Reglamento para las Sesiones del Consejo de Departamento del CEDA y anexos

Reglamento para las Sesiones del Consejo de Departamento del CEDA y anexos

Considerando que:

1. El artículo 64 del Estatuto Orgánico del ITCR; establece que los departamentos de apoyo académico contarán con un Consejo de Departamento, el cual estará integrado de la siguiente manera:
a. El Director de Departamento quien lo preside
b. Un máximo de diez funcionarios, además del director, quienes serán electos por un período de dos años, según el mecanismo que establezca el departamento

Ver interpretación al inciso b, del artículo 64. Aprobado en Sesión Ordinaria No. 3085, Artículo 7, del 29 de agosto de 2018. Publicado en Gaceta No. 521,
del 31 de agosto de 2018

c. Una representación estudiantil correspondiente al 25% del total de los miembros del Consejo de Departamento, según lo establezca el Estatuto de la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica. En todo caso, deberá participar al menos un estudiante.

Inciso modificado por la Asamblea Institucional Representativa en la Sesión AIR-053-03, del 19 de marzo del 2003. (Gaceta 150)

2. Asimismo, ese mismo Órgano normativo señala en su artículo 68, que son funciones del Consejo de Departamento de apoyo académico:

a. Participar en la elaboración y análisis de los planes de trabajo del Departamento
b. Analizar temas de interés departamental e institucional
c. Asesorar al director para la toma de decisiones
d. Pronunciarse sobre los planes de superación del personal del departamento
e. Dictar y modificar sus normas internas de funcionamiento
f. Proponer proyectos para evaluar y mejorar los servicios que presta el departamento
g. Solicitar al Tribunal Institucional Electoral, convocar a la Asamblea Plebiscitaria de Departamento, con el fin de resolver respecto a la remoción del cargo del director/a de Departamento o de Coordinador/a de unidad.

(Inciso modificado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2504, Articulo 7, del 15 de marzo del 2007. Gaceta No. 220)

Por tanto:
Con fundamento en el Estatuto Orgánico del ITCR, la Ley General de Administración Pública, la Ley General de Control interno, la Constitución Política de la República de Costa Rica y la Ley sobre el Enriquecimiento Ilícito de los Servidores Públicos, se promulga el siguiente Reglamento para las Sesiones del Consejo de Departamento del CEDA y se agregan los anexos.

Reglamento

Capítulo I. Sobre el orden del día

Artículo 1. El orden del día consta de once secciones fijas que conformará la agenda de las sesiones ordinarias. En cada sección se fijará el tiempo máximo para cada punto de agenda. Las secciones son las siguientes:

a. Bienvenida y comprobación de quórum: El quórum lo constituye la mitad de sus integrantes Si no hubiera quórum, se dará un plazo máximo de espera de 20 minutos. Si después de ese lapso todavía no hay quórum, se suspende la sesión, quedando a juicio del Director el día y la hora en que se realizará.

b. Aprobación de la agenda u orden del día: Se establece un lapso de diez minutos para la justificación y negociación de cualquier modificación. Esto incluye la modificación de los tiempos máximos asignados a cualquier tipo de actividad de la agenda. Cualquier alteración a esta disposición se alteraría de conformidad a
lo dispuesto por este reglamento.

a. Lectura y aprobación del acta anterior: Se verifica que el acta refleje lo discutido y acordado en la sesión anterior. Las modificaciones al acta no alteran acuerdos tomados en dicha sesión.

b. Informes de la Dirección: En este espacio el Director Informa de los acontecimientos recientes relevantes para el Departamento. No es indispensable que los informes del Director se presenten por escrito; en este caso deben aparecer detallados en el acta correspondiente. Se dispone de treinta minutos como máximo para el desarrollo de esta sección.

c. Lectura de correspondencia: El Director procede a dar lectura a la correspondencia que considere debe conocer el Consejo.

f. Recibimiento de invitados: La propuesta para el recibimiento de invitados se incluirá como punto de agenda.

g. Asuntos de análisis y discusión: Incluye aquellos asuntos sobre los que el Consejo de Departamento debe de tomar acuerdos. Solo en esta sección se pueden aprobar acuerdos. No podrá ser objeto de acuerdo ningún asunto que no figure en el orden del día, salvo que estén presentes los dos tercios de los miembros del Consejo y sea
declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de todos ellos.

h. Temas generales de discusión, asuntos de fondo o debates: Incluye aquellos asuntos sobre los que el Consejo de Departamento quiere tratar en una discusión abierta, puede dictarse charlas y presentaciones.

i. Control de acuerdos: Corresponde al Director, establecer las disposiciones necesarias para que se dé un efectivo control de los acuerdos tomados en el seno de este Consejo.

j. Asuntos varios: Se incluyen en esta sección aspectos que, a manera de información, comentario, sugerencia o inquietud, tenga algún miembro del Consejo de Departamento. Se puede recomendar que se analice la posibilidad de incorporar un tema como punto de agenda para la sesión próxima (Este punto no admite discusiones o debates).

k. Cierre de la sesión: Indica la hora en que concluye.

Artículo 2. Solicitud de punto de agenda.

 De acuerdo con la calendarización previamente establecida de los Consejos de Departamento, si algún miembro del Consejo necesita un punto de agenda, debe hacer la solicitud, por escrito, al Director con al menos cinco días hábiles antes del respectivo Consejo, debe de adjuntar el material o
documentación que sustente la petición, salvo en aquellos casos en que por la naturaleza del mismo, se haga el mismo día de la sesión.

Artículo 3. Ausencia a Consejos y responsabilidad. 

Si por alguna razón, sea esta justificada o injustificada, algún miembro del Consejo de Departamento no estuviera presente en la sesión convocada (sea ordinaria extraordinaria), tendrá tres días hábiles para justificar, en forma escrita y en nota dirigida al Director, su ausencia
respectiva. Asimismo, será responsabilidad de este miembro el ponerse al corriente de lo sucedido en el Consejo solicitando la información respectiva a la secretaria.
En el caso de la representación estudiantil que forma parte del Consejo, el Director del CEDA hará un Informe de asistencia anual y lo presentará a la FEITEC para su respectivo seguimiento.

Artículo 4. Sobre el retiro durante las sesiones

Los miembros pueden abandonar el recinto de sesión (excepcionalmente) para atender otros asuntos propios de su cargo, procurando no perturbar el curso de la reunión, notificándolo previamente por nota escrita o correo electrónico al Director del Departamento cuando sea por más de diez minutos.

Capítulo II. Sobre las sesiones y convocatorias.

Artículo 5.

a. El Consejo de Departamento sesiona ordinariamente una vez al mes, según la calendarización, la agenda y documentos de análisis se entregarán con al menos tres días hábiles de antelación a realizarse la sesión. Sesionará extraordinariamente, cuando sea convocado por el Director por iniciativa propia o a solicitud de al menos el 25% de sus miembros.

b. En cada Consejo de Departamento, existirá una hoja con los nombres de los miembros del Consejo la cual deberán firmar. Esta hoja de firma será circulada por la secretaria y quedará documentada como parte de la sesión.

c. La sesión durará, como máximo dos horas treinta minutos, a partir de la hora en que esta se inicia. Si hubiese asuntos pendientes de extrema urgencia, así calificado por el Consejo de Departamento, este puede tomar la decisión ante moción presentada, de prolongar la sesión por acuerdo de mayoría simple y por el tiempo que el Consejo de Departamento considere conveniente.

d. Los asuntos que queden pendientes, a criterio del Director del Consejo de Departamento, deberán considerarse prioritariamente, en sesión posterior.

e. Para reunirse en sesión extraordinaria será siempre necesaria una convocatoria por escrito, con una antelación mínima de un día hábil en casos de urgencia. A la convocatoria se acompañará copia del orden del día.

f. En las sesiones extraordinarias no se aprueban ninguna acta de sesiones, ordinaria o extraordinaria, anteriores.

Los acuerdos de las sesiones extraordinarias se pueden ratificar en firme en la misma sesión.

Artículo 6. Sobre los acuerdos

Los acuerdos serán aprobados por el voto afirmativo de la mayoría simple de los miembros presentes, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico dispongan un porcentaje mayor. Los acuerdos quedarán en firme en la sesión siguiente, en que dicha acta sea aprobada, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de sus miembros.

Artículo 7. Temas generales de discusión, asuntos de fondo o debates

Los mecanismos para establecer un punto de discusión son:

a. Cualquier miembro del Consejo de Departamento podrá solicitar al Director incorporar puntos de debate.

b. El plazo para presentar al Director el material correspondiente a los puntos de debate es de cinco días hábiles.

c. El plazo máximo para que el Director presente a los miembros del Consejo los puntos de debate, es de tres días hábiles antes de la fecha de la próxima sesión ordinaria.

d. Cuando la información para un punto de debate es un solo documento, el Director debe garantizar su circulación entre los miembros del Consejo para cumplir con los tres días hábiles.

e. Entregada la información o propuesta para un punto de debate cada miembro podrá hacer adiciones o nuevas propuestas sea durante el Consejo o bien previo a este en los tres días antes del mismo. Deberá entregar la contrapropuesta al Director para que circule la documentación a los miembros del Consejo.

f. Se establece un tiempo de cinco minutos para que el proponente haga su exposición.

g. Una vez presentada la propuesta, se le concederá la palabra a un máximo de tres miembros que la soliciten para hablar a favor de la propuesta y tres miembros para hablar en contra de la misma, en forma intercalada, con un tiempo máximo de cinco minutos a cada uno.

h. En transcurso de la discusión de un punto de debate, se pueden presentar cualquiera de los siguientes tipos de moción: de orden y de forma.

i. Una moción de orden se antepone a todas las demás dado que su intención es ordenar el debate.

j. Una moción de orden puede ser para:

• Suspensión, levantamiento o prolongación de la Sesión.
• Suspensión o prolongación del punto en discusión.
• Apelación de las decisiones del Director
• Modificar la forma de expresar el voto (de pública a secreta), cuando se considere pertinente o cuando así lo establezca el Estatuto Orgánico.
• Reprogramar la sesión Actual, o puntos de la misma para una sesión posterior.

k. La moción de forma se dirige al Director para que éste, previa comunicación al Consejo incorpore las enmiendas que sean necesarias a los textos aprobados. Con la salvedad de que esto no entre en contraposición con el recurso de apelación señalado en la moción de orden.

Artículo 8. Sobre las votaciones

a. Tienen derecho a voto solo los miembros titulares presentes, al momento de la votación

b. Las votaciones son públicas y se realizan levantando la mano, salvo que el Director disponga lo contrario por disposición del Estatuto Orgánico o que se trate de la apreciación discrecional de cualidades o actividades de personas, o de asuntos que afecten seriamente el prestigio o el patrimonio de las mismas, en cuyo caso serán secretas.

c. En caso de votación, a petición del proponente esta debe ser justificada, tanto los votos a favor como en contra de la propuesta.

d. En caso de empate, el Director tendrá voto de calidad (voto doble).

e. Las abstenciones o los votos en blanco no se consideran decisiones de los miembros del Consejo de Departamento. En ese caso la votación girará en torno a dos acuerdos básicos: estar a favor o en contra de la propuesta que se vota. Asimismo, si un miembro no está de acuerdo con ninguna de las dos decisiones tendrá derecho a retirarse al momento de la votación con el agravante de que pueda romper el quórum.

f. Los miembros del Consejo podrán hacer constar en el acta su voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exentos de las responsabilidades que, en su caso, pudieren derivarse de los acuerdos.

g. Los votos salvados deberán ser consignados y firmados por el Director y el miembro manifestante.

h. Cuando se proceda a votar y un miembro del Consejo sea el beneficiario directo, este deberá retirarse del Consejo para que se efectúe la votación respectiva y así debe de consignarse en el acta.

Artículo 9. Sobre las actas

a. Tipo de actas del Consejo de Departamento: Las actas de los Consejos de Departamento del CEDA serán de tipo ejecutivas. En ellas se anotarán los informes presentados, copias de la correspondencia, las propuestas presentadas, su discusión y votación respectiva; así como un resumen de los asuntos varios que se mencionen, el detalle de lo acontecido en la sesión estará en la grabación de cada Consejo. Si por alguna razón algún miembro quiere o no, que su comentario quede en el acta tan solo basta con que lo manifieste a la hora de realizar su intervención.

b. Las actas del Consejo de Departamento serán enviadas al Centro de Archivo junto con el resto de la información en el año que corresponda. Cuando se requiera transcribir una sesión de Consejo en forma literal la misma se solicitará a la secretaria del CEDA, previa autorización del Director del CEDA.

c. De cada sesión se levantará un acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.

d. Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Consejo.

e. Las actas serán firmadas por el Director y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.

f. En las actas se deben constar los nombres de los funcionarios que votaron a favor y los que votaron en contra de cada acuerdo, cuando tales votaciones sean en forma pública.

Artículo 10. Procedimiento para la revisión de actas de los Consejos de Departamento

a. La secretaria después de realizado el Consejo contará con cinco días hábiles, para transcribir el acta correspondiente a la sesión.

b. Una vez transcrita el acta, la secretaria procederá a enviarla por correo electrónico a todos los funcionarios, quienes realizarán las correcciones y observaciones que consideren necesarias y las harán llegar a la secretaria en un lapso de tres días hábiles; de lo contrario se asumirá que todo está correcto.

c. La secretaria se encargará de incorporar las observaciones indicadas por los miembros del Consejo.

d. Anotadas las observaciones, la secretaria enviará el acta oficial a todos los funcionarios una semana antes del próximo Consejo de Departamento.

e. En el siguiente Consejo, si ya no es necesario modificaciones al acta, se someterá a votación la aprobación de la misma. En esta sesión la secretaria entregará una copia en papel, del acta a cada miembro para que documenten las sesiones.

Artículo 11. Sobre los recursos de revisión de acuerdos.

a. A todo acuerdo del Consejo se le puede plantear un recurso de revisión, el mismo será solicitado y justificado por cualquiera de los miembros del Consejo. El recurso de revisión será resuelto en la sesión de Consejo en donde se someta a aprobación el acta, a menos que, por tratarse de un asunto que se juzgue urgente, pueda ser conocido en sesión extraordinaria.

b. Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán consideradas para efectos del inciso anterior, como recursos de revisión.

Artículo 12. Sobre la conformación del Consejo.

a. Integración del Consejo de Departamento. El único requisito para integrar el Consejo de Departamento del CEDA consiste en ser funcionario del Departamento 

c. Elección de los miembros del Consejo. Amparados al Estatuto Orgánico, en su inciso b del artículo 64, se propone que, cuando las plazas asignadas al CEDA sobrepasen el número de funcionarios que conforman el Consejo, se procederá a elegir a las diez personas que conformarán el Consejo de Departamento por dos años.
Para ello el Director reunirá a la Asamblea Plebiscitaria del Departamento en una sesión extraordinaria especial para este efecto y se procederá a la postulación de las personas interesadas. Luego se hará la elección secreta de cada una de las diez personas que constituirán el Consejo. Los miembros quedarán electos en el cargo por mayoría simple de los presentes.

d. Sustitución de miembros titulares del Consejo de Departamento. Cuando el Consejo de Departamento del CEDA no cuenta con el número de miembros estatutarios por los motivos o razones de renuncia justificada, jubilación o fallecimiento debe proceder de la siguiente manera.

El Director del CEDA, en un tiempo no mayor a 10 días hábiles, debe convocar a una Asamblea plebiscitaria para la sustitución de las vacantes. En esta sesión especial, se reciben las postulaciones de las personas interesadas para que en votación secreta se haga la elección correspondiente. Los miembros nuevos cumplirán el tiempo pendiente de la persona o personas retirada (s).

Artículo 13. Sobre la consulta formal por correo electrónico

Se implementa la consulta formal por correo electrónico como medio para la toma de decisiones ágiles y eficaces dentro del CEDA. Este mecanismo es una sesión extraordinaria con punto único.

El procedimiento para realizar este tipo de consulta es el siguiente:

a. El interesado informa al Director, por escrito (sea en papel o por e-mail) de su solicitud. El Director decide junto al interesado la conveniencia de realizar la consulta por medio de este mecanismo.

b. Tomada la decisión de hacer la consulta, el Director envía un correo a todos los miembros del Consejo de Departamento para enterarlos de la situación (adjuntando los documentos que así se requieran) e informa las horas en que se estará llevando a cabo la votación. Se avisará por teléfono a las personas que por motivos oficiales o permiso concedido con anterioridad no se encuentren en su oficina, para que lean la información enviada y la contesten en el plazo establecido.

c. Posteriormente, cada miembro votará a favor o en contra, y podrá hacer los comentarios pertinentes del caso, por medio de un mensaje por correo electrónico que enviará al Director. Queda a criterio de cada uno el hacer pública su posición y el que se consigne su comentario en el acta.

d. Los acuerdos serán aprobados por el voto afirmativo de la mayoría simple de los miembros que respondan el correo. Los acuerdos tomados por este medio se darán a conocer en la sesión ordinaria siguiente.

e. Culminado el período de horas definido para la votación, el Director hará el cierre y hará un conteo de votos. Asimismo, enviará el resultado (un acta) a los miembros del Consejo. Anotando el nombre y el tipo de voto que emitió cada miembro.

Capítulo III. Sobre el Grupo Técnico Asesor

Artículo 14. Creáse el Grupo Técnico Asesor (GTA) con carácter de Comisión Permanente-

Durante el ejercicio laboral se producen constantemente experiencias que son importantes y necesarias que se compartan entre los asesores.

Este será un espacio para discutir, construir y proponer proyectos (las propuestas, proyectos o reglamentos que se emanen de este Grupo para que sean de plena vigencia deben ser aprobados por el Consejo de Departamento), así como todos los controles, reglamentos y normas necesarias para el buen funcionamiento de esta área de servicio.

Asimismo, será un momento para que este equipo conozca de cerca la labor que desarrollan cada uno de sus miembros. Todos los documentos producidos por este ente deben ser sometidos a aprobación por parte del Consejo de Departamento del CEDA para su plena vigencia. Cada sesión se deberá documentar con una minuta.

El GTA se reunirá una vez al mes en las fechas calendarizadas para tal efecto. A lo interno del grupo se definirá una
persona que se encargará de tomar notas de la sesión y puede ser rotativo.

La agenda se definirá previamente en la sesión anterior y las votaciones (a favor o en contra) a proyectos o propuestas se tomarán por mayoría simple de los miembros presentes, en caso de que se empate el Director tendrá voto doble.

El Director del CEDA será el responsable de llevar al seno de las sesiones ordinarias los documentos, proyectos o propuestas del GTA para que sean de conocimiento y aprobación.

El GTA está conformado por los asesores académicos y el Director del CEDA. El fin de este grupo es discutir y generar temas comunes en la labor de asesoría académica.

Capítulo IV. Sobre el Grupo de Tecnologías (GT)

Artículo 15. Creáse el Grupo de Tecnologías (GT) con carácter de Comisión Permanente.

El objetivo de este grupo es que se conformen alrededor de temas comunes y discutan, construyan y propongan todos los controles, reglamentos y normas necesarias para el buen funcionamiento de esta área de asesoria, producción y servicio técnico. Asimismo, este será un espacio para que este equipo conozca de cerca la labor que
desarrollan cada uno de sus miembros.

Todos las propuestas producidos por este equipo para que entren en vigencia deben ser sometidos a aprobación por parte del Consejo de Departamento del CEDA.

El grupo está conformado por seis miembros: un Asistente Académico Administrativo, dos Técnicos en Mantenimiento o Artes Gráficas, un Asistente en Soporte Computacional, la secretaria y el Director quien lo coordinará.

Cada sesión se deberá documentar con una minuta y se reunirán una vez al mes en las fechas calendarizadas para tal efecto.

La agenda se definirá previamente en la sesión anterior y las votaciones a proyectos o propuestas se harán por mayoría simple de los miembros presentes, en caso de que se empate el Director tendrá voto doble.

El Director someterá al Consejo del CEDA la aprobación de los acuerdos del GT. Presentará un Informe (oral y escrito) anual de actividades realizadas a los miembros del Consejo de Departamento, en la sesión última de cada año (diciembre).

Capítulo V. De las Comisiones

Artículo 16. Naturaleza. Por su naturaleza las Comisiones pueden integrarse en forma temporal o permanente de acuerdo con los objetivos o conveniencia del Departamento o del Instituto. Estas pueden ser de carácter institucional, nacional e internacional.

Artículo 17. Nombramiento
El nombramiento en Comisiones se puede dar de las siguientes maneras:

a. Comisiones Especiales. Estas podrán ser nombradas el Vicerrector de Docencia, Rector, Consejo Institucional, AIR o Convención Colectiva. Los funcionarios, a nivel administrativo, tienen el deber de informar al Director del CEDA sobre las actividades a desarrollar, bajo el principio de unidad de mando.

b. Comisiones por solicitud. Estas comisiones se da cuando algún departamento o ente externo al CEDA solicita que algún miembro del Departamento forme parte de una comisión. Estas son nombradas por el Director o por el Consejo de Departamento cuando este lo someta a consideración.

c. Comisiones internas del CEDA. Por la naturaleza el CEDA puede nombrar a conveniencia y para efectos funcionales comisiones internas de trabajo para un fin específico. Es potestad del Director el nombramiento de miembros del CEDA en Comisiones y puede someter, a su juicio, al Consejo de Departamento el nombramiento realizado.

Artículo 18. Funcionamiento:

a. A excepción de las Comisión especial, una vez integrada cada comisión elegirá de su seno un coordinador. Será nombrado al finalizar la reunión en que la misma fue conformada, el nombramiento deberá ser comunicado de inmediato al Director.

b. Las comisiones b y c citadas en el artículo anterior deberán entregar informes de avance en forma periódica, o en el momento en que así lo requiera el Director o el Consejo.

c. El Director o el Consejo establecerá el plazo necesario para que las comisiones b y c entreguen el resultado de su trabajo.

Artículo 19. Responsabilidad:

a. Será responsabilidad de cada miembro de las comisiones, cumplir con las funciones asignadas y en el tiempo previsto.

b. Salvo casos excepcionales, todos los miembros del Consejo, tendrán el deber y el derecho de participar en comisiones.

Artículo 20. Funciones del coordinador de comisiones

a. Convocar, organizar y presidir las reuniones de la comisión.

b. Dar informes periódicos a solicitud del Consejo o del Director.

c. Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos para la cual fue creada la comisión.

Este reglamento entra a regir a partir de su aprobación en el Consejo de Departamento convocado para tal efecto.

Aprobado en sesión número  SO- XX del día XX del mes XX del año 2007, fecha en que entra a regir.
 
Este reglamento deroga cualquier otra normativa existente y promulgada con anterioridad que se contraponga.

Registro de modificaciones:

1 Este Reglamento fue redactado por el M.A Ulises Rodríguez Guerrero y por la MEd. Eva Meza Badilla. 2008.