REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO UNIDAD DE POSGRADO DE LA ESCUELA DE INGENIERIA ELECTROMECANICA
El presente Reglamento considera como marco superior normativo lo establecido en el Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica, en la Ley No. 4777 del 10 de junio de 1971 y sus reformas y en el Artículo 84 de la Constitución Política de la República de Costa Rica y del Reglamento de la Asamblea Institucional Representativa y sus reformas.
Capítulo I. Disposiciones generales
Artículo 1. Tipo de reglamento
Este reglamento es de carácter específico, y es de acatamiento obligatorio para los miembros del Consejo de Unidad de Posgrados de la Escuela de Ingeniería Electromecánica.
Artículo 2. Objetivo General del Reglamento
Normar el funcionamiento del Consejo de Unidad de Posgrados de la Escuela de Ingeniería Electromecánica de articular los procesos de gestión administrativa, académica, de calidad, de investigación y de promoción de los programas de estudios de posgrado de la Escuela de Ingeniería Electromecánica del ITCR.
Artículo 3. Objetivos específicos
• Normar el desarrollo de las sesiones del Consejo de Unidad de Posgrados de la Escuela de Ingeniería Electromecánica.
• Puntualizar los deberes y derechos de los miembros del Consejo de Unidad de Posgrados de la Escuela de Ingeniería Electromecánica.
• Determinar las responsabilidades de la Asistente Administrativa, del Consejo de Unidad de Posgrados de la Escuela de Ingeniería Electromecánica.
Artículo 4. Definiciones
Mayoría simple: La mitad más uno de los miembros presentes del Consejo Unidad de Posgrado.
Mayoría absoluta: La mitad más uno del total de miembros del Consejo Unidad de Posgrado.
Mayoría calificada: Dos terceras partes del total de los miembros del Consejo Unidad de Posgrado.
Quórum estructural: Cantidad de miembros presentes que se requiere para que sesione el Consejo Unidad de Posgrado, corresponde a la mayoría absoluta.
Quórum funcional: Corresponde a la cantidad de miembros presentes necesarios para la toma de acuerdos válidos, corresponde a la mayoría simple.
Moción de fondo: Es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base.
Moción de orden: Es aquella cuyo propósito sea:
• Suspender o prolongar la sesión.
• Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda.
• Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente.
• Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas.
Moción de forma: Es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.
Mociones de revisión: Son aquellas que tiendan a variar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme por el Consejo Unidad de Posgrado.
Acuerdo firme: Se consideran acuerdos firmes los que consten en actas ya aprobadas o que reciban esta sanción en el acto mismo de aprobación.
Asuntos de Trámite: Serán todos aquellos asuntos concernientes a la Escuela que por su naturaleza no requieren de discusión de fondo, según lo establecido en este reglamento, en el transcurso de una sesión para su conocimiento, análisis y aprobación, cuando proceda.
Asuntos de Fondo: Serán todos aquellos asuntos que requieren de un dictamen de Comisión y análisis cuidadoso por parte del plenario del Consejo Unidad de Posgrados para tomar acuerdos y decisiones referentes a Políticas, Lineamientos, Áreas Estratégicas, o bien pronunciamientos en relación con asuntos de interés nacional, institucional y de la Escuela. Además, serán considerados asuntos de fondo, los informes de comisiones permanentes y especiales, el informe de labores del Coordinador y mensualmente el control de acuerdos tomados por el Consejo.
Asuntos de Foro: Son los espacios abiertos del Consejo Unidad de Posgrados para intercambiar con la comunidad institucional y nacional la atención de temas que permitan la generación de ideas que retroalimenten el quehacer del órgano y de sus Comisiones, entre otros.
Asuntos Varios: Serán todos aquellos temas que dejaran planteados los miembros del Consejo Unidad de Posgrados, sobre los cuales no se hará discusión en ese momento. Si el tema amerita análisis, se clasificará como asunto de trámite, fondo o foro según corresponda, para abordarlo en una próxima o futura sesión del Consejo Unidad de Posgrados, según su urgencia.
Propuesta Base: Serán los acuerdos enviados al Consejo Unidad de Posgrados para trámite, propuestas o dictámenes de las comisiones, las propuestas del Coordinador y las propuestas presentadas por los miembros del Consejo que dan origen a los asuntos que figuren en la agenda.
Comisión Permanente: Serán equipos de trabajo integrados por miembros del Consejo Unidad de Posgrados para proponer y dictaminar sobre asuntos estatutarios, académicos, estudiantiles y administrativos del quehacer del Sistema de Posgrado.
Comisión Especial: Serán equipos de trabajo nombrados por el Consejo Unidad de Posgrado, e integrados por miembros del Consejo y otros, para atender y dictaminar, en un plazo definido, asuntos específicos de interés del Sistema de Posgrado, nacional e internacional.
Debate: Es el espacio asignado en la sesión para discutir asuntos de interés sobre los cuales el Consejo de Escuela, unidad de postgrado debe adoptar acuerdos concretos.
Sesión con telepresencia: Se refiere a toda sesión que sea mediada a través de alguna plataforma tecnológica, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del Consejo unidad de postgrado se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar en donde se encuentra el anfitrión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado.
Simultaneidad: este principio implica que las personas que integran el Consejo de unidad de postgrado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a éste. Lo anterior implica que todas las personas integrantes sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a tomar a cabo las distintas decisiones. Es decir, las personas integrantes deben concurrir en tiempo y lugar (para el caso de las sesiones virtuales, la sala virtual).
Deliberación: principio que implica la toma de decisiones, basadas en el intercambio de opiniones y en el debate de éstas.
Intervención: principio que implica que las personas participantes puedan participar en la deliberación tomándose los controles adecuados para la asignación y uso de la palabra.
Integridad: principio que implica que la plataforma tecnológica permita la plena identificación de todos integrantes que intervienen, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado
Plataforma tecnológica: Herramienta o medio de comunicación tecnológico que habilita la realización de sesiones virtuales a nivel Institucional y que se encuentra debidamente aprobado por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información (DATIC) para tal fin.
Capítulo II. De la integración del Consejo Unidad de Posgrado y sus funciones
Artículo 5. De la integración del Consejo de Unidad de Posgrado
El Consejo de unidad de posgrado, estará conformado de la siguiente manera:
• El Coordinador, quien lo preside.
• Tres profesores nombrados por el Consejo de Escuela, quienes deberán contar con el nivel de posgrado y durarán en su cargo tres años.
• Un representante estudiantil, nombrado según los mecanismos y por el tiempo que esté establecido en la normativa de la Federación de Estudiantes.
Cuando uno de los estudiantes propietarios miembros del Consejo Unidad de Posgrado, no puede asistir a la sesión, será representado por un suplente. Este suplente tendrá voz y voto. La lista, fechas de vigencia y el orden de prioridad de suplentes de estudiantes debe ser conocida con antelación por el Consejo.
Artículo 6. De las funciones del Consejo Unidad
Son funciones del Consejo de Unidad de Posgrado:
a. Servir de foro para el análisis de los asuntos académicos y administrativos que competen a los programas de estudios de posgrado de la Escuela y tomar las decisiones al respecto que le sean pertinentes según las definan los reglamentos o procedimientos de la institución.
b. Aprobar en primera instancia la normativa que regula los programas de posgrado de la Escuela: académica y administrativamente.
c. Aprobar los procedimientos académicos y administrativos que se usan en los programas de posgrado de la Escuela.
d. Asesorar y apoyar a las instancias institucionales que requieran compartir experiencias e información para la formulación de un programa de posgrado de la Escuela, en coordinación con el CEDA.
e. Aprobar en primera instancia los procesos de creación, modificación, evaluación y cierre de programas de posgrado de la Escuela.
f. Aprobar los planes de estudio de los posgrados y sus modificaciones.
g. Establecer los requisitos para los grados y títulos académicos de posgrado que otorgue la Escuela.
h. Propiciar las actividades interdisciplinarias e interdepartamentales, internacionales y de vinculación relacionadas con los estudios de posgrado de la Escuela.
i. Coordinar el ofrecimiento de cursos de los distintos programas de Posgrado de la Escuela y fijar las normas generales de los Trabajos Finales de Graduación.
j. Asesorar al Consejo de Posgrados Institucional en la definición de las políticas relativas a su campo de acción.
k. Aprobar los planes para el desarrollo de los programas de Posgrado y de sus actividades en investigación, vinculados con el Plan Estratégico Institucional y los planes de acción de las vicerrectorías, centros académicos y Campus Tecnológicos Locales que deberá ser ejecutado por la Unidad de Posgrado.
l. Definir sus normas internas de funcionamiento.
Capítulo III. Responsabilidades de los Miembros del Consejo Unidad de Posgrado
Artículo 7. Responsabilidades del Coordinador(a) de la Unidad
El Coordinador del Consejo Unidad de Posgrado tendrá las siguientes responsabilidades:
a. Planear, organizar, dirigir y evaluar las labores de la unidad.
b. Desempeñarse como superior jerárquico de los funcionarios y profesores de la unidad cuando se lo delegue el Director del Departamento Académico.
c. Velar por el cumplimiento de los fines y objetivos de la unidad.
d. Ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea Institucional, el Consejo Institucional, el Rector, los Vicerrectores, el Director de Campus local o Centro Académico, el Consejo de Departamento y del Director del Departamento y del Consejo de la Unidad, en lo que corresponda.
e. Convocar y presidir el Consejo de la Unidad.
f. Realizar cualquier otra actividad necesaria para el buen desempeño de la unidad.
g. Ejercer, en lugar de su superior jerárquico, todas aquellas funciones académico-administrativas necesarias para el funcionamiento del programa que le hayan sido formalmente delegadas.
h. Elaborar al inicio de cada año un cronograma que incluya las posibles fechas en que se realizarán las sesiones ordinarias del Consejo Unidad de Posgrado, al cual se apegará en la medida de lo posible.
i. Elaborar en conjunto con el Asistente la agenda para cada sesión.
j. Convocar en conjunto con el Asistente por escrito o por un medio electrónico de comunicación aceptado por el Consejo de Posgrados, a los miembros del Consejo de Posgrado a sesiones ordinarias y sesiones extraordinarias.
Artículo 8. Responsabilidades de la presidencia de las sesiones del Consejo de Unidad.
Son responsabilidades del que preside la sesión del Consejo de Unidad de Posgrado las siguientes:
a. Someter a votación la agenda propuesta al iniciar cada sesión.
b. Abrir, presidir y levantar las sesiones de acuerdo con la agenda aprobada.
c. Conceder la palabra a los miembros en el orden en que la hayan solicitado, salvo cuando se trate de una moción de orden.
d. Recibir mociones, ordenarlas y presentarlas ante los miembros del Consejo Unidad de Posgrado.
e. Someter a votación los asuntos cuando considere que han sido suficientemente discutidos. Dar por agotada la discusión. No obstante, en caso de disconformidad de los miembros por esta decisión, se podrá presentar una moción de orden con el objeto de continuar la discusión, que será votada y deberá aprobarse conforme a las normas de votación establecidas en este mecanismo.
f. Recibir las votaciones y declarar si hay aprobación o rechazo del asunto sometido a votación.
g. Velar por la veracidad de la información contenida en las actas.
h. Someter a aprobación las actas del Consejo Unidad de Posgrado.
i. Firmar conjuntamente con la secretaria del Consejo, el Asistente las actas de las sesiones de Consejo de Posgrado que haya presidido, una vez que han sido aprobadas en firme.
j. Comunicar y ejecutar los acuerdos del Consejo Unidad de Posgrado, según corresponda.
k. Decidir con el doble voto los casos de empate en votaciones públicas.
l. Velar porque el Consejo Unidad de Posgrado cumpla con la normativa vigente que regula su función.
En caso de ausencia del titular, la presidencia de la sesión de Consejo será nombrada previamente por el Coordinador y en caso de excepción por el Consejo Unidad de Posgrados.
Artículo 9. Responsabilidades de los miembros del Consejo Unidad de Posgrado
Es responsabilidades de los demás miembros del Consejo Unidad de Posgrado:
a. Asistir puntualmente y permanecer durante toda la sesión del Consejo Unidad de Posgrado que se convoquen.
b. Confirmar asistencia o justificar su ausencia ante el Coordinador del Consejo Unidad de Posgrado, al menos tres (3) días hábiles después de suspendida la razón que justificó la ausencia. En el caso de ausencia justificada deberá informar al Coordinador de Consejo Unidad Posgrado quien convocará al suplente (cuando proceda).
c. Comunicar por escrito al Coordinador del Consejo de la Unidad de Posgrado cuando requiera ausentarse de las sesiones por un plazo mayor a un mes; ante esta solicitud el Coordinador la Presidencia la someterá a conocimiento del Consejo Unidad de Posgrado
d. Revisar y analizar con antelación la documentación que sea distribuida con ocasión de una convocatoria a sesión de Consejo Unidad de Posgrado.
e. Dar su voto a los asuntos en debate, conforme a lo dispuesto en este mecanismo y la normativa institucional vigente.
f. Presentar los proyectos, proposiciones y mociones que crean oportunas.
g. Solicitar a cualquier departamento, sección, oficina o funcionario, la información que considere necesaria para el mejor conocimiento y resolución de los asuntos.
h. Solicitar revisión de cualquier acuerdo por ratificar, por una sola vez, antes de que sea aprobada el acta respectiva.
i. Llamar al orden al Coordinador cuando se separe de las atribuciones que le confiere este reglamento.
j. Ejecutar todas aquellas funciones que en su calidad de miembro del Consejo Unidad de Posgrado le sean encomendadas.
m. Presentar puntos de debate y propuestas al Coordinador con al menos tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha prevista para la realización de la sesión de Consejo Unidad de Posgrado.
n. Desempeñar cualesquiera otras labores que sean necesarias para el buen desempeño de su cargo según lo que establezcan este mecanismo y la normativa institucional vigente.
o. En caso de ausencia del Coordinador, la presidencia de la sesión de Consejo será nombrada previamente por el Coordinador y en caso de excepción por el Consejo Unidad de Posgrados.
Artículo 10. De la Secretaría del Consejo Unidad de Posgrado:
La Secretaría del Consejo será desempeñada por la persona que ocupe el puesto de Asistente Administrativo del Coordinador del Consejo Unidad de Posgrado de la Unidad de Posgrado. En caso de ausencia del Asistente, el Coordinador de la Unidad tendrá tiene la potestad de designar de entre los miembros del Consejo de Unidad, a quien considere conveniente para realizar sus funciones.
Le corresponde a la secretaria del Consejo Unidad de Posgrado:
a) Asistir puntualmente y permanecer en las sesiones de Consejo Unidad de Posgrado.
b) Preparar en conjunto con el Coordinador la Agenda de la sesión ordinaria o extraordinaria y distribuirla a los miembros del Consejo, por lo menos tres (3) días hábiles previos a la fecha de cada sesión.
c) Llevar el control de quorum, asistencia y permanencia de los miembros en las sesiones del Consejo Unidad de Posgrado.
d) Grabar la información y las sesiones ordinarias y extraordinarias y mantenerlas en custodia por un año.
e) Llevar el control de las votaciones.
f) Transcribir y elaborar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo Unidad de Posgrado velando por la veracidad de la información contenida.
g) Firmar las actas conjuntamente con el Coordinador del Consejo Unidad de Posgrado una vez que hayan sido aprobadas en firme.
h) Transcribir, comunicar y llevar un seguimiento de acuerdos tomados por el Consejo Unidad de Posgrado.
i) Mantener el orden, la custodia y la protección de las actas, las grabaciones y demás documentos derivados de las sesiones del Consejo Unidad de Posgrado y de su quehacer.
j) Llevar un archivo (físico, digital o ambos) de la correspondencia recibida y despachada por el Consejo Unidad de Posgrado.
k) Elaborar los informes y trabajos especiales que requiera o solicite el Consejo Unidad de Posgrado.
l) Disponer del espacio físico y de los requerimientos para la realización de las sesiones del Consejo Unidad de Posgrado
m) Desempeñar cualesquiera otras labores que sean necesarias para el buen desempeño de su cargo según lo que establezcan este mecanismo y la normativa institucional vigente.
Capítulo IV. De las sesiones del Consejo de Unidad
Artículo 11. De las sesiones ordinarias
El Consejo Unidad de Posgrado podrá sesionar en dos modalidades: en forma plenaria (entiéndase como ordinaria y extraordinariamente, presencial o telepresencial) y en consulta formal.
Sesionará de manera ordinaria al menos una vez al mes y extraordinariamente cuando lo considere conveniente o necesario.
Las sesiones del Consejo serán presididas por el Coordinador de la Unidad de Posgrado. En su ausencia por la persona que se designe en el acto.
Las sesiones ordinarias serán convocadas por el Coordinador de la Unidad de Posgrado, con al menos (3) tres días hábiles de anticipación a la fecha de realización.
Las sesiones extraordinarias serán convocadas por el Coordinador de Unidad de Posgrado o por el 25% de sus miembros siempre y cuando al menos el 50% de los solicitantes sean profesores. La convocatoria a este tipo de sesión se entregará con al menos un (1) día hábil de antelación.
Las sesiones se enumerarán consecutivamente según el año calendario. En las convocatorias y las actas se indicará, además, si se trata de sesiones ordinarias o extraordinarias. La convocatoria, en todos los casos, se hará por medios electrónicos o por medios impresos. Los demás documentos serán distribuidos utilizando los medios electrónicos institucionales y se dispondrá de una única copia impresa de ellos en la Secretaría del Consejo Unidad de Posgrado.
Una vez convocado el Consejo Unidad de Posgrado no podrá ser suspendido, excepto que sea por motivos de quórum, moción de orden o fuerza mayor así calificada por el Coordinador.
Las sesiones darán inicio a la hora indicada. Se dará un máximo de 15 minutos para la conformación del quórum estructural.
El control de asistencia a las sesiones se hará constar en actas, así como la hora de ingreso o retiro de cada miembro a la sesión del Consejo Unidad de Posgrado, esto con el fin de conocer su participación en la sesión y sus responsabilidades en los acuerdos tomados. Además de llevar control del quórum funcional.
Sólo podrán ausentarse o retirarse, según sea el caso, de la sesión del Consejo Unidad de Posgrado aquellos quienes cuenten con la autorización previa del Coordinador, lo cual constará en el acta.
Las sesiones del Consejo Unidad de Posgrado serán privadas. La participación de invitados para un tema en particular será únicamente con voz; se dará a partir de que un miembro del Consejo lo solicite a través de una moción y así lo apruebe el Consejo Unidad de Posgrado con anterioridad.
Las sesiones tendrán una duración máxima de tres horas, prorrogable por una hora adicional máxima a solicitud de los miembros del Consejo Unidad de Posgrado.
Para la exposición de un punto de agenda, el proponente contará con un máximo de 15 minutos. La Presidencia podrá mediante moción de orden prorrogar el tiempo de discusión.
A las sesiones del Consejo Unidad de Posgrado podrán asistir invitados siempre que su participación haya sido aprobada en la sesión anterior.
Artículo 12. De la sesión por Telepresencia
La sesión por medios virtuales constituye una opción de sesión en la que uno, varios de los miembros del Consejo o el Consejo en pleno, según sea el caso, no se encuentran físicamente presentes en el recinto donde la plenaria (ordinaria o extraordinaria) se lleva a cabo; dichos miembros quedan habilitados para participar, en todos sus alcances y responsabilidades, en las discusiones y acuerdos que se dieren.
Para el caso de las votaciones, se permitirá el uso de herramientas tecnológicas que permitan hacer las votaciones según su naturaleza (pública o secreta). En el caso se las votaciones públicas se permiten opcional la votación verbal según lista de participantes con voto.
Cuando uno, varios o todos los miembros del Consejo Unidad de Posgrado, participen en una sesión ordinaria o extraordinaria por medios virtuales, deberá consignarse en el acta correspondiente el nombre de los miembros que no estaban presentes físicamente en ese lugar, así como el lugar en que estos se encontraban y desde el cual participaron. Deberán consignarse asimismo las razones por las que no estuvieron presentes físicamente. Se deberá señalar también el medio tecnológico por el cual se hizo efectiva su participación en la sesión. Para las sesiones con telepresencia, los medios tecnológicos utilizados deben garantizar los principios de: simultaneidad, deliberación, integridad e intervención.
Es necesario permanecer con la cámara del computador encendida durante las votaciones.
Artículo 13. De la garantía de la simultaneidad de la sesión por Telepresencia
Los medios tecnológicos de comunicación utilizados durante una sesión del Consejo Unidad de Posgrado, para la participación de sus miembros deberán garantizar simultaneidad entre dos o más puntos habilitados y conectados a las redes de transmisión de datos, uniendo en tiempo real lo que sucede en dos o más lugares físicamente separados y permitiendo en todos los casos la comunicación de una forma interactiva.
Artículo 14. Del tipo de información que debe incluir la sesión por Telepresencia
La transmisión deberá incluir audio y video en directo, permitiendo el envío de imágenes, sonido y datos. Los medios utilizados deberán permitir ver, oír y recibir datos de los miembros participantes en la sesión desde los diferentes puntos en que ésta se lleve a cabo. No se permitiría el correo electrónico, conversación en línea o el chat, teléfono, fax, entre otros que no garanticen estas condiciones.
Artículo 15. De la aprobación de la sesión por Telepresencia
La participación de uno, varios o todos los miembros del Consejo Unidad de Posgrado en una sesión por medios virtuales, (telepresencia) deberá ser aprobado con antelación por el Coordinador, previa solicitud del interesado.
Capítulo V. De la agenda de la Sesión ordinaria
Artículo 16. De las secciones de la agenda de una sesión ordinaria
El orden del día consta de cinco secciones fijas y conformará la agenda de la sesión ordinaria del Consejo Unidad de Posgrados.
1. Aprobación del orden del día: Se establece un lapso de 10 minutos para la justificación y negociación de cualquier modificación.
2. Aprobación del acta o actas: Se verifica que el acta refleje lo actuado, discutido y acordado en la sesión anterior. Las modificaciones al acta no podrán alterar acuerdos tomados en dicha sesión. Las actas deben ser aprobadas en la medida de lo posible en la sesión siguiente.
3. Informes: Los informes se deben entregar por escrito para efectos de actas al Coordinador o a la secretaria, con anticipación a la sesión del consejo.
Se dispone de un máximo de 10 minutos para exponer cada informe. En la sesión de informes no debe darse discusión de los mismos.
4. Debates: Incluye aquellos asuntos o temas sobre los que el Consejo Unidad de Posgrados debe de discutir y tomar acuerdos.
5. Asuntos varios: Se incluye en este punto aspectos que, a manera de información, comentario, sugerencia o inquietud, tenga algún miembro del Consejo Unidad de Posgrados. No se pueden tomar acuerdos en esta sección, se puede recomendar que se analice la posibilidad de incorporar un tema como punto de agenda para la próxima sesión.
La modificación del orden del día deberá proponerse mediante mociones de orden y deberá ser aprobada por el Consejo Unidad de Posgrado.
Los temas a tratar serán definidos por el Consejo Unidad de Posgrado, a solicitud del Coordinador de Unidad de Posgrados o de alguno de los miembros del Consejo.
No podrá ser objeto de acuerdo, ningún asunto que no figure en la agenda, salvo que estén presentes tres cuartas parte de los miembros del Consejo Unidad del Consejo y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de todos ellos.
La persona que solicita que un tema se incluya en agenda, tendrá un máximo de quince minutos para referirse al mismo, prorrogable por acuerdo del Consejo Unidad del Posgrado. Si esta persona permite interrupciones durante la exposición, él o ella dará la palabra.
La presidencia del Consejo Unidad de Posgrado velará porque la discusión se centre en el tema en debate y en el plano de las ideas, y no en el plano personal.
Capítulo VI. De los debates, las mociones, votaciones y acuerdos en las sesiones ordinarias del Consejo Unidad de Posgrado
Artículo 17. De las mociones
En las sesiones del Consejo Unidad de Posgrado se presentarán mociones de los siguientes tipos: de Fondo, de Orden, de Forma y de Revisión.
Moción de Fondo:
Serán Mociones de Fondo las que tiendan a cambiar total o parcialmente la Propuesta Base. Estas mociones serán presentadas a la Presidencia por los miembros del Consejo Unidad de Posgrados con no menos de tres (3) días de anticipación a la sesión correspondiente.
La presentación de una moción de fondo se hará de la siguiente manera:
a. Se remite la moción de fondo a la presidencia
b. Una vez discutida la propuesta base, se dará lectura a las mociones de fondo presentadas.
c. Los proponentes de la propuesta base pueden, por voluntad propia, incorporar modificaciones a la propuesta.
d. Si se aprueba la Propuesta Base, las mociones de fondo se desechan.
e. Si no se aprueba la propuesta base, se dará la palabra al defensor de cada moción de fondo que se presente y se dará la oportunidad a dos miembros del Consejo que hablen a favor y a otros dos miembros que hablen en contra, pero alternando la participación a favor y en contra. Queda a criterio de la presidencia el Consejo si admite más participaciones a favor o en contra.
f. Cada orador solicita la palabra, alzando la mano y dispondrá de 5 minutos para exponer sus opiniones, no puede conceder interrupciones ni delegar en otra persona su derecho.
g. Cuando terminen las intervenciones, se procederá a realizar la votación.
h. La moción de fondo que obtuviera la mitad más uno de los votos queda aprobado y se desechan las excluyentes con respecto a la moción aprobada.
i. Si ninguna obtiene la mitad más uno de los votos, se procede a una segunda votación entre las dos que hubieran obtenido más votos.
j. En caso de empate se da un receso de tres minutos y se vuelve a votar, Si el empate persistiera ejercerá el doble voto por parte de quien preside la sesión.
Moción de Orden:
Una moción de orden se antepone a todas las demás mociones dado que su intención es ordenar el debate, por lo tanto, se conocerán tan pronto termine la intervención del miembro del Consejo que esté haciendo uso de la palabra.
Cuando se presenten mociones de orden estas se someterán inmediatamente a discusión después de que concluya el miembro del Consejo Unidad de Posgrado en el uso de la palabra, participarán el miembro proponente, y otro miembro con posición contraria, si lo hubiera.
Si la moción es rechazada, se regresará a la discusión anterior con la misma lista de miembros participantes que se llevaba antes de la moción.
Moción de Revisión:
Se podrán presentar mociones de revisión contra un acuerdo que haya tomado el Consejo y que no tenga firmeza y deberá ser planteado, a más tardar, al discutirse el acta correspondiente y será resuelto en esa misma sesión. Dicha moción se tratará en primera instancia como de orden, requiriéndose para su procedencia del voto afirmativo de más de la mitad de los miembros presentes. En caso de haberse obtenido la votación requerida para su procedencia, será tratada como propuesta base, excepto que requerirá para su aprobación del voto afirmativo por mayoría calificada. En caso de rechazarse la moción de revisión, se mantendrá el acuerdo tomado. La Presidencia, si se trata de un asunto que éste juzgue urgente, podrá resolver el tema en una sesión extraordinaria.
Moción de Forma:
La moción de forma es aquella en la cual se quiere modificar el estilo de un texto ya aprobado. Aunque al momento de aprobar una propuesta, esta puede sufrir cambios, producto de las discusiones.
Las mociones de forma se presentarán a la presidencia del Consejo Unidad de Posgrado, el cual decidirá aceptarlas o rechazarlas después de haberlas comunicado al Consejo Unidad de Posgrado. Una moción de forma no se somete a votación, pero si se discute.
Artículo 18. De las votaciones
Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas. Serán obligatoriamente secretas cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, o cuando por moción de orden aprobada, así lo decida el Consejo de Unidad.
Los miembros del Consejo Unidad de Posgrado ejercerán su derecho a voto a favor, en contra o abstención. En caso de que el miembro del Consejo votara en contra o se abstiene, podrán justificar la decisión ante el Consejo una vez finalizada la votación. Deberá firmar el acta en la cual constará su justificación.
Cuando un asunto se vote por partes, al final deberá votarse globalmente a fin de garantizar su coherencia.
En caso de votación secreta los votos en blanco o nulos no se contabilizarán para ninguna de las otras opciones de votación. Para este tipo de votación, no se podrá justificar el voto.
En caso de imposibilidad de sesionar en forma presencial ya sea un miembro, varios o todo el consejo y de requerirse votaciones secretas, estas podrán ser realizadas empleando la opción de votaciones en la plataforma, según la “Guía para realizar votaciones públicas y secretas elaborada por el DATIC”. Las votaciones secretas usando medios digitales se llevarán a cabo por medio de la secretaria o un asistente diferente a algún miembro del Consejo según el procedimiento establecido.
En las votaciones públicas, los miembros del Consejo Unidad de Posgrados manifestarán su criterio levantando la mano. Cada miembro deberá escoger una de las opciones siguientes: a favor, en contra; o abstención; además, podrán justificar el voto en contra o en abstención, si así un miembro del consejo lo desea. Dicha justificación podrá quedar redactada en el Acta de la Sesión en que se realizó la votación o podrá presentar una justificación por escrito posteriormente a la Sesión en que se dio la votación para ser incorporado como adenda al Acta.
En caso de empate en votaciones públicas, se dará un receso de 5 minutos y se votará de nuevo, únicamente sobre las dos opciones que hayan alcanzado el mayor número de votos. Si el empate persiste, se repetirá la votación en la sesión ordinaria siguiente. De persistir éste, la persona que preside podrá ejercer el voto de calidad.
Cuando el empate se dé en votaciones secretas, el Consejo puede decidir prolongar el debate y hacer tantas votaciones en otras Sesiones como considere necesario.
En el momento de la votación y durante el conteo de votos, los miembros del Consejo no podrán salir o entrar al recinto donde se realiza la sesión de Consejo ya sea presencial o en la sala asignada para tal fin.
Artículo 19. Del uso de la palabra en los debates
El uso de la palabra se solicitará levantando la mano. La Presidencia la concederá en el orden en que haya sido solicitada. No existe la posibilidad de brindar la palabra para Réplica.
El miembro del Consejo Unidad de Posgrado que se encuentre en uso de la palabra puede conceder interrupciones aclaratorias no mayores de un minuto, pero no delegar el uso de la palabra. La presidencia debe velar porque el uso de la palabra se mantenga dentro del tema de discusión, para lo cual está autorizado a interrumpir a la persona que esté haciendo uso de la palabra, si considera que sus comentarios, se alejan del tema en discusión.
Artículo 20. Sobre las participaciones en un debate
La presidencia concederá la palabra hasta un máximo del 50% de los miembros presentes al iniciar el debate, por tema en discusión y por un lapso de no más de (5) cinco minutos por persona, sin superar el tiempo estipulado en este Reglamento. Por acuerdo de mayoría simple el Consejo ante moción de orden presentada, puede extender el número de participantes, cuando el tema en cuestión no se considera lo suficientemente discutido. En caso de que una persona que ya ha participado en la discusión, quiera volver a referirse, tendrá que volver a solicitar la palabra a quien preside, y esta nueva intervención, también cuenta en el porcentaje de miembros que hacen uso de la palabra.
Una misma persona, puede participar como máximo tres veces en la discusión de un mismo tema, siempre y cuando no se haya vencido el tiempo de discusión de fondo. La presidencia llevará el registro de las participaciones.
La Presidencia del Consejo, llevará el control del tiempo establecido para cada punto de agenda.
Cuando algún miembro desee estudiar más un asunto que se vaya a votar, podrá solicitar al Consejo Unidad de Posgrado la postergación hasta por dos sesiones. El Consejo Unidad de Posgrado podrá acordar la votación en forma inmediata o postergarla.
Artículo 21. De los mecanismos para establecer la agenda
El mecanismo para establecer un punto de agenda para debate es:
a. El Coordinador establecerá la agenda (orden del día) basado en su propio criterio, la prioridad que le dicte la naturaleza de los mismos o de acuerdo a las solicitudes de temas que soliciten los miembros del Consejo Unidad de Posgrados.
b. El plazo para presentar al Coordinador el material correspondiente a los puntos de agenda en Consejos Ordinarios, para debate es de tres (3) días hábiles antes de la convocatoria a la sesión; utilizando el formato establecido para la presentación de propuestas.
c. El plazo máximo para que el Coordinador presente a los miembros del Consejo Unidad de Posgrado los puntos de agenda, es de tres (3) días hábiles, antes de la fecha de la próxima sesión del Consejo. Durante la aprobación de agenda en el Consejo Unidad de Posgrado, si algún miembro solicita la inclusión o eliminación de un punto de agenda, deberá hacerse antes de la votación de su aprobación.
d. Cuando la información para un punto de agenda es un solo documento, el Coordinador del Consejo Unidad de Posgrados debe garantizar su flujo de circulación para cumplir con los tres (3) días hábiles. Entiéndase como medio oficial de circulación de documentos para las sesiones de Consejo Unidad de Posgrados, el correo electrónico.
Artículo 22. De los documentos para la sesión
El Coordinador hace llegar a cada miembro del Consejo, la agenda con los puntos a tratar, el acta de la sesión anterior y los documentos de cada punto, al menos con tres (3) días de anticipación al día de la sesión ordinaria, según el volumen y el tamaño de los documentos, de acuerdo al mecanismo aprobado para la circulación de la agenda y sus documentos. Con respecto a los puntos de la agenda sobre debate y discusión, se debe incluir el título del punto de debate y la(s) persona(s) que lo presentan, así como la propuesta si se requiere.
Capítulo VII. Del acta del Consejo Unidad de Posgrado y sus acuerdos
Artículo 23. Del acta
De toda sesión se levantará un acta por parte de la Secretaría del Consejo Unidad de Posgrado o en su ausencia de parte del miembro que designe el Consejo Unidad de Posgrado, con los puntos más relevantes y los acuerdos tomados.
El acta de cada sesión deberá ser aprobada en la siguiente sesión ordinaria. Las actas deberán ser aprobadas consecutivamente. El acta por aprobarse será entregada a cada miembro del Consejo Unidad de Posgrado con al menos tres (3) días hábiles antes de la sesión ordinaria siguiente.
Las modificaciones o correcciones del acta en aprobación deberán ser anexadas al acta de la sesión en la que fueron aprobadas.
Únicamente se consignarán en el acta los resultados numéricos de las votaciones, no obstante, los miembros podrán solicitar, cuando lo consideren conveniente, que se consignen sus votos razonados y sus consideraciones de cualquier naturaleza.
Artículo 24. De los acuerdos
Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría de los miembros presentes al momento de la votación, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico del ITCR, disponga algo diferente, y el quórum o cantidad mínima de participantes necesaria para que el Consejo Unidad de Posgrados pueda tomar acuerdos válidos. Los acuerdos se tomarán por el voto afirmativo de la mayoría simple.
No podrá ser objeto de acuerdo ningún asunto que no figure en la agenda, excepto que estén presentes las tres cuartas partes de los miembros del Consejo Unidad de Posgrados y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de todos ellos.
Los acuerdos relacionados con procesos de elección, nombramientos, resolución de apelación o personas, serán firmes desde el momento en que se tomen.
En caso de empate, el Consejo de Unidad de Posgrado decidirá si la segunda votación se realiza en esa misma sesión o en la siguiente; de persistir el empate, el Presidente del Consejo podrá ejercer el doble voto. Cuando un asunto se vote por partes, al final deberá votarse globalmente a fin de garantizar su coherencia.
Cuando algún miembro desee estudiar más un asunto que se vaya a votar, podrá solicitar al Consejo de Posgrado la postergación hasta por dos sesiones. El Consejo Unidad de Posgrado podrá acordar la votación en forma inmediata o postergarla.
Artículo 25. Sobre la Firmeza de los Acuerdos
El Consejo podrá acordar dar firmeza a los acuerdos tomados en una sesión o a una parte de ellos, para lo cual se requerirá mayoría calificada para su aprobación. En caso de no hacerlo, quedarán en firme con la aprobación del Acta correspondiente.
Artículo 26. Sobre la comunicación de los acuerdos
Los acuerdos del Consejo deberán ser comunicados por escrito o medio digital, a las personas interesadas durante los cinco días hábiles siguientes a la Sesión en que quede firme el acuerdo.
Artículo 27. Sobre la modificación de los Acuerdos
La modificación de un acuerdo debe discutirse y someterse a votación por acuerdo de la mayoría simple. Este será modificado con el voto afirmativo de al menos el 75% de los integrantes del Consejo, presentes, redondeándose al número menor.
Artículo 28. Sobre las propuestas base de los acuerdos.
Todos los asuntos que figuren en el orden del día que requieran acuerdos deben tener una Propuesta Base presentada por escrito tres (3) días hábiles antes de la convocatoria a la Sesión; utilizando el formato establecido para la presentación de Propuestas.
Artículo 29. Sobre el abandono del recinto de la sesión
Los miembros pueden abandonar el recinto de la sesión para atender otros asuntos propios de su ejercicio, procurando no perturbar el curso de la reunión, notificando por escrito al Coordinador del Consejo cuando sea por más de 10 minutos, siempre y cuando no se esté en un proceso de votación o no interrumpa el cuórum. No es permitido atender otros asuntos distintos a lo que corresponde a la sesión de Consejo. El Coordinador del Consejo podrá llamar la atención de la persona que esté en esta situación.
Artículo 30. Sobre la Justificación de Ausencias al Consejo
En caso que un integrante del Consejo incurra en ausencia total o parcial a la sesión del Consejo por motivo de fuerza mayor sin previo aviso, deberá justificar su ausencia formalmente ante el Coordinador del Consejo, por escrito, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, contados a partir del día en que cese la causa, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Orgánico. En caso de no presentarse la justificación o de no ser aceptada, corresponde a la Coordinación tomar las medidas disciplinarias del caso, ajustado a lo que establece el capítulo VIII de la Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas y lo establecido en el Estatuto Orgánico.
Artículo 31. Del Quórum
Para iniciar la sesión, el quórum lo constituye el 50% más uno de los integrantes del Consejo. Si no hubiera quórum, se dará un plazo máximo de espera de 15 minutos. Si después de ese lapso todavía no hay quórum, se suspende la sesión, quedando a juicio del Coordinador el día en que se realice. De ésta, la secretaria levantará un acta, haciendo constar la fecha, hora y personas que se hicieron presentes a la sesión.
Artículo 32. Sobre el rompimiento del Quórum
Si durante el transcurso de la Sesión del Consejo Unidad de Posgrados se rompe el quórum, se dará una espera de 10 minutos. Si transcurrido este tiempo no se ha completado el quórum, se suspende la sesión.
Artículo 33. De los tiempos establecidos para asuntos de agenda
El tiempo para el conocimiento, discusión y aprobación de los asuntos en agenda, se distribuirá de la siguiente forma:
Tipo de Asunto Tiempos de cada Asunto por Sesión
Asuntos de Trámite Máx. 10 min para conocerlo
Máx. 10 min para aclaración, análisis y aprobación
Max. 25 min para exponer resultados de proyectos de investigación.
Asuntos de Fondo Máx. 20 min para exposición por parte de los proponentes
Máx. 30 min para análisis y discusión prorrogable con moción de orden (cada miembro del Consejo tendrá máx. 5 min para esta fase, pudiendo participar por una segunda vez quienes así lo soliciten)
Max. 5 min el proponente para referirse al debate, cerrar la discusión y proceder inmediatamente a la votación.
Asuntos de Foro Máx. 20 min para exposición (prorrogable con moción de orden)
Máx. 20 min para aclaraciones e intercambio de opiniones
Máx.10 min para la participación de los miembros del Consejo con el fin de decidir sobre acciones a seguir que se deriven del mismo Foro
Varios Máx. 3 min por miembro del Consejo por cada asunto concreto que dejará planteado por escrito. Quien preside la sesión, llevará el control del tiempo.
Capítulo VIII. De la sesión por Consulta Formal
Artículo 34. Consulta Formal
La consulta formal se entiende como el mecanismo oficial no plenario de toma de decisiones del Consejo, que le permite decidir sobre asuntos específicos que deben ser resueltos de manera urgente. El tema sometido a conocimiento y resolución por parte del Consejo debe ser conocido por sus integrantes de manera individual, sin que se requiera sesionar en forma plenaria para decidir sobre el asunto objeto de consulta.
La Coordinador deberá poner a disposición de los miembros del Consejo, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión, a través de medios de notificación establecidos en este reglamento.
Artículo 35. De la convocatoria
La convocatoria a una sesión del Consejo Unidad de Posgrado bajo la modalidad de consulta formal, deberá hacerse, a cada uno de los miembros, con al menos un día hábil de anticipación al inicio de la votación, mediante documentos impresos o utilizando los medios formales, convencionales o electrónicos.
La convocatoria deberá incluir la siguiente información:
1. Nombre del Consejo
2. Número de la sesión indicando que se trata de la modalidad de consulta formal
3. Fecha y hora en que se realiza la convocatoria
4. Nombre y cargo de quien convoca
5. Listado de personas convocadas
6. Fecha y hora de inicio de la consulta formal
7. Fecha y hora de cierre de la consulta formal
8. Forma de votación (presencial o remota)
9. Lugar de votación (lugar físico si es presencial y, si es remota, los medios y direcciones electrónicas que pueden ser usados para ejercer el voto)
10. Lista de documentos disponibles relacionados con la consulta
11. Dirección electrónica en la cual se puede consultar la documentación relacionada con la sesión
12. Asunto(s) consultado(s)
13. Persona(s) designada(s) para recibir los votos
El Coordinador deberá poner a disposición de los miembros del Consejo Unidad de Posgrado, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión, de preferencia en forma electrónica o mediante documentos impresos de no estar disponibles en formato electrónico.
Artículo 36. De la frecuencia y duración de la consulta formal.
En consulta formal, el Consejo Unidad de Posgrado podrá sesionar como máximo una vez por semana y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles.
Artículo 37. De la solicitud para realizar consulta formal
Los miembros del Consejo Unidad de Posgrado pueden solicitar esta modalidad de sesión extraordinaria al Coordinador de la Unidad, por cualquier medio formal, convencional o electrónico, indicando expresamente el asunto sujeto a la consulta, con un plazo mínimo de tres días de antelación a la fecha propuesta para su realización.
El Coordinador resolverá si tramita los asuntos objeto de decisión por parte del Consejo Unidad de Posgrado, por medio de consulta formal o mediante una sesión plenaria, En caso de existir una solicitud para que un asunto se tramite por la vía de la consulta formal, el Coordinador contará con un día hábil para dar a conocer al solicitante si este tipo de sesión procede o no, por cualquier medio formal, convencional o electrónico. En caso de no proceder deberá indicar las razones en que se basa su negativa utilizando el mismo medio en que se solicitó la consulta.
Artículo 38. De las votaciones en la Consulta Formal
En la modalidad de consulta formal la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido. Cuando bajo esta modalidad sean tratados dos asuntos, las votaciones deberán contabilizarse en forma individual.
El voto se emitirá en una boleta que consigne las opciones a favor, en contra y/o abstención. Deberá consignarse en una boleta adicional la firmeza del acuerdo.
En cualquier caso, la consulta se resolverá exclusivamente con base en los votos, presenciales o remotos, que hayan sido recibidos antes de la hora de cierre de la votación.
La Secretaría del Consejo Unidad de Posgrado será la responsable de preparar y custodiar los documentos que evidencien los procesos de convocatoria, hora de apertura y cierre, participación, votación y resultados según el medio utilizado para su realización. El Consejo Unidad de Posgrado puede designar a uno de sus miembros para que, en caso de ausencia de la Secretaría, actúe como suplente y la sustituya en esta función.
Capítulo IX. De las Comisiones
Artículo 39. De la conformación de las comisiones y su operación
El Consejo Unidad de Posgrado puede integrar comisiones permanentes o especiales para ejecutar con mayor eficiencia sus actividades. Estas están constituidas por un máximo de cuatro (4) miembros, uno de los cuales será el coordinador de la comisión, que será elegido en el seno de la comisión. El Consejo establecerá el plazo para entrega de los resultados de su trabajo mediante informe escrito remitido al Coordinador. Corresponderá al Coordinador de la Unidad de Posgrado convocar por primera vez a la Comisión.
CAPITULO X. Disposiciones Finales
Artículo 40. Sobre las modificaciones y reformas a este Reglamento
Cualquier modificación o reforma de este Reglamento deberá hacerse como mínimo en dos sesiones de Consejo Unidad de Posgrados. En la primera sólo se presentará la propuesta sin llegar a votarla. En la segunda sesión, estas modificaciones serán válidas si obtienen el voto afirmativo de la mayoría de los miembros presentes.
Artículo 41. Sobre el plazo de revisión de este Reglamento
Una vez aprobado este Reglamento se revisará cada dos (2) años, salvo que por acuerdo de un 75% de los miembros del Consejo Unidad de Posgrados se quiera realizar alguna modificación antes de los dos (2) años.
Artículo 42. De la vigencia
Este Reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo Unidad de Posgrado.
Aprobado por la Sesión del Consejo de Unidad de Posgrado de la Escuela de Ingeniería Electromecánica, en su sesión ordinaria 01-2021 del 29 de enero de 2021. Publicado en fecha 4 de febrero del 2021 mediante la Gaceta Número 725-2021 de fecha 3 de febrero del 2021.