La mejora y desarrollo de los sistemas digitales que realiza el Tecnológico de Costa Rica (TEC) [2]es constante. Muestra de esto es la implementación del nuevo Sistema de Actas de Calificaciones. [3]

Con nuevas facilidades y beneficios para docentes, personal de apoyo y estudiantes, el Sistema tiene como principal ventaja, el acceso desde cualquier parte del mundo, sin necesidad de un servidor virtual o VPN.

Tradicionalmente, el reporte se hacía mediante un dictado de notas del docente con la asistencia del personal de apoyo. Sin embargo, ahora el profesor tiene la posibilidad de realizar el reporte respectivo directamente en el sistema.

Esto se realiza mediante la autenticación que exige el sistema con las credenciales institucionales correspondientes y la firma digital, lo que permite dar validez al documento que contiene el acta oficial de calificaciones.

Los docentes pueden, asimismo, acceder a la lista de estudiantes que compone su curso, digitar las calificaciones de los estudiantes, confeccionar el acta, firmarla y enviarla al Departamento de Admisión y Registro (DAR) [4], [4] logrando una automatización completa del proceso de cierre de cada periodo lectivo.

El sistema también permite gestionar todas las opciones necesarias para hacer el reporte del acta oficial de calificaciones: aprobaciones, incompletos, abandono de cursos, así como reprobado por ausencias.

Además, utiliza una escala de calificación que redondea automáticamente la nota aprobada (numérica o alfabética). Para esto, el Consejo Institucional del TEC realizó las modificaciones correspondientes a la reglamentación respectiva con el fin de implementar de manera plena las capacidades de este Sistema.

Una vez que el docente registre el acta oficial, el sistema enviará al estudiante la notificación de la calificación asignada mediante correo electrónico, garantizando así el derecho del estudiante a informarse y solicitar revisión cuando así proceda.

Por otra parte, permite a los directores y coordinadores académicos un seguimiento completo de la entrega de actas, a través de datos estadísticos en tiempo real.

Según detalló Ana Catalina Arias del DAR, por semestre, se registran unas 3200 actas, lo que significaba hasta 5000 hojas. Sin embargo, con el nuevo sistema se elimina este gasto de papel. De esta manera, un proceso institucional más está alineado con los objetivos de sostenibilidad ambiental que tiene el Tecnológico.

El sistema fue realizado por el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación (DATIC) [5] que, mediante un equipo de desarrolladores liderados por los ingenieros Erick Richmond y Natalia Morales, logró la implementación de esta plataforma como parte de las acciones institucionales ante la situación causada por el COVID-19.