Factura Electrónica propone nuevos retos comerciales e institucionales

mano de persona en computadora. pantalla muestra sistema del ministerio de hacienda — El nuevo sistema de facturación digital se puede hacer mediante la página que ha dispuesto el Ministerio de Hacienda para tal fin. (Foto: Ruth Garita)

Factura Electrónica propone nuevos retos comerciales e institucionales

9 de Mayo 2018 Por: Kenneth Mora Pérez [1]

Método respaldará la venta de bienes y prestación de servicios de manera digital.

La disposiciones del Gobierno Central y del Ministerio de Hacienda [2] para evitar la evasión y mejorar la recaudación, así como facilitar el comercio, son parte de los objetivos que persigue la implementación de la factura digital.

El nuevo método ha puesto nuevos retos para comercios así como para instituciones, quienes se han encontrado con la necesidad de optimizar los procesos de las transacciones así como adquirir nuevos sistemas informáticos que generen el registro correspondiente.

La factura o tiquete electrónico es un archivo con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en formato digital que se da por bienes o servicios prestados y que sustituye a la factura en papel. Esta ofrece una serie de beneficios para el emisor y receptor del comprobante, entre ellos, menos costos operativos, rapidez y seguridad en el intercambio de información. Además, brinda a la Administración Tributaria, información en tiempo real, disminución de costo administrativos y minería de datos.

Para esto, la Dirección de Tributación [3] ha puesto a disposición de los obligados tributarios, la documentación, herramientas y enlaces para el uso de un sistema de facturación electrónica que respalde los ingresos, costos y gastos, de conformidad con las especificaciones técnicas y normativas definidas por esta entidad. Entre los elementos de apoyo está el software Facturador Electrónico Gratuito, creado con el fin de que los contribuyentes puedan utilizarlo para la elaboración de los comprobantes electrónicos.

Para emitir comprobantes electrónicos es necesario que el contribuyente cuente con un mecanismo de seguridad. Puede ser la llave criptográfica emitida por el Ministerio de Hacienda, que es un método de seguridad que garantiza la integridad, autenticidad y autoría de los comprobantes electrónicos, o la firma digital que permite identificar al firmante.

En el caso de los consumidores, una vez que se realice la transacción del bien o servicio, es obligatorio la recepción de la factura impresa, a menos de que esta sea enviada por correo. Sin embargo, Hacienda hace énfasis en manifestar que la no emisión de los comprobantes en el acto de compraventa será sancionado.

Para la implementación, se han establecido plazos y mecanismos para que cada sector pueda implementarla según su actividad.

Sector Salud: 15 de enero
Sector contable, financiero y administrativo: 1 de febrero
Sector legal: 1 de marzo
Sector Ingeniería, arquitectura e informática: 2 de abril
Otros sectores: 1 de mayo

“Con la activación de emisión de facturas electrónicas y su confirmación por parte del Ministerio de Hacienda en forma digital, se inicia una nueva etapa en el desarrollo del sistema tributario costarricense. Esto facilitará la emisión electrónica de facturas, el control por parte del contribuyente de los ingresos que percibe y las actuaciones de la Administración Tributaria al contar con información precisa de los contribuyentes”. Helio Fallas, exministro de Hacienda

El panorama para el TEC

En el caso de algunas instituciones estatales, las mismas han sido exentas de emitir factura electrónica. Tal es el caso de la Caja Costarricense de Seguro Social, la Corte Suprema de Justicia, la Asamblea Legislativa así como las Universidades Estatales -entre ellos el TEC-, quienes han sido exoneradas por el Ministerio de Hacienda de la emisión, pero no de su recepción.

Según la disposición de Hacienda, será a partir del 1º de octubre de este año, la fecha cuando estas instituciones se verán obligadas a recibir las facturas electrónicas, pero no así a su emisión.

Este panorama propone nuevos retos para el quehacer institucional según lo detalla Sylvia Watson, directora del Departamento Financiero Contable del TEC, quien señaló que la cantidad de transacciones que se reciben por parte de diversas instancias de la Universidad, conllevará generar nuevos procedimientos y directrices para cumplir con lo estipulado por Hacienda.

"Estamos buscando términos y maneras para desarrollar una herramienta que se ajuste a las necesidades institucionales, ya que si bien el sistema de Hacienda es práctico, no se ajusta a muchas de las acciones que se realizan en el TEC" Sylvia Watson, Directora del Departamento Financiero Contable del TEC.

El sistema permitiría agilizar la aprobación que se exige por ley, la cual estipula debe darse en un plazo no mayor a ocho días, por lo que una de las opciones es el desarrollo de un software institucional así como la asignación de cuentas de correo pertinentes que faciliten la gestión de documentos y la relación con los proveedores.

Watson destacó que la política de pago no va cambiar, sino que lo que se va realizar es cambiar la recepción así como las características de gestión de la factura recibida. Para esto, de igual manera la información correspondiente va a estar en la web para los proveedores así como en la Intranet para los colaboradores de la Institución.

Como parte de otras acciones, recientemente se realizó una charla informativa entre personal de distintos departamentos del TEC, la cual fue organizada por Departamento Financiero Contable en conjunto con Capacitación Interna de Recursos Humanos.

La exposición fue realizada por la especialista Cinthya Durán, quien brindó las características generales de la factura y además dio respuesta a las consultas del personal asistente.

mujer frente a un auditorio hablando — La licenciada Cinthya Durán impartió la charla Factura Electrónica a funcionarios de diversas instancias del TEC. (Foto: Ruth Garita/OCM)