En el marco de la celebración del Día Internacional de los Archivos, tuvo lugar el jueves la exposición “El impacto de la firma digital en los sistemas de gestión documental”. La charla se desarrolló en el auditorio del Centro de Investigaciones en Computaciones (CIC) [2] de la Sede Central de Cartago [3] y estuvo a cargo del máster Mario Álvarez, profesional del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt) [4].

La actividad fue organizada por el Centro de Archivo y Comunicaciones del Tecnológico de Costa Rica (TEC) [5] y a ella asistieron funcionarios de diferentes departamentos de la Institución, quienes aprovecharon para conocer las ventajas de contar con una firma digital. Por espacio de aproximadamente dos horas, el experto expuso sobre los beneficios que este relativamente novedoso sistema trae para el país. “Gracias a la firma digital se reduce considerablemente la cantidad de papel que se utiliza en las empresas para sus trámites en general”, explicó Álvarez.

La firma digital consiste en un algoritmo criptográfico que permite identificar al usuario de forma única ante un sistema informático, esto con toda la legalidad que garantizan los documentos impresos. Este mecanismo asegura una autenticidad, integridad y la imposibilidad total de que el emisor de la firma pueda negar la autoría de la misma. Se puede aplicar a todo tipo de documentos virtuales como Microsoft Word, Adobe PDF, vídeos, etc.

Este avance tecnológico ayuda a solucionar problemas sociales como el traslado físico innecesario de las personas a un lugar solamente para estampar una firma a puño y letra, lo cual tiene una repercusión directa sobre las incomodidades a nivel nacional en transporte (presas) y las largas filas que muchas veces los usuarios debemos hacer para realizar trámites que a fin de cuentas son realmente rápidos. Además, desde el punto de vista ambiental, este método promueve un uso racional de papel y otros materiales como tinta. “Cuanto más papel se utiliza, más nos alejamos de la meta de ser un país carbono neutral en 2021”, agregó el experto.

Nota relacionada: Firma digital será un aliado para disminuir el uso de papel [6]

La firma digital consiste en un dispositivo lector USB y una tarjeta con un código único que se entrega al usuario que lo solicita. Puede ser adquirida en diferentes entidades como bancos y cooperativas. Existen actualmente a nivel nacional un total de 54 empresas y 104 aplicaciones que permiten al público el uso de esta modalidad de firma.

El Día Internacional de los Archivos se celebra en varios países cada 9 de junio en conmemoración de la creación del Consejo Internacional de Archivos por la UNESCO [7] en 1948. En Costa Rica, el Archivo Nacional [8] es la institución rectora en el campo y su historia data desde las últimas dos décadas del siglo XIX.