Normativas para la gestión de proyectos de investigación y extensión

De acuerdo con las normas vigentes, tanto el Consejo de Investigación y Extensión como las direcciones de la VIE deben garantizar una ágil y eficiente administración de la investigación y de la extensión. Para esto, debe contarse con los mecanismos y procedimientos apropiados que guíen al investigador o extensionista en el planteamiento y concreción de su propuesta y que provean a la administración de los medios necesarios para su adecuado seguimiento y evaluación.

Las instancias que participan en la formulación, aprobación, seguimiento y evaluación de proyectos son:

• El investigador o extensionista.
• El comité técnico de la escuela respectiva.
• El consejo de escuela o departamento.
• La Dirección de Proyectos.
• El Consejo de Investigación y Extensión.

Y cuando se requiera:

• La Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales.
• El Centro de Vinculación.
• La Asesoría Legal.
• Un par externo.

6.1 De los investigadores y extensionistas

 

Los profesores son los funcionarios que, de acuerdo con su vocación, su formación y la conveniencia del TEC, se dedican indistintamente a la docencia, la investigación o la extensión tecnológica o educativa, como actividad principal dentro de un departamento académico (según el artículo 102 del Estatuto Orgánico del TEC y sus reformas).

Todo investigador o extensionista deberá tener la ficha de investigador registrada y actualizada en la Dirección de Proyectos.

El tiempo asignado al investigador o extensionista debe verse reflejado en la carga académica normal reportada a la Vicerrectoría de Docencia.

Ningún investigador podrá tener un nombramiento superior a 40 horas por semana, en plazas administradas por la VIE.

Los investigadores podrán solicitar la asignación de horas por reconocimiento (REC) en sus propuestas, lo que significa que trabajarán ad honórem. Tales horas de dedicación al proyecto les serán reconocidas para el paso de categoría.

Los investigadores también podrán solicitar la asignación de horas de Docencia (DOC) en sus propuestas, para la cual deben contar con la aprobación del Vicerrector de Docencia o el Director de Sede, según corresponda. Tales horas de dedicación al proyecto les serán reconocidas para el paso de categoría.

6.2 De la participación en proyectos de investigación y extensión que conduzcan a la obtención de un grado académico

 

Las siguientes normas se refieren a la participación de investigadores que se encuentran realizando estudios de licenciatura o posgrado.

Se podrán inscribir como proyectos de investigación y extensión las propuestas de tesis de graduación que conduzcan a la obtención del grado académico de licenciatura, posgrado (máster o doctorado), o posdoctorado, por parte de profesores de la institución, siempre que la propuesta cumpla con los requisitos establecidos por la VIE y sean aprobados según las normas establecidas en el TEC.

El investigador deberá cumplir con los requisitos normales establecidos por la VIE para la formulación y ejecución del proyecto.

La responsabilidad del investigador en el desarrollo de su proyecto no podrá ser trasladada, en ningún caso, a estudiantes que participen en alguna fase, mediante la realización de prácticas de especialidad, tesis o cualquier otra modalidad de participación de estudiantes en proyectos de investigación y extensión.

6.3 De la presentación de propuestas de proyectos de investigación y extensión

 

a) La VIE, según cronograma que para tal efecto elabore la Dirección de Proyectos, establecerá las fechas límite para la recepción de propuestas de proyectos y actividades de fortalecimiento de la investigación y la extensión.

b) El investigador deberá presentar la propuesta al comité técnico de su escuela, el cual presentará su análisis y resolución al consejo de escuela respectivo para su aprobación. En el caso de que en el proyecto o actividad participen investigadores de diferentes escuelas, deberá seguirse este procedimiento en cada escuela participante.

c) Una vez aprobada la propuesta, el director de la escuela que coordina deberá remitir a la Dirección de Proyectos los siguientes documentos:

• Propuesta completa usando el formato establecido por la Dirección de Proyectos.
• Memorando que comunique el acuerdo de la escuela que coordina y las escuelas participantes, cuando corresponsa, especificando la sesión en la que fue aprobada, incluyendo los considerandos, nombre de los investigadores y horas dedicadas al proyecto según tipo de plaza (VIE, DOC o REC).
• Documentos que respalden la propuesta (cartas de apoyo de beneficiarios, permisos, cartas de aprobación de financiamiento, otros).

d) Es responsabilidad de todo profesor que vaya a participar en proyectos y actividades de fortalecimiento de la VIE contar con la ficha del investigador actualizada en la base de datos de la Dirección de Proyectos, previo a la presentación de la propuesta.

e) Las propuestas serán revisadas y evaluadas inicialmente por los gestores de proyectos. En caso de que se considere necesario, estas podrán ser enviadas a evaluadores externos a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión.

f) Las propuestas serán presentadas por el director de la Dirección de Proyectos al Consejo de Investigación y Extensión, el cual contará con el plazo que previamente se haya definido en el cronograma de evaluación y aprobación de proyectos.

g) De acuerdo con la naturaleza del proyecto y las fuentes de financiamiento, el Consejo de Investigación y Extensión podrá solicitar a la FundaTEC la administración financiera de los proyectos. Los compromisos del TEC serán establecidos mediante una carta de entendimiento.

h) Una vez aprobada la propuesta, el Consejo de Investigación y Extensión comunicará las condiciones de aprobación, las cuales deberán ser aceptadas por parte del investigador coordinador mediante memorando dirigido a la Dirección de Proyectos. Aceptadas las condiciones de aprobación, se procederá a la apertura del centro de costo del proyecto.

i) En caso de que los recursos del proyecto sean administrados por la FundaTEC, el coordinador del proyecto deberá realizar los trámites respectivos para la apertura del centro de costo correspondiente.

j) No se aprobarán nuevas propuestas, ni se aceptará la participación en nuevos proyectos o actividades, a investigadores que tengan pendiente la entrega de informes finales de proyectos.

k) Aquellas propuestas de investigación y extensión que no requieran asignación de horas ni presupuesto por parte de la VIE, podrán ser presentadas en cualquier momento para su aprobación. En los casos en que el proyecto o actividad solicite la asignación de tiempos a la VIE, la decisión será tomada según disponibilidad del recurso ⁶.

6.4 Del trato de proyectos que pueden generar productos sujetos a protección

 

Las propuestas de proyectos de investigación y extensión que estén destinadas a la generación de bienes o servicios con posibilidades de protección de la propiedad intelectual, serán tratados tomando en cuenta el procedimiento que se establece a continuación:

a) Todo el personal de la VIE que esté en contacto con información de proyectos de investigación y extensión deberá firmar un acuerdo de confidencialidad general que cubra a cualquier proyecto de la Vicerrectoría. Esto incluye a los miembros del Consejo de Investigación y Extensión.

b) El proyecto se evaluará solamente en la escuela que lo coordina. El documento 1 del informe final será conocido solamente por los integrantes del comité técnico, quienes lo evaluarán e informarán al consejo de escuela sobre el resultado de la evaluación. Los integrantes del comité técnico que conozcan el proyecto deben igualmente firmar el acuerdo de confidencialidad.

c) El documento 2 del informe final del proyecto deberá hacerse del conocimiento de los consejos de escuela de todas las escuelas participantes para su aprobación.

d) Los informes finales de los proyectos de investigación y extensión confidenciales no se enviarán a la colección de la Biblioteca José Figueres Ferrer, del TEC, sino que permanecerán en versión digital en un disco compacto en la VIE.

e) El disco compacto, el informe impreso y su versión digital deben estar marcados inequívocamente y a plena vista con la leyenda “CONFIDENCIAL”. En el caso del informe impreso, a este se le debe agregar un pie de página en cada hoja con la leyenda “CONFIDENCIAL”.

f) La confidencialidad de un proyecto de investigación y extensión será declarada por el Centro de Vinculación, previo estudio del potencial de propiedad intelectual del tema y el proyecto.

g) Toda comunicación externa del proyecto, que implique divulgación de la implementación, materiales o métodos, ya sea un artículo científico o de divulgación masiva por cualquier medio, debe ser previamente consultada y autorizada por el Centro de Vinculación, previa evaluación de que la información por divulgar no comprometa la propiedad intelectual del proyecto.

h) Todos los investigadores y estudiantes que laboren para el proyecto deben igualmente firmar un contrato de confidencialidad. Asimismo, los estudiantes deberán firmar un contrato de propiedad intelectual, según el formato previsto por el Centro de Vinculación.

6.5 Trámite de proyectos de investigación y extensión con recursos externos

 

Todo proyecto de investigación y extensión que vaya a ser remitido a una fuente de financiamiento externa al TEC deberá contar con el aval de la VIE.

Para la solicitud de este aval, el responsable de la propuesta deberá presentar, cuatro días hábiles previos al cierre de la convocatoria, la siguiente información:

a) Documento impreso y digital de la propuesta en los formatos e idioma establecidos por la fuente de financiamiento.

b) Acuerdo de la o las escuelas participantes, en el que se aprueba la propuesta y en donde se especifiquen los considerandos, nombre de los participantes, número de horas que dedicarán al proyecto, tipo de plaza y periodo de ejecución del proyecto.

c) En caso de que en la propuesta se comprometan recursos institucionales se deben detallar estos montos e indicar su origen.

d) En el caso de fuentes de financiamiento nacionales, la propuesta deberá ser presentada a la Dirección de Proyectos, la cual emitirá un dictamen que será elevado a la Dirección de la Vicerrectoría, con la finalidad de que esta emita el aval correspondiente.

Para el caso de fuentes de financiamiento internacionales, la propuesta deberá ser presentada a la Dirección de Cooperación, con copia a la Dirección de Proyectos. Cada Dirección emitirá un dictamen, el cual será elevado a la Dirección de la Vicerrectoría con la finalidad de que esta emita el aval correspondiente.

En caso de que la propuesta sea aprobada por la fuente de financiamiento externa, el proyecto se deberá presentar a la VIE, adjuntando a la propuesta la información que no haya sido solicitada por el cooperante, y que esté contemplada en el formulario de presentación de propuestas a la VIE para su aprobación e inscripción (ver Anexo B1).

Los recursos externos que vayan a ser administrados por FundaTEC, deberán adicionalmente seguir los lineamientos establecidos por la Fundación.

En caso de que el ente financiador así lo requiera, deberá contemplarse el establecimiento de convenios, para lo cual deberá seguirse el procedimiento establecido por la Dirección de Cooperación, utilizando los formatos establecido por esta dependencia para tal efecto (ver anexos B2 y B3).

Todo contrato o convenio específico celebrado entre el TEC y un ente externo, en donde se supere el límite establecido por la Contraloría General de la República de acuerdo con el estrato en que se ubica el TEC según el presupuesto institucional, o bien, aquel que por su naturaleza es de cuantía inestimable, debe ser refrendado por la Contraloría General de la República, previa aprobación por parte del Consejo Institucional. Se excluyen los acuerdos suscritos entre instituciones públicas.

6.6 Ejecución de proyectos

 

A continuación se describe la normativa para la ejecución y cierre de proyectos inscritos en la Vicerrectoría de Investigación y Extensión.

6.6.1 Del seguimiento de proyectos y actividades de fortalecimiento de la investigación y extensión

La Dirección de Proyectos es la responsable de evaluar el grado de avance técnico y presupuestario de los proyectos y actividades y de sugerir las medidas preventivas y correctivas para garantizar su buena marcha. Para esto, cada semestre, los gestores de proyectos de la Dirección de Proyectos presentarán al director un cronograma de visitas de los proyectos a su cargo.

El procedimiento que debe seguir la Dirección de Proyectos es el siguiente:

a) Se fijará un calendario de visitas semestral, con el fin de apreciar el grado de avance del proyecto o actividad de fortalecimiento.

b) El investigador deberá presentar informes semestrales de avance del proyecto o actividad, utilizando el formulario específico para tal fin.

c) Para la evaluación del grado de avance del proyecto, se utilizarán los informes de avance y el seguimiento del proyecto que realice el gestor de proyectos.

d) Para los proyectos y actividades de fortalecimiento que presenten desviaciones significativas que comprometan los objetivos, el gestor de proyectos elaborará un informe que presentará al director de la Dirección de Proyectos para su conocimiento y notificación al Consejo de Investigación y Extensión y al director de escuela respectivo.

e) El Consejo de Investigación y Extensión decide si el proyecto o actividad de fortalecimiento se suspende y se cierra el centro de costo o, por el contrario, se autoriza al investigador a realizar las correcciones del caso para seguir la ejecución hasta su finalización.

f) Cualquier cambio que no afecte el objetivo general del proyecto o actividad de fortalecimiento, deberá ser informado por el investigador a la Dirección de Proyectos con la mayor brevedad posible. Los cambios que se generen en el proyecto en este sentido, deberán ser conocidos por el o los comités técnicos de las escuelas participantes afectadas con el cambio, con la finalidad de tener bases para la evaluación del informe final del proyecto.

Para el caso de los proyectos de investigación y extensión con recursos externos, se deberán presentar los informes a la Dirección de Proyectos, de acuerdo con las condiciones establecidas por el organismo financiador y en los formatos que para tales efectos ha definido.

6.6.2 De la aprobación de prórrogas y ampliaciones de presupuesto y tiempo de dedicación en proyectos y actividades de fortalecimiento de investigación y extensión

Los lineamientos específicos para el trámite de solicitudes de prórrogas, ampliación de presupuesto y tiempo de dedicación a proyectos y actividades, son los siguientes:

Caso a) Solicitud de prórroga o ampliación del plazo del proyecto originalmente aprobado sin incremento de presupuesto o de asignación de horas VIE o Docencia.

i. Estas solicitudes las analiza y aprueba la Dirección de Proyectos y pueden presentarse en cualquier momento antes del vencimiento del plazo del proyecto.

Caso b) Solicitud de incremento del presupuesto inicialmente aprobado.

i. Si el incremento es menor o igual del 20% inicial, lo analiza y aprueba la Dirección de Proyectos y pueden presentarse en cualquier momento antes del vencimiento del plazo del proyecto.

ii. Si el incremento es mayor del 20% inicial, lo aprueba el Consejo de Investigación y Extensión, y pueden presentarse en cualquier momento antes del vencimiento del plazo del proyecto.

Caso c) Solicitud de ampliación de tiempos asignados a un proyecto o actividad.

i. Si se trata de horas DOC, o REC, la Dirección de Proyectos analiza y aprueba la solicitud, e informa al Consejo de Investigación y Extensión, considerando que en el caso de horas docencia se requiere de aprobación por parte del director de escuela correspondiente y de la Vicerrectoría de Docencia. Se pueden presentar en cualquier momento antes del vencimiento del plazo del proyecto.

ii. En caso de que se trate de horas VIE, el caso debe presentarse al Consejo de Investigación y Extensión para su análisis y aprobación. Se pueden presentar en cualquier momento antes del vencimiento del plazo del proyecto.

En todos los casos anteriores se requiere presentar una solicitud por escrito (ver anexo B4), acompañada de un informe de avance y el acuerdo de escuela a la que pertenece el proyecto en el que se aprueba tanto el informe como la solicitud con su respectiva justificación.

Caso d) Ampliación del proyecto incluyendo nuevos alcances u objetivos.

Este tipo de ampliación incluye los casos en que no se ha podido finalizar el proyecto original y se requiere de horas y fondos VIE. Además, incluye los casos en que se requiere ampliar el proyecto original con nuevos alcances u objetivos. En ambas situaciones debe presentarse a la Dirección de Proyectos la solicitud de ampliación del proyecto o actividad VIE-CIE/5-10-2018 Elaborado por el Consejo de Investigación y Extensión en los períodos establecidos en el cronograma para la aprobación de nuevos proyectos y actividades de fortalecimiento.

Los documentos a presentar para este caso son:

a) Solicitud de ampliación utilizando el formato establecido (ver anexo B4).

b) Informe de avance actualizado y aprobado por el consejo de escuela.

c) Memorando del director de escuela en que se especifique el número de la sesión del consejo de escuela, el acuerdo y los considerandos para su aprobación.

d) Una copia impresa y una digital de la solicitud de ampliación.

e) Aprobación por parte de los consejos de escuela de la participación de investigadores de otras escuelas involucradas.

6.7 Administración del presupuesto asignado a proyectos y actividades de fortalecimiento de investigación y la extensión.

 

El Consejo de Investigación y Extensión aprobó en la sesión 11-98, artículo 04, la siguiente normativa con respecto a aspectos de manejo, por parte de los investigadores o extensionistas, del presupuesto asignado a los proyectos y a las actividades de fortalecimiento de la investigación y la extensión.

Norma 1

El investigador principal o responsable de un proyecto de investigación o extensión, o de una actividad de fortalecimiento de la investigación y extensión, es:

a) El funcionario nombrado como tal, por el Consejo de Investigación y Extensión, para dicho cargo en el momento de aprobar la propuesta. Debe:

i Tener nombramiento como profesor.

ii Haber participado como investigador por al menos un año en proyectos de investigación y extensión inscritos en la VIE (el CIE podrá exonerar a un funcionario del cumplimiento de esta condición en casos meritorios por especialidad y afinidad con el proyecto, o por interés institucional).

iii Firmar un contrato de cumplimiento de los objetivos del proyecto, en caso de tener únicamente nombramiento definido.

b) El funcionario que tiene “la responsabilidad y la autoridad de tomar las decisiones relacionadas con el proyecto y de rendir los informes pertinentes”.

c) El funcionario que recibe, bajo su propio riesgo y responsabilidad, dineros institucionales destinados a los fines específicos de proyectos de investigación o extensión o de actividades de fortalecimiento de la investigación y extensión.

d) El responsable del centro de costo que se le asigne para la ejecución del proyecto de investigación o extensión, o actividad de fortalecimiento de investigación o extensión, que el Consejo de Investigación y Extensión le haya aprobado.

Norma 2

Solamente el investigador principal, o responsable de un proyecto o de una actividad de fortalecimiento de investigación o extensión, está facultado para autorizar gastos cargados al centro de costo asignado al proyecto o actividad que el Consejo de Investigación y Extensión le aprobó..

Norma 3

Toda solicitud de modificación de presupuesto asignado a proyectos o actividades de fortalecimiento de investigación o extensión, debe ser firmada por el investigador coordinador y ser presentada a la Dirección de Proyectos para su aprobación, antes de ser enviada al Departamento Financiero Contable; debe venir acompañada de la justificación respectiva.

Norma 4

Toda solicitud de transporte y liquidación de viáticos cargada a un centro de costo de un proyecto o actividad de fortalecimiento de investigación y extensión, debe ser firmada por el investigador coordinador. En el caso de solicitudes de transporte y de liquidación de viáticos del coordinador, el trámite deberá ser autorizado por el director de escuela. En el caso de solicitudes de transporte fuera de horario deben seguir los procedimientos establecidos a nivel institucional.

Norma 5

En caso de ausencia del coordinador del proyecto, las solicitudes de modificación de presupuesto y solicitudes de transporte y liquidación de viáticos, cargadas al centro de costo de un proyecto o actividad de fortalecimiento de investigación o extensión, pueden ser autorizadas por el coordinador del centro de investigación, el director de la escuela al cual pertenece el investigador coordinador u otro investigador del proyecto con nombramiento indefinido, siempre y cuando se cuente con la aprobación de dicho investigador y por razones debidamente justificadas.

6.7.1 Procedimiento general para el pago de participantes (sujetos) en experimentos programados en proyectos de investigación y extensión registrados en el ITCR

6.7.1.1 Tipo de Proyectos

Estos lineamientos se aplican únicamente para proyectos de investigación y extensión aprobados y registrados en la VIE, que hayan incluido en su diseño la realización una investigación o experimentos con la participación renumerada a personas físicas que constituyen sujetos de estudio, lo cual se verificará en la propuesta del proyecto, para lo cual debe haberse presupuestado fondos en la subpartida de “Otros servicios de gestión y apoyo” (1.04.99.01).

6.7.1.2 Tipo de experimentos

Se podrán realizar retribuciones en efectivo o en especie a sujetos por su participación en investigaciones tanto experimentales como observacionales, en las cuales se demuestre que, por las características del experimento o la dificultad de encontrar participantes para obtener la información, se hace necesario la retribución económica para garantizar el cumplimiento de los objetivos. Previa definición y justificación de esta necesidad en la propuesta de investigación o extensión.

6.7.1.3 Convocatoria y selección de sujetos participantes en el experimento.

La convocatoria a los participantes se realizará en forma pública y utilizando preferiblemente medios digitales disponibles en el ITCR o externamente, tales como: el portal electrónico llamado TecDigital, redes sociales, correos electrónicos; entre otros, y/o mediante un comunicado a la comunidad institucional o nacional invitando a la participación en el experimento.

Los sujetos participantes pueden ser estudiantes o personas externas a la universidad si así lo requieren los objetivos de investigación. También pueden ser funcionarios del Instituto Tecnológico de Costa Rica, siempre y cuando los objetivos de la investigación así lo requieran explícitamente, que el experimento se realice fuera de jornada laboral, o se haya tramitado un arreglo de horario con el superior jerárquico; y se respete el régimen de dedicación exclusiva de la Institución.

Una vez definida la posible lista de participantes o población participante se procederá a la selección de la muestra de participantes, selección que puede ser aleatoria, sistemática, o selectiva según se haya establecido en el diseño del experimento, incluyendo restricciones de selección como que ningún sujeto haya participado con anterioridad en un experimento semejante. En el caso de sujetos menores de 12 años se deberá entregar por escrito el consentimiento informado del tutor legal.

6.7.1.4 Disposiciones para la retribución a los sujetos participantes

El monto de la retribución a cada sujeto participante se establecerá según lo definido previamente en el diseño del experimento, y sujeto al presupuesto disponible en la partida correspondiente para el proyecto. Para la estimación de la máxima retribución por participación en la investigación se utilizará la siguiente tabla de valores del cuadro 1, la cual será actualizada bianualmente por el Consejo de Investigación y Extensión (CIE).

Cuadro 1. Monto máximo a retribuir a sujetos de estudio en proyectos de investigación y extensión aprobados por la VIE. 

Tipo de sujeto	Monto Máximo (colones)
Estudiantes	¢20.000
Profesionales o personas externas a la universidad	¢30.000

Para retirar su retribución en efectivo, el sujeto participante deberá firmar un comprobante de pago que será entregado por el grupo investigador o extensionista con los siguientes datos:

• Nombre completo y apellidos,
• Número de cédula,
• Número de carnet si es estudiante del TEC o alguna universidad,
• Monto entregado como retribución por su participación y Firma
• Junto con el comprobante de pago se debe presentar una copia de la cédula. Se permite que los investigadores puedan obtener la copia de la cédula utilizando la cámara del celular o bien un escáner.

Estos documentos se presentarán conjuntamente con un comprobante de pago general, el cual estará disponible en la Unidad de Tesorería del Departamento Financiero Contable, y que deberá contar con la firma del Responsable del proyecto.

6.8 Casos de excepción

Durante la ejecución de los proyectos o actividades de fortalecimiento, podrían presentarse situaciones que alteren los procedimientos definidos anteriormente. A continuación, se describen las normas que rigen cada uno de estos casos.

6.8.1 Inclusiones y cambios de investigadores y extensionistas

a) La Dirección de Proyectos podrá aprobar inclusiones de nuevos investigadores o extensionistas en un proyecto o actividad aprobado por el Consejo de Investigación y Extensión, previo análisis de la solicitud. Esto, si el cambio no conlleva un aumento del tiempo VIE asignado al proyecto y si la solicitud posee el aval previo del consejo de escuela respectivo.

b) Para la inclusión de nuevos investigadores o extensionistas, que impliquen un aumento de tiempos VIE asignados al proyecto o actividad, debe contarse con la recomendación de la Dirección de Proyectos y la aprobación del Consejo de Investigación y Extensión, previo aval del consejo de escuela respectivo. Se deberán presentar los documentos requeridos por la Dirección de Proyectos.

c) Los cambios de co-investigadores en un proyecto de investigación pueden ser aprobados por la Dirección de Proyectos, previo aval del consejo de escuela. Asimismo, la escuela debe fundamentar la decisión refiriéndose a las consideraciones técnicas y detallar, para el investigador que lo sustituirá, los aspectos de idoneidad, disponibilidad y experiencia en investigación en la línea temática del proyecto. En cuanto al investigador que deja de participar en el proyecto, este debe presentar un informe aprobado por el comité técnico y el consejo de escuela sobre su participación.

d) El cambio del investigador o extensionista coordinador de un proyecto deberá ser aprobado por el Consejo de Investigación y Extensión, previo aval del consejo de escuela. La Escuela debe fundamentar la decisión refiriéndose a las consideraciones técnicas y detallar, para el investigador que lo sustituirá, los aspectos de idoneidad, disponibilidad y experiencia en investigación en la línea temática del proyecto. En cuanto al investigador que deja de participar en el proyecto, este debe presentar un informe aprobado por el comité técnico y el consejo de escuela sobre su participación.

En todos los casos anteriores, la responsabilidad y beneficios que se derivan del proyecto se distribuirán proporcionalmente al tiempo de participación de cada uno de los investigadores o extensionistas.

6.8.2 Salida de un investigador o extensionista del proyecto o actividad de fortalecimiento

Si durante la ejecución del proyecto o actividad de fortalecimiento se diera la salida de un investigador o extensionista, sea esta en forma temporal o definitiva, y no hubiese un contrato de por medio, la escuela deberá tomar las acciones pertinentes para el buen término del proyecto o actividad.

Salida definitiva

Se considera salida definitiva la que ocurre en aquellos casos en que un investigador o extensionista se retira por renuncia al proyecto o a la institución, por jubilación, o por despido o licencias mayores a seis meses.

En este caso, el director de la escuela coordinadora deberá procurar un sustituto con la debida anticipación para garantizar la continuidad del proyecto; en su defecto, podrá solicitar el cierre del proyecto ante el Consejo de Investigación y Extensión, el cual decidirá al respecto según recomendación de la Dirección de Proyectos.

En todos los casos, el director de escuela debe prever la salida del investigador o extensionista y solicitarle con antelación un informe de las actividades realizadas durante su participación en el proyecto, el cual debe ser aprobado por el consejo de escuela y ser presentado a la Dirección de Proyectos.

Salida temporal

Se considera salida temporal el caso en que un investigador o extensionista se retira por licencias menores a seis meses.

En este caso, la escuela responsable deberá procurar un sustituto con la debida anticipación para garantizar la continuidad o, en su defecto, solicitar la suspensión temporal del proyecto al Consejo de Investigación y Extensión, el cual decidirá al respecto según recomendación de la Dirección de Proyectos.

En caso de que la salida temporal sea por una pasantía estrictamente relacionada con el proyecto en ejecución, el investigador mantendrá su condición dentro del proyecto.

6.8.3 Suspensión de un proyecto o actividad de fortalecimiento

a) En caso de suspensión temporal de un proyecto o actividad de fortalecimiento, el investigador principal deberá enviar la solicitud al Consejo de Investigación y Extensión con la debida justificación y el respectivo acuerdo del Consejo de Escuela.

b) En caso de suspensión definitiva de un proyecto o actividad de fortalecimiento, el investigador principal deberá enviar la solicitud al Consejo de Investigación y Extensión adjuntando un informe de lo ejecutado y la debida justificación. Tanto el informe rendido como la solicitud de suspensión definitiva deben ser aprobados por el consejo de escuela. La Dirección de Proyectos no evaluará este informe y, por tanto, no se emitirá certificación de participación en este proyecto.

c) Si medió la firma de un contrato o convenio como parte de los procedimientos anteriormente descritos, corresponderá a la Dirección de Proyectos elevar el caso a las instancias correspondientes para el seguimiento del debido proceso.

d) El Consejo de Investigación y Extensión podrá suspender la ejecución de un proyecto o actividad de fortalecimiento, cuando se detecten anomalías en su ejecución. Para tal efecto, este Consejo se apoyará en un informe elaborado por la Dirección de Proyectos.

6.9 Procedimiento para la entrega de informes finales de proyectos de investigación y extensión pendientes ante la VIE

En cuanto concluya la ejecución del proyecto, la Dirección de Proyectos enviará un recordatorio a los investigadores y extensionistas sobre la fecha de entrega del informe final, con copia a los directores y coordinadores de las unidades participantes.

a. El grupo ejecutor contará con un plazo de seis meses calendario, una vez concluido el proyecto, para que el informe sea remitido a la Dirección de Proyectos. En el caso de actividades de fortalecimiento el plazo de entrega será de tres meses. Tanto para proyectos, como para actividades de fortalecimiento, no se contará con opción de prórroga.

b. La Dirección de Proyectos de la VIE revisará cada semestre el estado de los informes de proyectos de investigación y comunicará los investigadores y extensionistas morosos y a la Dirección o Coordinación de la unidad académica a la que pertenezcan, indicando

• Nombre y código de proyecto

• Nombre del coordinador y co-ejecutores, así como las unidades académicas a las que pertenecen

• Fecha de inicio y término del proyecto.

• Fecha en la que debió presentarse el informe.

• Recursos financieros (presupuesto operativo, inscripciones, traducciones, pasantías y cualquier otra erogación complementaria) y horas totales asignadas al proyecto (VIE, DOC, investigador consolidado).

c. La Dirección de Proyectos comunicará al Vicerrector de Investigación y Extensión al inicio de cada semestre la lista de proyectos con informe final pendiente tras haber agotado el plazo de tres meses o la prórroga de tres meses adicionales, en caso de que se haya solicitado.

d. El Vicerrector de Investigación y Extensión enviará un oficio a los directores o coordinadores de las unidades correspondientes solicitando la apertura de una investigación preliminar para cada uno de los casos. En caso de que un director de escuela, coordinador de área académica o unidad desconcentrada tenga informes pendientes, el Vicerrector de Investigación y Extensión comunicará esta situación vía oficio al Director de Sede o Vicerrector de Docencia, según corresponda, para solicitar la apertura de la investigación preliminar. En lo consiguiente, se aplicará lo indicado en el Capítulo 8 de la Segunda Convención Colectiva y sus reformas.

e. Para que el informe sea aceptado por la Dirección de Proyectos, deberán entregarse los documentos 1 y 2 y los acuerdos de consejo de escuela, área académica o unidad desconcentrada participantes junto con la nota asignada al proyecto.

f. En aquellos casos que la Dirección de Proyectos considere calificados (en los que se demuestre el cumplimiento de todos los objetivos del proyecto), se podrán aceptar como alternativos al documento 1 del informe final, otros productos tales como:

• Documentación que evidencie la consecución de patentes de invención u otros productos protegibles. VIE-CIE/5-10-2018 Elaborado por el Consejo de Investigación y Extensión

• Artículos científicos en proceso de aprobación por una revista indexada o ya publicados.

• La creación de un dispositivo, software, equipo u otra evidencia física que sintetice el producto pretendido en el proyecto.

El documento 2 será obligatorio para todos los casos

a. Una vez concluido el proyecto o actividad de fortalecimiento, el investigador presentará un informe final (documentos 1 y 2), según el formulario establecido y en idioma español, al comité técnico de la escuela, área académica o unidad desconcentrada, para su evaluación y presentación posterior al consejo de escuela, área académica o unidad desconcentrada. Este trámite se debe realizar en cada escuela, área académica o unidad desconcentrada participante. En caso de que el comité técnico o el consejo de escuela, área académica o unidad desconcentrada lo consideren necesario, el informe final puede ser enviado a evaluadores externos, en cuyo caso se les deberá aportar una copia de la propuesta aprobada, una copia del informe final y el formulario de evaluación. La evaluación es realizada ad honórem y el evaluador tendrá un plazo máximo de un mes para realizarla. Una vez realizada la evaluación, esta será enviada al investigador coordinador del proyecto para su consideración e incorporación de cambios según corresponda.

b. Todo informe final deberá contar con una calificación cuantitativa, según el artículo 38 del Reglamento de Carrera Profesional del ITCR y sus reformas. La calificación del informe final a nivel de escuela, área académica o unidad desconcentrada corresponderá realizarla al comité técnico de la escuela, área académica o unidad desconcentrada. coordinadora del proyecto, siguiendo la guía para tal fin. Las otras escuelas, área académica o unidad desconcentrada participantes deberán aprobar el informe en consejo de escuela, área académica o unidad desconcentrada, sin brindar calificación.

C) El director de la escuela, área académica o unidad desconcentrada coordinadora del proyecto remitirá a la Dirección de Proyectos en forma conjunta y en formato digital, preferiblemente en PDF, los siguientes documentos

• Memorando de comunicación de aprobación de informe final, indicando el número de la sesión de consejo de escuela, área académica o unidad desconcentrada donde se aprobó, el acuerdo, los considerandos de aprobación y la calificación obtenida.
• Memorando de aprobación del informe por parte de las otras escuelas, áreas académicas o unidades desconcentradas participantes.
• Documento 1 del informe final
• Documento 2 del informe final
• Carta del investigador coordinador en la que acepta la publicación del informe final en la Biblioteca del ITCR (ver formato en anexo B6).

d. Solo se recibirán los informes completos que cumplan con los requisitos de presentación establecidos en el punto anterior.

e. El plazo para la evaluación por parte de la Dirección de Proyectos será de 60 días hábiles a partir de la fecha de entrega al evaluador.

f. En la medida de lo posible, el evaluador del informe final será el gestor de proyectos que le ha dado seguimiento al proyecto durante su ejecución.

g. La calificación del proyecto en la Dirección de Proyectos será realizada por los gestores de proyectos, siguiendo la guía creada para tal fin. Para los casos que corresponda, esta calificación podría ser asignada por un evaluador externo siguiendo los procedimientos establecidos para ello.

h. La calificación final del informe se obtiene a partir de la calificación otorgada por la escuela coordinadora (50%) y la Dirección de Proyectos (50%). La calificación mínima para que la Dirección de Proyectos emita certificación del proyecto para carrera profesional será de 70.

i. Los proyectos o actividades financiados parcial o totalmente con fondos externos están sujetos a esta normativa y a los términos del contrato suscrito por el ITCR, el investigador y la institución financiadora. No se podrán negociar condiciones diferentes a las establecidas por el Consejo de Investigación y Extensión, sin su consentimiento previo.

6.9.1 Mecanismo para evaluación de informes finales de proyectos que presentan conflictos entre investigadores, comité técnico y consejos de escuela.

En caso de que el informe final de un proyecto de investigación no sea evaluado por el comité técnico de una escuela, área académica o unidad desconcentrada, y si al cabo de tres meses desde que se presentó el informe el Consejo de Escuela no ha enviado el informe final a la VIE, se procederá así:

a. El investigador solicitará a la VIE, a través de la Dirección de Proyectos, el nombramiento de un evaluador externo. Para tal caso el investigador debe demostrar que han transcurrido al menos tres meses desde que entregó el informe final completo al comité técnico de la escuela o a su dirección.

b. Si la solicitud del investigador cumple con el requisito anterior, la Dirección de Proyectos procederá de la siguiente forma:

a) Se solicitará al investigador el informe final de proyecto presentado a la escuela en formato digital, el cual debe presentarse según los formatos y requisitos establecidos en la "Guía para la gestión interna de la investigación y la extensión en el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR)”.

c. La Dirección de Proyectos seleccionará un evaluador externo a la escuela que, en su criterio, posea el mejor perfil para hacer la evaluación del informe; la selección y el nombre serán de carácter confidencial.

d. Al evaluador seleccionado se le entregará la propuesta de proyecto aprobada por el Consejo de Investigación y Extensión, así como sus modificaciones, el informe presentado por el investigador en la escuela y un formulario de evaluación. El evaluador externo tendrá un plazo máximo de 30 días naturales para hacer la evaluación. En caso necesario el evaluador externo se contratará por servicios profesionales usando recursos del presupuesto de la VIE.

e. Los resultados de la evaluación externa serán comunicados al investigador que hizo la solicitud y a los consejos de escuela correspondientes y tales resultados serán definitivos e inapelables.

f. Si la calificación del evaluador es superior a 70, la Dirección de Proyectos dará por recibido el informe final y procederá a hacer la evaluación.

g. Si la calificación del evaluador es inferior a 70, el informe se devolverá al investigador quien tendrá un plazo de 60 días naturales para que hacer los ajustes que solicite el evaluador externo. Una vez hechas las correcciones el investigador enviará el informe a la Dirección de Proyectos, a cuál aceptará el informe asignándole una calificación externa de 70, y procederá a hacer la evaluación. Si al cabo de 60 días naturales el investigador no presenta un nuevo informe con las correcciones solicitadas, se mantendrá como efectiva la primera calificación asignada por el evaluador externo, la Dirección de Proyectos dará por aceptado el informe final presentado por el investigador inicialmente y procederá a hacer la evaluación.

h. La calificación final del informe se obtendrá promediando la calificación del evaluador externo con la calificación otorgada por la Dirección de Proyectos.

i. Una vez calculada la calificación final del informe, la Dirección de Proyectos dará por finalizado el proyecto, y los resultados serán enviados al investigador, a los consejos de escuela correspondientes y tales resultados serán definitivos e inapelables.

j. En casos debidamente justificados, un consejo de escuela puede solicitar a la Dirección de Proyectos el nombramiento de un evaluador externo para la revisión y calificación de un informe final de proyecto. En tales casos de procederá de siguiente forma:

• La Dirección de Proyectos analizará si existe justificación para hacer la solicitud. VIE-CIE/5-10-2018 Elaborado por el Consejo de Investigación y Extensión
• Si existe justificación, se asume que el consejo de escuela está delegando en la Dirección de Proyectos de la VIE la revisión y evaluación del informe final del proyecto. Si este es el caso, la Dirección procederá según lo establecido en los incisos a) a h) de la sección anterior.
• En el caso de que un investigador coordinador de un proyecto no esté de acuerdo con la calificación asignada por el consejo de escuela al informe final de proyecto presentado, este podrá solicitar a la escuela la designación de un evaluador externo. Si el consejo de escuela no resuelve la apelación en un plazo de tres meses, el investigador podrá solicitar a la Dirección de Proyectos de la VIE la designación de un evaluador externo, para lo cual la Dirección procederá según lo establecido en los incisos a) hasta h) de la sección anterior.

6.9.2 Recepción de informes parciales de proyectos

• En casos debidamente justificados, en los que algún miembro del equipo de investigación y extensión no entregue su parte del informe, impidiendo así a los demás la entrega del informe final, se autoriza a la Dirección de Proyectos a recibir y evaluar los informes parciales de los demás investigadores o extensionistas, una vez que hayan sido evaluados y aprobados por los consejos de escuela, área académica o unidad desconcentrada correspondientes. En caso de que la calificación promedio del informe parcial sea superior a 70, se autoriza a la Dirección de Proyectos a registrar en su base de datos que los investigadores o extensionistas que presentaron sus informes parciales no tienen compromisos pendientes con la VIE.
• No se extenderá constancia de nota ni participación para efectos de reconocimiento en el escalafón profesional hasta tanto no se cuente con la evaluación del informe final completo.

• Se consideran como casos debidamente justificados aquellos en los que se puedan establecer los siguientes elementos:

  • El consejo de escuela, área académica o unidad desconcentrada a la que pertenece el investigador o extensionista perjudicado evaluó y aprobó el informe parcial presentado con una calificación superior o igual a 70.

  • El investigador o extensionista perjudicado solicita a la Dirección de Proyectos que se analice y resuelva su caso.

h. La Dirección de Proyectos de la VIE revisará cada semestre el estado de los informes de proyectos de investigación y comunicará los investigadores y extensionistas morosos y a la Dirección o Coordinación de la unidad académica a la que pertenezcan, indicando

• Nombre y código de proyecto
• Nombre del coordinador y co-ejecutores, así como las unidades académicas a las que pertenecen
• Fecha de inicio y término del proyecto.
• Fecha en la que debió presentarse el informe. 
• Recursos financieros (presupuesto operativo, inscripciones, traducciones, pasantías y cualquier otra erogación complementaria) y horas totales asignadas al proyecto (VIE, DOC, investigador consolidado).

6.10 Casos Extraordinarios de consideración del Consejo de Investigación y Extensión 

 En situaciones extraordinarias o no tipificadas en este apartado, el Consejo de Investigación y Extensión analizará y resolverá al respecto.