Corrían los primeros años del Tecnológico de Costa Rica (TEC), [3] cuando se gestaba ya la necesidad de gestionar y custodiar los documentos que eran generados en la nueva universidad.

La memoria institucional que se plasmaba en papel, y que marcaba el patrimonio documental de la Institución impulsó la creación del Centro de Archivo y Comunicaciones [4], un 9 de febrero de 1977.

Justamente 40 años después de aquella fecha, funcionarios y exfuncionarios se reunieron para conmemorar la creación de esta Unidad, en un conversatorio que analizó su labor durante cuatro décadas.

El primer coordinador de esta Unidad y su creador, Ibo Cordero, narró los inicios, en conjunto con Antonio Rivera y Angelita Aguilar, ambos exfuncionarios de esta dependencia. Ellos contaron sus anécdotas durante su trayectoria institucional.

Cordero destacó cómo el archivo del TEC es un modelo a nivel nacional e internacional, el cual tiene un sistema de clasificación basado en el organigrama de la Institución. Con una metodología jerárquica-numérica, lograron que este se “exportara” a otras latitudes como Cuba, México y Chile, entre otros.

“Jugamos en primera división a nivel de archivos gracias al modelo creado(..) Los procesos de la gestión archivística unidos con la correspondencia y las telecomunicaciones logró que nos distinguiéramos a distintos niveles”, destacó Cordero.

Rivera, quien además fuera nombrado por el Archivo Nacional en el año 2000 como archivista distinguido por su labor, destacó como antes de la creación de la misma Ley de archivos - de la cual Rivera fue parte- el TEC ya contaba con lo que dictaba.

“10 años antes de crearse la Ley del Sistema Nacional de Archivos, el TEC ya hacía lo que la Ley decía, destacó Rivera, al mismo tiempo que marcó como esa visión de lo que quería que fuese el archivo, es un reflejo de lo que es este modelo actualmente.

Asimismo, el exfuncionario destacó la importancia que aun tiene el papel, al ser una fuente que da información oportuna y que genera credibilidad en distintos ámbitos. Al mismo tiempo, destacó el trabajo de los funcionarios y de las secretarias de los Departamento y Escuelas del TEC en el sistema de archivos institucional.

Además del conversatorio, se hizo un reconocimiento a los coordinadores que ha tenido la Unidad, así como a otros exfuncionarios entre los que estuvieron Humberto Leiva, Orlando Pérez y Nuria Leiva.

Paso por la historia

El Centro de Archivo y Comunicaciones fue creado mediante la sesión N°5-77, artículo 11 del Consejo de Rectoría y en aquel entonces, comenzó sus funciones con tres personas. Un año después eran nueve y actualmente son 13 funcionarios.

Hoy dicho Centro posee tres grandes áreas: Mensajería Institucional, Recepción y Archivo Central. Es quien administra, custodia y salvaguarda los tipos documentales que el TEC, por medio de todas las oficinas y departamentos produce.

Para la archivista y actual coordinadora, Marjorie Ríos, la conmemoración del aniversario representa un nuevo reto gracias a los nuevos procesos tecnológicos como la firma digital y otros sistemas de gestión que ayudan a un mejor desarrollo para la TEC y el país.

Ríos agregó que actualmente se facilitan y mejoran los procesos de gestión de documentos y de información, mediante la atención al usuario, la aplicación de tecnologías y la difusión del patrimonio documental.

El primer manual para unificar el trámite y archivo de las comunicaciones escritas así como el marco de acción recomendado se dio en el año 1977. En el año 2013 se aprobó “El Reglamento de Archivo del ITCR”, en la sesión ordinaria del Consejo Institucional N°2819-2013.

Durante el presente año, según la Coordinadora, se tendrán otras actividades como exposiciones de documentos antiguos, documentos curiosos y charlas, entre otras actividades.