REGLAMENTO ESPECÍFICO DE ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Del Tipo de Reglamento y su Alcance

Este reglamento es de tipo específico, de aplicación y acatamiento obligatorio para todos los funcionarios del Departamento Financiero Contable del Campus Tecnológico Central del Instituto Tecnológico de Costa Rica, “en adelante ITCR”. 

Artículo 2. Objetivo del Reglamento

Definir la estructura y funcionamiento del Departamento Financiero Contable.

Artículo 3. Objetivos específicos del Reglamento

a) Definir las funciones de las diferentes unidades y áreas que conforman el Departamento Financiero Contable.

b) Definir las disposiciones técnicas, la estructura y funcionamiento en los Campus Locales y Centros Académicos.

Artículo 4. Objetivo General del Departamento Financiero Contable

Planear, dirigir y controlar todas las actividades de índole financiero, que se lleven a cabo en la Institución.

Artículo 5. Objetivos específicos del Departamento Financiero Contable

a) Suministrar información necesaria y oportuna para determinar la situación financiera del ITCR.

b) Planear, dirigir y evaluar el desarrollo de programas presupuestarios de la Institución según la estructura programática.

c) Realizar análisis periódicos sobre los resultados en materia financiera de operación e inversión.

d) Presentar información financiera y presupuestaria a las autoridades de la Institución para la toma de decisiones y a entes fiscalizadores.

e) Brindar información financiera, para que pueda ser consultada por los usuarios internos y externos de la institución.

Artículo 6. Normativa y principios aplicables

El Departamento Financiero Contable, se rige por lo dispuesto en:

• Ley General de la Administración Pública, N°6227;  

• Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N°8131;

• Ley General de Control Interno, N°8292, 

• Ley General de Contratación Pública N°9986, 

• Reglamento a la Ley General de Contratación Pública Nº43808-H,

• Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), 

• Estatuto Orgánico del ITCR, 

• Políticas Específicas de Contabilidad para el ITCR sustentadas en las NICSP, 

• Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE de la Contraloría General de la República y demás normas y 

• Demás normas y acuerdos dictados por el Consejo Institucional, así como la normativa externa e interna existente, vinculante y la que se llegue a promulgar.

Artículo 7. De las Definiciones

Coordinador de unidad: Persona encargada de coordinar toda la actividad de una unidad.

Director de departamento académico o apoyo a la academia: Persona funcionaria que dirige y representa a esas dependencias. En la línea jerárquica inmediata estarán bajo la autoridad de la persona que ejerza la Vicerrectoría, la Dirección de Campus local o el Rector según corresponda.

Funciones: Son todas las actividades que se les han asignado a los funcionarios, para la buena marcha del departamento e Institución.

Normativa: Norma o conjunto de normas que guían, dirigen y ajustan el comportamiento de un individuo y la organización en determinada materia o actividad.

Reglamento específico: Aquellos que son de uso interno y específico para el funcionamiento de una unidad o dependencia del Instituto.

CAPÍTULO II DE LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE.

Artículo 8. De las Funciones del Departamento Financiero Contable

a) Formular y elaborar el presupuesto de la Institución, de acuerdo con los lineamientos y normativa interna y externa.

b) Preparar los Estados Financieros de la Institución de acuerdo con las normas contables que se encuentren vigentes.

c) Recaudar, custodiar, manejar, revisar y controlar todas las transacciones financieras de la Institución.

d) Analizar y revisar los registros contables y presupuestarios por las operaciones de la Institución y que sean aplicados de acuerdo con las normas que establece la Contraloría General de la República, el Ministerio de Hacienda a través de la Dirección General de Contabilidad Nacional, y cualquier otro entre externo; además de la normativa y reglamentación interna aplicable en materia financiero - contable.

e) Conciliar periódicamente, las cuentas utilizadas en las operaciones financieras que se realizan en la institución.

f) Controlar la ejecución de los presupuestos ordinarios y variaciones presupuestarias (Modificaciones Presupuestarias y Presupuestos Extraordinarios).

g) Elaborar la liquidación del presupuesto institucional y los estados financieros mensuales, además de la información que requieran las autoridades de la institución.

h) Conciliar las transacciones que se realizan en el Módulo de Contabilidad General y compararlas con las transacciones aplicadas en el Módulo Control de Presupuesto del Sistema Integrado Financiero, para determinar el comportamiento de todos los movimientos económicos que se realizan durante la operación normal de la Institución.

i) Realizar el registro financiero de todos los activos y pasivos de la Institución.

j) Tramitar y aprobar las transferencias bancarias por concepto de pagos a proveedores.

k) Realizar las inversiones transitorias según lo establecido en el Reglamento General de Tesorería, en el Capítulo de IV De las Inversiones.

l) Brindar asistencia a las autoridades de la institución en materia financiero-contable y presupuestaria, para facilitar la toma de decisiones, para lograr una adecuada distribución y un mejor control del uso de los recursos.

m) Como ente técnico, elaborar y plantear modificaciones a los Reglamentos Generales, para el respectivo análisis y aprobación por las autoridades institucionales.

n) Elaborar y aprobar los procedimientos según corresponda.

o) Asesorar y capacitar en materia financiero - contable y de ejecución presupuestaria a las unidades ejecutoras que así lo requieran.

p) Garantizar el cumplimiento de las normas generales y procedimientos de control interno aplicables a las operaciones financieras de la institución.

q) Publicar la información financiera de la Institución, mediante los diferentes informes presupuestarios y contables, para que pueda ser consultada por los diferentes usuarios internos o externos.

CAPÍTULO III ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Artículo 9.  De la Conformación del Departamento Financiero Contable

El Departamento Financiero Contable es una dependencia de la Vicerrectoría de Administración y se conforma por las siguientes áreas funcionales y unidades internas:

Dirección: Director(a), Secretaría, Área de Gestión en Sistemas y Área de Gestión Financiera de la Dirección.

Unidad de Tesorería: Coordinación de Tesorería, Financiamiento Estudiantil, Recuperación de Préstamos, Cajas (Caja Ingresos y Egresos, Caja Auxiliar de Pagos), Área de Análisis (Derechos de Estudio, Estudios Especiales, Inversiones) Pagos Institucionales, Pago a Proveedores y Viáticos.

Unidad de Contabilidad: Coordinación de Contabilidad, Área de Activos compuesta por: Efectivo y Equivalentes de Efectivo, Cuentas por Cobrar, Propiedad, Planta y Equipo, Área de Pasivos y Área de Operativa.

Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto: Coordinación de Análisis Financiero y Presupuesto, Formulación y Ejecución Presupuestaria, Control, Variaciones al Presupuesto, Estudios Especiales y Automatización de Servicios y Procesos.

CAPITULO IV DIRECCION

Artículo 10. Requisitos para ocupar el cargo de Dirección del Departamento Financiero Contable

La persona que ocupe el cargo de la Dirección del Departamento Financiero Contable fungirá como el superior jerárquico del Departamento. 

Para ocupar el puesto en la Dirección del Departamento, se deben cumplir  los siguientes requisitos:

a. Poseer título profesional universitario afín a la actividad del Departamento.

b. Estar nombrado (a) por tiempo indefinido.

c. Laborar para la Institución con jornada de al menos medio tiempo.

d. Haber laborado, a medio tiempo o más, por lo menos dos años para el Instituto.

e. Contar con al menos dos años de experiencia comprobada en labores relacionadas con la actividad del Departamento.

La persona que ocupe el cargo de la Dirección será electa por la Asamblea Plebiscitaria de Departamento. Deberá ejercer sus funciones en jornada de tiempo completo, durará en sus funciones cuatro años y no podrá ser electa por más de dos períodos consecutivos.

Artículo 11. De las funciones en la Dirección de Departamento

Son funciones en la Dirección del Departamento:

a. Planear, organizar, dirigir y evaluar las labores del Departamento.

b. Convocar y dirigir las sesiones del Consejo de Departamento.

c. Coordinar, analizar y evaluar el proceso de formulación del Presupuesto Institucional.

d. Revisar y analizar los Informes Presupuestarios que se presentan para aprobación y conocimiento de las autoridades de la institución y de la Contraloría General de la República, así como los Estados Financieros que se presentan a la Contraloría General de la República y Contabilidad Nacional.

e. Revisar y aprobar las transferencias e inversiones que se tramitan en el Departamento.

f. Identificar y dar seguimiento a los posibles riesgos a los que pueda estar expuesto el Departamento Financiero Contable, considerando la normativa establecida a nivel institucional aplicada por la Oficina de Planificación Institucional.

g. Asistir a las reuniones de la Comisión de Inversiones.

h. Participar en Comisiones Institucionales establecidas por los diferentes Órganos institucionales, así como Interinstitucionales en el ámbito de su competencia.

i. Promover la superación del personal a su cargo.

j. Atender las diferentes situaciones que se presenten en el Departamento.

k. Ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea Institucional, el Consejo Institucional, el Rector, los Vicerrectores y el Director de Campus, según corresponda.

l. Propiciar la coordinación de las labores del departamento con las de otras dependencias o sub-dependencias del Instituto o instituciones públicas y privadas.

m. Formar parte del Consejo de Vicerrectoría.

n. Realizar cualquier otra actividad necesaria para el buen desempeño del departamento, además de las otras funciones que dispone el Estatuto Orgánico.

Artículo 12. De las funciones de la persona Asistente en Gestión Administrativa del Departamento en la secretaría.

Son funciones de la persona Asistente en Gestión Administrativa del Departamento:

a. Atender y orientar consultas generales de las personas usuarias de la dependencia.

b. Recibir, registrar, distribuir y controlar la documentación que ingresa a la dependencia.

c. Clasificar y archivar la documentación de la dependencia según procedimientos establecidos.

d. Clasificar y organizar la documentación de la dependencia anualmente para ser enviada al Archivo Institucional.

e. Analizar, redactar y enviar las respuestas de la documentación o datos de la dependencia, según corresponda y por instrucciones generales.

f. Preparar la documentación y logística de las sesiones de la dependencia, según corresponda.

g. Elaborar, comunicar y custodiar el acta de las sesiones.

h. Realizar el seguimiento a los acuerdos tomados y llevar el control de las actas aprobadas, según corresponda el alcance.

i. Registrar acciones de personal de nombramiento de las personas trabajadoras de la dependencia.

j. Solicitar y registrar la información concerniente a entidades externas o internas y a personas trabajadoras, según corresponda.

k. Realizar y dar seguimiento a las solicitudes para los distintos servicios institucionales y estudiantiles.

l. Dar seguimiento al cumplimiento de plazos de las solicitudes de información o preparación de respuestas recibidas en la dependencia.

m. Colaborar en la distribución y control del presupuesto operativo de la dependencia, a solicitud de la jefatura y gestionar el trámite de las modificaciones presupuestarias.

n. Colaborar en la elaboración de las guías de horario y distribución de carga laboral, según corresponda.

o. Realizar la programación y manejo de la agenda de la jefatura correspondiente.

p. Colaborar con la programación y préstamo de espacio físico de la dependencia.

q. Realizar la publicación de información relevante de la dependencia, según instrucciones generales.

r. Colaborar y dar seguimiento con la identificación de necesidades de equipo, mobiliario e infraestructura o de reparación y suministros de oficina.

s. Realizar el registro, traslado, préstamo y control de los activos y materiales de oficina de la dependencia, según corresponda.

t. Preparar las actas con los acuerdos y dar el respectivo seguimiento.

Artículo 13. De las funciones del Área de Gestión en Sistemas

El área de gestión en sistemas tiene la función principal de actualizar los sistemas de información financiera, con el fin de que el Departamento Financiero Contable cuente con las herramientas automatizadas, que permitan la realización de las labores que desempeñan cada uno de los colaboradores. 

Artículo 14. De las funciones del Área de Gestión Financiera

El área de gestión financiera es responsable de brindar apoyo en los procesos y servicios administrativos necesarios para el desarrollo de las actividades del Departamento; así como velar por que la información financiera que se publica sea fiable y oportuna para los diferentes entes y usuarios internos o externos. Implementar, dar seguimiento a las recomendaciones emitidas por las auditorias (Interna o Externa) u entes fiscalizadores en materia financiera contable, mediante los Planes de Acción. Elaborar y presentar informes, según corresponda. 

Dependen directamente de la Dirección y atenderán trabajos específicos que la Dirección del Departamento Financiero Contable solicite.

CAPITULO V UNIDAD DE TESORERÍA

Artículo 15. De las funciones en la Unidad de Tesorería

La Unidad de Tesorería es una unidad interna, categoría número 3, adscrita al Departamento Financiero Contable. 

Le corresponde administrar el efectivo del ITCR, de una manera eficaz y eficiente de conformidad con el marco legal correspondiente, así como brindar un adecuado servicio a los funcionarios, estudiantes, proveedores y público en general, en los aspectos relacionados con la recaudación y administración de los ingresos y egresos que se dan en la institución, a través del asesoramiento y trámite oportuno de las solicitudes de pago. 

Artículo 16. De las funciones en la Coordinación de la Unidad de Tesorería

Son funciones de la persona Coordinadora de la Unidad de Tesorería:

a. Fungir como superior jerárquico de los colaboradores a su cargo, supervisando y asignando funciones de acuerdo con sus deberes y responsabilidades.

b. Planear y programar actividades de la Unidad de Tesorería. 

c. Coordinar con las Unidades de Contabilidad y Análisis Financiero y Presupuesto, aspectos de interés.  

d. Coordinar con los Departamentos: Becas y Gestión Social, Admisión y Registro, Asesoría Legal, trámites de pago y cobro de acuerdo con la normativa y reglamentación existente.

e. Asistir a las reuniones de la Comisión de Inversiones.

f. Elaborar, informar y dar seguimiento al flujo de caja institucional.

g. Firmar de forma mancomunada, con la persona directora, la persona Vicerrectora de Administración o la persona que ejerza la Rectoría, todos los desembolsos que se realicen por parte de la institución.

h. Participar en reuniones con entes externos.  

i. Velar por el Control Interno de la Unidad.

j. Identificar y dar seguimiento a los posibles riesgos a los que pueda estar expuesta la Unidad, considerando los planes de respuesta al riesgo establecidos desde la Dirección. 

k. Asistir a reuniones por solicitud de las autoridades de la Institución, en Comisiones Institucionales e Interinstitucionales, a convocatorias de la Dirección del Departamento Financiero Contable y de la Comisión de Selección de Personal, cuando su presencia sea requerida.

l. Crear o modificar reglamentos, procedimientos o normativa y mejorar las políticas específicas correspondientes a Efectivo, Equivalentes de Efectivo, e Inversiones.

Artículo 17. De la composición de la Unidad de Tesorería

La Unidad de Tesorería se compone de las siguientes áreas:

a. Financiamiento Estudiantil. En esta área se lleva a cabo la formalización del financiamiento y giro a estudiantes del ITCR, así como la custodia de los expedientes hasta el momento en que el estudiante empiece a realizar los pagos. Además, se tramita el pago de planillas estudiantiles, por concepto de las diferentes Becas Estudiantiles. Se realiza la conciliación de intereses y los saldos del auxiliar con la cuenta mayor. 

a. Recuperación de Préstamos. Se gestiona el proceso de cobro a estudiantes producto de los préstamos otorgados, una vez finalizado el periodo de estudio y concluido el periodo de gracia otorgado, por otra parte, se encarga de la custodia de los expedientes una vez que el estudiante empieza a pagar. Periódicamente se revisa la situación de cada deudor con el fin de velar que no surjan morosidades, de haberlas y sea infructuoso el proceso de cobro administrativo, se envían los expedientes a la oficina de Asesoría Legal. Además, se realizan conciliaciones mensuales y se comparan con los saldos del mayor. 

b. Cajas. (Caja Ingresos y Egresos, Caja Auxiliar de Pagos). Esta área tiene la responsabilidad de ejecución de labores en atención al público en el manejo, la custodia y la recaudación de ingresos por pagos con Tarjeta de Crédito o Débito, pagos por transferencia, por venta de bienes y servicios. Confección de solicitudes de pago, confección de órdenes de pago para realizar los pagos por transferencia que requieren las diferentes unidades ejecutoras de la institución.  Por otra parte, solicita el reintegro a los fondos por pagos que se cancelen por medio de Tarjeta de Débito. Recibe y custodia valores (Garantías de Participación y Cumplimiento en avales, Certificados de Depósito a Plazo (físicos), por transferencia bancaria, por los procesos licitatorios que realiza la institución).

c. Pagos Institucionales. Tiene la responsabilidad de tramitar todos los pagos por concepto de servicios institucionales a las entidades internas y externas, verificando que se ajusten a lo dispuesto en las leyes, reglamentos, normas internas y externas que para tal efecto existen y velar por el cumplimiento de los requisitos legales y de control interno. Lleva el control de cuentas corrientes, realizando inclusiones y exclusiones de firmantes ante los Bancos Estatales cuando se requiera o por cambio de funciones. Prepara las solicitudes de pago y realiza los cierres de lotes. Además, realiza la consulta diaria de saldos en las cuentas bancarias y remite la información producto de dicha consulta a la coordinación.

d. Pago a Proveedores. Se tramitan las solicitudes de pago generadas en el Departamento de Aprovisionamiento por órdenes de compra y de la Unidad de Tesorería (pago de viáticos, entre otros). Se revisa los reintegros de los fondos de trabajo que tiene la institución y se gestiona el reintegro a dichos fondos. Se emiten certificaciones sobre el Impuesto sobre Renta a solicitud de los proveedores. Se generan los reportes de Impuesto de Renta, Dietas, funcionarios y se envían a la Unidad de Contabilidad. Se brinda atención en consultas de usuarios internos y externos del ITCR.

e. Viáticos: Se tramitan las solicitudes de Adelanto y Liquidación de Viáticos, cuando un funcionario se desplaza a realizar actividades relacionadas con sus funciones fuera de la institución, por lo tanto, se le debe pagar una serie de gastos, como alojamiento, comida, transporte, entre otros.

f. Área de Análisis: En esa área los analistas financieros se encargan de:

• Derechos de Estudio. Gestionar la cuenta por cobrar por concepto de Derechos de Estudio. Conciliar saldos del auxiliar de Derechos de Estudio con la cuenta mayor y elaborar calendario de periodos de cobro. Gestionar la Póliza Estudiantil. Inclusión de Becas por Derechos de Estudio. Formar parte del Comité de Becas de estudiantes de intercambio. Registrar becas en auxiliar de Derechos de Estudio. Efectuar arqueos sorpresivos a los diferentes fondos de trabajo de la institución. Formar parte del Comité de Crédito en el proceso de Financiamiento. Atender consultas de estudiantes por medio de oficio o vía telefónica. Dar soporte a los cajeros.

• Estudios Especiales y Gestión de Seguros: Realizar estudios, a solicitud de encargados de unidades ejecutoras o del Departamento. Llevar los procesos de seguros de la institución, gestionando cada póliza individualmente. Tramitar las pólizas de Garantías de Caución a funcionarios. Gestionar el pago de Derechos de Circulación de los vehículos de la institución. Realizar arqueos sorpresivos a los diferentes fondos de trabajo de la institución. Formar parte del Comité de Crédito en el proceso de Financiamiento. 

• Cuentas por cobrar e Inversiones. Realizar la cotización en la Banca Estatal, sobre las tasas de interés vigentes, para la Comisión de Inversiones. Realizar el registro de las inversiones. Realizar mensualmente la conciliación de inversiones en instrumentos financieros. Llevar el control por Incumplimiento de Beca de funcionarios. Gestionar el cobro por servicios prestados (alquileres, teléfono entre otros). Formar parte del Comité de Crédito en el proceso de financiamiento. Realizar arqueos sorpresivos a los diferentes fondos de trabajo de la institución. Tramitar cuentas por cobrar a funcionarios, a entes internos y externos de la institución. Registrar los ingresos por Leyes. Registrar y custodiar expedientes de becados que realizan depósitos por incumplimiento de beca. Realizar trámites de cobro ante Asesoría Legal. 

CAPITULO VI UNIDAD DE CONTABILIDAD

Artículo 18. De las funciones en la Unidad de Contabilidad

La Unidad de Contabilidad es una unidad interna, categoría número 3, adscrita al Departamento Financiero Contable.

Le corresponde procesar, analizar y registrar en forma oportuna y adecuada la información contable producto de las operaciones institucionales, con el fin de brindar informes a los entes externos y las autoridades institucionales para la toma de decisiones, además de elaborar los estados financieros de la Institución.

Artículo 19. De las funciones de la Coordinación de la Unidad de Contabilidad

Son funciones de la persona Coordinadora de la Unidad de Contabilidad:

a. Fungir como superior jerárquico de los colaboradores a su cargo, supervisando y asignando funciones de acuerdo con sus deberes y responsabilidades.

b. Planear y programar actividades de la Unidad de Contabilidad.

c. Coordinar con las Unidades de Tesorería y Análisis Financiero y Presupuesto aspectos de interés.  

d. Coordinar actividades con las Escuelas, Departamentos y otras dependencias de la Institución, en lo que se refiere a recepción de documentos, procedimientos contables y sistemas de control.

e. Análisis permanente de cuentas contables.

f. Identificar y dar seguimiento a los posibles riesgos a los que pueda estar expuesta la Unidad, considerando los planes de mitigación al riesgo establecidos desde la Dirección. 

g. Velar que la información contable se registre siguiendo las normas y directrices emitidas para las Instituciones Públicas, así como lo establecido en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público.

h. Participar en reuniones con entes externos.

i. Velar por el Control Interno de la Unidad.

j. Asistir a reuniones por solicitud de las autoridades de la Institución, en Comisiones Institucionales e Interinstitucionales, a convocatorias de la Dirección del Departamento Financiero Contable y de la Comisión de Selección de Personal, cuando su presencia sea requerida.

Artículo 20. De la composición de la Unidad de Contabilidad 

La Unidad de Contabilidad se compone de las siguientes áreas:

Área de Activos:

Efectivo y Equivalentes de Efectivo: En esta área, los funcionarios se encargan de: 

El reconocimiento y análisis de los registros realizados en las diferentes Tesorerías, así como de otros fondos y valores que mantiene el ITCR. Realizan las respectivas conciliaciones de cuentas bancarias.

Inversiones a Corto Plazo: Se tiene la responsabilidad de la revisión, análisis y aplicación de las inversiones que califiquen como instrumentos financieros mayores a tres meses. Se reclasifican los equivalentes de efectivo a instrumentos financieros. 

Cuentas a Cobrar a Corto Plazo: Los responsables del proceso se encargan de registrar, reclasificar y medir las cuentas por cobrar a corto plazo. Además de mantener los saldos de cuentas por cobrar depuradas. 

Inventarios: Se analizan y reclasifican los inventarios que estén bajo los alcances de la NICSP 12. Se trabaja en mantener los saldos de inventarios depurados actualizando, analizando y conciliando las partidas según la NICSP 12 “Inventarios”. 

Otros activos a corto plazo: Se registran y reclasifican los activos que estén bajo los alcances de la definición, según lo establece el marco conceptual de la Información Financiera. Por otra parte, los saldos de otros activos se mantienen depurados y se registran las partidas que las NICSP exigen.

Inversiones a Largo Plazo:

Son las inversiones que la Institución mantiene con la Cooperativa de Productores de Leche Dos Pinos R.L., por la participación en acciones. El registro de los excedentes se realiza en el Campus Tecnológico Local San Carlos y en la Unidad de Contabilidad, hay un responsable asignado para realizar la conciliación.

Cuentas por cobrar a largo plazo: 

• Préstamos largo plazo por cobrar: Se registran y reclasifican todas aquellas transacciones que cumplan con la definición y alcance de la NICSP 28, 29 y 30. Se identifican los importes correspondientes de interés y amortizaciones bajo el método de interés efectivo.

• Documentos por cobrar a largo plazo: Se lleva a cabo la depuración de las cuentas de documentos por cobrar a estudiantes, mediante la identificación y recalculo de importes.

• Otras cuentas por cobrar a largo plazo: Se registran y reclasifican las cuentas por cobrar a largo plazo y se mantienen los saldos de cuentas por cobrar depurados.

Bienes no Concesionados:

Se lleva a cabo la inclusión de activos de mobiliario y equipo, por construcciones, adiciones y mejoras, adquisición de terrenos. Por otra parte, se da seguimiento de obras en proceso en coordinación con otras dependencias de la institución. Se realizan tomas físicas de mobiliario, equipo y semovientes. Se da seguimiento a informes del Departamento de Servicios Generales en donde se notifica robo, pérdida o hurto de activos. Se confeccionan actas eliminación de activos en coordinación con el Departamento de Aprovisionamiento.

Inversiones Patrimoniales: Se realizan los ajustes correspondientes a las cuentas de inversiones patrimoniales y se confeccionan los auxiliares para el control de las inversiones patrimoniales.

Otros activos a largo plazo: Se registran y reclasifican todos aquellos activos que estén bajo los alcances de la definición según lo establece el marco conceptual de la Información Financiera. Se cuenta con los saldos de otros activos depurados y se registran aquellas partidas que las NICSP exigen.

Área de Pasivos:

• Deudas por pagar: Se lleva a cabo el registro y reclasificación de todos aquellos pasivos que estén bajo los alcances de la NICSP 19 y la NICSP 39. Se cuenta con los saldos de pasivos financieros depurados y el registro de aquellas partidas que la NICSP 19 o 29 exige.

• Fondos de terceros en garantía: Se realiza el registro de los depósitos en garantía de corto y largo plazo de acuerdo con los criterios de la NICSP 19. Se identifican los eventos no generadores de registro y que por el contrario la norma exige su revelación.

• Otros pasivos a corto plazo: Se registran pasivos por ingresos que no cumplen con la definición para su registro, pero que debe ser reconocido el derecho de cobro, de conformidad con las leyes aplicables y la NICSP 19. Se aplica la baja en cuenta de pasivos reconocidos que no forman parte de los criterios de estos elementos; de conformidad con la NICSP 19 y NICSP 29. Además, se clasifican las partidas que no cumplen con los criterios de la NICSP 19 y que forman parte del tratamiento de otra NICSP.

• Endeudamiento a corto plazo: Se lleva a cabo el registro de las deudas a pagar en el largo y corto plazo con base en los criterios de medición de la NICSP 29. Se identifican los gastos y costos imputables a la capitalización de las deudas y que deben ser devengadas según las condiciones contractuales.  Se identifica la información a revelar de acuerdo con los criterios de la NICSP 30.

Área de Patrimonio:

• Capital: Se registran las diferentes cuentas que integran el patrimonio de acuerdo con las NICSP. Además, se reconoce el patrimonio presentado en el balance, de acuerdo con la escritura de composición, estatutos y leyes vigentes.

• Transferencias de Capital: Los responsables registran las diferentes cuentas que integran el patrimonio de acuerdo con las NICSP. Por otra parte, se reconoce el patrimonio presentado en el balance, de acuerdo con la escritura de composición, estatutos y leyes vigentes.

• Resultados Acumulados: Se registran las diferentes cuentas que integran el patrimonio de acuerdo con las NICSP. Por otra parte, se reconoce el patrimonio presentado en el balance, de acuerdo con la escritura de composición, estatutos y leyes vigentes.

• Ingresos: Se registra el devengo para las cuentas de ingresos según corresponda. Se registran los ingresos en el periodo corriente en que se da lugar y los ingresos que provienen de uso de los poderes soberanos, por ejemplo, impuestos directos o indirectos, subvenciones.

• Gastos: Se registra el devengo para las cuentas de gastos según corresponda y los gastos en el periodo corriente en que se da lugar.

CAPITULO VII UNIDAD DE ANÁLISIS FINANCIERO Y PRESUPUESTO

Artículo 21.  De las funciones en la Unidad de Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto

La Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto es una unidad interna, categoría número 3, adscrita al Departamento Financiero Contable. 

Esta dependencia tiene la responsabilidad de proporcionar a las autoridades institucionales instrumentos de análisis, así como técnicas de control y evaluación presupuestaria que permitan priorizar las necesidades institucionales, facilitar la toma de decisiones y lograr así una adecuada distribución y un mejor control del uso de los recursos, además de cumplir con la normativa que dicta la Contraloría General de la República.

Artículo 22.  De las funciones en la Coordinación de la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto

Son funciones de la persona Coordinadora de la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto:

a. Fungir como superior jerárquico de los colaboradores a su cargo, supervisando y asignando funciones de acuerdo con sus deberes y responsabilidades.

b. Planear y programar actividades de la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto.

c. Coordinar con las Unidades de Tesorería y Contabilidad aspectos de interés.

d. Velar porque las diferentes etapas del ciclo presupuestario, (formulación, ejecución y liquidación) que le competen, sean llevadas a cabo eficientemente y de acuerdo con las normas establecidas.

e. Presentar los informes presupuestarios tanto al Consejo de Rectoría, Consejo Institucional y sus comisiones.

f. Vincular el presupuesto institucional con el Plan Anual Operativo.

g. Participar en reuniones con entes externos.

h. Identificar y dar seguimiento a los posibles riesgos a los que pueda estar expuesta la Unidad, considerando los planes de mitigación al riesgo establecidos desde la Dirección. 

i. Velar por el Control Interno de la Unidad.

j. Asistir a reuniones por solicitud de las autoridades de la Institución, en Comisiones Institucionales e Interinstitucionales, a convocatorias de la Dirección del Departamento Financiero Contable y de la Comisión de Selección de Personal, cuando su presencia sea requerida.

Artículo 23. De la composición de la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto

La Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto se compone de las siguientes áreas:

a. Formulación presupuestaria. Esta área tiene a cargo la elaboración del presupuesto institucional. La formulación debe atender el cumplimiento de los principios presupuestarios que son aplicables y garantizar que el presupuesto exprese la asignación óptima de los recursos disponibles, con la finalidad de atender los requerimientos de la planificación institucional y satisfacer las necesidades de acuerdo con los objetivos y fines para los que fue creada la institución. Por otra parte, se realizan las estimaciones de los ingresos del presupuesto, con base en métodos técnicos, matemáticos, financieros y estadísticos, considerando su composición, técnicamente fundamentados y documentados, lo anterior atendiendo lo indicado en el principio de equilibrio presupuestario.

b. Ejecución presupuestaria. En esta área, se da seguimiento a la recaudación o recibo de los recursos estimados en el presupuesto, con el propósito de obtener bienes y servicios y ejecutar cualquier otro gasto, en cantidad, calidad y oportunidad necesarios para el cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los objetivos y metas establecidos en los planes y programas presupuestarios. Los responsables en esta área realizan los siguientes procesos:

• Ingresos: Se realiza el análisis, seguimiento, depuración y aplicación de los ingresos producto de las actividades financieras de la institución. Por otra parte, se realiza la elaboración de informes de la ejecución de los ingresos percibidos.

• Egresos de Remuneraciones: Se realiza el análisis, seguimiento, depuración y aplicación de los asientos de planilla, el cual consiste en el análisis del pago de la planilla de la Institución, desde el momento en que se procede con el registro en el módulo de Contabilidad General, hasta la aplicación en lo que respecta a la parte efectiva de dicha planilla, en el módulo Control de Presupuesto, junto con las reclasificaciones y ajustes de gastos que correspondan.

• Egresos de Operación: Se realiza el análisis, seguimiento y depuración de los registros por los gastos de operación en los que incurren las unidades ejecutoras de la institución, en el módulo de Contabilidad General, hasta el momento de la aplicación en la parte efectiva en el Módulo de Presupuesto.  Por otra parte, se realiza la elaboración de informes de la ejecución de egresos.

c. Variaciones presupuestarias. Está área tiene la responsabilidad de revisar, analizar y aplicar a los ajustes cuantitativos y cualitativos al presupuesto aprobado por las instancias internas y la externa competente, que son necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas y se derivan de cambios en el ámbito interno y externo de índole económico, financiero, administrativo y legal, que ocurren durante el periodo presupuestario. 

En esta área se llevan a cabo los siguientes procesos:

• Modificaciones presupuestarias: Este proceso se lleva a cabo para la variación del presupuesto de las unidades ejecutoras, Escuelas y/o Departamentos, según los requerimientos de cada uno, estas variaciones son afectadas entre sub-partidas del mismo centro de costo y/o refuerzo de otros centros de costo, en atención a solicitudes de los encargados de las unidades ejecutoras que son de carácter prioritario y complementario al quehacer Institucional.

• Presupuesto Extraordinario: Es el proceso que tiene por objeto incorporar al presupuesto institucional los ingresos extraordinarios, los recursos excedentes entre los ingresos presupuestados, los percibidos y los recursos del superávit, así como los gastos correspondientes. Además, de registrar las disminuciones de ingresos y el efecto que dicho ajuste tiene en el presupuesto de gastos, o en la sustitución de las fuentes de financiamiento previstas. 

d. Estudios Especiales. Este tipo de estudios, se realizan con el fin de dar un diagnóstico en la preparación de planes, presupuestos, evaluaciones a solicitud de las distintas unidades ejecutoras de la institución. La finalidad de estos estudios es obtener una mayor eficiencia y eficacia al prestar los servicios que brinda la Institución. Dentro de los principales estudios se encuentran las Certificaciones de Convenios Específicos de Colaboración, Declaratorias de Interés Institucional, entre otros.

CAPITULO VIII DISPOSICIONES FINALES.

Artículo 24. Disposiciones Técnicas y Distribución en estructura y funcionamiento en los Campus Locales y Centros Académicos.

Los servicios financiero-contables que brinden los Centros Académicos (Alajuela y Limón) y los Campus Tecnológicos Locales (San José y San Carlos), bajo la autoridad de la Dirección de cada Centro Académico o Campus Tecnológico, acatarán las políticas generales y disposiciones técnicas (normativa y reglamentación) que provengan del Departamento Financiero Contable. 

En cuanto a su estructura y funcionamiento, cada oficina o dependencia que brinde los servicios financiero-contables en los Centros Académicos (Alajuela y Limón) y los Campus Tecnológicos Locales (San José y San Carlos), se regirán de acuerdo con la distribución asignada por cada director de Centro Académico o de Campus Tecnológico Local.

Artículo 25. De la revisión del Reglamento

El Consejo de Departamento Financiero Contable será responsable de realizar la revisión del presente Reglamento cuando lo estime necesario en la fecha de calendarización definida institucionalmente para este efecto.

Artículo 26. De la vigencia del Reglamento 

Este Reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo de Departamento Financiero Contable y su publicación en la Gaceta Institucional.

Aprobado en Sesión del Consejo del Departamento Financiero Contable, Sesión Ordinaria No. 07-2023, artículo 6 del 27 de julio del 2023.

Publicado en fecha 03 de agosto del 2023 mediante la Gaceta Número 1126 del 03 de agosto del 2023.

Reglamento Específico de Trabajo Final de Graduación de la carrera Licenciatura en Administración de Tecnología de Información

Capítulo I. Disposiciones Generales.

Artículo 1. Del Tipo de Reglamento y su Alcance.

El presente Reglamento es de tipo específico y es de acatamiento obligatorio para todas las personas integrantes del Consejo de Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos.

Artículo 2. Objetivo General.

Normar el funcionamiento del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos (VIESA), en las sesiones plenarias ordinarias o extraordinarias, en su modalidad presencial o bajo la modalidad de telepresencia utilizando los medios tecnológicos. Así mismo, normar el funcionamiento de la modalidad de consulta formal, ya sea electrónica o presencial.

Artículo 3. Objetivos específicos.

Establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para que el Consejo sesione de forma adecuada y válida en cualquiera de las modalidades.

Artículo 4. De las Definiciones.

Deliberación: principio que implica la toma de decisiones, basadas en el intercambio de opiniones y en el debate de éstas.

Integridad: principio que implica la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, de forma presencial o a través de la plataforma tecnológica, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.

Intervención: principio que implica que las personas participantes puedan participar en la deliberación tomándose los controles adecuados para la asignación y uso de la palabra.

Mayoría Simple: La mitad más uno de los miembros presentes.

Mayoría Absoluta: La mitad más uno del total de miembros.

Medios tecnológicos: son aquellos que hacen posible la participación en la sesión del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos por telepresencia, bajo las siguientes premisas:

• Durante el desarrollo de la sesión por telepresencia se deben respetar los principios de simultaneidad, integridad y deliberación. 

• Deberá permitir la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, además, deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado. 

• La grabación se considerará como parte del acta y su custodia se regirá por las disposiciones institucionales de archivo.

Moción de fondo: Serán mociones de fondo las que tiendan a lograr una propuesta base Serán presentadas a la Vicerrectoría y a los miembros del Consejo con no menos de dos días de anticipación a la sesión correspondiente. 

Moción de orden:  Serán mociones de orden las que tiendan a: concluir, ampliar o posponer el debate, suspender la sesión, cambiar el orden del día o revisar una decisión de la presidencia, autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor u otras, a criterio del Consejo de Escuela, que impidan o dificulten la realización de la votación secreta. Se someterán inmediatamente a discusión después de que concluya el miembro en el uso de la palabra, participarán el proponente, y otro en contra si lo hubiera.

Moción de forma: Serán mociones de forma las que tiendan a variar el estilo del texto de una moción de fondo.  Se presentarán a la Presidencia, la cual decidirá aceptarlas o rechazarlas después de haberlas comunicado al Consejo.

Moción de revisión:  Serán mociones de revisión las que tiendan a variar acuerdos no firmes del Consejo.  Se someterán a discusión en la sesión posterior a la del acuerdo y se tratarán como de orden.  Un acuerdo del Consejo podrá ser objeto de revisión por una sola vez.

Presencial: es la modalidad de asistencia, participación o presencia física que permitan la intervención, la integridad, la deliberación y la participación en la toma de decisiones.

Proyecto: Conjunto de actividades que desarrolla una persona o grupo de personas, para alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada.

Quórum: Es el número de miembros que se requiere para que el órgano colegiado pueda sesionar y tomar sus acuerdos.

Sesión Plenaria: Es la sesión en donde participan los miembros del Consejo de VIESA.

Sesión Plenaria Ordinaria:   Es la Sesión Plenaria que realiza el Consejo de VIESA al menos una vez al mes de forma presencial, ante una imposibilidad material o situación de fuerza mayor, se hará de forma telepresencial.

Sesión Plenaria Extraordinaria: Es la Sesión Plenaria que realiza el Consejo de VIESA para atender asuntos de urgencia, de forma presencial, ante una imposibilidad material o situación de fuerza mayor, se hará de forma telepresencial.

Sesión por Consulta Formal: Es la sesión que realiza el Consejo de VIESA, a través de los medios electrónicos establecidos, para atender asuntos de urgencia que se pueden resolver por esta vía.

Simultaneidad: este principio implica que las personas que integran el Consejo de VIESA deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a éste. Lo anterior implica que todas las personas integrantes sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a tomar las distintas decisiones. Los integrantes del Consejo deben concurrir en tiempo y lugar (para el caso de las sesiones telepresenciales, la sala virtual).

Sesión con telepresencia: es la modalidad de asistencia, participación o presencia donde todas o algunos de los integrantes del Consejo se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar en donde se encuentra el anfitrión, donde se utilice medios tecnológicos apropiados que garantizan la simultaneidad, la intervención, la integridad, la deliberación y la participación en la toma de decisiones del órgano en tiempo real. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado.

Titular: se refiere a la persona funcionaria definida o elegida para ser miembro del Consejo de VIESA, formando parte del quorum estructural, y que ejerce su función o cargo dentro del mismo.

Votación: es la forma de expresar su voluntad los integrantes del Consejo de VIESA en el ejercicio de sus competencias.

Votación presencial: Acto mediante el cual se acude de manera personal a emitir su voto.

Votación telepresencial: es la votación que se realiza cuando el Consejo de VIESA en pleno o alguno(s) de sus miembros participen de una sesión por telepresencia, o cuando la votación se realiza por medio de plataformas tecnológicas; a través de esta modalidad y a partir de una moción de orden, el Consejo puede llevar a cabo tanto votaciones públicas como secretas.

Capítulo II.  Del Consejo de VIESA.

Artículo 5. De la integración del Consejo de VIESA.

El Consejo de VIESA, está integrado por:

• Persona que ejerza la dirección de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, quién lo preside.

• Persona que ejerza la dirección del Departamento de Admisión y Registro.

• Persona que ejerza la dirección del Departamento de Becas y Gestión Social.

• Persona que ejerza la dirección de la Clínica de Atención Integral en Salud 

• Persona que ejerza la dirección del Departamento de Orientación y Psicología.

• Persona que ejerza la dirección del Departamento de Servicios Bibliotecarios.

• Persona que ejerza la dirección de la Escuela de Cultura y Deporte.

• Personas que ejerzan las direcciones de los Departamentos de Vida Estudiantil y Servicios Académicos de los campus tecnológicos locales o centros académicos, o coordinaciones de unidad en caso de no existir Departamento.

• Una representación estudiantil correspondiente al 33% del total de los miembros del Consejo.  

La presidencia puede asignar una persona como apoyo administrativo o secretarial para los procesos previos, durante y posteriores de la realización del Consejo de Vicerrectoría, que más adelante se denomina Secretaría del Consejo. Esta persona no forma el quórum y no tiene voz ni voto.  

Las personas integrantes del Consejo VIESA, que no sean de la representación estudiantil, solamente podrán ser sustituidos por la figura de la dirección interina, formalmente nombrada, a quien se le transfieren todas las competencias para actuar y a quien le corresponde asumir todos los derechos y obligaciones en caso de ausencia del titular. 

Artículo 6: Consejo ampliado

Cada vez que sea necesario el Vicerrector(a) de VIESA puede convocar un Consejo de VIESA ampliado, conformado además de los miembros ordinarios del Consejo, por los Coordinadores de las Unidades oficialmente establecidas u otros funcionarios de la Vicerrectoría.

Artículo7. De las funciones del Consejo de VIESA

Son funciones específicas del Consejo de VIESA:

1. Mantener estrecha relación con los estudiantes, de todos los campus y centros académicos, para favorecer su participación en la definición y adecuación de las políticas propias de la Vicerrectoría.

2. Velar porque los programas de asesoría y asistencia a estudiantes y de apoyo a la gestión académica se den en un marco que favorezca la formación integral de los futuros profesionales en todos los campus tecnológicos y centros académicos.

3. Proponer las políticas en los campos de bienestar estudiantil, acción sociocultural y servicios académicos, dentro de los lineamientos que dicte el Consejo Institucional.

4. Velar por el cumplimiento de las políticas, normas y reglamentos en la materia de su competencia.

Además, corresponderá al Consejo de Vicerrectoría:

1. Asesorar al Consejo Institucional en la definición de las políticas relativas a su campo de acción

2. Asesorar a la persona que ejerza la dirección de la Vicerrectoría en el área de su competencia

3. Servir como medio de coordinación de las actividades de la Vicerrectoría

4. Atender y resolver las consultas que le hagan los organismos superiores

5. Proponer al Consejo Institucional la creación, modificación, traslado o eliminación de las unidades que les competan

6. Servir de foro para la discusión de los asuntos de su competencia.

Artículo 8:  De las funciones de la Secretaría del Consejo:

1. Preparar, en conjunto con la persona que ejerza la dirección de la Vicerrectoría, la agenda de la sesión ordinaria o extraordinaria y distribuirla a los miembros del Consejo, previos a la fecha de cada sesión, según los plazos establecidos para cada una de las modalidades de convocatoria. 

2. Levantar y elaborar las actas de las sesiones del Consejo realizadas por consulta formal y de acuerdo con el formato establecido para las sesiones plenarias

3. Enviar las copias de las Actas correspondientes a las dependencias involucradas.

4. Adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo de VIESA, que tomaron parte en una votación o la consulta formal en cualquier modalidad, la justificación de votos y las justificaciones de no participación si las hay

5. Llevar un archivo de la correspondencia recibida y despachada por el Consejo.

6. Realizar los informes o trabajos especiales que considere o que solicita el Consejo.

7. Disponer del lugar y de las comodidades necesarias para la realización de la sesión.

8. Llevar el control de asistencia de los miembros a las sesiones.

9. Llevar un seguimiento de acuerdos tomados por el Consejo.

10. Otros asuntos que sean necesarios para el desempeño de su cargo según lo que establezca este reglamento y que esté dentro de sus funciones según el Manual Descriptivo de Puestos del ITCR

Capítulo III. De los Deberes y Derechos de los Integrantes del Consejo de VIESA.

Artículo 9. De la Presidencia del Consejo.

Serán deberes y derechos de la presidencia los siguientes:

a) Ejecutar los acuerdos firmes del Consejo que le correspondan.

b) Informar al Consejo sobre el grado de avance de los acuerdos previos.

c) Tramitar los asuntos que debe resolver el Consejo.

d) Dar seguimiento a los asuntos encomendados a las comisiones.

e) Convocar a los miembros del Consejo a las Sesiones Plenarias o por Consulta Formal en modalidad presencial o telepresencial

f) Revisar la agenda del día teniendo en cuenta las peticiones de los miembros del Consejo, formuladas con al menos tres días de antelación a la fecha de la sesión.

g) Proponer al Consejo los invitados para los asuntos que lo requieran, e indicarlos en la agenda correspondiente.

h) Abrir, presidir, suspender temporalmente y levantar las sesiones.

i) Velar porque los asuntos que debe resolver el Consejo se presenten oportunamente.

j) Someter a aprobación las actas del Consejo, previa revisión de las mismas por parte de los miembros.

k) Dirigir los debates dentro del orden debido, procurando que estos se circunscriban exclusivamente a los puntos en discusión y a los tiempos asignados en este Reglamento.

l) Someter a votación los asuntos cuando considere que han sido suficientemente discutidos en las sesiones plenarias o bien en la Consulta Formal cuando el plazo haya vencido y declarar la aprobación o rechazo de los mismos.

m) Decidir con doble voto los casos de empate según lo establecido en este Reglamento y en el Estatuto Orgánico del ITCR.

n) Coordinar con la secretaria del Consejo, la atención de la correspondencia dirigida a este Órgano, y recomendar el trámite, informando lo ejecutado a los miembros del Consejo.

o) Velar porque el Consejo cumpla la normativa relativa a su función.

p) Revisar las actas preparadas por la secretaria del Consejo.

q) Firmar las actas que hayan sido aprobadas por el Consejo.

r) Velar porque exista una participación equitativa, por parte de los miembros del Consejo y en las Comisiones.

s) Cualesquiera otros asuntos necesarios para el buen funcionamiento del Órgano y los demás que le asignen las Leyes, los Reglamentos vigentes y los acuerdos del Consejo.

Artículo 10. De los integrantes del Consejo de VIESA.

Son deberes y derechos de las personas integrantes del Consejo de Departamento:

a) Asistir puntualmente y mantenerse hasta el final en las sesiones convocadas por la presidencia, ya sea en modalidad presencial o telepresencial, responder oportunamente las Sesiones por Consulta Formal, reuniones y comisiones a las que sean convocados.

b) Comunicar oportunamente a la presidencia y a la secretaria del Consejo cuando tengan que ausentarse de la sesión plenaria en cualquiera de las modalidades, de forma temporal o permanente o la no participación en la Consulta Formal. La comunicación debe realizarse por los medios oficiales establecidos por la institución.

c) Solo podrán ausentarse o retirarse de las sesiones quienes cuenten con la autorización previa de la presidencia, lo cual constará en el acta.

d) Participar activamente en las discusiones de los temas que se tratarán en el Consejo y en la definición de asuntos estratégicos y prioritarios por atender

e) Proponer puntos de agenda.

f) Cumplir, en las condiciones y el período fijado, los encargos que le asigne el Consejo según sus atribuciones.

g) Dar su voto a los asuntos en debate, conforme a lo dispuesto en este Reglamento y el Estatuto Orgánico.

h) Presentar por escrito, los proyectos, propuestas y mociones que crean oportunas.

i) Solicitar por escrito a cualquier persona funcionaria del Departamento que dirige o cualquier departamento, sección, oficina o funcionario, la información que considere necesaria para mejor conocimiento y resolución de los asuntos que son competencia del Consejo

j) Abstenerse de participar en la discusión y votación de aquellos asuntos donde exista evidente conflicto de intereses. Asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento con sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios del Consejo de VIESA.

k) Solicitar la revisión de los acuerdos del Consejo, e interponer, si así lo considere, recursos de revisión o revocatoria de conformidad con lo establecido en este Reglamento

l) Llamar al orden a la Presidencia cuando se separe de las atribuciones que le confiere este Reglamento.

m) Respetar los tiempos en el uso de la palabra en las Sesiones Plenarias y el plazo correspondiente para las Consultas Formales, conforme a lo dispuesto en este Reglamento.

n) Comunicar a los compañeros de sus Departamentos que no forman parte del Consejo los asuntos que se tratan.

o) Lo demás que le asigne las Leyes, Reglamentos, Estatuto Orgánico y acuerdos del Consejo.

p) Firmar el acta cuando ha justificado su voto en contra.

Capítulo IV. Modalidades de Sesiones del Consejo de VIESA

El Consejo de VIESA podrá sesionar en las siguientes modalidades: Sesión plenaria (ordinaria o extraordinaria) y Consulta formal.

Artículo 11. De las sesiones plenarias.

El Consejo sesionará plenariamente de forma ordinaria una vez al mes y extraordinariamente cuando así lo convoque por escrito la Presidencia por iniciativa propia o de al menos el 25% de sus miembros. Se agendará en la primera sesión del año la programación de las sesiones ordinarias.

Las sesiones plenarias podrán ser presenciales o con telepresencia. Para las sesiones con telepresencia, los medios tecnológicos utilizados deben garantizar las condiciones de simultaneidad, deliberación, integridad e intervención.  En las sesiones presenciales podrán participar mediante la telepresencia las personas integrantes del Consejo autorizadas de manera previa por la Dirección de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos.

Las sesiones ordinarias serán convocadas con al menos 3 días de anticipación a la fecha de realización del Consejo de VIESA. Las sesiones extraordinarias se podrán convocar con al menos veinticuatro horas de anticipación o cuando la convocatoria se realice y apruebe con la presencia de los integrantes suficientes para que el quorum esté conformado y así lo acuerden por unanimidad.

Las sesiones darán inicio a la hora indicada.  Se dará un plazo de 15 minutos para la conformación del quórum, en caso de no alcanzar el quorum requerido, a solicitud de la presidencia o de cualquiera de los miembros, este plazo se podrá extender por un plazo igual, dando inicio como máximo 30 minutos después de la hora indicada. 

Una vez convocado el Consejo no podrá ser suspendido, excepto que sea por motivos de quórum o fuerza mayor así calificada por el Consejo. La secretaria del Consejo levantará un acta donde conste la fecha, hora y personas presentes y ausentes.   

Las sesiones del Consejo serán presididas por la persona que ejerce la dirección de la VIESA y en su ausencia por el miembro que el Vicerrector designe.

Artículo 12. De los invitados a la sesión.  

Podrán participar de las sesiones del Consejo las demás personas funcionarias de la institución que no forman parte del Consejo cuando así se estime necesario, con derecho a voz, pero sin voto; quienes no serán tomados en cuenta para el conteo del quórum.

Artículo 13. De la agenda.

La agenda de una Sesión Plenaria Ordinaria tendrá el siguiente orden del día:

1. Lectura y aprobación de la agenda

2. Aprobación del acta anterior.

3. Correspondencia

4. Informes de la Vicerrectoría

5. Desarrollo y análisis de los temas a tratar

6. Informes de Direcciones

7. Asuntos varios.

Artículo 14. De los temas a tratar

1. Los temas a tratar serán definidos por el Consejo, a solicitud del Vicerrector (a), directores (as) o alguno de sus otros miembros.

2. No podrá ser objeto de acuerdo, ningún asunto que no figure en la agenda, salvo que estén presentes tres cuartas parte de los miembros del Consejo y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de todos ellos.

3. La persona que solicita que un tema se incluya en agenda, tendrá un máximo de quince minutos para referirse al mismo, prorrogable por acuerdo del Consejo.  Si esta persona permite interrupciones durante la exposición, él o ella dará la palabra.

4. El vicerrector (a) velará porque la discusión se centre en tema y en el plano de las ideas, y no en el plano personal.

Artículo 15: De la modificación de la Agenda

La modificación de la agenda deberá ser aprobada por el Consejo, presentando una moción de orden y aprobada por la mayoría absoluta de los miembros presentes. 

Capítulo V. Del desarrollo del Consejo de VIESA

Artículo 16: Funcionamiento del Consejo de VIESA

1. En las sesiones del Consejo se presentarán mociones de los siguientes tipos: de fondo, de orden, de forma y de revisión:

2. Las votaciones serán públicas o privadas a juicio de Consejo, excepto cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, en cuyo caso el voto se emitirá en forma secreta.

3. Los miembros del Consejo con derecho a voto, lo ejercerán afirmativa o negativamente.  Los acuerdos se tomarán por el voto afirmativo de la mayoría absoluta de los miembros presentes. Los votos en blanco no se tomarán en cuenta para el resultado de las votaciones.  

4. En caso de empate, se votará de nuevo en la siguiente sesión, de persistir el empate, el Vicerrector(a) podrá ejercer el doble voto.

5. Cuando un asunto se vote por partes, al final deberá votarse globalmente a fin de garantizar su coherencia.

6. Se consideran acuerdos firmes los que consten en actas ya aprobadas o que reciban esta sanción en el acto mismo de aprobación. La firmeza debe obtener no menos de las tres cuartas partes de los miembros presentes con derecho a voto en el Consejo. 

7. Cuando algún miembro desee estudiar más un asunto que se vaya a votar, podrá solicitar al Consejo la postergación hasta por dos sesiones. Cuando se trate de asuntos urgentes, el Consejo podrá acordar la votación en forma inmediata, por medio de una moción de orden.

8. No se consignarán en el acta los detalles sobre la forma en que se producen las votaciones, no obstante, los miembros podrán solicitar que allí se consignen sus votos razonados y sus consideraciones de cualquier naturaleza.

Artículo 17. De las Mociones. 

En las Sesiones Plenarias del Consejo se presentarán mociones de los siguientes tipos: de fondo, de orden, de forma y de revisión.

a. Mociones de fondo

Serán mociones de fondo las que tiendan a lograr un acuerdo del Consejo sobre algún aspecto de su competencia. Serán presentadas a la Presidencia y a los miembros del Consejo con no menos de dos días de anticipación a la sesión correspondiente.

Para las mociones de fondo se procederá de la siguiente forma:

• El o los proponentes presentan la Propuesta Base.

• Se reciben y se leen las Mociones de Fondo que pretendan modificar o sustituir completamente la Propuesta Base durante el debate.

• Se discuten y se someten a votación de una en una, todas las Mociones de Fondo según el orden. 

• En el proceso de discusión las Mociones de Fondo pueden ser retiradas, modificadas o fusionadas, siempre que no hayan sido objeto de ninguna votación y los proponentes estén de acuerdo.

• La Moción de Fondo que obtenga mayoría simple en la votación se incorporará a la base y se desecharán las que se le opongan.

• No existiendo más Mociones de Fondo la Presidencia por iniciativa propia o a solicitud de uno de los miembros del Consejo de Vicerrectoría, leerá la Propuesta Base con las modificaciones incorporadas.

• Se someterá a votación la Propuesta Base con sus modificaciones.

b. Mociones de orden

Serán mociones de orden aquellas cuyo propósito sea:

• Cambiar el orden del día

• Suspender la sesión.

• Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda.

• Revisar una decisión de la presidencia.

• Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente.

• Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas.

Este tipo de moción se someterá inmediatamente a discusión después de que concluya el miembro en el uso de la palabra, participarán el proponente, y un máximo de tres participantes a favor o en contra si lo hubiera con un tiempo de 5 minutos como máximo en cada una de las participaciones. Si la moción de orden es rechazada, se regresará a la discusión anterior en el orden del uso de la palabra tal como estaba al ser interrumpido.

c. Mociones de forma

Serán mociones de forma las que tiendan a variar el estilo del texto de una moción de fondo.  Se presentarán a la Presidencia, la cual decidirá aceptarlas o rechazarlas después de haberlas comunicado al Consejo.

d. Mociones de revisión

Serán mociones de revisión las que tiendan a variar acuerdos no firmes del Consejo.  Se someterán a discusión en la sesión posterior a la del acuerdo y se tratarán como de orden.  Un acuerdo del Consejo podrá ser objeto de revisión por una sola vez.

Artículo 18. De las Votaciones  

Tienen derecho a voto los miembros del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos que se encuentren presentes en modalidad presencial o telepresencial en el momento de la votación.  En caso de un suplente de la representación estudiantil, éste se considera titular para todos los efectos.

Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. 

En general, las votaciones serán públicas, excepto en aquellos asuntos relacionados directamente con personas o así sea decidido por el Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos por moción de orden aprobada.

Serán obligatoriamente secretas cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, salvo en los casos de fuerza mayor autorizados por moción de orden que sean públicas, si así lo decide el Consejo de la VIESA o la normativa institucional lo permita.

Los votos nulos o blancos no se tomarán en cuenta para el resultado.

Los miembros del Consejo con derecho a voto, lo ejercerán afirmativa o negativamente, dando lugar también a la abstención. La abstención de voto requiere justificación y solo se acepta si hay un conflicto de interés que afecte la imparcialidad y objetividad.

Los acuerdos se tomarán por el voto afirmativo de la mayoría de los miembros presentes, se consignará en el acta la cantidad de votos emitidos. Los votos en blanco o no emitidos no se tomarán en cuenta para el resultado de las votaciones. 

En caso de empate, se votará de nuevo en la siguiente Sesión Plenaria ya sea Ordinaria o Extraordinaria, de persistir el empate, la presidencia podrá ejercer el doble voto. Lo anterior no aplicará en las votaciones secretas.  

La secretaría del Consejo de la VIESA será la responsable de preparar las boletas de votación, custodiar el material usado en la votación y hacer el conteo respectivo una vez finalizada la consulta.  El Consejo de la VIESA puede designar a miembros del Consejo para que, en caso de ausencia de la secretaria del Consejo o cuando se analice un asunto relacionado con su persona, actúen como suplente y la sustituyan en esta función.  

Artículo 19. De las Votaciones públicas

Las votaciones públicas se realizarán por orden de consulta oral, dirigida por quien preside el Consejo en el momento de su realización, o por medio de la herramienta elegida previamente por el Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos para realizar este tipo de votaciones

La persona que ocupe la Secretaría del Consejo de la Vicerrectoría, realizará la verificación de que el total de los votos emitidos coincide con las personas presentes al momento de la votación y que éstos fueron emitidos por quienes efectivamente tienen derecho al voto.

En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación pública, se dará un espacio para una intervención a favor y una en contra de la propuesta y se votará de nuevo. De persistir el empate, la persona que preside la sesión podrá ejercer el doble voto.

Artículo 20. De las votaciones secretas 

Las votaciones secretas en modalidad presencial o telepresencial se realizarán a través de herramientas o plataformas disponibles a nivel institucional y que puedan cumplir el propósito. Durante el uso de la herramienta escogida por el Consejo de VIESA, quien preside la sesión debe garantizar:

a. La verificación de la persona votante para que no se den votos delegados.

b. La imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad.  

Tanto en la discusión del tema como la realización de la votación, es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto y el trato justo e igualitario para todas las personas participantes.

En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación secreta, se dará un espacio para una intervención a favor y una en contra de la propuesta y se votará de nuevo. 

El resultado de la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido

Las votaciones secretas quedan en firme una vez concluido el acto.

Artículo 21: Consideraciones previas a la realización de las votaciones secretas bajo la modalidad de telepresencia

En aquellas sesiones del Consejo de VIESA en forma plenaria, en las que participen uno, varios o todos sus miembros bajo la modalidad de telepresencia y deban realizarse votaciones secretas, antes de realizar estas votaciones se tendrán las siguientes consideraciones:

a. Quien ocupe la Secretaría del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, es la persona responsable de ejecutar la votación por medio de la plataforma Zoom o por medio de la herramienta elegida, siempre que esta persona no forme parte del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos. En caso contrario o por motivos de fuerza mayor, la Dirección de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos asignará esta labor a otra persona bajo su jerarquía que no forme parte de este consejo. 

b. Deben permanecer en la sala virtual donde se realizará la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos con derecho a voto y la persona asignada para ejecutar la votación.

c. Todas las personas que emitan el voto deberán realizarlo mediante la herramienta elegida.  

La persona responsable de ejecutar la votación debe asegurarse que no se logre asociar a las personas con la emisión de sus votos, para lo cual debe configurar apropiadamente la votación en la plataforma o en la herramienta elegida. De lo contrario la votación será nula y se deberá repetir. 

Artículo 22: Consideraciones durante la realización de las votaciones secretas bajo la modalidad de telepresencia

En aquellas sesiones del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos bajo la modalidad plenaria, en las que participen miembros bajo la modalidad de telepresencia y deban realizarse votaciones secretas, se tendrán las siguientes consideraciones:

a. Una vez abierta la votación, las personas con derecho a voto contarán con 60 segundos para emitir su voto.

b. Finalizados los 60 segundos, quien preside la sesión verificará la coincidencia en la cantidad de los votos emitidos y la cantidad de personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto en blanco.

c. La persona que preside la sesión efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos.

d. Los miembros del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos no podrán salir o entrar a la sala donde se realiza la votación durante la votación y verificación de los votos.

e. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma o de la herramienta elegida, durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside la sesión esperará a cumplir los 60 segundos señalados, a fin de verificar si el quórum funcional se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión. Si la sesión se tiene por interrumpida, se debe repetir la votación una vez que el quórum funcional se haya recuperado. Si la sesión no se tiene por interrumpida, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda. 

Artículo 23. Del resultado de las votaciones

Una vez finalizada la sesión del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, la persona responsable de haber gestionado la sesión, generará por medio de la herramienta elegida, los resultados de las votaciones realizadas, con el objetivo de incorporar lo que corresponda en la documentación que respalda la sesión.

Artículo 24. De la Votación de nombramientos en comisiones institucionales o proyectos de temas de interés.

Para nombramientos en comisiones institucionales o proyectos de temas de interés sólo se podrá llevar a cabo mediante la modalidad de Sesiones Plenarias. En el momento de la votación y durante el conteo de votos, las personas integrantes del Consejo no podrán salir o entrar al recinto o sala virtual donde se realiza el Consejo.

Capítulo VI. De las Actas y sus Acuerdos.

Artículo 25. Levantamiento de Acta.

De toda Sesión Plenaria en cualquiera de sus modalidades, así como de la Consulta Formal se levantará un acta por parte de la secretaria del Consejo o en su ausencia el miembro que designe el Consejo, con los puntos más relevantes, los acuerdos tomados y el resultado de las votaciones.

El acta será enviada a cada miembro del Consejo tres días antes de la Sesión Plenaria ordinaria siguiente.   

Las modificaciones o correcciones del acta se anexarán al acta de la Sesión Plenaria en que fueron aprobadas.

Estas deben ser firmadas por la presidencia y la secretaria del Consejo.

Artículo 26. De los Acuerdos.

Se consideran acuerdos firmes sólo aquellos que consten en actas ya aprobadas o que reciban esta sanción en el acto mismo de aprobación. La firmeza debe obtener no menos de las tres cuartas partes de los miembros presentes con derecho a voto en el Consejo.

Los acuerdos de elección, nombramiento, resolución de apelación o relacionados directamente con personas, serán firmes desde el momento en que se tomen.

Cuando algún miembro desee estudiar más un asunto que se vaya a votar, podrá solicitar al Consejo la postergación hasta por dos Sesiones Plenarias. Cuando se trate de asuntos urgentes, el Consejo podrá acordar la votación en forma inmediata, por medio de una moción de orden.

Capítulo VII. Sesiones por Consulta Formal.

Artículo 27: De la convocatoria consulta formal

Los Consejos de VIESA por consulta formal, podrán ser convocados por el Vicerrector(a) por iniciativa propia o a solicitud del 50% de sus miembros.  

La convocatoria a una sesión del Consejo de VIESA bajo la modalidad de consulta formal, deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación al inicio de la votación y enviarse a la dirección de correo electrónico institucional a cada uno de los integrantes, el correo debe enviarse con confirmación de recibo y lectura.

La convocatoria deberá incluir la siguiente información:

a. Número de sesión indicando la modalidad de consulta formal

b. Listado de personas convocadas

c. Número de la sesión

d. Asunto consultado

e. Nombre y cargo de quien convoca

f. Fecha y hora de inicio de la consulta formal

g. Fecha y hora de cierre de la consulta formal

h. Personas designadas para recibir votos

i. Forma de votación: presencial, remota o mixta

j. Lugares de votación: lugares físicos si es presencial y si es remota, el medio electrónico usado para ejercer el voto.

k. Lista y adjunto de documentos relacionados con la consulta

La presidencia deberá poner a disposición de los miembros del Consejo de VIESA, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión en forma electrónica.

El acta de una sesión realizada bajo la modalidad de consulta formal, deberá ser aprobada en la siguiente sesión realizada en forma plenaria.

Artículo 28: De la Solicitud para realizar consulta formal

El 25% de los miembros del Consejo VIESA, podrán solicitar al Vicerrector (a) por escrito, por algún medio convencional o electrónico, la realización de una consulta formal para tramitar algún asunto de su interés, al menos tres días hábiles antes de la fecha propuesta para la realización de la misma.

El Vicerrector (a) decidirá, si tramita los asuntos pendientes por la vía de la consulta formal o mediante una sesión plenaria.

En caso de existir una solicitud del 25% de los miembros del Consejo de VIESA para que un asunto se tramite por la vía de la consulta formal, el Vicerrector (a) deberá dar a conocer su decisión a los solicitantes, sobre el tipo de sesión a realizar para resolver el asunto, el día hábil siguiente a la fecha de presentación de la solicitud.

Si el Vicerrector(a) tiene razones importantes para no atender alguna solicitud de trámite de algún asunto por la vía de la consulta formal, deberá comunicarlo los interesados por escrito indicando las razones en que basa su negativa.

Artículos 29: Frecuencia y duración

En consulta formal, el Consejo de VIESA podrá sesionar como máximo una vez por semana y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo 48 horas para que cada miembro del consejo externe su opinión.

Artículo 30: Del quórum

El quórum, o cantidad mínima de participantes necesaria para que el Consejo de VIESA pueda tomar acuerdos válidos en consulta formal, superior al 50% de sus integrantes.

Artículo 31. Asuntos a tratar para consulta formal

El tema sometido a conocimiento y resolución por parte del Consejo de VIESA debe ser conocido por sus integrantes de manera individual, sin que se requiera sesionar en forma plenaria para decidir sobre el asunto objeto de consulta.

Solo se podrán tomar acuerdos sobre asuntos en trámite ante órganos del Instituto u organizaciones externas que requieran un pronunciamiento urgente por parte de este Consejo, conforme a cronogramas establecidos por dichos entes o sobre aquellos temas que, conforme a los reglamentos institucionales, estén expresamente autorizados para ser resueltos por esta modalidad. 

No se podrán tomar en cuenta temas relacionadas con el nombramiento del personal.

Artículo 32: De la votación

Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mitad más uno de los miembros participantes, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico disponga algo diferente.

En este tipo de sesión, el resultado de la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido. 

La secretaría del Consejo de la VIESA será la responsable de preparar las boletas de votación, controlar que todos los miembros del Consejo participantes firmen el registro de votación, custodiar el material usado en la votación y hacer el conteo respectivo una vez finalizada la consulta.  El Consejo de la VIESA puede designar a miembros del Consejo para que, en caso de ausencia de la secretaria del Consejo o cuando se analice un asunto relacionado con su persona la sustituya en esta función.  El Consejo de la VIESA mediante acuerdo podrá aprobar la utilización de mecanismos alternos para realizar la votación.

Todo acuerdo tomado mediante consulta formal es en firme.

La VIESA elaborará boletas impresas o digitales, según corresponda, que permitan justificar el voto de sus miembros, cuando así lo deseen.  Las mismas estarán disponibles para todas las personas que conforman el Consejo durante el plazo en que se desarrolla la consulta.

Los miembros del Consejo podrán justificar su no participación en un proceso de consulta formal por causas comprobadas de salud o por encontrarse en lugares en que no haya acceso a medios electrónicos de comunicación, siempre y cuando su presencia física en la Institución fuera imposible.

Los funcionarios que integran el Consejo de la VIESA que presenten condiciones que les impidan transitoriamente presentarse de forma física en su lugar habitual de trabajo podrán participar en los procesos de consulta formal por los medios electrónicos disponibles para ello.

Los Miembros del Consejo VIESA que pueden emitir el voto son aquellos que están en ejercicio de sus cargos, si el titular está ausente y se ha nombrado de forma interina a otra persona en su lugar, esta persona podrá ejercer los derechos totales de voz y voto según corresponda.  

En cualquier caso, la consulta se resolverá exclusivamente con base en los votos, presenciales o remotos, que hayan sido recibidos antes de la hora de cierre de la votación.

Cuando un asunto deba ser tratado por el Consejo de la VIESA e implique una votación secreta, no podrá ser analizado mediante una consulta formal.

La boleta para emitir el voto debe contener una descripción del asunto a votar y espacios para consignar el voto a favor o en contra.

Artículo 33: Del procedimiento para la votación

La votación se podrá realizar en forma presencial y en forma remota.

Si la votación es presencial, se realizará en horario laboral y se usará un documento que contenga una descripción del asunto a votar, una columna con la lista de los nombres de todos los miembros del Consejo, una columna con espacio para la firma de cada uno a la par de su nombre, una columna con casillas para señalar si se vota a favor, en contra y una para indicar si se desea justiciar el voto.

Si la votación es remota, se podrán utilizar las plataformas virtuales certificadas por la institución, o en su defecto, cada miembro del Consejo deberá recibir un correo electrónico con la descripción del asunto a votar y casillas para que indique si vota a favor o en contra, y una columna para indicar si se desea o no justificar el voto.

Si la votación es remota, vía correo electrónico, cada miembro del Consejo deberá enviar, un correo electrónico cuya cuenta esté activa en el dominio oficial del TEC a la cuenta oficial que contabilizará los votos emitidos, la cual deberá también ser una cuenta activa en ese dominio.  La secretaria del Consejo de la VIESA o en su defecto, la persona que la sustituya, deberá imprimir el correo electrónico, sellarla, firmarla y adjuntarla al registro de la votación.

CAPITULO VII.  Modificaciones al Reglamento

Artículo 34:  De las modificaciones

Las modificaciones totales o parciales a este reglamento serán consultadas por el (la) Vicerrector (a) de VIESA a todos los miembros del Consejo de VIESA y serán aprobadas en el Consejo de Vicerrectoría con el voto afirmativo de al menos dos terceras partes de sus miembros.

Capítulo VIII. Disposición Final.

Artículo 35:  De la aprobación

Se aprueba el Reglamento de Funcionamiento Interno del Consejo de Vicerrectoría de VIESA, en Consejo de VIESA No. 10, punto de la agenda No. 4, efectuado el lunes 26 de setiembre del 2022. Modificado el 24 de abril de 2023 en Consejo VIESA-02-2023, inciso 4.

Este Reglamento deroga las Normas de Funcionamiento Interno del Consejo de Vicerrectoría de VIESA, aprobadas en el año 2019

Así aprobado por acuerdo del Consejo de VIESA, Sesión Ordinaria Número 02-2023, artículo 4 de 24 de abril del 2023.

Publicado en fecha 15 de mayo del 2023 mediante la Gaceta Número 1094-2023 de fecha 12 de mayo del 2023.

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

CARRERA DE INGENIERÍA ELECTRÓNICA, CAMPUS TECNOLÓGICO LOCAL SAN CARLOS

Reglamento para el funcionamiento del Consejo de Unidad Desconcentrada 

CAPITULO I. DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1: Tipo de reglamento

Este reglamento es de carácter específico. 

Artículo 2: Alcance del Reglamento

Este reglamento es de acatamiento obligatorio para todas las personas integrantes del Consejo de Unidad desconcentrada Carrera Ingeniería en Electrónica Campus Tecnológico Local San Carlos.

Artículo 3: Objetivo del reglamento

Establecer las disposiciones necesarias para el funcionamiento del Consejo de Unidad Desconcentrada, tanto de las sesiones plenarias como las realizadas por consulta formal. 

Artículo 4. Marco Jurídico

• Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica

• Ley General de Administración Pública 

CAPITULO II. MARCO CONCEPTUAL

Artículo 5.  Definiciones

Debate: El espacio de la sesión del Consejo de Unidad designado en la sesión para discutir asuntos de interés sobre los cuales se debe adoptar acuerdos concretos.

Informes de la Coordinación: Espacio de la sesión del que disponen los miembros del Consejo de Unidad para referirse a los informes expuesto por el Coordinador. 

Mayoría Simple: La mitad más uno de los miembros presentes del Consejo de Unidad.

Mayoría Calificada: Dos terceras partes del total de los miembros del Consejo de Unidad.

Moción de fondo: Es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base.

Moción de forma: Es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.

Moción de orden: Será aquella cuyo propósito sea:

a. Suspender o prolongar la sesión del consejo.

b. Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda.

c. Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente.

Moción de revisión: Serán aquellas mociones tendientes para modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.

Plataforma tecnológica: Herramienta o medio de comunicación tecnológico que habilita la realización de sesiones virtuales a nivel Institucional y que se encuentra debidamente aprobada por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información (DATIC) para tal fin.

Propuesta base: Es la propuesta formulada originalmente con miras a tomar un acuerdo sobre un punto que se va a conocer, discutir y votar en la sesión, estas pueden ser propuestas o dictámenes de comisiones, de la Coordinación o de los miembros del Consejo de Unidad que dan origen a los asuntos que figuren en la agenda. 

Punto de varios: Espacio que tienen los miembros del Consejo de Unidad para dar a conocer asuntos de su interés. Por tener un propósito informativo, no se toman acuerdos en este punto de la agenda.

Sesión con telepresencia: Se refiere a toda sesión que este mediada a través de alguna plataforma tecnológica, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del Consejo de Unidad se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar donde se encuentra el anfitrión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado.

Sesión presencial: Se refiere a la asistencia o participación de los miembros en las sesiones del Consejo de Unidad mediante presencia física.

Simultaneidad: Este principio implica que las personas que integran el Consejo de Unidad deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a este. Lo anterior implica que todas las personas integrantes de dicho Consejo sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a la toma de decisiones. Es decir, las personas integrantes del Consejo de Unidad deben concurrir en tiempo y lugar en las sesiones virtuales.

Voto público: votación en la que es posible asociar a la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.

Voto secreto: votación en la que se imposibilita la asociación de la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.

CAPÍTULO III: DE LA INTEGRACIÓN DEL CONSEJO Y RESPONSABILIDADES

Artículo 6. De la conformación del Consejo de Unidad

El Consejo de Unidad, estará integrado de la siguiente manera:

• La persona que ejerce la coordinación de la unidad, quien lo presidirá.

• Las personas con condición de profesor o profesora que desarrollan actividades académicas para la unidad desconcentrada con una jornada de medio tiempo o más. 

• La representación estudiantil.

• El representante de apoyo a la academia, en caso de que la unidad cuente con tres o más personas funcionarias de apoyo a la academia.

Artículo 7. Responsabilidad de los integrantes del Consejo de Unidad

Es responsabilidad de cada integrante del Consejo de Unidad:

a. Asistir puntualmente y permanecer durante toda la sesión del consejo.

b. Conocer y analizar los documentos de los temas que se tratarán en la sesión.

c. Solicitar la inclusión de puntos de agenda cuando se considere necesario.

d. Revisar, modificar y aprobar el acta. 

e. Justificar formalmente ante el Coordinador la inasistencia a una sesión en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la sesión.

f. Dictar y modificar sus normas internas de funcionamiento.

g. Además de las que establece la normativa institucional.

Artículo 8. De las responsabilidades del Coordinador de Unidad desconcentrada 

Son responsabilidades del Coordinador de la Unidad, además de las establecidas en el Estatuto Orgánico del ITCR, las siguientes:

a. Velar por el cumplimiento del presente reglamento.

b. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo de Unidad.

c. Dar a conocer, con al menos dos días hábiles previos a la fecha de la sesión, los documentos por discutirse en las sesiones ordinarias del Consejo de Unidad.

d. Comunicar a la Asociación de Estudiantes de Ingeniería Electrónica San Carlos, a más tardar la primera semana de cada período lectivo, el número de representantes que les corresponde en ese período.

e. Velar por que las actas reflejen fielmente los acuerdos adoptados por el Consejo.

f. Establecer la agenda basado en su propio criterio, según la prioridad de los puntos a tratar, de acuerdo con las solicitudes de temas de los miembros del Consejo de Unidad.

g. Comunicar y ejecutar los acuerdos del Consejo Unidad.

h. Ejecutar las funciones que el Consejo de Unidad le encomiende.

Artículo 9. De la responsabilidad de quien preside el Consejo

Corresponde a quien preside el Consejo de Unidad:

a. Velar por el cumplimiento del presente reglamento.

b. Abrir, presidir y levantar la sesión de acuerdo con la agenda aprobada.

c. Someter a votación la agenda propuesta al iniciar cada sesión.

d. Conceder la palabra en el orden solicitado.

e. Someter a votación los asuntos

f. Comunicar los acuerdos tomados.

g. Velar por la veracidad de la información contenida en las actas.

h. Someter a aprobación las actas del Consejo de Unidad.

i. Firmar el acta una vez que ha sido aprobada.

Artículo 10. De la secretaria del Consejo

Las labores de secretaría serán ejercidas por quien ocupe este cargo en la Unidad. En su ausencia sus funciones serán asumidas por la persona que sea designada en el acto por quien preside el Consejo.

Artículo 11. De las funciones de la secretaria

Son funciones de quien ejerce las labores de secretaría:

a. Tomar el acta de la sesión.

b. Preparar en conjunto con la presidencia la agenda de la sesión ordinaria o extraordinaria y distribuirla a los miembros del Consejo por lo menos dos días hábiles previos a la fecha de la sesión ordinaria; para las sesiones extraordinarias y consultas formales se rige según la normativa específica de este reglamento. 

c. Tomar el acta de la sesión.

d. Grabar las sesiones ordinarias y extraordinarias del consejo de unidad.

e. Controlar el uso de la palabra, solicitud y tiempo.

f. Llevar el control del cuórum, la asistencia y permanencia de los miembros en las sesiones.

g. Llevar el control de las votaciones.

h. Firmar el acta de la sesión

i. Comunicar los acuerdos firmes del Consejo de Unidad, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la sesión.

j. Cualquier otra función que el Consejo de Unidad le asigne y que esté dentro de sus competencias.

CAPÍTULO IV: DE LAS SESIÓN, LAS CONVOCATORIAS, EL CUÓRUM Y LA AGENDA.

Artículo 12. De las sesiones del consejo

El Consejo sesionará ordinaria o extraordinariamente, según lo dispuesto institucionalmente.

Las sesiones podrán ser en modalidad presencial o con telepresencia.

Artículo 13. De la convocatoria de sesión ordinaria

Las sesiones ordinarias, con su respectiva agenda y la documentación correspondiente, serán convocadas con al menos dos días hábiles previos a la fecha de la sesión.

La convocatoria podrá realizarse mediante documentos impresos o por correo electrónico.

Artículo 14.  Agenda de la sesión ordinaria

La agenda de las sesiones ordinarias deberá incluir los siguientes puntos:

a. Aprobación del orden del día.

b. Aprobación del acta (s) anterior (es).

c. Informes de la Coordinación.

d. Asuntos de fondo.

e. Seguimiento de acuerdos.

f. Varios

Si algún miembro requiere la inclusión o eliminación de un punto de agenda, deberá hacer una moción de orden al respecto, antes de la votación para la aprobación de la agenda. 

Artículo 15. De la convocatoria de sesión extraordinarias

Las sesiones extraordinarias que los miembros de este Consejo soliciten a la Coordinación, deberán ser convocadas por el Coordinador en la fecha y con la agenda que determine el grupo solicitante, previa consulta con el Coordinador.

Las sesiones extraordinarias con su respectiva agenda y documentación serán convocadas con al menos veinticuatro horas de anticipación. 

No obstante, quedará válidamente convocado el Consejo a una sesión extraordinaria sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o la agenda, cuando haya cuórum y así lo acuerde por unanimidad.

Artículo 16. Del Cuórum

El cuórum deberá estar constituido por más del 50% de los integrantes del Consejo de Unidad.

En caso de no conformarse el cuórum en los 20 minutos siguientes a la hora en que se convocó la sesión, ésta se suspenderá y la persona encargada de la secretaría levantará un acta indicando la no realización de la sesión, anotando los nombres de las personas presentes y ausentes.

En caso de romperse el cuórum, la persona que preside dará 10 minutos para que se restablezca; de lo contrario levantará la sesión.

CAPÍTULO V: DE LAS MOCIONES

Artículo 17. De las mociones

• En los puntos a tratar se podrán presentar mociones de orden, de fondo y de revisión.

• Toda moción puede ser presentada en forma verbal o por escrito por la persona proponente y se conocerá tan pronto termine la intervención de la persona que está en uso de la palabra. 

• Las mociones de fondo pueden ser presentadas antes o durante la discusión de la propuesta base.

Artículo 18. De la moción de orden

• Las mociones de orden serán analizadas y sometidas a votación inmediatamente después de ser conocidas. 

• La persona que preside dará la palabra a la persona que considera, tanto a favor como en contra de la moción. 

• Si la moción de orden es rechazada, se regresará a la discusión anterior en el orden del uso de la palabra tal como estaba al ser interrumpido.

Artículo 19. De las mociones de fondo

En las mociones de fondo la propuesta base se procederá de la siguiente manera:

a. Se discute la propuesta base. Se permitirá hacer modificaciones de forma o de fondo a las propuestas base, siempre y cuando el o los proponentes estén de acuerdo en dichos cambios. Una vez efectuados los cambios la propuesta final se presentará ante el Consejo antes de someterla a votación.

b. Se somete a votación la propuesta base y de aprobarse se desechan las mociones de fondo que sean excluyentes.

c. Si no se aprueba la propuesta base, se discutirán las mociones de fondo y se votarán una por una, según el orden en que hayan sido presentadas en la secretaría del Consejo.

d. Las mociones de fondo que obtengan el voto afirmativo de mayoría simple quedarán aprobadas, y se desecharán las excluyentes con respecto a las mociones aprobadas.

Artículo 20. Moción de revisión

• La moción de revisión se tratará en primera instancia como de orden, requiriéndose para su procedencia del voto afirmativo de mayoría simple.

• De ser aprobada la procedencia de la moción de revisión, será tratada como propuesta base, excepto que requerirá para su aprobación del voto afirmativo de mayoría calificada.

• Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán consideradas para los efectos de este Artículo.

Cualquier recurso de revisión contra un acuerdo que haya tomado el Consejo y que no tenga firmeza deberá ser planteado, a más tardar, al discutirse el acta correspondiente y será resuelto en esa misma sesión. Sin embargo, si se tratara de un asunto que el Coordinador juzgue urgente, el recurso podrá ser resuelto en una sesión extraordinaria.

Artículo 21. Tiempo de intervención del debate

La persona que haga uso de la palabra, en un punto de debate, podrá extender su participación a 10 minutos en cada intervención.

CAPÍTULO VI: DE LAS VOTACIONES Y ACUERDOS

Artículo 22. De las votaciones

• Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. 

• Serán obligatoriamente secretas cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, o cuando por moción de orden aprobada, así lo decida el Consejo de Unidad.

• En el momento de la votación y durante el conteo de votos, los miembros del Consejo de Unidad no podrán salir o entrar al recinto donde se realiza el Consejo.

Artículo 23. De las votaciones publicas

• En las votaciones públicas en sesiones presenciales, los miembros del Consejo de Unidad manifestarán su criterio levantando la mano. 

• Deberán escoger una entre las opciones: a favor, en contra o abstención.

• En las sesiones mediante telepresencia, las votaciones públicas se podrán hacer oralmente o mediante la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin.

Artículo 24. De las votaciones secretas 

a. En las votaciones secretas en modalidad presencial, la votación se hará por escrito.

b. Para las votaciones secretas se deberá escoger: a favor, en contra o en blanco  

c. En las sesiones mediante telepresencia, las votaciones secretas se realizarán preferiblemente a través de la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin.

d. Durante el uso de la herramienta escogida por el Consejo de Unidad, quien preside la sesión deberá:

• Verificar si está la persona votante para que no se den votos delegados.

• La imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad.

Es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto y el trato justo e igualitario para todas las personas participantes.

Artículo 25: De las votaciones por telepresencia

Las votaciones secretas por telepresencia tendrán las siguientes consideraciones:

a. Deben permanecer en la sala donde se realiza la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo de Unidad.

b. Una vez abierta la votación, las personas contarán con un máximo de 90 segundos para emitir su voto.

c. Finalizados los 90 segundos, quien preside verificará que la cantidad de votos emitidos coincida con la de las personas presentes al momento de efectuar la votación. 

d. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto abstención.  

e. La persona que preside efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos.

f. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma tecnológica utilizada durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 90 segundos señalados, a fin de verificar si el cuórum se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que este haya sido nuevamente conformado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda indicando en el acta las personas que perdieron la conexión en el momento de la votación.

g. En caso de que la Presidencia del Consejo de Unidad pierda la conexión, se deberá esperar un máximo de 10 minutos a que se reincorpore para retomar la votación o repetirla, si pasado el tiempo la Presidencia no puede conectarse, el Consejo de Unidad elegirá a una persona en la Presidencia interina de entre los integrantes del Consejo de Unidad, para lo cual será convocado y presidido por la persona de mayor edad.

Artículo 26. Del empate en las votaciones 

En caso de empate se someterá a una segunda votación en la misma sesión y en caso de persistir el empate la presidencia del Consejo ejercerá el voto de calidad. 

Artículo 27. Mecanismo para resolver los concursos de antecedentes.

Para resolver los concursos de antecedentes para puestos en la Unidad desconcentrada de Ingeniería en Computación, San Carlos seguirá el siguiente mecanismo:

a. Mediante votación secreta, se procede a seleccionar a la nueva persona funcionaria de las personas candidatas presentadas por la Comisión de selección de personal (hasta 3). Obtiene la fracción de plaza o la plaza en concurso la persona que obtenga la mayoría simple de los votos. 

b. En caso de que ninguna persona candidata obtenga la mayoría simple, se hace una nueva votación entre las dos personas candidatas con más cantidad de votos; si hay un empate en el segundo lugar, se considerarán nuevamente las tres personas. Se asigna la fracción de plaza o la plaza en concurso a la persona que haya obtenido la mayoría simple. 

c. Si en la votación indicada en el punto anterior ninguna persona candidata obtiene la mayoría simple, se traslada la resolución del concurso a la persona que ejerza la Vicerrectoría de Docencia. Se recomendará la designación, en estricto orden, de la candidatura que: 

i. obtuvo, a lo largo del concurso, el mayor puntaje. 

ii. cuenta con la mayor cantidad de años y meses de tiempo servido como funcionario para la institución. 

iii. tenga el grado académico superior. 

Cuando alguno de los criterios anteriores logre el cometido de desempatar, no se recurrirá al sucesivo c.

Artículo 28. De los acuerdos

• Los acuerdos serán tomados por el voto válido afirmativo de más de la mitad de los miembros presentes, salvo en aquellos casos en que la normativa disponga algo diferente.

• En caso de votaciones públicas, si la cantidad de votos no es suficiente para tomar un acuerdo, las abstenciones se sumarán a la mayoría, sea está a favor o en contra. 

• Los votos nulos y los blancos no se contabilizan en los resultados.

Artículo 29. De la firmeza de los acuerdos

• Los acuerdos de elección, nombramiento, resolución de apelación o relacionados directamente con personas, serán firmes desde el momento en que se tomen.

• Los acuerdos no considerados en las categorías anteriores quedarán en firme en la sesión en que se apruebe el acta correspondiente. También, los miembros presentes pueden acordar su firmeza por votación afirmativa de mayoría calificada.

Artículo 30. Del comunicado de acuerdo

Los acuerdos del Consejo serán comunicados por escrito dentro de los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo. La comunicación se tendrá por hecha a las personas que reciban el acta.

Artículo 31. De las actas

De cada sesión se levantará un acta, que contendrá: 

• La indicación de las personas asistentes

• Lugar, fecha y hora en que se realizó la convocatoria

• Los puntos que se trataron

• La forma y resultado de la votación

• Los acuerdos tomados.

Se consignará el contenido de los debates, si la persona que emita una opinión lo solicite expresamente al Presidente.

Las actas se aprobarán por mayoría simple en la siguiente sesión ordinaria o en una extraordinaria en cuyo orden del día se incluya el punto.

Las actas serán firmadas por el Coordinador o por quien presidió la sesión según corresponda, y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.

Las sesiones serán grabadas, son instrumentos de apoyo para la transcripción del acta, mas no sustituyen al acta misma.

Capítulo VII: Las sesiones en consulta formal, las convocatorias, el cuórum y la agenda.

Artículo 32. De la convocatoria para la consulta formal

La convocatoria para los Consejos de Unidad en la modalidad de consulta formal se hará según lo dispuesto institucionalmente.

La convocatoria a la sesión por consulta formal deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación al inicio de la votación, mediante documentos impresos o utilizando el correo electrónico.

Artículo 33. Puntos de la convocatoria de consulta formal

La convocatoria deberá incluir la siguiente información:

a. Nombre de la Unidad.

b. Número de la sesión indicando la modalidad de consulta formal.

c. Fecha y hora en que se realiza la convocatoria.

d. Nombre y cargo de quien convoca.

e. Listado de personas convocadas.

f. Fecha y hora de inicio de la consulta formal

g. Fecha y hora de cierre de la consulta formal.

h. Asunto(s) consultado(s).

i. Lista de documentos adjuntos relacionados con la consulta.

j. Tipo de votación: pública, pública con acuerdo firme o secreta.

k. Persona designada para recibir los votos.

l. Forma o lugar de votación.

Artículo 34. De los documentos para la consulta formal

La presidencia deberá adjuntar a los miembros del Consejo de Unidad, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión, de preferencia en forma electrónica o mediante documentos impresos de no estar disponibles en formato electrónico.

Artículo 35. Del voto en la consulta formal

En la consulta formal se podrá emitir el voto en forma directa marcando en una papeleta expresamente diseñada al efecto y depositándolo en una urna, por medios electrónicos o una combinación de estos medios, según defina el Coordinador al momento de la convocatoria. 

Artículo 36. Solicitud para convocar a consulta formal

Los miembros del Consejo de Unidad podrán solicitar al Coordinador por escrito o por algún medio convencional o electrónico, la realización de una consulta formal para obtener el pronunciamiento de este o de algún asunto que pueda ser tramitado por esa vía, al menos tres días hábiles antes de la fecha propuesta para el inicio de la consulta.

Si existe una solicitud de algunos miembros del Consejo de Unidad para que un asunto se tramite por la vía de la consulta formal, el Coordinador deberá dar a conocer su decisión a los solicitantes, sobre el tipo de sesión a realizar para resolver el asunto, a más tardar el segundo día hábil siguiente a la fecha de presentación de la solicitud.

Si el Coordinador tiene razones fundadas para no atender alguna solicitud de trámite por la vía de la consulta formal, deberá comunicarlo a los interesados por escrito indicando las razones en que basa su negativa.

Artículo 37. Temas para tratar por consulta formal

Por consulta formal se podrán tomar acuerdos sobre:

a. Cargas académicas 

b. Aprobación del presupuesto, Plan Anual Operativo y temas relacionados. 

c. Apoyo ante el Comité de Becas para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares. 

d. Apoyo para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares que no requieran recursos del Comité de Becas. 

e. Integración de comisiones internas de la Unidad. 

f. Nombramiento de representantes de la Unidad ante comisiones, tanto institucionales como extrainstitucionales. 

g. Pronunciamientos de la Unidad ante consultas recibidas o por iniciativa propia. 

h. Aprobación de actividades especiales de la Unidad como la organización de eventos académicos o la autorización de participación con otras instituciones y similares. 

i. Otros en los que medie un acuerdo del Consejo de la Unidad que lo autorice. 

Artículo 38. Firmeza del acuerdo por consulta formal

De acuerdo con la urgencia que se tenga para tomar el acuerdo, el Coordinador por iniciativa propia o los miembros solicitantes del Consejo decidirán si el asunto se somete a aprobación en firme, lo cual debe indicarse claramente en la convocatoria y los documentos usados en la votación.

Artículo 39. Del Acta de la consulta formal

El resultado de la consulta se consignará en un acta en la que se debe indicar:

• El asunto consultado

• Fecha y hora de inicio

• La forma de convocatoria

• El resultado de la votación

• Miembros participantes. 

A este documento se deberá adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo de Unidad que formaron parte en la consulta.

CAPITULO VIII. DE LAS DISPOSICIONES FINALES

Artículo 40: Revisión del Reglamento

El Consejo de Unidad desconcentrada de la carrera Ingeniería Electrónica Campus Tecnológico Local san Carlos será responsable de realizar la revisión del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

Artículo 41: De la vigencia del reglamento

Este Reglamento rige a partir de su publicación en la Gaceta Institucional.

Aprobado en firme en la Sesión No. 05-2023 del Consejo de Unidad Desconcentrada de la Carrera Ingeniería Electrónica Campus Tecnológico Local san Carlos, artículo 7, celebrada el 20 de marzo del 2023.  

Publicado en fecha 28 de marzo del 2023 mediante la Gaceta Número 1073-2023 de fecha 28 de marzo del 2023.

REGLAMENTO DEL CONSEJO DE ESCUELA DE CULTURA Y DEPORTE

Instituto Tecnológico de Costa Rica

Marzo 2023

Capítulo I. Disposiciones Generales.

Artículo 1. Del tipo de reglamento. 

Este es un reglamento de tipo específico.

Artículo 2. Del alcance.

Este reglamento es de acatamiento obligatorio para todas las personas integrantes del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte, (denominado en adelante como Consejo de Escuela).

Artículo 3. Objetivo.

Normar el funcionamiento del Consejo de la Escuela de Cultura y Deporte, tanto de las sesiones plenarias, así como las realizadas por consulta formal. Regula la participación de sus integrantes en las sesiones y en las labores especiales que les sean encomendadas, procurando el buen desempeño en el cumplimiento de sus obligaciones.

Artículo 4. Definiciones.

Abstención: Acto jurídico mediante el cual un miembro del consejo de escuela llamado a votar sobre una propuesta, se aparta de su conocimiento por tener alguna relación, prohibición, impedimento o conflicto de interés con la propuesta que lo obligue a inhibirse, excusarse o recusarse.

Acuerdos: Normas específicas de gestión que se establecen para ordenar o delimitar una actividad o definir la actuación en asuntos particulares. Los emite el Consejo de Escuela. 

Asuntos de fondo: Son todos los asuntos de carácter institucional, nacional o internacional, que requieren de un dictamen de comisión y análisis cuidadoso por parte del Consejo de Escuela.

Asuntos de foro: Son los espacios abiertos que propicia el Consejo de Escuela para intercambiar con la comunidad institucional y nacional, temas para generar ideas que retroalimenten el quehacer institucional y nacional. 

Asuntos de trámite: Todos aquellos asuntos concernientes a la Escuela, que por su naturaleza requieren de un tiempo breve en el transcurso de una sesión para su conocimiento, análisis y aprobación, cuando proceda.  

Asuntos Varios: Serán todos aquellos temas que dejarán planteados las personas del Consejo de Escuela sobre los cuales no se hará discusión en ese momento. Si el tema amerita análisis se clasificará como asunto de trámite, fondo o foro según corresponda, para abordarlo en una futura sesión. 

Comisión Especial: Serán equipos de trabajo nombrados por el Consejo de Escuela, e integrados por personas del Consejo de Escuela y otras, a fin de atender y dictaminar, en un plazo definido, asuntos específicos de interés de la Escuela, nacional e internacional. 

Comisión Permanente: Serán equipos de trabajo formados por personas integrantes del Consejo de Escuela Institucional para analizar, discutir y dictaminar sobre asuntos estatutarios, académicos, estudiantiles y administrativos del quehacer de la Escuela. 

Deliberación: Principio que implica la toma de decisiones, basadas en el intercambio de opiniones y en el debate de éstas.

Integridad (TI): Principio que implica que la plataforma tecnológica permita la plena identificación de todas las personas integrantes que intervienen, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.

Mayoría Simple: Grupo de votos del mismo signo que representa el porcentaje mayor de los votos emitidos en una votación sin llegar a la mayoría absoluta. (La mitad más uno de los miembros presentes del Consejo de Escuela)

Mayoría Absoluta: Grupo de votos del mismo signo que constituye más de la mitad del total de los emitidos en una votación o que otorga un número de representantes que supera a la mitad de todos los elegibles. (La mitad más uno del total de miembros del Consejo de Escuela). 

Mayoría Calificada: Cuando se exige un número de votos superior a los que se requieren para alcanzar la mayoría generalmente de dos tercios. absoluta, siendo (Dos terceras partes del total de los miembros del Consejo de Escuela).

Medios tecnológicos: Son los medios o plataformas electrónicas, que hacen posible la realización de la sesión del Consejo de Escuela mediante la telepresencia. Deben garantizar el respeto a los principios de simultaneidad, integridad y deliberación. Debe permitir la plena identificación de todas las personas integrantes que participan.

Moción de Fondo:  Es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base. 

Moción de Forma: Es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.

Moción de Orden: Es aquella cuyo propósito sea la suspensión o prolongación de una sesión del Consejo de Escuela.  Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda. Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente. Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas.

Moción de Revisión: Son aquellas mociones tendientes a modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme. Un acuerdo del Consejo de Escuela podrá ser objeto de revisión una sola vez.

Propuesta base: Serán las propuestas o dictámenes presentadas por parte de órganos, comisiones o entes técnicos que dan origen a los asuntos que figuran en la agenda del Consejo de Escuela 

Sesión Extraordinaria: será convocada por quien preside el Consejo de Escuela o a solicitud del 25% de sus miembros, siempre y cuando al menos el 50% de los solicitantes sean profesores. Tratará un máximo de dos asuntos específicos y se desarrolla sin fecha preestablecida. 

Sesión Ordinaria: se realiza en las fechas señaladas o por convocatoria por quien preside el Consejo de Escuela al inicio de año en concordancia con el calendario institucional. Por regla general, se realizarán dos lunes al mes y durarán hasta 3 horas, prorrogables por el pleno. Podrán realizarse sesiones en días y extensiones diferentes a los señalados, cuando así lo determine la dirección. 

Sesión presencial: Es la modalidad de asistencia que implica la presencia la física de las personas integrantes del Consejo de Escuela, para su participación en el mismo espacio.

Sesión por Consulta Formal: Se entiende como el mecanismo oficial no plenario de toma de decisiones del Consejo de Escuela, que le permite decidir sobre asuntos específicos que deben ser resueltos de manera urgente, considerando el procedimiento establecido.

Sesión con telepresencia: Se refiere a toda sesión que sea mediada a través de alguna plataforma tecnológica, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del Consejo de Escuela se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar en donde se encuentra el anfitrión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del Consejo de Escuela.

Simultaneidad: Es el principio que implica que las personas que integran el Consejo de Escuela deben concurrir a las sesiones en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a éste. Las personas integrantes   deben intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a tomar a cabo las distintas decisiones.

Unidad académica desconcentrada: Dependencia creada para impartir o desarrollar un “programa académico desconcentrado”, la cual opera en un campus tecnológico o centro académico diferente a aquella en que se encuentra el departamento o escuela que dio origen a dicho programa, con el fin de expandir o desplegar las actividades académicas del departamento hacia otros lugares o regiones del territorio nacional o internacional, en las que, por su ubicación geográfica, se justifique la desconcentración.

Votación:  Es la forma de expresar su voluntad los integrantes del Consejo de Escuela en el ejercicio de sus competencias, y puede realizarse de manera presencial, virtual o por consulta formal por medios tecnológicos. Pueden ser públicas o secretas según corresponda.

Voto Disidente: Es el voto contrario a la mayoría, si todas las personas votan a favor y una persona vota en contra. La persona disidente tendrá derecho a justificar su criterio con una redacción de dictamen de minoría.

Capítulo II.  Integración y funciones del Consejo de Escuela

Artículo 5. De la integración del Consejo de Escuela.

El Consejo de Escuela estará integrado por:

a) La persona que ejerce la Dirección, quien preside. En caso de requerir ausentarse a una sesión, designará una persona docente o administrativa integrante del Consejo de Escuela, para hacerse cargo de la presidencia durante esa sesión.

b) El cuerpo docente nombrado por medio tiempo o más.

c) Una persona representante del personal administrativo de la Escuela. Cada dos años, se debe elegir una persona representante del sector administrativo ante el Consejo de Escuela.

d) Una representación estudiantil correspondiente al 25% del total de integrantes del Consejo de Escuela, designada por la Federación de Estudiantes del Instituto, nombrados por la FEITEC de acuerdo con su normativa. La Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica, deberá informar por escrito los nombres de las personas que asumirán la representación estudiantil y de sus suplentes, ante el Consejo de Escuela.

Artículo 6. De las funciones del Consejo de Escuela

 Son funciones del Consejo de Escuela:

a) Proponer a la Dirección el cese de docentes de la Escuela cuando les considere perjudiciales o ineficaces en su labor, previo levantamiento de expediente, por votación afirmativa no inferior a las dos terceras partes del total de sus miembros, según los reglamentos respectivos a fin de que se inicie el debido proceso.

b) Aprobar en primera instancia y proponer, por medio de la Dirección, al Consejo de Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos (VIESA), a la Vicerrectoría de Docencia, al Consejo de Investigación y Extensión o al Consejo de Posgrado, según corresponda, los planes y programas de docencia, investigación, extensión y acción social de la Escuela.

c) Aprobar, en primera instancia, la desconcentración de programas docentes de la Escuela para que se ejecuten como “programas desconcentrados”.

d) Resolver los recursos de apelación contra las resoluciones en materia académica de la Dirección de la Escuela.

e) Proponer al Vicerrector respectivo, por medio de la Dirección, el nombramiento del personal de la Escuela en plazas indefinidas, previo estudio de una comisión nombrada al efecto y de acuerdo con el reglamento respectivo.

f) Aprobar el plan de trabajo semestral de cada docente de la Escuela.

g) Nombrar comisiones para el estudio de asuntos específicos.

h) Dictar y modificar sus normas internas de funcionamiento.

i) Recomendar personas candidatas a becas para actividades de superación de personal de la Escuela, según el reglamento correspondiente.

j) Servir de foro para la discusión de asuntos de su interés.

k) Decidir sobre cualquier otro asunto académico necesario para el buen desempeño de la Escuela, siempre que no se invada la jurisdicción de autoridades u órganos superiores.

l) Solicitar al Tribunal Institucional Electoral convocar a la Asamblea Plebiscitaria de la Escuela, con el fin de resolver respecto a la remoción del cargo de la Dirección de la Escuela o de Coordinación de Unidad.

Capítulo III. De las funciones de quienes integran el Consejo de Escuela.

Artículo 7. De las funciones de la presidencia del Consejo de Escuela.

Corresponde a quien preside el Consejo de Escuela:

a) Elaborar la agenda y presentarla al Consejo de Escuela con un mínimo de cuarenta y ocho horas de anticipación.

b) Convocar y presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo de Escuela.

c) Dar a conocer con la debida anticipación los documentos a discutirse en las sesiones del Consejo de Escuela.

d) Abrir y levantar la sesión, así como decretar recesos cuando lo estime necesario.

e) Someter a votación el orden del día.

f) Dirigir la sesión de acuerdo con el orden del día aprobado.

g) Conceder y controlar el uso de la palabra en el orden solicitado.

h) Someter a votación los asuntos y anunciar, en la misma sesión, las decisiones adoptadas.

i) Firmar las actas de las sesiones del Consejo que haya presidido, una vez que han sido aprobadas junto con la secretaría.

j) Ejercer el doble voto en los temas que corresponda.

k) Solicitar a las personas integrantes del Consejo de Escuela, participar en comisiones cuando así se requiera.

l) Firmar los acuerdos tomados en las sesiones.

m) Velar por el cumplimiento del presente reglamento.

Artículo 8. De las funciones de la secretaría.

Son funciones de quien ejerce las labores de secretaría:

a) Tomar el acta de la sesión, en su ausencia la dirección designará a la persona suplente.

b) Grabar las sesiones del Consejo de Escuela.

c) Llevar el control de la asistencia.

d) Llevar el control del quorum.

e) Llevar el control de las votaciones.

f) Recibir las mociones.

g) Redactar el acta con los acuerdos de cada sesión y prepararla para su aprobación en una sesión posterior.

h) Organizar la logística para el buen funcionamiento de las sesiones del Consejo de Escuela.

i) Mantener al día un índice de acuerdos.

j) Llevar un control de acuerdos tomados por el Consejo de Escuela.

k) Custodiar los documentos de las sesiones.

l) Colaborar con la presidencia en la elaboración de la agenda y su envío junto con los documentos de la sesión.

Artículo 9. De las funciones de quienes integran el Consejo de Escuela.

Es responsabilidad de cada integrante del Consejo de Escuela:

a) Asistir puntualmente y permanecer durante toda la sesión.

b) Justificar formalmente ante la Dirección la inasistencia a una sesión en un plazo máximo de setenta y dos horas posteriores a la sesión.

c) Leer las actas que se circulan para su aprobación y realizar las modificaciones correspondientes, si las hubiera, antes de que sean aprobadas.

d) Ejercer el derecho de voz y voto.

e) Conocer y analizar los temas a tratar antes de la sesión.

f) Presentar propuestas de temas de interés ante la Dirección de la Escuela.

g) Solicitar la inclusión de puntos de agenda.

h) Firmar el acta cuando justifique su voto disidente.

Capítulo IV.   De las sesiones del Consejo de Escuela.

Artículo 10. Modalidades de las Sesiones del Consejo de Escuela.

El Consejo de Escuela puede sesionar en dos modalidades, en forma plenaria y por consulta formal como lo establece el artículo 55 del Estatuto Orgánico del ITCR.

Artículo 11. De las modalidades de las sesiones plenarias.

a) El Consejo de Escuela sesionará ordinariamente cada dos semanas en forma plenaria y extraordinariamente cuando sea convocado a iniciativa de la Dirección o a solicitud del 25% de sus miembros, siempre y cuando al menos el 50% de quienes lo solicitan sean docentes.  

b) La sesión ordinaria durará como máximo tres horas a partir de la hora estipulada en la agenda. Las sesiones extraordinarias tendrán una duración máxima de dos horas y la agenda tendrá como máximo dos asuntos de debate.

c) Si hay asuntos pendientes de extrema urgencia, el Consejo de Escuela puede ante moción, prolongar la sesión hasta por un máximo de 30 minutos según acuerdo de mayoría simple.

d) Los asuntos que queden pendientes deben considerarse en sesión extraordinaria posterior, o encabezar la lista de debates de la siguiente sesión ordinaria, según acuerdo del Consejo de Escuela.

e) Las convocatorias a las sesiones del Consejo de Escuela en cualquier modalidad y los documentos de referencia se notificarán vía electrónica a la dirección de correo electrónico oficial del ITCR de cada integrante del Consejo de Escuela. Es responsabilidad de cada integrante mantener este buzón de correo electrónico disponible para las notificaciones. En un eventual fallo del sistema, los documentos físicos podrán ser solicitados a la secretaría, o bien, su reenvío a una dirección electrónica alterna.

f) A mitad de la sesión cuando lo considere necesario el Consejo de Escuela, se concede un receso de diez minutos.

g) Las sesiones plenarias podrán ser presenciales o en modalidad de telepresencia. Para las sesiones con telepresencia, los medios tecnológicos utilizados deben garantizar las condiciones de simultaneidad, intervención, integridad, deliberación y participación. En las sesiones presenciales podrán participar mediante la telepresencia las personas integrantes del Consejo de Escuela autorizadas de manera previa a la sesión por la Dirección de Escuela o por Resolución de la autoridad competente.

h) Las sesiones del Consejo de Escuela, en las cuales se dé la participación de una persona, varias o la totalidad de sus integrantes por telepresencia, serán posibles siempre y cuando:

1. Se haya decretado una situación especial por razones de fuerza mayor, así comunicada en los medios oficiales institucionales por la autoridad competente. 

2. Cuando por imposibilidad de asistencia presencial de una o varias personas integrantes del Consejo de Escuela, soliciten en forma justificada, razonada y anticipada a la Dirección de Escuela, quien debe aprobar y comunicar con anticipación.

La Dirección, por iniciativa propia o a petición de las personas integrantes del Consejo de Escuela, podrá invitar a la sesión a quienes considere que puedan proporcionar información o presentar sus posiciones, o las de las personas a quienes represente, sobre un asunto específico y se pondrá esta invitación como punto de agenda. A las personas invitadas se les puede conceder voz para que expongan, pero no tendrán derecho al voto.

Artículo 12. De la agenda. 

El orden del día consta de seis secciones fijas y conformará la agenda de la sesión del Consejo de Escuela.

a) Aprobación del orden del día: Se establece un lapso de cinco minutos para la justificación y negociación de cualquier modificación.

b) Aprobación del acta: Se verifica que el acta refleje lo discutido y acordado de la sesión correspondiente. Las modificaciones al acta no podrán alterar acuerdos tomados en dicha sesión.

c) Informes: Es el punto donde se presentan los informes de la Dirección y de las Coordinaciones de cada Unidad. Los informes de las Coordinaciones se deben entregar por escrito a la Dirección. Se dispone de 20 minutos como máximo para el desarrollo de esta sección.

d) Asuntos de fondo o debates: Incluye aquellos asuntos sobre los que el Consejo de Escuela debe tomar acuerdos y temas generales de discusión sobres lo que el Consejo quiere tratar en una discusión abierta.

e) Asuntos de trámite: Superación de Personal se incluirán en la agenda cuando los miembros soliciten el aval del Consejo para presentar los trámites relacionados con cursos de capacitación, estudios de postgrado o participación en actividades académicas. En este punto también se puede incluir lo referente al seguimiento de acuerdos que se hayan tomado en sesiones anteriores.

f) Asuntos varios: Se incluye en esta sección aspectos que, a manera de información, comentario, sugerencia o inquietud, tenga alguna persona integrante. Los asuntos varios deberán entregarse por escrito a la secretaria que esté tomando el acta. No se pueden tomar acuerdos en esta sección. Se puede recomendar que se analice la posibilidad de incorporar un tema como punto de agenda para la próxima sesión de Consejo de Escuela.

Artículo 13. De los mecanismos para establecer un asunto de fondo.

a) El plazo para presentar a la Dirección los documentos correspondientes a los asuntos de fondo es de setenta y dos horas antes de la sesión del Consejo de Escuela, utilizando el formato establecido para que sea la propuesta base de discusión.

b) Cuando se circulen documentos para un punto de debate, se deben anotar las observaciones en el mismo documento, en el medio acordado, para que sirvan de retroalimentación a la persona proponente.

c) El plazo máximo para que la Dirección presente ante el Consejo de Escuela los asuntos de fondo, es de cuarenta y ocho horas, para una sesión ordinaria y veinticuatro horas tanto para una sesión extraordinaria, como para una sesión por consulta formal.

d) El orden del día propuesto podrá modificarse, antes de votar su aprobación, incluyendo o eliminando puntos, si así lo solicita alguna persona integrante del Consejo de Escuela.

e) La Dirección debe garantizar el flujo de circulación de documentos, para cumplir con el plazo de anticipación de cuarenta y ocho horas para una sesión ordinaria y de al menos veinticuatro horas para una sesión extraordinaria. Entiéndase como medio oficial de circulación de documentos para las sesiones de Consejo de Escuela, el correo electrónico institucional.

Artículo 14. Del quórum 

a) El quórum lo constituye el 50% de las personas integrantes del Consejo de Escuela. Si no hubiera quórum se dará un plazo máximo de espera de 20 minutos, si después de ese lapso todavía no hay quórum, se suspende la sesión, quedando a juicio de quien preside, establecer el día para repetir la convocatoria.  La persona encargada de la secretaría deberá levantar un acta, indicando la no realización de la sesión y el nombre de las personas integrantes del Consejo de Escuela presentes y ausentes, para las cuales se indicará el motivo de su no asistencia.

b) Si durante el transcurso de la sesión del Consejo de Escuela se rompe el quórum, se dará una espera de 10 minutos. Si transcurrido este tiempo no se ha completado el quórum se suspende la sesión.

c) Si una persona integrante del Consejo de Escuela ingresa después de transcurridos 15 minutos a la sesión, tendrá derecho a voz, pero no a voto durante la sesión, y se debe justificar la llegada tardía ante la Dirección.

d) Los miembros pueden abandonar el recinto de la sesión para atender otros asuntos propios de su ejercicio (con o sin justificación), procurando no perturbar el curso de la reunión, por un tiempo no mayor a 15 minutos, siempre y cuando no se esté en un proceso de votación.

En este sentido se recuerda que, cuando hay un asunto en discusión y requiere votación, los integrantes del consejo no deben salir de la sala, ya sea presencial o virtual. De igual manera en el momento de la votación no se debe permitir el ingreso de personas hasta que se finalice la misma.

e) Si alguna de las personas integrantes del Consejo de Escuela abandona la sesión por más de 15 minutos será considerado como ausente, perdiendo su derecho a voz y voto. Si la persona contaba con justificación previa aceptada por la dirección, no puede votar en el punto de discusión tratado a su regreso, pero recupera su derecho a votar en el próximo punto a tratar.

f) Las personas integrantes del Consejo de Escuela deberán asistir puntualmente y permanecer en las sesiones. La inasistencia injustificada las hará objeto de acción disciplinaria, según la normativa vigente.

Artículo 15. De los Acuerdos

Los acuerdos serán aprobados por el voto afirmativo de la mayoría simple de los miembros presentes.  En caso de empate se repetirá la votación en la sesión siguiente y de persistir éste, quien preside podrá ejercer el doble voto. Lo anterior no aplicará en las votaciones secretas. En estos casos si después de dos votaciones el empate persiste se tendrá por rechazada la propuesta.

Los acuerdos quedarán en firme en la sesión siguiente, cuando el acta sea aprobada.  No obstante, los miembros presentes pueden acordar su firmeza por votación afirmativa con mayoría calificada.

Los acuerdos de elección, nombramiento, resolución de apelación o relacionados directamente con personas, serán firmes desde el momento en que se tomen en Consejo de Escuela.

Los acuerdos del Consejo de Escuela deberán ser comunicados por escrito a las personas interesadas dentro de los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo. 

Artículo 16. De la revisión de los acuerdos.

a) En el caso de que alguna persona integrante del Consejo de Escuela solicite una revisión de un acuerdo de la última sesión del Consejo, la misma será resuelta al conocerse el acta de esa sesión, a menos que se trate de un asunto que la presidencia juzgue urgente, o que considere pertinente, conocerlo en sesión extraordinaria.  

b) El recurso de revisión deberá ser planteado a más tardar al discutirse el acta, recurso que deberá resolverse en la misma sesión.

c) Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán consideradas como recursos de revisión.

d) En el caso de acuerdos tomados en sesiones anteriores excepto los que se refieren a nombramientos de personal, se revisarán si la mayoría de los miembros presentes están de acuerdo. La modificación de un acuerdo no firme debe discutirse y requerirá del voto afirmativo de al menos las dos terceras partes de los miembros presentes.

Artículo 17. De los debates.

a) El uso de la palabra se solicita levantando la mano o mediante la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin, en el caso de participación mediante telepresencia. Quien preside la concede en el orden en que haya sido solicitada. 

b) El miembro del Consejo de Escuela que se encuentre en uso de la palabra puede conceder interrupciones aclaratorias no mayores de un minuto, pero no delegar el uso de la palabra. Quien preside debe velar porque el uso de la palabra se mantenga dentro del tema de discusión y llamará al orden a quien infrinja esta norma.  Quien preside puede suspender el uso de la palabra a la persona integrante del consejo que irrespete el acatamiento del reglamento.

c) Todas las personas integrantes del Consejo de Escuela deben respetar el orden de la palabra, no hablar sin que el uso de la palabra haya sido concedido.

d) Se establece un tiempo de 10 minutos para que las personas integrantes del Consejo de Escuela que proponen un asunto de fondo expongan sus puntos de vista. La presidencia velará porque el tiempo establecido para los debates se mantenga dentro de los límites fijados para agilizar la sesión.

e) Una vez presentada la propuesta base, se le concederá la palabra a un máximo de dos miembros que la soliciten para hablar a favor y dos miembros para hablar en contra, en forma intercalada con un tiempo máximo de cinco minutos cada uno. Sin embargo, se puede ampliar el uso de la palabra y el tiempo cuando algún miembro lo solicite por la trascendencia del tema en discusión.

f) A cada miembro del Consejo de Escuela sólo se le permite una intervención para referirse a cada propuesta. La presidencia velará porque que el tiempo establecido para los debates se mantenga dentro de los límites fijados para agilizar la sesión.

g) Si alguna de las personas integrantes del Consejo de Escuela considera importante que quede registrada su posición con respecto a los asuntos de debate, debe manifestar durante la sesión, su deseo de que conste en acta su criterio.

Artículo 18. De las mociones. 

En el transcurso de la deliberación de un punto agenda, se pueden presentar cualquiera de los siguientes tipos de moción: de orden, de forma, de fondo y de revisión, de manera escrita en el formato establecido.

Artículo 19. De la moción de orden. 

Una moción de orden se antepone a todas las demás dado que su intención es de ordenar el debate. 

Una moción de orden puede ser para:

a) Suspender, levantar o prolongar la sesión.

b) Suspender o prolongar el punto en discusión.

c) Apelación a las decisiones de la Presidencia.

d) Modificar la forma de expresar el voto (de pública a secreta) cuando se considere pertinente o cuando así lo establezca el Estatuto Orgánico.

e) Reprogramar la sesión actual o puntos de esta para una sesión posterior.

f) Llamar la atención al Consejo cuando se cae en un círculo vicioso en cualquier discusión, por lo que se solicita que no se discuta más y se tome la decisión respectiva.

g) Este tipo de moción se conoce tan pronto finalice la intervención de la persona que está en uso de la palabra.

Antes de ser sometida a votación, se da la oportunidad de referirse a la moción a la persona que la propuso y luego a otros miembros que estén en contra, por un tiempo máximo de cinco minutos.  Si la moción de orden es rechazada, se continuará con la discusión anterior, siguiendo con la lista de participantes preestablecida.

h) Antes de ser sometida a votación, se da la oportunidad de referirse a la moción a la persona que la propuso y luego a otros miembros que estén en contra, por un tiempo máximo de cinco minutos.  Si la moción de orden es rechazada, se continuará con la discusión anterior, siguiendo con la lista de participantes preestablecida.

Artículo 20. De la moción de forma.

La moción de forma es aquella con la cual se quiere modificar el estilo de un texto ya aprobado. La moción de forma se dirige a quien preside la Sesión para que éste previa comunicación al Consejo de Escuela incorpore las enmiendas que sean necesarias a los textos aprobados. Una moción de forma no se somete a votación, pero sí se puede discutir.

Artículo 21. De la moción de fondo.

De existir una moción de fondo respecto a la propuesta base se procederá de la siguiente manera:

a) Se remite la moción de fondo a quien preside.

b) Una vez discutida la propuesta base, se dará lectura a las mociones de fondos presentadas.

c) Se somete a votación la propuesta base. 

d) Si se aprueba la propuesta base, las mociones de fondo se desechan.

e) Si no se aprueba la propuesta base, se vota cada una de las mociones de fondo, de la más cercana a las más lejana al fondo de la propuesta base, para lo cual se otorgará la palabra al defensor de cada una de las mociones de fondo presentadas por un máximo de cinco minutos y se dará la oportunidad a dos miembros del Consejo de Escuela para que hablen a favor y a otros dos miembros que hablen en contra, pero alternando la participación a favor y en contra.

f) Cuando terminen las intervenciones, se procederá a realizar la votación.

g) La moción de fondo que obtenga el voto afirmativo de mayoría simple quedará aprobada, desechándose las demás.

h) La persona podrá retirar la moción siempre que no haya sido objeto de ninguna votación.

Artículo 22. De la moción de revisión.

Una moción de revisión es aquella tendiente a modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión del Consejo de Escuela, o de una sesión anterior cuya acta no haya sido aprobada y no cuente con acuerdo firme, la cual es conocida y resuelta antes de entrar al punto de varios y antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado.

Esta moción de revisión se trata inicialmente como una moción de orden, donde se determina si procede o no, para ello se necesita mayoría simple.

Si la moción de revisión procede, se trata como una moción de fondo, excepto que se necesita el voto afirmativo de las dos terceras partes de los miembros del Consejo de Escuela.

Artículo 23.  De las votaciones.

A nivel institucional existe interpretación auténtica del CI sobre voto emitido para efectos de nombramiento de personas en el que establece que el voto emitido tiene cuatro alcances: a favor, en contra, blanco o nulo. Como la votación es secreta no existe abstención por lo que se debe ajustar lo correspondiente a este artículo.

a) Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. Serán obligatoriamente secretas cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas. En aquellos casos de votaciones secretas utilizando plataformas digitales para el caso de sesiones realizadas de manera telepresencial, se hará de acuerdo con el Reglamento específico para normar el funcionamiento de las votaciones públicas y secretas en sesiones de Consejo de Escuela de Cultura y Deporte bajo la modalidad de telepresencia mediante medios tecnológicos. 

b) En las votaciones públicas, los miembros del Consejo de Escuela manifestarán su criterio levantando la mano. Deberán escoger una entre las opciones: a favor, en contra o abstención.

c) Las votaciones secretas estarán a cargo de la Comisión de Tribunal de la Escuela. Los votos se contabilizarán en válidos (a favor, en contra, abstenciones), blancos y nulos. Solamente se tomarán en cuenta los votos válidos para efecto de determinar a la persona ganadora. 

d) El resultado de cada votación debe externarse públicamente en la misma sesión del Consejo de Escuelas en que se realiza la votación.

e) Ante la presencia de personas invitadas no se llevarán a cabo votaciones.

f) Cuando una persona integrante del Consejo de Escuela haya ingresado después de 20 minutos a la sesión, deberá salir del recinto o sala de Consejo de Escuela, o en su defecto, será trasladado a sala de espera del a sesión virtual, durante las votaciones. 

g) Los acuerdos se aprobarán con el voto afirmativo de mayoría simple. Excepto en los casos en que este Reglamento y el Estatuto Orgánico dispongan otra cosa.

h) Para las votaciones por resolución de concursos internos o externos se hará de acuerdo con el siguiente mecanismo. En aquellas votaciones de Concursos de Antecedentes internos y externos, en dado caso que ninguna persona obtenga votos favorables por más de la mitad de los votos emitidos:

1. Se realizará una nueva votación entre las dos personas que obtuvieron la mayor cantidad de votos del Consejo de Escuela.

2. Si en la segunda votación ninguna persona obtiene votos favorables por mayoría simple, se realizará una tercera votación de modo que cada integrante del Consejo de Escuela vote hasta por un máximo de tres personas, considerando para ello el listado total de personas participantes. Cada integrante del consejo emitirá un voto de 3 puntos, 2 puntos o 1 punto, según la prioridad que establece para las personas que eligió. Quedará seleccionada la persona que obtenga la mayor cantidad de puntos y que supere la mitad más uno del puntaje máximo posible de alcanzar en la votación realizada. 

3. En el caso extremo de que no salga una persona electa en la tercera ronda, deberá repetirse el proceso.

Artículo 24. Del Acta.

De cada sesión se levantará un acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se celebró, los puntos tratados, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos. No se consignará el contenido de los debates de manera literal, salvo que la persona que emita una opinión o algún otro miembro del Consejo de Escuela lo solicite expresamente a quien preside. 

Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria cuyo orden del día se incluya el punto.

Las actas serán firmadas por la persona que preside la sesión, por la persona que ejerce la secretaría y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente. 

Las grabaciones de las sesiones se guardarán por seis meses, después de que se haya aprobado el acta a la que corresponde la grabación. Estarán accesibles a los miembros del Consejo de Escuela por un periodo de seis meses.

Artículo 25. De las ausencias a sesiones del Consejo de Escuela.

Cuando la representación administrativa no pueda asistir a la sesión de Consejo de Escuela, la persona será representada por una suplente, previa comunicación a la presidencia, por parte del sector administrativo de la Escuela.

Las ausencias al Consejo de Escuela deberán ser justificadas por escrito ante la Dirección de Escuela. Si esta justificación no es entregada en las setenta y dos horas siguientes a dicha sesión, la Dirección dará inicio con los procesos correspondientes según la normativa vigente.

Capítulo V.    De las sesiones por Consulta Formal.

Artículo 26. De la convocatoria.

a) La convocatoria de la sesión del Consejo de Escuela bajo la modalidad de consulta formal deberá hacerse al menos con veinticuatro horas de anticipación al inicio de la votación y deberá abarcar un período lo suficientemente largo para que los miembros del Consejo de Escuela puedan asistir a dicha convocatoria. Este período no debe ser mayor a setenta y dos horas. Podrán realizarse de manera presencial o remota según se indique en la convocatoria.

b) Los miembros del Consejo de Escuela podrán solicitar a la Dirección por escrito, por algún medio convencional o electrónico, la realización de una consulta formal para obtener el acuerdo correspondiente, de algún asunto que pueda ser tramitado por esa vía, al menos setenta y dos horas antes de la fecha propuesta para el inicio de la consulta. Si existe una solicitud de algunas personas integrantes del Consejo de Escuela para que un asunto se tramite por la vía de la consulta formal, la Dirección deberá dar a conocer su decisión a más tardar cuarenta y ocho horas posteriores a la fecha de recepción de la solicitud.

c) Si la Dirección tiene razones fundadas para no atender alguna solicitud de trámite de algún asunto por la vía de la consulta formal, deberá comunicarlo a las personas interesadas por escrito indicando las razones en que basa su negativa.

Artículo 27. Del contenido de la convocatoria 

La convocatoria de una consulta formal deberá incluir la siguiente información:

a) Nombre de la Escuela.

b) Número de la sesión, indicando la modalidad de consulta formal, (presencial o remota).

c) Fecha y hora en que se realiza la convocatoria.

d) Nombre y cargo de quien convoca.

e) Listado de personas convocadas.

f) Fecha y hora de inicio de la consulta formal.

g) Fecha y hora de cierre de la consulta formal.

h) Asunto(s) consultado(s).

i) Lugar de votación presencial: Secretaría de la Escuela, o un espacio alternativo cuando sea necesario, y los espacios que se indiquen para los campus tecnológicos donde haya personas integrantes del Consejo de Escuela destacadas.

j) Lista de documentos adjuntos relacionados con la consulta. La presidencia deberá poner a disposición de las personas integrantes del Consejo de Escuela al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión, de preferencia en forma electrónica.

k) Tipo de votación: pública, pública con acuerdo firme o secreta.

l) Persona designada para recibir los votos.

m) Forma o lugar de votación, mecanismo para votación remota: Correo electrónico, sistema de consulta comunidad Escuela de Cultura y Deporte - TecDigital u otro aprobado en el reglamento.

Artículo 28. De las votaciones. 

En las consultas formales se podrá emitir el voto en forma directa marcando en una papeleta expresamente diseñada al efecto y depositándolo en una urna, o mediante medios electrónicos o una combinación de estos medios, según defina la Dirección al momento de la convocatoria.

Artículo 29. De los Acuerdos.

Bajo esta modalidad se podrán tomar acuerdos sobre: 

a) Asuntos en trámite ante órganos del Instituto u organizaciones externas que requieran un pronunciamiento urgente por parte de este consejo, conforme a cronogramas establecidos por dichos entes o sobre aquellos temas que, conforme a los reglamentos institucionales, estén expresamente autorizados para ser resueltos por esta modalidad.

b) El tema sometido a conocimiento y resolución por parte del Consejo de Escuela debe ser conocido por sus integrantes de manera individual, sin que se requiera sesionar en forma plenaria para decidir sobre el asunto objeto de consulta.

c) En este tipo de sesión, la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido.

Artículo 30. De la firmeza de los acuerdos.

De acuerdo con la urgencia que se tenga para tomar el acuerdo, la dirección por iniciativa propia o los miembros solicitantes del Consejo de Escuela decidirán si el asunto se somete a aprobación en firme, lo cual debe indicarse claramente en la convocatoria y los documentos usados en la votación.

Artículo 31. Del acta.

El resultado de la consulta se consignará en un acta en la que se debe indicar el asunto consultado, la forma de convocatoria y el resultado de la votación. A este documento se deberá adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo de Escuela que tomaron parte en la consulta.

Capítulo VI.   De las Comisiones.

Artículo 32. Tipos y características de comisión.

El Consejo de Escuela podrá integrar comisiones para ejecutar con mayor eficiencia sus actividades.

El Consejo de Escuela podrá integrar comisiones formales: permanentes y temporales. Estas estarán constituidas por un máximo de cuatro personas, una de los cuales es la coordinadora que será elegida por el mismo Consejo de Escuela; tendrán objetivos y funciones para cumplir propósitos específicos, así como plazos para entrega de los resultados de su trabajo mediante informe escrito remitido a la presidencia.

Las comisiones podrán presentar propuestas base, proponer proyectos y temas de discusión al Consejo de Escuela o a la Dirección, con el fin de favorecer la buena marcha de la Escuela.

Las comisiones permanentes son aquellas que por la naturaleza de los temas a tratar no pueden ser limitadas en el tiempo y cuentan con un reglamento de funcionamiento. Las comisiones temporales son disueltas cuando terminan de cumplir su misión.

El Consejo de Escuela, la Dirección o ambos, según corresponda, asignarán él o los asuntos a ser tratados por cada comisión y fijará(n) los plazos para la presentación de informes. Dependiendo de la importancia de los temas a tratar por esa comisión se podrá solicitar a la comisión un plan de trabajo, el cual será aprobado por el Consejo de Escuela.

Las comisiones deberán revisar en forma y fondo los aspectos relacionados con el asunto asignado y presentar al Consejo de Escuela, la dirección o ambos un informe escrito que registre el asunto asignado, las conclusiones y recomendaciones correspondientes.

Artículo 33. De las funciones de la coordinación de comisión.

Serán funciones de la coordinación de una comisión:

a) Convocar, proponer agenda y presidir las reuniones.

b) Elaborar las minutas de las reuniones indicando asistencia.

c) Informar de su quehacer periódicamente o por vez única según el caso, al Consejo de Escuela, la Dirección o ambos.

d) Mediar la comunicación entre la Dirección, el Consejo de Escuela y otras organizaciones con la Comisión.

e) Velar por abarcar las metas y objetivos para los que fue creada la comisión.

Capitulo VII. De los recursos.

Artículo 34. De los recursos de revocatoria y apelación.

Ante los recursos promovidos por cualquier miembro del Consejo de Escuela con el objeto de impugnar resoluciones o decisiones, se aplicará la Norma Reglamentaria de los artículos 136 y 137 del Estatuto Orgánico. Las demás Leyes serán supletorias a falta de norma interna.

Capítulo VIII   Disposiciones Finales.

Artículo 35. Revisión del reglamento.

El Consejo de Escuela será responsable de realizar la revisión del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

Artículo 36. De la vigencia.

Este Reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo de Escuela de Cultura y Deporte y de su publicación en la Gaceta Institucional.

Así aprobado en Consulta Formal CD-05-2023 en punto único 1 celebrada el 15 de marzo del 2023.

Publicado en fecha 20 de marzo del 2023 mediante la Gaceta Número 1069-2023 de fecha 20 de marzo del 2023.

Reglamento del funcionamiento del Consejo de Área Académica Agroforestal

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES 

Artículo 1. Del tipo de reglamento y su alcance

Este reglamento es de tipo específico es de acatamiento obligatorio para los miembros del Consejo de Área Académica Agroforestal.

Artículo 2. Objetivo general 

Regular el funcionamiento del Consejo del Área Académica Agroforestal del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Artículo 3. Cumplimiento de la reglamentación

El Consejo de Área Académica Agroforestal en adelante (AAAF) acuerda regirse por el presente reglamento para lograr una adecuada participación y cumplimiento de las obligaciones de los representantes que lo conforman, tanto en las sesiones de éste como en las labores que les sean encomendadas.

Artículo 4. De las definiciones 

Acuerdo firme: Se consideran acuerdos firmes los que consten en actas ya aprobadas o que reciban esta sanción en la misma sesión de consejo donde fue aprobado.

Debate: Es el espacio asignado en la sesión para discutir asuntos de interés sobre los cuales el Consejo del AAAF puede adoptar acuerdos concretos. (estos pueden ser en firme o no).

Informes de la coordinación: Se entiende por Informes de la coordinación, el espacio de la sesión que dispone la coordinación y, posteriormente, los miembros del Consejo del AAAF para referirse a los mismos o para brindar otros informes que se consideren pertinentes.

Mayoría absoluta: La mitad más uno del total de miembros del Consejo.

Mayoría calificada: Dos terceras partes del total de los miembros del Consejo.

Mayoría simple: La mitad más uno de los miembros presentes del Consejo.

Moción de fondo: Una moción de fondo es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base.

Moción de forma: Una moción de forma es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.

Moción de orden: Es aquella cuyo propósito sea la suspensión o prolongación de la sesión del Consejo de Área, terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda, variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente o autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas.

Moción de revisión: Serán mociones de revisión aquellas tendientes a modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.

Participación en una sesión por medios virtuales: se considera un recurso de uso, para permitir la participación de los miembros del Consejo de Área Académica Agroforestal, cuando por alguna razón justificable no puedan hacerlo en forma presencial. Constituye una opción en la que uno o varios de los miembros del Consejo no se encuentran físicamente presentes en el recinto donde la plenaria (ordinaria o extraordinaria) se lleva a cabo. En el caso de celebrar sesiones por medios virtuales, se deben respetar y cumplir los principios de simultaneidad, integridad y deliberación.

Quórum estructural: Cantidad de miembros presentes que se requiere para que sesione el Consejo, corresponde a la mayoría absoluta.

Quórum funcional: Corresponde a la cantidad de miembros presentes necesarios para la toma de acuerdos válidos, corresponde a la mayoría simple.

Quórum simple: Corresponde al que se obtiene con los miembros presentes, una vez que ha comenzado la segunda convocatoria a una sesión de Consejo. El mínimo es de cuatro miembros.

Sesión por consulta formal: Se entiende como el mecanismo oficial no plenario de toma de decisiones del Consejo, que le permite decidir sobre asuntos específicos que deben ser resueltos de manera urgente, considerando el procedimiento establecido, la consulta formal es por medio del correo electrónico y se responde por el mismo medio.

Varios: El punto de agenda Varios se entiende como aquel espacio que tienen los miembros del Consejo del AAAF para dar a conocer asuntos de su interés. Por tener un propósito informativo, no se toman acuerdos en este punto de la agenda.

Voto de calidad: Se refiere a que cuando se presentan empates en las votaciones públicas, el voto de la persona que preside el Consejo, valdrá el doble con el objetivo de desempatar la votación.

CAPÍTULO II. INTEGRACIÓN DEL CONSEJO DEL AAAF

Artículo 5. Representantes del Consejo de AAAF

a) La persona que ejerce la coordinación de área, quien preside

b) Las personas que ejercen las direcciones de las escuelas que participan en el área

c) Las personas con condición de profesor que desarrollan actividades académicas para el área con una jornada de medio tiempo o más. En las áreas adscritas a la Dirección de Posgrado las personas deben contar al menos con el grado que ofrece el área. En los consejos a los que decida integrarse será un miembro de pleno derecho y obligación. Mientras cumpla los requisitos, formará parte de dichos consejos por un período mínimo de dos años.

d) Una persona que represente a los funcionarios de apoyo a la academia del área, en aquellas áreas en las que laboren tres (3) o más de estos funcionarios.

e) Una representación estudiantil de, al menos, una persona estudiante nombrado por la FEITEC y un máximo del 25% del total de miembros de este consejo.

Todos los miembros del consejo deben tener al menos el grado que se ofrece en el programa académico correspondiente y en caso de no poseerlo, deberá delegar esta función en alguien que cumpla este requisito. Las escuelas que participan son: 

• Escuela de Agronegocios

• Escuela de Ingeniería Forestal

• Escuela de Ingeniería Agrícola

• Escuela de Ingeniería en Agronomía

• Escuela de Biología

Artículo 6. Elección de representantes de las Escuelas

Serán representantes las personas con condición de profesor que desarrollan actividades académicas para el área con una jornada de medio tiempo o más. En las áreas adscritas a la Dirección de Posgrado las personas deben contar al menos con el grado que ofrece el área. En los consejos a los que decida integrarse será un miembro de pleno derecho y obligación. Mientras cumpla los requisitos, formará parte de dichos consejos por un período mínimo de dos años.

Cada representante del Consejo del AAAF debe ser electo por el Consejo de su Escuela. Esta representación debe otorgar una carga académica de dos horas por semana en el plan de trabajo del representante. 

Artículo 7. Integración del consejo del AAAF

El Consejo del AAAF estará integrado de la siguiente manera:

a. El Coordinador del Área Académica Agroforestal, quien preside.

b. Los directores de las Escuelas que participan en el AAAF.

c. Dos representantes por Escuela, nombrados oficialmente por las mismas.

d. Representación estudiantil, nombrados oficialmente por los mecanismos establecidos.

CAPÍTULO III. DE LAS RESPONSABILIDADES

Artículo 8. Responsabilidades del coordinador 

Son responsabilidades de la coordinación del AAAF las siguientes:

• Convocar y presidir las sesiones del Consejo del AAAF ordinarias y extraordinarias, por iniciativa propia o a solicitud del 25% de sus miembros.

• Elaborar un cronograma anual tentativo de las sesiones ordinarias del Consejo y comunicarlo a los miembros del mismo, al inicio de cada año.

• Comunicar a las Escuelas participantes y a los estudiantes del Programa, la posibilidad de contar con una representación en los Consejos del AAAF. Dicha comunicación se hará al inicio de cada año o cuando corresponda.

• Convocar a las sesiones ordinarias de los Consejos del AAAF

• La convocatoria la hará con la colaboración de la persona asistente del AAAF

• Convocar consultas formales al Consejo del AAAF.

• Velar porque las actas de los Consejos del AAAF reflejen fielmente los acuerdos adoptados por el Consejo.

• Comunicar y ejecutar los acuerdos del Consejo del AAAF, según lo establece este reglamento.

• Firmar el acta una vez aprobada junto con la persona asistente del AAAF

Artículo 9. Responsabilidades de la persona encargada de la asistencia del AAAF.

Corresponde a quien ocupe este puesto:

a. Asistir a las sesiones de Consejo.

b. Enviar la agenda y los documentos a discutir, con al menos dos días hábiles de anticipación. En el caso de sesiones extraordinarias, deberá comunicar la agenda y los documentos con al menos 24 horas de anticipación. En ambos casos, la convocatoria y los documentos se enviarán por medios electrónicos.

c. Redactar un borrador del acta de cada sesión.

d. Llevar el control de las votaciones. El que preside fiscalizará el control de la votación.

e. Llevar el registro de las discusiones que se generen en las sesiones.

f. Llevar control de los ingresos, los retiros y del quórum.

g. Conservar en orden, custodiar y proteger las actas y demás documentos de las sesiones.

h. Recibir las mociones.

i. Cualquier otra función que el Consejo del AAAF le asigne y que esté dentro de sus competencias.

j. En ausencia de la persona que ejerce funciones de asistente en el área, sus funciones serán asumidas por la persona que se designe en el mismo acto.

k.  La persona que ejerce funciones de asistente en el área brindará el apoyo logístico y participará con voz pero sin voto

l. Firmar el acta una vez aprobada junto con la presidencia  

Artículo 10. Responsabilidades de los integrantes del Consejo

Es responsabilidad de cada integrante del Consejo del AAAF:

a. Asistir puntualmente y permanecer durante toda la sesión.

b. Participar en la discusión y votación de los temas.

c. Justificar por escrito, previamente o en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores, ante la presidencia la ausencia parcial o total a la sesión.

d. Revisar y analizar la documentación que sea distribuida con ocasión de una convocatoria a sesión de Consejo.

e. Ejecutar las funciones que el Consejo le encomiende.

f. Firmar las actas cuando el voto emitido sea disidente

g. En ausencia de la persona que presida una sesión del AAAF, otra persona del Consejo podrá asumir la coordinación de la sesión, mediante un mecanismo de votación y asumirá las funciones ya establecidas

CAPÍTULO IV. LAS SESIONES EN FORMA PLENARIA, LAS CONVOCATORIAS, EL QUÓRUM Y LA AGENDA

Artículos 11. De las Sesiones

El Consejo de Área Académica Agroforestal podrá sesionar en dos modalidades: en forma plenaria y en consulta formal. En ambos casos, los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría de sus miembros. 

En casos de fuerza mayor podrá sesionar por medios virtuales.

Artículo 12. Del control de asistencia

El control de asistencia a las sesiones se hará constar en actas, así como la hora de ingreso o retiro de cada miembro a la sesión del Consejo, esto con el fin de conocer su participación en la sesión y sus responsabilidades en los acuerdos tomados. Además de llevar control del quórum funcional.

Sólo podrán ausentarse o retirarse de la sesión del Consejo de Áreas Académica Agroforestal aquellos(as) quienes cuenten con la autorización previa de la Presidencia, lo cual constará en el acta.

Artículo 13. De la participación en las sesiones 

Las sesiones del Consejo de Área Académica Agroforestal serán privadas. La participación de invitados para un tema en particular será únicamente con voz; se dará a partir de que un miembro lo solicite y así lo apruebe el Consejo con anterioridad. Las sesiones plenarias tendrán una duración máxima de tres horas, prorrogable por una hora máxima a solicitud de los miembros del Consejo de Posgrado.

ARTÍCULO 14. De la participación de las sesiones por medios virtuales 

El Consejo de Área Académica Agroforestal en pleno podrá llevar a cabo sesiones en modalidad de telepresencia en apego a lo que se establezca a nivel institucional, por fuerza mayor u otro motivo. De igual forma uno o más miembros del Consejo podrán participar en una sesión por medios virtuales siempre y cuando sea considerado lo siguiente: 

• En caso de imposibilidad de sesionar en forma presencial por uno, varios o en su totalidad de los miembros del Consejo, las sesiones ordinarias y extraordinarias puede ser realizadas empleando herramientas de plataformas digitales. La convocatoria deberá indicar cuál será la plataforma a utilizar además del enlace de ingreso a la sesión. 

• La participación de uno o más miembros del Consejo del Área Académica Agroforestal  en una sesión por medios virtuales, deberá ser aprobada con antelación por la Coordinación, previa solicitud del o los interesados. 

• En cualquier caso, que se haga uso de los medios virtuales para sesionar deberá garantizarse la verificación de la identidad y lugar de conexión de aquellos miembros que participan en forma remota. 

• Los medios tecnológicos de comunicación utilizados durante una sesión del Consejo, para la participación de sus miembros deberán garantizar simultaneidad entre dos o más puntos habilitados y conectados a las redes de transmisión de datos, uniendo en tiempo real lo que sucede en dos o más lugares físicamente separados y permitiendo en todos los casos la comunicación de una forma interactiva. La transmisión deberá incluir audio y video en directo, permitiendo el envío de imágenes, sonido y datos. Los medios utilizados deberán permitir ver, oír y recibir datos de los miembros participantes en la sesión desde los diferentes puntos en que ésta se lleve a cabo. No se permitiría el correo electrónico, conversación en línea o el chat, teléfono, fax, entre otros que no garanticen estas condiciones.  Se deberá garantizar las condiciones de Simultaneidad, Deliberación, Integridad e Intervención, son las condiciones para que se pueda garantizar una sesión por telepresencia  

• Para la exposición de un punto de agenda, el proponente contará con un máximo de 15 minutos. Los miembros del Consejo contarán con un máximo de 5 minutos para su intervención en los temas en discusión. 

Artículo 15. Convocatoria sesiones ordinarias

Las sesiones ordinarias, con su respectiva agenda y la documentación correspondiente, serán convocadas con al menos dos días hábiles de anticipación. La convocatoria podrá realizarse mediante documentos impresos o por correo electrónico. Deberán convocarse al menos una sesión ordinaria por trimestre, de acuerdo con el cronograma establecido. 

En caso de no conseguir el quórum estructural en los 15 minutos siguientes a la hora en que se convocó la sesión, ésta se suspenderá. Podrá haber una segunda convocatoria del Consejo del AAAF 30 minutos después de la primera convocatoria, si se consigue el quórum simple, solo si previamente se ha establecido en la agenda dicha posibilidad. Para esta sesión, la presidencia podrá seleccionar los puntos de la agenda que considere más urgentes y dejar los demás, para el siguiente Consejo Ordinario.

El Consejo de Área podrá ser convocados por el Coordinador por iniciativa propia o a solicitud del 25% de sus miembros, siempre y cuando al menos el 50% de los solicitantes sean profesores,

Los Consejos de Área podrán sesionar en dos modalidades: en forma plenaria y en consulta formal.

En ambos casos, los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría de los miembros participantes, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico disponga algo diferente y el quórum, o cantidad mínima de participantes necesaria para que el Consejo de Departamento pueda tomar acuerdos válidos, será el 50% de sus integrantes.

Artículo 16. Agenda de las sesiones ordinarias

La agenda de las sesiones ordinarias deberá incluir al menos los siguientes puntos:

a) Aprobación de la agenda.

b) Aprobación del acta anterior.

c) Informes de la coordinación.

d) Asuntos por discutir.

e) Asuntos varios.

Adicionalmente, cuando se requiera, se podrá incluir algún punto de agenda adicional mediante moción de orden, con el fin de presentar al Consejo otros temas de interés general. En el punto de asuntos varios no se pueden tomar acuerdos.

Artículo 17. Convocatorias sesiones extraordinarias

Las sesiones extraordinarias del Consejo del AAAF podrán ser convocadas por decisión de la coordinación o por solicitud de al menos el 25% del total de los miembros del Consejo. Si la sesión es por solicitud, esta debe presentarse de forma escrita y firmada por los interesados o por solicitud individual expresa de los interesados enviada por correo electrónico. Los miembros pueden solicitar una sesión extraordinaria con el tema de interés y aportar la documentación para que la coordinación junto con la persona asistente, confeccionen la agenda. No se podrán tratar otros puntos que no estén en la agenda. El Consejo deberá ser convocado por la coordinación en la fecha que determine el grupo solicitante, previo acuerdo con la coordinación, y deberá incluir los puntos de agenda solicitados, bajo los criterios establecidos en este reglamento.

Las sesiones extraordinarias con su respectiva agenda y documentación serán convocadas con al menos 24 horas de anticipación, salvo en los casos de urgencia. No obstante, quedará válidamente constituido el órgano sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o al orden del día, cuando asistan todas las personas integrantes y así lo acuerden por unanimidad.

Artículo 18. Agenda de las sesiones extraordinarias

Las sesiones extraordinarias no tendrán un orden del día preestablecido y no podrán incluir “Asuntos varios”.  Además, una vez convocadas, las agendas de las sesiones extraordinarias no podrán ser variadas. La convocatoria a sesiones extraordinarias incluirá un máximo de tres puntos, y se tratarán temas de urgencia que no puedan esperar a ser vistos (en tiempo) en una sesión ordinaria.

Artículo 19. Rompimiento del quórum

En caso de romperse el quórum estructural, la persona que preside dará 10 minutos para que se restablezca; de lo contrario levantará la sesión.

CAPÍTULO V DEBATES, MOCIONES, VOTACIONES Y ACUERDOS

Artículo 20. Debates

En los puntos de debate, toda moción debe ser presentada ante el Consejo de forma oral tan pronto termine la intervención de la persona que está en uso de la palabra. 

Artículo 21. Uso de la palabra

La persona que haga uso de la palabra, en un punto de debate, no podrá extenderse más de cinco minutos en cada intervención.

Artículo 22. Mociones de orden

Las mociones de orden serán analizadas y sometidas a votación inmediatamente después de ser conocidas. Para referirse a la moción de orden, cada persona dispondrá de un tiempo máximo de cinco minutos. Podrán referirse un máximo de tres personas a favor y tres en contra de la moción antes de votarla. Si la moción de orden es rechazada, se regresará a la discusión anterior en el orden del uso de la palabra tal como estaba al ser interrumpida.

Artículo 23. Mociones de fondo

Las mociones de fondo pueden ser presentadas antes o durante la discusión de la propuesta base. De existir mociones de fondo respecto a la propuesta base se procederá de la siguiente manera:

a. Se discute la propuesta base. Se permitirá hacer modificaciones de forma o de fondo a las propuestas base, siempre y cuando el o los proponentes estén de acuerdo en dichos cambios. Una vez efectuados los cambios la propuesta final se presentará de nuevo ante el Consejo, antes de someterla a votación.

b. Se somete a votación la propuesta base y de aprobarse se desechan las mociones de fondo que sean excluyentes.

c. Si no se aprueba la propuesta base, se discutirán las mociones de fondo y se votarán una por una, según el orden en que hayan sido presentadas.

d. Las mociones de fondo que obtengan el voto afirmativo de la mayoría de los presentes quedarán aprobadas y se desecharán las que sean excluyentes con las mociones aprobadas.

Artículo 24. Mociones de forma

Las mociones de forma tendrán la finalidad de proponer cambios de redacción o de estilo a una propuesta base sin cambiar el sentido de la misma. Preferiblemente, deben presentarse antes de someter a votación el acuerdo.

Artículo 25. Moción de revisión

La moción de revisión se tratará en primera instancia como de orden, requiriéndose para su procedencia del voto afirmativo de más de la mitad de los miembros presentes. De ser aprobada la procedencia de la moción de revisión, será tratada como propuesta base, excepto que requerirá para su aprobación del voto afirmativo de las dos terceras partes de los miembros del Consejo. Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán consideradas para los efectos de este artículo.

Artículo 26. Votaciones

En todas las votaciones los participantes podrán elegir una entre las siguientes opciones: a favor, en contra o abstención.

Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. Serán obligatoriamente secretas cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, a menos que el consejo decida hacerla públicas. También podrán ser secretas por moción de orden aprobada, si así lo decide el Consejo del AAAF.

En caso de imposibilidad de sesionar en forma presencial ya sea un miembro, varios o todo el consejo y de requerirse votaciones secretas, estas podrán ser realizadas empleando la opción de votaciones en plataformas digitales. En este caso las votaciones tienen que estar previamente elaboradas o en la misma sesión a solicitud de los miembros del Consejo. Las votaciones secretas usando medios digitales se llevarán a cabo por medio de la persona asistente.

En las votaciones públicas, los miembros del Consejo del AAAF manifestarán su criterio levantando la mano, o si no es presencial de acuerdo con las posibilidades de la plataforma que se utilice. Los que voten a favor, pueden consignar en actas que así lo hicieron. Los votos en contra y las abstenciones pueden justificar su voto.

La votación será pública, salvo que la Presidencia disponga lo contrario o que se trate de la apreciación discrecional de cualidades o actividades de personas, o de asuntos que afecten seriamente el prestigio o el patrimonio de las mismas, en cuyo caso será secreta. 

En caso de empate, se repetirá la votación en la sesión siguiente y, de persistir éste, el presidente podrá ejercer el doble voto. El voto de calidad o doble voto es solo para las votaciones públicas. 

Las abstenciones o los votos en blanco se computarán para efectos de quórum y para determinar el número de votantes, pero no se podrán atribuir ni a la mayoría ni a la minoría. 

Artículo 27. Acuerdos

Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría simple, salvo en aquellos casos en que la normativa disponga algo diferente. En caso de votaciones públicas, si la cantidad de votos no es suficiente para tomar un acuerdo, las abstenciones se sumarán a la mayoría, sea ésta a favor o en contra. En caso de empate se someterá a una segunda votación en la misma sesión y en caso de persistir el empate, la Presidencia ejercerá el voto de calidad. Lo anterior no aplicará en las votaciones secretas. 

En el momento de la votación y durante el conteo de votos, los miembros del Consejo del AAAF no podrán salir o entrar al recinto donde se realiza el Consejo.

Los acuerdos de elección, nombramiento, resolución de apelación o relacionados directamente con personas serán secretas y quedarán firmes desde el momento en que se tomen.

Los acuerdos no considerados en el párrafo anterior quedarán en firme en la sesión en que se apruebe el acta correspondiente. También, los miembros presentes pueden acordar su firmeza por votación afirmativa por mayoría calificada.

Los acuerdos del Consejo deberán ser comunicados de forma impresa y/o por correo electrónico a los interesados dentro de los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo. Deberán indicar en todo caso el tipo de recurso que corresponde en contra del acuerdo y el plazo para interponerlo.

Artículo 28. Recurso de revisión 

Cualquier recurso de revisión contra un acuerdo que haya tomado el Consejo y que no tenga firmeza deberá ser planteado, a más tardar, al discutirse el acta correspondiente y será resuelto en esa misma sesión. Sin embargo, si se tratara de un asunto que la Presidencia juzgue urgente, el recurso podrá ser resuelto en una sesión extraordinaria. 

En caso de rechazarse el recurso de revisión, se mantendrá el acuerdo tomado. 

Artículo 29. Actas

De cada sesión se levantará un acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se celebró, el tipo de sesión (ordinaria, extraordinaria|, consulta formal), los puntos tratados, la forma y resultado de cada votación y el contenido de los acuerdos. No se consignará el contenido de los debates, salvo que la persona que emita una opinión lo solicite expresamente. Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria.

Las actas serán firmadas por la Coordinación o por quien presidió la sesión según corresponda y por el asistente que redactó el acta. Las actas serán mantenidas en custodia en la secretaría en archivos digitales e impresos según la normativa institucional. En sesiones presenciales, los miembros presentes firman la lista de asistencia. Firma digital en caso de que su voto sea disidente.

Las sesiones presenciales podrían ser grabadas a criterio de la Presidencia y son instrumentos de apoyo para la transcripción del acta, mas no sustituyen al acta misma, ni son requisito de validez de las actas de las sesiones. Las sesiones virtuales serán grabadas como respaldo. En ambos casos serán respaldadas en algún medio digital que garantice si integridad y archivo.

CAPÍTULO VI LAS SESIONES DE CONSULTA FORMAL, LAS CONVOCATORIAS, EL QUÓRUM Y LA AGENDA

Artículo 30. Sesiones de consulta formal

Con fundamento en el Artículo 55 del Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica, el Área Académica Agroforestal, se regirá por la normativa para las sesiones del Consejo de Área bajo la modalidad de Consultas Formales.

 Artículo 31. Generalidades

Bajo la modalidad de la consulta formal, solo se podrán tomar acuerdos sobre asuntos en trámite ante órganos del Instituto u organizaciones externas que requieran un pronunciamiento urgente por parte de este consejo, conforme a cronogramas establecidos por dichos entes o sobre aquellos temas que, conforme a los reglamentos institucionales, estén expresamente autorizados para ser resueltos por esta modalidad.

Se establece el medio electrónico para ejercer el voto en las consultas formales, que corresponde con el voto digital.

La emisión del voto digital se realizará respondiendo la Consulta Formal a través del correo electrónico institucional. En este caso la persona designada para recibir los votos será el asistente del Área Académica o la persona que la Coordinación designe en su ausencia.

Bajo esta modalidad se podrán tomar acuerdos sobre:

i. Apoyo ante el Comité de Becas para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares.

ii. Apoyo para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares que no requieran recursos del Comité de Becas.

iii. Integración de comisiones internas del Área.

iv. Nombramiento de representantes del Área, tanto institucional como extra institucional.

v. Pronunciamientos del Área ante consultas recibidas o por iniciativa propia.

vi. Aprobación de actividades especiales del Área como la organización de eventos académicos o la autorización de participación con otras instituciones y similares.

vii. Asuntos relacionados con los estudiantes de la Maestría en Gestión de Recursos Naturales y Tecnologías de Producción.

viii. Otros en los que medie un acuerdo del Consejo de Área que lo autorice.

Artículo 32. De la Convocatoria

Las Consultas Formales se convocarán a través del correo electrónico institucional; si existiere algún factor de carácter técnico que impida el uso de este medio, la persona coordinadora podrá tomar la decisión de realizar la Consulta Formal con voto impreso abierto. Cuando sea necesario emitir el voto impreso secreto la convocatoria se realizará siempre de la misma forma. Solo se realizará una convocatoria a Consulta Formal de manera escrita mediante una circular cuando por causas técnicas, el uso del correo electrónico institucional no sea posible. 

Si existe una solicitud de algunos miembros del Consejo de Área para que un asunto se tramite por la vía de la consulta formal, el Coordinador(a) deberá dar a conocer su decisión a los solicitantes, sobre el tipo de sesión a realizar para resolver el asunto, a más tardar el segundo día hábil siguiente a la fecha de presentación de la solicitud.

Si el (la) Coordinador(a) tiene razones fundadas para no atender alguna solicitud de trámite de algún asunto por la vía de la consulta formal, deberá comunicarlo a los interesados por escrito indicando las razones en que basa su negativa.

La coordinación deberá poner a disposición de los miembros del Consejo de Área al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión, en forma electrónica o mediante documentos impresos de no estar disponibles en formato electrónico. 

La convocatoria deberá incluir la siguiente información: 

a. Nombre del Área.

b. Número de la sesión indicando la modalidad de consulta formal. 

c. Fecha y hora en que se realiza la convocatoria.

d. Nombre y cargo de quien convoca.

e. Listado de personas convocadas.

f. Fecha y hora de inicio de la consulta formal.

g. Fecha y hora de cierre de la consulta formal.

h. Asunto(s) consultado(s).

i. Lista de documentos adjuntos relacionados con la consulta. 

j. Tipo de votación: pública, pública con acuerdo firme o secreta.

k. Persona designada para recibir los votos.

l. Forma o lugar de votación.

Artículo 33. De las votaciones

El período de votación será de dos días hábiles contados a partir del momento de la convocatoria.

Cuando la Consulta Formal, de acuerdo con la normativa institucional o a criterio del (de la) Coordinador (a), requiere votación secreta, se utilizará la boleta impresa y se pondrá a disposición de los miembros del Consejo una urna, donde se depositará el voto, previo al registro de la firma del votante en un registro de asistencia. De igual forma se podrá utilizar plataformas digitales para realizar la votación.

Una vez vencido el plazo de votación, la Coordinación elaborará un acta con el resultado de la votación, los votantes, los ausentes justificados y los ausentes injustificados.  

De acuerdo con la urgencia que se tenga para tomar el acuerdo, el (la) Coordinador(a) por iniciativa propia o los miembros solicitantes del Consejo decidirán si el asunto se somete a aprobación en firme, lo cual debe indicarse claramente en la convocatoria y los documentos usados en la votación. 

Por las características de la Consulta Formal siempre se requerirá de firmeza del acuerdo.

Artículo 34. De las ausencias a la votación

Se consideran ausencias justificadas a la emisión del voto en una Consulta Formal cuando durante los dos días hábiles que abarque la votación el (la) funcionario (a):

• Se encuentre de gira de campo.

• Se encuentre gozando de días libres autorizados por la Dirección del Área Académica Agroforestal, o por los Directores de Escuela.

• Participe en seminarios, congresos u otro tipo de representaciones autorizadas por la Dirección del Área Académica Agroforestal, por los Directores de Escuela o por la Institución.

• Goce de una beca.

• Se encuentre incapacitado (a).

• No pueda votar por motivos de caso fortuito o de fuerza mayor.

En caso de ausencia por caso fortuito o por fuerza mayor el funcionario(a) que no haya emitido su voto en una Consulta Formal, deberá justificar su ausencia por escrito ante la Coordinación del Área Académica Agroforestal en un plazo de 3 días hábiles posterior al cierre de la Consulta. En caso necesario, esta justificación deberá contener las pruebas documentales que respalden su ausencia y será el Coordinador el que decidirá si acepta o no las mismas.

Cuando un funcionario se encuentre ausente injustificado de una votación, el (la) Coordinador (a) procederá de acuerdo con lo establecido en la normativa Institucional.

CAPÍTULO VII COMISIONES

Artículo 35. Comisiones permanentes y temporales

El Consejo del AAAF podrá contar con comisiones para labores especiales o colaborar al consejo en lo que este requiera.

Las comisiones permanentes estarán integradas por un mínimo de tres miembros del Consejo AAAF, incluyendo a la coordinación, quien estará de oficio. En los reglamentos que se proponga la creación de comités, comisiones u órganos colegiados, se deberá indicar específicamente su conformación, funciones, responsabilidades, coordinación, el mecanismo de elección de sus miembros, plazos de vigencia y los mecanismos de control que correspondan.

Toda comisión que tenga una finalidad específica que no perdure en el tiempo se denominará comisión temporal. Es necesario consignar en el acta de la sesión de creación los objetivos y el plazo de creación de la comisión temporal. Las comisiones estarán integradas por un mínimo de tres miembros del Consejo AAAF, la coordinación no será miembro de oficio, pero podrá participar con derecho a voz y voto si consigna su deseo de hacerlo durante la sesión en la que se cree la comisión.

Artículo 36. Elección de los integrantes de las comisiones permanentes y las comisiones temporales

El Consejo de Área será responsable del nombramiento de los integrantes en comisiones. Los integrantes de las comisiones permanentes serán electos por mayoría simple por un período de un año a partir de la fecha del nombramiento. De no producirse la reelección de los miembros, los integrantes podrán continuar en funciones como miembros a.i. por un período que no será superior a tres meses. No existe límite para la reelección de un miembro de una Comisión permanente.

En el caso de los integrantes de las comisiones temporales, también serán electos por mayorías simple, pero el período de su nombramiento será por el plazo necesario para cumplir las funciones asignadas a la comisión temporal.

Las funciones de las comisiones, deben especificarse de manera general y la especificidad se dará en el acuerdo de la conformación de la comisión en caso de que se tenga claridad. Además, cada comisión deberá nombrar su presidencia e indicar el levantamiento de actas para las sesiones que realicen o al menos una minuta o ayuda memoria, dependiendo de la función que cada una requiera.

CAPITULO VIII. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 37. Sobre actualización y revisión del reglamento

El Consejo de Área será responsable de realizar la revisión del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

Artículo 38. De la vigencia

Este reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo de Área Académica Agroforestal y publicado en la Gaceta Institucional.

Así aprobado por acuerdo del Consejo de Área Académica Agroforestal, Sesión 01-2023 del 13 de marzo del 2023.

Publicado en fecha 17 de marzo del 2023 mediante la Gaceta Número 1061-2023 de fecha 13 de marzo del 2023. 

Reglamento del programa de Maestría en Ciencias Forestales y Trabajos finales de graduación de la Escuela de Ingeniería Forestal

Capítulo I. Disposiciones Generales

Artículo 1: Tipo de reglamento

Este reglamento es de carácter específico.

Artículo 2: Alcance del Reglamento

Este reglamento es de acatamiento obligatorio para las personas estudiantes, personas docentes y personal administrativo que participan en los diferentes procesos de la Maestría en Ciencias Forestales y trabajos finales de graduación.

Artículo 3: Objetivo del reglamento

Establecer las disposiciones necesarias para el desarrollo del programa de Maestría en Ciencias Forestales y trabajos finales de graduación. 

Artículo 4: Marco Jurídico

a. Estatuto Orgánico del ITCR.

b. Reglamento Académico de Programas de Maestría del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR).

c. Reglamento del Régimen de Enseñanza Aprendizaje.

Capítulo II. Marco conceptual

Artículo 5: Definiciones

Anteproyecto: propuesta de Trabajo Final de Graduación que para efecto de este programa será bajo la modalidad de Tesis de Graduación, presentada y defendida por parte de la persona estudiante, elaborada siguiendo con lo establecido por la coordinación del programa de Maestría en Ciencias Forestales.

Avance de tesis: documento escrito que recopila y detalla una sección en el desarrollo inicial de la tesis de maestría.

Tesis de maestría: es un proceso de investigación que aporta conocimiento original sobre el asunto investigado, que se origina en una pregunta concreta o hipótesis sobre un hecho o fenómeno, con el propósito de aumentar el conjunto de conocimientos de una disciplina o probar ciertas postulaciones teóricas.

Tutor o tutora: Persona responsable de orientar y dar seguimiento a la persona estudiante durante su tiempo de permanencia en el programa.

Capítulo III. De la organización del programa

Artículo 6: Unidad Académica responsable

El programa de Maestría en Ciencias Forestales estará adscrito a la Escuela de Ingeniería Forestal, en la Unidad de Posgrado de la Escuela Ingeniería Forestal, en adelante denominada UP-EIFO. 

Artículo 7: Objetivo del Programa de Maestría en Ciencias Forestales

Brindar en Mesoamérica una opción de educación universitaria de alto nivel en el área de ciencias forestales, que permita a los diferentes actores de la región contar con profesionales que sean capaces de transformar y elevar el nivel tecnológico del área forestal, de manera que se impulse un desarrollo sostenible para la región.

Artículo 8: Apertura del Programa 

El programa de Maestría en Ciencias Forestales ofrecerá la apertura de una promoción al menos cada dos años.

Artículo 9: Modalidad del programa

• La modalidad del programa de maestría será de manera presencial (20 horas por semana). 

• Incorporará el uso de tecnologías de información y comunicación a través del diseño bimodal de enseñanza, utilizando tanto plataformas nacionales e internacionales, según lo establecido institucionalmente.

• En caso de alguna eventualidad según se requiera complementar cursos teóricos con laboratorios, podría presentarse una relación 70% presencial y un 30% de forma remota o viceversa.

Artículo 10: Plan de estudios

El plan de estudios consta de 15 cursos, estructurados en tres secciones: 

• La primera consta de 7 cursos obligatorios (31 Créditos). 

• La segunda consta de 5 cursos de especialización (16 Créditos) según temática de tesis.

• La tercera corresponde a la elaboración y ejecución de la tesis (16 Créditos). 

I Cuatrimestre

Cuatro cursos 17 créditos

II Cuatrimestre

Cuatro cursos 15 créditos

III Cuatrimestre

Cuatro cursos 15 créditos

IV Cuatrimestre

Tesis 5 créditos

V Cuatrimestre

Tesis 5 créditos

VI Cuatrimestre

Tesis 6 créditos

TOTAL 63

Los cursos están organizados en seis cuatrimestres, con una duración total de dos años. 

Artículo 11: Cursos de nivelación

La coordinación del programa decidirá, según la revisión de los atestados de las personas estudiantes admitidas, los cursos de nivelación que requerirán, conforme a los casos analizados.

Artículo 12: Cursos de especialidad

El programa ofrecerá los cursos de especialidad según las seis áreas temáticas en la que se divide el posgrado. Los cursos se actualizarán periódicamente, con el fin de ofertar temas de impacto, de innovación y de actualidad, según las tendencias del momento en el sector forestal del país y de la región.

Artículo 13: Reconocimiento de créditos

Se podrán reconocer créditos por cursos de posgrado efectuados en otras instituciones de educación superior de alto nivel académico, a juicio del Consejo Institucional, previa revisión de atestados y según criterio del Consejo de la UP-EIFO. El número de créditos reconocido no puede ser más allá del veinticinco por ciento del total exigido para el grado.

Capítulo IV. De la admisión

Artículo 14: Requisitos de ingreso

La persona estudiante que desee ingresar al programa deberá contar con el grado académico mínimo de bachillerato universitario, en carreras afines al ámbito forestal, ambiental y agropecuario. En la postulación debe presentar su solicitud a través de un formulario ubicado en la página web del programa de Maestría en Ciencias Forestales: https://www.tec.ac.cr/programas-academicos/maestria-ciencias-forestales

Además, deberá presentar lo siguiente:

a. Carta de solicitud formal de ingreso al programa, indicando su interés de participar en el mismo.

b. Original y copia del título universitario, expedido por una institución de educación superior y debidamente reconocido por las instancias superiores del país de origen.

c. Nota mínima promedio de 80% obtenida en los estudios de grado.

d. Certificación de las calificaciones en todas las asignaturas cursadas en su educación universitaria, tanto aprobadas como reprobadas.

e. Dos cartas de recomendación, suscritas por docentes de educación superior o jefaturas de la institución donde labore.

f. En el caso del aspirante que su lengua materna sea diferente al español deberá acreditar el dominio del español (al menos B2), según el Marco Común Europeo de Referencia. 

g. Experiencia profesional en su área de especialidad.

h. Copia de los proyectos de investigación, trabajos realizados, publicaciones y otros documentos que el solicitante considere convenientes para demostrar su experiencia. 

i. Contar con recursos propios u otra fuente de financiamiento, así como beca, permiso, o cualquier otro mecanismo que pruebe que el estudiante dispone, al menos de medio tiempo para dedicación a los estudios. 

j. Las personas estudiantes extranjeras deberán presentar copia apostillada o autenticada el Ministerio de Relaciones Exteriores de Costa Rica, de los títulos obtenidos en educación superior.

Una vez entregado lo anterior, la coordinación del programa de Maestría en Ciencias Forestales podría entrevistar a la persona candidata para disponer de más información que permita evaluar su idoneidad para ingresar al programa.

Artículo 15: De la Admisión 

La coordinación del programa revisará las solicitudes de admisión al programa, informará y recomendará al Consejo de la UP-EIFO, quien fungirá como Comité de Admisiones del Programa, si la persona candidata reúne los requisitos para ser admitida y si requiere o no examen de ubicación. La coordinación del programa de Maestría en Ciencias Forestales comunicará a las personas interesadas el resultado de la postulación.

Tanto las personas candidatas nacionales como extranjeras, podrán solicitar ayuda a la coordinación del programa para establecer contacto con las posibles personas tutoras.

Artículo 16: Matrícula

1. La fecha de la matrícula estará sujeta al calendario académico que aparece anualmente en la web Institucional.

2. La convocatoria se publicará en diversos medios de divulgación.

3. La matrícula se podrá hacer de forma presencial o en línea, de acuerdo con lo establecido en la normativa institucional.

Una vez admitida la persona candidata, podrá postergar el inicio de los estudios hasta por un plazo de dos años, siempre que sea autorizado por parte del Consejo de la UP-EIFO.

Artículo 17: Exámenes de ubicación

La persona estudiante que la UP-EIFO considere, deberá presentar uno o varios exámenes de ubicación en el área de la disciplina que el programa establezca. Estos exámenes se efectuarán en las fechas que fije el Consejo de la UP-EIFO.

El examen de ubicación determinará si la persona estudiante debe llevar cursos de nivelación. 

Artículo 18: Requisitos de graduación

Los requisitos para graduarse del programa: 

a. Haber cumplido con el plan de estudios del programa del posgrado.

b. Presentar de forma escrita una investigación original en forma de tesis y su defensa.

c. Demostrar dominio instrumental del idioma inglés, nivel B2 según el Marco Común Europeo de Referencia.

d. Someter un artículo de su investigación a una revista indexada en Science Citation Index (SCI) o en SCOPUS.

e. Solicitar la expedición de su diploma al Departamento de Admisión y Registro en las fechas establecidas para ese efecto y según el trámite que se le indique.

f. No tener compromisos con la Institución en el momento de la graduación.

Capítulo V. De la responsabilidad de las personas en la tesis

Artículo 19: De la responsabilidad de la coordinación del programa

a. Gestionar ante la Dirección de la Escuela la asignación de la carga académica requerida en los planes de trabajo de los tutores y tutoras para la coordinación de tesis.

b. Proponer ante el Consejo de la UP-EIFO para su aval y designación a las personas tutor o tutora, lectores o lectoras y tribunal evaluador de la tesis.

c. Garantizar la seguridad de las copias de las tesis que estén sujetas a acuerdos de confidencialidad, cuando se requiera.

d. Procurar que la tesis se desarrolle conforme con lo que establece la normativa vigente y el anteproyecto aprobado. 

e. Presentar ante el Consejo de la UP-EIFO, según corresponda, las propuestas de los anteproyectos que cuenten con el aval de la coordinación para las tesis, según las fechas establecidas en el cronograma brindado. 

f. Proponer ante el Consejo de la UP-EIFO las personas que integraran el tribunal evaluador (personas internas o externas a la escuela) para las tesis según el cronograma establecido.

g. Realizar la programación de las actividades relacionadas con las tesis, previa comunicación con la persona tutora, definición de fechas y lugares, para darla a conocer oportunamente.

h. Organizar la presentación de las notas del avance de las tesis que están en desarrollo ante el DAR bajo la modalidad de los cursos Tesis I y Tesis II, según el cronograma establecido.

i. Asegurar en lo que le corresponda y amerite la confidencialidad de las tesis.

j. Alertar a los órganos correspondientes cuando se estén presentando situaciones que puedan afectar negativamente a la persona estudiante que realiza tesis.

k. Elaborar propuestas de la documentación complementaria a este reglamento que se requiere para el desarrollo de las tesis y elevarla oportunamente al órgano que tenga a cargo su aprobación.

l. Presentar un informe de inicio y otro de cierre de cada cuatrimestre ante el Consejo de la UP-EIFO sobre las tesis.

m. Realizar una reunión al menos una vez al año o cuando se requiera (con la debida anticipación y dentro del cronograma de las tesis) con las personas candidatas a tutor o tutoras, donde se señalen cuáles serán las responsabilidades y compromisos durante el desarrollo de las tesis.

n. Firmar el acta de presentación de las tesis.

o. Entregar al Departamento de Servicios Bibliotecarios del Instituto Tecnológico de Costa Rica, cuando corresponda, una copia en formato digital de cada tesis.

Artículo 20: De la responsabilidad del Consejo de Unidad de Posgrado 

a. Avalar y aprobar la propuesta de las personas tutor o tutora, lectores o lectoras y tribunal evaluador de la tesis, presentada por parte de la coordinación del programa.

b. Revisar, modificar y aprobar lo concerniente a la reglamentación de las tesis del programa de Maestría en Ciencias Forestales y la documentación complementaria que se derive de este reglamento. 

c. Resolver las posibles situaciones que se presenten en el desarrollo de las tesis y que no estén contempladas en este reglamento. 

d. Agotar en materia académica, los recursos de apelación contra las resoluciones sobre las tesis que hayan sido tomadas por la coordinación del programa, personas tutores o tutoras y tribunal evaluador.

Artículo 21: De la persona tutor o tutora de tesis

La elección del profesor tutor o profesora tutora de tesis se realizará de la siguiente manera: 

a. Las personas tutoras deberán ser asignadas y aprobadas por el Consejo de la UP-EIFO. Para su correspondiente asignación, la persona tutora debe enviar una carta de aceptación y su currículum vitae a la coordinación del programa.

b. La persona estudiante podrá proponer el tutor o tutora de su tesis, en función del conocimiento de su trabajo de investigación, por lo cual la persona tutora deberá enviar una nota de aceptación del trabajo y su curriculum vitae a la coordinación del programa.

c. Los tutores o tutoras de tesis deberán poseer el grado de maestría o doctorado reconocido por la Comisión de Reconocimiento y Equiparación de Títulos del ITCR cuando corresponda y deben encontrarse activos, en la docencia, la investigación y la extensión. 

d. A juicio del Consejo de la UP-EIFO, se podrá asignar como profesor tutor o profesora tutora a una persona profesora del ITCR, ajena al programa, pero que posea el grado académico de maestría o doctorado, así como, el conocimiento en función al trabajo de investigación que se vaya a realizar.

Artículo 22: Responsabilidad de la persona tutora

Son funciones del profesor tutor o profesora tutora:

a. Asesorar, dirigir y supervisar académicamente el trabajo de investigación de la persona estudiante.

b. Dar el visto bueno al tema de tesis propuesto por la persona estudiante.

c. Elaborar con la persona estudiante el plan de trabajo y someterlo a la ratificación de la coordinación del programa de Maestría en Ciencias Forestales.

d. Acompañar a la persona estudiante en la elaboración de anteproyecto de tesis.

e. El profesor tutor o profesora tutora debe proponer a la coordinación del programa, el tribunal evaluador de tesis. 

f. Proponer las modificaciones necesarias al plan de trabajo en consulta con la persona estudiante.

g. Coordinar con la empresa o institución donde se realizará cada tesis.

h. Informar a las empresas o instituciones sobre la normativa que aplica para las tesis.

i. Promover que la empresa o institución brinde las condiciones necesarias para que la persona estudiante pueda realizar su tesis. 

j. Estar en contacto directo con la coordinación del programa.

k. Brindar las notas de avance de la persona estudiante en los cursos “Tesis I y Tesis II” a la coordinación del programa de maestría.

l. Proponer y ser parte del tribunal evaluador de tesis de la persona estudiante de posgrado.

m. Evaluar los resultados de la investigación de la persona estudiante.

n. Comunicar a la coordinación del programa, su visto bueno para que la persona estudiante a su cargo realice la defensa de la tesis según el cronograma dado por dicha coordinación.

o. Velar por el desempeño ético de la persona estudiante a su cargo.

p. Dar seguimiento a los trámites de publicación de la persona estudiante, en caso de que tenga lista la tesis para publicación.

Artículo 23: De las personas lectoras de tesis

Las personas lectoras de tesis serán propuestas por el profesor tutor o profesora tutora y serán aprobado por el Consejo de la UP-EIFO, estos podrán ser profesores o profesoras de la Escuela o personas externas al programa. 

Los lectores y lectoras de tesis deberán poseer el grado de maestría o doctorado reconocido por la Comisión de Reconocimiento y Equiparación de Títulos del ITCR, cuando corresponda y deben encontrarse activos, en la docencia, la investigación y la extensión, el Consejo de la UP-EIFO podrá eximir de este requisito en casos debidamente justificados.

Artículo 24: Responsabilidad de la persona lectora 

a. Revisar aspectos de formato del informe, conforme a lo establecido y hacer las recomendaciones pertinentes.

b. Revisar y evaluar aspectos técnicos contenidos en el informe y hacer las recomendaciones pertinentes de dicho documento.

c. Verificar que se cumplieron los objetivos propuestos en la tesis.

d. Mantener la confidencialidad del proceso de evaluación y de las particularidades de la persona estudiante.

e. Avisar al tutor o tutora de la persona estudiante a su cargo sobre la evaluación del informe escrito de la tesis.

f. Brindar al tutor o tutora el visto bueno para que la persona estudiante a su cargo realice la defensa de su tesis.

g. Ser parte del tribunal evaluador de tesis de la persona estudiante de posgrado.

h. Firmar el acta de aprobación de la tesis.

Artículo 25: Del tribunal evaluador 

El tribunal evaluador de tesis estará integrado por al menos cuatro miembros, nombrados por el Consejo de la UP-EIFO, conformado por:

1. Coordinador o coordinadora de la Maestría en Ciencias Forestales o su representante, quien preside. 

2. Profesor tutor o profesora tutora

3. Profesor lector o profesora lectora (representante interno)

4. Profesor lector o profesora lectora (representante interno o externo)

Todos los miembros del tribunal evaluador de la defensa de tesis deben poseer el grado académico de maestría o doctorado.

Artículo 26: De las funciones del tribunal evaluador defensa tesis

a. Conducir y evaluar la presentación de la defensa de tesis. 

b. Asignar la calificación correspondiente a la defensa pública de la tesis según las rúbricas establecidas.  

c. Asignar la mención de honor, cuando corresponda.

d. Completar el acta con el resultado de la defensa de la tesis.

e. Firmar el acta de defensa de la tesis.

Artículo 27: De la mención honorífica

Para otorgar la mención honorífica se considerará:

a. El desempeño en todo el programa, incluyendo el promedio de calificaciones en todo el proceso, así como el trabajo de tesis y su defensa.

b. La calidad de la presentación, la defensa y el ajuste a los tiempos establecidos.

c. Impacto local, regional, nacional o internacional del trabajo de tesis, así como la calidad de la publicación.

Si la calificación del trabajo de tesis está enmarcada entre 90 y 100 puntos (considerando la presentación escrita de la tesis, la defensa oral e impacto del trabajo), y el promedio de calificaciones del candidato es igual o superior a 90 se brindarán las siguientes menciones honoríficas de la siguiente forma:

Promedio Mención honorífica

97,5-100,0 Suma Cum Laude

95,0-97,4 Magna Cum Laude

90,0-94,9 Cum Laude

La mención honorifica será propuesta por la coordinación del programa de Maestría en Ciencias Forestales al tribunal evaluador y para otorgarla deberá ser por votación unánime.

Capítulo VI. De la presentación de la tesis

Artículo 28: De la tesis de maestría

a. Anteproyecto de tesis

El anteproyecto aprobado será considerado como el instrumento base para desarrollar la tesis de grado.

b. Para el desarrollo de la tesis la persona estudiante debe haber cumplido los siguientes requisitos:

1. Elaboración de una propuesta inicial durante el proceso de admisión y matricula.

2. Aprobación de los cursos de la malla curricular vigente que le permitan obtener el grado de maestría.

3. Elaboración y defensa de un anteproyecto de tesis que es producto del curso Seminario.

4. Elaboración y presentación del documento de tesis.

5. Sometimiento a publicación de al menos un artículo en una revista indexada.

La tesis debe concluirse al finalizar el segundo año del programa. 

c. Investigación de tesis 

La investigación debe comprender un trabajo de campo o de laboratorio, el cual debe tener una duración mínima de un año. Esta investigación será realizada bajo la supervisión y responsabilidad del tutor o tutora de tesis.

d. Impacto de los temas de tesis

Los resultados de la investigación de la tesis de maestría de este programa deberán tener un impacto sobre algún aspecto que promueva el desarrollo sostenible en cualesquiera de las temáticas escogidas. 

Artículo 29: Realización de tesis en el extranjero

La persona estudiante que desee realizar su tesis en el extranjero, previo aval de su profesor tutor o profesora tutora, elevará una solicitud a la coordinación del programa quien la presentará al Consejo de la UP-EIFO para su aprobación. En el documento de solicitud debe quedar claramente establecido cómo será el proceso de evaluación del trabajo de tesis por parte del tutor o tutora. La realización de tesis en el extranjero debe ajustarse a todo lo que la normativa institucional establece en estos casos.

Artículo 30: Presentación del documento escrito de tesis

Los requisitos para la presentación del documento escrito de la tesis serán los siguientes:

1. Tener aprobados los cursos obligatorios y electivos, estipulados en el plan de estudios.

2. Disponer del aval del profesor tutor o profesora tutora, por escrito y firmado, dirigido a la coordinación del programa.

El informe final de la tesis de maestría deberá presentarse en forma y contenido eligiendo una de las siguientes alternativas: 

a. Formato de tesis por compendio de artículos 

• Resumen general

• Introducción general

• Compendio de artículos, donde cada artículo debe corresponder a un capítulo de la tesis, debe mantenerse un formato uniforme y no se aceptan otros formatos diferentes, incluyendo artículos escritos en inglés cuando fueron publicados y los artículos no publicados en español.

• Conclusiones generales

• Anexos (si corresponde)

b. Formato de tesis tradicional.

• Introducción 

• Objetivos

• Hipótesis

• Revisión de literatura

• Metodología

• Resultados

• Discusión

• Conclusiones y recomendaciones

• Bibliografía

• Anexos si corresponde

En caso de que el trabajo esté bajo protección intelectual, de patente o algún tipo de protección industrial, se procederá acorde a lo establecido institucionalmente.

Artículo 31: Presentación de la defensa de la tesis 

1. Se entregará a la coordinación del programa de Maestría en Ciencias Forestales, la tesis por parte de la persona estudiante con el aval por escrito y con firma del profesor tutor o profesora tutora, presentando el documento de tesis.

2. El coordinador o coordinadora de la maestría tendrá dos semanas luego de entregado el documento de la tesis, para revisar asuntos de forma y definir la fecha de presentación y defensa oral de la tesis.

3. El coordinador o coordinadora de la Maestría en Ciencias Forestales presentará al Consejo de la UP-EIFO, la propuesta de los miembros del tribunal evaluador para la defensa de tesis para el aval respectivo. 

4. La presentación de la tesis será presencial, oral y pública. En casos justificados, previo aval del Consejo de la UP-EIFO, la defensa podrá realizarse de forma virtual.

5. La persona estudiante contará con 35 minutos máximo para la exposición de la defensa de la tesis.

6. Una vez terminada la presentación de la tesis el tribunal evaluador deliberará y definirá el resultado de la evaluación final de la esta y redactará el acta correspondiente a la defensa.

7. La nota que se asigna estará entre 0 y 100 puntos.

8. La nota mínima promedio para aprobar la tesis debe ser igual o mayor de 80 puntos. 

9. La mención de honor considerará el desempeño en todo el programa, incluyendo el promedio de calificaciones en todo el proceso, así como el trabajo de tesis y su defensa.

10. Le corresponde al tribunal evaluador proponer si la persona aspirante es merecedora o no de una mención honorífica. 

11. La mención honorífica será otorgada por el tribunal evaluador de forma unánime, no por mayoría. Si un miembro del tribunal vota en contra de esta, esta no podrá ser otorgada.

12. Los miembros del tribunal evaluador deberán presentar las observaciones al documento de tesis.

13. La persona estudiante deberá atender las observaciones del tribunal.

14. La persona estudiante deberá presentar el documento de tesis corregido al profesor tutor hasta dos semanas después de la entrega de la última observación por parte del tribunal evaluador.

15. El profesor tutor o profesora tutora deberá verificar que se hayan incorporado las observaciones de los miembros del tribunal.

16. La persona estudiante deberá entregar a la secretaría del posgrado el documento de tesis y una nota escrita y firmada por el profesor tutor o profesora tutora donde se indique que en el documento de tesis han sido considerado todas las observaciones del tribunal evaluador.

17. La persona estudiante deberá entregar una copia del artículo sometido a publicación a una revista indexada en Science Citation Index (SCI) o en SCOPUS, acompañado de la carta que indique el acuse de recibido por parte de la revista indexada.

18. El coordinador o coordinadora de la maestría enviará al Departamento de Admisión y Registro del Instituto Tecnológico de Costa Rica, los documentos necesarios para culminar con el proceso de graduación de la persona estudiante de maestría.

Capítulo VII.  De la evaluación

Artículo 32: Promoción

Sólo será promovido al siguiente cuatrimestre dentro de la segunda etapa a la persona estudiante que obtenga un promedio ponderado igual o superior a 80.

Artículo 33: Calificación de la tesis

La calificación de la tesis se asignará de acuerdo con la siguiente tabla:

Tabla1. Distribución de los porcentajes evaluativos de la tesis.

Criterio                                                                 Porcentajes                Responsable

Primer avance de la tesis (Tesis 1)                    100%   Tutor(a) evalúa y asigna nota

                                                                                               Coordinador(a) del programa                                                                                                                                       reporta la nota

Segundo avance de la tesis (Tesis 2)                 100%   Tutor(a) evalúa y asigna nota

                                                                                                Coordinador(a) del programa                                                                                                                                        reporta la nota

Evaluación del documento escrito de la tesis    30%     Tribunal evaluador

Evaluación de la defensa oral de la tesis             70%     Tribunal evaluador

Artículo 34: Separación del programa

Si el promedio ponderado por cuatrimestre fuese inferior a 80, la persona estudiante será separada del programa en cualquiera del cuatrimestre en que esto ocurra. En casos debidamente justificados el profesor tutor o profesora tutora podrá recomendar a la UP-EIFO que se le brinde a la persona estudiante una oportunidad para que se mantenga dentro del programa, durante el ciclo siguiente. Si la persona estudiante no lograra obtener el promedio de 80 en el cuatrimestre siguiente, quedará automáticamente separada del programa.

Artículo 35: Reprobación

La reprobación de un curso, cualquiera que sea el promedio ponderado, pondrá a la persona estudiante en prueba durante el cuatrimestre siguiente, dos reprobaciones en el mismo cuatrimestre lo separarán del programa automáticamente. No habrá exámenes de reposición en los cursos de posgrado.

Artículo 36: De las apelaciones

a. La persona estudiante tiene derecho a que se le comunique si fueron admitidos o no en el programa y las razones de rechazo. Esta acción es apelable ante el Consejo de la UP-EIFO, en un plazo no mayor de 5 días hábiles después de haber recibido la notificación.

b. La persona estudiante tiene el derecho de pedir revisión de la calificación obtenida en un curso ante el profesor o profesora responsable del mismo, en un plazo no mayor de 5 días hábiles después de haber recibido la calificación. 

c. El profesor o la profesora debe responder a la persona estudiante en el término de 3 días hábiles, después de recibir la apelación de la nota del examen.

d. Si la persona estudiante no está de acuerdo con el resultado de la apelación emitido por el profesor o profesora, podrá apelar ante el Consejo de la UP-EIFO, según la normativa institucional.

e. Si la persona estudiante no está de acuerdo con el resultado del reclamo emitido por el Consejo de la UP-EIFO, podrá apelar ante el Consejo de Escuela de Ingeniería Forestal, según la normativa institucional.

Artículo 37: Suspensión de estudios

a. Cuando una persona estudiante por razones de fuerza mayor necesite suspender o postergar sus estudios de la maestría, deberá presentar una solicitud debidamente fundamentada a la coordinación del programa y este a su vez deberá presentarla al Consejo de la UP-EIFO para que sea avalada.

b. El período de suspensión debe ser como máximo de un año. El Consejo de la UP-EIFO podrá recomendar una prórroga de un plazo mayor si la justificación presentada por la persona estudiante lo amerita.

c. La suspensión de los estudios, mediada por solicitud de la persona estudiante, bajo ningún concepto implicará la devolución de la matrícula pagada.

d. El tiempo máximo de permanencia en el programa de maestría será de tres años. El año adicional deberá estar plenamente justificado.

Capítulo VIII. De las disposiciones finales

Artículo 38: Propiedad intelectual

Los términos de propiedad intelectual que deriven de la tesis se regirán según el Reglamento para la protección de la propiedad intelectual del ITCR.

Artículo 39: Eventualidades

Cualquier situación no contemplada en este reglamento será resuelta por el Consejo de la Escuela Ingeniería Forestal.

Artículo 40: Revisión del Reglamento

El Consejo de la UP-EIFO de la Escuela Ingeniería Forestal será responsable de realizar la revisión del presente reglamento al menos cada 2 años o cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

Artículo 41: Vigencia del reglamento

Este Reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo de la Escuela de Ingeniería Forestal y su publicación en la Gaceta Institucional.

Fecha y sesión de aprobación Consejo de la Escuela de Ingeniería Forestal, sesión ordinaria 04-2023, artículo 8 celebrada el 27 de febrero de 2023.

Publicado en fecha 7 de marzo del 2023 mediante la Gaceta Número 1055-2023 de fecha 6 de marzo del 2023

Reglamento Específico de la Maestría en Ingeniería en Dispositivos Médicos de la Escuela de Ciencia e Ingeniería de los Materiales (MIDM-ECIM)

REGLAMENTO PARA LA APLICACIÓN DE LA LEY DE PROTECCIÓN DE LA PERSONA FRENTE AL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES (LEY NO. 8968) Y SU REGLAMENTO EN EL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. Tipo de reglamento

Este reglamento es de tipo general.

ARTÍCULO 2. Del alcance

Este reglamento es de acatamiento obligatorio para todas las dependencias del Instituto Tecnológico de Costa Rica, en adelante ITCR, en el tratamiento de aquellos documentos o información personal que deba ser recolectada, tratada, emitida, difundida, eliminada o publicada, sea de manera manual o automatizada, con la finalidad de proteger a las personas funcionarias, estudiantes y usuarias de los servicios de la Institución. Lo anterior sin detrimento del respeto al principio de autonomía universitaria.

ARTÍCULO 3. Objetivo del reglamento

Proveer las pautas necesarias que debe cumplir el ITCR para el tratamiento de los datos personales originados a nivel institucional, para garantizar la protección de los datos de las personas funcionarias, estudiantes y usuarias de los servicios de la Institución.

ARTÍCULO 4. Del fundamento normativo

Conforme a la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, Ley No. 8968 y su reglamento, el ITCR debe establecer la normativa correspondiente para asegurar la protección de los datos personales por medio de mecanismos para su recolección, almacenamiento, tratamiento, manejo y eliminación; esto de conformidad con los artículos previstos en dicha Ley de la República y sin detrimento del respeto al principio de autonomía universitaria.

ARTÍCULO 5. De las definiciones

Base de datos: conjunto estructurado de datos personales que es objeto de tratamiento o procesamiento, sea manual o automatizado.

Datos personales: cualquier dato relativo a una persona física identificada o identificable. Por ejemplo: número de cédula, nombre y dirección domiciliaria, entre otros.

Datos personales de acceso irrestricto: corresponden a los datos personales pertenecientes a bases de datos públicas, es decir, de acceso general, de conformidad con la finalidad para lo cual estos datos fueron recabados.

Datos personales de acceso restringido: los que, aun formando parte de registros de acceso al público, no son de acceso irrestricto por ser de interés solo para su titular o para la Administración Pública.

Datos sensibles: corresponde a la información relativa al fuero íntimo de la persona, por ejemplo, los que revelan: origen racial, orientación sexual, información biomédica o genética y condición socioeconómica, entre otros.

Deber de confidencialidad: es la obligación por parte de los responsables de las bases de datos del ITCR de guardar la confidencialidad que amerita el ejercicio de las facultades que poseen, especialmente cuando accedan a información que contenga datos personales y sensibles. Esta obligación perdurará aún después de finalizada la relación con la base de datos.

Despersonalización: se refiere a la protección que se les brinda a los datos sensibles sobre la identidad o personalidad de un sujeto. Su objetivo es desvincular o disociar los datos de una persona.

Persona interesada: es la persona que acceda a la información de alguna base de datos con un interés académico o personal. El fin para el cual accede debe ser lícito.

Persona responsable de la base de datos: es la persona física o jurídica que administra o se encarga de la base de datos y que es competente para determinar la finalidad de la base de datos, las categorías de los datos y el tipo de tratamiento que se les puede aplicar.

Persona titular de los datos: es la persona física, la cual es titular de los datos que sean objeto de tratamiento sea manual o automatizado.

Tratamiento de datos personales: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas por medio de procedimientos manuales o automatizados aplicadas a datos personales y que faciliten la consulta, registro, recolección, modificación, uso, destrucción y bloqueo (entre otros) de los datos.

CAPÍTULO II. RESPONSABILIDADES Y PROHIBICIONES

ARTÍCULO 6. De las personas responsables de la protección de datos

Serán responsables de la protección de los datos personales:

1. Las personas funcionarias del ITCR responsables de recolectar o identificar los datos sensibles en los documentos, información, resoluciones, trámites o actividad que involucre el tratamiento de datos personales y aquella que ostente el grado de superior jerárquico de la dependencia a cargo de la recolección o identificación de los datos sensibles.
2. El Departamento de Administración de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DATIC), que deberá proporcionar a la Comunidad Institucional herramientas tecnológicas que faciliten la protección de los datos; además, debe establecer las medidas que garanticen la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información utilizada en la Institución para sus labores administrativas, de investigación, extensión y de docencia.
3. En cuanto a las bases de datos físicas en resguardo de las dependencias institucionales, corresponderá a la persona superior jerárquica establecer las medidas que garanticen la confidencialidad, disponibilidad, integridad y disociación de la información utilizada en la Institución para sus labores administrativas, de investigación, extensión y docencia.

ARTÍCULO 7. Obligaciones y prohibiciones de la persona responsable de la protección de los datos

La persona responsable de la protección de datos personales deberá:

1. Cumplir con lo dispuesto en la normativa institucional para la implementación de la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales (No. 8968) y su reglamento, en el ITCR.
2. Implementar las medidas de seguridad que correspondan.
3. Cumplir con lo dispuesto en este reglamento.
4. Analizar si procede la despersonalización de la información en tratamiento con el respectivo criterio del DATIC y de la Oficina de Asesoría Legal en caso de información digital. Para los casos de base de datos físicas, corresponderá a la Oficina de Asesoría Legal y al Centro de Archivo y Comunicaciones
5. Se prohíbe usar los datos para fines distintos para los que fueron recolectados.
6. Guardar confidencialidad respecto a los datos tratados.
7. Se prohíbe transferir, almacenar, compartir, difundir o eliminar los datos personales para fines no considerados dentro del consentimiento informado.

CAPÍTULO III. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

ARTÍCULO 8. Datos personales

El ITCR recolectará datos personales de:

• Las personas funcionarias.
• Las personas estudiantes.
• Terceros que participen de forma directa o indirecta en trámites o actividades de la Institución.

ARTÍCULO 9. Consentimiento informado

El ITCR recolectará los datos personales para sus bases de datos, junto con el consentimiento informado de su titular. Los datos recolectados serán únicamente para la finalidad para la cual la persona acepta que sean utilizados en acatamiento de las disposiciones establecidas en este reglamento y de manera supletoria la Ley No. 8968 y su reglamento.

ARTÍCULO 10. Otorgamiento del consentimiento informado

La instancia que recopile datos personales deberá obtener el consentimiento por escrito (físico o electrónico) de la persona titular de los datos, para lo que utilizará el estándar de consentimiento proveído por el ITCR. En caso de que la persona usuaria sea menor de edad, el consentimiento deberá estar firmado por su padre, madre o persona tutora.

CAPÍTULO IV. SOBRE LOS PRINCIPIOS Y LA CALIDAD DE LOS DATOS

ARTÍCULO 11. Calidad de los datos

Las instancias del ITCR podrán recolectar, almacenar o emplear datos de carácter personal para su tratamiento, únicamente cuando estos datos sean actuales, veraces, exactos y adecuados para el fin que fueron recolectados, de acuerdo con los siguientes principios:

1. Principio de autodeterminación informativa: Entendido como aquel por el cual toda persona tiene derecho al legítimo tratamiento de sus datos personales, se reconoce la autodeterminación informativa como un derecho fundamental, con el objeto de controlar el flujo de informaciones que conciernen a cada persona, derivado del derecho a la privacidad, para evitar que se propicien acciones discriminatorias. 
2. Principio de consentimiento informado: Cuando se soliciten datos de carácter personal será necesario informar de previo a las personas titulares o a sus representantes, de modo expreso, preciso e inequívoco, los fines que se persiguen con la recolección de estos datos. 
3. Principio de actualidad: La dependencia institucional responsable de la información en la base de datos deberá eliminar los datos que hayan dejado de ser pertinentes o necesarios, en razón de la finalidad para la cual fueron recibidos y registrados. Salvo alguna disposición especial, los datos personales pueden ser conservados únicamente por diez años. En caso de requerirlos posteriormente a este plazo, y de no existir una disposición para su conservación de manera personal, los datos pueden ser conservados una vez que hayan sido despersonalizados. 
4. Principio de veracidad: La dependencia institucional responsable de la información en la base de datos deberá velar porque los datos sean veraces y está obligada a modificar o suprimir aquellos que falten a la verdad. 
5. Principio de exactitud: La dependencia institucional responsable de la información en la base de datos tomará las medidas necesarias para suprimir, eliminar, sustituir o rectificar los datos inexactos. Además, deberá eliminar los datos si no media el consentimiento informado o si estuviese prohibida su recolección. 
6. Principio de adecuación al fin: La dependencia institucional responsable de la información en la base de datos debe establecer los fines determinados, explícitos y legítimos para los cuales serán tratados los datos. No se considera incompatible el tratamiento posterior de datos con fines históricos, estadísticos o científicos, siempre y cuando se despersonalicen.

CAPÍTULO V. DERECHOS DEL TITULAR

ARTÍCULO 12. Sobre los derechos de la persona titular

La persona titular de los datos puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, mediante solicitud expresa. 

Para que se haga efectiva la solicitud se requiere previo acto administrativo dictado por la persona funcionaria competente o su superior jerárquico a efectos de realizar la modificación. 

La persona responsable de la base de datos posee un plazo de cinco días hábiles, a partir de la recepción de la solicitud, para resolver lo solicitado por la persona titular. El plazo será prorrogable en casos debidamente calificados.

ARTÍCULO 13. Sobre el tratamiento de sus datos

Para el tratamiento de los datos personales en la Institución, de acuerdo con el artículo 9 de la Ley No.8968, se deben seguir las siguientes disposiciones:

1. Ninguna persona estará obligada a suministrar datos sensibles, excepto que exista alguna de las justificaciones indicadas en el artículo 9 de la Ley No.8968,
2. El tratamiento de los datos de acceso restringido se permitirá únicamente para fines públicos si se cuenta con el consentimiento expreso de la persona titular.

ARTÍCULO 14. Solicitudes de protección de datos y recepción de dudas o quejas

La persona que requiera actualizar, consultar o rectificar sus datos, o que considere que estos no se están protegiendo de conformidad con lo dispuesto en la Ley No. 8968, su reglamento o en este Reglamento, puede plantear su solicitud, duda o queja de forma electrónica por los medios que dispone la Institución para tal fin.

CAPÍTULO VI. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS

ARTÍCULO 15. Seguridad de los datos

a. La dependencia institucional responsable de la información de las bases de datos digitales deberá adoptar las medidas técnicas de seguridad brindadas y oficializadas por el DATIC para garantizar la seguridad, disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos de carácter personal.

b. La dependencia institucional o persona funcionaria responsable de las bases de datos físicas deberán adoptar las medidas técnicas de seguridad que garanticen la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos de carácter personal utilizados emitidas por el Centro de Archivo y Comunicaciones.

ARTÍCULO 16. Deber de confidencialidad

La dependencia institucional o persona funcionaria responsable, así como las personas funcionarias que intervengan en el proceso de tratamiento de los datos personales deberán suscribir el contrato de confidencialidad. El incumplimiento de este deber genera responsabilidad disciplinaria de acuerdo con la normativa institucional vigente.

Las personas externas al ITCR que por alguna razón tengan que realizar labores que involucren el manejo de datos personales, tendrán que suscribir el contrato de confidencialidad correspondiente a efectos de sentar las responsabilidades legales, en caso de incumplimiento.

CAPÍTULO VII. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 17. De la capacitación

El ITCR por medio del Departamento de Gestión del Talento Humano, brindará capacitación sobre la protección de datos personales en documentos o información que deba ser recolectada, tratada, emitida, difundida o publicada de manera manual o automatizada por las dependencias o personas funcionarias del ITCR.

ARTÍCULO 18. De la revisión de este reglamento

La Rectoría o a quien ésta designe será responsable de realizar la revisión del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

ARTÍCULO 19. Disposiciones supletorias

Para lo no regulado expresamente en este reglamento se aplicarán supletoriamente las disposiciones de la Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley No. 8968) y su reglamento.

ARTÍCULO 20. De la vigencia

La validez y eficacia de este reglamento será a partir de su aprobación por parte del Consejo Institucional y su publicación en la Gaceta Institucional.

Transitorio I

La Rectoría o a quien esta designe, a más tardar el 30 de abril de 2023, establecerá los procedimientos necesarios para la aplicación de este Reglamento, de acuerdo con el artículo 15 de este reglamento.

Transitorio II

El Departamento de Gestión del Talento Humano propondrá a la Rectoría, a más tardar el 30 de abril de 2023, la implementación de un plan de capacitación para las personas funcionarias, sobre la aplicación de este Reglamento y las disposiciones de la Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley No. 8968), su reglamento.

Transitorio III

La Dirección de Cooperación y el Departamento de Aprovisionamiento propondrán a la Rectoría, a más tardar el 30 de abril de 2023, un plan para actualizar los convenios y contratos, según corresponda, que permitan que las organizaciones que mantienen relación con la Institución y que manejen información de datos personales, en un plazo no mayor a un año desde la entrada en vigencia del presente reglamento, establezcan los mecanismos para atender este reglamento y las disposiciones de la Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley No. 8968) y su reglamento.

Transitorio IV

A más tardar el 30 de abril de 2023, la Oficina de Comunicación y Mercadeo deberá elaborar e implementar una estrategia de comunicación sobre los alcances de este Reglamento y de la Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley No. 8968) y su reglamento.

Así acordado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3291, Artículo 14, del 30 de noviembre de 2022.

Publicado en fecha 7 de diciembre del 2022 mediante la Gaceta Número 1018-2022 de fecha 6 de diciembre del 2022 

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Tipo de reglamento. 

Este reglamento es de tipo específico. 

Artículo 2. Alcance del reglamento. 

Este Reglamento es de acatamiento obligatorio para todas las personas que conforman el Consejo de la Escuela de Química.

Artículo 3. Objetivo general. 

Normar el funcionamiento del Consejo de la Escuela de Química.

El reglamento regula la participación de sus integrantes en las sesiones de este y en las labores especiales que les sean encomendadas, procurando el buen desempeño del órgano colegiado y en el marco de la normativa institucional y la misión de la Escuela de Química: Contribuir al desarrollo sostenible del país, mediante la formación integral del recurso humano, la investigación y la extensión, especialmente en Química e Ingeniería Ambiental, con excelencia académica.

Artículo 4. Marco Jurídico

a. Estatuto Orgánico del ITCR

b. Ley General de Administración Pública

CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL

Artículo 5. Definiciones. 

Abstención: acto jurídico mediante el cual un miembro del Consejo de Escuela llamado a votar sobre una propuesta se aparta de su conocimiento por tener alguna relación, prohibición, impedimento o conflicto de interés con la propuesta que lo obligue no ejercer el derecho al voto. 

Asuntos varios: Serán todos aquellos temas que dejarán planteados los miembros del Consejo sobre los cuales no se hará discusión en ese momento. Se clasificarán como asunto de trámite, fondo o foro según corresponda, para abordarlo en una futura sesión o  información general de interés para el Consejo de Escuela.

Comisión Temporal: son aquellas comisiones aprobadas por el Consejo de Escuela que buscan cumplir un objetivo temporal y son disueltas una vez terminan de cumplir una función encomendada. 

Deliberación: principio que implica la toma de decisiones, con base en el intercambio de opiniones y en el debate de estas. 

Informes: Espacio de la sesión que disponen los miembros del Consejo para referirse a los informes que se deben de dar a conocer o que ya se dieron a conocer.

Informes de la Presidencia: espacio de la sesión de que disponen las personas que conforman el Consejo de Escuela para referirse a los informes que la presidencia haya dado a conocer con anticipación, o para que la presidencia agregue algún informe adicional. 

Intervención: principio que implica que las personas participantes puedan intervenir en la deliberación tomándose los controles adecuados para la asignación y uso de la palabra. 

Integridad: principio que implica que la plataforma tecnológica permita la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.

Moción de fondo: es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base. 

Moción de orden: La moción de orden será aquella cuyo propósito sea: 

a. Suspender o prolongar la sesión. 

b. Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda. 

c. Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente. 

d. Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor u otras, a criterio del Consejo de Escuela, que impidan o dificulten la realización de la votación secreta. 

Moción de revisión: es aquella moción tendiente para modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme. 

Moción de forma: es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo. 

Plataforma tecnológica: herramienta o medio de comunicación tecnológico que habilita la realización de sesiones virtuales a nivel institucional y que se encuentra debidamente aprobada por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información (DATIC) para tal fin. 

Propuesta base: Serán las propuestas o dictámenes presentadas por parte de órganos, comisiones o entes técnicos que dan origen a los asuntos que figuran en la agenda de un órgano deliberativo y decisorio.

Puntos de acuerdo: espacio asignado en la sesión para discutir asuntos de interés sobre los cuales el Consejo de Escuela debe adoptar acuerdos concretos. 

Recurso de revisión: proceso impugnativo de carácter excepcional, cuyo objetivo primordial es que se declare la nulidad del procedimiento. 

Sesión presencial: se refiere a la asistencia o participación de los miembros en las sesiones del Consejo de Escuela mediante presencia física. 

Sesión con telepresencia o remota: se refiere a toda sesión que esté mediada a través de alguna plataforma tecnológica, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del Consejo de Escuela se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la institución o al lugar donde se encuentra el anfitrión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado. 

Simultaneidad: este principio implica que las personas que integran el Consejo de Escuela deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a este. Lo anterior implica que todas las personas integrantes de dicho Consejo sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a la toma de decisiones. 

Voto: manifestación directa y no delegada de la opinión, del parecer o de la voluntad de cada una de las personas que conforman el Consejo de Escuela para aprobar o rechazar una propuesta, otorgar un aval o para elegir a una persona. Esta manifestación puede realizarse según las siguientes formas: a favor, en contra, nulo y en blanco. 

Votación calificada: es aquella en la que se necesita de las dos terceras partes del total de los miembros del Consejo de Escuela para tomar un acuerdo. 

Voto de calidad: voto que ejerce la presidencia del Consejo de Escuela en caso de empate en votaciones públicas. 

CAPÍTULO III. DE LAS SESIONES DEL CONSEJO Y SUS MODALIDADES.

Artículo 6. Sesión plenaria. 

a. Las sesiones plenarias podrán ser presenciales o con telepresencia. 

b. Para las sesiones con telepresencia los medios tecnológicos utilizados deben garantizar las condiciones de simultaneidad, deliberación, integridad e intervención. 

c. En las sesiones plenarias podrán participar miembros externos al Consejo autorizados de manera previa a la sesión por la Dirección de la Escuela, no podrán participar en las votaciones de los puntos de dictamen. Estos pueden participar con voz pero sin voto. 

d. En caso de telepresencia, es obligatorio que todos los miembros del Consejo de Escuela mantengan la cámara encendida durante las votaciones, cuando se pase lista, cuando participe en alguna intervención o se le solicite. En caso de tener algún inconveniente técnico o por conectividad, debe ser justificado ante quien preside.

CAPÍTULO IV. DE LAS RESPONSABILIDADES 

Artículo 7. Responsabilidad de la Dirección de Escuela. 

Son responsabilidades de la Dirección de Escuela: 

a. Verificar el cumplimiento del presente Reglamento. 

b. Comunicar las fechas en que se realizarán las sesiones plenarias. 

c. Convocar por escrito o por correo electrónico, a los miembros del Consejo y a los demás asistentes a sesiones ordinarias y extraordinarias. 

d. Dar a conocer por escrito o correo electrónico, con al menos 48 horas de anticipación, los documentos por discutirse en las sesiones del Consejo de Escuela. En caso de que se envíe con menos tiempo, se leerá íntegramente el documento en Consejo de Escuela de forma tal que las personas integrantes estén suficientemente informadas.

e. Velar por que las actas reflejen fielmente los acuerdos adoptados por el Consejo de Escuela. 

f. Conocer y analizar los temas a tratar antes de la sesión. 

g. Ejecutar los acuerdos del Consejo de Escuela. 

h. Velar porque el Consejo de Escuela cumpla con las leyes y reglamentos que regulan su función. 

i. Dar seguimiento a los acuerdos tomados por el Consejo de Escuela en los consejos ordinarios.

j.

Artículo 8. De la presidencia. 

a. La persona que ejerce la dirección de Escuela asumirá la presidencia durante la sesión del Consejo de Escuela.

b. Cuando lo considere pertinente, la dirección podrá nombrar a una persona que le sustituya. 

c. Cuando se presente una situación imprevista, que inhabilite temporalmente a la persona que esté en la dirección de la Escuela para presidir el Consejo y este no pueda nombrar una persona que le sustituya, quien presida será la persona coordinadora del Comité Técnico, y en caso de que no pueda, presidirá la persona coordinadora de la carrera de Ingeniería Ambiental.

Artículo 9. Responsabilidades de la presidencia. 

Son responsabilidades de quien ejerce las labores de Presidencia: 

a. Abrir, presidir y levantar las sesiones. 

b. Someter a votación el orden del día durante la sesión. 

c. Dirigir la sesión de acuerdo con el orden del día aprobado 

d. Conceder el uso de la palabra a los miembros del Consejo en el orden solicitado.

e. Dar por agotada la discusión. 

f. Someter a votación los asuntos y anunciar, en la misma sesión, las decisiones adoptadas.

g. Someter a aprobación las actas del Consejo de Escuela. 

h. Presentar propuestas de temas de interés ante el Consejo de Escuela. 

i. Incluir los puntos de agenda a tratar.

j. Ejercer el doble voto en caso de empate para votaciones de acuerdos públicos. 

k. Firmar conjuntamente con la persona responsable de la Secretaría las actas una vez que estas sean aprobadas por el Consejo de Escuela.

l. Ejecutar los acuerdos del Consejo de Escuela de Química.

Artículo 10. Responsabilidades de la Secretaría. 

Son responsabilidades de quien ejerce las labores de la Secretaría, las siguientes: 

a. Preparar, en conjunto con la Dirección la agenda de las sesiones ordinarias, extraordinarias y hacerla llegar a los miembros del Consejo, mínimo 48 horas previos a la fecha de cada sesión. 

b. Tomar el acta de la sesión. 

c. Grabar las sesiones del Consejo de Escuela. 

d. Llevar el control del uso de la palabra, solicitud y tiempo. 

e. Llevar el control del cuórum y de la asistencia (ingresos y salidas) de los miembros a las sesiones. 

f. Llevar el control de las votaciones. 

g. Recibir las mociones. 

h. Custodiar los documentos de las sesiones. 

i. Elaborar el acta para ser aprobada en la próxima sesión ordinaria del consejo. 

j. Firmar el acta una vez aprobada, en conjunto con la persona que presidió la sesión. 

k. Llevar un archivo de la correspondencia recibida y despachada por el Consejo. 

l. Colaborar, cuando sea necesario, con la consolidación de la información para elaborar informes o trabajos especiales que considere o que solicita el Consejo. 

m. Llevar un control digital de acuerdos tomados por el Consejo para brindarles seguimiento y generar históricos. 

n. Cualesquiera otros asuntos que sean necesarios para el desempeño de su cargo según lo que es establecido en la normativa institucional. 

o. Comunicar los acuerdos del Consejo de Escuela por escrito a las personas interesadas dentro de los cinco días hábiles siguientes a la sesión. 

p. En ausencia de la secretaria, quien preside designará las labores de la secretaría a otra persona funcionaria administrativa o a una de las personas que conforman del Consejo de Escuela.

Artículo 11. Responsabilidades personas integrantes del Consejo 

Son responsabilidades de cada persona integrante del Consejo: 

a. Asistir puntualmente y permanecer en las sesiones del Consejo de forma presencial o con telepresencia. 

b. Justificar formalmente ante la Dirección la inasistencia a una sesión en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la sesión.

c. Leer las Actas que se circulan para su aprobación y realizar las modificaciones correspondientes antes de ser aprobadas. 

d. Ejercer el derecho al voto.

e. Conocer y analizar los temas a tratar antes de la sesión. 

f. Presentar propuestas de temas de interés ante la Dirección de la Escuela. 

g. Solicitar la inclusión de puntos de agenda cuando sea necesario. 

h. En caso de que el voto público sea en contra, si es de interés de la persona, justificar en el momento de la votación y enviar el documento escrito firmado de la justificación, de manera presencial o por correo electrónico, a la Dirección y Secretaría. 

i. Justificar antes de la votación por qué debe abstenerse (por impedimiento legal o porque tiene que recurrise).

j. Firmar el acta cuando justifique su voto disidente. 

k. Participar en la discusión, solicitando la palabra en los asuntos en debate. 

l. Respetar los tiempos en el uso de la palabra

CAPÍTULO V. LAS SESIONES EN FORMA PLENARIA, LAS CONVOCATORIAS, CUÓRUM Y AGENDA 

Artículo 12: Prioridad del Consejo de Escuela

Las sesiones de Consejo de Escuela se consideran actividades prioritarias para la Escuela, por lo cual tienen prioridad sobre cualquier otra actividad, siempre y cuando no contradiga una norma superior. Las ausencias de sus integrantes a las sesiones ordinarias deben ser de carácter excepcional.

Artículo 13. Modalidades de las sesiones. 

a. El Consejo de Escuela puede sesionar en dos modalidades: forma plenaria o por consulta formal.

b. En forma plenaria las sesiones pueden ser ordinarias y extraordinarias.

c. El Consejo sesionará en forma ordinaria al menos una vez cada mes.

d. De forma extraordinaria, toda vez que sea formalmente convocado por la Dirección, ya sea por iniciativa propia o por solicitud de al menos el 25% de los miembros.

e. Las sesiones plenarias podrán ser presenciales o con telepresencia, según lo establecido institucionalmente

f. Para las sesiones con telepresencia los medios tecnológicos utilizados deben garantizar las condiciones de simultaneidad, deliberación, integridad e intervención. 

g. En caso de telepresencia, es obligatorio que todos los miembros del Consejo de Escuela mantengan la cámara encendida durantes las intervenciones, votaciones, cuando se pase lista o cuando se requiera. En caso de tener algún inconveniente técnico o por conectividad, debe ser justificado ante quien preside.

Artículo 14. Sesión por telepresencia. 

a. La ejecución de las sesiones de Consejo de Escuela por telepresencia, en la cual se dé la participación de uno, varios o la totalidad de sus miembros, será posible siempre y cuando: Se haya decretado una situación especial por razones de fuerza mayor, así comunicada en los medios oficiales institucionales por la autoridad competente o por decisión de la presidencia del Consejo.

b. Cuando por imposibilidad de asistencia presencial de uno o varios de los miembros del Consejo de Escuela, en forma justificada, razonada y anticipada, así lo solicite a la Dirección de Escuela; el director de la Escuela debe avalar y comunicar con anticipación, de acuerdo mutuo se establecerán los canales de comunicación y la forma de votación, será responsabilidad de la persona que participe en telepresencia asegurar los medios tecnológicos adecuados que garanticen su permanencia y participación. 

c. Para ingresar a la reunión por telepresencia donde se realizará la votación pública o secreta o a los formularios de votación, se deberá iniciar la sesión en la aplicación indicada por la dirección, con un usuario registrado utilizando únicamente su correo institucional. 

d. La persona secretaria permitirá el acceso a la plataforma solo si la persona solicitante se identifica con nombre y apellido. Para las votaciones públicas o secretas, se deberá mantener la cámara encendida, con el fin de verificar la identidad de los participantes.

e. Solamente se permite una conexión por persona y se recomienda utilizar la computadora para el ingreso, con el fin de que tenga las funciones requeridas.

f.

Artículo 15: Cuórum

El cuórum, será el 50% de sus integrantes, según lo dicta el Estatuto Orgánico. En las sesiones plenarias, si no hubiera cuórum al inicio programado de la sesión, se dará un plazo máximo de espera de 20 minutos. 

Si después de ese lapso todavía no hay cuórum, se levantará una lista con los presentes, se suspenderá la sesión y los integrantes del Consejo que no se hayan presentado ni aporten justificación valedera, quedarán sujetos a las acciones disciplinarias que correspondan.

Artículo 16. Rompimiento de cuórum

En caso de romperse el cuórum, la persona que preside dará 10 minutos para que se restablezca; de lo contrario levantará la sesión.

Artículo 17. De la convocatoria de la sesión ordinaria.

Para la convocatoria de la sesión ordinaria, y la agenda, serán enviadas electrónicamente con al menos 48 horas de anticipación.

Artículo 18. Agenda de la sesión ordinaria

La agenda corresponde a los contenidos previstos para la sesión del Consejo de Escuela, el cual es atribución de la dirección y deberá contener los siguientes puntos: 

a. Verificación del cuórum. 

b. Número de sesión, fecha, hora y lugar de la sesión. 

c. Lectura y aprobación de la agenda. 

d. Lectura y aprobación de acta(s) anterior(es). 

e. Informe de seguimiento de acuerdos de Consejo. 

f. Puntos de dictamen. 

g. Puntos de Comité Técnico. 

h. Puntos de la Comisión de Becas 

i. Informes de comisiones, coordinadores de área, Asociación de Estudiantes, administrativos, informes de la dirección y otras que la dirección considere pertinente. 

j. Foros u otras actividades 

k. Punto de asuntos varios. 

Artículo 19. De las sesiones extraordinarias

Las sesiones extraordinarias con su respectiva agenda y documentación serán convocadas con al menos veinticuatro horas de anticipación por medio de correo electrónico. 

No obstante, quedará válidamente convocado el Consejo a una sesión extraordinaria sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o la agenda, cuando asistan dos terceras partes de sus integrantes y así lo acuerden por unanimidad.

Artículo 20. Convocatoria de sesiones extraordinarias

Las sesiones extraordinarias que las personas integrantes del Consejo soliciten a la Dirección, por escrito, deberán ser convocadas por la dirección en la fecha y con la agenda que determine el grupo solicitante.

Artículo 21. Agenda sesiones extraordinarias. 

Las agendas de las sesiones extraordinarias no requieren aprobación y tendrán como mínimo los siguientes puntos: 

a. Verificación del cuórum. 

b. Número de sesión, fecha, hora y lugar de celebración. 

c. Puntos para discutir.

d. Comité Técnico.

e. Comisión de Entrenamiento y Capacitación. 

La agenda podrá ser modificada, una vez verificado el cuórum.

Artículo 22. De las ausencias a las sesiones

a. En caso de que una persona integrante del Consejo (docente o estudiante), incurra en ausencia total o parcial a la sesión del Consejo por motivo de fuerza mayor sin previo aviso, deberá justificar su ausencia formalmente ante la Dirección de la Escuela, por correo electrónico, en un plazo máximo de tres días hábiles, contados a partir del día en que cese la causa, dirigido a la dirección con copia a la secretaría.

b. Solo se justificarán ausencias o retiros de las sesiones de Consejo por motivos médicos, de naturaleza excepcional o justificado por los días de permiso que permite la normativa. 

c. En caso de no ser aceptada la justificación por la dirección, se puede recurrir al Consejo de Escuela quien decide si avala la justifiación o no.

d. En caso de no presentarse la justificación, corresponde a la Dirección de Escuela o a las instancias correspondientes tomar las medidas disciplinarias del caso, ajustado a lo que está establecido institucionalmente.

Artículo 23. Privacidad de las sesiones.

Las sesiones serán privadas, pero a criterio de la Dirección o por acuerdo del Consejo, se podrá disponer que tengan acceso a ella personas externas, concediéndoles o no el derecho de participar en las deliberaciones con voz, pero sin voto. 

Artículo 24. Duración de las sesiones plenarias. 

Las sesiones durarán como máximo cuatro horas. Si hubiese asuntos pendientes de extrema urgencia, así calificados por el Consejo, se puede prolongar la sesión por el tiempo que el Consejo considere conveniente, mediante una moción de orden presentada por cualquier miembro del Consejo. 

Los asuntos que queden pendientes deberán considerarse prioritarios para una sesión posterior.

CAPÍTULO VI. DELIBERACIÓN DE PUNTOS DE DISCUSIÓN

Artículo 25. Del uso de la palabra.

a. En las sesiones plenarias, el uso de la palabra se solicita ya sea levantando la mano o mediante la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin, en el caso de participación mediante telepresencia.

b. La presidencia la concede en el orden en que haya sido solicitada y velará porque el uso de la palabra se mantenga dentro del tema de discusión. De ser necesario, podrá llamar al orden.

c. En cada punto de donde se deba tomar un acuerdo la presidencia expondrá la propuesta para ser considerada por el Consejo de Escuela.

d. El mismo puede tener dos ponentes a favor y dos en contra, será responsabilidad de la presidencia tratar de alternar las posiciones, una vez concluida las exposiciones se vota el punto de dictamen de ser posible, conciliado. 

e. Se podrá además solicitar aclaraciones en donde se solicite una explicación al presidente o a cualquiera de los miembros del Consejo sobre un asunto tratado. 

f. El miembro del Consejo correspondiente hará la aclaración y la discusión podrá continuar con el orden de la palabra ya establecido. 

g. La persona que haga uso de la palabra, en un punto de debate, no podrá extenderse más de tres minutos en cada intervención. 

h. Toda moción debe ser presentada mediante la solicitud del uso de la palabra. 

i. Por acuerdo de la mitad más uno, el Consejo puede extender el número de participantes y el tiempo de participación de una persona, por medio de una moción de orden. 

j. El presidente velará porque el tiempo establecido para los debates se mantenga razonablemente dentro del límite establecido, con el fin de agilizar la sesión.

Artículo 26. De la moción de orden

a. Las mociones de orden serán analizadas y sometidas a votación inmediatamente después de ser conocidas. Para esto, la persona que preside dará la palabra a dos personas: la persona proponente y otra que lo solicite.

b. Para referirse a la moción de orden, cada persona dispondrá de un tiempo máximo de dos minutos. 

c. Si la moción de orden es rechazada por el Consejo de Escuela, se regresará a la discusión anterior en el orden del uso de la palabra tal como estaba al ser interrumpido.

Artículo 27. De la moción de fondo. 

De haber una moción de fondo respecto a la propuesta base se procederá de la manera siguiente: 

a. Se discute la propuesta base. Se permitirá hacer modificaciones de forma o de fondo a las propuestas base, siempre y cuando el o los proponentes estén de acuerdo en dichos cambios. Una vez efectuados los cambios, la propuesta final se presentará ante el Consejo antes de ser sometida a votación. 

b. Se somete a votación la propuesta base y de aprobarse se desechan las mociones de fondo que sean excluyentes. 

c. Si no se aprueba la propuesta base, se discutirán las mociones de fondo y se votarán una por una, según el orden en que hayan sido presentadas en la secretaría del Consejo 

d. Las mociones de fondo que obtengan el voto afirmativo de la mayoría de las personas presentes quedarán aprobadas, y se desecharán las excluyentes con respecto a las mociones aprobadas.

Artículo 28. De la moción de revisión.

a. Se podrá presentar moción de revisión contra un acuerdo que haya tomado el Consejo y que no tenga firmeza. Dicha moción deberá ser planteada a más tardar, al discutirse el acta correspondiente y será resuelto en esa misma sesión. 

b. Si se tratara de un asunto que el director juzgue urgente, el acuerdo podrá ser resuelto en una sesión extraordinaria. 

c. La moción de revisión se tratará en primera instancia como de orden, requiriéndose para su procedencia del voto afirmativo de más de la mitad de los miembros presentes. 

d. De ser aprobada la procedencia de la moción de revisión, será tratada como propuesta base, excepto que requerirá para su aprobación del voto afirmativo de las dos terceras partes de los miembros del Consejo. 

e. Las observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán consideradas para los efectos de este artículo.

Artículo 29: Retiro de mociones. 

Las personas proponentes de cualquier tipo de moción podrán retirarla en todo momento antes de que haya sido sometida a valoración.

CAPÍTULO VII. DE LAS VOTACIONES, ACUERDOS Y ACTAS

Artículo 30: De las votaciones. 

Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. Serán estrictamente secretas cuando traten de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas o cuando, por moción de orden aprobada, así lo decida el Consejo. 

Artículo 31: Votaciones públicas. 

En las votaciones públicas en sesiones plenarias, los miembros del Consejo de Escuela manifestarán su criterio levantando la mano. Cada miembro deberá escoger una de las opciones siguientes: a favor, en contra o abstenciones; si la cantidad de votos no es suficiente para tomar un acuerdo, las abstenciones se sumarán a la mayoría, sea ésta a favor o en contra.  La abstención de voto requiere justificación válida.

Artículo 32: Derecho al voto.

a. Tendrán derecho a voto los miembros del Consejo de Escuela que se encuentren presentes en el momento de la votación. 

b. En caso de que un suplente asuma el rol del titular, éste se considera titular para todos los efectos.

c. En votaciones presenciales que beneficien directamente a alguna persona miembro del Consejo, se le solicitará que se retire temporalmente durante la votación, en votaciones electrónicas se le debe inhibir de votar, en caso de que el sistema electrónico no permita inhibirse, se le pedirá que salga temporalmente de la sesión.

Artículo 33. Votaciones secretas en sesiones plenarias presenciales.

a. Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de más del 50% de los miembros presentes al momento de la votación, salvo en aquellos casos en que la normativa institucional disponga algo diferente. 

b. En el caso de las votaciones secretas en sesiones con telepresencia se utilizará una plataforma tecnológica que no permita la asociación de un votante con su voluntad expresada mediante el voto.

c. En el caso de las votaciones secretas en sesiones presenciales, podrá utilizarse una plataforma tecnológica que cumpla con lo indicado, o bien, papeletas físicas confeccionadas para tal fin. 

d. Las votaciones secretas quedan en firme una vez concluido el acto.

Artículo 34: Votaciones secretas en sesiones mediante telepresencia

Las votaciones secretas se realizarán a través de la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin. Durante el uso de la herramienta escogida por el Consejo de Escuela, quien preside la sesión debe garantizar: 

a. La verificación de la persona votante para que no se den votos delegados. 

b. La imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad. 

c. Tanto en la discusión del tema como la realización de la votación, es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto y el trato justo e igualitario para todas las personas participantes. 

Artículo 35: Disposiciones para las votaciones en sesiones mediante telepresencia

En las sesiones del Consejo bajo la modalidad plenaria, en las que participen miembros con telepresencia y deban realizar la votación mediante una plataforma tecnológica, se tendrán las siguientes consideraciones: 

a. Deben permanecer en la sala donde se realiza la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo. 

b. Una vez abierta la votación, las personas contarán con un máximo de 60 segundos para emitir su voto. 

c. Finalizados los 60 segundos, quien preside verificará que la cantidad de votos emitidos coincida con la de las personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto no emitido. 

d. La persona que preside efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos. 

e. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma tecnológica utilizada durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 90 segundos señalados, a fin de verificar si el cuórum se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que este haya sido nuevamente conformado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda indicando en el acta las personas que perdieron la conexión en el momento de la votación. 

f. En caso de que la presidencia del Consejo de Escuela pierda la conexión, se deberá esperar un máximo de 10 minutos a que se reincorpore para retomar la votación o repetirla, si pasado el tiempo la presidencia no puede conectarse, se puede nombrar una persona que asuma la presidencia de manera interina.

Artículo 36. Empates en votaciones públicas. 

En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación pública, se repetirá la votación en la siguiente sesión. De persistir el empate, la persona que preside la sesión podrá ejercer el voto de calidad. 

Artículo 37. Empates en votaciones secretas. 

En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación secreta, el Consejo puede decidir prolongar el debate y realizar una nueva votación. Si el empate persiste, se traslada el punto a la siguiente sesión, excepto en concursos de Antecedentes Internos y Externos del personal, para lo cual se procederá según el artículo siguiente.

Artículo 38. Concursos de Antecedentes Internos y Externos del Personal. 

La recomendación de una persona oferente debe contar con más de la mitad de los votos emitidos. 

En caso necesario se puede hacer una nueva votación con las dos personas oferentes que hubieran obtenido los primeros lugares en la primera votación 

De no llegarse a una selección en esta segunda votación, se trasladará el punto al siguiente Consejo de Escuela con las dos personas oferentes con la mayor cantidad de votos. 

Si en ese segundo Consejo de Escuela ninguna persona oferente alcanza la mayoría simple en las dos votaciones, se traslada el derecho de elección a la Vicerrectoría de Docencia para elegir entre las dos personas con mayor cantidad de votos. 

Artículo 39. Conteo de votos

Durante el conteo de votos, los miembros del Consejo no podrán salir o entrar al recinto o de la sala virtual donde se realiza la sesión de Consejo.

Artículo 40. Votación en firme

Los acuerdos de elección, nombramiento, resolución de apelación o relacionados directamente con personas, se considerarán en firmes desde el momento en que se adopten 

Los demás acuerdos quedarán en firme en la sesión en que se apruebe el acta correspondiente. 

También, los miembros presentes pueden acordar su firmeza por votación afirmativa de al menos dos tercios de la totalidad de los miembros del Consejo de Escuela

Artículo 41. De los acuerdos. 

Los acuerdos del Consejo de Escuela deberán ser comunicados por escrito o vía correo electrónico a las personas interesadas dentro de los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo. La comunicación se tendrá por hecha a las personas que reciban el acta.  

Artículo 42. Acta de las sesiones. 

De cada sesión se levantará un acta, que contendrá: 

a. La indicación de las personas asistentes.

b. Lugar, fecha y hora.

c. Puntos para tratar.

d. La plataforma tecnológica utilizada.

e. La forma y resultado de la votación en cada acuerdo.

f. El contenido de los acuerdos. 

Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria y serán firmadas por el director o por quien presidió la sesión según corresponda, la secretaria y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto en contra o justificado.

Artículo 43. Grabación de las sesiones 

Las sesiones deberán grabarse como instrumentos de apoyo para la transcripción del acta, mas no sustituyen al acta misma, ni son requisito de validez de las actas de las sesiones. Sobre las grabaciones y el tiempo en que deben mantenerse se debe ajustar a lo que indique la Comisión de Conservación y Eliminación de Documentos, adscrita al Centro de Archivo del ITCR.

CAPÍTULO VIII: FUNCIONAMIENTO DE LAS SESIONES EN MODALIDAD DE CONSULTA FORMAL

Artículo 44: Sesiones por consulta formal. 

a. El Consejo de Escuela podrá sesionar en la modalidad de consulta formal.

b. Podrá sesionar hasta un máximo de una vez por semana y cada sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles. 

c. En esta modalidad, la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido, según la normativa institucional. 

d. Solo se podrán tomar acuerdos que requieran un pronunciamiento urgente por parte del Consejo, sobre temas que estén autorizados para ser resueltos por esta modalidad que sean competencia del Consejo de Escuela.

Artículo 45: Convocatoria a consejo por consulta formal. 

La convocatoria para una sesión por consulta formal deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación al inicio de la votación.

La presidencia deberá poner a disposición de los miembros del Consejo la documentación necesaria para tomar la decisión que consideren, mediante documentos impresos o utilizando el correo electrónico.

De acuerdo con la urgencia que se tenga para tomar el acuerdo, la Dirección por iniciativa propia o los miembros del Consejo decidirán si el asunto se somete a aprobación en firme, lo cual deberá indicarse en la convocatoria.

La convocatoria deberá incluir la siguiente información: 

a. Nombre del Consejo. 

b. Número de la sesión indicando la modalidad de consulta formal. 

c. Fecha y hora en que se realiza la convocatoria. 

d. Nombre y cargo de quien convoca. 

e. Listado de personas convocadas. 

f. Fecha y hora de inicio de la consulta formal 

g. Fecha y hora de cierre de la consulta formal. 

h. Asunto(s) consultado(s). 

i. Lista de documentos adjuntos relacionados con la consulta. 

j. Tipo de votación: pública, pública con acuerdo firme o secreta. 

k. Correo electrónico o persona que custodia la urna en votaciones secretas. 

Artículo 46: Votaciones públicas mediante consulta formal.

a. En las consultas formales se podrá emitir el voto en forma directa marcando en una papeleta expresamente diseñada para tal efecto y depositándola en una urna, o por medios electrónicos, al correo electrónico institucional de la persona designada cuando la votación es pública.

b. La boleta para emitir el voto en consulta formal debe contener una descripción breve del asunto por votar y espacios para consignar el voto a favor, en contra o abstinencia y un espacio para justificar el voto cuando la persona así lo desee. 

c. Si se requiere que el acuerdo sea en firme, debe contener las casillas respectivas para que el votante indique si está a favor, en contra o se abstiene sobre la firmeza del acuerdo. 

Artículo 47: Votaciones secretas mediante consulta formal.

Cuando se requiera que la votación sea secreta, esta no se podrá ejercer por medios electrónicos. La votación solo podrá realizarse mediante las boletas impresas elaboradas para tal fin y custodiadas por la secretaría o la persona designada por el Consejo para tal efecto. La Dirección debe facilitar las condiciones que garanticen la privacidad del voto. 

Artículo 48. Acuerdos en Consejo por consulta formal.

Bajo esta modalidad se podrán tomar acuerdos sobre: 

a. Reformas a los programas de los cursos que imparte la Escuela de Química y la carrera de Ingeniería Ambiental. 

b. Apoyo ante el Comité de Becas y/o la Vicerrectoría de Investigación y Extensión para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares. 

c. Apoyo para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares que no requieran recursos del Comité de Becas y/o la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. 

d. Solo se podrán tomar acuerdos sobre asuntos en trámite ante órganos del Instituto u organizaciones externas que requieran un pronunciamiento urgente por parte de este consejo, conforme a cronogramas establecidos por dichos entes o sobre aquellos temas que, conforme a los reglamentos institucionales, estén expresamente autorizados para ser resueltos por esta modalidad. 

e. Integración de comisiones internas de la Escuela de Química y la carrera de Ingeniería Ambiental 

f. Aprobación de actividades especiales de la Escuela de Química y la carrera de Ingeniería Ambiental, como la organización de eventos académicos o la autorización de participación con otras instituciones y similares. 

g. Solicitud para iniciar trámite de concursos internos o externos 

h. Aprobaciones de modificaciones tanto del presupuesto ordinario de operación de la Escuela como producto del ejercicio de servicios profesionales, esto último a través de FUNDATEC. 

i. Otros en los que medie un acuerdo del Consejo de la Escuela que lo autorice, y que puedan ser resueltos por esta modalidad y que requieran un pronunciamiento inmediato.

Artículo 49. Del acta por consulta formal

El resultado de la consulta se consignará en un acta en la que se debe indicar:

a. El asunto consultado

b. La forma de convocatoria 

c. El resultado de la votación.

A este documento se deberá adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo de Escuela que tomaron parte en la consulta.

CAPÍTULO IX: COMISIONES NOMBRADAS POR EL CONSEJO DE ESCUELA.

Artículo 50. Del Tipo de comisión.

El Consejo contará con dos tipos de comisiones formales: permanentes y temporales, las cuales tendrán objetivos y funciones para cumplir con un propósito específico. 

a. Las comisiones permanentes son conformadas para gestionar o dictaminar sobre un asunto en particular, que por la naturaleza de los temas no tienen una fecha límite para su disolución.

b. Las comisiones temporales son las que se les ha asignado tareas concretas y específicas en períodos de tiempo definidos, son disueltas al terminar de cumplir función la encomendada. 

Artículo 51. De la conformación de las comisiones.

a. La definición e integración de las comisiones permanentes serán responsabilidad del Consejo de Escuela. 

b. En lo referente a la integración de estudiantes en comisiones quienes se incorporarán a estas de acuerdo con su interés y deberán ser oficializados por la Asociación de Estudiantes. 

c. El Consejo asignará el o los asuntos a ser tratados por cada comisión y fijará los plazos para la presentación de informes. 

d. Cada comisión a lo interno deberá nombrar la persona coordinadora, el cual será responsable ante el Consejo del trabajo de la comisión.

e. Las comisiones permanentes tendrán reglamento propio, y la carga asignada la define el Consejo de Escuela. 

f. Cada comisión nombrará una persona coordinadora, quien tendrá la responsabilidad de representar a la comisión ante el Consejo de Escuela, revisar la documentación presentada e informar al Consejo anualmente la labor realizada.

Artículo 52. De las funciones de las comisiones temporales.

Las comisiones temporales serán conformadas para tratar asuntos en un plazo establecido, su finalidad será:

a. Facilitar el funcionamiento del Consejo 

b. Revisar en forma sustancial todos los aspectos relacionados con el asunto asignado. 

c. Presentar al Consejo un informe escrito de los aspectos relacionados con el asunto asignado, así como las conclusiones y recomendaciones correspondientes.

d. Adicionalmente harán una presentación oral al Consejo, de considerarse necesario.

CAPÍTULO X. DE LAS DISPOSICIONES

Artículo 53: Tramitación de Reglamentos Específicos: 

a. Cuando se trate de una iniciativa de creación, modificación o derogatoria de un reglamento específico se procederá de la siguiente manera:

b. Cualquier miembro del Consejo de Escuela o de Departamento podrá proponer a la dirección, la creación, modificación, o derogatoria de un reglamento específico.  

c. Si el Consejo de Escuela, de Departamento o el superior jerárquico, considera procedente la solicitud, se abocará a su análisis.

d. El Consejo de Escuela, de Departamento o el superior jerárquico, presentará la propuesta para sus respectivos dictámenes a la Oficina de Planificación Institucional y Asesoría Legal.

e. Una vez recibidos los dictámenes correspondientes, el Consejo de Escuela, procederá a la discusión y aprobación de dicho reglamento, si así lo considere. 

f. Una vez aprobado el Reglamento, le corresponde a la dirección de la Escuela, solicitar a la Oficina de Asesoría Legal el registro y la publicación del mismo.

g. En los reglamentos que se proponga la creación de comités, comisiones u órganos colegiados, se deberá indicar específicamente su conformación, funciones, responsabilidades, coordinación, el mecanismo de elección de sus miembros, plazos de vigencia y los mecanismos de control que correspondan.  

Artículo 54: Estructura de los reglamentos.  

a. Título del reglamento  

b. Tipo de reglamento (General o específico)  

c. Índice  

d. Objetivo general y específico, fines o principios del reglamento  

e. Definiciones (hacer referencia al glosario institucional)  

f. Alcance (a quién le aplica y por quién, cuando así se requiera)  

g. Cuerpo normativo de lo que se quiere reglamentar (articulado del reglamento)  

h. Capítulos (numerados I, II, III, IV…)  

i. · Artículos (numerados 1, 2, 3, …)  

j. Incisos (numerados a, b, c, …)  

k. Disposiciones finales.  

l. Disposiciones transitorias, en caso de que se requieran (numerados I, II, III, IV…)  

m. Fecha de entrada en vigencia.  

Artículo 55: Revisión del Reglamento.

El Consejo de Escuela de Química será responsable de realizar la revisión del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

Artículo 56: Vigencia del Reglamento

Este Reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo de la Escuela de Química y su publicación en la Gaceta Institucional.

Aprobado por el Consejo de Escuela de Química, Sesión Extraordinaria Número 32-2022, artículo único del tres de octubre del dos mil veintidós.

Publicado en fecha 18 de octubre del 2022 mediante la Gaceta Número 992-2022 de fecha 17 de octubre del 2022.