Mecanismo para la Remuneración de funcionarios que participan en actividades de vinculación externa a través de la FUNDATEC

“La Estructura de Honorarios Profesionales para las actividades de vinculación externa del ITCR a través de la FUNDATEC, utilizará como la unidad base la “hora profesional”, definida esta como la hora que un profesional de un área específica dedica para la atención de una labor determinada. El monto promedio de referencia para remunerar la hora será el establecido por cada Colegio Profesional, según el área de especialidad[2]. Esto permitirá una diferenciación del monto por campo de especialidad. De acuerdo con esto, la estructura de honorarios profesionales operará de la siguiente forma:

1. Actividades académicas formales y de formación:

1.1 Actividades Académica Formales

Para los programas académicos formales del Instituto Tecnológico de Costa Rica (entiéndase Maestría y Doctorado), cada Unidad Operativa establecerá el monto por cancelar por cada actividad en el programa respectivo y lo presentará a la Vicerrectoría respectiva de acuerdo al siguiente cuadro:

[2] Actualmente la hora profesional en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos está valorada en ¢ 15.567, en el Colegio de Licenciados y Profesores oscilan entre ¢ 7.800 y ¢5.000 y la del Colegio de Contadores en ¢ 13.596.

Para la asignación del monto por cancelar por hora, la Unidad Operativa dispondrá de un rango que varía desde el monto de la hora profesional +, - un 30%. Para determinar el punto del rango en cual ubicarse se debe considerar:

a. Tipo de curso: Especialidad, Maestría o Doctorado

b. Formación y experiencia del profesor que desarrolla la actividad

c. Fondos disponibles para su pago

d. Posibilidades de acceso al programa de la población meta

e. Importancia nacional del programa

En casos calificados, en los cuales por razones de interés nacional o institucional, o limitación en la disponibilidad de recursos de la población meta, el monto a cancelar por concepto de honorarios puede ser menor al rango aquí estipulado, para lo cual se requiere la aprobación previa de la Vicerrectoría de Docencia.

1.2 Actividades Académicas de Formación

Los programas de formación (entiéndase los de formación de técnicos) y los programas de Educación Continua cada Unidad Operativa establecerá el monto por cancelar por cada actividad en el programa respectivo y lo presentará a la Vicerrectoría respectiva de acuerdo al siguiente cuadro:

Para la asignación del monto por cancelar por hora, la Unidad Operativa dispondrá de un rango que varía desde el monto de la hora profesional +, - un 20%. Para determinar el punto del rango en cual ubicarse se debe considerar:

a. Tipo de curso: Educación continúa o Técnicos

b. Formación y experiencia del profesor que desarrolla la actividad

c. Fondos disponibles para su pago

d. Posibilidades de acceso al programa de la población meta

e. Importancia nacional del programa

En casos calificados, en los cuales por razones de interés nacional o institucional, o limitación en la disponibilidad de recursos de la población meta, el monto a cancelar por concepto de honorarios puede ser menor al rango aquí estipulado, para lo cual se requiere la aprobación previa de la Vicerrectoría de Docencia.

2. Actividades de asesorías y consultoría

Para las actividades de asesoría, consultoría o capacitación asociadas a actividades de asesoría o consultoría, que no sean parte de un programa permanente, se utilizará la siguiente tabla, la cual contempla un rango de pago, por día, con base en el mercado, el grado de especialización y el riesgo de la actividad.

2.1. Asesorías o consultorías

La remuneración no podrá exceder lo estipulado en el presupuesto de la Unidad Operativa.

2.2. Capacitación (asociada a una asesoría o consultoría)

La remuneración no podrá exceder lo estipulado en el presupuesto de la Unidad Operativa.

3.Servicios repetitivos

Para los servicios repetitivos de laboratorio, cada unidad operativa debe definir un costo por prueba, el cual se hará con base en los costos asociados a su realización, las tarifas establecidas por los colegios profesionales para cada prueba, el comportamiento del mercado y la importancia social. Dentro de la estructura de costo por prueba, se indicará el monto correspondiente a honorarios del profesional responsable, de acuerdo con la tarifa por horas del Colegio Profesional respectivo +, - un 20%.

En términos generales ningún pago puede superar lo establecido en las normas de remuneración máxima aprobadas por el ITCR dentro de los Lineamientos para la remuneración de funcionarios que participan en actividades de vinculación externa a través de la FUNDATEC.” Tanto para Actividades académicas formales y de formación, Actividades de asesorías y consultoría y Servicios repetitivos.

Publicar. ACUERDO FIRME.

Sesión Ordinaria del Consejo Institucional Nº 2555, Artículo 12, del 24 de abril del 2008 - Publicado en Gaceta 250-08 del 20 de junio-08

Título así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 15 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 969-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.

Capítulo 1 OBJETIVOS Y DEFINICIONES

Artículo 1 De los objetivos

Los objetivos de esta normativa son:

1. Reducir al mínimo la generación de desechos peligrosos en los Laboratorios y Centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
2. Contar con un sistema de manejo integral de los desechos peligrosos del ITCR, con el fin de disminuir el impacto negativo a la salud de los funcionarios, estudiantes, la comunidad vecina y al ambiente.
3. Servir de modelo a la comunidad nacional.

Artículo 2 Definiciones

Para establecer los alcances de las disposiciones establecidas por esta normativa, se utilizarán las siguientes definiciones:

• Desechos peligrosos: Desechos sólidos, líquidos, pastosos o gaseosos, que por su reactividad química y sus características tóxicas, explosivas, corrosivas reactivas biológicas, inflamables volátiles, combustibles u otras, por su cantidad y tiempo de exposición, pueden causar daño a la salud de los seres humanos y del ambiente, incluyendo la muerte de los seres vivos.
• Desechos ordinarios: Desechos sólidos, líquidos, gaseosos y pastosos que no requieren un tratamiento especial antes de ser dispuestos.
• Guía de manejo de desechos peligrosos en los laboratorios del ITCR: Manual que pretende ser una guía para la minimización y el manejo seguro y apropiado de los desechos peligrosos que se generan en los laboratorios del ITCR, con el fin de reducir el impacto negativo en el ambiente y la salud de las personas, cumplir con la Ley Orgánica del Ambiente, el Reglamento para el manejo de los desechos peligrosos Industriales” y el “Reglamento sobre las características y el listado de los desechos peligrosos industriales”.
• Boleta de registro: Información de identificación de los desechos en la fuente de generación.
• Boleta de acumulación: Información acerca de donde se lleva el control de la cantidad, tiempo, condiciones del recipiente y de la persona responsable de la acumulación de los desechos conforme se van generando.
• Datos técnicos de Seguridad “Material Safety data sheet” (MSDS): Información técnica sobre los materiales de seguridad que se comercializan en el mundo.

Capítulo 2 DE LAS RESPONSABILIDADES

Artículo 3 De los/as coordinadores/as de laboratorios y Centros de Investigación 

Son responsabilidades de los/as coordinadores/as de laboratorios y Centros de Investigación, así como de los/as coordinadores/as de unidad y directores de departamentos: 

Artículo reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3211, Artículo 14, del 07 de abril de 2021. Publicado en fecha 9 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 752-2021 de fecha 8 de abril del 2021.

1. Realizar acciones conducentes a prevenir y reducir la generación de desechos peligrosos en los laboratorios o lugares a su cargo.
2. Controlar que los investigadores y docentes realicen acciones de prevención y reducción de los desechos peligrosos en los laboratorios, centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del ITCR.
3. Velar porque cada funcionario a su cargo reciba y conozca la Guía de Manejo de los Desechos Peligrosos en los laboratorios del ITCR y la normativa relacionada en esta materia.
4. Asegurarse de que los/as funcionarios/as y estudiantes que utilizan laboratorios, Centros de Investigación y bodegas cumplan con los lineamientos y procedimientos del laboratorio para el manejo de los desechos peligrosos.
5. Coordinar y garantizar que se imparta una inducción sobre el manejo adecuado de los desechos peligrosos en laboratorios, Centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del ITCR, a los estudiantes y funcionarios/as que inicien labores en el laboratorio.
6. Garantizar que los desechos peligrosos en laboratorios, Centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del ITCR se clasifiquen, recolecta, acumulen y almacenen por separado, según los lineamientos de la Guía de Manejo de los Desechos Peligrosos en los laboratorios del ITCR.
7. Controlar que el inventario de sustancias químicas y desechos peligrosos esté actualizado.
8. Evitar que los desechos peligrosos se almacenen por más de un año o en cantidades mayores de un kilogramo o un litro.
9. Controlar que los/as funcionarios/as y estudiantes que generan desechos peligrosos en laboratorios, Centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del ITCR, realicen el tratamiento y disposición final adecuada de los desechos generados.
10. Velar para que los investigadores, docentes y estudiantes que utilizan los laboratorios y generan desechos peligrosos, llenen las boletas de registros de información y de acumulación en forma adecuada, indicando toda la información que se le solicita.
11. Mantener actualizadas las boletas de registro de información y de acumulación de los desechos peligrosos.
12. Llevar el control de la boleta de registro y la boleta de acumulación de los desechos peligrosos que se generan en laboratorios, Centros de Investigación, bodegas y en general dentro de las instalaciones físicas del ITCR.
13. Enviar copia de las boletas de registro de desechos peligrosos cada semestre al encargado/a de la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial.
14. Informar a la Clínica de Atención Integral en Salud, la lista de funcionario/as y estudiantes que permanecen por periodos de ocho horas durante seis a doce meses calendario en contacto con sustancias y desechos peligrosos, con el fin de que se les realicen los exámenes médicos correspondientes.

Inciso reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3211, Artículo 14, del 07 de abril de 2021. Publicado en fecha 9 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 752-2021 de fecha 8 de abril del 2021.

15. Incluir dentro de su informe semestral de labores un apartado sobre el estado y disposición de los desechos peligrosos.

Artículo 4 Responsabilidades de la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial

Son funciones específicas de la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial, las siguientes:

1. Realizar inspecciones al menos una vez al año en los laboratorios y Centros de Investigación y bodegas, para evaluar que se estén manejando adecuadamente los desechos peligrosos y dar recomendaciones si fuera necesario.
2. Establecer y mantener un sistema seguro y confiable de registro de los desechos peligrosos generados o manejados cada semestre en los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR.
3. Comunicar al Departamento de Gestión del Talento Humano y a la VIESA los incumplimientos de las disposiciones establecidas por esta normativa por parte de los funcionarios/as o estudiantes, según corresponda, para que procedan a aplicar las medidas disciplinarias correspondientes.

Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 15 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 969-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.

4. Evaluar el estado de las sustancias químicas ofrecidas en calidad de donación a los laboratorios, Centros de Investigación o bodegas del ITCR, conjuntamente con el coordinador respectivo y recibir únicamente las que estén en buenas condiciones y sean útiles.
5. Realizar las acciones de prevención, reducción y/o denuncia ante las autoridades institucionales, según corresponda, cada vez que tenga conocimiento, por observación o comunicación, pública o confidencial, de derrame o manejo irresponsable de sustancias o desechos peligrosos dentro las instalaciones físicas del Instituto.

Artículo 5 Responsabilidades de la Clínica de Atención Integral en Salud

Es función específica de la Clínica de Atención Integral en Salud:

Realizar anualmente los exámenes médicos de los/as funcionarios/as y estudiantes que están en contacto con sustancias y desechos peligrosos y llevar el control médico correspondiente.

Artículo reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3211, Artículo 14, del 07 de abril de 2021. Publicado en fecha 9 de abril del 2021 mediante la Gaceta Número 752-2021 de fecha 8 de abril del 2021.

Artículo 6 De los/as funcionarios/as y estudiantes

Son responsabilidades de los/as funcionarios/as y estudiantes:

• Los/as funcionarios/as y estudiantes que trabajen en el laboratorio deben realizar acciones para prevenir y reducir la generación de desechos peligrosos.
• Los investigadores, docentes o estudiantes, según corresponda, que coordinen o participen en proyectos y actividades de investigación y docencia que generan desechos peligrosos, deben incluir dentro del presupuesto una partida para el tratamiento de los desechos peligrosos.
• Conocer y aplicar los lineamientos de la Guía de Manejo de los Desechos Peligrosos en los laboratorios del ITCR.
• Clasificar, recolectar, acumular y almacenar separadamente los desechos según los lineamientos de la Guía de Manejo de los Desechos Peligrosos en los laboratorios del ITCR.
• Tratar los desechos peligrosos que generen en sus actividades docentes, de investigación y extensión, antes de que se cumpla un año de almacenamiento o antes de que las cantidades sean mayores de un kilogramo o un litro.
• Asegurarse de que los tratamientos y la disposición final de los desechos peligrosos sea adecuada.
• Llenar las boletas de registro y de acumulación de desechos peligrosos, la cual debe ser firmada por el o la estudiante, el coordinador/a o encargado/a del laboratorio o Centro de Investigación.
• Los asistentes de los laboratorios deberán apoyar al coordinador/a de este en la supervisión, a los usuarios para que cumplan con la normativa y reglas de seguridad en el laboratorio y procedimientos en el manejo de los reactivos y desechos químicos

Capítulo 3 PROCEDIMIENTOS

Artículo 7

Los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR que generan o manejan desechos peligrosos, deben contar con al menos un ejemplar de la Guía de Manejo de Desechos Peligrosos en el ITCR, disponible a los/as funcionarios/as y estudiantes que utilizan los laboratorios.

Artículo 8

Los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR que generan o manejan desechos peligrosos, deben tener por escrito las reglas de trabajo y seguridad propias de cada laboratorio, procedimientos de los tratamientos ya establecidos para algunos de los desechos peligrosos que comúnmente se generan en el laboratorio y algunos otros asuntos que no se contemplen en la Guía de Manejo de Desechos Peligrosos en el ITCR y que son importantes para cada laboratorio definirlos. Este documento al igual que el citado anteriormente, debe estar disponible para los/as funcionarios/as y estudiantes que utilizan el laboratorio.

Artículo 9

Los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR que generan o manejan desechos peligrosos, deben cumplir con los lineamientos y procedimientos descritos en la Guía de Manejo de los Desechos Peligrosos del ITCR, para el manejo adecuado (prevención, minimización, generación, acumulación, almacenaje, tratamiento y disposición final) de los desechos peligrosos.

Artículo 10

Los responsables de los Laboratorios de Docencia y Centros de Investigación, deben solicitar a los proveedores como requisito indispensable, los datos técnicos de Seguridad (MSDS) de las sustancias químicas que compran.

Artículo 11

El Departamento de Aprovisionamiento deberá exigir como requisito de compra, los datos técnicos de Seguridad (MSDS) de las sustancias químicas y no podrá recibir ninguna sustancia química si no lo acompaña dicha información.

Artículo 12

Los usuarios de los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR, que generan o manejan desechos peligrosos, deben cumplir con las normativas de trabajo y reglas de seguridad dispuestas.

Artículo 13

Los/as coordinadores/as de cada laboratorio o Centro de Investigación, proyectos de investigación y programas docentes, deben planificar la compra de reactivos para evitar el almacenamiento excesivo de reactivos que puedan potencialmente convertirse en desechos peligrosos.

Artículo 14

En cada laboratorio, Centro de Investigación y bodega del ITCR, que genere o maneje desechos peligrosos, se debe contar con los inventarios de sustancias químicas y desechos peligrosos actualizados, el cual estará bajo la responsabilidad del/a coordinador/a.

Artículo 15

Para efectos de recibir donaciones de sustancias químicas, la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial, en conjunto con el/a coordinador/a del laboratorio o Centro de Investigación, debe evaluar el estado de las sustancias y recibir solamente los que están en buenas condiciones y son útiles.

Artículo 16

Cualquier sustancia química que exista en un laboratorio que no tenga uso y que potencialmente puede convertirse en un desecho, deberá ser trasladado a otro laboratorio del ITCR donde se necesite a través de un traslado interno o podrá donarse a otra institución siguiendo los mecanismos correspondientes.

Artículo 17

Cualquier funcionario/a o estudiante que observe un derrame de sustancias o desechos peligrosos dentro de la Institución, debe informarlo al coordinador/a de la unidad correspondiente y a la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial.

Artículo 18

Es prohibido disponer los desechos peligrosos sin previo tratamiento con los desechos ordinarios o la disposición de estos en zonas no aptas para tal fin, que ponga en riesgo la salud de personas, ecosistemas y dañe la imagen de la Institución.

Artículo 19

Es prohibido la acumulación de sustancias y desechos peligrosos en una zona abierta y sin ninguna contención dentro de la Institución.

Capítulo 4 SANCIONES

Artículo 20

El funcionario/a o estudiante del laboratorio, Centro de Investigación o bodega del ITCR, que genere o maneje desechos peligrosos que no cumpla con las disposiciones establecidas por esta normativa, no podrá hacer uso de tales instalaciones hasta que corrijan las anomalías.

Artículo 21

El funcionario/a o estudiante de laboratorio o Centro de Investigación o bodega del ITCR, que genere o maneje desechos peligrosos que incumpla con las disposiciones de esta Normativa será sujeto, según corresponda, a las sanciones establecidas por la normativa institucional aplicable.

Capítulo 5 DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Artículos Transitorios

Transitorio 1

Cada laboratorio, Centro de Investigación o bodega del ITCR que genere o maneje desechos peligrosos, tendrá un período de doce meses a partir de la entrada en vigencia de esta normativa para implementar y adaptar el sistema de manejo de los desechos peligrosos.

Transitorio 2

En un plazo no mayor a seis meses después de la entrada en vigencia de esta normativa, la Oficina Institucional de Seguridad e Higiene Industrial, deberá haber establecido el sistema seguro de registro de los desechos peligrosos, generados o manejados cada semestre en los laboratorios, Centros de Investigación y bodegas del ITCR, sobre los desechos peligrosos.

Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión No. 2516, Artículo 11, del 14 de junio del 2007. Gaceta 227

Capítulo 1: Disposiciones Generales

Artículo 1: Objeto del reglamento

El presente reglamento tiene el objetivo de normar la función archivística en la Institución.

Capítulo 2: Definiciones

Artículo 2: Definiciones 

Para la aplicación del presente reglamento, los procedimientos o directrices que de él se derivarán, los términos siguientes tienen el significado que a continuación se detalla:

1. Acervo Documental: Es el conjunto de documentos que se conservan en un Archivo.
2. Acta de eliminación de documentos: Documento en el que constan todos los tipos documentales que se eliminan.
3. Archivo: Entidades o secciones de entidades donde se reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por las instancias institucionales.
4. Archivo Central: es un área que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por los Archivos de Gestión de las diferentes oficinas del ITCR.
5. Archivo de Gestión: es el archivo que se genera y organiza en cada una de las instancias contempladas en la estructura organizacional de la Institución.
6. Archivo Histórico: Es el archivo que conserva permanentemente la documentación con valor histórico cultural para fines de investigación, la ciencia y la cultura.
7. Archivo Institucional: es el conjunto compuesto por el Archivo Central y los diferentes Archivos de Gestión, que, relacionados entre sí, contribuyen a la organización del fondo documental del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
8. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
   Existen tres fases en el ciclo vital: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.
9. Clasificación: Técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido.
10. Clasificación Orgánica: Consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos.
11. Clasificación por funciones: Consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la institución.
12. Clasificación por asuntos o materias: Consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a que se refieren.
13. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: es el órgano encargado de dictar las directrices archivísticas y normas sobre la selección, valoración y eliminación de los documentos del Instituto.
14. Depósito del archivo. Espacio que reúne las condiciones óptimas para la conservación de los documentos.
15. Derecho Subjetivo: Es el derecho que tiene todo individuo al acceso a la información.
16. Documento: Son los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.
17. Documentos de archivo: Son aquellos que se producen y reciben en los diferentes departamentos en función de sus actividades, con la característica de ser documentos únicos.
    Con excepción de libros, revistas, periódicos, y otras publicaciones múltiples, los cuales se consideran material de biblioteca o centros documentales.
18. Documento Digitalizado: Es la información consignada en forma analógica en una secuencia de valores numéricos, es decir, en una representación electrónica que se puede almacenar y acceder por medio de una computadora. Fotografiar electrónicamente una información, dividiéndola en miles de elementos llamados píxeles, representados por ceros y unos.
19. Documento Electrónico: Soporte magnético, óptico, etc. Símbolos binarios que deben descifrarse. El contenido puede separarse del soporte. La estructura física no es evidente. Se requiere de una estructura lógica (un software y hardware). Los megadatos administrativos, funcionales y técnicos de los documentos producidos por medios automáticos deben ser conservados para su posterior identificación.
20. Documentos Oficiales: Son los que se producen y reciben en las oficinas de la Administración Pública, identificados cada uno con la fecha, el nombre impreso del remitente, la firma y el sello.
21. Documentos de uso restringido: Son los que tienen información de carácter confidencial o restringido, este carácter se lo da el ente emisor.
22. Eliminación: Es la destrucción física de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico, permanente o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
23. Expediente: Conjunto de documentos relacionados entre sí por un mismo asunto, que constituyen una unidad documental.
24. Fechas extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente de los documentos que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
25. Foliación: Es la operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar consecutivamente cada pieza documental.
26. Fondo Documental: Es la totalidad de los documentos que se producen, reciben y custodian en una oficina, institución o familia.
27. Informe de valoración de documentos: Es un informe emitido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional donde se especifican los tipos documentales, las fechas extremas, la caducidad administrativa, el cual sirve para saber el valor asignado a cada tipo documental.
28. Listas de remisión: Instrumento descriptivo que se utiliza para anotar los documentos que se trasladan de un archivo de gestión al archivo central.
29. Ordenación: Es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.
30. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor científico cultural.
31. Principio de orden original: Establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que esta sea.
32. Principio de procedencia: Es la custodia y conservación de los documentos en el Archivo Central en la unidad a la cual pertenecen.
33. Selección de documentos: Procedimiento intelectual en el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas y se determina su eliminación o su conservación.
34. Serie documental: Conjunto de unidades documentales (carpetas) que forman parte de los grupos o subgrupos de un fondo y se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí.
35. Signatura: Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito.
36. Tabla de plazos de conservación de documentos: Es un instrumento en el que constan todos los tipos de documentos producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.
37. Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta regulada por una norma de procedimiento cuyo formato contenido informativo y soporte son homogéneos. Es el nombre que se le da a los documentos.
38. Transferencia de documentos: Es transferir los documentos de los Archivos de Gestión al Central de conformidad con el informe de valoración de documentos (Tablas de Plazos).
39. Unidad Documental: Elemento básico de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente.
40. Unidad Ejecutora Entiéndase unidad académica (escuelas), unidad administrativa (departamentos, unidades, etc ).
41. Valor Administrativo: Es aquel valor que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
42. Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos, egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
43. Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.
44. Valor Legal: Son aquellos documentos que sirven de testimonio ante la ley.
45. Valoración parcial de documentos: Es la valoración que se hace de un documento cuando no están hechas las Tablas de Conservación de documentos.
46. Valoración de documentos: Proceso por el cual se determina el valor de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

Capítulo 3: Del archivo central

Artículo 3: Del archivo central

El Archivo Central estará a cargo del Centro de Archivo y Comunicaciones, el cual depende del Departamento de Servicios Generales.

Artículo 4: Objetivo del archivo central

El objetivo del Archivo Central es garantizar la custodia, conservación, clasificación, ordenación, descripción y administración de la documentación con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que se produce en las diferentes instancias del ITCR.

Artículo 5: Funciones en materia archivística del centro de archivo y comunicaciones

El Centro de Archivo y comunicaciones tendrá las siguientes funciones en materia archivística

1. Reunir, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar, conservar y facilitar, dentro de su área de competencia, los documentos producidos y recibidos en cualquier soporte, de conformidad con este reglamento y la normativa institucional.
2. Asesorar y colaborar en materia archivística, tanto física como digital con todas las dependencias del Instituto Tecnológico de Costa Rica en la búsqueda y aplicación de soluciones para el buen funcionamiento de la Institución.
3. Elaborar, actualizar y aprobar los manuales de procedimientos para la ejecución de la normativa.
4. Proteger la documentación de factores que puedan afectar su conservación.
5. Permitir la consulta de la documentación que custodia, salvo que se trate de documentación confidencial, en cuyo caso se tendrá que demostrar interés legítimo o derecho subjetivo.
6. Centralizar el fondo documental del Instituto Tecnológico de Costa Rica, de acuerdo con los valores asignados en la tabla de plazos de conservación de documentos y en los informes de valoración.
7. Mantener actualizado el sistema de clasificación institucional de documentos.
8. Asesorar y capacitar en materia archivística a los responsables de los Archivos de Gestión, así como a la comunidad institucional en general.
9. Trasladar la documentación con valor científico cultural al Archivo Nacional y los instrumentos descriptivos correspondientes, a su solicitud.
10. Cooperar con las diferentes instancias, en la confección y actualización de tablas de plazos de conservación de documentos.
11. Cooperar con las diferentes instancias en la confección de solicitudes de valoración parcial de documentos.
12. Rendir un informe anual al superior jerárquico sobre las labores realizadas en materia archivística en la Institución.
13. Realizar diagnósticos en diferentes instancias a su solicitud o cuando sea necesario, para identificar problemas en materia archivística.
14. Solicitar el criterio de Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando se considere necesario.
15. Elaborar el Acta para eliminar un documento.
16. Garantizar que los documentos eliminados sean transformados en material no legible.
17. Mantener un control de las siglas oficiales de codificación de la correspondencia de las diferentes instancias de la Institución.
18. Otras que se deriven de la normativa vigente.

Artículo 6: Acceso al depósito del archivo central

El acceso al depósito del Archivo Central es restringido, excepto para el personal que autorice la coordinación del Centro de Archivo y Comunicaciones.

Artículo 7: Consulta de documentos custodiados y conservados en el archivo central

La documentación custodiada en el depósito del Archivo Central podrá ser consultada por funcionarios de la institución, estudiantes y particulares, salvo que se trate de documentación confidencial. Para este último caso los funcionarios y estudiantes del ITCR, deberán aportar una certificación escrita, emitida por el vicerrector respectivo de la vicerrectoría a la cual pertenece la instancia que generó la documentación, o por un juez en caso de personas externas a la institución.

La documentación solicitada al Archivo Central se facilitará a los funcionarios de la institución por el plazo que autorice la coordinación del Centro de Archivo y Comunicaciones. A los estudiantes y particulares se les prestarán los documentos únicamente para consultarlos en las instalaciones del Archivo Central. Los documentos de uso restringido solo podrán facilitarse al interesado (a) en cumplimiento del ordenamiento jurídico pertinente, con la solicitud por escrito del rector o vicerrector respectivo de la vicerrectoría a la cual pertenece la instancia de donde provienen los documentos.

Capítulo 4: Archivos de gestión

Artículo 8: Objetivo del archivo de gestión

El objetivo del Archivo de gestión es garantizar la custodia, conservación, clasificación, orden, descripción y administración de la documentación con valor administrativo, legal, permanente e histórico que se produce en una instancia particular del ITCR.

Artículo 9: Funciones en materia archivística de instancias que manejan archivos de gestión

Son funciones de las instancias institucionales que manejan archivos de gestión las siguientes:

1. Administrar los documentos con base en la normativa institucional y las directrices emanadas por el Centro de Archivo y Comunicaciones del Instituto Tecnológico de Costa Rica, de manera que sirvan para la toma de decisiones, transparencia administrativa, rendición de cuentas, control interno, apoyo legal, administrativo y para la memoria institucional.
2. Organizar la documentación producida.
3. Trasladar la documentación al Archivo Central según lo establecido en la normativa institucional.
4. Designar a un funcionario de la instancia como encargado del Archivo de Gestión.

Artículo 10: Funciones de los encargados de los archivos de gestión

Para el desempeño de la función del encargado del Archivo de gestión se requiere que la persona se encargue de:

1. Elaborar cada tipo documental en el formato correspondiente, de acuerdo con la normativa institucional vigente.
2. Llevar un control estricto del número consecutivo que le corresponde a cada tipo documental.
3. Aplicar el sistema de clasificación dado por el Archivo Central para la organización de los documentos.
4. Ordenar y archivar la documentación por tipología documental, asuntos o materias en forma cronológica y consecutiva.
5. Conformar expedientes en forma cronológica y consecutiva, debidamente identificados con el nombre o asunto.
6. Coordinar con el superior jerárquico la selección y valoración de los documentos producidos y recibidos de acuerdo con las funciones realizadas en cada oficina.
7. Coordinar con el Archivo Central la confección y actualización de tablas de plazos de conservación de documentos.
8. Comunicar al Archivo Central cuando se desee confeccionar solicitudes de valoración parcial de documentos.
9. Dejar constancia de los documentos eliminados mediante la confección de un acta de eliminación de documentos que deberá conservarse permanentemente en el Archivo Central.
10. Trasladar la documentación, mediante listas de remisión debidamente organizada, en los casos que se requiera.
11. Proteger la documentación de factores químicos, biológicos, físicos, materiales y ambientales, que puedan afectar su conservación.
12. Solicitar asesoría técnica al Centro de Archivo y Comunicaciones para la restauración de cualquier documento con valor administrativo, legal, permanente e histórico.
13. Controlar el préstamo de documentos si se da en la oficina.
14. Solicitar al Centro de Archivo y Comunicaciones las siglas para la codificación de la correspondencia de las diferentes instancias de la Institución.
15. Otras que se deriven de la normativa vigente.

Artículo 11: Uso del correo electrónico

La información enviada y recibida por correo electrónico se utilizará para agilizar los trámites administrativos o académicos. Para ser válida, llevará la firma digital.

Artículo 12: Información automatizada y digitalizada

La documentación declarada con valor permanente e histórico en el informe de valoración emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, podrá automatizarse o digitalizarse solamente como respaldo de la información y no como medio sustitutivo del soporte en papel.

Capítulo 5: Organización y funcionamiento del comité institucional de selección y eliminación de documentos

Artículo 13: El comité institucional de selección y eliminación de documentos

El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos formará parte del Sistema Institucional de Archivos.

Artículo 14: Integración del comité institucional de selección y eliminación de documentos.

El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) estará integrado por:

1. El Vicerrector de Administración o el que éste delegue.
2. El Encargado del Archivo Central.
3. El Asesor Legal de la Institución.

Entre sus miembros se nombrará un presidente y un secretario, quienes deberán ser electos por mayoría absoluta; durarán en el cargo un año pudiendo ser reelectos.

Para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos se deberá invitar al superior jerárquico de la instancia que solicita la gestión a conocer, para garantizar la idoneidad y conocimiento respecto de los documentos. Este participará con voz pero sin voto dentro del Comité.

Artículo 15: Funciones del comité institucional de selección y eliminación de documentos

Son funciones del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos las siguientes:

1. Elaborar las directrices institucionales en materia archivística para la estandarización de los diferentes tipos documentales que utiliza el Instituto Tecnológico.
2. Promover la elaboración de tablas de plazos de conservación y solicitudes de valoración parcial de documentos en los archivos que conforman el sistema.
3. Aprobar las tablas de plazos de conservación y solicitudes parciales de valoración de documentos que elaboren las diferentes instancias y emitir el criterio correspondiente.
4. Determinar y evaluar la vigencia administrativa y legal de los documentos del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
5. Solicitar la asesoría a la Comisión de Selección y Eliminación de Documentos sobre las tablas de plazos de conservación, así como, las solicitudes de valoración parcial de documentos que presenten las diferentes instancias.
6. Sesionar ordinariamente, con la frecuencia que el propio Comité establezca, y de forma extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten, previa convocatoria del presidente. De cada sesión se elaborará un acta.
7. Aprobar el acta para eliminar un documento.
8. Otras que sean atinentes a la naturaleza del Comité y que procuren el manejo eficiente y eficaz de los documentos, según lo dispuesto en la presente normativa.

Artículo 16: Conservación del informe de valoración de documentos y del acta de eliminación de documentos

Los informes de valoración, así como las actas de eliminación de documentos, deberán conservarse de manera permanente en el Archivo Central.

Artículo 17: Eliminación de documentos

El Centro de Archivo será el único responsable de la eliminación de documentos.

Capítulo 6: Transferencia de documentos

Artículo 18: Transferencia, custodia y conservación de documentos

Todos los documentos con valor permanente e histórico son bienes muebles del Instituto Tecnológico de Costa Rica y deberán ser trasladados de los Archivos de Gestión al Archivo Central para su custodia y conservación.

Artículo 19: Transferencia de documentos considerados de uso restringuido o confidencial

El superior jerárquico de cada instancia deberá indicar en la lista de remisión, si la documentación transferida es considerada de uso restringido o confidencial. El Centro de Archivo deberá velar porque no se violente el carácter de la misma.

Artículo 20: Organización de los documentos que se van a transferir

Los documentos que se transfieran al Archivo Central deberán ir clasificados por tipos documentales, asuntos y ordenados en forma cronológica y consecutiva y los expedientes serán debidamente identificados de acuerdo con el asunto, según el instructivo de la lista de remisión.

Artículo 21: Transferencia de documentos con valor científico, cultural del archivo central al archivo nacional

El archivista del Archivo Central enviará por escrito a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos los documentos con valor científico cultural, siempre y cuando así lo solicite esa entidad.

Capítulo 7: De las sanciones, normas supletorias y vigencia

Artículo 22: Sanciones

El incumplimiento de los procedimientos generados a raíz de la presente normativa puede generar responsabilidad administrativa para el o los funcionarios que hubieren cometido la falta, de conformidad con los lineamientos que disponga el Instituto Tecnológico de Costa Rica, según corresponda, todo sin detrimento de aplicar las sanciones civiles o penales que sean pertinentes.

Artículo 23: De la vigencia

Este Reglamento rige a partir de su publicación en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica y deroga cualquier disposición que se le oponga.

Artículos Transitorios

Transitorio 1

El Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos emitirá las directrices que regulan la codificación de la correspondencia institucional en un plazo de dos meses a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento.

Transitorio 2

El Centro de Archivo y Comunicaciones deberá elaborar en un plazo de tres meses, a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, el listado de todas las siglas para codificación de la correspondencia utilizada en las distintas instancias del ITCR, revisarlas, uniformarlas y darlas a conocer a la comunidad institucional

Todas las instancias deberán enviar las siglas para codificar la correspondencia que tienen en uso al Centro de Archivo y Comunicaciones para que sean revisadas y uniformadas, para lo cual tendrán un plazo de 15 días a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento.

S.O. 2819, Art 8, del 22 de mayo de 2013. GACETA No. 253

REGLAMENTO DE LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN PROFESIONAL DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 14 del 11 de mayo del 2022.

Artículo 1

Este Reglamento regulará el funcionamiento de la Comisión de Evaluación Profesional, en adelante denominada Comisión de Evaluación.

Artículo 2

Se establece la Comisión de Evaluación Profesional encargada de la aplicación del Reglamento del ingreso, promoción y retribución del personal profesional para dictaminar el paso de categoría en el Instituto a quienes norme este Reglamento; según se describe en el citado Reglamento.

Artículo 3

La Comisión de Evaluación Profesional, estará integrada por un representante de cada división y uno por todas las unidades que no pertenezcan a alguna División.

Los representantes de cada División, y el representante de las unidades que no pertenezcan a alguna División, serán elegidos siguiendo el procedimiento establecido en los Artículos 4 y 5, del Estatuto Orgánico del Instituto, que se refieren a la elección del profesor en el Consejo Director.

Los profesionales regidos por este Reglamento, escogerán su representante de entre sus profesionales que hayan alcanzado las dos categorías más altas, en esa dependencia.

Artículo 4

Los miembros de la Comisión de Evaluación serán nombrados por un período de dos años a partir del día de la juramentación, pudiendo ser reelectos, y servirán en sus cargos ad-honoren.

En la sesión inicial, los miembros de la Comisión designarán de entre ellos a un presidente y a un vicepresidente quien sustituirá al presidente en ausencia de este.

La Comisión de Evaluación se reunirá por solicitud del presidente o a petición de tres miembros de la propia Comisión. Formarán quórum la mayoría absoluta de sus miembros.

Los acuerdos se tomarán por simple mayoría de los presentes.

En caso de empate, la votación se repetirá una vez, y si persiste el empate, se definirá con un doble voto del presidente.

Cuando las decisiones se refieran a algún miembro de la Comisión, éste no podrá participar en el análisis y resolución de su caso.

Artículo 5 

Se establece la Oficina de Evaluación Profesional que dependerá administrativamente del Departamento de Gestión del Talento Humano y técnicamente de la Comisión de Evaluación Profesional.
Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 14 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 917-2022 de fecha 16 de mayo del 2022. 

Artículo 6

Son funciones de la Oficina de Evaluación Profesional:

• Controlar los procedimientos referentes al proceso de Evaluación Profesional.
• Archivar la información correspondiente al proceso de evaluación.
• Recibir solicitudes y pasarlas a la Comisión de Evaluación Profesional para su conocimiento.
• Mantener informados a los profesionales del Instituto sobre calendario, normas y procedimientos de evaluación.
• Comunicar a los miembros de la Comisión la orden del día.
• Levantar acta de cada sesión y distribuir las copia.
• Comunicar los dictámenes de la Comisión a quien corresponda.
• Distribuir, controlar y procesar datos y documentos concernientes al proceso de evaluación.

Artículo 7

De cada sesión de la Comisión se levantará un acta. Las copias serán distribuidas así: Un ejemplar para cada miembro de la Comisión, otra para el archivo de la Comisión y otra para la Rectoría.

Artículo 8

Las convocatorias a reuniones se harán con una semana de anticipación excepto en casos de emergencia a criterio del presidente. Cuando a la hora fijada no se haya formado el quórum se dará media hora de espera y en caso de que no se haya formado el quórum de nuevo, se fijará una nueva hora de reunión.

Artículo 9

Los miembros de la Comisión de Evaluación tienen la obligación de concurrir a las sesiones que se celebren. Cuando dejen de asistir a tres sesiones consecutivas o a cinco no consecutivas, en el lapso de un año, serán sustituidos siguiendo el procedimiento de designación fijado en el Reglamento del Ingreso, Promoción y Retribución del Personal Profesional.

Artículo 10

En ausencia definitiva de algún miembro de la Comisión, el presidente de ésta lo hará saber a quien hizo la designación, con el fin de que se nombre el sustituto en un plazo de quince días hábiles. El nuevo representante terminará el período para el que fue nombrado el anterior.

Artículo 11

Funciones del Presidente:

• Convocar y presidir las reuniones.
• Enviar un informe de labores anual al Rector.
• Solicitar el nombramiento de sustitutos.
• Coordinar y velar por el buen funcionamiento de la Oficina de Evaluación Profesional y de la Comisión de Evaluación Profesional.

Artículos Transitorios

Transitorio 1

Con el fin de que se inicie un ciclo de sustituciones parciales cada año, al azar la mitad de los miembros que conforman la primera Comisión de Evaluación Profesional durarán tres años.

Transitorio 2

La Comisión de Evaluación diseñará un proceso de evaluación, el cual deberá pasar a consulta a los departamentos para luego ser estudiado y aprobado por el Consejo Director.

(Aprobado por el Consejo Institucional, Sesión No. 1029/6, del 21 de octubre de 1981). Gac. 14

CONSIDERANDO QUE:

1. La regulación propuesta se aplica a funcionarios que han mostrado un amplio interés por superarse bajo circunstancias difíciles, combinando actividades laborales, familiares y de estudio.

2. Ha sido interés institucional durante varios años el pretender una profesionalización paulatina del sector administrativo.

3. Cuando se está en presencia de normas que regulan la relación laboral, se deben tener presentes siempre, para su análisis e interpretación, los principios básicos en los que se fundamenta e inspira el aspecto laboral.

4. Resulta necesario resaltar la importancia extraordinaria que reviste el salario para la clase trabajadora, no sólo por el carácter de contraprestación que tiene en la relación laboral, sino porque constituye comúnmente el único ingreso de los asalariados, y sobre el cual descansa toda la vida económica y social de ellos y sus familias.

5. La Junta de Relaciones Laborales en el Artículo 2 de la Sesión JRL 09-93, del 13 de agosto de 1993, acordó recomendar a la administración lo siguiente:

a. Que la Vicerrectoría de Administración presente al Consejo Institucional una propuesta de normas que regulen lo que sucederá con los rubros propios del Sector No Profesional, si los funcionarios pasan a ocupar puestos profesionales.

b. Que el Departamento de Recursos Humanos no ordene reintegros de sumas pagadas hasta tanto el Consejo Institucional dictamine.

c. Que los casos pendientes sean resueltos una vez que se cuente con la normativa.

ch. Suspender, sin perjuicio de lo que decida el Consejo Institucional en definitiva, los beneficios que actualmente se pagan y que según criterio del Asesor Legal Externo no proceden.

ACUERDA:

a. Cuando el funcionario ingrese a un puesto profesional, se le aplicará la reglamentación correspondiente. La suma absoluta que se le ha venido pagando por concepto de escalafón no profesional y otros beneficios propios de los servidores no profesionales, se le mantendrá como una suma fija hasta tanto no ingrese al Régimen de Carrera Profesional.

b. El porcentaje salarial por antigüedad se ajustará al que corresponde en el sector profesional.

c. Este acuerdo tendrá vigencia a partir de su aprobación.

Sesión No. 1750/11, celebrada el 24 de marzo de 1994.

NOTA: Se toma nota para hacer la solicitud planteada por el máster Jofré al Departamento de Recursos Humanos e incluir en próxima agenda de este Consejo como punto la aprobación de el o los transitorios necesarios a este acuerdo.

Aprobar los siguientes transitorios al acuerdo del Consejo Institucional de Sesión No. 1750, Artículo 11, del 24 de marzo de 1994.

(Normas para aplicar cuando un funcionario no profesional pasa a ocupar un puesto profesional):

Artículos Transitorios

Transitorio 1

A aquellos funcionarios profesionales que a partir del 15 de mayo de 1993 se les suspendió o no se les otorgó todos o algunos de los beneficios propios de los servidores no profesionales, se les restituirá o retribuirá lo dejado de pagar por esos conceptos. En lo sucesivo se remuneran conforme se dispone en el Artículo 11 de la Sesión 1750 del Consejo Institucional.

Transitorio 2

Para aquellos servidores ubicados en la segunda categoría o superior del Régimen de Carrera Profesional, que aún mantienen beneficios salariales propios del sector no profesional, estos les serán absorbidos en dos tantos iguales en los próximos reajustes salariales por el incremento en el costo de vida.

Sesión 1759/9, del 19 de mayo de 1994. Gac. 65

ORIGEN DE LA PROPUESTA

La Ley General de Control Interno No. 8292 establece, en su artículo 18, que “todo ente u órgano deberá contar con un Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo”. La valoración de los riesgos permite la identificación y el análisis de los riesgos que enfrenta la institución para la consecución de los objetivos, tanto de fuentes internas como externas relevantes.

Por su parte, el Artículo 19 de ese cuerpo legal indica en lo que interesa que “el jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley,(…) adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable”.

Consecuentemente, el ITCR tiene el imperativo legal, bajo los parámetros establecidos por la Autonomía Universitaria de la cual goza de establecer, mantener y perfeccionar un “Sistema Específico de Valoración de Riesgos” (SEVRI).

En atención a esta obligación, el ITCR ha venido realizando esfuerzos por establecer un SEVRI adaptado a las necesidades institucionales. Así se han emitido diversos acuerdos en el seno del Consejo Institucional relativos al establecimiento de un sistema específico de valoración del riesgo institucional.

En la sesión ordinaria de ese órgano, Nº 2492, artículo 8, del 30 de Noviembre del 2006, se formularon las bases del sistema. La primera propuesta formal de unas Orientaciones para el establecimiento del sistema específico de valoración del riesgo institucional en el ITCR, elaborada por la Comisión Institucional de Control Interno (CICI) en forma coordinada con la Oficina de Planificación Institucional en su condición de “ente” técnico (hoy UECI), fue aprobada en sesión ordinaria del Consejo, No. 2548, Artículo 14, del 06 de marzo del 2008.

Conforme se fue avanzando en el desarrollo de la estrategia de establecimiento e implementación del SEVRI-TEC, se detectaron puntos de mejora, algunos de ellos de vital importancia para el buen desempeño del sistema.

La base de los cambios radica en los resultados de dos talleres sobre la temática del SEVRI, organizados por la Comisión Institucional de Control Interno (CICI), en conjunto con la Unidad Especializada de Control Interno (UECI-OPI), efectuados en la Sede Central y en la Sede San Carlos del ITCR, en el mes de Julio del 2008.

En estos talleres se posibilitó la validación de los distintos elementos que componían el Marco Orientador aprobado por el Consejo Institucional. Del análisis de los resultados de la validación, se concluyó que era prioritario, para brindar mayor certidumbre al proceso, reforzar aspectos como: los objetivos a gestionar (definición de actores, cronograma de actividades, áreas de análisis) entre otras, definición de límites de categorías y eventos por gestionar, la creación de un Modelo Tridimensional de riesgos (que integrara probabilidad, magnitud y medidas existentes, definición de criterios de aceptación (delimitando los sujetos que deben valorar, los que aprueban las respuestas al riesgo y los que darán seguimiento), establecimiento de propuestas de Administración de riesgo, así como definir la dinámica interna que guiara el proceso de valoración de riesgo (estrategias, seguimiento y cronogramas).

Para lograr en el menor plazo posible la incorporación de esos elementos al Marco Orientador, se contrataron los servicios profesionales del Lic. Manuel Arauz, a través de la empresa consultora T I AUDISEG, para que asesora a la CICI y a la UECI, en el proceso de ampliación, etapa en la cual se logró la total colaboración de la Dirección de la Oficina de Planificación Institucional, brindando nuevos aspectos de valoración y de integración al análisis.

El trabajo conjunto de la CICI-UECI-OPI, con un componente de asesoría externa, dieron como resultado una propuesta de reformulación de aquéllas Orientaciones originalmente aprobadas, la cual fue presentada ante el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 2587 del día 20 de noviembre de 2008, y cuyo objetivo primordial es el de brindar a las dependencias del ITCR, un instrumento de gestión de riesgos más funcional y acorde con la naturaleza y necesidades del quehacer de una universidad pública.

Considerando las observaciones efectuadas con motivo de esta presentación, y la retroalimentación surgida de este proceso, se genera esta nueva propuesta integral de Marco Orientador, bajo el título de Lineamientos Institucionales para la gestión del riesgo en el ITCR (SEVRI-TEC), la cual fusiona en lo pertinente, los puntos rescatables de las orientaciones originales y los aportes de la reformulación/ampliación presentados ante el Consejo Institucional en fecha 20 de noviembre de 2008.

INTRODUCCIÓN A LA PROPUESTA

Con la entrada en vigencia de la Ley General de Control Interno, No. 8292, se estableció la obligatoriedad para la Contraloría General de la República y todos los entes u órganos sujetos a su fiscalización, de contar con un sistema de control interno que proporcione seguridad en el cumplimiento de sus atribuciones y competencias, a través del cumplimiento de criterios mínimos para el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y seguimiento de dicho sistema.

Esta normativa estableció, además, como parte integral del Sistema de Control Interno, entre otros, un componente funcional de valoración de riesgos.

La Valoración de Riesgos, o más propiamente la Gestión de Riesgos, se constituye en un tema primordial en el quehacer institucional, al permitir de una forma sistemática, objetiva y mensurable la identificación, análisis, evaluación, administración y revisión de la probabilidad de que ocurran eventos, que tendrían consecuencias (negativas primordialmente) sobre el debido cumplimiento de los objetivos institucionales.

Para regular la forma en que cada ente u órgano debe desarrollar tal valoración, la Contraloría General de la República emitió la Resolución R-CO-64-2005 del 01 de julio del 2005, mejor conocida como las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI).

Dichas Directrices se convierten en una guía general al sugerir el proceso que ha de seguir cada Institución. Tal proceso, además de amplio se denota complejo, de ahí que la misma Resolución señale como punto angular de su establecimiento y funcionamiento, la gradualidad.

En atención a lo anterior, los presentes Lineamientos pretenden constituirse en el primer esfuerzo integral y consolidado a nivel institucional, diseñado especialmente para definir los cimientos sobre los cuales el Instituto Tecnológico de Costa Rica materialice su Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI-TEC)

En este sentido, debe quedar claro que será arduo el trabajo para lograr integrar al Sistema todas las metas propuestas por la Institución, de ahí que resulte absolutamente necesario el apoyo y compromiso de cada dependencia y funcionario del Instituto, con el fin de establecer y poner en funcionamiento el SEVRI, incluyendo como parte fundamental de tal planteamiento, las acciones de revisión y mejoramiento de la totalidad del sistema.

La Comisión Institucional de Control Interno (CICI) y la Oficina de Planificación Institucional (OPI, a través de la UECI), concretan estas Orientaciones con la esperanza de estar brindando al Instituto Tecnológico de Costa Rica, una herramienta valiosa para propiciar el mejoramiento continuo de cada servicio ofrecido a la comunidad, tanto interna como externa, así como para detectar oportunamente las desviaciones respecto de los objetivos institucionales planteados.

Aunado a ello, se espera estar permeando positivamente la cultura institucional hacia la gestión de riesgos, actitud fundamental para la confianza en el trabajo diario institucional.

Al ser las presentes orientaciones un primer esfuerzo consolidado, requerirán muy probablemente, ajustes y un proceso de retroalimentación permanente, con la finalidad de perfeccionar y consolidar el SEVRI en el ITCR.

Es significativo que la aplicación de estas orientaciones, dará a la Institución, la experiencia necesaria para desarrollar en el corto plazo, una herramienta informática que integre la documentación y procesamiento de la información de cada dependencia institucional en el área de valoración de riesgos, incluyendo la generación de reportes automáticos de forma continua, oportuna y confiable.

MARCO LEGAL

El ITCR, por ser una universidad estatal, se encuentra sujeto a las disposiciones legales que, sin detrimento de la autonomía universitaria constitucionalmente garantizada, le son de aplicación. En este sentido, las disposiciones generales que en materia de gestión del riesgo rigen para la Administración Pública costarricense son de acatamiento para el ITCR.

Este conjunto normativo encuentra su fundamento primario en las disposiciones de la Constitución Política, que en el artículo 11 establece los principios de legalidad y de rendición de cuentas de los funcionarios públicos y de la Administración Pública, al disponer:

“Artículo 11. Los funcionarios públicos son simples depositarios de la autoridad. Están obligados a cumplir con los deberes que la ley les impone y no pueden arrogarse facultades no concedidas en ella. Deben prestar juramento de observar y cumplir esta Constitución y las leyes. La acción para exigirles la responsabilidad penal por sus actos es pública.

La Administración Pública en sentido amplio, estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los funcionarios en el cumplimiento de sus deberes.

La ley señalará los medios para que este control de resultados y rendición de cuentas opere como un sistema que cubra todas las instituciones públicas.”

Integran, además, este marco jurídico, la Convención Interamericana contra la Corrupción aprobada por Ley No. 007670 y la aprobación de la Ley General de Control Interno No. 8292 de setiembre de 2002, que en su artículo 14 dispone:

“Artículo 14. Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazo.

b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones necesarias que se tomarán para administrarlos.

c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable.

d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.”

Esta normativa, por mandato legal, es regulada por la Contraloría General de la República mediante las Directrices Generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, D-3-2005-CO-DFOE, que definen a dicho sistema como el instrumento primordial en la gestión institucional del riesgo, al generar la información pertinente en relación al riesgo asociado al cumplimiento de objetivos y metas institucionales, facilitando la administración del mismo y evaluando el impacto de las medidas adoptadas por la Institución en la administración del riesgo.

El Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización M-1-2002-CO-DDI, la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos No. 8131 y la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública No. 8422, vienen a complementar el marco legal externo dentro del cual se enmarca el deber del ITCR de gestionar y ejecutar la autoevaluación de los planes institucionales y la implementación de la valoración y administración del riesgo institucional.

Institucionalmente, los Acuerdos del Consejo Institucional de Sesiones No. 2492 artículo 8 del 30 de noviembre de 2006 y No. 2548, artículo 14, del 06 de marzo de 2008, reconocen el compromiso del ITCR en materia de control interno y gestión del riesgo.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS EN VALORACIÓN DE RIESGOS

Con el propósito de orientar el proceso de valoración de riesgo institucional se establecen las siguientes Políticas Específicas:

1. La valoración del riesgo institucional será considerada un elemento fundamental en la gestión institucional y se orientará a producir información que apoye la toma de decisiones con el propósito de ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable y así promover, de manera razonable, el logro de los objetivos institucionales.
2. La valoración del riesgo se realizará considerando como base las metas incluidas en el Plan Anual Operativo de cada año.
3. La Comisión Institucional de Control Interno y/o la Oficina de Planificación Institucional (UECI), en el marco de la competencia otorgada por los Lineamientos Generales para el Funcionamiento de la CICI, podrá establecer disposiciones particulares como complemento a estas políticas específicas y en general a los Lineamientos Institucionales de Gestión del Riesgo en el ITCR, con el fin de adecuar el sistema a las necesidades institucionales.

MARCO ORIENTADOR PARA EL ESTABLECIMIENTO DEL SEVRI-TEC

Bajo el criterio de que la Comisión Institucional de Control Interno puede establecer disposiciones particulares como complemento a las políticas específicas y los lineamientos institucionales para la gestión del riesgo en el ITCR, y siendo que esta última es concebida como un método que le permite a la Institución identificar, valorar y administrar los riesgos asociados con las metas institucionales, para posicionarla en un nivel de riesgo aceptable, se presenta a continuación el Marco Orientador para mejorar la calidad del funcionamiento del SEVRI-TEC.

Participantes en la gestión de riesgo

La gestión de riesgos en el ITCR estará integrado por tres etapas: la valoración, la definición de respuestas al riesgo y la implementación de acciones de respuesta.

La etapa de valoración estará a cargo de grupos consultivos que serán conformados o designados por el Rector, Vicerrector, Director de Campus Tecnológico Local o Centro Académico según corresponda.
Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 11 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 914-2022 de fecha 16 de mayo del 2022. 

En la etapa de definición de respuestas al riesgo participarán los grupos consultivos, el titular de cada una de las Vicerrectorías,  Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, Consejo de Rectoría y en última instancia el Consejo Institucional.
Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 11 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 914-2022 de fecha 16 de mayo del 2022. 

La etapa de implementación de acciones de respuesta estará a cargo de los responsables de cada dependencia Institucional.

El seguimiento o supervisión de las acciones de respuesta será responsabilidad de los superiores jerárquicos de cualquier dependencia, según corresponda.

La UECI-OPI será la encargada de coordinar y brindar asesoría técnica en la operación del SEVRI-TEC, así como de preparar los informes del estado de riesgo institucional.

La CICI coadyuvará con las dependencias institucionales para propiciar el funcionamiento eficaz del SEVRI-TEC.

Objetivos a gestionar

La gestión del riesgo se realizará tomando en cuenta las metas reflejadas en el Plan Anual Operativo (PAO) de cada año.

La selección de las metas será realizada en forma escalonada, según se muestra en la tabla No. 1.

Tabla 1: Distribución porcentual de metas a seleccionar por año. ITCR.

La selección de la meta en cada Programa o Subprograma, para lograr el porcentaje establecido para cada año, será efectuada por el grupo consultivo utilizando los siguientes criterios.

Peso relativo del presupuesto de egresos asignado a cada una de las metas Juicio experto del grupo consultivo, respecto de la prioridad institucional en el desarrollo de la meta.

Se excluyen de la gestión de riesgo, las metas rutinarias del PAO, del año correspondiente. Lo anterior por cuanto los procesos de autoevaluación de control interno, procurarán medir la eficacia, eficiencia y economicidad, de los controles implementados en las dependencias para alcanzar dichas metas.

La cantidad de metas por año se calculará multiplicando el porcentaje establecido (Tabla No. 1) por el número de metas del Programa o Subprograma correspondiente, redondeado al entero siguiente superior.

Portafolio de Riesgos

El Portafolio de Riesgos define una serie de categorías de riesgo para posibilitar la creación de un lenguaje común entre los actores del sistema, en la identificación de riesgos que asume la Institución en su afán de alcanzar unos objetivos determinados (metas). Facilita además, la identificación del evento que podría provocar la materialización de un riesgo.

Estas categorías se utilizarán para identificar los tipos de riesgos a los cuales pueden enfrentarse los ejecutores de las metas que serán evaluadas por el SEVRI-TEC.

Tabla 2: Portafolio de Riesgos, SEVRI-TEC.

Capítulo 1: Funciones del director del centro academico

Artículo 1

Son funciones del Director del Centro Académico:

a. Coordinar las actividades del Centro Académico con el Vicerrector correspondiente.

b. Asumir, por delegación, funciones propias de los vicerrectores, directores de departamento o coordinadores de carrera.

c. Promover, en conjunto con la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, la realización de actividades de extensión.

ch. Coordinar con las instancias correspondientes, la selección, evaluación y promoción del personal a su cargo.

d. Evaluar con los directores o coordinadores de las carreras que se ofrecen en el Centro Académico, el apoyo logístico que se les ha brindado para el logro de sus objetivos.

e. Coordinar con los directores o coordinadores de las carreras que se ofrecen en el Centro Académico, el apoyo logístico que requieran.

f. Servir de medio de comunicación entre el Centro Académico y las demás dependencias institucionales.

g. Ejercer acción disciplinaria sobre los funcionarios a su cargo.

h. Propiciar, mediante el adecuado aprovechamiento de los recursos institucionales, la creación y mantenimiento de las facilidades necesarias para la correcta ejecución de las labores del Centro Académico.

i. Velar porque se cumplan todos los servicios de asistencia a los estudiantes del Centro Académico.

j. Favorecer el desarrollo de programas en las áreas cultural, social y deportiva, dirigidos tanto a la formación y recreación de estudiantes y funcionarios del Centro Académico como a la integración con la comunidad.

k. Facilitar la comunicación para la solución de los problemas estudiantiles del Centro Académico.

l. Planear, dirigir y evaluar otras actividades de las unidades a su cargo.

m. Cumplir las disposiciones del Rector, del Consejo Institucional y de la Asamblea Institucional que le competan.

n. Representar al Rector, cuando este lo solicite.

ñ. Asistir al Rector en el área de su competencia.

o. Formar parte del Consejo de Rectoría.

p. Proponer al Consejo Institucional, por medio del Rector y de acuerdo con la experiencia generada en el Centro Académico, las reformas que estime convenientes al Estatuto Orgánico y a los Reglamentos.

q. Nombrar y remover por causas graves o cuando incurran en acciones u omisiones inconvenientes o perjudiciales para los intereses institucionales, o del órgano que dirigen, a los coordinadores de las unidades que, de acuerdo con la estructura organizacional, dependen en forma directa del Director del Centro Académico y cuyo nombramiento no sea realizado por Asamblea Plebiscitaria.

Inciso agregado en Sesión Ordinaria No. 3090, Artículo 10, del 04 de octubre de 2018.  Gaceta No. 527, del 05 de octubre de 2018.

Capítulo 2: Funciones del consejo de centro

Artículo 2

Son funciones del Consejo de Centro:

a. Asesorar al Director en el área de su competencia.

b. Servir como medio de coordinación de las actividades del Centro Académico.

c. Colaborar con el Director en la planeación de las actividades y requerimientos del Centro.

ch. Evaluar el logro de las metas anuales del Centro Académico.

Aprobado por el Consejo Institucional en Sesión NO. 1426, Artículo 12, del 25 de febrero de 1988.

Capítulo 3: Misión del centro académico

La misión del Centro Académico de San José es la de facilitar al Instituto Tecnológico de Costa Rica el desarrollo de actividades de docencia, investigación y extensión. Debe promover actividades de extensión que contribuyan al acercamiento con el sector productivo nacional y con instituciones nacionales e internacionales.

Aprobado por el Consejo Institucional en Sesión No. 1424, Artículo 7 del 11 de febrero de 1988

Capítulo 1 CREACION Y FINALIDAD

Artículo 1

La Editorial Tecnológica de Costa Rica es una unidad dedicada a la edición de obras con el fin de difundir, bajo el concepto de extensión universitaria, el conocimiento científico, tecnológico y cultural necesario para el desarrollo de Costa Rica.

Artículo 2

Son fines generales de la Editorial:

a. Publicar obras de alta calidad sobre el campo científico y tecnológico.

b. Difundir ampliamente los resultados de alta calidad de la labor académica del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

c. Participar en la normalización de las labores de edición y publicación del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Artículo 3

Son funciones de la Editorial:

a. Estimular la localización y producción de obras relativas al campo de la ciencia y de la tecnología.

b. Editar, de acuerdo con las normas más aceptadas en la materia, obras relativas al campo de la ciencia y de la tecnología.

c. Apoyar en materia editorial a las dependencias del Instituto que lo requieran.

ch. Promover la distribución y uso de sus publicaciones en los ámbitos que corresponda.

Capítulo 2 ORGANIZACIÓN

Artículo 4

Para su funcionamiento la Editorial Tecnológica cuenta con:

a. El Consejo Editorial

b. La Administración Editorial

Artículo 5

El Consejo Editorial será independiente en el desempeño de sus funciones y sus resoluciones serán apelables ante el Consejo de Investigación y Extensión, de acuerdo con los Artículos 115 y 116 del Estatuto Orgánico.

Artículo 6

El Director de la Editorial Tecnológica será nombrado y removido por el Rector, a propuesta del Vicerrector de Investigación y Extensión del cual dependerá administrativamente en forma directa.

Artículo 7

“El Consejo Editorial estará integrado por los siguientes miembros:

a. Un funcionario de cada una de las Vicerrectorías del Instituto, nombrado por la comisión ad hoc, de entre los candidatos incluidos en ternas que le propongan los Consejos de Vicerrectoría respectivos, conformadas con base en los nombres de funcionarios que presenten los departamentos.

b. Una representación estudiantil del Instituto Tecnológico de Costa Rica, equivalente al 25% del total del órgano, nombrado por el mecanismo y para el período que defina el Estatuto de la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

c. Una persona de la Comunidad Nacional que no sea funcionario ni estudiante del Instituto, nombrada por la Comisión ad hoc, de entre los candidatos que se postulen, en un concurso externo. El Instituto reconocerá la dieta de ley por la participación de este miembro en las sesiones ordinarias del Consejo.

d. El Director de la Editorial fungirá como secretario del órgano

La Comisión ad hoc a que hace mención en los incisos a) y c) estará integrada por un miembro del Consejo Institucional, el Vicerrector de Investigación y Extensión y el Director de la Editorial.

Los miembros del Consejo elegirán de entre ellos mismos al Presidente.”

Sesión Ordinaria 3024, Artículo 8, del 31 de mayo de 2017.  Gaceta # 470, del 07 de junio de 2017

Artículo 8

Con excepción del Director de la Editorial y el representante estudiantil, los miembros del Consejo Editorial serán nombrados para períodos de dos años y podrán ser reelectos.

Artículo 9

Los miembros del Consejo Editorial que se vean imposibilitados de participar en este órgano, podrán ser sustituidos mediante el mismo mecanismo por el que fueron electos para completar el período.

Artículo 10

Los miembros funcionarios dispondrán por lo menos de dos hora por semana para cumplir con sus funciones en el Consejo Editorial.

Artículo 11

Los integrantes del Consejo Editorial tendrán los siguientes deberes:

a. Asistir a todas las sesiones que realice el Consejo Editorial, sean éstas ordinarias o extraordinarias.

b. Cumplir eficientemente con las tareas que le sean asignadas por el Consejo Editorial.

Artículo 12

La evaluación, en cuanto a sus funciones específicas, de los miembros funcionarios del Consejo Editorial estará a cargo del Presidente del órgano. La evaluación del Presidente corresponderá al Vicerrector de Investigación y Extensión.

Artículo 13

Serán funciones del Consejo Editorial:

a.Proponer al Consejo Institucional:

• la política en materia editorial en cuanto a producción, aprobación, distribución, promoción y precio de las publicaciones.
• la política sobre los beneficios que deben ser otorgados a los autores como reconocimiento a sus derechos.
• la política con respecto a la aprobación de series de publicaciones y a la autorización o la suspensión de ellas en forma temporal o definitiva.

Inciso modificado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3256, Artículo 11 del 23 de marzo del 2022.
Publicado en fecha 25 de marzo del 2022 mediante la Gaceta Número 891-2022 de fecha 24 de marzo del 2022. 

b.Proponer a los especialistas, de entre los cuales el Director de la Editorial designará a los que actuarán como lectores de los obras por publicar.

c. ch. Designar a los especialistas que actúen como traductores y editores de las obras por publicar.

d.Velar porque el nombre de la Institución no se comprometa en publicaciones no reglamentadas por la Editorial.

e.Analizar y aprobar el Plan de Trabajo de la Editorial.

f.Aprobar en primera instancia el anteproyecto de presupuesto anual de la Editorial.

g.Dirigir, orientar y fiscalizar la ejecución de la políticas en materia editorial.

h.Aprobar en primera instancia los contratos de edición, impresión y distribución de obras.

i.Autorizar el uso del sello de la Editorial.

j.Asesorar a los demás órganos del Instituto Tecnológico de Costa Rica en lo relacionado con materia editorial.

          k) Elaborar, aprobar y modificar sus normas internas de funcionamiento”
Inciso adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3250, Artículo 14, del 09 de febrero de 2022.  
Publicado en fecha 10 de febrero del 2022 mediante la Gaceta Número 878-2022 de fecha 10 de febrero del 2022.

         l) Aprobar la edición de las obras cuya publicación haya sido solicitada y que cumplan el procedimiento y los requisitos establecidos.

Inciso adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3256, Artículo 11 del 23 de marzo del 2022.
Publicado en fecha 25 de marzo del 2022 mediante la Gaceta Número 891-2022 de fecha 24 de marzo del 2022. 

Artículo 14

La Editorial, como unidad administrativa, depende directamente del Vicerrector de Investigación y Extensión. Para su funcionamiento cuenta con la Dirección Editorial y las áreas funcionales de Mercadeo y de Producción Editorial.

Artículo 15

Serán funciones de la Dirección Editorial:

a. Preparar y someter al Consejo Editorial el Plan Anual de Trabajo de la Editorial y el Anteproyecto de Presupuesto de Operación Anual. Asimismo presentar los informes que le sean solicitados por el Vicerrector de Investigación y Extensión.

b. Administrar el presupuesto asignado a la Editorial.

c. Administrar y supervisar el personal de la Editorial.

ch. Supervisar el proceso técnico de edición así como la demás labores propias de la Editorial.

d. Realizar los trámites y proponer al Consejo Editorial los términos de adjudicación de las licitaciones o contrataciones que le competen.

e. Determinar el costo y calcular el precio de venta de las obras con la asesoría del Departamento de Contabilidad.

f. Seguir lo lineamientos establecidos por el Consejo en materia editorial en cuanto a producción, distribución, promoción y precio de las publicaciones, así como los beneficios que por reconocimiento de los derechos de autor deban ser otorgados.

g. Ejecutar lo acordado por el Consejo Editorial en relación con la autorización y suspensión temporal o definitiva de publicaciones periódicas del Instituto.

h. Actuar como Secretario ejecutivo del Consejo Editorial.

i. Definir conjuntamente con el autor y los editores la estructura y condiciones formales de las obras por publicar.

Artículo 16

Serán funciones de la Sección de Producción Editorial:

a. Ejecutar las actividades y tareas enmarcadas dentro del diseño gráfico relacionadas con libros, revistas, afiches y otro tipo de material impreso requerido

b. Supervisar la correcta realización de los procesos técnicos: revisión y composición del texto, fotomecánica, impresión y encuadernación de las publicaciones autorizadas.

c. Cumplir otras funciones que les sean asignadas por la Dirección Editorial.

Artículo 17

Serán funciones de la Sección de Mercadeo:

a. Ejecutar todas las actividades y tareas correspondientes a la comercialización de las obras en sus aspectos de promoción, venta y distribución.

b. Ejecutar los trámites de cobro y liquidación de las ventas.

c. Llevar control, en coordinación con los Departamentos de Contabilidad y Financiero, de las ventas realizadas.

d. Mantener almacenadas y controladas la existencias de las publicaciones.

e. Cumplir otras funciones que le sean asignadas por la Dirección Editorial.

Capítulo 3 DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Artículos Transitorios

Transitorio 1 TRANSITORIO I

En un período no mayor de seis meses después de su instalación, el Consejo Editorial someterá al Consejo Institucional un proyecto de reglamento que norme lo relativo a las revistas especializadas del Instituto.

Transitorio 2 TRANSITORIO II

Para efectos de garantizar la transición gradual de los funcionarios internos que integren los Consejos Editoriales, por esta primera vez, dos de estos miembros seleccionados al azar, durarán en sus funciones un año.

Transitorio 3 TRANSITORIO III

El nuevo Consejo Editorial deberá instalarse dentro de los dos meses siguientes a la aprobación de ese Reglamento.

Transitorio 4 TRANSITORIO IV

El actual Consejo Editorial llevará a cabo los trámites necesarios para la instalación del nuevo Consejo para lo cual cada Vicerrectoría designará su representante.

(Aprobado por el Consejo Institucional, en Sesión No. 1218/1, celebrada el 8 de noviembre de 1983). Gac. 24

Capítulo 1 OBJETIVOS

Artículo 1 Objetivo de este Reglamento

Estandarizar las disposiciones necesarias para la para la elaboración, proposición, modificación, aprobación, derogatorias y divulgación de la normativa Institucional, así como, su revisión periódica.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.  

Artículo 2 La reglamentación interna debe estar orientada a los siguientes fines y objetivos.

Toda normativa que se cree, modifique y apruebe en el ITCR, debe considerar la búsqueda de la eficiencia, agilidad y prontitud en los distintos procesos institucionales.

Capítulo 2 DEFINICIONES

Artículo 3 Definiciones

Acuerdos: Normas específicas de gestión que se establecen para ordenar o delimitar una actividad o definir la actuación en asuntos particulares. Los emite un órgano colegiado.

Convención Colectiva: Acuerdo celebrado entre el sindicato de trabajadores y el Instituto Tecnológico de Costa Rica, con el objeto de concertar las condiciones laborales y demás materia relativa a éste.

Estatuto Orgánico del ITCR: Norma interna, con rango de ley, de mayor jerarquía en la Institución, a la cual deberá someterse el resto de normas. Sus reformas e interpretaciones corresponden al Consejo Institucional o a la Asamblea Institucional Representativa según el ámbito de competencia de cada uno.

Jurisprudencia: Es la interpretación de la ley o las normas hechas por los jueces o por órganos administrativos. Conjunto de sentencias que determinan un criterio resolutorio acerca de un problema jurídico no definido en los textos escritos o en otras fuentes del Derecho.

Ley Orgánica del ITCR: Ley Orgánica del Instituto Tecnológico de Costa Rica, número 6321 y sus reformas.

Manual de Procedimientos: Documento con una descripción específica de procesos o procedimientos que forman parte de una actividad o servicio. Incluye deberes y responsabilidades, con referencia a la normativa general, controles administrativos y otros aspectos de orden operativo.

Normalización: Proceso de estandarización necesario para elaborar, proponer, aprobar, derogar y divulgar disposiciones tendientes a regular las conductas, funciones y actividades dentro del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Órgano Administrativo: Se define como cualquier dependencia constituida dentro de una estructura jerárquica organizacional.

Órgano colegiado o pluripersonal: Es un órgano constituido por una pluralidad o variedad de personas que representan la institución con el fin de coordinar, deliberar, adoptar y acordar decisiones democráticamente.

Órgano unipersonal: Es un órgano estatutario, como lo es el Rector, Vicerrectores, Directores de unidades docentes, administrativas o de apoyo a la academia.

Pirámide normativa del ITCR: Se entiende como la pirámide normativa del ITCR al sistema de normas y fuentes que rigen a la Institución según nivel de jerarquía de acuerdo al siguiente orden: Constitución Política, Tratados Internacionales ratificados por la Asamblea Legislativa, Ley Orgánica del ITCR, Estatuto Orgánico y Convención Colectiva, Reglamentos, Acuerdos de órganos colegiados (C.I, AIR, consejos de departamentos) y Resoluciones (Rectoría, vicerrectoría y directores), Manual de Procedimientos y por último prácticas, usos, costumbres, principios generales de derecho y jurisprudencia.

Sistema normativo: Conjunto de reglas y preceptos a los que se deben ajustar las conductas y actuaciones de las personas en relación con las actividades y funciones de las dependencias o servicios del ITCR.

Prácticas: Método, procedimiento, uso, costumbre o forma utilizada por la administración en relación con las actividades y funciones de las dependencias o servicios del ITCR, que no está establecido de manera escrita.

Principios generales del derecho: Normas orientadoras que buscan la equidad, la justicia, razonabilidad y la honestidad, como valores supremos.

Reglamento: Cuerpo normativo subordinado a la Ley en los casos que corresponda, que contiene disposiciones obligatorias emitidas para regular el funcionamiento de la Institución, a las cuales debe ajustarse el quehacer de los miembros de la comunidad universitaria y las actividades de sus diferentes instancias.

Por su ámbito de aplicación podrán existir reglamentos generales y específicos.

Resoluciones: Disposiciones específicas de gestión que se establecen para ordenar o delimitar una actividad o definir la actuación en asuntos particulares

Artículo 4 De los tipos de reglamento

Según su ámbito, los reglamentos pueden ser de dos tipos:

Reglamentos generales: Aquellos que son de alcance general al Instituto; es decir, aquellos cuyos usuarios pertenecen a unidades distintas de las que origina la reglamentación, o a terceros. Su aprobación final, derogatoria o modificaciones corresponden al Consejo Institucional.

Reglamentos específicos: Aquellos que son de uso interno y específico para el funcionamiento de una unidad o dependencia del Instituto. Su aprobación final, derogatoria o modificaciones corresponde al consejo o superior respectivo y su entrada en vigencia está determinada por la publicación oficial.

Capítulo 3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA NORMALIZACIÓN INSTITUCIONAL

Artículo 5 Estructura de Sistema de Normalización Organizativa

La estructura del Sistema de Normalización Institucional se organiza en cuatro niveles:

• Nivel político decisorio: Está formado por el Consejo Institucional para el caso de los Reglamentos Generales y en caso de los Reglamentos Específicos, por el consejo respectivo.
• Nivel ejecutivo: Está conformado por el Rector.
• Nivel técnico: Está formado por la Oficina de Planificación Institucional, la Oficina de Asesoría Legal y las comisiones ad-hoc o dependencias encargadas de elaborar las respectivas propuestas de reglamentación.
• Nivel operativo: Está formado por todas las dependencias organizacionales del Instituto encargadas de poner en práctica la normalización.

Artículo 6 Funciones del Consejo Institucional

Son funciones del Consejo Institucional:

Aprobar, promulgar y modificar los reglamentos generales necesarios para el funcionamiento del Instituto, así como los suyos propios, excepto aquellos que regulen el funcionamiento de la Asamblea Institucional Representativa y del Congreso Institucional.

Los reglamentos que regulan la materia electoral deben ser consultados al Tribunal Institucional Electoral antes de su aprobación en firme.

Artículo 7 Funciones de la Oficina de Planificación Institucional

La Oficina de Planificación Institucional es la encargada de asistir y asesorar en la elaboración, actualización, modificación, revisión periódica y derogatoria de los reglamentos institucionales, con el fin de lograr su estandarización.

Párrafo así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.  

En el proceso de normalización es responsable de:

a. Asesorar en materia de normalización.

b. Determinar el carácter general o específico de la normativa que se genere en la Institución.

c. Participar en la preparación del dictamen de las Comisiones Ad-hoc de redacción y revisión de los proyectos de normativa general, que se envíen al Consejo Institucional, desde el punto de vista de eficiencia y eficacia.

d. Emitir dictamen sobre las propuestas de normativa específica, desde el punto de vista de eficiencia y eficacia.

e. Verificar que la normativa en trámite de aprobación se encuentre dentro del marco de la planificación institucional.

f. Mantener uniformidad en los conceptos utilizados en la normativa, a través del uso y la actualización del Glosario Institucional.

g. Establecer los procedimientos y metodologías para las diferentes etapas del proceso de normalización.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Artículo 8 Funciones de la Oficina de Asesoría Legal

La Oficina de Asesoría Legal es la encargada de asistir, recomendar y asesorar en la elaboración, actualización, modificación y derogatoria de los reglamentos institucionales, para velar por el cumplimiento del bloque de legalidad de estos.

La Asesoría Legal es la responsable de:

a. Velar porque las normas o reglamentos a aprobar estén en armonía con la normativa institucional ya establecida y el ordenamiento jurídico nacional.

b. Emitir dictamen jurídico correspondiente sobre las propuestas de normativa específica.

c. Llevar un registro actualizado en un sistema de información de los reglamentos específicos y generales vigentes en el ITCR, que sea de acceso a toda la comunidad institucional. Este registro debe permitir conocer las fechas y responsables de las revisiones realizadas y modificaciones aplicadas a cada uno de ellos. 

Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.  

d. Publicar en la Gaceta Institucional los reglamentos de carácter general

e. Llevar un registro de la Normativa Nacional, en tanto pueda tener incidencia sobre la normativa interna e informar de ello a las instancias correspondientes.

f. Participar en la preparación del dictamen de las Comisiones Ad-hoc de redacción y revisión de los proyectos de normativa general, que se envíen al Consejo Institucional, desde el punto de vista del cumplimiento del bloque de legalidad.

g. Calendarizar la fecha de revisión correspondiente a cada normativa.  

Inciso así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.  

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Artículo 9 Funciones de la Auditoría Interna

Artículo derogado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Artículo 10 Funciones de la Secretaría del Consejo Institucional

Artículo derogado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Artículo 11 De la Comisión Ad-hoc para el análisis de reglamentos generales

Esta Comisión está integrada por la representación de los entes técnicos o líderes de los procesos que afecta la normativa a modificar, de la Oficina de Planificación Institucional y de la Oficina de Asesoría Legal. Tendrá las siguientes funciones: 

a. Velar por el cumplimiento de lo establecido en materia de normalización. 

b. Verificar que la propuesta cumpla con el bloque de legalidad vigente. 

c. Asegurar el cumplimiento del objetivo que motiva la creación, modificación o derogatoria de la normativa. 

d. Ajustar el texto propuesto, con el objetivo de asegurar el cumplimiento de lo anterior. 

e. Rendir dictamen en un plazo de 30 días hábiles a partir de que quede conformada y remitirlo a la Comisión Permanente del Consejo Institucional que la integró. La Comisión Permanente del Consejo Institucional que corresponda podrá ampliar el plazo señalado, cuando lo estime oportuno y conveniente. 

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3341, Artículo 10, del 29 de noviembre de 2023.

Publicado en fecha 29 de noviembre del 2023 mediante la Gaceta Número 1159-2023 de fecha 29 de noviembre del 2023.

Artículo anteriormente reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Capítulo 4 TRÁMITE DE NORMALIZACIÓN

Artículo 12 Sobre la creación, modificación o derogatoria de un reglamento general

Cuando se trate de una solicitud de creación, modificación o derogatoria de un reglamento general, se procederá de la siguiente manera:

a. Cualquier miembro u Órgano Colegiado de la Comunidad, podrá proponer al Consejo Institucional la iniciativa de creación, modificación o derogatoria de un reglamento general. La iniciativa deberá ser acompañada de un texto base a considerar, así como de su respectiva motivación.

b. El Consejo Institucional designará entre sus comisiones permanentes, el estudio de su procedencia.

c. La Comisión Permanente valorará si considera la propuesta procedente.

c.1. De considerarla procedente:

c.1.1 En el caso de reformas parciales que no impliquen cambios sustanciales en dicha normativa, la Comisión Permanente respectiva podrá dar curso ella misma al trámite de análisis y dictamen. 

c.1.2En cualquier otro caso, la Comisión Permanente conformará una Comisión Ad-hoc y trasladará la propuesta para el análisis y dictamen respectivo.

c.2 De no considerarla procedente, lo comunicará al Consejo Institucional por medio de un oficio, el cual deberá indicar las justificaciones para su decisión.

d. Si la propuesta fue considerada procedente y el análisis lo realizó la misma Comisión Permanente, ésta deberá presentar la propuesta final al pleno del Consejo Institucional para su conocimiento y decisión final.

e. De requerirse una comisión ad hoc, la Comisión Permanente del Consejo Institucional a la que le fue asignado el estudio de la propuesta, deberá integrarla, indicando en el acto el o los entes técnicos del proceso y cual ente técnico asumirá la coordinación de esta. La representación de estos entes técnicos será designada por la persona que ejerza la dirección de las instancias señaladas como entes técnicos del proceso. En el caso de los representantes de las Oficinas de Asesoría Legal y Planificación Institucional, serán designados por las personas que ejerzan su dirección. 

Inciso e) así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3341, Artículo 10, del 29 de noviembre de 2023.
Publicado en fecha 29 de noviembre del 2023 mediante la Gaceta Número 1159-2023 de fecha 29 de noviembre del 2023.

f. Recibido el dictamen de la Comisión Ad-hoc, la Comisión Permanente hará un análisis integral del mismo y presentará la propuesta final dictaminada al Pleno del Consejo Institucional, para su conocimiento y decisión final.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Artículo 13 Tramitación de Reglamentos Específicos

Cuando se trate de una iniciativa de creación, modificación o derogatoria de un reglamento específico se procederá de la siguiente manera:

a. Cualquier integrante del Consejo de Departamento podrá proponer a quien ejerza la dirección o a quien asuma el cargo de Superior Jerárquico en ausencia del Consejo, la creación, modificación, o derogatoria de un reglamento específico.

b. Si el Consejo de Departamento o el Superior Jerárquico, considera procedente la solicitud, se abocará a su análisis.

c. El Consejo de Departamento o quien ejerza el cargo de Superior Jerárquico, presentará la propuesta para sus respectivos dictámenes a la Oficina de Planificación Institucional y Asesoría Legal, quienes tendrán un plazo de diez días hábiles para emitirlos, a partir de que se les solicite. 

d. Una vez recibidos los dictámenes correspondientes, el Consejo de Departamento o quien ejerza el cargo de Superior Jerárquico en ausencia del Consejo, procederá a la discusión y aprobación de dicho reglamento, si así lo considere.

e. Una vez aprobado el Reglamento, le corresponderá a quien ejerza la Dirección de Departamento, o a quien desempeñe el cargo de Superior Jerárquico en ausencia de Consejo, solicitar a la Oficina de Asesoría Legal el registro y la publicación del mismo.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Capítulo 5 ESTRUCTURA Y CONSIDERACIONES DE LOS REGLAMENTOS

Artículo 14 Estructura del Reglamento

Todo reglamento deberá contener la siguiente estructura:

• Título del reglamento
• Tipo de reglamento (General o específico)
• Índice
• Objetivo general y específico, fines o principios del reglamento
• Definiciones (hacer referencia al glosario institucional)
• Alcance (a quién le aplica y por quién, cuando así se requiera)
• Cuerpo normativo de lo que se quiere reglamentar (articulado del reglamento)
• Capítulos (numerados I, II, III, IV…)
• Artículos (numerados 1, 2, 3, …)
• Incisos (numerados a, b, c, …)
• Disposiciones finales.
• Disposiciones transitorias, en caso de que se requieran (numerados I, II, III, IV…)
• Fecha de entrada en vigencia.

       • Control de versiones y revisiones (Fechas de revisión, dependencia u órgano que la realizó, fechas de modificaciones y el órgano que lo aprobó.

Último inciao sí adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.  

Artículo 15 De la Conformación de Comités, Comisiones u Órganos Colegiados en los Reglamentos

En los reglamentos que se proponga la creación de comités, comisiones u órganos colegiados, se deberá indicar específicamente su conformación, funciones, responsabilidades, coordinación, el mecanismo de elección de sus miembros, plazos de vigencia y los mecanismos de control que correspondan.

Artículo 16 Consideraciones Generales al Redactar un Reglamento

a. Todo reglamento deberá respetar el procedimiento establecido para el trámite y redacción.
b. El reglamento no podrá incluir procedimientos para llevar a cabo las actividades de su ejecución.
c. Por ser materia reservada a la ley, solo se podrá incorporar sanciones por incumplimientos, dentro de los reglamentos generales.
d. Todo reglamento deberá salvaguardar los principios de eficiencia, calidad en los servicios, integralidad, continuidad y adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social, que satisfagan la igualdad en el trato de las personas destinatarias, usuarias o beneficiarias.
e. En la redacción de los reglamentos tanto generales como específicos, no se deberá incluir la modificación o derogación de un artículo de otro reglamento, los mismos deberán tramitarse por separado como una modificación o derogación a los artículos afectados.
f. En los casos en que se requiera incluir un capítulo que contenga “Disposiciones finales”, estas se incorporarán para aclarar o complementar el articulado contenido en la materia reglamentaria y deberán numerarse como artículos del reglamento. Dentro de las disposiciones finales se deberá indicar la entrada en vigencia del reglamento.
g. Tener un título claro y preciso que identifique la materia a regular.
h. Tener una descripción adecuada, simple y ágil del manejo de la(s) materia(s) a regular en los diferentes artículos.
i. Utilizar los artículos con una sola oración, excepto cuando se requiera especificar algo adicional, se emplearán varias oraciones.
j. Cuando se requiera regular condiciones que deban cumplirse al inicio de un proceso, se utilizarán los transitorios teniendo en cuenta que si el reglamento afecta procedimientos o cargos ya establecidos, se deberá dar un tiempo prudencial mediante “transitorios” para el reacomodo, adaptación o conformación de los aspectos afectados. Los transitorios regularán temporalmente alguna situación jurídica y por ello deberán contener plazos de cumplimiento para su eficacia.

k. Todo reglamento regulará solo una materia en específico. Cuando se trate de una nueva propuesta sobre una materia que ya está normada, ésta se deberá tratar como una modificación al Reglamento existente.
l. Si se requiere de la derogatoria expresa de una norma, se deberá indicar claramente los artículos o normas por derogar.
m. Todo reglamento deberá indicar la dependencia responsable de la revisión periódica de este.
n. Todo reglamento deberá ser revisado de acuerdo a la calendarización definida institucionalmente o cuando haya una modificación a otra normativa institucional, nacional relacionada o cambios en el proceso que norma.
o. Se deberá indicar al pie de la normativa la fecha de la última revisión y nombre de la dependencia que la realizó, además, la fecha de aprobación de la modificación, en caso de que la hubiera y la sesión del órgano que la aprobó.
p. En la redacción de los reglamentos tanto generales como específicos se debe considerar la Guía de lenguaje inclusivo para comunicaciones internas y externas del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Artículo modificado en su totalidad en Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3352, Artículo
18, del 21 de febrero de 2024. Publicado en Gaceta No. 1192 del 20 de marzo de 2024.

Últimos tres incisos así adicionados por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.

Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.  

Artículo 17 Glosario Institucional de Definiciones

El ITCR contará con un Glosario Institucional de definiciones generales, que permita unificar los conceptos, términos y significados que se utilizan en los distintos reglamentos de la Institución.

La Oficina de Planificación Institucional, deberá actualizar y publicar el Glosario Institucional en la Gaceta del ITCR, conforme se actualice la Normativa por parte del Consejo Institucional, o las Dependencias Institucionales, así lo sugieran.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3193, Artículo 19, del 30 de setiembre de 2020. Publicado en fecha 2 de octubre del 2020 mediante La Gaceta Número 687-2020 de fecha 2 de octubre del 2020.

Capítulo 6 DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Transitorio I

La Oficina de Planificación Institucional, contará con seis meses calendario a partir de la publicación de este acuerdo, para la actualización y publicación en la Gaceta del ITCR del Glosario Institucional.

Artículo reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3193, Artículo 19, del 30 de setiembre de 2020. Publicado en fecha 2 de octubre del 2020 mediante La Gaceta Número 687-2020 de fecha 2 de octubre del 2020.

Transitorio II

La tramitación de creación, modificación o derogatoria de un reglamento general, que haya sido presentada al Consejo Institucional o se encuentre en preparación de dictamen en la Oficina de Planificación Institucional antes de la publicación en la Gaceta del ITCR de la presente modificación, se atenderá con el procedimiento vigente en la fecha de su presentación.

Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3232, Artículo 8, del 01 de setiembre de 2021. Publicado en fecha 2 de setiembre del 2021 mediante la Gaceta Número 810 del dos de setiembre del 2021.

Transitorio III

La Oficina de Asesoría Legal deberá realizar al 01 de julio de 2022 un inventario para verificar la totalidad de los reglamentos internos vigentes, tanto generales como específicos, y garantizar que la base de datos a su cargo se encuentre actualizada.

Transitorio III 

Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3245, Artículo 10 del 1 de diciembre del 2021.
Publicado en fecha 3 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 859-2021 de fecha 2 de diciembre del 2021.  

Transitorio IV

Cada instancia que proponga o apruebe un nuevo reglamento o a la que le corresponda la actualización de un reglamento existente, debe contemplar en su redacción lo señalado sobre lenguaje inclusivo en el artículo 16 del presente Reglamento.

Transitorio incluido en Sesión del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3352, Artículo 18, del 21 de febrero de 2024. Publicado en Gaceta No. 1192 del 20 de marzo de 2024.

Capítulo 7 DISPOSICIONES FINALES

Artículo 18 Vigencia del Reglamento

Este Reglamento rige a partir de su publicación en la Gaceta del Tecnológico, y deroga el Reglamento de Normalización Institucional aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 1434, Artículo 15, del 5 de mayo de 1988 y publicado en la Gaceta No. 37 y cualquier otra disposición que se le oponga.

Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2858, Artículo 12, del 26 de febrero del 2014. Gaceta No. 377

NOMENCLATURA DE LOS CAMPUS TECNOLÓGICOS, CENTROS ACADÉMICOS, EDIFICIOS Y SITIOS DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3244, Artículo 10, del 24 de noviembre de 2021.

CONSIDERANDO QUE:

El Instituto Tecnológico de Costa Rica debe contar con una normativa para conferir nombre a campus, edificios y sitios de la Institución.

ACUERDA:

a. Integrar una Comisión Institucional de Nomenclatura (CIN) conformada por el Vicerrector de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, quien la coordinará, un representante de la Comunidad Institucional nombrado por el Consejo Institucional y el Presidente de la FEITEC.

El representante de la Comunidad Institucional será nombrado por un período de 3 años y podrá ser reelecto.

b. Aprobar los siguientes Procedimientos para dar nombre a Campus, edificios y sitios del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Capítulo 1 NOMENCLATURA DE CAMPUS

Artículo 1

Para dar nombre al Campus se debe plantear una solicitud ante la CIN, suscrita por 100 miembros de la Comunidad Institucional, de los cuales un 25% deben ser estudiantes y un 15% deben ser administrativos.

Artículo 2

La CIN comunicará a la Comunidad la solicitud presentada para dar nombre al Campus. Dará un plazo de tres semanas para recibir otras propuestas, siguiendo el procedimiento establecido.

Artículo 3

La CIN estudiará las propuestas, consultará con la Comisión Costarricense de Nomenclatura, cuando corresponda y rendirá un dictamen al Consejo Institucional.

Artículo 4

El Consejo Institucional solicitará al Tribunal Institucional Electoral una convocatoria a la Asamblea Institucional Plebiscitaria para la elección del nombre del Campus, en un plazo no mayor de tres meses calendario.

Artículo 5

Para que un nombre sea seleccionado debe obtener la mayoría y al menos, el 75% del total de miembros de la Asamblea Institucional Plebiscitaria.

CAPÍTULO 2 NOMENCLATURA DE LOS CAMPUS TECNOLÓGICOS, CENTROS ACADÉMICOS, EDIFICIOS Y SITIOS DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

Nombre de capítulo así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3244, Artículo 10, del 24 de noviembre de 2021.

Publicado en fecha 25 de noviembre del 2021 mediante la Gaceta Número 856-2021 de fecha 25 de noviembre del 2021. 

Artículo 6

Para dar nombre a un edificio o sitio institucional, se debe plantear una solicitud ante la CIN, suscrita por 100 miembros de la Comunidad Institucional, de los cuales un 25% deben ser estudiantes y un 15% deben ser administrativos.

Artículo 7

La CIN comunicará a la Comunidad la solicitud presentada para dar nombre al edificio o sitio institucional. Dará un plazo de tres semanas para recibir otras propuestas, siguiendo el procedimiento establecido.

Artículo 8

La CIN estudiará las propuestas, consultará con la Comisión Costarricense de Nomenclatura, cuando corresponda y rendirá un dictamen al Consejo Institucional.

Artículo 9

El Consejo Institucional, en una sesión ordinaria, someterá a aprobación secreta las propuestas. Para que una propuesta sea aprobada debe alcanzar el voto afirmativo de por lo menos dos terceras partes de la totalidad de sus miembros.

S/1516/11 DEL 16 DE NOVIEMBRE, 1989. GAC. 45