Reglamento para la Administración de Activos Muebles, Inmuebles y otros Activos

Reglamento para la Administración de Activos Muebles, Inmuebles y otros Activos Sujetos a Depreciación o Amortización 

Capítulo 1: Disposiciones generales

Artículo 1

Este Reglamento tiene como fin normar los aspectos relativos a la administración general de los activos bienes muebles e inmuebles y otros activos, propiedad del Instituto Tecnológico de Costa Rica. Rigen para estos bienes todos los principios de administración enunciados y establecidos en las leyes y reglamentos, principalmente, lo estipulado en la Ley de Administración Pública y su Reglamento, la Ley de Administración Financiera de la República y su Reglamento, la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento y el Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Artículo 2

Objetivos:

2.1 Mantener un adecuado registro, identificación, manejo y eficiente control sobre todos los activos del ITCR.

2.2 Generar la información adecuada para el mantenimiento y determinación de la óptima administración y vida útil de los activos.

2.3 Definir las responsabilidades que adquieren los(as) funcionarios(as) encargados(as) de la asignación, administración, custodia y uso de los activos.

Artículo 3

Las disposiciones de este Reglamento son de acatamiento obligatorio para todas las dependencias de la Sede Central, Sedes Regionales y Centros Académicos, para las organizaciones internas y para los(as) funcionarios(as) del Instituto, que se beneficien del uso y servicio de los activos fijos propiedad de la Institución.

Artículo 4

Definiciones, en este Reglamento se establecen las acepciones y significados al uso de las siguientes expresiones y términos:

4.1 Acta de inventario inicial: Documento que emite el Departamento Financiero-Contable donde constan los bienes muebles asignados a cada dependencia. Cuando se trate de bienes inmuebles y otros activos, estos estarán comprendidos en los registros correspondientes.

4.2 Acta de donación: Es el documento mediante el cual se legaliza un acto de donación de bienes al ITCR.

4.3 Activos fijos: Bien mueble o inmueble con una vida útil mayor a un año, que se adquiere para su uso y funcionamiento en la operación normal de la Institución o en la prestación de servicios al público en general. Estos bienes están sujetos a revaluación, depreciación, amortización o agotamiento, según corresponda.

4.4 Activos fijos intangibles: Son todos aquellos bienes propiedad de la Institución, representativos de franquicias, privilegios u otros similares, incluyendo los anticipos por su adquisición, que no son bienes tangibles ni derechos contra terceros, y que expresan un valor cuya existencia depende de la posibilidad futura de producir ingreso. Incluyen, entre otros, los siguientes: derechos de propiedad intelectual; patentes, marcas, licencias, etc. Estos activos están sujetos a amortización o plusvalía según corresponda.

4.5 Activos fijos tangibles: Son todos aquellos bienes muebles e inmuebles que tienen dentro de sus características masa corporal, volumen y normalmente están sujetos a depreciación, agotamiento o plusvalía según corresponda.

4.6 Activo de control: Activo que por su bajo valor monetario, no califica como activo fijo capitalizable, pero al cual se le asigna una identificación para su control.

4.7 Adiciones capitalizables: Se clasifican como adiciones capitalizables aquellas erogaciones que aumentan la calidad del bien, pero que no alargan la vida útil del mismo, independientemente de su costo.

4.8 Adquisición: Proceso mediante el cual, el ITCR incorpora activos a su inventario de bienes.

4.9 Bien inmueble: Son bienes que no son sujetos de transportar por ser terreno o lo que a él se adquiere en calidad de mejoras.

4.10 Bien mueble: Todo tipo de activo que tenga utilidad para el desarrollo de las funciones laborales o la prestación de servicios al público, tales como mobiliario, equipo, maquinaria, instrumentos y herramientas o cualquier bien que este sujeto a depreciación.

4.11 Custodio: Funcionario responsable por el uso, manejo, cuido y salvaguarda de un activo mueble o inmueble.

4.12 Depreciación: Cargos para cancelar el costo de un activo menos el valor residual a lo largo de su vida útil estimada.

4.13 Destrucción de bienes: Acto mediante el cual se procede a eliminar físicamente aquellos bienes que por sus condiciones de obsolescencia o deterioro obligan a la administración a dejarlo fuera de circulación y uso definitivo, así como a eliminarlo del registro correspondiente.

4.14 Donante: Persona física o jurídica que da o entrega activos en forma gratuita.

4.15 Donatario: Es la persona jurídica que recibe gratuitamente un activo determinado.

4.16 Extravío temporal: Pérdida temporal de los activos muebles por un período no mayor a un año, a partir de la denuncia, o hasta la emisión del informe correspondiente derivado de la investigación del caso.

4.17 Fabricación de Bienes Muebles: Elaboración de bienes muebles por las unidades internas de la Institución, a solicitud de las instancias institucionales que requieran del bien.

4.18 Mejoras capitalizables: Se considerará mejora capitalizable toda aquella erogación que provoquen el alargamiento de la vida útil y la calidad del activo, siendo lo anterior, independiente del costo o monto de la erogación.

4.19 Organizaciones Internas: Son todas aquellas organizaciones de funcionarios(as) o estudiantes del ITCR que cuentan con personería jurídica propia, pero que para su funcionamiento reciben algunos beneficios (recursos, donaciones y servicios) de parte de la Institución. Su funcionamiento la realizan dentro del Campus Institucional.

4.20 Otros activos: Se clasifican dentro de otros activos las patentes, licencias, derechos, semovientes, acciones y otros.

4.21 Pérdida: Ausencia física permanente del activo que obliga a la Administración a sacarlo de los registros correspondientes.

4.22 Retiro: Excluir de los registros contables institucionales algún activo que previamente haya seguido los trámites reglamentarios, autorizados y respectivos, por destrucción de bienes, pérdida, venta o destrucción imprevista.

4.23 Traslado interno: Acción formal que practican los responsables de Escuelas o Departamentos para trasladar activos entre las instancias institucionales de conformidad con los procedimientos establecidos.

4.24 Venta: Acción de traspasar a otra persona física o jurídica la propiedad de los activos de la Institución a cambio de una retribución económica, conforme al Reglamento de Contratación Administrativa y la normativa institucional.

Artículo 5

El Instituto incorpora activos a su inventario por medio de:

a. Compras

b. Elaboración interna

c. Donaciones

d. Investigación y desarrollo de proyectos

e. Ejecución de actividades productivas

Capítulo 2: Administración de activos

Artículo 6

Los(as) Directores(as) o encargados(as) de las diferentes instancias institucionales serán los(as) administradores(as) y por ende, responsables de los bienes muebles, inmuebles y otros activos institucionales que fueron asignados a su dependencia.

Artículo 7

Todo(a) Director(a) tendrá en su dependencia, los activos correspondientes para el normal funcionamiento de la misma, por lo que estos estarán asignados a un(a) responsable directo(a), independientemente de la ubicación geográfica del mismo.

Artículo 8

Las organizaciones internas que operan en función del Instituto, se regirán por convenio suscrito con el Instituto. La asignación de activos se realizará con base en este convenio y para efectos de registro contable los activos se asignarán a la dependencia que el mismo convenio estipule.

Artículo 9

El Departamento Financiero-Contable, regulará lo relativo al registro y control de los activos muebles, inmuebles y otros activos.

Artículo 10

Será responsabilidad de los(as) Directores(as) de Escuela y Departamento y responsables de unidades institucionales la custodia de los bienes clasificados como activos de control, así como del traslado de los mismos entre unidades.

Artículo 11

La responsabilidad sobre los edificios e instalaciones será del o la Director(a) de Escuela y Departamento o de los(as) encargados(as) de las demás instancias institucionales a los cuales se les hayan asignado los mismos.

Artículo 12

La responsabilidad sobre el control de los terrenos, corresponde al Departamento de Administración del Mantenimiento y al Departamento Administrativo de las Sedes Regionales, a excepción de las fincas asignadas a la Escuela de Ingeniería en Agronomía.

Artículo 13

Para un adecuado registro y control de los inventarios de activos muebles, inmuebles y otros activos, serán funciones:

Del Departamento Financiero-Contable:

1. Registrar y controlar el movimiento contable y físico de los activos muebles e inmuebles u otros activos.
2. Procesar los movimientos (nuevos ingresos de activos, adiciones, mejoras, extravíos, obsolescencias, pérdidas, robos o donaciones) que se realicen a los activos asignados por dependencia.
3. Calcular la depreciación, agotamiento, o amortización de los activos, haciendo uso de cualquiera de los métodos autorizados por la legislación y normativa tributaria.
4. Actualizar, según el índice de inflación oficial del año anterior, e informar anualmente el valor de los activos capitalizables.
5. Realizar anualmente al menos una conciliación entre el mayor y el auxiliar de los activos fijos.
6. Solicitar anualmente en la segunda quincena de mayo, el detalle de los activos asignados a cada dependencia, con el fin de que la misma sea comparada con el inventario inicial.
7. Emitir los reportes establecidos que soliciten los Directores(as) o encargados(as) de las instancias institucionales, en función de los activos asignados bajo su custodia.
8. Programar y coordinar con las dependencias la ejecución de inventarios parciales o totales de sus activos, así como los registros del control de activos.
9. Apoyar logísticamente la realización de los inventarios de activos en los departamentos o instancias institucionales, cuando el(a) Director(a) o encargado(a) de ésta concluya su gestión administrativa. Esto sin perjuicio de realizar inventarios selectivos cuando se considere pertinente.
10. Ejecutar aquellas acciones con respecto a la administración de los activos, que por su naturaleza, son de su competencia no contempladas en este Reglamento.

Del Departamento de Aprovisionamiento y del Departamento Administrativo de las Sedes Regionales:

1. Realizar las compras de activos mediante los procedimientos establecidos en la Institución y el Reglamento Interno de Contratación Administrativa y la Normativa vigente.
2. Recibir, revisar y registrar el ingreso de todos los activos muebles, asignar y colocar su número o placa de identificación, etiqueta con la información del proveedor y período de gracia, previo a la entrega del bien. En caso de las donaciones realizará además las gestiones de desalmacenaje e internamiento de los bienes, cuando corresponda.
3. Comunicar oportunamente al Departamento Financiero-Contable sobre cualquier donación, venta, retiro o adquisición de activos, mediante los documentos correspondientes.
4. Solicitar al Departamento de Administración del Mantenimiento un dictamen sobre la utilidad remanente de los activos muebles que hayan sido remitidos a sus bodegas, a fin de determinar si deben ser retirados de los registros institucionales.
5. Custodiar y administrar los activos muebles en desuso que estén ubicados en la bodega.
6. Coordinar y realizar los procedimientos de venta de activos de acuerdo con el Reglamento Interno de Contratación Administrativa y la Legislación vigente.
7. Informar a las instancias institucionales sobre políticas y procedimientos que se refieran a adquisición, traslado, venta o reparación de los activos, en función de su campo de acción.
8. Controlar los servicios de mantenimiento preventivo y reparación de activos, conforme al período de vigencia de la garantía respectiva.
9. Ejecutar aquellas acciones con respecto a la administración de los activos, que por su naturaleza, son de su competencia no contempladas en este Reglamento.

Capítulo 3: De la clasificación e identificación de los activos

Artículo 14

Se considerará como activos fijos capitalizables, aquellos bienes:

a. Cuyo valor mínimo de adquisición no sea menor a treinta mil colones (¢30.000.00).

b. Su vida útil sea mayor a un año.

Artículo 15

El valor de adquisición de los bienes capitalizables se actualizará anualmente según el índice de inflación oficial del año anterior. Corresponderá a la Vicerrectoría de Administración, por medio del Departamento Financiero-Contable, calcular e informar sobre la actualización de dichos valores, a más tardar en el mes de febrero.

Artículo 16

Todo activo fijo del Instituto deberá contar con una identificación numérica, por medio de una placa metálica, cinta adhesiva, código de barras, grabado eléctrico o uso de marcadores.

Artículo 17

Los activos fijos del Instituto se agruparán en las siguientes categorías contables, dentro de las cuales se incorporan tanto activos fijos tangibles como intangibles:

Artículo 18

Se considerará como activos intangibles las patentes, licencias, concesiones, marcas, derechos de autor y otros. Estos activos estarán sujetos a amortización o revaluación según corresponda.

Artículo 19

El valor de registro de los activos intangibles se determinará de acuerdo con el valor de mercado.

Artículo 20

Se considerará como activos de control aquellos bienes:

a. Cuyo valor mínimo de adquisición no sea menor a siete mil colones (¢7.000.00) ni mayor o igual a treinta mil colones (¢30.000.00).

b. Su vida útil sea mayor a un año.

Artículo 21

El valor de adquisición de los bienes de control se actualizará anualmente según el índice de inflación oficial del año anterior. Corresponde a la Vicerrectoría de Administración, por medio del Departamento Financiero-Contable, calcular e informar sobre la actualización de dichos valores, a más tardar en el mes de febrero.

Artículo 22

Para efectos de control, el Departamento de Aprovisionamiento, al momento de la adquisición del bien, procederá a identificar el mismo, mediante una placa adhesiva o escritura con la siguiente leyenda:

       ITCR Activo de Control

Artículo 23

En el caso de los activos confeccionados en el Instituto, la unidad encargada de la confección de los diferentes activos, será la responsable de notificar al Departamento de Aprovisionamiento para el plaqueo respectivo, así como, al Departamento Financiero-Contable para el debido registro contable.

Artículo 24

El Departamento de Aprovisionamiento, será el responsable de la adquisición y control de las identificaciones (placa metálica, etiquetas, código de barras u otros). Deberá identificar todos los activos que ingresen al Instituto, de acuerdo con la clasificación establecida en este Reglamento.

Artículo 25

A los activos clasificados como equipo de transporte, se les asignará número de identificación consecutivo, se incluirá en el registro auxiliar computadorizado correspondiente su número de placa de matrícula, el número de motor, de chasis, de serie y marca como parte de su identificación y número de patrimonio.

Artículo 26

Las partes de computador, cuando no se aplique el Artículo 20 de este Reglamento, se identificarán con el número del activo en el cual serán instaladas, tales como: CD-Rom, tarjetas, parlantes y discos duros u otras. Las mismas serán tratadas como una mejora o una adición según corresponda.

Artículo 27

En la adquisición de equipo computacional, el monitor y la unidad central de proceso (CPU) deberán ser identificadas en forma individual, los demás componentes serán identificados según lo establecido en los Artículos 20 y 22 de este Reglamento, cuando corresponda.

Capítulo 4: Sobre la recepción, control y traslado de los activos muebles y otros activos

Artículo 28

El Departamento de Aprovisionamiento y el Departamento Administrativo de las Sedes Regionales, según corresponda, recibirá y registrará el ingreso de los bienes asignándoles su número de identificación previo a la entrega a la unidad solicitante. Adjuntará además una etiqueta con la información del proveedor y del período de gracia, que servirá de información para futuras gestiones de reparación que pueda hacer el usuario de dicho bien.

Artículo 29

La Asesoría Legal será la encargada de las formalizaciones referentes a la adquisición, venta o traslado de bienes, muebles o inmuebles. En el caso de vehículos nuevos que la Institución adquiera la agencia que vende deberá dar inscrito el mismo. El trámite de inscripción en el Registro respectivo, lo realizará la Asesoría Legal en el caso de los bienes muebles.

Artículo 30

Los traslados internos de activos muebles se harán mediante el formulario “Movimiento de Bienes Muebles”, el cual requerirá de las firmas de los responsables de las instancias institucionales involucradas y se remitirán al Departamento de Aprovisionamiento para el trámite correspondiente.

Artículo 31

Para efectos de traslado interno de los bienes clasificados como activos de control, entre unidades o por reparación de los mismos, deberá mediar la confección de una nota (memorando) indicando lo correspondiente, e indicando la descripción del bien, marca y número de serie respectivo.

Artículo 32

Toda elaboración interna de bienes muebles debe tramitarse ante la unidad productora, según el procedimiento interno establecido. Es responsabilidad de las unidades que elaboran los bienes solicitados, velar que se cumplan las disposiciones tanto del presente Reglamento, como de los procedimientos específicos establecidos en la Institución.

Artículo 33

Los(as) Directores(as) de Escuela y Departamento y los(as) encargados(as) de las demás instancias institucionales, velarán porque las medidas de control se cumplan, presentando oportunamente a quien corresponda informes con los registros, listados y actualizaciones en materia de activos.

Artículo 34

Para el cumplimiento de lo estipulado en el artículo anterior, se tomará como información base los siguientes elementos:

a. La información de las nuevas adquisiciones que el Departamento de Aprovisionamiento recopila para incorporar al inventario de activos en cumplimiento a las disposiciones del presente Reglamento.

b. El informe de la toma física firmada por el o la Director(a) o encargado(a) de la instancia institucional, en la que acepta la administración, custodia y responsabilidad de los activos en ella consignados. En el caso de las organizaciones internas de la Institución el control interno se dará por el detalle de los activos consignados en el convenio respectivo.

c. Las disposiciones internas que el(a) Director(a) o encargado(a) de la dependencia considere necesarios, cuando haya movimientos de funcionarios(as) custodios y encargados(as) de activos, para lo cual debe de practicar la toma física correspondiente que garantice el mantener actualizado el inventario respectivo.

d. La información que disponga el Departamento Financiero-Contable, cuando se de la apertura, fusión o cualquier cambio que se genere en una instancia institucional.

Artículo 35

Los(as) Directores(as) de Escuela y Departamento y los(as) encargados(as) de las demás instancias institucionales, remitirán al Departamento Financiero-Contable en la segunda quincena del mes de junio de cada año el listado de activos asignados a su dependencia.

Capítulo 5: Uso, custorida y responsabilidad

Artículo 36

Corresponderá a los(as) Directores(as) de Escuela y Departamento y a los(as) encargados(as) de las demás instancias institucionales, establecer las reglas internas sobre el cuido, uso, vigilancia general y conservación adecuada de los activos asignados a su dependencia inmediata, sin menoscabo de las responsabilidades específicas que le correspondan a cada funcionario(a) por el uso de dichos activos.

Artículo 37

En el caso de que los(as) funcionarios(as) ingresen activos de su propiedad al Instituto, deberá notificar por escrito sobre los mismos al o la Director(a) de Escuela y Departamento y a los(as) encargados(as) de las demás instancias institucionales. Esta notificación deberá indicar al menos el tipo de bien, marca y número de serie. Así mismo, estos activos deberán estar debidamente identificados.

Artículo 38

Corresponde al o la Director(a) de Escuela y Departamento o encargado(a) de las demás instancias institucionales, asignar a los funcionarios(as) de su dependencia, los activos correspondientes para el normal cumplimiento de sus funciones. Para efectos de este Reglamento al funcionario(a) se le denominará “custodio” y está obligado(a) a acatar la normativa vigente, haciéndose acreedor tanto de las prerrogativas en el uso del activo como de las responsabilidades y sanciones que se generen de la aplicación de este Reglamento, de la II Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas, de la Ley de Administración Pública y de la Ley de Administración Financiera.

Artículo 39

El Director(a) o encargado(a) de cualquier instancia institucional podrá delegar la custodia y uso de los activos asignados a los funcionarios(as) a su cargo para el desempeño de su puesto, prevaleciendo siempre el principio de que éstos últimos son corresponsables por la custodia y el uso del mismo. Sin que esta delegación del uso y custodia implique transferencia de las responsabilidades que le señale este Reglamento.

Artículo 40

Cuando las características de los activos lo requieran, el Director(a) de Escuela y Departamento o el o la encargado(a) de las demás instancias institucionales podrá normar y emitir procedimientos de restricción de uso del bien, conforme a los criterios internos y/o técnicos. Dichas normas y procedimientos se harán del conocimiento de todos(as) los(as) usuarios.

Artículo 41

Los(as) Directores(as) o encargados(as) de las instancias institucionales y los(as) funcionarios(as) custodios(as) de los activos velarán por la adecuada vigilancia y conservación de los bienes asignados a su cargo.

Artículo 42

El mantenimiento, reparación, o revisión de activos cuando la garantía haya caducado, es responsabilidad del Departamento de Administración del Mantenimiento, o Departamento Administrativo de las Sedes Regionales, según corresponda. Se exceptúa de lo anterior en el Campus Central, lo relacionado con el equipo computacional, cuya responsabilidad recae en el Centro de Cómputo, así como, lo relacionado con los vehículos de transporte, lo cual será responsabilidad del Departamento de Servicios Generales.

Artículo 43

Cuando se requiera enviar a mantenimiento o reparación un activo, el o la Director(a) o encargado(a) de la dependencia llenará la boleta respectiva y la enviará junto con el activo al Departamento de Administración del Mantenimiento o Departamento Administrativo de las Sedes Regionales, para el trámite correspondiente.

Artículo 44

Cuando se envíe a reparación un bien, se dejará registro de la salida del mismo. El Departamento de Administración del Mantenimiento o Departamento Administrativo de las Sede Regionales deberán generar una boleta de salida, que contenga, al menos, la siguiente información:

• Fecha de salida
• Nombre, teléfonos, y dirección de la empresa que asume la reparación
• Fecha probable del retorno del bien
• Firmas del Director(a) o encargado(a) de la instancia institucional y del que recibe el bien a reparar

Artículo 45

En caso de necesidad de reparación de un bien cuya garantía esté en vigencia, el Director(a) o encargado(a) de cada instancia institucional deberá contactar al proveedor respectivo para gestionar dicha reparación.

Artículo 46

En caso de renuncia, despido, traslado o finalización del período de nombramiento de un(una) Director(a) o encargado(a) de una instancia institucional, el superior jerárquico comunicará al Departamento Financiero-Contable, con un mes de anticipación a la fecha de finalización del ejercicio del cargo, a efecto de que se practique el inventario de los bienes y la verificación de los registros de control de los activos. Será obligación del o la Director(a) o encargado(a) de una instancia institucional, dar por recibido conforme el Acta Final del inventario realizado.

En caso de muerte del o la Director(a), el Departamento Financiero-Contable de oficio a solicitud de la Vicerrectoría respectiva efectuará el inventario de bienes y inmuebles.

Capítulo 6: Extravío o robo de activos

Artículo 47

En caso de extravío o sustracción de un activo, el o la responsable o custodio del bien informará inmediatamente al o la Director(a) o encargado(a) de la instancia institucional afectada, quien informará por escrito al Departamento de Servicios Generales, con el fin de que se efectúen las investigaciones correspondientes.

Artículo 48

El(la) superior(a) jerárquico(a) es el o la responsable de efectuar los trámites y aplicar las sanciones pertinentes al o la responsable o custodio(a) del activo por el mal uso, sustracción, deterioro o pérdida del mismo, según lo estipula la Ley de la Administración Financiera de la República, la Ley de Administración Pública y la normativa interna en lo establecido por la Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas.

Artículo 49

Por la pérdida o robo de un activo el Departamento de Servicios Generales será el responsable de presentar la denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial o otras autoridades competentes cuando corresponda.

Artículo 50

Una vez concluida la investigación de la pérdida o robo de un activo, el Departamento de Servicios Generales deberá comunicar por escrito al o la Director(a) o encargado(a) de la instancia institucional o al superior(a) jerárquico(a) respectivo, sobre los resultados obtenidos. Así mismo, comunicará al Departamento Financiero-Contable, a fin de efectuar el registro contable correspondiente a activos en investigación y al Departamento de Recursos Humanos para que se establezcan las acciones disciplinarias correspondientes.

Artículo 51

Si se determina responsabilidad por parte del funcionario(a) responsable o custodio(a) del activo, se procederá con lo estipulado en la Ley de Administración Pública y Ley de Administración Financiera de la República, según lo citado en el Artículo 38 de este Reglamento.

Capítulo 8: De las donaciones

Artículo 52

Toda donación de activos en la que el Instituto participa como donatario, deberá ser autorizada por el(la) Rector(a) o por el funcionario(a) a quien éste delegue. La aceptación de la misma quedará formalizada hasta que el acta de donación correspondiente haya sido firmada.

Artículo 53

Todo(a) funcionario(a) debidamente autorizado(a) por la autoridad correspondiente en la Institución, podrá realizar conversaciones o actos preliminares, con cualesquiera de las instituciones públicas o privadas, personas jurídicas o personas físicas, para obtener activos en calidad de donación. La realización de estas actividades preliminares no conlleva responsabilidad alguna para el Instituto, hasta tanto no se haya formalizado la donación respectiva.

Artículo 54

Será responsabilidad del o la Director(a) de Escuela y Departamento o del o la encargado(a) de las demás instancias institucionales, remitir al Departamento de Aprovisionamiento el acta debidamente firmada por el Rector(a) para su identificación, plaqueo y registro, o en casos de bienes inmuebles, patentes y otros, copia de las correspondientes escrituras públicas, planos, etc.

Artículo 55

El Departamento de Aprovisionamiento será el responsable de efectuar la revisión, identificación y valoración de los activos recibidos en donación, además de realizar las gestiones de desalmacenaje e internamiento respectivas.

Artículo 56

En el caso de las donaciones otorgadas por medio de FUNDATEC, ésta será la responsable de efectuar la revisión, identificación y valoración de los activos donados. Para efectos de la identificación de los activos muebles, se utilizará una placa adherible cuya numeración será predefinida, siguiendo el siguiente formato:

      ITCR     F-00001

Capítulo 9: Retiro de activos y tratamiento de los activos ociosos

Artículo 57

Para todos los efectos, los activos tendrán un valor en libros y otro que será determinado por un avalúo realizado por técnicos especializados según se establece el Reglamento de Contratación Administrativa, y el cual será la base de toda transacción o movimiento que se realice con ellos.

Artículo 58

Cuando proceda, la administración deberá buscar la reubicación de los activos ociosos hacia otras dependencias que puedan utilizarlos. La custodia y administración de los activos muebles en desuso, corresponderá al Departamento de Aprovisionamiento o del Departamento Administrativo en las Sedes Regionales, en las bodegas destinadas al efecto. La custodia y administración de los activos inmuebles en desuso, corresponderá al Departamento de Administración del Mantenimiento, según los procedimientos institucionales establecidos.

Artículo 59

El Departamento de Administración del Mantenimiento, a solicitud del Departamento de Aprovisionamiento o del Departamento Administrativo de las Sedes Regionales, emitirá un dictamen sobre la utilidad remanente de los activos que hayan sido remitidos a la bodega, a fin de determinar si deben ser retirados de los registros institucionales.

Artículo 60

La venta de activos se hará conforme a lo que establece el Reglamento General de Contratación Administrativa, corresponderá al Departamento de Aprovisionamiento coordinar y realizar los procedimientos de la venta de activos.

Artículo 61

Para que el Departamento Financiero-Contable, proceda al registro de las bajas de activos debiere mediar acta de retiro o informe del Departamento de Servicios Generales sobre el robo o extravío del bien.

Capítulo 10: Disposiciones finales

Las Escuelas, Departamentos y demás instancias institucionales deberán conocer y aplicar las disposiciones internas que las Unidades Administrativas correspondientes dispongan en materia de activos muebles, inmuebles y otros activos.

Artículo 63

Lo no previsto por este Reglamento será resuelto por el Consejo Institucional, el o la Rector(a) o el o la Vicerrector(a) de Administración según corresponda, de acuerdo a lo dispuesto en la normativa interna y externa vigente. En aquellos casos especiales por su naturaleza legal, se tendrá previo dictamen de la Oficina de Asesoría Legal para su debida autorización.

Artículo 64

Queda derogada cualquier normativa institucional afín anterior que contravenga las disposiciones del presente Reglamento.

Capítulo 11: Transitorios

Artículos Transitorios

Transitorio 1

Todos los bienes que se consignen en el acta inicial que elabore el Departamento Financiero-Contable y que sean aceptados por el o la responsable de la instancia institucional respectiva, serán los que efectivamente existen en el inventario del Instituto.

Transitorio 2

Con el propósito de lograr el debido control de todos los activos cedidos en calidad de préstamo a las organizaciones internas que operan en función del Instituto, se aprobará por adendum a los convenios vigentes, un listado de los bienes cedidos y los requisitos de dicha prestación. Esta acción la ejecutará el Departamento Financiero-Contable durante los primeros tres meses inmediatos a la entrada en vigencia del presente Reglamento.

Transitorio 3

En un plazo no mayor a un año de la entrada en vigencia de este Reglamento los Departamentos de Aprovisionamiento y Financiero-Contable deberán levantar en conjunto con las instancias institucionales, un inventario físico de todos los activos asignados a todas y cada una de ellas y realizar el plaqueado respectivo cuando se requiera, lo que constituirá el acta de inventario inicial.

Transitorio 4

En un plazo no mayor a seis meses de la entrada en vigencia de este Reglamento, las Escuelas, Departamentos y demás instancias institucionales procederán a identificar los activos propiedad de los(as) funcionarios(as), así como reportar al Departamento Financiero-Contable sobre los mismos.

(Aprobado por el Consejo Institucional en Sesión No. 2152, celebrada el 30 de nov., 2000). Gac. 111