- La cláusula penal y multas por defecto en la ejecución son mecanismos que la Administración puede incluir en el cartel siempre que las especiales circunstancias de la contratación y la satisfacción del fin público así lo ameriten.
- Es deber del Administrador de Contrato estimar y cuantificar de acuerdo con: el cumplimiento de las metas establecidas en el PAO, cuantía y cualquier otro aspecto trascendente, las multas y sanciones que deben ser establecidas en el pliego de condiciones para la adquisición de los bienes o servicios requeridos.
- La fórmula aritmética para establecer las multas y sanciones en el pliego de condiciones, será establecida de manera conjunta entre el Administrador de Contrato y el Encargado del proceso de adquisición de bienes o servicios.
- Es deber del Administrador de Contrato velar por el fiel cumplimiento del contrato para la debida aplicación de las multas y sanciones establecidas en el mismo.
- Es deber del Administrador de Contrato darle seguimiento a todo aspecto relacionado con la correcta ejecución contractual.
- Es deber del Administrador de Contrato notificar cualquier tipo de irregularidad que se presente en la ejecución contractual.
- Es deber del Administrador de Contrato realizar informes periódicos sobre el estado del contrato, así como realizar las evaluaciones y revisiones respectivas para el debido cumplimiento del contrato.
- La fijación del monto de las sanciones a imponer sea por cláusula penal o por multas, no puede ser antojadiza o arbitraria, sino que debe estar motivada. En ningún caso el monto de la sanción debe superar el 25% del monto total del negocio, conforme a lo previsto por el numeral 712, del Código Civil.
- El sólo transcurso del plazo establecido en el contrato sin que se haya cumplido con la ejecución de su prestación u objeto (total o parcialmente), o la ejecución defectuosa bajo los supuestos que hayan quedado contemplados en el cartel, son suficientes para que el contratista se constituya en mora, no siendo necesaria interpelación alguna.
- Para hacer efectiva la cláusula penal o las multas por defectos en la ejecución tampoco es necesario la demostración de la existencia de daños, por así disponerse expresamente en el artículo 48 del RGCA y, por constituir parte esencial de este tipo de sanciones especiales.
- El mecanismo de multas por defectos en la ejecución no puede ser utilizado cuando se está frente a un incumplimiento total de las obligaciones por parte del contratista, en cuyo caso procede la ejecución de la garantía de cumplimiento.
- La ejecución de la garantía de cumplimiento, a diferencia de la cláusula penal, sí requiere de la demostración de los daños y perjuicios y el cumplimiento previo del debido proceso al interesado.
- Salvo que no exista cláusula penal, la garantía de cumplimiento responderá por la tardanza en el plazo de ejecución.
- La cláusula penal varía de acuerdo al tipo de proceso de contratación administrativa que se esté concursando ya sea ordinaria o extraordinaria.
- Para el establecimiento de las cláusulas diferentes a las establecidas y cuyo objeto de contratación no se apegue a los modelos que han sido establecidos será requerida la formulación de la cláusula en coordinación con el ente técnico.
- El porcentaje de la cláusula penal puede variar de acuerdo al tipo de productos por adquirir ya sean bienes, servicios o suministros.
Aprobado por el Consejo de Administración en sesión 07-2017, artículo 5 del 21 de julio del 2017 y avalados en sesión ordinaria No. 9 del Consejo de Rectoría, artículo 9 del 12 de marzo del 2018.