Capítulo I. Disposiciones Generales.
Artículo 1. Del Tipo de Reglamento y su Alcance.
El presente Reglamento es de tipo específico y es de acatamiento obligatorio para todas las personas integrantes del Consejo de Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos.
Artículo 2. Objetivo General.
Normar el funcionamiento del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos (VIESA), en las sesiones plenarias ordinarias o extraordinarias, en su modalidad presencial o bajo la modalidad de telepresencia utilizando los medios tecnológicos. Así mismo, normar el funcionamiento de la modalidad de consulta formal, ya sea electrónica o presencial.
Artículo 3. Objetivos específicos.
Establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para que el Consejo sesione de forma adecuada y válida en cualquiera de las modalidades.
Artículo 4. De las Definiciones.
Deliberación: principio que implica la toma de decisiones, basadas en el intercambio de opiniones y en el debate de éstas.
Integridad: principio que implica la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, de forma presencial o a través de la plataforma tecnológica, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
Intervención: principio que implica que las personas participantes puedan participar en la deliberación tomándose los controles adecuados para la asignación y uso de la palabra.
Mayoría Simple: La mitad más uno de los miembros presentes.
Mayoría Absoluta: La mitad más uno del total de miembros.
Medios tecnológicos: son aquellos que hacen posible la participación en la sesión del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos por telepresencia, bajo las siguientes premisas:
• Durante el desarrollo de la sesión por telepresencia se deben respetar los principios de simultaneidad, integridad y deliberación.
• Deberá permitir la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, además, deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
• La grabación se considerará como parte del acta y su custodia se regirá por las disposiciones institucionales de archivo.
Moción de fondo: Serán mociones de fondo las que tiendan a lograr una propuesta base Serán presentadas a la Vicerrectoría y a los miembros del Consejo con no menos de dos días de anticipación a la sesión correspondiente.
Moción de orden: Serán mociones de orden las que tiendan a: concluir, ampliar o posponer el debate, suspender la sesión, cambiar el orden del día o revisar una decisión de la presidencia, autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor u otras, a criterio del Consejo de Escuela, que impidan o dificulten la realización de la votación secreta. Se someterán inmediatamente a discusión después de que concluya el miembro en el uso de la palabra, participarán el proponente, y otro en contra si lo hubiera.
Moción de forma: Serán mociones de forma las que tiendan a variar el estilo del texto de una moción de fondo. Se presentarán a la Presidencia, la cual decidirá aceptarlas o rechazarlas después de haberlas comunicado al Consejo.
Moción de revisión: Serán mociones de revisión las que tiendan a variar acuerdos no firmes del Consejo. Se someterán a discusión en la sesión posterior a la del acuerdo y se tratarán como de orden. Un acuerdo del Consejo podrá ser objeto de revisión por una sola vez.
Presencial: es la modalidad de asistencia, participación o presencia física que permitan la intervención, la integridad, la deliberación y la participación en la toma de decisiones.
Proyecto: Conjunto de actividades que desarrolla una persona o grupo de personas, para alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada.
Quórum: Es el número de miembros que se requiere para que el órgano colegiado pueda sesionar y tomar sus acuerdos.
Sesión Plenaria: Es la sesión en donde participan los miembros del Consejo de VIESA.
Sesión Plenaria Ordinaria: Es la Sesión Plenaria que realiza el Consejo de VIESA al menos una vez al mes de forma presencial, ante una imposibilidad material o situación de fuerza mayor, se hará de forma telepresencial.
Sesión Plenaria Extraordinaria: Es la Sesión Plenaria que realiza el Consejo de VIESA para atender asuntos de urgencia, de forma presencial, ante una imposibilidad material o situación de fuerza mayor, se hará de forma telepresencial.
Sesión por Consulta Formal: Es la sesión que realiza el Consejo de VIESA, a través de los medios electrónicos establecidos, para atender asuntos de urgencia que se pueden resolver por esta vía.
Simultaneidad: este principio implica que las personas que integran el Consejo de VIESA deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a éste. Lo anterior implica que todas las personas integrantes sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a tomar las distintas decisiones. Los integrantes del Consejo deben concurrir en tiempo y lugar (para el caso de las sesiones telepresenciales, la sala virtual).
Sesión con telepresencia: es la modalidad de asistencia, participación o presencia donde todas o algunos de los integrantes del Consejo se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar en donde se encuentra el anfitrión, donde se utilice medios tecnológicos apropiados que garantizan la simultaneidad, la intervención, la integridad, la deliberación y la participación en la toma de decisiones del órgano en tiempo real. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado.
Titular: se refiere a la persona funcionaria definida o elegida para ser miembro del Consejo de VIESA, formando parte del quorum estructural, y que ejerce su función o cargo dentro del mismo.
Votación: es la forma de expresar su voluntad los integrantes del Consejo de VIESA en el ejercicio de sus competencias.
Votación presencial: Acto mediante el cual se acude de manera personal a emitir su voto.
Votación telepresencial: es la votación que se realiza cuando el Consejo de VIESA en pleno o alguno(s) de sus miembros participen de una sesión por telepresencia, o cuando la votación se realiza por medio de plataformas tecnológicas; a través de esta modalidad y a partir de una moción de orden, el Consejo puede llevar a cabo tanto votaciones públicas como secretas.
Capítulo II. Del Consejo de VIESA.
Artículo 5. De la integración del Consejo de VIESA.
El Consejo de VIESA, está integrado por:
• Persona que ejerza la dirección de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, quién lo preside.
• Persona que ejerza la dirección del Departamento de Admisión y Registro.
• Persona que ejerza la dirección del Departamento de Becas y Gestión Social.
• Persona que ejerza la dirección de la Clínica de Atención Integral en Salud
• Persona que ejerza la dirección del Departamento de Orientación y Psicología.
• Persona que ejerza la dirección del Departamento de Servicios Bibliotecarios.
• Persona que ejerza la dirección de la Escuela de Cultura y Deporte.
• Personas que ejerzan las direcciones de los Departamentos de Vida Estudiantil y Servicios Académicos de los campus tecnológicos locales o centros académicos, o coordinaciones de unidad en caso de no existir Departamento.
• Una representación estudiantil correspondiente al 33% del total de los miembros del Consejo.
La presidencia puede asignar una persona como apoyo administrativo o secretarial para los procesos previos, durante y posteriores de la realización del Consejo de Vicerrectoría, que más adelante se denomina Secretaría del Consejo. Esta persona no forma el quórum y no tiene voz ni voto.
Las personas integrantes del Consejo VIESA, que no sean de la representación estudiantil, solamente podrán ser sustituidos por la figura de la dirección interina, formalmente nombrada, a quien se le transfieren todas las competencias para actuar y a quien le corresponde asumir todos los derechos y obligaciones en caso de ausencia del titular.
Artículo 6: Consejo ampliado
Cada vez que sea necesario el Vicerrector(a) de VIESA puede convocar un Consejo de VIESA ampliado, conformado además de los miembros ordinarios del Consejo, por los Coordinadores de las Unidades oficialmente establecidas u otros funcionarios de la Vicerrectoría.
Artículo7. De las funciones del Consejo de VIESA
Son funciones específicas del Consejo de VIESA:
1. Mantener estrecha relación con los estudiantes, de todos los campus y centros académicos, para favorecer su participación en la definición y adecuación de las políticas propias de la Vicerrectoría.
2. Velar porque los programas de asesoría y asistencia a estudiantes y de apoyo a la gestión académica se den en un marco que favorezca la formación integral de los futuros profesionales en todos los campus tecnológicos y centros académicos.
3. Proponer las políticas en los campos de bienestar estudiantil, acción sociocultural y servicios académicos, dentro de los lineamientos que dicte el Consejo Institucional.
4. Velar por el cumplimiento de las políticas, normas y reglamentos en la materia de su competencia.
Además, corresponderá al Consejo de Vicerrectoría:
1. Asesorar al Consejo Institucional en la definición de las políticas relativas a su campo de acción
2. Asesorar a la persona que ejerza la dirección de la Vicerrectoría en el área de su competencia
3. Servir como medio de coordinación de las actividades de la Vicerrectoría
4. Atender y resolver las consultas que le hagan los organismos superiores
5. Proponer al Consejo Institucional la creación, modificación, traslado o eliminación de las unidades que les competan
6. Servir de foro para la discusión de los asuntos de su competencia.
Artículo 8: De las funciones de la Secretaría del Consejo:
1. Preparar, en conjunto con la persona que ejerza la dirección de la Vicerrectoría, la agenda de la sesión ordinaria o extraordinaria y distribuirla a los miembros del Consejo, previos a la fecha de cada sesión, según los plazos establecidos para cada una de las modalidades de convocatoria.
2. Levantar y elaborar las actas de las sesiones del Consejo realizadas por consulta formal y de acuerdo con el formato establecido para las sesiones plenarias
3. Enviar las copias de las Actas correspondientes a las dependencias involucradas.
4. Adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del Consejo de VIESA, que tomaron parte en una votación o la consulta formal en cualquier modalidad, la justificación de votos y las justificaciones de no participación si las hay
5. Llevar un archivo de la correspondencia recibida y despachada por el Consejo.
6. Realizar los informes o trabajos especiales que considere o que solicita el Consejo.
7. Disponer del lugar y de las comodidades necesarias para la realización de la sesión.
8. Llevar el control de asistencia de los miembros a las sesiones.
9. Llevar un seguimiento de acuerdos tomados por el Consejo.
10. Otros asuntos que sean necesarios para el desempeño de su cargo según lo que establezca este reglamento y que esté dentro de sus funciones según el Manual Descriptivo de Puestos del ITCR
Capítulo III. De los Deberes y Derechos de los Integrantes del Consejo de VIESA.
Artículo 9. De la Presidencia del Consejo.
Serán deberes y derechos de la presidencia los siguientes:
a) Ejecutar los acuerdos firmes del Consejo que le correspondan.
b) Informar al Consejo sobre el grado de avance de los acuerdos previos.
c) Tramitar los asuntos que debe resolver el Consejo.
d) Dar seguimiento a los asuntos encomendados a las comisiones.
e) Convocar a los miembros del Consejo a las Sesiones Plenarias o por Consulta Formal en modalidad presencial o telepresencial
f) Revisar la agenda del día teniendo en cuenta las peticiones de los miembros del Consejo, formuladas con al menos tres días de antelación a la fecha de la sesión.
g) Proponer al Consejo los invitados para los asuntos que lo requieran, e indicarlos en la agenda correspondiente.
h) Abrir, presidir, suspender temporalmente y levantar las sesiones.
i) Velar porque los asuntos que debe resolver el Consejo se presenten oportunamente.
j) Someter a aprobación las actas del Consejo, previa revisión de las mismas por parte de los miembros.
k) Dirigir los debates dentro del orden debido, procurando que estos se circunscriban exclusivamente a los puntos en discusión y a los tiempos asignados en este Reglamento.
l) Someter a votación los asuntos cuando considere que han sido suficientemente discutidos en las sesiones plenarias o bien en la Consulta Formal cuando el plazo haya vencido y declarar la aprobación o rechazo de los mismos.
m) Decidir con doble voto los casos de empate según lo establecido en este Reglamento y en el Estatuto Orgánico del ITCR.
n) Coordinar con la secretaria del Consejo, la atención de la correspondencia dirigida a este Órgano, y recomendar el trámite, informando lo ejecutado a los miembros del Consejo.
o) Velar porque el Consejo cumpla la normativa relativa a su función.
p) Revisar las actas preparadas por la secretaria del Consejo.
q) Firmar las actas que hayan sido aprobadas por el Consejo.
r) Velar porque exista una participación equitativa, por parte de los miembros del Consejo y en las Comisiones.
s) Cualesquiera otros asuntos necesarios para el buen funcionamiento del Órgano y los demás que le asignen las Leyes, los Reglamentos vigentes y los acuerdos del Consejo.
Artículo 10. De los integrantes del Consejo de VIESA.
Son deberes y derechos de las personas integrantes del Consejo de Departamento:
a) Asistir puntualmente y mantenerse hasta el final en las sesiones convocadas por la presidencia, ya sea en modalidad presencial o telepresencial, responder oportunamente las Sesiones por Consulta Formal, reuniones y comisiones a las que sean convocados.
b) Comunicar oportunamente a la presidencia y a la secretaria del Consejo cuando tengan que ausentarse de la sesión plenaria en cualquiera de las modalidades, de forma temporal o permanente o la no participación en la Consulta Formal. La comunicación debe realizarse por los medios oficiales establecidos por la institución.
c) Solo podrán ausentarse o retirarse de las sesiones quienes cuenten con la autorización previa de la presidencia, lo cual constará en el acta.
d) Participar activamente en las discusiones de los temas que se tratarán en el Consejo y en la definición de asuntos estratégicos y prioritarios por atender
e) Proponer puntos de agenda.
f) Cumplir, en las condiciones y el período fijado, los encargos que le asigne el Consejo según sus atribuciones.
g) Dar su voto a los asuntos en debate, conforme a lo dispuesto en este Reglamento y el Estatuto Orgánico.
h) Presentar por escrito, los proyectos, propuestas y mociones que crean oportunas.
i) Solicitar por escrito a cualquier persona funcionaria del Departamento que dirige o cualquier departamento, sección, oficina o funcionario, la información que considere necesaria para mejor conocimiento y resolución de los asuntos que son competencia del Consejo
j) Abstenerse de participar en la discusión y votación de aquellos asuntos donde exista evidente conflicto de intereses. Asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento con sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios del Consejo de VIESA.
k) Solicitar la revisión de los acuerdos del Consejo, e interponer, si así lo considere, recursos de revisión o revocatoria de conformidad con lo establecido en este Reglamento
l) Llamar al orden a la Presidencia cuando se separe de las atribuciones que le confiere este Reglamento.
m) Respetar los tiempos en el uso de la palabra en las Sesiones Plenarias y el plazo correspondiente para las Consultas Formales, conforme a lo dispuesto en este Reglamento.
n) Comunicar a los compañeros de sus Departamentos que no forman parte del Consejo los asuntos que se tratan.
o) Lo demás que le asigne las Leyes, Reglamentos, Estatuto Orgánico y acuerdos del Consejo.
p) Firmar el acta cuando ha justificado su voto en contra.
Capítulo IV. Modalidades de Sesiones del Consejo de VIESA
El Consejo de VIESA podrá sesionar en las siguientes modalidades: Sesión plenaria (ordinaria o extraordinaria) y Consulta formal.
Artículo 11. De las sesiones plenarias.
El Consejo sesionará plenariamente de forma ordinaria una vez al mes y extraordinariamente cuando así lo convoque por escrito la Presidencia por iniciativa propia o de al menos el 25% de sus miembros. Se agendará en la primera sesión del año la programación de las sesiones ordinarias.
Las sesiones plenarias podrán ser presenciales o con telepresencia. Para las sesiones con telepresencia, los medios tecnológicos utilizados deben garantizar las condiciones de simultaneidad, deliberación, integridad e intervención. En las sesiones presenciales podrán participar mediante la telepresencia las personas integrantes del Consejo autorizadas de manera previa por la Dirección de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos.
Las sesiones ordinarias serán convocadas con al menos 3 días de anticipación a la fecha de realización del Consejo de VIESA. Las sesiones extraordinarias se podrán convocar con al menos veinticuatro horas de anticipación o cuando la convocatoria se realice y apruebe con la presencia de los integrantes suficientes para que el quorum esté conformado y así lo acuerden por unanimidad.
Las sesiones darán inicio a la hora indicada. Se dará un plazo de 15 minutos para la conformación del quórum, en caso de no alcanzar el quorum requerido, a solicitud de la presidencia o de cualquiera de los miembros, este plazo se podrá extender por un plazo igual, dando inicio como máximo 30 minutos después de la hora indicada.
Una vez convocado el Consejo no podrá ser suspendido, excepto que sea por motivos de quórum o fuerza mayor así calificada por el Consejo. La secretaria del Consejo levantará un acta donde conste la fecha, hora y personas presentes y ausentes.
Las sesiones del Consejo serán presididas por la persona que ejerce la dirección de la VIESA y en su ausencia por el miembro que el Vicerrector designe.
Artículo 12. De los invitados a la sesión.
Podrán participar de las sesiones del Consejo las demás personas funcionarias de la institución que no forman parte del Consejo cuando así se estime necesario, con derecho a voz, pero sin voto; quienes no serán tomados en cuenta para el conteo del quórum.
Artículo 13. De la agenda.
La agenda de una Sesión Plenaria Ordinaria tendrá el siguiente orden del día:
1. Lectura y aprobación de la agenda
2. Aprobación del acta anterior.
3. Correspondencia
4. Informes de la Vicerrectoría
5. Desarrollo y análisis de los temas a tratar
6. Informes de Direcciones
7. Asuntos varios.
Artículo 14. De los temas a tratar
1. Los temas a tratar serán definidos por el Consejo, a solicitud del Vicerrector (a), directores (as) o alguno de sus otros miembros.
2. No podrá ser objeto de acuerdo, ningún asunto que no figure en la agenda, salvo que estén presentes tres cuartas parte de los miembros del Consejo y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de todos ellos.
3. La persona que solicita que un tema se incluya en agenda, tendrá un máximo de quince minutos para referirse al mismo, prorrogable por acuerdo del Consejo. Si esta persona permite interrupciones durante la exposición, él o ella dará la palabra.
4. El vicerrector (a) velará porque la discusión se centre en tema y en el plano de las ideas, y no en el plano personal.
Artículo 15: De la modificación de la Agenda
La modificación de la agenda deberá ser aprobada por el Consejo, presentando una moción de orden y aprobada por la mayoría absoluta de los miembros presentes.
Capítulo V. Del desarrollo del Consejo de VIESA
Artículo 16: Funcionamiento del Consejo de VIESA
1. En las sesiones del Consejo se presentarán mociones de los siguientes tipos: de fondo, de orden, de forma y de revisión:
2. Las votaciones serán públicas o privadas a juicio de Consejo, excepto cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, en cuyo caso el voto se emitirá en forma secreta.
3. Los miembros del Consejo con derecho a voto, lo ejercerán afirmativa o negativamente. Los acuerdos se tomarán por el voto afirmativo de la mayoría absoluta de los miembros presentes. Los votos en blanco no se tomarán en cuenta para el resultado de las votaciones.
4. En caso de empate, se votará de nuevo en la siguiente sesión, de persistir el empate, el Vicerrector(a) podrá ejercer el doble voto.
5. Cuando un asunto se vote por partes, al final deberá votarse globalmente a fin de garantizar su coherencia.
6. Se consideran acuerdos firmes los que consten en actas ya aprobadas o que reciban esta sanción en el acto mismo de aprobación. La firmeza debe obtener no menos de las tres cuartas partes de los miembros presentes con derecho a voto en el Consejo.
7. Cuando algún miembro desee estudiar más un asunto que se vaya a votar, podrá solicitar al Consejo la postergación hasta por dos sesiones. Cuando se trate de asuntos urgentes, el Consejo podrá acordar la votación en forma inmediata, por medio de una moción de orden.
8. No se consignarán en el acta los detalles sobre la forma en que se producen las votaciones, no obstante, los miembros podrán solicitar que allí se consignen sus votos razonados y sus consideraciones de cualquier naturaleza.
Artículo 17. De las Mociones.
En las Sesiones Plenarias del Consejo se presentarán mociones de los siguientes tipos: de fondo, de orden, de forma y de revisión.
a. Mociones de fondo
Serán mociones de fondo las que tiendan a lograr un acuerdo del Consejo sobre algún aspecto de su competencia. Serán presentadas a la Presidencia y a los miembros del Consejo con no menos de dos días de anticipación a la sesión correspondiente.
Para las mociones de fondo se procederá de la siguiente forma:
• El o los proponentes presentan la Propuesta Base.
• Se reciben y se leen las Mociones de Fondo que pretendan modificar o sustituir completamente la Propuesta Base durante el debate.
• Se discuten y se someten a votación de una en una, todas las Mociones de Fondo según el orden.
• En el proceso de discusión las Mociones de Fondo pueden ser retiradas, modificadas o fusionadas, siempre que no hayan sido objeto de ninguna votación y los proponentes estén de acuerdo.
• La Moción de Fondo que obtenga mayoría simple en la votación se incorporará a la base y se desecharán las que se le opongan.
• No existiendo más Mociones de Fondo la Presidencia por iniciativa propia o a solicitud de uno de los miembros del Consejo de Vicerrectoría, leerá la Propuesta Base con las modificaciones incorporadas.
• Se someterá a votación la Propuesta Base con sus modificaciones.
b. Mociones de orden
Serán mociones de orden aquellas cuyo propósito sea:
• Cambiar el orden del día
• Suspender la sesión.
• Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda.
• Revisar una decisión de la presidencia.
• Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente.
• Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas.
Este tipo de moción se someterá inmediatamente a discusión después de que concluya el miembro en el uso de la palabra, participarán el proponente, y un máximo de tres participantes a favor o en contra si lo hubiera con un tiempo de 5 minutos como máximo en cada una de las participaciones. Si la moción de orden es rechazada, se regresará a la discusión anterior en el orden del uso de la palabra tal como estaba al ser interrumpido.
c. Mociones de forma
Serán mociones de forma las que tiendan a variar el estilo del texto de una moción de fondo. Se presentarán a la Presidencia, la cual decidirá aceptarlas o rechazarlas después de haberlas comunicado al Consejo.
d. Mociones de revisión
Serán mociones de revisión las que tiendan a variar acuerdos no firmes del Consejo. Se someterán a discusión en la sesión posterior a la del acuerdo y se tratarán como de orden. Un acuerdo del Consejo podrá ser objeto de revisión por una sola vez.
Artículo 18. De las Votaciones
Tienen derecho a voto los miembros del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos que se encuentren presentes en modalidad presencial o telepresencial en el momento de la votación. En caso de un suplente de la representación estudiantil, éste se considera titular para todos los efectos.
Las votaciones serán de dos tipos: públicas o secretas.
En general, las votaciones serán públicas, excepto en aquellos asuntos relacionados directamente con personas o así sea decidido por el Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos por moción de orden aprobada.
Serán obligatoriamente secretas cuando se trate de nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, salvo en los casos de fuerza mayor autorizados por moción de orden que sean públicas, si así lo decide el Consejo de la VIESA o la normativa institucional lo permita.
Los votos nulos o blancos no se tomarán en cuenta para el resultado.
Los miembros del Consejo con derecho a voto, lo ejercerán afirmativa o negativamente, dando lugar también a la abstención. La abstención de voto requiere justificación y solo se acepta si hay un conflicto de interés que afecte la imparcialidad y objetividad.
Los acuerdos se tomarán por el voto afirmativo de la mayoría de los miembros presentes, se consignará en el acta la cantidad de votos emitidos. Los votos en blanco o no emitidos no se tomarán en cuenta para el resultado de las votaciones.
En caso de empate, se votará de nuevo en la siguiente Sesión Plenaria ya sea Ordinaria o Extraordinaria, de persistir el empate, la presidencia podrá ejercer el doble voto. Lo anterior no aplicará en las votaciones secretas.
La secretaría del Consejo de la VIESA será la responsable de preparar las boletas de votación, custodiar el material usado en la votación y hacer el conteo respectivo una vez finalizada la consulta. El Consejo de la VIESA puede designar a miembros del Consejo para que, en caso de ausencia de la secretaria del Consejo o cuando se analice un asunto relacionado con su persona, actúen como suplente y la sustituyan en esta función.
Artículo 19. De las Votaciones públicas
Las votaciones públicas se realizarán por orden de consulta oral, dirigida por quien preside el Consejo en el momento de su realización, o por medio de la herramienta elegida previamente por el Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos para realizar este tipo de votaciones
La persona que ocupe la Secretaría del Consejo de la Vicerrectoría, realizará la verificación de que el total de los votos emitidos coincide con las personas presentes al momento de la votación y que éstos fueron emitidos por quienes efectivamente tienen derecho al voto.
En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación pública, se dará un espacio para una intervención a favor y una en contra de la propuesta y se votará de nuevo. De persistir el empate, la persona que preside la sesión podrá ejercer el doble voto.
Artículo 20. De las votaciones secretas
Las votaciones secretas en modalidad presencial o telepresencial se realizarán a través de herramientas o plataformas disponibles a nivel institucional y que puedan cumplir el propósito. Durante el uso de la herramienta escogida por el Consejo de VIESA, quien preside la sesión debe garantizar:
a. La verificación de la persona votante para que no se den votos delegados.
b. La imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad.
Tanto en la discusión del tema como la realización de la votación, es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto y el trato justo e igualitario para todas las personas participantes.
En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación secreta, se dará un espacio para una intervención a favor y una en contra de la propuesta y se votará de nuevo.
El resultado de la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido
Las votaciones secretas quedan en firme una vez concluido el acto.
Artículo 21: Consideraciones previas a la realización de las votaciones secretas bajo la modalidad de telepresencia
En aquellas sesiones del Consejo de VIESA en forma plenaria, en las que participen uno, varios o todos sus miembros bajo la modalidad de telepresencia y deban realizarse votaciones secretas, antes de realizar estas votaciones se tendrán las siguientes consideraciones:
a. Quien ocupe la Secretaría del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, es la persona responsable de ejecutar la votación por medio de la plataforma Zoom o por medio de la herramienta elegida, siempre que esta persona no forme parte del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos. En caso contrario o por motivos de fuerza mayor, la Dirección de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos asignará esta labor a otra persona bajo su jerarquía que no forme parte de este consejo.
b. Deben permanecer en la sala virtual donde se realizará la votación únicamente las personas que forman parte del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos con derecho a voto y la persona asignada para ejecutar la votación.
c. Todas las personas que emitan el voto deberán realizarlo mediante la herramienta elegida.
La persona responsable de ejecutar la votación debe asegurarse que no se logre asociar a las personas con la emisión de sus votos, para lo cual debe configurar apropiadamente la votación en la plataforma o en la herramienta elegida. De lo contrario la votación será nula y se deberá repetir.
Artículo 22: Consideraciones durante la realización de las votaciones secretas bajo la modalidad de telepresencia
En aquellas sesiones del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos bajo la modalidad plenaria, en las que participen miembros bajo la modalidad de telepresencia y deban realizarse votaciones secretas, se tendrán las siguientes consideraciones:
a. Una vez abierta la votación, las personas con derecho a voto contarán con 60 segundos para emitir su voto.
b. Finalizados los 60 segundos, quien preside la sesión verificará la coincidencia en la cantidad de los votos emitidos y la cantidad de personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto en blanco.
c. La persona que preside la sesión efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos.
d. Los miembros del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos no podrán salir o entrar a la sala donde se realiza la votación durante la votación y verificación de los votos.
e. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma o de la herramienta elegida, durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside la sesión esperará a cumplir los 60 segundos señalados, a fin de verificar si el quórum funcional se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión. Si la sesión se tiene por interrumpida, se debe repetir la votación una vez que el quórum funcional se haya recuperado. Si la sesión no se tiene por interrumpida, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda.
Artículo 23. Del resultado de las votaciones
Una vez finalizada la sesión del Consejo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, la persona responsable de haber gestionado la sesión, generará por medio de la herramienta elegida, los resultados de las votaciones realizadas, con el objetivo de incorporar lo que corresponda en la documentación que respalda la sesión.
Artículo 24. De la Votación de nombramientos en comisiones institucionales o proyectos de temas de interés.
Para nombramientos en comisiones institucionales o proyectos de temas de interés sólo se podrá llevar a cabo mediante la modalidad de Sesiones Plenarias. En el momento de la votación y durante el conteo de votos, las personas integrantes del Consejo no podrán salir o entrar al recinto o sala virtual donde se realiza el Consejo.
Capítulo VI. De las Actas y sus Acuerdos.
Artículo 25. Levantamiento de Acta.
De toda Sesión Plenaria en cualquiera de sus modalidades, así como de la Consulta Formal se levantará un acta por parte de la secretaria del Consejo o en su ausencia el miembro que designe el Consejo, con los puntos más relevantes, los acuerdos tomados y el resultado de las votaciones.
El acta será enviada a cada miembro del Consejo tres días antes de la Sesión Plenaria ordinaria siguiente.
Las modificaciones o correcciones del acta se anexarán al acta de la Sesión Plenaria en que fueron aprobadas.
Estas deben ser firmadas por la presidencia y la secretaria del Consejo.
Artículo 26. De los Acuerdos.
Se consideran acuerdos firmes sólo aquellos que consten en actas ya aprobadas o que reciban esta sanción en el acto mismo de aprobación. La firmeza debe obtener no menos de las tres cuartas partes de los miembros presentes con derecho a voto en el Consejo.
Los acuerdos de elección, nombramiento, resolución de apelación o relacionados directamente con personas, serán firmes desde el momento en que se tomen.
Cuando algún miembro desee estudiar más un asunto que se vaya a votar, podrá solicitar al Consejo la postergación hasta por dos Sesiones Plenarias. Cuando se trate de asuntos urgentes, el Consejo podrá acordar la votación en forma inmediata, por medio de una moción de orden.
Capítulo VII. Sesiones por Consulta Formal.
Artículo 27: De la convocatoria consulta formal
Los Consejos de VIESA por consulta formal, podrán ser convocados por el Vicerrector(a) por iniciativa propia o a solicitud del 50% de sus miembros.
La convocatoria a una sesión del Consejo de VIESA bajo la modalidad de consulta formal, deberá hacerse al menos con un día hábil de anticipación al inicio de la votación y enviarse a la dirección de correo electrónico institucional a cada uno de los integrantes, el correo debe enviarse con confirmación de recibo y lectura.
La convocatoria deberá incluir la siguiente información:
a. Número de sesión indicando la modalidad de consulta formal
b. Listado de personas convocadas
c. Número de la sesión
d. Asunto consultado
e. Nombre y cargo de quien convoca
f. Fecha y hora de inicio de la consulta formal
g. Fecha y hora de cierre de la consulta formal
h. Personas designadas para recibir votos
i. Forma de votación: presencial, remota o mixta
j. Lugares de votación: lugares físicos si es presencial y si es remota, el medio electrónico usado para ejercer el voto.
k. Lista y adjunto de documentos relacionados con la consulta
La presidencia deberá poner a disposición de los miembros del Consejo de VIESA, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión en forma electrónica.
El acta de una sesión realizada bajo la modalidad de consulta formal, deberá ser aprobada en la siguiente sesión realizada en forma plenaria.
Artículo 28: De la Solicitud para realizar consulta formal
El 25% de los miembros del Consejo VIESA, podrán solicitar al Vicerrector (a) por escrito, por algún medio convencional o electrónico, la realización de una consulta formal para tramitar algún asunto de su interés, al menos tres días hábiles antes de la fecha propuesta para la realización de la misma.
El Vicerrector (a) decidirá, si tramita los asuntos pendientes por la vía de la consulta formal o mediante una sesión plenaria.
En caso de existir una solicitud del 25% de los miembros del Consejo de VIESA para que un asunto se tramite por la vía de la consulta formal, el Vicerrector (a) deberá dar a conocer su decisión a los solicitantes, sobre el tipo de sesión a realizar para resolver el asunto, el día hábil siguiente a la fecha de presentación de la solicitud.
Si el Vicerrector(a) tiene razones importantes para no atender alguna solicitud de trámite de algún asunto por la vía de la consulta formal, deberá comunicarlo los interesados por escrito indicando las razones en que basa su negativa.
Artículos 29: Frecuencia y duración
En consulta formal, el Consejo de VIESA podrá sesionar como máximo una vez por semana y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo 48 horas para que cada miembro del consejo externe su opinión.
Artículo 30: Del quórum
El quórum, o cantidad mínima de participantes necesaria para que el Consejo de VIESA pueda tomar acuerdos válidos en consulta formal, superior al 50% de sus integrantes.
Artículo 31. Asuntos a tratar para consulta formal
El tema sometido a conocimiento y resolución por parte del Consejo de VIESA debe ser conocido por sus integrantes de manera individual, sin que se requiera sesionar en forma plenaria para decidir sobre el asunto objeto de consulta.
Solo se podrán tomar acuerdos sobre asuntos en trámite ante órganos del Instituto u organizaciones externas que requieran un pronunciamiento urgente por parte de este Consejo, conforme a cronogramas establecidos por dichos entes o sobre aquellos temas que, conforme a los reglamentos institucionales, estén expresamente autorizados para ser resueltos por esta modalidad.
No se podrán tomar en cuenta temas relacionadas con el nombramiento del personal.
Artículo 32: De la votación
Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mitad más uno de los miembros participantes, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico disponga algo diferente.
En este tipo de sesión, el resultado de la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido.
La secretaría del Consejo de la VIESA será la responsable de preparar las boletas de votación, controlar que todos los miembros del Consejo participantes firmen el registro de votación, custodiar el material usado en la votación y hacer el conteo respectivo una vez finalizada la consulta. El Consejo de la VIESA puede designar a miembros del Consejo para que, en caso de ausencia de la secretaria del Consejo o cuando se analice un asunto relacionado con su persona la sustituya en esta función. El Consejo de la VIESA mediante acuerdo podrá aprobar la utilización de mecanismos alternos para realizar la votación.
Todo acuerdo tomado mediante consulta formal es en firme.
La VIESA elaborará boletas impresas o digitales, según corresponda, que permitan justificar el voto de sus miembros, cuando así lo deseen. Las mismas estarán disponibles para todas las personas que conforman el Consejo durante el plazo en que se desarrolla la consulta.
Los miembros del Consejo podrán justificar su no participación en un proceso de consulta formal por causas comprobadas de salud o por encontrarse en lugares en que no haya acceso a medios electrónicos de comunicación, siempre y cuando su presencia física en la Institución fuera imposible.
Los funcionarios que integran el Consejo de la VIESA que presenten condiciones que les impidan transitoriamente presentarse de forma física en su lugar habitual de trabajo podrán participar en los procesos de consulta formal por los medios electrónicos disponibles para ello.
Los Miembros del Consejo VIESA que pueden emitir el voto son aquellos que están en ejercicio de sus cargos, si el titular está ausente y se ha nombrado de forma interina a otra persona en su lugar, esta persona podrá ejercer los derechos totales de voz y voto según corresponda.
En cualquier caso, la consulta se resolverá exclusivamente con base en los votos, presenciales o remotos, que hayan sido recibidos antes de la hora de cierre de la votación.
Cuando un asunto deba ser tratado por el Consejo de la VIESA e implique una votación secreta, no podrá ser analizado mediante una consulta formal.
La boleta para emitir el voto debe contener una descripción del asunto a votar y espacios para consignar el voto a favor o en contra.
Artículo 33: Del procedimiento para la votación
La votación se podrá realizar en forma presencial y en forma remota.
Si la votación es presencial, se realizará en horario laboral y se usará un documento que contenga una descripción del asunto a votar, una columna con la lista de los nombres de todos los miembros del Consejo, una columna con espacio para la firma de cada uno a la par de su nombre, una columna con casillas para señalar si se vota a favor, en contra y una para indicar si se desea justiciar el voto.
Si la votación es remota, se podrán utilizar las plataformas virtuales certificadas por la institución, o en su defecto, cada miembro del Consejo deberá recibir un correo electrónico con la descripción del asunto a votar y casillas para que indique si vota a favor o en contra, y una columna para indicar si se desea o no justificar el voto.
Si la votación es remota, vía correo electrónico, cada miembro del Consejo deberá enviar, un correo electrónico cuya cuenta esté activa en el dominio oficial del TEC a la cuenta oficial que contabilizará los votos emitidos, la cual deberá también ser una cuenta activa en ese dominio. La secretaria del Consejo de la VIESA o en su defecto, la persona que la sustituya, deberá imprimir el correo electrónico, sellarla, firmarla y adjuntarla al registro de la votación.
CAPITULO VII. Modificaciones al Reglamento
Artículo 34: De las modificaciones
Las modificaciones totales o parciales a este reglamento serán consultadas por el (la) Vicerrector (a) de VIESA a todos los miembros del Consejo de VIESA y serán aprobadas en el Consejo de Vicerrectoría con el voto afirmativo de al menos dos terceras partes de sus miembros.
Capítulo VIII. Disposición Final.
Artículo 35: De la aprobación
Se aprueba el Reglamento de Funcionamiento Interno del Consejo de Vicerrectoría de VIESA, en Consejo de VIESA No. 10, punto de la agenda No. 4, efectuado el lunes 26 de setiembre del 2022. Modificado el 24 de abril de 2023 en Consejo VIESA-02-2023, inciso 4.
Este Reglamento deroga las Normas de Funcionamiento Interno del Consejo de Vicerrectoría de VIESA, aprobadas en el año 2019
Así aprobado por acuerdo del Consejo de VIESA, Sesión Ordinaria Número 02-2023, artículo 4 de 24 de abril del 2023.
Publicado en fecha 15 de mayo del 2023 mediante la Gaceta Número 1094-2023 de fecha 12 de mayo del 2023.