INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA
CARRERA DE INGENIERÍA ELECTRÓNICA, CAMPUS TECNOLÓGICO LOCAL SAN CARLOS
Reglamento para el funcionamiento del Consejo de Unidad Desconcentrada
CAPITULO I. DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1: Tipo de reglamento
Este reglamento es de carácter específico.
Artículo 2: Alcance del Reglamento
Este reglamento es de acatamiento obligatorio para todas las personas integrantes del Consejo de Unidad desconcentrada Carrera Ingeniería en Electrónica Campus Tecnológico Local San Carlos.
Artículo 3: Objetivo del reglamento
Establecer las disposiciones necesarias para el funcionamiento del Consejo de Unidad Desconcentrada, tanto de las sesiones plenarias como las realizadas por consulta formal.
Artículo 4. Marco Jurídico
• Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica
• Ley General de Administración Pública
CAPITULO II. MARCO CONCEPTUAL
Artículo 5. Definiciones
Debate: El espacio de la sesión del Consejo de Unidad designado en la sesión para discutir asuntos de interés sobre los cuales se debe adoptar acuerdos concretos.
Informes de la Coordinación: Espacio de la sesión del que disponen los miembros del Consejo de Unidad para referirse a los informes expuesto por el Coordinador.
Mayoría Simple: La mitad más uno de los miembros presentes del Consejo de Unidad.
Mayoría Calificada: Dos terceras partes del total de los miembros del Consejo de Unidad.
Moción de fondo: Es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base.
Moción de forma: Es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.
Moción de orden: Será aquella cuyo propósito sea:
a. Suspender o prolongar la sesión del consejo.
b. Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda.
c. Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente.
Moción de revisión: Serán aquellas mociones tendientes para modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.
Plataforma tecnológica: Herramienta o medio de comunicación tecnológico que habilita la realización de sesiones virtuales a nivel Institucional y que se encuentra debidamente aprobada por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información (DATIC) para tal fin.
Propuesta base: Es la propuesta formulada originalmente con miras a tomar un acuerdo sobre un punto que se va a conocer, discutir y votar en la sesión, estas pueden ser propuestas o dictámenes de comisiones, de la Coordinación o de los miembros del Consejo de Unidad que dan origen a los asuntos que figuren en la agenda.
Punto de varios: Espacio que tienen los miembros del Consejo de Unidad para dar a conocer asuntos de su interés. Por tener un propósito informativo, no se toman acuerdos en este punto de la agenda.
Sesión con telepresencia: Se refiere a toda sesión que este mediada a través de alguna plataforma tecnológica, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del Consejo de Unidad se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar donde se encuentra el anfitrión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado.
Sesión presencial: Se refiere a la asistencia o participación de los miembros en las sesiones del Consejo de Unidad mediante presencia física.
Simultaneidad: Este principio implica que las personas que integran el Consejo de Unidad deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a este. Lo anterior implica que todas las personas integrantes de dicho Consejo sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a la toma de decisiones. Es decir, las personas integrantes del Consejo de Unidad deben concurrir en tiempo y lugar en las sesiones virtuales.
Voto público: votación en la que es posible asociar a la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.
Voto secreto: votación en la que se imposibilita la asociación de la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.
CAPÍTULO III: DE LA INTEGRACIÓN DEL CONSEJO Y RESPONSABILIDADES
Artículo 6. De la conformación del Consejo de Unidad
El Consejo de Unidad, estará integrado de la siguiente manera:
• La persona que ejerce la coordinación de la unidad, quien lo presidirá.
• Las personas con condición de profesor o profesora que desarrollan actividades académicas para la unidad desconcentrada con una jornada de medio tiempo o más.
• La representación estudiantil.
• El representante de apoyo a la academia, en caso de que la unidad cuente con tres o más personas funcionarias de apoyo a la academia.
Artículo 7. Responsabilidad de los integrantes del Consejo de Unidad
Es responsabilidad de cada integrante del Consejo de Unidad:
a. Asistir puntualmente y permanecer durante toda la sesión del consejo.
b. Conocer y analizar los documentos de los temas que se tratarán en la sesión.
c. Solicitar la inclusión de puntos de agenda cuando se considere necesario.
d. Revisar, modificar y aprobar el acta.
e. Justificar formalmente ante el Coordinador la inasistencia a una sesión en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la sesión.
f. Dictar y modificar sus normas internas de funcionamiento.
g. Además de las que establece la normativa institucional.
Artículo 8. De las responsabilidades del Coordinador de Unidad desconcentrada
Son responsabilidades del Coordinador de la Unidad, además de las establecidas en el Estatuto Orgánico del ITCR, las siguientes:
a. Velar por el cumplimiento del presente reglamento.
b. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo de Unidad.
c. Dar a conocer, con al menos dos días hábiles previos a la fecha de la sesión, los documentos por discutirse en las sesiones ordinarias del Consejo de Unidad.
d. Comunicar a la Asociación de Estudiantes de Ingeniería Electrónica San Carlos, a más tardar la primera semana de cada período lectivo, el número de representantes que les corresponde en ese período.
e. Velar por que las actas reflejen fielmente los acuerdos adoptados por el Consejo.
f. Establecer la agenda basado en su propio criterio, según la prioridad de los puntos a tratar, de acuerdo con las solicitudes de temas de los miembros del Consejo de Unidad.
g. Comunicar y ejecutar los acuerdos del Consejo Unidad.
h. Ejecutar las funciones que el Consejo de Unidad le encomiende.
Artículo 9. De la responsabilidad de quien preside el Consejo
Corresponde a quien preside el Consejo de Unidad:
a. Velar por el cumplimiento del presente reglamento.
b. Abrir, presidir y levantar la sesión de acuerdo con la agenda aprobada.
c. Someter a votación la agenda propuesta al iniciar cada sesión.
d. Conceder la palabra en el orden solicitado.
e. Someter a votación los asuntos
f. Comunicar los acuerdos tomados.
g. Velar por la veracidad de la información contenida en las actas.
h. Someter a aprobación las actas del Consejo de Unidad.
i. Firmar el acta una vez que ha sido aprobada.
Artículo 10. De la secretaria del Consejo
Las labores de secretaría serán ejercidas por quien ocupe este cargo en la Unidad. En su ausencia sus funciones serán asumidas por la persona que sea designada en el acto por quien preside el Consejo.
Artículo 11. De las funciones de la secretaria
Son funciones de quien ejerce las labores de secretaría:
a. Tomar el acta de la sesión.
b. Preparar en conjunto con la presidencia la agenda de la sesión ordinaria o extraordinaria y distribuirla a los miembros del Consejo por lo menos dos días hábiles previos a la fecha de la sesión ordinaria; para las sesiones extraordinarias y consultas formales se rige según la normativa específica de este reglamento.
c. Tomar el acta de la sesión.
d. Grabar las sesiones ordinarias y extraordinarias del consejo de unidad.
e. Controlar el uso de la palabra, solicitud y tiempo.
f. Llevar el control del cuórum, la asistencia y permanencia de los miembros en las sesiones.
g. Llevar el control de las votaciones.
h. Firmar el acta de la sesión
i. Comunicar los acuerdos firmes del Consejo de Unidad, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la sesión.
j. Cualquier otra función que el Consejo de Unidad le asigne y que esté dentro de sus competencias.
CAPÍTULO IV: DE LAS SESIÓN, LAS CONVOCATORIAS, EL CUÓRUM Y LA AGENDA.
Artículo 12. De las sesiones del consejo
El Consejo sesionará ordinaria o extraordinariamente, según lo dispuesto institucionalmente.
Las sesiones podrán ser en modalidad presencial o con telepresencia.
Artículo 13. De la convocatoria de sesión ordinaria
Las sesiones ordinarias, con su respectiva agenda y la documentación correspondiente, serán convocadas con al menos dos días hábiles previos a la fecha de la sesión.
La convocatoria podrá realizarse mediante documentos impresos o por correo electrónico.
Artículo 14. Agenda de la sesión ordinaria
La agenda de las sesiones ordinarias deberá incluir los siguientes puntos:
a. Aprobación del orden del día.
b. Aprobación del acta (s) anterior (es).
c. Informes de la Coordinación.
d. Asuntos de fondo.
e. Seguimiento de acuerdos.
f. Varios
Si algún miembro requiere la inclusión o eliminación de un punto de agenda, deberá hacer una moción de orden al respecto, antes de la votación para la aprobación de la agenda.
Artículo 15. De la convocatoria de sesión extraordinarias
Las sesiones extraordinarias que los miembros de este Consejo soliciten a la Coordinación, deberán ser convocadas por el Coordinador en la fecha y con la agenda que determine el grupo solicitante, previa consulta con el Coordinador.
Las sesiones extraordinarias con su respectiva agenda y documentación serán convocadas con al menos veinticuatro horas de anticipación.
No obstante, quedará válidamente convocado el Consejo a una sesión extraordinaria sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o la agenda, cuando haya cuórum y así lo acuerde por unanimidad.
Artículo 16. Del Cuórum
El cuórum deberá estar constituido por más del 50% de los integrantes del Consejo de Unidad.
En caso de no conformarse el cuórum en los 20 minutos siguientes a la hora en que se convocó la sesión, ésta se suspenderá y la persona encargada de la secretaría levantará un acta indicando la no realización de la sesión, anotando los nombres de las personas presentes y ausentes.
En caso de romperse el cuórum, la persona que preside dará 10 minutos para que se restablezca; de lo contrario levantará la sesión.
CAPÍTULO V: DE LAS MOCIONES
Artículo 17. De las mociones
• En los puntos a tratar se podrán presentar mociones de orden, de fondo y de revisión.
• Toda moción puede ser presentada en forma verbal o por escrito por la persona proponente y se conocerá tan pronto termine la intervención de la persona que está en uso de la palabra.
• Las mociones de fondo pueden ser presentadas antes o durante la discusión de la propuesta base.
Artículo 18. De la moción de orden
• Las mociones de orden serán analizadas y sometidas a votación inmediatamente después de ser conocidas.
• La persona que preside dará la palabra a la persona que considera, tanto a favor como en contra de la moción.
• Si la moción de orden es rechazada, se regresará a la discusión anterior en el orden del uso de la palabra tal como estaba al ser interrumpido.
Artículo 19. De las mociones de fondo
En las mociones de fondo la propuesta base se procederá de la siguiente manera:
a. Se discute la propuesta base. Se permitirá hacer modificaciones de forma o de fondo a las propuestas base, siempre y cuando el o los proponentes estén de acuerdo en dichos cambios. Una vez efectuados los cambios la propuesta final se presentará ante el Consejo antes de someterla a votación.
b. Se somete a votación la propuesta base y de aprobarse se desechan las mociones de fondo que sean excluyentes.
c. Si no se aprueba la propuesta base, se discutirán las mociones de fondo y se votarán una por una, según el orden en que hayan sido presentadas en la secretaría del Consejo.
d. Las mociones de fondo que obtengan el voto afirmativo de mayoría simple quedarán aprobadas, y se desecharán las excluyentes con respecto a las mociones aprobadas.
Artículo 20. Moción de revisión
• La moción de revisión se tratará en primera instancia como de orden, requiriéndose para su procedencia del voto afirmativo de mayoría simple.
• De ser aprobada la procedencia de la moción de revisión, será tratada como propuesta base, excepto que requerirá para su aprobación del voto afirmativo de mayoría calificada.
• Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán consideradas para los efectos de este Artículo.
Cualquier recurso de revisión contra un acuerdo que haya tomado el Consejo y que no tenga firmeza deberá ser planteado, a más tardar, al discutirse el acta correspondiente y será resuelto en esa misma sesión. Sin embargo, si se tratara de un asunto que el Coordinador juzgue urgente, el recurso podrá ser resuelto en una sesión extraordinaria.
Artículo 21. Tiempo de intervención del debate
La persona que haga uso de la palabra, en un punto de debate, podrá extender su participación a 10 minutos en cada intervención.
CAPÍTULO VI: DE LAS VOTACIONES Y ACUERDOS
Artículo 22. De las votaciones
• Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas.
• Serán obligatoriamente secretas cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, o cuando por moción de orden aprobada, así lo decida el Consejo de Unidad.
• En el momento de la votación y durante el conteo de votos, los miembros del Consejo de Unidad no podrán salir o entrar al recinto donde se realiza el Consejo.
Artículo 23. De las votaciones publicas
• En las votaciones públicas en sesiones presenciales, los miembros del Consejo de Unidad manifestarán su criterio levantando la mano.
• Deberán escoger una entre las opciones: a favor, en contra o abstención.
• En las sesiones mediante telepresencia, las votaciones públicas se podrán hacer oralmente o mediante la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin.
Artículo 24. De las votaciones secretas
a. En las votaciones secretas en modalidad presencial, la votación se hará por escrito.
b. Para las votaciones secretas se deberá escoger: a favor, en contra o en blanco
c. En las sesiones mediante telepresencia, las votaciones secretas se realizarán preferiblemente a través de la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin.
d. Durante el uso de la herramienta escogida por el Consejo de Unidad, quien preside la sesión deberá:
• Verificar si está la persona votante para que no se den votos delegados.
• La imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad.
Es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto y el trato justo e igualitario para todas las personas participantes.
Artículo 25: De las votaciones por telepresencia
Las votaciones secretas por telepresencia tendrán las siguientes consideraciones:
a. Deben permanecer en la sala donde se realiza la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo de Unidad.
b. Una vez abierta la votación, las personas contarán con un máximo de 90 segundos para emitir su voto.
c. Finalizados los 90 segundos, quien preside verificará que la cantidad de votos emitidos coincida con la de las personas presentes al momento de efectuar la votación.
d. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto abstención.
e. La persona que preside efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos.
f. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma tecnológica utilizada durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 90 segundos señalados, a fin de verificar si el cuórum se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que este haya sido nuevamente conformado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda indicando en el acta las personas que perdieron la conexión en el momento de la votación.
g. En caso de que la Presidencia del Consejo de Unidad pierda la conexión, se deberá esperar un máximo de 10 minutos a que se reincorpore para retomar la votación o repetirla, si pasado el tiempo la Presidencia no puede conectarse, el Consejo de Unidad elegirá a una persona en la Presidencia interina de entre los integrantes del Consejo de Unidad, para lo cual será convocado y presidido por la persona de mayor edad.
Artículo 26. Del empate en las votaciones
En caso de empate se someterá a una segunda votación en la misma sesión y en caso de persistir el empate la presidencia del Consejo ejercerá el voto de calidad.
Artículo 27. Mecanismo para resolver los concursos de antecedentes.
Para resolver los concursos de antecedentes para puestos en la Unidad desconcentrada de Ingeniería en Computación, San Carlos seguirá el siguiente mecanismo:
a. Mediante votación secreta, se procede a seleccionar a la nueva persona funcionaria de las personas candidatas presentadas por la Comisión de selección de personal (hasta 3). Obtiene la fracción de plaza o la plaza en concurso la persona que obtenga la mayoría simple de los votos.
b. En caso de que ninguna persona candidata obtenga la mayoría simple, se hace una nueva votación entre las dos personas candidatas con más cantidad de votos; si hay un empate en el segundo lugar, se considerarán nuevamente las tres personas. Se asigna la fracción de plaza o la plaza en concurso a la persona que haya obtenido la mayoría simple.
c. Si en la votación indicada en el punto anterior ninguna persona candidata obtiene la mayoría simple, se traslada la resolución del concurso a la persona que ejerza la Vicerrectoría de Docencia. Se recomendará la designación, en estricto orden, de la candidatura que:
i. obtuvo, a lo largo del concurso, el mayor puntaje.
ii. cuenta con la mayor cantidad de años y meses de tiempo servido como funcionario para la institución.
iii. tenga el grado académico superior.
Cuando alguno de los criterios anteriores logre el cometido de desempatar, no se recurrirá al sucesivo c.
Artículo 28. De los acuerdos
• Los acuerdos serán tomados por el voto válido afirmativo de más de la mitad de los miembros presentes, salvo en aquellos casos en que la normativa disponga algo diferente.
• En caso de votaciones públicas, si la cantidad de votos no es suficiente para tomar un acuerdo, las abstenciones se sumarán a la mayoría, sea está a favor o en contra.
• Los votos nulos y los blancos no se contabilizan en los resultados.
Artículo 29. De la firmeza de los acuerdos
• Los acuerdos de elección, nombramiento, resolución de apelación o relacionados directamente con personas, serán firmes desde el momento en que se tomen.
• Los acuerdos no considerados en las categorías anteriores quedarán en firme en la sesión en que se apruebe el acta correspondiente. También, los miembros presentes pueden acordar su firmeza por votación afirmativa de mayoría calificada.
Artículo 30. Del comunicado de acuerdo
Los acuerdos del Consejo serán comunicados por escrito dentro de los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo. La comunicación se tendrá por hecha a las personas que reciban el acta.
Artículo 31. De las actas
De cada sesión se levantará un acta, que contendrá:
• La indicación de las personas asistentes
• Lugar, fecha y hora en que se realizó la convocatoria
• Los puntos que se trataron
• La forma y resultado de la votación
• Los acuerdos tomados.
Se consignará el contenido de los debates, si la persona que emita una opinión lo solicite expresamente al Presidente.
Las actas se aprobarán por mayoría simple en la siguiente sesión ordinaria o en una extraordinaria en cuyo orden del día se incluya el punto.
Las actas serán firmadas por el Coordinador o por quien presidió la sesión según corresponda, y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.
Las sesiones serán grabadas, son instrumentos de apoyo para la transcripción del acta, mas no sustituyen al acta misma.
Capítulo VII: Las sesiones en consulta formal, las convocatorias, el cuórum y la agenda.
Artículo 32. De la convocatoria para la consulta formal
La convocatoria para los Consejos de Unidad en la modalidad de consulta formal se hará según lo dispuesto institucionalmente.
La convocatoria a la sesión por consulta formal deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación al inicio de la votación, mediante documentos impresos o utilizando el correo electrónico.
Artículo 33. Puntos de la convocatoria de consulta formal
La convocatoria deberá incluir la siguiente información:
a. Nombre de la Unidad.
b. Número de la sesión indicando la modalidad de consulta formal.
c. Fecha y hora en que se realiza la convocatoria.
d. Nombre y cargo de quien convoca.
e. Listado de personas convocadas.
f. Fecha y hora de inicio de la consulta formal
g. Fecha y hora de cierre de la consulta formal.
h. Asunto(s) consultado(s).
i. Lista de documentos adjuntos relacionados con la consulta.
j. Tipo de votación: pública, pública con acuerdo firme o secreta.
k. Persona designada para recibir los votos.
l. Forma o lugar de votación.
Artículo 34. De los documentos para la consulta formal
La presidencia deberá adjuntar a los miembros del Consejo de Unidad, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión, de preferencia en forma electrónica o mediante documentos impresos de no estar disponibles en formato electrónico.
Artículo 35. Del voto en la consulta formal
En la consulta formal se podrá emitir el voto en forma directa marcando en una papeleta expresamente diseñada al efecto y depositándolo en una urna, por medios electrónicos o una combinación de estos medios, según defina el Coordinador al momento de la convocatoria.
Artículo 36. Solicitud para convocar a consulta formal
Los miembros del Consejo de Unidad podrán solicitar al Coordinador por escrito o por algún medio convencional o electrónico, la realización de una consulta formal para obtener el pronunciamiento de este o de algún asunto que pueda ser tramitado por esa vía, al menos tres días hábiles antes de la fecha propuesta para el inicio de la consulta.
Si existe una solicitud de algunos miembros del Consejo de Unidad para que un asunto se tramite por la vía de la consulta formal, el Coordinador deberá dar a conocer su decisión a los solicitantes, sobre el tipo de sesión a realizar para resolver el asunto, a más tardar el segundo día hábil siguiente a la fecha de presentación de la solicitud.
Si el Coordinador tiene razones fundadas para no atender alguna solicitud de trámite por la vía de la consulta formal, deberá comunicarlo a los interesados por escrito indicando las razones en que basa su negativa.
Artículo 37. Temas para tratar por consulta formal
Por consulta formal se podrán tomar acuerdos sobre:
a. Cargas académicas
b. Aprobación del presupuesto, Plan Anual Operativo y temas relacionados.
c. Apoyo ante el Comité de Becas para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares.
d. Apoyo para la participación en seminarios, congresos, actividades de capacitación y similares que no requieran recursos del Comité de Becas.
e. Integración de comisiones internas de la Unidad.
f. Nombramiento de representantes de la Unidad ante comisiones, tanto institucionales como extrainstitucionales.
g. Pronunciamientos de la Unidad ante consultas recibidas o por iniciativa propia.
h. Aprobación de actividades especiales de la Unidad como la organización de eventos académicos o la autorización de participación con otras instituciones y similares.
i. Otros en los que medie un acuerdo del Consejo de la Unidad que lo autorice.
Artículo 38. Firmeza del acuerdo por consulta formal
De acuerdo con la urgencia que se tenga para tomar el acuerdo, el Coordinador por iniciativa propia o los miembros solicitantes del Consejo decidirán si el asunto se somete a aprobación en firme, lo cual debe indicarse claramente en la convocatoria y los documentos usados en la votación.
Artículo 39. Del Acta de la consulta formal
El resultado de la consulta se consignará en un acta en la que se debe indicar:
• El asunto consultado
• Fecha y hora de inicio
• La forma de convocatoria
• El resultado de la votación
• Miembros participantes.
A este documento se deberá adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo de Unidad que formaron parte en la consulta.
CAPITULO VIII. DE LAS DISPOSICIONES FINALES
Artículo 40: Revisión del Reglamento
El Consejo de Unidad desconcentrada de la carrera Ingeniería Electrónica Campus Tecnológico Local san Carlos será responsable de realizar la revisión del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.
Artículo 41: De la vigencia del reglamento
Este Reglamento rige a partir de su publicación en la Gaceta Institucional.
Aprobado en firme en la Sesión No. 05-2023 del Consejo de Unidad Desconcentrada de la Carrera Ingeniería Electrónica Campus Tecnológico Local san Carlos, artículo 7, celebrada el 20 de marzo del 2023.
Publicado en fecha 28 de marzo del 2023 mediante la Gaceta Número 1073-2023 de fecha 28 de marzo del 2023.