medios electrónicos a todos los servicios que se ofrecen por medios físicos.  De esta forma,  las personas físicas podrán utilizar la firma digital certificada en cualquier escenario, ya sea para autenticarse o para firmar todos los trámites con la institución por vía electrónica.

Ante esto y según el coordinador de la Comisión de Firma Digital del TEC, no se requiere generar alguna ley adicional, ya que el marco de legislación es explícito.  “Lo que se requeriría es un reglamento que regule los usos y cuidados que deberá tener el funcionario en el uso de la firma” aseveró.